财政档案管理大全11篇

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概述

财政投资评审是指由各级财政部门根据相关规定，对融资建设项目与财政性投资，进行工程预（结）算、概算、竣工财务决算等一系列与实施评价审查相关的工作。财政投资评审档案（以下简称“评审档案”）则是指在财政投资评审工作过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、视音频等原始记录。做好财政投资评审档案管理工作对规范财政投资评审工作，保障财政投资评审工作准确、客观、公正具有积极的现实意义。新时代评审档案管理工作要坚持全生命周期理念，把握评审档案的规律和特点，从评审档案的收集、归档、保管和利用全环节严格执行评审档案的规范和要求，确保评审档案工作的规范性、标准化，以满足新时代财政投资评审档案的新要求。

一、认识评审档案价值

财政投资评审是衡量财政投资项目综合管理水平的重要标尺，也是多角度、全方位、各层次的评价财政投资项目的系统评价体系，是强化政府财政投资管理的重要手段。在思想上要充分认识到做好评审档案管理对提升财政投资项目资金利用效率，规范项目资金使用、做好项目竣工验收等等发挥着重要作用。

1.领导思想高度重视财政投资项目评审档案管理管理领导要高度重视评审档案管理工作，在思想上要充分认识到评审档案工作对于财政投资项目评审工作的极端重要性，是财政投资项目评审的重要信息资源。要把评审档案管理工作纳入到评审业务重要议事日程，强化组织领导，明确部门及人员职责分工，纳入到年度目标绩效考核的重要内容，带头落实各项目标要求，从人、财、物等各方面给予评审档案管理工作以大力支持，营造部门上下高度重视评审档案管理工作的浓厚氛围。

2.管理人员清晰认识评审档案工作的具体人员要在思想上充分认识到评审档案管理工作的重要性认识，明确评审档案工作岗位的职责内容、职责要求，增强做好评审档案工作的使命感、责任感，熟悉评审档案工作的各项基本要求，明确评审档案收集、整理、分类、编目、保管、利用等全过程标准和规范要求，增强做好评审档案管理工作的思想自觉和行为自觉，切实加强财务投资评审及档案管理方面的业务知识学习，提升自身业务素能，为评审档案管理工作提供可靠技术保障和过硬业务素能支撑。

3.增强档案意识观念财政投资评审档案管理工作业务性强、保密事项多、各项要求高等特点，要求档案管理者及具体操作人员要牢固树立法治理念、规范意识，切实增强依法管档、依法用档的意识。档案人员要明确财政投资评审领域相关法律法规以及财政投资评审方面纪律要求，严格按照相关规定和要求自觉做好财政投资评审档案管理工作。

二、全面收集评审档案

资料收集是做好财政投资评审档案管理的前提和基础，资料收集的及时性、完整性和准确性，直接影响到后期评审档案归档、利用的质量和效果。因此，要在思想上高度重视评审档案收集工作，及时、全面、完整地做好评审档案收集，切实做到应收尽收。

1.及时收集评审资料成立评审档案管理领导小组，安排专人负责评审资料的收集，赋予不同岗位人员工作职责。明确不同部门、不同人员承担相应的职责。如财政投资项目单位应定期上报相关评审文件，将评审文件交档案管理人员登记，包括：财政投资项目单位名称、地址、文件资料目录、报审时间、联系电话及联系人签名等，确保评审资料应收尽收。此外，评审人员在日常评审环节注意评审资料的搜集、整理和保管，评审结束后及时移交档案管理部门。

2.明确评审资料范围财政投资评审资料归档范围包括：工程预（结）算审核资料和工程决算审核资料等都应纳入收集归档范畴。前者，主要包括项目立项批文、工程概算文件、施工图纸、预算书、工料分析表、工程量计算书、计算底稿及其他资料；后者，主要包括决算书、工程竣工图、工程建设合同、开工报告、竣工验收证明、施工许可证、隐蔽工程记录、工程监理报告等等。

3.评审资料收集要求评审资料收集应做到及时、规范、准确、完整。如，评审资料收集时要检查内容是否齐全、格式是否规范，评审资料来源是否合法可信。此外，评审员还应保证移交的评审资料内容完整，格式符合相关要求，获得的签证记录、合同文件等真实有效。

三、及时归档评审档案

评审资料收集后，还需要及时移交至档案管理部门，由档案管理部门按照《档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规定，严格按照归档程序做好评审档案立卷、归档等工作，确保应归尽归。1.移交财政投资评审档案应在项目评审人员在项目竣工财务决算批复后，在规定的时间内（通常为15天）将属于归档范围的评审资料收集、整理后移交至档案管理人员。由档案管理人员与项目评审人员共同清点所移交的文件资料数量等，并由双方签字确认，确保评审档案及时移交、完整归档。

2.立卷评审资料立卷程序一般为：分类—组合—编目。即，在评审材料完整收集基础上，将评审资料按特点进行分类，再将分类的材料按照一定规律进行组合，经过组合后的材料再进行系统的排列和编目。其中，“分类”可采用“年度——组织机构”分类法；而“组合”则是以问题为主，兼顾其他，构建紧密联系、保管期限划分准确。评审类以评审报告在前，项目批办单、评审依据等材料在后的原则排列；以全宗为单位，按不同门类、载体、保管期限分别排列。

3.归档根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《建设工程文件归档整理规范》等相关规定，结合财政部门工作实际，档案管理者应把握财政投资评审档案特点和规律，在做好分类整理、装订、立卷的基础上，及时归档文件目录，做好案卷编号和登记，确保归档及时、完整、准确。

四、做好评审档案保管

评审档案记录了财政投资项目的全过程，做好评审档案保管，确保评审档案安全，是评审档案管理工作的重要内容。1.实行分类保管将评审档案分为本年度评审档案和跨年度档案，分别做好相应的管理。其中，内年评审档案应交由档案管理人员单独保存，并于每年年底或者归档月统一交由档案室保管。跨年度档案，则应安排档案管理人员与项目评审人员共同做好档案管理，确保评审档案规范管理。

2.完善保管机制根据评审档案保管实际需要，完善档案保管机制。如，根据评审档案数量，购置相应数量的档案密集架，设置专用库房；档案库房应符合“九防”标准和要求；保持库房温度（14℃-24℃）湿度（50-65%），照片、底片、录音录像等放入特制密封盒、底片夹；购置恒温机、计算机、复印机、除湿机等等。根据信息化发展需要，做好评审档案资料的数字化进程，利用数字信息技术，提升评审档案保管的水平。此外，要定期组织档案管理者深入库房，对评审档案进行全面检查，发现破损退变的评审档案要及时进行修裱、复制；对录音录像档案要定期进行翻录，一旦发现异常要及时补救，确保评审档案安全。

3.健全保管制度根据财政投资评审档案的保管要求和特点，制定并完善保管环节档案管理各项规章制度，为财政投资评审档案保管提供有力支持和保障。根据《档案法》《保密法》的相关规定，制定符合财政投资评审档案保管要求的相关规章制度和标准要求。如，《财政投资评审档案人员职责》《财政投资评审档案安全保管制度》《财政投资评审档案借阅、归还流程》《财政投资评审档案保管保密制度》《财政投资评审档案鉴定销毁制度》等等。

五、注重评审档案利用

档案的价值在于其利用，评审档案利用也是评审档案管理的重要组成部分。随着政府财政投入的不断加大，项目的逐渐增多，政府财政投资项目评审所产生的档案越来越多，档案利用的频率和次数越来多。此外，随着信息技术的快速发展，以及在评审档案利用中的应用，改变了评审档案利用模式，提升了评审档案利用效率。

1.完善档案利用资源首先，要重视评审档案数据库及数字档案资源建设。随着信息技术的应用和发展，丰富的馆藏评审档案资源是档案利用的前提和基础，也是评审档案利用的价值所在。财政部门要结合政府投资项目评审的实际需要，建立具有评审档案内容的数据库建设，将现有馆藏档案资源进行数字化扫描、录入和处理，不断丰富数据库的信息资源。其次，丰富配套资源。随着评审档案利用的频次越来越高，要积极顺应政府投资项目评审工作的发展和趋势，注重档案网络技术的应用，加强后端建设和管理，如局域网平台建设等，为评审档案利用搭建良好应用平台。再次，实行分类管理。评审档案资源中涉及不同类型、不同领域和不同密级的档案信息，要做好馆藏档案资源的分类管理，为档案资源的利用提供便利。

2.丰富档案利用方式评审档案价值是评审档案利用的出发点和落脚点，也是开发多元化评审档案利用方式的基础和前提。因此，评审档案管理部门在数字化加工和数据库建设的基础上，最大限度地发觉评审档案信息资源价值，为评审档案利用提供支持和保障。首先，找准利用需求。通过问卷调查、深入一线等形式，向评审档案利用者征询需求内容和需求方式，结合政府财政投资评审工作的实际，做好评审档案编研，满足不同群体的评审档案信息需求。其次，加大技术应用力度。利用大数据、云计算等，做好馆藏评审档案资源的深度挖掘、分析，加大评审档案编研力度，为档案利用奠定扎实基础。再次，满足信息资源共享。通过互联网、局域网等，推进评审档案在档案管理部门之间、档案管理部门与其他部门之间的数据共享，打破信息壁垒，畅通评审档案信息交流渠道。

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财政档案管理工作对于提高企业管理水平极为重要。尤其是在市场经济体制条件下，企业竞争的不仅是产品质量、服务更是企业的信誉。也只有完善的管理体系才能够加强企业的内部控制，才能提高企业的竞争力。而财政档案管理工作更是企业管理工作的重要组成部分，对于企业制定运营决策具有十分重要的指导作用。因而企业应该采取科学、规范的措施加强财政档案管理。

一、健全组织机构，落实责任制

财政档案管理工作的实质是进行财政数据信息的管理。但是实际情况是多数企业并不重视财政档案管理工作。这极其不利于企业的长久发展。因而企业应该重视健全财政档案管理工作的组织机构，保证财政档案管理能够有序地开展。另外，企业还应该重视落实责任制，确保责任到人，促使员工能够重视财政档案管理工作。

财政档案管理主要是进行各种财务档案的收集、整理、归档、查阅。在健全组织结构时，企业应该建立专门的财政档案管理机构，并细化管理部门。另外，企业还应该重视加强财政档案管理的定期检查，以提高财政档案管理工作效率。最重要的是企业应该根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关条例，落实档案管理责任制，确保出现财政档案管理工作问题时能够责任到人。例如某企业为了加强财政档案管理工作的组织领导，切实提高财政档案管理工作效率。企业成立了专门的财政档案管理小组，并下设办公室，由专门的管理人员负责财政档案管理工作。而且企业还确立了每个管理岗位的责任制，提高企业员工对财政管理档案工作的认识。总之，在市场经济体制条件下，企业应该加强财政档案管理，以使高层决策人员能够全面掌握企业的经济事项，并以此为基础做出有利于企业发展的经营决策，从而促进企业的快速发展。

二、完善管理制度

在新时期，企业应该加强财政档案管理工作制度的管理，并对原有的管理制度进行完善、修订以使其能够适应企业的现代化管理。企业在财政档案管理制度中应该明确规范的工作行为，并尽量保证工作人员在工作中能够有章可循，依法办事。

完善的财政档案管理制度应该包括档案工作制度、档案保管制度、档案员岗位责任制等。为了全面提升企业的财政档案管理水平，企业应该实现财政档案的规范化管理，实现财政档案的“管理有序”。首先，企业应该建立规章制度，明确档案收集、库房管理等工作的工作规范。其次，企业应该结合日常的财务工作从收集、整理、归档、保管、统计、借阅、销毁、保密等多个方面入手，细化财政档案的工作规范。最后，企业应该完善财政档案的后期管理制度，建立档案借阅登记账、移交登记账、档案销毁清册等管理账目，真正做到财政档案的规范化管理。例如某企业的财政档案管理制度中，对借阅登记程序的规定如下：档案室内设有阅览室，查阅档案只允许在阅览室内进行，并且对不允许记录、复印的载体事先申明；对需要借阅的档案履行借阅登记程序。自综合档案机要室成立以来，无擅自出卖、转让、赠送国家所有档案事件发生，杜绝任何档案违法行为发生，无毁损、丢失档案和涂改、伪造档案现象发生，更严禁擅自提供、抄录、公布、销毁档案。另外，为使档案工作能在安全的工作环境下有序进行，综合档案机要室安装了铁门、铁窗、铁柜、防火防盗报警装置和空气湿度检测设备，档案柜内放置虫霉防治药物，并配合制定火灾应急预案，尽量排除一切可能的安全隐患。总之，为了实现财政档案管理工作的规范化，企业应该重视完善财政档案的管理制度。

三、实现财政档案数字化管理

随着我国信息技术的发展，数字化管理系统越来越受到企业的青睐。尤其是对于财政档案管理工作来说，数字化管理不仅能够提高档案管理工作的效率，还能减轻工作人员的劳动强度，真正实现财政档案管理工作的无纸化办公。

实现财政的数字化管理可以从以下三个方面入手：一是实现文书档案数字化管理，包括在线归档、原文扫描、在线检索、电子查阅、文书类原文检索等功能。如档案管理员可通过档案管理系统将上一年度会计凭证、账本录入系统后产生的档案号作为每本凭证、账本的编号，简化查询资料过程；二是加强队伍建设，提高工作人员业务水平。企业应该重视开展财政档案数字化管理的业务培训工作，切实提高工作人员应用数字管理系统的能力。三是完善相应的配套设施，确保照相机、打印机、复印机、温湿度记录仪、灭火器等硬件设备齐全，为档案管理创造了良好的工作环境和条件。如各类文件可以通过录入文件相关内容和上传扫描文件到档案管理系统，在以后的工作中查看文件时，可以直接打开档案管理系统扫描文件，进行查看，简化了查找原始文件过程。总之，实现财政档案的数字化管理能够有效提高档案管理工作的效率，使财政档案管理更加规范、科学。

四、总结

综上所述，加强财政档案管理工作对于提高企业财务管理工作水平具有非常重要的意义。鉴于此，企业应该健全组织机构，完善管理制度，并借助信息技术实现财政档案的数字化管理，切实提高财政档案管理工作的效率，提高企业的竞争力。

参考文献：

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doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.13.050

0前言

档案管理工作对于一些相关部门具有提供信息依据的作用，能在经济发展的过程中，将有价值的信息通过整合和总结，以多种多样的形式进行真实的记录。而财政档案管理的工作，就是将财政档案的信息进行集中整合，加大信息的提供量，并对各种与财政相关联的实物依据进行收集，从而将他们一起用于财政工作。因此，档案管理工作有效的进行对于我国相关部门的工作开展进行具有重要的意义。

1重要意义

1.1行为规范

财政档案管理工作对于日常的财政行为具有一定效率的规范作用。它主要集中体现在财政工作的工作记录上，在财政工作进行的过程当中，对各种有用的相关文件进行整合处理，例如，进行记录或者收集等工作。在这样的过程中，一方面对相关档案管理的工作人员进行了规章制度等方面的严格要求，要求其所收集整理出来的资料要真实有效，具有可参考的价值性。另一方面，通过记录的相关财政档案，由于对其内容的严苛把关，使得对于财政资金的各种用途和来源都起到了有效的监督作用。从而，当相关的财政档案经过各部门的审核通过，将其层层上报到相关部门的过程中，使得上级的相关领导对于财政内容进行实效了解，从而起到了一定的监控作用，进而是实现了上级财政有效的监督下级财政。因此，这样的财政档案管理的工作有助于监察工作的进行，使得财政资金能够有序进行收入和支出，从而实现对日常财务行为的规范作用。

1.2提供依据

财政档案管理工作的基本内容就是将相关的财政信息进行筛选，整合和总结，然后将最有价值的信息挑选出来。进而通过相关人员的审核，确定其真实性和时效性，再通过档案人员的整理结合，最后将信息上报给上级，然后上级人员再通过对内容的了解和相关叙述情况，将区域经济和社会发展现状进行分析思考，从而制定出适合本区域经济发展的相关制度政策。因此，财政档案管理工作为经济的发展和社会的和谐起到了决定性的作用，它为领导者的决策方案提供了有效的政策依据，因此，我们要做好财政档案的管理工作。

2现存问题

2.1信息不够真实

财政档案管理工作在工作的过程中，经常会发生一些问题的存在。信息虚假，不真实就是这些问题中尤为重要的问题。问题的发生，大多因为相关档案资料部门对于资料的管理工作做得不够到位，当档案工作需要进行检查的时候，他们便会为了应付检查而随即编造假的信息资料。更有甚者，他们没有相关的档案资料管理人员进行管理，当面临检查的时候，或是相关部门要求其上报档案资料的时候，他们会临时指派一些人进行档案信息的收集。然而，事实上他们所整理上报的资料因为不是经过专业系统的整理所以缺乏规范性，经常会出现一些纸质凭证或是财政财务报表的信息填写不够规范、没有相关电子信息备份等问题，从而导致很多档案资料的相关问题出现。

2.2审核工作不到位

财政档案管理的档案通常指的是相关财政资料的原始凭证，因此，财政档案的真实性和完整性对于资料的价值具有重要的意义。但是一些相关部门在整理财政档案资料的时候，并不能将相关的原始凭证一起上交，导致档案资料的相关内容很容易被篡改，却无从考证。还有一些档案资料不能及时被归档，从而导致很多问题的发生，使资料缺少真实性和完整性。

3相关对策

3.1注重本职工作

财政档案管理工作的主要内容，就是将财政档案资料进行相对科学的管理，并且要提供相应服务功能的过程，因此，在这个过程中，就要求对财政档案进行管理的工作人员要有较高的管理意识，并且能够乐于献身于财政档案管理的工作之中。在这个工作进行的过程当中，上级领导对相关工作要有较高的重视态度，加强财政档案管理工作的实施，对其人员进行一周一次的检查工作，并对具体的工作状态和工作质量进行考核评分，具体内容可分为按时上班，出错率，工作效率等，并根据评分内容，将绩效资金的额度进行分层限定，从而不断激发工作人员的工作积极性和严谨性。树立相关的意识，甚至是将理念渗透到全体员工中去，从而使相关的工作人员积极的将档案管理的相关工作落实到日常生活中去，使得财政档案的管理工作不仅在自身部门进行管理，从而延伸到各个工作的环节中去，促进财政档案管理工作的全面展开。这样，不仅提高了档案管理的工作效率，也有效的提高了档案资料的质量，并对各部门的工作起到了一定程度上的监督作用。

3.2需要不断完善

财政档案管理工作的自身性质涉及一些法律法规，因此，要想工作顺利进行，就要对与其相关的法律法规进行充分的掌握，针对其工作具体内容，结合相关的法律规定，使档案管理工作在合理合法的前提下进

行展开。需要掌握的法律法规也同样包括出台不久的《档案法》和《会计法》等。并且在单位的日常管理工作中，为了避免相关财政档案管理的工作受到忽视，需要将财政档案管理工作加入到相关的管理范畴之内，以便对财政档案管理工作的落实情况进行严格的监管，对每一步能够进行严格的把关，要做好财政档案工作中的收集，整理和上报等相关工作，将历史档案的相关管理和保密工作做好，对其数据进行保存。设置监管体系，每个员工之间进行互相监管，可以进行匿名举报，设置相应奖励，并针对其具体情况制定相关的规章制度，使其不断完善，将相关的工作做到最好，从而不断促进财政档案管理工作的工作效率和质量，避免资料出现不完整或是信息错误的现象，促进财政档案管理工作不断发展进步。

3.3创新管理模式

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1 做好财政档案管理工作的重要性

档案管理是维护历史原貌的重要过程， 财政档案管理作为一种资源，在各科室，挝坏墓ぷ髦薪真实的活动情况进行记录。这是一项基础性的工作，同时也是公司发展的一项无形的资产。做好了档案管理工作，各部门之间的联系更加紧密，各单位的工作效率更加高效[1]。规范化，科学化的财政档案管理是一个部门良好发展的基础，建立一套完善的财政档案管理制度，使部门的财政项目更加清晰，便于部门制定发展策略，合理安排资金分配，对其在未来发展中可能遇到的风险起到了一定的抵御作用。可以说，只有做好了财政档案管理工作的部门才是稳定的，持久的，可发展的。

2 关于加强财政档案管理措施的几点建议

2.1 信息化管理

随着信息技术的发展，计算机网络在现代生活中的应用越来越广泛。财政档案的管理更要与时俱进，跟上时代的脚步，利用计算机网络，实现更高效更安全的管理。一方面，要切实确保档案的安全性，不断提高计算机的安全性能，加强安全体系的建设，避免重要的财政档案信息被盗走[2]。另一方面，要建立起规范的完善的管理体系，所有的档案存入按照一定的模式进行，以防止在档案录入的过程中发生数据的遗失。从而确保了数据的原始性，实现现代化的管理。

2.2 建立完善的监督体系

为了做好财政档案的管理工作，还必须完善财政档案管理的监督体系。首先从原始数据开始，组织专业人员对原始数据进行筛选，去除掉无用数据，避免将来整理档案时数据混乱，使得工作人员做大量的无用功。其次严格监管档案的录入过程，避免录入人员在录入过程中出现错录，漏录的现象。当录入人员完成档案的录入后及时进行检查，避免错误的积压。由于信息化的应用，为了保证财政资料的安全，必须定期进行软件的更新与维护。

2.3 积极培养电子档案管理的专业人才

在这个竞争极为激烈的社会，人才是企业、机构高效运转，获得最大收益不可或缺的因素。随着信息化的普及，培养专业的电子档案管理人才就显得极为重要。如果没有专业人才的管理，实现财政档案的信息化管理就成了纸上谈兵。培养电子财政档案管理的专业人才，可以将财政档案管理的信息化付诸实践，真正实现财政档案工作的高效管理[3]。

2.4 及时做好设备的维护的更新

网络是一把双刃剑，利用网络加强财政管理效率的同时，网络安全的重要性不可忽视。一旦网络系统防护性不强，数据库遭到黑客的攻击，那么所有的档案资料就会外泄，为公司造成不可估量的损失。因此，做好设备的维护和更新极为重要，既可以保障档案信息的安全性，又可以使档案的存贮更加清晰，更加便捷，减少档案管理人员的负担。

2.5 加强财政管理队伍的建设

想要更好地利用计算机高效做好财政档案的管理工作，就需要一支强大的管理人才队伍。加强财政管理队伍的建设不但要确保每一个人的专业知识和管理能力，同时也要注重对他们计算机技术的培训[4]。使得他们可以将自己管理的专业知识和计算机应用联系起来，更好地实现高效的财政档案管理。

2.6 创新管理体制

想要利用计算机高效的做好财政档案管理工作，没有一个新型的管理体制不能达到高效管理的目的。可以采用资源平台化的方式，建立整个公司的财政档案存贮平台，再将平台按照公司的各部门分成若干部分，每个部门都可以共享这个平台，彼此之间又是独立的，互不干涉的[5]。真正做到了资源整合，同时保证了各部门资料的独立性。上级领导调用资料时可以直接在平台上进行调用，方便了档案的使用。为了保证资料信息不被泄露，每个部门都要有一套独立的登录密码，该密码最好分为多个部分，由不同的人来掌管，需要启用资料库时，必须掌握密码的人全部同意，资料库才可以开启。避免了资料库擅自被人启动，致使资料泄漏的风险。

3 结语

总之，财政档案管理在部门的发展中有着不可或缺的地位。随着科技的日新月异，财政档案管理也要紧跟时代的浪潮，积极进行改革与创新。搭上互联网的顺风车，加强人员建设，完善管理体系，做好设备的维护和更新，实现财政档案管理的信息化，现代化。使得财政档案管理更加高效，更加清晰准确。随着财政档案管理体系的完善和提高，其对部门发展的导向性更为明显，可以有效的帮助公司做出财政决策，避免造成公司的财政损失，同时精简了人员队伍，提高了人员素质，使管理人员技能更加完善，管理更加高效。财政档案管理的现代化已形成不可阻挡的趋势，顺应时展的潮流，紧跟时代步伐，在给公司发展带来挑战的同时也迎来了新的契机。

参考文献

[1]魏琴，石杰.如何做好财政档案管理工作[J].时代金融（下旬），2013，（5）：57-57.

[2]刘雨兵.做好财政档案管理工作要点分析[J].黑龙江史志，2015，（12）：75.

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1现阶段财政监督档案管理工作的注意事项

1.1保证档案资源的全面性和系统性

财政监督档案管理不同于一般的档案管理，涉及的内容繁多，不仅有财政收支管理，也有会计监督工作；不仅有金融市场管理，也有国有资产监督，这些工作不仅包括行政方面的管理也包含党建方面的管理，这些各个领域的不同工作加在一起组成了财务监督档案管理的系统，财政监督档案是以财政档案为基础而存在的，因此财政监督档案理应服务于财政管理档案，同时也应该体现出监督管理的特点，围绕财务、会计管理和金融等工作建立起详细健全的管理档案，努力形成一个真实科学、全面系统的财政监督档案管理体系。

1.2将信息技术在财政监督档案方面带来的利益最大化实现

现代化网络信息技术的发展在各行各业都被广泛应用，若将信息技术应用在财政监督档案管理中将给财政监督档案管理部门带了许多便利，这给档案工作管理带来了新的机遇，网络的发展不仅缩短了人与人之间的距离也很大程度上缩短了人与信息之间的距离，因此企事业单位应该将信息技术充分利用到财政监督档案的管理中，与此同时，企事业单位也应该考虑到计算机的配置问题，首先计算机要有过硬的硬件配置，这样有利于档案管理工作的顺利进行，其次企事业单位也要比较选择合适的管理软件，使档案的信息管理能够符合当前自动化技术的数据要求和标准。以上问题处理好的同时，企事业单位还需要注意加强财政监督档案的数据库的创建和管理，这可以方便档案管理人员通过计算机网络将信息资源进行快捷传输、有效利用、及时反馈，也可以大大提高财政监督档案信息的准确率和全面性[1]。

1.3培养档案管理人员的综合素质和业务能力

首先，作为一名档案管理人员必须有强烈的责任感和良好的职业素养，在工作过程中要做到认真负责、爱岗敬业、有强烈的学习精神和创新意识，能够做到一边工作一边进步，在思想层面和政治层面上提高自己，在工作中要秉承着服务于财政大局的工作理念，为财政监督档案工作的发展和进步贡献出自己的力量。其次，财政监督档案管理工作有很强的业务要求，档案管理人员要想出色的完成工作必须有专业的知识储备和较强的业务能力，应该对财政监督档案的具体情况和具体内容有一定的了解并努力掌握，对财政监督档案的收集、整理、统计等工作做到精通，有良好的学习能力和学习意识，通过学习不停的丰富自己、提高自己，只有如此才能在工作中做到游刃有余、轻车熟路，以及时应对最新的机遇挑战，更好的服务于财政监督档案管理工作[2]。

1.4加强日常管理和日常积累

财政部门不同于一般的管理部门，它是一个具体的政府工作部门，它独特的工作性质决定了财政工作的繁多与杂乱，因此与其他不同工作部门交涉产生的工作档案就有多种形式和多种种类，这些财政档案的特点就给财政监督档案提出了关于档案如何管理如何积累的问题，而结合日常的工作经验，为了保证档案管理的工作目的的实现和档案工作水平的提升，各企事业单位应该更加关注档案的积累并且对档案进行统一且集中的管理。目前各企事业单位的财政部门对文件和材料基本上都能做到及时记录归档，也基本上都能保证档案的完整性和齐全性，但是却不能保证对档案进行统一性的集中管理，有很大一部分档案没有归档，仍然在个人手里保存，这回对财政监督档案的准确性产生影响，所以，财政部门应该按照财务文件材料的范围进行归档，尽量达到档案管理的齐全完整的归档标准，还应该加大对档案集中管理的工作力度，要求各个岗位的工作人员把档案的移交作为首要工作任务，保证档案交接过程顺畅、档案安全完整，为财政监督档案管理工作打好基础[3]。

2结束语

通过信息化方式对财政监督档案信息进行处理可以令财政监督档案信息与其他部门的各类信息更好的紧密结合在一起，从而成为一个完整的档案系统，这种系统的出现，为人们更好的利用信息提供了很大的方便，也能帮助人们更好的利用档案信息为财政部门工作。在此同时也需要培养档案管理人员的业务能力、加强档案的日常管理和日常积累，努力做好财政监督档案的管理工作。这无论是对机关事业单位还是社会企业来说都是百利而无一害的。

参考文献

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企业财政档案管理的工作内容涵盖范围较广，其不仅包含了对企业财务信息、报表、工资表等信息的归档和整体，还包括对企业实物财产、企业形象和公信力等企业无形资产的管理。良好的财政档案管理工作模式对于企业正常运行和成功投资具有重大意义。财政档案管理可以为企业决策者的投资行为提供重要的财政信息支持，最大限度地提高企业投资行为准确性。同时良好的财政档案管理工作可以从侧面规范公司的财政行为，通过严格明确的财政规章制度规范企业每个成员，以制度管人才，充分发挥财政档案管理的监督之用。

一、当前财政档案管理工作中的不足和局限

虽然财政档案管理工作的巨大功用已经越来越被人所熟知，然而，毋庸讳言的是当前我国财政档案管理工作存在着诸多问题，这些问题都为企业之后的可持续健康发展埋下了巨大的隐患，阻碍了企业的现代化步伐。

首先是财政档案管理工作人员素质不高。企业财政档案管理工作内容涵盖范围广，工作对象多为繁琐的数字和表格，以及财务统计工作，这些工作内容都要求工作人员具有细密的思维能力和严谨的逻辑思维水准，同时对工作保持良好的耐心。然而，当前很多企业财政档案管理部门存在着工作人员素质不高的问题，缺少相当的专业知识积累，没有现代化的财政档案管理理念等问题。

其次是缺乏完善的财政档案管理工作规章制度。完善而成熟的档案管理工作制度体系是任何种类信息和档案管理工作的基础。然而，从当前现状来看，由于上世纪六十年计算机的横空出现，整个世界进入现代化电子信息时代，猝不及防之下传统的财政档案管理工作机制已经不能完全适应现代化工作要求，同时，令人尴尬的是与网络信息时代相对应的现代化财政档案管理工作机制并没有完全形成。因为缺少了统一的管理工作机制，往往造成财政档案管理人员各自为政、不成体系、漏洞百出甚至事倍功半的问题出现。

最后是传统观念中财政档案管理工作的定位不准。虽然前文论及财政档案管理工作对于企业行为和投资决策正确性的重要意义，但是大多是企业职员甚至是管理层人员都认为档案管理工作实为虚职，毫无实权，故而对财政档案管理工作十分轻慢，这是认识论的错误，同时也必然导致工作态度的漫不经心和工作行为的毫无章法，破绽百出。

二、关于解决当前财政档案管理工作中存在的问题的措施的几点思考和建议

财政档案管理工作中问题的解决和工作现状的改善都必须首先从档案管理工作人员的观念入手。从观念上矫正原先不正确的工作理念，充分认识财政档案管理工作的重大价值和自身工作的重大意义。彻底摒弃那种工作要权，向“钱”看齐的错误观念，从整体和宏观层面考察财政档案管理工作的意义，充分认识到财政档案管理工作的重要性和不可或缺性。

其次，财政档案管理工作中问题的解决和工作现状的改善还应该依靠一支高素质工作团队的建立。人永远是现代经济活动中的主体和决定性因素，只有具备高素质的人才队伍才能将工作保质保量的完成，人才召集和储备也是任何一家企业保持核心竞争力的关键。人才发展战略反映到财政档案管理工作团队中就表现为高素质的工作团队组建和成了。对财政工作人员进行专业技能和专门领域知识的培训。比如对网络的清楚认知，熟练掌握基础电子办公技术。同时掌握先进的财政档案管理理念，将理论知识与实际实践相结合，建设现代化的财政档案管理工作。

最后，财政档案管理工作中问题的解决和工作现状的改善不可缺少相应的监督机制、评估体制和赏罚体制。所谓无规矩则不成方圆，企业作为复杂整体，其中劳动力多元、思想观念复杂、工作态度迥异，这些都是工作成效的重要影响因素。而对于财政档案管理工作来说，没有必要的监督机制，容易产生各自为政、放任自流的嘈杂局面。而工作绩效的考核、个人工作成果的大小都是评价员工价值和员工工作能力以及员工薪资福利水平的重要决定性因素，因此建立针对财政档案管理工作的评估机制对于分析其工作人员的工作成果和工作能力至关重要。而评估机制的意义和价值很大程度上在于通过赏罚分明的赏罚机制来论功行赏，论过罚错。从这个意义上说，监督机制、评估机制和赏罚机制三者环环相扣，前后承接，是保证财政档案管理工作顺利进行的三项基本体制保证。

三、结语

财政档案管理工作内容复杂，意义重大，理应被企业决策者高度重视。然而当前财政档案管理工作中存在的体制不完善、员工素质不高、工作定位错误等诸多问题，而解决措施往往就是来自于这些问题的针对面：高素质财政档案管理团队的建设、现代化财政档案管理理念和管理体制的引进以及对员工错误观念的矫正等等。新时期是现代化建设步伐不断加快的时期，也是网络信息技术飞速发展和更新的时期，财政档案管理工作存在历史悠久，然而历久弥新，新的活力来自于从现状和问题出发的自我革新，只有创新，才能发展。

参考文献：

[1]陈骆.浅谈财政档案工作的现代化管理[J].办公室业务，2012（8）；14-17.

[2]罗秀梅.浅谈档案管理现代化[J].黑龙江科技信息，2009（19）；87-91.

[3]董君，乔晓松.知识经济时代档案的现代化管理[J].松辽学刊，2001（20）；17-18.

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doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051

0 前言

随着中国改革开放，加速了中国的经济发展，档案不仅要具有一定的社会效益，更要体现出对国民经济发展的重要性。而对财政档案实施现代化的管理，不仅是为了提升财政档案的工作水平，也是为了跟紧现代化社会的脚步，在不影响正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使财政档案工作真正达到高效率、高水平、高质量的状态。

1 档案现代化管理的重要性

随着信息数字化逐渐普及，信息已经不再是单纯存在于纸张上的文字，而是以一种更加简洁的数据形式存在。?@一改革对各个行业都有很深远的影响，而档案作为一种基础的信息存在方式，在大环境影响下也应该作出相应的改变。财政档案作为帮助企业记录财政活动的重要凭据，在传统的管理工作中已经出现了许多的问题，比如大量的信息导致档案分类工作量过大，传统的记录方法致使工作时间过长，收录过程较困难等。但如果将计算机技术运用到档案管理工作中，把档案信息的收集、整理以及分类都与电子办公相结合，就会使整个档案工作变得轻松得多，也会变得更加高效。但与此同时，就需要提高档案管理人员对现代化电子设备的掌握程度，以及熟练程度。

2 当今财政档案管理中的问题

近年来，为了迎合国家的发展以及现在的盛行创新意识，财政档案的工作也需要进行创新，想要创新首要的工作应该是找到现在财政工作中存在的问题，有针对性的进行改进、完善。在改进过后才能看到创新的具体点，跟上现代化管理的步伐，因此，总结出以下几点财政档案中存在的问题。

2.1 财政档案很难实现全部电子化

财政档案电子化工作进行起来难度系数大，且要求工作者能够熟练地掌握计算机的相关软件，但是现在在职的工作人员资历较深，但新鲜事物接受的并不好，对电子文件和文档的概念十分模糊，导致档案存档工作进行的不彻底，工作中存在漏洞，还有一些员工因为工作量大而不愿意实施电子化存档。

2.2 相关工作者对现代化管理存在抵触心理

所谓现代化管理，就是利用电子设备快速有效的完成档案相关工作，但其中的老员工对于新的管理方式比较陌生，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，对新的工作方式需要时间去学习与适应，而在这一过程中很容易产生烦躁情绪。

2.3 相关操作没有统一的规章制度

目前，档案工作的现代化管理操作没有得到统一，使得工作人员的具体操作五花八门，虽然工作人员根据具体的工作环境使用了一些软件开展工作，但真正使用时，难免会遇到操作不规范等的问题，使得财政档案管理工作虽然实施了现代化，但实质上实施得并不彻底，依旧没有起到相应的作用。

2.4 无法完整得收集财政档案

财政档案所涉及方面较多，其中不仅包括业务档案，会计档案也会非常多，因涉及的部门较多，而每个部门都会有自己的工作方式以及管理程序，在档案收集上就很难做到每个部门的档案都统一，而业务部门又事务繁多，这样就大大增加了档案收集以及归档工作的难度系数。

3 实现财政档案现代化管理的方法

3.1 制定统一的档案管理准则

档案现代化管理的现状就是杂乱无章，因为其使用软件、管理手段都得不到统一，不同的档案管理者有不同的工作方法，这使得档案管理现代化迟迟得不到提升，因此，首先应该改进档案管理的硬件设施，如互联网提升、相关软件的进一步升级等。现在真正影响档案工作顺利开展的，不是计算机设备的缺乏，而是没有相关规范的使用方法，使得计算机设备无法发挥其最大的作用。因此，档案管理工作急需建立一套统一的管理准则，并根据时代变化及时进行更新换代，为相关的档案管理工作人员提供统一的行动依据。管理人员通过计算机技术对档案进行分类，以及档案的排序，为档案存档工作节省了大量的人力以及物力，还实现了档案存档的电子化。而针对一些馆藏资料应该加强管理，实施跟踪管理，了解这些资料的动向十分重要，并且在电子存档的基础上，依旧保管好相应的纸质资料，对其进行双重保管，推进档案管理的现代化。

3.2 建立合适的财政档案管理制度

财政档案的管理工作虽然要求进一步的实现其现代化，但我们在完善管理系统的时候，依旧不能忽略最重要的部分，即档案管理工作的承载体――管理人员，实现档案管理现代化的目的是为了减少人力以及物力的资源浪费，但不代表我们会完全放弃对人力的使用，因此，在完善档案管理工作的同时，我们也应该建立起合适的财政档案管理制度，也就是对档案管理工作人员提出一些要求。对于财政档案管理这一个工作的工作特性，要求工作人员严谨、细心，并且在真正的工作过程中，时刻要求自己保持开拓创新的精神，并且能够主动地去完成自己的本职任务，在服务其他部门的工作时保持谦逊的态度，以进步式眼光看待日后的财政档案管理工作，做到与时俱进。

3.3 细化档案管理工作分配

常见的档案管理工作主要分为材料收集、整理与分类、归档与存储这三个步骤。对财政档案管理工作同样不够重视，导致在工作分配上不够合理，经常出现一些工作人员忙得焦头烂额，而一些工作人员却没有事情可做，因此，应该进一步细化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要进行资料采集工作时，负责档案存档的工作人员可以在家休息；又或者采用实时工作的方式，对每一份采集上来的资料，及时进行整理分类，使工作效率大幅度提升。

3.4 培养现代化人才

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二、加强档案信息化管理的领导、组织实施

平时指定专人负责档案计算机的使用和管理，按要求设定开机密码，不与互联网连接，确保计算机的安全，有力地促进档案工作的深入发展。严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度。切实把会计档案工作列入年度工作任务，积极推动档案工作的科学有序开展。加强财政档案管理规范工作，促进电子档案的开发利用。对于整理的所有档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享。逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库，查询档案可不进库房，不翻阅纸质材料，实现电脑查阅及打印技术。

三、加强档案业务培训和信息保密制度教育

不断提高财政档案工作人员的责任意识和业务水平，扎实做好档案建设和管理工作，注意档案保管和保密细则及要求，加强库房管理、认真做好人事档案移交手续和档案鉴定销毁工作。立足档案管理规范化、制度化、现代化、科学化建设，不断强化管理、规范操作，着力提高档案管理的水平和质量。利用业务学习和会议等形式，组织工作人员学习《档案法》等法律法规。添置、改造和完善硬件设施，改善档案管理条件，做到档案室与工作人员办公室分开，保证档案保存质量。组织专职人员对文书档案、会计档案、实物档案进行全面整理、科学分类、规范归档，做到内容详实、信息真实、便于查阅。并制定了《档案管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度，明确档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作有章可循。为切实加强对档案工作的组织领导，设立综合档案室，所内全体同志各自在搞好本身业务工作的同时，都能主动整理收集、移交好资料；为了落实责任，将档案管理工作纳入到工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核、一起奖惩。定期召开档案工作碰头会，了解档案工作情况，给档案工作以必要的人力、财力和物力保障，从而为财政档案整理工作的顺利开展打下了坚实的基础。

四、财政档案信息服务工作创新

1.尝试开展多样化的有偿服务。财政档案部门可以以适当的方式证明自身的经济价值。例如财政档案部门在为企业管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理，以引起合理的有效的关注。另外，档案部门拥有一些相当不错的设施和技术，如复制、修裱技术、图文的绘制、晒制整理装订等，完全可以将这部分服务市场化，为档案部门自身建设提供良好的经济基础。

2.开创新的工作方法。财政档案部门要开拓新思路，改变只出不进的观念，利用财政档案的凭证价值和信息价值为本地区谋取福利。

3.构建全方位的档案资源。开展档案、文件资源网上采集、网上管理、网上查询服务，加强财政档案信息化规划、管理，整合档案及现行文件信息资源，统一标准、统一平台，构建档案、文件分布式资源交换中心和资源查询中心，实现档案资源数据的无缝集成。在财政档案业务流程方面，按照国家有关标准，对档案资源整理采用网上在线信息流工作机制，实现档案信息全程直通处理。

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在现阶段乡镇财政档案管理相关工作的展开受到严重的阻碍，这样问题的产生主要就是因为乡镇财政档案管理相关的人员其专业水平并不是十分高所造成的，尤其是对于现在来说相关的档案管理人员在数量上也并不是特别多。另外一方面原因主要是相关的领导并没有得到足够的重视，相关的工作人员在乡镇财政档案管理部门进行工作之前并没有很高的专业技能和专业知识，尤其是其中一部分人对大量的工作并不能有效的去完成，以上这样的一系列问题就直接的影响了档案管理工作的顺利开展。

（二）相关的管理制度不完善

对于档案的现代化管理来说在实际进行的时候主要就是依靠计算机来进行的，所以在很大程度上也就对那些传统的档案管理制度进行了重构，但是现阶段乡镇财政档案管理现代化方面的工作制度在大多数的乡镇中并没有去及时有效的制定出。在乡镇档案管理实际工作的时候很多方面的规范并没有做到完全的统一，而且多数电字档案在一定程度上还会存在被人篡改以及相关环节丢失的可能性，所以这些问题对档案的安全性和真实性也在很大程度上发生了降低。另外，科技不断的发展计算机安全方面的问题也频繁的发生，所以要想有效的保障乡镇财政档案的可靠性和安全性，就需要去对相关的规章制度进行保障并不断健全。

（三）基础设施方面的不足

开展现代化的管理工作和传统的档案管理工作并不相同，它是需要有着电子计算机设备去进行支持。但是大多数的乡镇在现代化档案管理方面的投入并不是很高，所以在设备的购置上严重的缺少资金的保障，这样的情况就直接导致了工作的实际需求没有办法去进行满足，严重的影响了乡镇档案现代化工作的展开。

二、加强现代化管理的有效措施

（一）对档案管理人员的素质进行提高

乡镇档案管理的相关的管理人员还存在着很多问题，个别的工作人员的计算机水平比较差并且相关专业水平也不是很高，所以对于出现的这一系列问题就需要去具有针对性的采取解决措施。那么在实际进行的时候，首先在各个大中院校中可以逐渐的去开设档案管理相关的专业课程，同时要积极的去鼓励学生去报考档案管理方面的专业，并对学生不断的进行更加专业化的培训，通过这样的方式来不断的为档案管理工作去提供更加高素质的人才。而对于已经在档案管理岗位的人员来说，不但要让他们逐渐的适应档案的新要求以及新形势，同时也需要去对它们的专业知识进行不断的培训。并且对于班组来说也需要去不断的进行横向的互动与交流，在互动和交流中学习其中的经验及教训，在此基础上去逐渐的创新出新的理念和模式。

（二）构建现代化的管理制度

相对于比较传统的档案管理工作在现代化的社会已经不能有效的满足财政档案管理方面工作的各种要求，所以相关的部门就需要根据现代化财政管理工作的种种要求去积极有效的建立出更加适合现代的档案管理制度。那么在建立新制度的时候，首先就需要做好对计算机的安全保护工作，并对电子档案的管理进行强化，另外在进行档案管理工作的时候，其中有很多个环节，因此针对这些环节就需要去制定出科学的统一的操作规范，对档案信息被篡改或者是信息丢失这样的情况有效的避免，切实的保证档案相关信息的安全性。

（三）完善基础设施的建设

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一、如何实现财政局电子档案数据库数字化转化

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人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。

1 人事档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。

1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。

1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于统计。人事档案的整理给档案统计带来极大的方便。人事档案的统计是原始记录，最终汇入的数字准确真实。原始记录是第一手材料，记录的事项具有具体性，它是进行大量的观察、取得统计资料和编制统计报表的基础，在此基础上还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、总汇，如档案资料的收进转出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。这也是保证统计数据准确即时的一个好方法。

1.4 便于利用。对人事档案采取专门的保管措施是非常重要的环节，这有利于维护人事档案的完整和安全，便于人事档案能长久为社会提供服务。如果一味追求方便利用而忽视对档案资料的保管和保护，造成干部/职工人事档案资源的损害会给队伍建设带来不利的影响。人事档案在库房保管时要将档案进行编号登记、有序排列、科学存放，对收进、转出、查阅、借用都要做详细的登记，检查核对 ，然后入档入柜，避免积压，合理布局，方便利用者。

2 合理开发运用人事档案

2.1 人力资源规划。人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。

2.2 招聘筛选。人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。

例如在企业内部岗位出现空缺，需要在企业内部进行招聘时，人力资源管理部门在公布岗位需求，接到应聘申请之后，可以根据需求查阅相关员工档案，直接剔除不符合基本条件人员，如年龄、学历、专业等，对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本，筛除虚假信息，使招聘筛选工作更高效、准确。

2.3 员工培训与开发。人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

2.4 薪酬福利。员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

2.5 绩效考核。人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查，从而避免不必要的争议，确保绩效考核工作的公平性、公正性。

2.6 职业生涯规划。通过进行人事档案分析，可以根据各员工的不同特点将其进行划分，根据需要行成不同的人员分类，如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等，为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展通道相联系，明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距，从而可以实现职业发展途径的激励性，实现员工的职业生涯规划。

3 做好人事档案管理工作

3.1 档案管理人员要提高对人事档案工作重要性的认识。人事档案人员应该不断地加强自身学习，增强工作自觉性。同时注意宣传提高专业人员的档案意识，提高对人事档案工作重要性的认识。