档案管理主要内容大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案管理主要内容范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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1.1 人事档案管理的模式比较封闭

由于现代社会的开放性，传统的人事档案管理方式已经无法与时俱进，与时代处于同一频率。传统的比较封闭的人事档案管理模式存在很多不足之处，比如说其功能比较程序化、内容老旧、结构不合理、人才的流动不平衡，这些问题都让人事档案管理工作受到了不同程度的制约，对社会经济的发展起到了严重的影响作用。

1.2 人事档案管理的制度不完善

人事档案管理的制度不完善，对于每一个员工的工作内容和职责分配的不明确，是人事档案管理的一个重要问题，这就导致一定程度上出现了很多人管理一件事情，或者是没有人处理的情况。由于这种不完善的制度，使得很多的部门都在私下里进行人事档案的管理，这种问题出现在劳动部门、社会保障部门、事业企业部门、私营企业、国营企业。甚至就连民办中介也在进行管理，这就是多头管理。多头管理造成了人事档案管理的混乱性，使得人事档案管理工作无法实现统一，减少了工作效率，提高了管理的而成本，对人事档案管理的健康发展造成了影响。还有一个问题是，大家都不管的问题，我国的很多个部门机构都没有一个完善的管理制度，大部分都是为了方便流转才设立的人事档案管理，在平常的工作中，一般只是进行简单的收发手续，并没有从本质上去进行管理。所以人事档案管理的信息老旧，不能够与时俱进，清楚的应付最新的人动，制约了人事档案管理的发展。

1.3 人事档案管理对于人权的忽视

人事档案管理对于人权较为忽视，使得人权得不到有效的保障，主要表现在人事档案管理工作中有对人权造成伤害的现象，比如：工作人员对于人事档案管理不能够及时的进行跟进，不能够及时更新和记录新的个人信息；人事档案中一些人的个人信息存在虚假性。这些现象存在于人事档案的管理工作中，忽视了人权的保障，一些人对于自己的档案信息得不到正确的了解，容易打击个人的工作积极性。

图一和图二人事档案管理的两种最常见的形式：

（图一）

（图二）

2 针对人事档案管理改革若干问题的探索

2.1 对人事档案管理模式进行改革

人事档案管理模式在进行改革的时候，首先，要符合我国的人才政策，要确保对我国的人才流动的方向和合理性有帮助，并且能够促进我国的诚信体系的建立和健全以及发展，为我国的人事档案管理服务质量的提高做出贡献。其次，要确定我国公民的地位和权益，要确保不伤害公民的利益。另外，改革人事档案管理模式的时候，要适当的增加民主性和公益性，让公民能够以更为实惠的价格看到自己的档案，体现了公民的知情权。

2.2 人事档案管理制度需要健全

人事档案管理制度在进行改革的时候，一定要注意明确分工，职责分明这一主要内容。其次，要制定严格的规章制度，让各级员工按照制度来办事，优秀的奖励，懒惰的惩罚，这样能够有效的提高工作效率和工作质量。另外，还要强化我国的流动人员和死亡人员的档案信息，对他们的信息做到及时的更新和记录，这样才能够及时的为单位的人事档案管理工作提供一定的参考意见。最后，借助信息技术，将人事档案管理数字化，在网络上建立咨询平台，让公民能够进行参与，这有利于服务质量的提高。

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在现阶段的高校管理过程中，由于部分基层单位自身的档案管理意识不强，因此使得在日常的档案管理运行过程中暴露出来诸多问题与缺陷，给高校管理工作带来一定的负面影响。因此这就要求我们在现阶段的教学管理过程中一定要做好档案自身的收集以及整理工作。同时也要充分有效地发挥教务档案在现阶段教学管理以及教学研究中的有效作用。本文就结合高校教务档案，对档案管理存在的问题与现状进行详细的分析与研究。

一、档案管理过程中存在的问题

1.教务档案管理意识相对比较薄弱

在现阶段的档案管理过程中，由于相应的管理人员认为对于自身的档案工作认识不到位，以至于部分档案管理人员认为当前高校教务部门的最主要工作就是做好教务管理工作，档案管理应由其他一些专门的机构去做，还有些人认为虽然归档作业过程中所需要的一些材料比较重要，但由于其在工作过程中经常会使用到，再加上归档会给其他的日常工作带来一些不方便，因此可能会对归档工作产生一些消极对待。另外还有一些人认为当前的教务档案是可有可无的，因此根本没有归档的必要，因而使得相关的档案管理人员在进行档案管理过程汇总时缺乏一定的责任心，不仅使得档案管理工作效率比较低下，同时也拖慢了整个档案工作的开展速度。

2.档案管理知识相对比较匮乏

当前部分高校从事档案管理的一些工作人员由于自身缺乏一些专业的培训和教育，使得他们对档案管理的一些专业知识掌握得很少，甚至在这些档案管理人员中，有很多人员只是兼职，因此根本没有多余的时间去学习以及掌握相应的档案管理知识。他们自认为掌握的知识，其实只是那些基础的存档，根本没有一定的理论作为支持。

3.档案管理相对比较混乱

在现阶段的教务档案管理过程中，依据其相应的载体以及档案内容，可以将档案管理工作具体划分为四类：学籍档案管理、教学管理档案、声像档案以及相应的教师业务档案。而其相应的主要内容一般都包括教学计划、教学大纲、执行细则、教学进度表、教学日历、相应的听课记录、工作量统计、教材的使用情况、相应的试题库、测试、考试安排、试卷分析以及相应的实验实习材料，等等。而学籍的档案管理则主要包含入学登记表、每次测试学生的成绩单、学生的学籍变动、学生奖惩材料等。相反，当前的教师业务档案其主要内容包含教师自身简介、实际的教学情况、具体的科研成果以及进修成果，等等。而声像档案的主要内容则包括磁盘、光盘、碟片等诸多形式。在当前这个阶段，档案管理主要从档案的实际整理、收集、保管等方面呈现出来。但由于受种种原因的影响，导致档案管理又存在着以下一些问题：

（1）收集材料不够及时。应该说，教学档案是在整个高校教学活动中以及相应的教学管理过程中逐渐演变而来的，而其教学活动中以及档案管理过程中所使用到的各种文件以及材料都是从传统的资料收集中不断转变而来的。由于它自身不同于一般性的文献材料，所以这就要求我们在第一时间就要做好相应的资料整理工作；同时对收集而来的资料予以安全的保存以及保管。

（2）资料不系统、不完整。现阶段的教学档案因其自身的信息数据相对比较复杂，是当前高校管理过程中的真实轨迹，因此对于其他类型的一些信息来源说，具有相当高的可靠性以及权威性。但是在一些基层部门的工作规划以及制定的制度当中鲜有涉及档案管理以及收集性的政策，因此使得档案收集以及整理相对比较困难。此外在一些方面由于档案资料相对比较单薄，也缺乏对陈述材料的有利支撑，因而使得一些资料虽然从表面来看，比较齐全，但从其内容来看却比较陈旧。

（3）对分类的标准不够统一。当前的档案管理过程中，对于教务档案根本没有制定统一、合理的分类标准，而且对于档案的存放都是按照自己的习惯来存放，以至于在档案管理过程中经常出现一些重复档案或者是档案死角。

（4）载体相对比较单一，而且落后。我国现阶段高校的一些教务档案仍然使用一些纸质的档案载体，但由于纸张的规格不统一，再加上注册标准相对比较零散，因此使得档案载体标准难以统一化。虽然经过一段时间的发展，一些高校已经开始使用一些先进的现代化手段，但由于其自身内容不够完整，以及技术标准相对较低，既不方便对电子档案进行全方位的维护保存，同时也无法对其进行及时有效的更新。

4.档案管理体制自身存在着较大的弊端

事实上，我国在教务档案这一块，使用率是相当高的。经常能够见到高校毕业生来索取自己的成绩以及公证处来核实学生学历。另外在教学过程中的教学评估以及相应的学位和管理工作的评估等都需要使用专业教务档案中的一些教学计划以及专业设置的数据。因此如果单从其自身的管理体制上来说，如果将教务档案全部移交到现阶段的高校档案管理部门，这势必会带来诸多不便。此外，在档案管理过程中，档案中一些数据也经常发生不相符合的情况。

5.信息化程度相对较低

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目前,高校档案的计算机管理已基本普及,但对那些规模较小的院校来说仍存在着管理水平不高的问题,网上档案管理较其他网络产物还显得稚嫩、不成熟,高校档案网络化管理的现状还不容乐观,有链接标识的档案管理仅占上网总数的百分之几,而与此相比,几乎每个上网高校都有图书馆的主页,究其原因,可归纳为以下几点:①传统档案管理在宣传力度和服务意识上有一定欠缺;②档案管理人员自身缺乏应有的现代化意识和勇于开拓的精神;③档案管理人员计算机与网络技术知识和现代化设备的操作能力有待进一步提高;④高校领导部门对档案实现计算机网络化管理不够重视。

2.高校档案计算机管理应注意解决的几个问题

2.1更新观念,解放思想。档案管理人员应从现在做起,改变现有状况,有关部门应及时对档案管理人员进行计算机操作和计算机辅助档案管理、上网等方面的培训,进行更新观念的教育,提高创新意识,以适应信息时代给人们带来的新挑战。

2.2制订规划,分步实施。高校应致力于计算机与网上档案资源的开发,服务于大众,重塑档案管理的良好形象,借鉴网上图书馆的成功经验,有计划、分步骤、实实在在地下功夫进行计算机网上档案管理的各项建设。

2.3领导重视,措施得力。高校领导应充分重视这项工作,在资金、设备、人才上给予充分的支持和保证,努力办出富有个性、别具特色的计算机网上档案管理。

3.高校档案计算机管理要围绕服务开展

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中图分类号]G271；F810.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-00-02

1 财务档案管理的作用及主要内容

1.1 财务档案管理的主要内容

财务档案管理的主要内容有以下几方面：①作为单位资金流动的凭证，如会计凭证及记账凭证等；②可作为单位内财务总结报告，如按时间划分的会计报表、季度报告及年度报告等；③包含事业单位的详细会计账目，如内部的资金流向、相应固定资产的记录等；④包含企事业单位在银行方面的存款对账、相应会计档案的清单及保管项目等；⑤包含企事业单位的档案电算化，如U盘及移动硬盘等；⑥包含企事业单位内数据库的存档备份；⑦包含企事业单位内系统数据库记录状况；⑧包含企事业单位内财务设备的软硬件设施，如管理系统、软件、网络以及数据库等；⑨包含经审的会计材料及单位内财务记录的材料及数据等。

1.2 财务档案管理的作用

财务档案管理的作用主要表现在以下几个方面。第一，财务档案管理的实施，能切实加强企业单位对内部经济状况的掌控。第二，财务档案中包含了企事业单位和其他企业经济互通的账目，加强企事业单位的财务档案管理，能为合作双方提供完整的报表及数据，从而有效解决企业间因资料不完善而引发的纠纷。第三，加强财务档案管理，可保证企事业单位的总账、会计报表等具备较高的科学性及准确度，从而促使企事业单位在开展各项经济活动时，产生具体的资金投入分配比值，规范企事业单位的经济发展。第四，企事业单位的财务档案是其发展历程及经济情况的直接反映，政府能根据财务档案充分了解企事业单位的发展趋势，并制定出符合单位发展的政策，使市场运营更加规范。第五，财务档案较为详细地记录了经济活动与业务往来，直接给企事业单位提供了良好的经验指导，使企业有效面对持续变化的市场。

2 企事业单位财务档案管理常见的问题

2.1 财务档案管理人员能力偏低

一般情况下，企事业单位内的财务档案管理大都由会计人员兼任，而此类人员普遍对档案管理工作缺乏系统性的认识，更多的是对财务档案进行基本的整理，未对不同类型的档案进行分类整理，直接导致企事业单位财务档案管理工作难以形成有序化管理。在该情况下，员工在查阅相关档案时，通常需要耗费较长时间，直接降低了档案的利用率。此外，各企事业单位在财务档案管理人员的安排上也存在一定的问题，并没有直接形成规范化岗位制，档案管理人员的年龄结构及知识结构不合理，导致管理效果不佳。

2.2 财务档案管理机构设置不完善

单位财务档案管理机构的设立，是内部财务档案管理工作开展的重要保障，同时也是相关法律规章制度的要求。然而，当前多数单位内财务档案管理机构设置不完善，部分单位甚至并未设置此类机构，内部的档案工作交由其他人员兼职，人员职责及架构方面不够科学合理，表现出过度分散的现象。如，单位内的会计档案交由会计人员专门负责，而对档案的归档则交由办公室人员负责，档案的咨询、查询服务却由资料形成人员专门负责。这种工作分配的形式较为分散，会极大地影响企事业单位内财务档案管理的质量及效果。

2.3 财务档案管理工作的规范性不足

在现实的财务档案管理中，缺乏规范、统一的管理标准，对企事业单位工作的顺利开展造成了巨大影响。此外，多数企事业单位在财务档案管理内容方面也不够规范，其档案室的设施设置也不完善，国家《档案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落实。

2.4 单位对财务档案管理工作不够重视

当前，多数企业事业单位领导干部、基层员工都对内部财务档案管理工作不重视。多数人员认为，财务信息本身属于保密的资源，应当严加保管，将一些账务信息进行票据封存，不必专门建立档案等。此外，一些单位内的财务管理更多地停留在传统管理层面，针对财务信息的管理，没有切实做好分类建档、记录等；也有一些单位虽然建立了档案分类，但分类非常模糊，导致整个工作混乱不堪。

3 解决企事业单位财务档案管理问题的规范策略

3.1 大力提升财务档案管理工作团队能力

企事业单位必须定期或不定期地开展相应培训工作，大力提升财务档案管理工作团队的综合能力，并辅以监管。在实际工作培训中，企事业单位必须对能力强的人员实施奖励，以切实激发出核心团队的学习能力；而对能力较差的人员，企事业单位要加强对其的鼓励，激发其学习的信心。通过这种监督管理，减少疏忽，切实提升档案管理工作的合理性、科学性，从而实现档案价值的全面提升。

3.2 完善财务档案管理机构设置

在具备充足、稳定的财务档案管理人员的基础上，设置科学、合理的财务档案管理机构。通过该机构大力推行目标管理责任制度，并直接将财务档案管理工作纳入部门内部人员的年度工作目标计划上，将财务档案管理质量作为年度评比的必要条件，通过这种形式，有效激发财务档案管理人员对档案管理工作的积极性。同时，还应协调好部门内部人员的工作，促使财务档案管理工作更加流畅、准确。这样才能有效提升财务档案管理工作的质量、水平。

3.3 强化信息化管理力度

近年来，科技技术发展迅速，要求企事业单位也必须不断强化财务档案管理中新技术的运用。这就可以通过完善会计电算化系统来实现，据此有效强化财务管理工作的数据库构建，并定期维护好系统的更新升级，保持技术的持续更新，以学科技术为主要依托，切实提升财务管理工作的效率水平。而对于移动硬盘等技术类数据存储设备，则要求企事业单位必须强化相应的技术管理。此外，强化对单位内库房建设，也是保障财务档案管理的关键所在，因此企事业单位要充分考虑财务档案存档时所必须的基本条件，据此来建设能够支撑多种不同类型档案存储的库房。

3.4 提升事业单位对财务档案管理工作的重视度

首先，企事业单位要定期组织单位内领导对财务档案的价值进行探讨，在实际探讨过程中，明确档案本身的利用及再利用方向，促使领导深刻认识到财务档案对事业单位发展的重要促进作用。其次，可以根据企事业单位的具体情况，构建和完善相应的档案管理网络，充分结合单位规模及经营发展现状，配备专职人员负责管理，并健全财务档案管理方面的规章制度，将财务档案管理直接纳入整个单位的整体发展中，保证权责分明，实现事业单位财务档案管理工作的协调发展。

4 结 语

在当今知识经济的时代，各个企事业单位要想获得更好的发展，就必须推动自身业务不断进步，充分挖掘出资源利用最大化的方法。只有这样，才能切实有效地控制成本，提升其经济效益和价值。财务档案管理工作的完善，对财务管理水平的提升而言，意义重大。

主要参考文献

[1]刘静.如何提高财务档案管理的规范化和水平[J].城建档案，2016（9）.

[2]刘殿朕.规范食堂财务档案管理，提高财务管理水平[J].决策与信息旬刊，2016（6）.

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中图分类号:G271

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2010)08-0174-02

1建设工程档案编制质量的重要性

建设工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体,是建设项目全过程的原始、真实记录,是宝贵的信息资源,是一座丰富的知识宝库,是城市建设的一种潜在的生产力,在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。建设工程档案编制质量的重要性主要体现在:

1.1 建设工程档案是建设工程的有机构成。

建设工程档案贯穿于建设工程全过程。始于建设工程立项、贯穿于审批,招标、投标、勘测、设计、施工、运营、决算等全过程。是建设工程不可分离的有机构成。

1.2 建设工程档案是建设工程质量的直接反映。

建设工程质量不仅仅直接反映在工程实体,还直接反映在建设工程档案上。建设工程档案是对建设工程对其质量全面评价的来源和依据。对于基础工程等隐蔽工程,工程档案甚至是唯一的、不可替代的评价依据。建设工程档案的质量是建设工程质量的直接体现。

1.3 建设工程档案管理是建设工程质量控制的重要环节。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系。

1.4 建设工程档案管理是提高建设工程质量的重要手段。

1.5 建设工程档案是建设工程维护、运营和改扩建的重要依据。

一个工程项目建成,犹如万里,才走完第一步。她必须经历数十年的使用、维护、运营和改造。她的每一步都离不开她的档案。

2建设工程档案编制存在的主要问题

2.1 对建设工程档案认识不足。

档案意识不强,是影响建设工程档案编制质量的最主要问题,是档案工作多年来老生常谈的问题。她无时无刻不制约档案工作的向前发展。工程档案资料管理制度不健全,职责没有落实到位。这主要是因为某些建设、施工单位领导档案意识不强,对档案工作认识不足引起的,日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设,抓“形象工程”,只注意安全生产、工程质量,而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作,某些档案工作人员,因没有工作压力,往往处于一种应付状态。由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长, 需要十几年甚至几十年的时间, 因此,人们对城建档案的地位作用了解甚少,城建档案法律意识还比较薄弱,认为城建档案没有什么大的作用,可有可无,以致违法行为频繁发生。

2.2 档案经费投入不足,是制约建设工程档案工作裹足不前的重要因素。

档案经费投入不足,设施设备落后导致建设工程档案从业人员工作积极性不高,工作负担重,岗位流失率高,没有工作成就感,责任心不强,甚至有些人心涣散。

2.3 工程建设的临时性问题,是工程档案工作的心腹大患。

工程建设是永久性的,工程施工却是临时性的。很多作为建设单位建设指挥部、工程部,以及施工项目部、监理项目部,都是随工程建设而组建,随工程竣工而撤销。近年来,一批批历史遗留问题工程档案的出现,是建设工程档案的临时性问题的最突出表现。人员流动性强,工程管理层,工程档案管理人员,工程档案员变动频繁,给建设工程档案带来巨大隐患!

2.4 档案从业人员参差不齐是建设工程档案质量建设的软肋。

档案工作要发展,人才是关键,档案工作需要是一支高素质人才队伍。为城建档案馆,为建设、施工、监理行业培养一大批合格的高素质人才队伍是建设工程档案的可持续发展的保证。

3提高建设工程档案编制质量的方法和途径

3.1 要完善法规,依法治档。

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规的实施,是政府对城建档案工作的极大重视和支持,对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求,为城建档案工作的发展指明了方向。在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实,提高思想素质和理论水平,做到有法必依,执法必严,违法必究,加大执法力度,实现工程档案在新时期的依法治档。

3.2 详尽、详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。

谚云:纲举目张:又云:没有规矩不成方圆,仅仅有国家有关法律法规是远远不够的,各级各类法律法规为建设工程档案工作奠定法律基础,提供法律依据,指明发展方向。详尽、详实的业务规范才能指导档案工作实践。因此,各地城建档案馆根据自身需要,制定了许多详尽的规章规范,使各档案管理和编制单位有法可依,有章可循。使档案编制进一步规范。编制质量得到大幅度的飞跃。我馆近年来,在国家有关法律法规的基础上,结合湖南省和长沙的具体实际情况,分门别类地制定了一系列规范,具体体现在以下几个方面:

(1)建筑工程:了《建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序》《钢结构工程竣工档案内容及排列顺序》《幕墙工程竣工档案内容及排列顺序》《建筑装饰装修工程竣工档案内容及排列顺序》《智能工程竣工档案内容及排列顺序》《消防工程竣工档案内容及排列顺序》《商品混凝土资料归档要求》

(2)市政工程:了《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》《绿化工程竣工档案主要内容及排列顺序》《地下管线竣工档案内容及排列顺序》《给水地下管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》《通信地下管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》,并联合长沙市路灯管理所了《长沙市道路照明工程竣工档案内容及排列顺序》,联合长沙市电缆管理所了《长沙市电缆通道土建工程竣工档案内容及排列顺序》。

(3)声像档案:了《市政工程声像档案归档内容及排列顺序》《管线工程声像档案归档内容及排列顺序表》《建筑工程声像档案归档内容及排列顺序表》

(4)农民安置房工程,了《农民安置房工程竣工档案主要内容及排列顺序》

这些规范和指引,为档案管理提供了依据,为各建设、施工、监理单位提供了极大的方便。受到各单位一致好评与推崇。

3.3 程序化管理是工程档案质量的保证。

将档案管理纳入建设行政管理程序,是建设工程档案质量控制与管理的基本保证。如果失去建设、规划等政府部门的支持与配合,则建设工程档案管理工作无存保证。

3.4 教育培训是提高建设工程档案质量的核心。

培养一支高素质的档案管理专业队伍。是提高建设工程档案质量的重要手段。现代化的城市建设离不开现代化的人才,高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内,工程档案管理人员要定期参加专业理论学习,懂技术、会管理、业务精,并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训,及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明,集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施,它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广,能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力,对建设工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。

3.5 深入现场,做好“一对一”,“点对点” 的检查指导工作。

多年来,我馆主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务,特别是对一些影响大、意义深远的工程,深入现场进行业务指导,组织建设、施工、监理各方,召开建设工程档案交底会,对工程档案编制过程容易出现的有关问题,就工程的有关特殊情况的档案编制方案进行指导,及时解决编制过程中出现的疑难问题,并做好该工程的跟踪服务和回访反馈工作。

3.6 实施电子归档,加强动态管理与网络化建设。

电子档案这一新型载体的产生,给传统管理带来了的极大促进与推动。使档案管理工作产生了质的飞跃!电子档案数据交换与电子检查,能够大幅档案检查的工作效率。进而大幅提高档案编制质量。电子档案归档后,使档案馆档案查阅、利用,编研工作上一个新的台阶。改变了由档案馆来进行档案数字化的被动局面。我馆了《关于加强建设工程电子文件归档管理的通知》,明确规定从2010年5月1日起,我市建设工程实施电子档案归档制度。并《建筑工程电子档案归档范围》、《市政工程电子档案归档范围》以及建筑工程和市政工程电子档案软件。

根据信息化发展趋势,逐步建立档案管理的网络化和动态管理。建立档案网站:充分利用网络传播的优势,建立一个为社会提供优质服务的,具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上业务指导与交流等功能的高度互动的平台。

3.7 强化声像档案编制。

声像档案是建设活动中形成的,以摄录为手段,以感光胶片、磁性材料和电子介质为载体的档案。声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点,它在记录和反映各项工作和活动时,具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用。我馆把声像档案作为建设工程档案的重要组成,摆在纸质档案同样重要的地位,要求在建设工程过程中同步编制,同步审查,同步移交,确保了声像档案的编制质量。极大地丰富的建设工程声像档案资源。

3.8 严格建设工程档案初验与验收质量关。

建设工程档案初验与验收,是建设工程档案质量控制的两道重要环节。初验时,必须按照建筑工程档案编制规范、范围和要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,提出工程档案整改意见。

把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。长沙的做法是,移交合格工程档案的,向建设单位发放《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》。同时,按照《湖南省建筑市场不良行为记录公示制度》记严重不良行为记录一次。这一做法在即将出台的《长沙市城乡建设档案管理条例》中得到采纳。

3.9 建立及时催交制度,防止产生新的“历史遗留问题”。

建设工程档案“历史遗留问题”,有着各种各样的历史原因,似乎不可避免,但可以尽量减少。建立及时催缴制度,是防止产生新的“历史遗留问题”的最重要途径。某些大型工程由于其自身特点,工程量巨大,建设工期长,施工队伍繁多,建设程序繁杂,致使工程档案长期留存在施工单位手中,后患无穷。我馆因地适宜推出档案先交、催交制度。使建设施工单位卸下档案管理重负的最后一个包袱,彻底解放出来,既放心又省心。如国防科大佳园建设,仅房屋建筑工程就有九十多栋,我馆决定在该项目建设中每建设一栋,验收一栋,就由施工单位向我馆移交一栋,最后由建设单位统一办理归档手续。建设施工单位对这样的简易程序交口称赞。同时也避免了产生新的“历史遗留问题”。

4工程实例及成效

长沙市橘子洲提质改造工程,工程浩大,工期长,从工程拆迁到正式开园,已历时数年,后续工程还将历时数年才能完成。涉及防洪水利、风景名胜、文物古迹、道路桥梁、污水处理、绿化亮化等各个方面。涉及100多个标,50多家参建单位。我馆历经3批对口指导人员,对每一批进场的施工企业,都组织一次现场档案业务交底会,对水利施工企业更是和水利质监站共同召开业务交底会,共同组织中间检查指导,共同解决档案工作中出现的疑难问题。保证了工程档案的质量,保证了工程施工、验收的顺利进行。因其风景名胜园林建设特色,园林施工企业来自全国各地,尤以上海、江浙一带的居多,施工企业一旦完成建设,都希望尽快撤离,转移战场。我馆应施工单位所急,尽快为其办理归档手续,只要其项目验收完成,即可办理移交,最后的交接手续,则是若干年后的建设单位来办理。

5结语

新时期档案建设工程工作需要我们解放思想,转变观念。要跳出档案框框看档案。树立为工程建设服务,为城市建设服务,为经济建设服务的理念,立足建设工程档案,抓好档案质量。

参考文献:

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各级档案部门要牢固树立为“三农”服务的思想,紧抓农村劳动力资源工作的特点,在档案管理工作中理清工作思路,突出工作重点,落实为广大农民劳动力资源服务的各项措施,扎扎实实做好农业和农村档案工作。

广大档案管理干部是农村劳动力资源管理的生力军,是档案管理的组织者、实施者和推动者,一支高素质的管理干部队伍,必将促进档案管理工作的有序开展。在推动档案管理工作深入开展的进程中,要努力造就一支熟悉农村政策、具有较强工作能力的管理人员队伍。同时,要加强对管理干部的监督教育,建立和健全管理人员考核激励机制,促进管理人员保持持久的积极性和战斗力。

随着农村经济社会的不断发展和农村改革的不断推进,围绕农村劳动力资源的各类档案资料也越来越庞大。面对迅速增长的档案资源,如何做好相应的管理工作,逐渐成为摆在各级管理部门面前的重要工作。改变传统的服务方式,完善农村劳动力资源档案管理机制和服务机制,已成为国家和社会稳定的重大问题之一。

1.劳动力资源档案管理的宗旨与内涵

劳动力资源档案是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料,记录了劳动力资源在不同时期、不同阶段的发展情况和历程,对了解历史、查考现实、制定政策规划具有极其重要的作用。

劳动力资源管理部门要想真正做到掌握农村劳动力资源的最真实最全面的信息,并可以通过查阅档案了解劳动力个人的全部历史和工作经历,就需要建立完善的、可信的档案管理体系。

劳动力资源档案管理部门应将提供优质服务作为工作的基本点,与时俱进,牢固树立“服务民生”的观念,积极拓展服务形式,提高服务质量,构建完善、丰富的档案管理体系。做好档案管理工作, 要加强对档案管理部门的档案监督指导,建设适应民生需求的档案资源体系。要建立健全民生档案法规体系,规范归档机制。

2.集安市劳动力资源档案管理现状

劳动力资源档案关系着千百万劳动者的切身利益,关系到我国人事制度改革的进一步深入。由于传统体制下档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门,操作过程繁琐,管理人员意识淡薄,致使当前的劳动力资源档案管理制度改革举步维艰。

人力资源档案管理是一项专业性较强的工作,相关档案材料需要专人管理。由于档案资源管理工作量大,管理人员和管理流程也略显混乱。在档案管理手段上,仍未实现全面的信息化办公,致使档案材料有时并不能及时归档整理。目前,基层档案管理部门对劳动力资源管理的档案化管理工作还缺乏有效认识,并没有真正建立为劳动力资源服务的档案管理制度。同时,农民工自身关于档案的认识极为有限,并没有树立相关的意识。

3. 建立健全档案管理的主要内容

档案资源管理和建设作为一个系统工程,需要突出重点,多方面开展建设,具体内容主要包括加强人员素质的培养、完善档案管理机制、健全档案管理制度、加强信息化建设等。

相关部门应以档案行政主管部门为主,会同下级管理部门,以科学规划、循序渐进等为原则,制定切实可行的发展规划,统一管理,统一部署。对仍处于空白的民生档案的要尽快予以建立,已建立的要继续完善。

随着信息技术的普及,档案管理信息化成为国家和社会信息化发达程度的重要标志之一。信息技术迅速而全面地渗透到政治、经济、文化等多个领域以及人类生活的各个方面,对社会的进步和发展产生了极其深远的影响。随着档案信息量的不断,应建立统一标准的民生档案信息管理系统,研究和制定一套通用的数据规范,坚持统一规范,避免各自为政、互不兼容的情况发生。应逐步建立诸如劳务输出等档案的专题数据库。

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位-个人”的社会管理模式向“国家-社会中间层-个人”的社会管理模式进行转变，这一现状使我国的人事档案管理制度进入全面改革，以适应市场经济体制下大量社会人口的自由流动。

关键词：流动人口 人事档案管理制度 改革

我国社会中的流动人员主要由自由择业人员、自主就业人员以及自由流动人员等组成，其人员的个人素质成分可以涵盖我国社会的所有人群，这也是我国非公有制经济体系下的必然产物，对促进我国社会经济在新时期的高速发展有着重要意义。本文从流动人员定位的角度对人事档案管理制度改革进行深入研究，并简要分析了现存流动人员人事档案管理制度在实行过程中存在的问题，对导致这些问题的主要原因进行深入反思，以便于我国人事档案管理制度改革可以满足社会发展需求。

1 现存流动人员人事档案管理制度存在的问题

我国现行的流动人员人事档案管理制度是为了满足市场经济体制需求而建立，虽然这一人事档案管理制度在很大程度上满足了社会人口的流动需求，但是在新时期已成为我国经济改革、体制改革的绊脚石，已无法满足新时期的社会人口流动需求。我国人事管理制度只是为了弥补传统管理模式出现的管理真空，而管理模式的管理真空是社会经济结构改变而导致的，在我国市场经济体制建设不断完善的同时，社会人口流动正在不断面临更加自由、频繁的趋势，这也就意味着流动人员人事档案管理制度改革已成为国家人事档案制度改革中的主要内容。虽然当前我国推行的人事档案管理制度渐进式改革有利于社会的稳定，在很大程度上降低了社会剧烈变动对国家事业产生的巨大影响，但是由于流动人员人事档案管理制度中双套价值标准和评价标准的存在，导致新旧体制之间的矛盾和冲突变得日愈加剧，而且这一问题在短期内无法得到有效解决。新经济体制下我国政府开始强调强化国家的服务功能，以“国家-社会中间层-个人”的社会管理模式在不断建设与完善，由社会中间层作为我国社会事物的主要管理者已成为主要趋势，这意味着我国流动人员人事档案管理制度改革面临着新的挑战，即在新形势下以及新经济体制的大背景下如何定位和改革人事档案管理制度，从而建立出符合市场经济体制和社会人口流动需求的人事档案管理制度。

2 对国家人事档案管理制度改革提出的几点建议

2.1 明确定位人事档案管理的作用和内容 市场经济体制下公民从单位管理开始转向社会管理，而人事档案管理制度应以公共服务和社会管理等功能为主，而不是对公民施行身份限制和单位控制等功能，这要求我国政府及有关部门在新时期要重新定位人事档案管理的作用和内容，将突出其公共服务和社会管理等功能作为制度改革中的重点内容。新形势下的人事档案管理制度应该要求其只记载个人的基本信息、工作经历、工作业绩以及工作表现等，不应该把组织意见强硬性的夹杂到个人的基本人事档案信息中，市场经济体制中公民已成为单独的利益主体而存在，国家在人事档案管理制度上要最大程度的予以对公民应有的尊重。

2.2 保证流动人员人事档案管理工作的公开化 我国传统的人事档案管理制度强调档案管理工作的机密性，其要求人事档案中的组织意见和整个人事档案必须是封闭的，人事档案的当事人没有权力介入到档案管理工作中，但是这种人事档案管理制度已无法满足流动人员的频繁流动趋势要求，这便要求人事档案管理制度改革中要将流动人员人事档案公开化作为主要改革内容。流动人员人事档案管理工作的公开化可以减少认为的流动障碍，在这方面的建设上我国可以借鉴西方国家的相应经验，例如，美国和加拿大等国每个公民都有一个单独的社会保险号码，这个社会保险号码中包含公民个人的信用记录、驾驶记录以及司法记录等信息。

2.3 确立流动人员人事档案管理的档案信息权 个人档案信息权是指个人在信息资料收集、处理和利用整个过程中，档案信息本人对信息资料所享有的支配权和控制权，包含了个人对相应信息的决定权、保密权、查询权、更正权、封锁权以及删除权等，这样才能最大程度的满足新时期公民对人事档案管理制度的需求。权利的行使是保障公民权利最好的方法与途径，同时也是公民对抗管理机构滥用权力的有效方式与策略之一，所以通过人事档案管理制度改革来确立档案信息权，可以保障流动人员人事档案内容被公正的记载，这一改革内容需要从我国民事、行政以及刑事等多方面出发，这样才能真正的保障流动人员人事档案管理制度中档案信息权的实现，最大程度满足社会人口流动对人事档案管理制度的需求。

3 结束语

社会人口流动的趋势是会随着市场经济体制完善而加剧，这便要求我国人事档案管理制度要深入到新一次改革中，重新定位人事档案管理制度的作用和内容，并将其公开化建设和档案信息权建设作为改革的主要内容，这样才能彻底消除我国人事档案管理制度中存在的问题，可以满足新形势下社会人口的大规模流动趋势要求。

参考文献：

[1]陈炳亮，许长.从个人信息保护法看流动人员档案管理[J].档案学通讯，2006.

[2]杨柳.人事档案管理现状与发展趋势[J].价值工程，2010（04）.

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大多数学校是经过了漫长的发展历史逐渐的成长起来的，在漫长的发展中他们经理了各个时代的文化影响，并逐渐的形成了自己的办校理念。将流传下来的信息进行合理的处理，对学校建设中正在不断更新的信息进行保存，确保学校对校内建设及发展中所产生的信息能够进行合理有效的处理。所以，在学校档案管理的建设中，了解档案信息化的概念及主要内容就显得十分重要。档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化的内容包括：第一，档案信息化基础设施建设，主要是通过推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高学校档案管理信息化水平；第二，数字档案信息资源建设，包括加强数字档案目录数据库建设和目录中心建设、推进数字档案全文数据库和多媒体数据库建设、开展电子文件归档管理等措施；第三，档案信息化标准、规范建设，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准的建设；第四，档案信息化人才队伍建设，要加强档案业务人员的培训工作，着力打造一批既熟悉档案业务，又熟悉计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才。

二、学校档案管理信息化建设“失范”的表现

在当前学校的建设中，由于学校发展的观念停留在育人为本的环节，对学校相关基础设施的建设工作并不是十分的重视，所以，在进行学校信息化档案管理的建设中并没有投入适当的资金进行管理，学校高层对档案管理的重视力度也不是非常的高，学校内部的档案管理工作人员对档案的重要性也不能够有效的认识等原因，最终导致了“失范”现象的发生。

2.1学校档案管理工作的资金投入少地位低下

当今学校的档案管理机构还不够健全，档案管理人员权益得不到应有的保障。档案管理人员的岁数和专业技术都达不到档案工作的需求，阻碍了学校档案管理信息化的发展，体现不出这个工作的价值，阻碍了档案管理信息化的建设。

2.2学校档案管理工作的失衡

学校在管理过程中，一般不会顾及到档案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成学校管理整体的不完美。学校管理要想很好的发展必须认识档案管理的重要性，注重整体的发展，档案工作要和学校的主要工作放在同样的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3学校档案管理工作的失速

档案管理工作是学校基础业务的重要工作，还是教育目标实现的重要条件。然而目前学校的档案工作跟不上学校的发展速度，使得学校档案的管理职能得不到充分发挥，档案的价值得不到提升，阻碍了学校档案管理的发展脚步。

三、档案管理信息化建设“失范”的解决对策

面对当前学校发展中对档案管理存在的不足，以及在进行档案管理信息化建设中存在的“失范”问题，为了保证学校能够有效的发挥档案的使用价值，提高对档案的管理能力，在学校建立信息化档案系统管理过程中有效的解决“失范”问题，以下将提出解决对策。

3.1学校档案管理制度的健全

学校应该明确学校档案管理的职能，搞清楚档案管理对学校管理的重要关系，建立独立的档案管理部门，成立管理学校档案的委员会，制定适合学校档案管理信息化的管理条例，完善学校档案管理的制度，体现档案管理的价值。

3.2增强学校档案的保密性

对学校档案的保护和管理，防止档案的外泄是学校档案管理人员的主要工作，档案资料具有特殊的作用和价值，关系到档案人员的隐私，所以学校档案管理人员必须明确自己的职责，对绝密的档案要设置保险柜，或者把纸质档案转变成电子档案并且加上密码，这样就能很好的保护档案的安全。

3.3实现学校档案管理的网络化

档案管理工作在学校管理中作为一项很复杂的工作，它需要整个学校人员的努力合作和密切配合。档案管理的网络化可以提高学校档案管理人员的工作速度，可以减少对资源的浪费，从而提高学校的经济效益。把纸质档案转换成电子档成为当今学校档案管理的趋势。

3.4利用学校文化建设推动学校档案管理信息化建设的发展

在学校制度的建设内容中加入档案管理工作，把建设学校的文化和学校的档案工作相互结合，共同发展，这样能很好的保障学校档案管理人员的权力和利益，调动档案管理人员的工作积极性，使得学校档案管理的建设得到飞速的发展。

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一、文物档案管理的主要内容

文物档案是直接记录和反映国家在重要文物活动中形成的原始记录，具有极为重要的历史价值和研究价值。文物档案管理的内容与一般专业档案管理的内容有所不同，具备种类多样、内容丰富、研究价值高等特点，所以必须配备专人负责管理，并建立健全科学的管理制度，防止文物档案毁损、丢失。在文物档案管理中，其管理内容主要包括以下几个方面：

（一）文物藏品的历史资料

有关文物来源、流传经过的原始记录和采访记录；文化发掘报告、采集记录、铭记题跋、鉴藏印记；书画作者的小传、工艺制作记录等。

（二）文物的鉴定资料

文化鉴定意见、定级记录；使用先进的鉴定方法、鉴定仪器对文物藏品进行鉴定的检测报告、化验报告、分析报告；专家学者对文物作者、时间、真伪做出的鉴定记录。

（三）文物藏品的研究资料

文物专家学者在科学研究文物的过程中所发表的专著、论文、铭刻拓片、图录、丛书目录索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的资料

在对文物藏品采取保护措施时，如灭菌、除锈、消毒、防虫等过程中所使用的药物、方法、效果等情况的记录；文物藏品出入库记录、保存现状记录；对文物藏品修复、复制的承制者、修复部位、时间、工艺流程、使用材料等方面的记录。

（五）文物特征记述资料

对文物的时代、产地、色泽、质地、数量、完残情况、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字记述，以及有关文物的拓片、照片、纹饰、器物绘图等方面的影像资料。

（六）其它资料

在意外事故中，对文物损毁情况的领导处理意见、有关批示的原件、原文、复印件，这些资料是文物藏品原始记录的重要依据。

二、计算机在文物档案管理中的应用

（一）建立文物档案管理数据库

档案整理是文物档案管理最基本的工作之一，也是较为繁杂的一项工作，在应用计算机进行文物档案管理时，档案数据库的建立尤为重要。通过数据库的建立能够极大程度地方便档案整理工作的开展，只需要按照文物档案的类别将其录入到计算机中，再将生成的新档案添加到数据库中，整理工作便基本完成，与传统的文物档案整理相比，计算机数据库的应用使整理工作变得非常简单。数据库的建立主要涉及以下两个方面的内容：其一，档案整理分类。由于文物档案的整理分类具有一定的学科规律，故此在建立数据库的过程中，应当咨询相关方面的专家，通常可根据原有的文物档案进行分类；其二，档案资料录入。由于文物档案涉及的内容较广，所以应根据不同的内容选择不同的录入方式，如声音、图片、影像等可借助专门的设备进行录入。

（二）建立档案资料检索系统

对文物档案进行检索和查询，是体现文物档案用途和价值的一种有效途径，通过建立文物档案资料检索系统能够使检索和查询变得更加方便、快捷，也使文物档案的应用更加开放和广泛，研究人员只需要在计算机上输入想要查询的内容，如文物名称、出土时间、年代、出土地点等，便可以借助检索系统找到与之相关的资料，如文物藏品卡片、藏品档案以及其它相关资料等等，这给研究人员带来了极大的便利，既节能了时间，又提高了工作效率，最为重要的是延长了重要文物档案的使用寿命。例如过去档案的载体一般为纸质卷帙，这些载体又面临着最终消亡的结局，文物的信息生命依然存在巨大的风险。计算机在档案中的应用，扫描和复制从根本上解决了这个问题。

（三）实现文物档案信息资源共享

文物档案管理部门应当对档案管理制度进行不断创新，并建立健全责任风险体制和目标管理机制以及相应的激励制度，借此来促进档案管理人员逐步向专业型转变，以适应新形势下数字化档案管理工作的要求。同时还应当对文物档案管理部门的职能进行强化，并加大后续监督管理力度，推进文物档案管理向科学化、规范化、制度化的方向发展。此外，应当建立并完善文物档案网络查询功能，以档案开放的明文规定为依据，并以现有的档案信息资源库为基础，构建起一个完善的档案信息平台，定期对特定人群以及社会公众开放，借此来实现文物档信息资源共享，最大程度地发挥出文物档案的价值。

（四）创新文物档案管理方法

文物档案管理人员应立足于实际，增强文物档案管理的主动性，利用计算机技术创新管理工作方法，推动文物档案管理良性发展。文物档案管理部门可建立重点文物档案网络监督系统，以档案室为中心，以相关单位为网点，不断扩大文物资料的收集范围，提高文件材料质量。同时，制定切实可行的文物资料收集办法，利用网络监督系统监督检查各项措施的落实情况，从而确保文物档案资料收集完整。计算机技术创新管理从根本上解决文物的输入分类建档工作。

三、结论

总而言之，利用计算机实现档案管理文物是极为宝贵的历史遗产，而文物档案是全面、准确反映文物相关情况的重要资料。由于文物档案涉及范围广、内容复杂，为了提高文物档案管理效率和质量，保障文物档案资料安全，提高文物档案利用效率，应当将计算机技术引入到档案管理工作中，以满足信息时代下文物档案事业的发展需求。实现档案电子信息化、必需有高素质的人才，能够掌握和运用现代化的计算机技术设备。而高素质人才是实现这一要求的保障。文物档案工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新，以信息化促管理，努力实现文物资源的全社会乃至全人类共享。这将是计算机在档案管理应用中的重大突破。

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1.规范标准化。档案信息标准化是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案信息标准化管理成为档案管理现代化的一项重要的工作。通过制定和贯彻各种标准、规范，是技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能有有机的联系起来，并且在档案管理中得到最佳的效果。

2.档案一体化。档案一体化是档案管理信息化建设的前提。将档案信息接收、传递、存储、和提供利用按照统一计划而行动，形成有若干个相互依存相互制约的部分构成整体。一是要求档案工作制度的创新，要力求打破过去自身的条块分割的局限，注重其工作制度的开放性。使档案职能管理部门能够对一定区域的档案事业进行统筹规划、统一布局、组织协调及具体业务指导。二是要求大规模的全面管理模式，我们要把全国范围内的档案信息作为一个信心整体进行管理，在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。三是实现数字化管理，档子技术的迅猛发展以及条码技术、网络博客等都为档案数字化提供了理想的网络平台，我们要充分利用与整合科技成果，做到为我所用。

3.归档双轨制。这是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子档案大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质档案的地位。所以，在较长的时期内，纸质档案和电子档案还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子档案必须要与相同版本的纸质文件一同归档。

二、档案信息化建设的内容

档案管理信息化建设内容主要包括基础设施建设、档案信息化资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

1.档案信息化基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。主要包括计算机、服务器、存储器、交换机、路由器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键，档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。

3.档案信息化标准规范建设。这是档案管理信息化建设快速、有序、健康发展的保障。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程。

4.档案管理应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面。各单位档案部门应当依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、使用和可靠的档案管理软件。

5.档案信息化人才队伍建设。这是档案信息化建设的成功之本。在信息时代，档案管理要提供优质高效的档案服务，档案工作者就必须学会使用现代化信息管理设备和技术，适应新的服务需求。现代科学技术的迅速发展，学科之间的交叉和相互渗透，使越来越多的新技术如电子计算机、声像技术、微缩技术、自动化技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的传统的档案管理服务方式已不能适应要求，这就要求我们要培养及引进档案信息化管理高素质人员，加强对计算机网络技术等方面的培训。尽快掌握新知识、新技术，具备运用新设备和开发信息能力，适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。

三、档案管理信息化建设的保障和措施

档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化以及档案存储环境控制的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

1.加强领导，提高认识。

加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.加大投入，增配软、硬件设施。

档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

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随着数字时代的到来，信息的管理发生了天翻地覆的变化。数字化在降低人们对文字阅读的兴趣的同时，却提高了人们对视频观看的兴趣。这就使得档案管理的对象、档案管理的方法产生了巨大变化，进而，也对秘书的档案管理能力提出了新的要求。这对秘书学专业来说，既是挑战，也是机会。说它是挑战，是因为掌握数字档案管理的能力要远比掌握纸质档案管理的能力难得多；说它是机会，是因为秘书学专业终于有了一个过硬的专业技能了。这个能力不仅体现在技术上，而且体现在素质上，特别是体现在创新能力上。

一、秘书人员档案管理工作的转变

伴随着档案管理对象由纸质档案为主向数字档案为主的转变，管理的条件、方法和所需要的能力也发生了巨大的转变。

所谓数字档案，是指以视频或音频形式存储的信息，电视台等媒体又称其为媒体资产。纸质及实物档案管理主要需要的是空间和架子，而数字档案管理的基本条件是网络计算机系统，这一转变对管理方法的影响主要表现在以下两个方面：

（一）由表层管理向深层管理转变。调用一份纸质档案时，一般不会只调用其中的某一页，往往是调用一套档案，再从中找到有用的那部分信息。如用户想查某个通知中的某一项要求，就必须调用整个通知。而调用数字档案（视音频信息）时，既可以调用长达几十个小时的完整信息，也可以调用其中几秒钟的信息。如用户想使用某个足球运动员在某场比赛的某一次助攻视频时，他不必从一个半小时的整场比赛的录像中找，只需要输入几个关键词，就能迅速找到所需要的视频。

这种不同是因为对不同介质档案的管理不同造成的，而对不同介质档案管理的不同则是与浏览不同介质的特点有关。浏览纸质档案要比浏览视音频档案容易。也就是说，同样是陌生的、内容容量差不多的档案，浏览并确定所需要信息，纸质档案需要的时间要比数字档案所需要的时间少。所以，为了方便数字档案的使用者，使其能够迅速找到并调用所需的信息，就要对数字档案进行化整为零的管理，即对完整的视音频进行层层切分，使之变成一个个小片断，再对每个小片断进行文字说明，即著录。

管理档案，一个重要的工作是编目。对纸质档案的编目，只需要对完整一套档案的各方面信息进行著录，如时间、作者、主要内容、关键词、语言种类等；但对数字档案的编目，不仅需要对完整档案信息进行著录，还要对档案进行层层切分，然后分别著录。这就是说数字档案的编目包括两个方面：切分与著录。

一般情况下，数字档案的切分分为五层：节目、片段、场景、镜头和关键帧；著录主要有四大项：题名项、主题项、描述项、建设者项。

如对一个专题片（即一个节目，如某次会议）的管理是：先进行片段层的切分与著录，即将完整的专题片切分成若干个内容相对完整的片段，同时为每一个重要片段（编目者认为重要的）抽取一幅关键帧，并著录该片段的主要信息：题名项、主题项、描述项、建设者项等。

片段层编目完成后，要进行的是下一层――场景层的切分与著录，即将每个重要片段切分成若干个场景，然后对其中重要场景的各方面信息进行著录，并抽取至少一幅关键帧。

然后是再下一层――镜头层的切分与著录，即将每一个重要场景再切分成若干镜头，并对重要镜头的各方面信息进行著录，同时抽取至少一幅关键帧。

这么编目的目的是便于利用者提取任意一个想用的部分，不必花大量时间浏览整个视频资料。但从上述数字档案的管理过程可以看出，它对数字档案不仅有表层的管理：节目层的著录，更有深层的管理：层层切分并逐层著录。

（二）由被动管理向能动利用转变。主要内容有：

1.档案管理技术改变引起工作重点改变。档案管理工作主要包括八方面的工作：档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研与档案利用。过去，对秘书的档案管理工作要求重点是做好前六项，即来什么档案管理什么档案就基本可以了。现在，由于数字档案管理技术的先进性，对秘书的档案管理工作的重点转为：档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用。因为在数字档案管理系统内，档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计都可以由专门设备和管理软件完成，留给人的工作就比较简单了。如需要对档案进行统计时，只要向系统内输入要求，几乎是瞬间就能得到统计结果。因此，上述工作在档案管理工作中的重要性有所下降。相应的计算机不能完成的工作，人能发挥主观能动性的工作，如档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用工作就成了管理者的重点工作。

2.档案利用的需求改变引起工作重点改变。以往，档案利用最常见的作用是证明，管理者能迅速找到可以证明某事、某人的档案材料就可以了。至于利用档案创造新作品，或基于对档案的研究为领导或部门工作提出建议，不是秘书档案管理时的主要工作。但随着信息设备和信息管理技术的提高，人们阅读习惯的改变，使得领导或部门的工作总结，对产品的推介、宣传等不再以文字的形式或配合PPT演讲的形式进行，取而代之的是视频形式。这就要求秘书们能够利用已有的视音频――数字档案制作工作总结专题片，或情况、产品介绍专题片等。而制作专题片，就要充分发挥管理者的主观能动性，这不仅需要有较高的文化水平，还需要有较强的创新能力。

二、秘书人员能力与素质要求提高

以传统介质为档案管理对象的档案管理，对秘书的能力要求是：了解档案管理的要求，掌握档案管理技术，如分类、装订、装盒、著录、复印、传真等，其技术含量和对创新的要求并不高；而以视音频为主要档案资料的数字档案管理，其对管理者的能力与素质要求则比较高。其主要表现在以下这4个方面。

（一）要有较高的对视音频作品的理解能力。这主要是因为，在对数字档案进行编目时，必须有较高的对视音频信息的理解能力和比较熟悉不同类型的视音频信息的编目特点，才能正确切分和准确著录。否则，会层次切的不对，重要的片段、场景、镜头没抓住，重要的信息没著录上。

一般来说，数字档案的形象性高于以文字为主的档案，因此，档案比较生动；但其逻辑的清晰性不如以文字为主的档案，因此，档案管理者对数字档案的主旨和结构的准确理解比较困难，加上有的数字档案创作者使用了比较独特的表达形式，这就给档案管理者在编目时准确切分和著录造成较大的困难，需要管理者具有较高的理解能力。另外一个原因是，数字档案管理要远比传统介质档案管理深入。

按广电总局制定的编目规范看，视音频信息共分六大类：新闻类、体育类、影视剧类、专题类、综艺类和素材类。在这六类中，编目每一类材料所需的知识体系和能力都不一样，如对新闻类数字档案编目需要的能力不是很高。这一是因为所需要的知识并不特殊；二是因为其结构清楚，片段（一条新闻）与片段（另一条新闻）间边界清楚，因而容易切分；三是要需著录的内容，视频上基本都有，不需要编目者自己总结太多。而对影视剧类、体育类视音频信息的编目则需要有特殊的知识积累和较强的理解能力。因为，虽然每个人都看过不少电视、电影，但由于一般人并不具有导演的眼光，体育知识不丰富，因此，没有经过专门培训，很难迅速找到重要片段、重要场景，并写出正确的著录内容。

（二）要有更强的文字运用与语言概括能力。数字档案管理与传统的档案管理还有一点不同的是，它的服务对象数量大得多，有的是面对全世界，因此影响也更大。随之而来的就是对编目工作要求很高，比如，对错别字非常重视，要求著录不能有一个错别字。这就要求档案管理者必须具有较高的文字水平，它主要是指正确书写汉字和准确概括视音频内容的能力。

在档案检索工作中，最重要的一项是编目，数字档案管理的编目包括切分与著录两项，而文字档案的管理没有切分，只有著录一项。虽然两种档案的管理都有著录一项，但水平要求差别很大。文字档案管理的著录比较容易，需要著录的主要内容，档案上基本都已具有，管理者照抄或稍作总结即可。而数字档案管理所需要填写的题名项、主题项和描述项很多需要管理者自己总结、概括。因此，不经过一段时间的专门训练，很难胜任这样的工作。

（三）最好掌握非线性编辑等软件的应用能力。数字档案管理的最重要的目标在利用，无论是截取某一段视音频作为证明，还是以多段视音频为素材制作新的专题片，都需要一个能力：编辑软件的能力。

编辑软件有多种，其中比较简单的要数会声会影，这是大众级的视频编辑软件。还有一款专业普通级的视频编辑软件：Adobe Premiere，目前，这款软件广泛应用于广告制作和电视节目制作中。此外，还有一款软件比Adobe Premiere更广泛应用于广告制作和电视节目制作中， 是苹果公司开发的一款专业视频非线性编辑软件：Final Cut Pro。

掌握第一款软件，不需要纳入教学计划，学生利用业余时间就可掌握，因为它很简单。但正因为简单，不能用它制作内容复杂、表达丰富的专题片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能够用来制作复杂的专题片，而且掌握其基本功能也不是太难，因此，可以选择其中之一纳入教学计划。

（四）要有一定的创新能力。对数字档案的利用，重要方式之一就是专题片制作，即利用已有的视音频材料制作新的视音频作品。这样的工作对于学生来说是有一定难度的工作，难就难在创新上。能否用普通的材料表达新的主题；所选的材料能否给人以新鲜的感觉，哪怕是旧材料新视角；主题表达的形式是否能够另辟蹊径，不落俗套。如果没有一定程度或方面的创新，那所制作的视音频作品就没有生命力。

三、秘书人才数字档案管理能力培养

概括地说，数字档案管理的内容主要有两种：编目与编辑。编目主要要求的是对视音频的理解能力。虽然编目也需要熟悉编目规范，但由于其只是一种知识，不是培养的难点所在。编辑要求的是创造性地使用档案材料制作新的视音频作品，它对管理者的综合素质要求较高。

（一）培养学生的数字档案管理能力的必要性。是否有必要培养秘书人才具有这样的能力、怎样培养秘书人才具有这样的能力是根据专业所在地区和师资条件决定的。如果专业处在欠发达地区，那就不必培养。因为，培养这样的能力不仅需要师资，也需要比较先进的设备。但如果专业处在比较发达的地区，就应该将此能力的培养纳入到人才培养目标和人才培养方案中。理由有二：一是它能较全面地培养学生的信息管理能力。在培养学生数字档案管理能力的同时，也培养了他们的信息搜集、整理、管理等能力和办公软件应用能力。二是它能有力地提高学生的综合素质。因为，编辑一个视音频作品，是一个人阅读、思考、写作和创新能力的综合体现。

（二）纳入人才培养方案。如果将培养学生的数字档案管理能力纳入人才培养方案，可以有两个层次：作为一般能力培养和作为核心能力培养。

1.作为一般能力培养。数字档案管理能力，作为档案管理能力的一部分，是秘书应该掌握的诸多能力之一。培养这一层次的能力，既可以在一门课中实施，即在《档案管理》课中作为档案检索中一项能力培养；也可以作为一个单独的实训项目在实践学期进行。

2.作为核心能力培养。如果将档案管理作为秘书人才的核心能力，那就要为它设计一个教学模块。这个模块可以包括3门课程，也可是4门课：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》，其中《视音频信息编辑》也可分为《非线性编辑》和《影视节目制作》，关键看专业方向。

《档案管理》的教学内容除了使学生了解档案管理的8种工作外，特别要使学生掌握对视音频信息的著录能力。《摄影摄像》课，既是教授学生办公设备的使用，也是培养学生视音频信息的鉴赏和表达能力。《视音频信息编辑》课的教学内容主要包括两个方面：非线性编辑和专题片制作，在教学过程中，二者可以融为一体。此课培养的是学生对数字档案的利用能力。

3门课或4门课的教学顺序可以自由安排，既可以是总分分式，即上课顺序为：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》；也可以是分分总式，即上课顺序为：《摄影摄像》《视音频信息编辑》《档案管理》。《档案管理》是总，其他课是分。

不同的上课顺序体现不同的教学设计思路。总分分式是希望通过《档案管理》使学生对数字档案管理有一个概论式的了解，然后再通过《摄影摄像》《视音频信息编辑》课对数字档案管理的专项能力进行深入训练。分分总式是希望让学生先把各专项能力训练好了，再在《档案管理》课上进行综合训练。

数字档案管理既然是因社会发展而产生的新工作，它就有较强的拓展性，对于《档案管理》课来说，它是对传统档案管理方式的拓展；对于秘书人才来说，它又是秘书专业能力要求的向上拓展；对于工作岗位来说，数字档案管理稍微改变一点，就是迎合新的职业――媒体资产管理。因此，将数字档案管理能力的培养纳入秘书人才培养的方案中，会使所培养的人才无论是在能力方面，还是在就业岗位方面都会有一定的拓展。

【参考文献】

[1]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索.档案学通讯[J] ，2011-03-18.