纸质档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇纸质档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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随着网络技术的发展，90%以上的文件产生方式均为电子化，电子档案的产生也变得更为普遍化。纸质文件和电子文件共存是同一份文件依托不同的载体而进行利用，纸质文件和电子文件是一对一存在的，想要实现纸质文件和电子文件可以通过以下2种方式来完成：（1）由计算机生成调子文件，然后通过打印形成纸质文件；（2）将纸质文件通过扫描手段之后再进行数字化处理，从而形成电子版本。1.1对电子档案认识不够充分，收集不够完整电子文件相对于纸质文件而言是一项新生的事物，人们对于电子文件的功能和作用没有得到充分的认识，尤其是先前比较熟悉传统纸质档案管理模式的管理者，没有及时准变好观念，继而将更多的精力和注意力放在纸质文件的管理上，对于电子文件的管理不够引起重视，最终造成文件资料收集不够完整情况出现。举例来说，各个档案形成部门从计算机形成电子文件，在归档时将电子文件打印成纸质文件之后移交给档案管理部门。但是，当档案部门归档之后，需要对纸质文件进行数字化处理，扫描之后将纸质文件转化为电子档案，此举不仅仅造成了人力物力财力等资源的浪费，还使得电子文件的使用被限制。1.2电子档案管理过程中存在一定风险电子档案是信息技术的产物，电子档案不断丰富了档案的表达结构和表达性能，而且也把安全性方面会出现的漏洞赋予在电子档案管理上面。电子档案在制作和传输中带来方便的同时，还带来了安全信息泄露的风险。

2.纸质档案、电子档案的基本特点

2.1纸质档案的基本特点（1）依附性。由于信息与遭踢之间的统一，构成了纸质档案原始记录性的特点，此种方式不仅仅体现在存储介质的原始真实性方面，而且还体现在原始依附性上面。在传统介质上，载体与信息之间是密不可分的，只有通过依附在纸张上的文字和形式等才能够了解承载到上面的信息；（2）耐久性。实践研究证明，纸张能够长期保存好档案文献。纸质具有很强的耐久性，在一定条件下发生水解反应时，不难发现纸质档案能够延长到上百年左右或者上千年的时间；（3）原始凭证性。从发展过程中来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化过来的，记录的历史情况和资料等比较客观，具有令人信服的凭证作用。2.2电子档案的基本特点（1）丰富性。电子档案信息存储具有丰富性特点，电子档案信息的存储介质主要是：①磁带；②光盘；③磁盘等。电子档案信息中的高密度性特点使得电子档案信息的存储量变得越来越丰富，相比起纸质媒体而言，存储的信息不仅仅能够简化各种信息档案管理环节，而且还能够保存大量的空间；（2）生动形象性。随着网路技术的发展，多媒体信息和电子档案互相融合之后，通过视频和数字代码等形式来存储信息的原来形态，不仅仅能够反映出信息的动态化，而且能够改变传统纸质档案的单一性；（3）准确性。由于电子计算机具有高效率的信息处理功能，通过记录代码或者数组等形式，对信息进行存储或者编辑处理，从计算机逐渐转换成可听或者可视信息，最终能够广泛提高档案信息开发工作中的各种处理能力；（4）共享性。网络和计算机技术的发展让档案的全方位建立成为可能，电子网络系统可以随时更换档案信息内容，继而得到最新的档案管理信息，与此同时摆脱空间和时间的制约，在不同的时间以及不同的地点进行共享成为可能，让人们能够从第一时间获得自己想要的文件资料信息。总而言之，电子档案有效缩短了查档案的管理实践，广泛提高工作效率，降低工作强度。

3.纸质档案和电子档案的主要缺点

纸质档案的主要缺点表现在：（1）同一实践和同一地点只允许一个人使用，而不能够将信息资源共享；（2）投入的人力比较多，工作量比较大且工作效率整体较为低下；（3）相同成果占用的空间比较大，给管理者带来很大不便，管理手段相对而言比较落后。电子档案的主要缺点表现在：（1）电子文件可以被修复，可以被复制，但是修复之后不会留下痕迹，也就意味着电子文件的原始性无法得到取证；（2）由于电子文件具有依赖性，所以导致电子档案不能够被之间进行观看和阅读等；（3）电子档案的共享性会造成档案信息的泄露，安全性也不够高；（4）电子档案对于环境的抗病毒和抗破坏要求比较高，电子档案中的存储介质寿命比不上纸质档案。

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一、引言

底图是工程项目档案的重要组成部分。工程项目底图的一个特点是为施工现场服务，即使是在科技发达的美国，它在现场服务时也以纸质图纸为主，以国内目前的条件，还不可能拎着一台笔记本电脑，带着一张光盘在现场解决各种问题， 况且施工图变更图还得要打印后签上名才有效[1]。纸质底图是蓝图的母版，是工程项目建设过程中不可缺少的依据。在工程项目建设过程中需要反复添晒图纸，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。因此它的一个重要特点是利用的频繁性，同一份底图反复要晒几十份，甚至上百份的蓝图，为工程项目建设服务。此外，工程竣工验收、质量评定、设计参考咨询、建筑物装修和改扩建等都需要大量地调阅和复用底图档案。底图档案的另一个重要特点是唯一性。工程底图往往只有一份，尤其是以前用手工绘制的底图，更是“孤本”。底图一旦丢失或是破损严重，其利用也就无从谈起，也将给施工和科研带来无法弥补的损失。因此，加强纸质底图档案管理，显得十分重要。

二、底图档案的管理

加强纸质底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。其重要环节：一归档验收；二台帐登记；三底图修改；四分类排放；五现场利用；六底图鉴定；七保管和保护。

（一）、归档验收

由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。底图归档验收，一查底图质量。重点查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图。二查签署。签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三查文件号是否与工程名称一致。项目文件号是每张图纸的身份证号，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用。若多份底图共用一个编号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦。因此，在底图归档验收时，要严把质量关。

（二）、台帐登记

台帐登记是档案查询利用的信息平台。随着公司发展壮大，每年都有上百个工程项目同时运行。底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台帐，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，双方互签字确认，作为归档验收凭证永久留存。在《综合档案管理系统》中详细著录归档日期、项目文件号、题名等三十多项信息内容。《系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计，提高了底图档案利用的查全率和查准率。

（三）、底图修改

由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，归档发图后的底图随时可能修改。底图修改院采用版次递进的方式管理。因此，在底图档案中就会出现同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件增加了底图的协调难度。因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图。否则，底图管理的混乱，也会给工期带来影响。

（四）、分类排放

对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长。一个全厂性的大的工程项目就有几十个，甚至上百个单元，文表有六、七万页，图纸两、三万张，图纸量大且利用频繁。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录级别等信息。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图处于动态管理。已经完成的项目，档案实体与计算机排序同步。即按年代―项目―阶段―单元―专业―图号进行分类排序上架，并在柜架上写明工程名称、单元、专业、图号等信息。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。

（五）、现场利用

归档后的底图，不能直接用于现场，需晒制成蓝图，并加盖单位资质章，发图章等才能为施工现场服务。底图请晒，有严格的审批程序。必须有文控填制出版委托单，填写图号及晒蓝图份数，项目经理签发。底图人员根据委托内容，调配齐底图，送交出版室，出版人员当面签收。晒完后的底图，由出版室送还底图岗。底图人员再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。

（六）、底图鉴定

底图档案的鉴定是档案管理工作中至关重要的环节。对底图档案进行鉴定，就是确定底图档案科学的、历史的和现实的价值，决定档案的存毁，对提高档案的内在质量、优化馆藏结构、缓解库房及设备的紧张状况，充分发挥底图档案的作用都有着重要意义。因此公司成立了档案鉴定工作小组，档案部门制定了档案鉴定和销毁制度。对已制成电子档案且破损严重的底图；装置报废，年份较长且利用较少的工程底图；有高版次替代的低版次底图，在台帐中做好标识，定期提交给鉴定组，鉴定是否存毁。确认作废的底图，实体下架，按档案销毁程序处理。

（七）保管和保护

底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、清点、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保底图档案长期的保管和再次利用。

三、数字化管理

底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对其进行数字化管理。当前已实现电子签名的项目，纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案部门存档。对近期没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。在条件具备时，将早期手工绘制的底图 “孤本”档案，也进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《档案管理系统》网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份。电子化文件作为纸质档案的备份进行保存，一是纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化。通过网络等现代技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用。为需求者提供方便、快捷优质服务，同时也减少了纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案。三是为底图的存放提供了便利。对已制成电子档案且破损严重、年份稍长利用较少的工程底图可以卷放，也可以异地存放。供利用的蓝图不再存档，大大缓解库房存放压力，现有库房资源能得到高效利用。

档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性相对于纸质文件，都有其独自的特点[2]。电子文件数据保存密集，电子档案具有占用空间小，提供方便、快捷服务途径等优点，但受技术所限，容易受到病毒侵害，具有不稳定的缺点。其次，电子工程图纸在电脑上可以任意修改、复制，或存储在其他载体上，虽然能采取一些技术手段，如数字签名、电子指纹、水印等，但很难保证其真实性与原始性[1]。纸质档案具有悠久的历史，还是有其自身的优势。其唯一性、原始性、证据性和凭证性的作用，是电子图纸档案取代不了。因此加强纸质底图档案管理，还是一项长期的任务。

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1 同步归档

一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。

资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。

档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。

档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。

打印条码、批量快速扫描、特殊扫描、合卷、质检各岗位按工序运作，每天完成的电子档案数据必须当天上传中心数据库。定期到办文点收集反馈意见，模糊的电子档案，须调档重新扫描。档案整理与档案合卷着重注意混淆装订和合订。

上传数据后，各办文点终端便能查到电子文档。

2 产权档案双轨制保管依据

1、纸质档案在传统管理保证温、湿、光、氧化等条件，其寿命可达上千年，而电子档案在上传过程中有数据掉失和数据覆盖现象，办文网络在使用过程中受病毒侵害、攻击，自身人员操作失误。2、前期手工缮证及各个时期的调控政策，各阶段房地产办文方法的改变，准成本、全成本、商品房等不同性质内容呈档案复杂性。3、程序升级、模块合并、倒入数据时字段冲突。4、数字化的电子档案与原始档案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰扫描后往往不能辨识。5、产权证样式多种版本；印章亦随年份变化而变化；早期商铺分格销售无坐标定位等都需借鉴原始材料分析定位。6、土地性质的多样性、大宗土地连续分宗不断补交地价的过程必须借助档案理清脉络。7各级行政签署是文件生效的标志，手写特征是鉴别真假的凭证，具法律效力的文件必须以纸质形式保存。地震、电力破坏等自然灾害，纸质档案有不可替代的作用。

电子档案与纸质档案相互监督、相互补充保证其真实性、完整性；产权档案存放的专业性，规律性、连续性在撇开电脑管理下具独立索引。

3 建立综合性档案库房

建立综合库房的必要性：房产已经不只是局限于居住，升值空间是投资热点风向标。随着城市配套和文化积累营造吸纳优势推进城市化进程等因素，一段时期内产权档案仍然呈较快的上升趋势。一套房产有高达10次更替业主，转让五、六次为数不菲。不断的流通套现档案增量难于预计。各房产缮证办公点的专业库房存在局限性，形势发展变化所需库容远远超出预留空间，租用非专业性库房分散存放的安全隐患困扰的同时有被动续约牵制。同区的档案分送异地多个保管点易出差错。持可持续观点在各缮证点车程约60分钟左右位置建设综合库房，理由所在：无纸化办公后从内网均可查阅档案影像内容，3~5%原始档案调查率为档案集中给予了条件，抑或建在周边城市区域亦为前瞻：低用地成本可置大形建筑规模，超前设计几十年空间承受能力打下强力后卫基础；统一标准管理，结束多点各自形成的习惯做法；扫描场所得到宽畅、统一环境，有利人员灵活调用；建立综合查询窗口，倍数提高接待能力和提升服务形象；假如扩市试想我们是否从权周全档案库房储备用地。

4 产权档案精简与销毁制度

制定房产档案保管期限制度是商品房诞生前的规定，房产从建国之初至改革开放前一直是极为少量的。商品房从八十年代初年始迅速发展起来，渐渐成为资本市场载体。国情的发展变化就产权出现的情况进行讨论，探讨制定适用制度与细化规定对传统档案管理作一些补充使之完善，用发展的态度为今后实际操作延伸理论依据：

1、二级转移与三级转移档案。三级权利人法律权属已确立，办文终端可调阅二级已扫描电子档案。库房日常管理从办文系统中打印出二级权利人相关信息，保留身份证复印件，附在三级转移上面体现连续关系。无须保管二次转移有厚度的纸质档案，从密集架撒下资料依宗地打包存放。等待销毁制度颁布处理。当前此档案占据着大量储存空间。

2、权利人已去逝房产被继承。八十年代初发房产证至现在快近四十年了，继承房产周期逐步显现出来。日常管理应作继承与被继承档案合并，前档案详细情况附继承人档案前端，撒下已逝者房产的档案。下架档案归继承类，按年限、姓氏积集打包，等待处理。

3、旧城改造，赔偿完成。整个地上附着物发生根本变化，赔偿所得的房产与原房产座落、位置、朝向、层次、地籍名称均已发生变化，电子数据改造前后相互独立无链接关系。日常管理按上面同理处理。打包档案标签明确改造前后关系，归旧改类以座落、年限封存。

4、已转让多次的房产。转让次数达五、六次的档案为数不少，依类推进行整理。程序上增加打印产权多次转让的功能。档案精简出后归转让类集合，按宗地号、宗地支号封存。

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基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。

二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题

（一）电子存档的滞后

虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。

但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。

电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。

（二）两种档案的内容不相符

在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。

在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。

三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补

（一）及时做好归档整理工作

众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。

首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。

明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。

（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质

与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。

此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。

这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。

这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。

（三）加强监督与核查工作

最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。

一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。

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纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

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在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。

一、电子档案与纸质档案相比的优势

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。电子档案是由数字电子计算机处理的档案，具有保存和利用价值。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并储存，以电子文件的形式存在。当前，作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，自然是因为它有其不可替代的优势。

1、电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了以往纸质档案单一的以纸张为载体的传统。并且相对于纸质档案占用库房空间大这个缺点来说，电子档案容量大、体积小，可以大大节省档案的库房空间。从而很大程度上解决了档案保存与存储空间的矛盾。

2、电子档案是直接由计算机进行处理，省去了传统纸质档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，节省了大量的整档时间。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，也省掉了查阅者路途奔波的时间。

3、相对于纸质档案容易损坏、老化的缺点，电子档案有很好的复用性。电子档案重复利用多次也不会有任何损失和破坏。电子档案的重复利用在另一程度上也增长了纸质档案的寿命。

二、纸质档案与电子档案相比的优势

1、传统档案学理论强调，档案文献必须有原始性，即必须是原生载体和原真内容，以确保档案文献的历史凭证价值。传统的纸质档案就具备原始性与真实性两个方面。一是通过内容与原载体的结合来确认；二是通过文件的固定结构与格式来确认。纸质档案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。而计算机更改数据、信息可以做到完全不被觉察，因此纸质档案的生命力在于它在很大程度上保护了原始数据，信息安全、可靠。

2、档案不同于一般的文字材料，不是所有网上办公形成的数据都可作为档案，而是必须经过筛选具有保存价值的材料。纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。

3、目前，各国仍愿意接受将传统信息体现的纸质档案作为有力证据。纸质档案的原始性鉴定，通常采用“原件”鉴定法，一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定。主要信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，本单位部分年代久远的基建档案，房产档案，其印章、发文部门经办人签字、红线图标志等，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。而新技术产生的电子文件若要成为证据，要受到更多的审查。所以，目前解决这一问题的方法仍然是在保存电子档案的同时，将电子文件拷贝输出成为纸质档案文件。

三、电子档案在档案管理中存在的风险

信息技术在给档案制作和管理方面给予了许多馈赠的同时，也必然为之带来更多的隐患，这也是所谓的“高技术、高风险”。

1、电子档案是信息技术的产物，它在大大丰富了档案的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性等方面更为复杂的技术难题和漏洞赋予了电子档案及其管理上。它在给档案的制作和传输及利用上带来了极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子档案带来更多的可能。

2、档案管理工作的分布由相对聚集转变为分散。在电子环境中，档案的生成、处理和流转功能是嵌入各个自动化业务系统之中的，对档案的安全监控、原数据捕获等工作分散在不同的业务点上。这样，一部分责任就会由专门文件管理人员转移到业务系统中每个节点的处理人员身上，档案管理的疏漏和失误等风险就容易产生，并贯穿于整个档案形成环节中，对于后期可能造成一系列连锁反应，甚至于无法弥补。

3、因为档案由某一特定的载体转变为相对独立的符号体系，电子档案的处理和传递可以由顺序推进转变为多向同步进行。这样，档案管理中的某些问题就可能同时存在于不同的节点上，其风险便由异时性转变为共时态。

四、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

参考文献：

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不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

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0 引言

随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。

1 电子档案与纸质档案的各自特点分析

1.1 电子档案的特点

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。

（1）档案信息存储丰富性

电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。

（2） 档案信息生动形象性

随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化

再现。

（3） 信息存储与利用的迅速准确性

电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。

1.2 纸质档案的特点

纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。

（1） 信息与载体的依附性

由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。

（2） 档案信息的原始凭证性

从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。

2 并存时期档案管理工作的发展策略

2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案

管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。

2.2 改进、创立档案管理标准与制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与

确定。

2.3 创新档案管理体系

吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。

（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。

（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。

参考文献

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一、引言

在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。

二、纸质档案与电子档案之间的比较

电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。

三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：

1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。

2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

四、结语

信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。

参考文献：

[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.

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（一）电子档案优点

1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

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中图分类号：C93文献标识码： A

一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势

1、管理效率提升

电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。传统纸质档案信息的保存和传递方式有天然限制，易分散，不便集中统一管理。电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势，大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，极大地提高了管理效率。

2、存储空间的压缩

纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。

3、资源共享的实现

传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。

二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势

电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。

1、载体寿命有待验证

纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。

2、环境的要求严格

电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。

3、安全保护困难

纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。

4、原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。

三、传统档案与电子档案的互补与管理方法总结

1、做好传统档案与信息档案的转化工作

在传统纸质档案与电子信息档案之间，两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式，快速的转化为纸质档案，从而提高档案的简单直观性，使档案达到不同的利用效果；同样的，纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式，快速地转化为电子信息档案，从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的，我们可以利用这种方式来做好资料的备份，为两者的共存选择一个合适的临界点。

2、培养全面的档案管理人才

传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下，也要求有一批紧跟时展步伐，专业的全面型的档案管理人才。现阶段，我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展，就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时，也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用，具备全面的管理水平，担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。

3、对电子档案运行过程科学控制

电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的，而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点，所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此，要加强相关工作人员的安全意识，加大所有相关计算机设备的安全管理力度，设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度，从信息的收集开始，到信息的传递、转换，一直到存储，都要对其进行记录，从而在开放性的电子档案管理中，保证信息的完整与原始性，从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。

4、现代档案实行双套制

想要达到传统档案与电子档案的共存，必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同；同时，传统档案与电子档案之间是可以互相转换的，所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式，两种档案分别利用、分别运行、分别存储，所以在管理时一定要使两者之间可以联系，要建立两个方式之间的通道，使二者能通过一方很快找到另一方。所以，根据传统档案与电子档案的特点，我们可以实行保险又简单的双套制，可以相互联系的两套不同的管理制度。

结语：

纸质档案和电子档案都是历史事实的记录方式，因此价值和作用是一样的，在记录方式与保存方式上却差异甚大，基于档案应用效率的需要，传统纸质与电子档案两者之间需要达到一种合理的共存关系，这是档案工作者工作中的重点之一。

参考文献：