档案管理基本要求大全11篇

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【摘要】本文从水利工程档案管理的基本要求、核心内容和管理措施三方面进行了具体的分析和阐述。

关键词 水利工程；档案管理；核心内容；管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程档案资料管理的基本要求

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。

1.1档案管理的依据和竣工验收

水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》（水办〔2008〕336号）；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223- 2008）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》（水监［2003］370号）；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类（照片或录像）的声像或电子材料分别立卷。

1.2水利工程档案的归档范围与要求

水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15～50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

1.3档案资料验收与移交

水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。

2. 水利工程档案管理的核心内容和管理措施

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。

2.1水利工程档案的核心内容。

（1）工程准备阶段资料：是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。

（2）施工资料：是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。

（3）监理资料：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。

（4）竣工验收资料：是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。

2.2工程资料的管理职责。

（1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。

（2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。

（3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。

（4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。

（5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

2.3水保档案管理的必要性和对策。

（1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系，档案资料调阅、调集或查询困难，档案信息利用率低，或大部分既有资料未归档、建档。

（2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在，档案资料分布散乱。

（3）档案管理人员匮乏。

（4）未实行专业化管理，档案资料保管或存储的软、硬件条件差，档案资料破损现象严重。

（5）法制意识不强，档案管理工作未引起各地的重视，也无专项经费投入，制约了档案管理的规范化建设。

2.4规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准，建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识，建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力，为水土保持及社会公众提供服务。

3. 总结

水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。

参考文献

［1］梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电，2008，（4）：78～79.

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【中图分类号】R197.32 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是负责辖区内血液的采集和保障临床用血的公益性单位。近年来，随着无偿献血事业的蓬勃发展，血站档案管理工作的重要新也日益凸显。特别是我站在2005年通过ISO2000质量体系认证后，血站献血档案管理的制度化、系统化也进入了规范发展的轨道。同时，随着血站计算机网络管理的普及，也给献血档案管理的安全问题注入了新的特点和内容。

1 基本要求

1.1 保障血液质量安全：保障血液质量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液质量安全方面不容出现任何闪失。献血者档案作为血站整个大质量系统中的最起始阶段，是关系血液全面质量管理成败的基础环节。因此，献血者档案的完整、准确，将成为考量整个采供血流程中“质量第一”原则的最初保障。

1.2 保存献血过程的记录 ：目前阶段，医患矛盾日渐突出，各类医疗纠纷层出不穷，作为医疗卫生单位的血站也势必无法避免的面临医患冲突的危险。随着人们法律知识不断充实和自我保护意识的增强，以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施，血站在纠纷中如何免责是一个非常现实的问题，一份完整、翔实、准确的献血者档案必将成为分辨各方责任的重要依据依。献血者档案中各项纪录的原始真实及可追溯性与见证性具有长期甚至永久性的保存价值。

1.3 筛选安全血源的依据：从经血液传播性疾病的低危人群中采集血液是保证献血者、受血者身体健康的基本要求，献血者档案的各项记录将有助于从中筛选出健康合格，适于多次献血的安全血源，也有助于及时掌握献血者的身体状况，以便于为其选择最佳献血周期提供依据。

2 献血档案材料归档范围

献血者档案的归档范围应包含整个无偿献血的过程，即从体检化验献血直到血液用于临床的过程。这其中包括了血站工作中的主要业务科室，应归档的献血者档案材料包括：无偿献血健康征询表（包括献血者姓名、证件号码、从事职业、联系方式等基本情况）、体检记录、采血记录、检验记录、成分制备记录、入库出库记录，血液运输记录、各环节质控等。

3 如何管理献血档案

3.1 档案管理人员基本要求：不仅要政治可靠、业务过硬、具有良好职业道德，还要不断加强自我修养,自觉地抵制来自各方面和各种形式的腐朽观念、遵守职业道德,从党和国家的利益出发做好档案管理工作。作为血站的档案管理人员，更要有一定的血液专业知识常识，能及时与相关科室沟通，为如何更完整的保存献血档案出谋划策。

3.2 献血档案的正确采集是保障献血档案完整安全的前提，其具有环环相扣、分散处理、信息共享的特点。这就要求各相关科室人员各司其职，及时准确的记录整个过程。同时，需各科时间交接的各类原始档案和数据信息要进行核对，双方确认无误后签字交接。分层把关，相互约束，确保数据来源的准确。

3.3 建立献血档案的归档和借阅制度，由档案形成部门负责收集、整理后移交档案室归档，并由档案管理人员立卷。借阅时根据根据不同层次的借阅人员划定不同的借阅范围,对一些记录有个人隐私的文档或含保密信息的资料要进行特别管理，确保不失密、不泄密及档案的完好无损。

总之，要提高血站献血档案管理工作水平，还必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，以及相关工作人员共同的努力，以此使得档案信息能够被更好的利用，以提高档案信息化和自动化管理水平，为血站管理提供优质高效的服务。

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（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的缩写，中文意为“面向服务的体系架构”。它是一个组件模型，“SOA”主要是一种涵盖架构风格、编程模型等一套新的分布式软件系统构造方法理论，主要包括这几个过程：从建模到开发，然后整合再部署，最后运行、管理。它将不同的服务通过接口联系起来，使得服务可以使用通用的方式进行管理。建立在以SOA基础上的信息系统，可以自行研发组织，具有良好的维护性、可用性和可扩展性。

（二）运用企业服务总线的方法（ESB）

支撑SOA的关键是其消息传递架构――企业服务总线（ESB）。ESB采用“总线”模式来管理和简化各服务应用之间的集成拓扑结构，在网络中起到一个连接的作用，以接受的开放准则作为支撑点，然后使得事件以及消息等动态之间能够相互关联和通畅，是一种在服务和应用之间标准的集成方式。ESB作为最基本的连接中枢，使得网络之间的连接能够更好的进行，是构筑企业神经系统最为根本的要素。ESB架构主要使得异地应用之间的消息能够发送和接收，除此之外，还能够通过ESB发送和接收消息。

二、在SOA的基础上建立高校人事档案管理系统

（一）建立高校人事档案管理系统的基本要求

高校人事档案管理涵盖了各个不同的部门和方面，建立高校人事档案管理系统的基本要求就在于能够使现有的各类管理系统能够完好的保存，以及让系统之间有所差异，这样能够让用户更好的查看个人信息。新的系统还应具有安全性和可靠性，能够很好地维护用户的信息安全。除此之外，新的高校人事档案管理系统还应最大程度的适应各个板块，使得各个板块之间能够自由的传输，能够屏蔽系统之间的差异性，

（二）高校人事档案管理系统体系结构

SOA系统能够很好的满足高校人事档案管理系统的基本要求，它能够将高校人事档案管理系统中的数据很好的连接起来，建立起一个完整的SOA高校人事档案管理系统的构架。主要可以分为几个方面，第一就是基础应用方面，组成各

个部分的主要是人事档案管理系统，主要包括教学、科研、工资、学生、图书、资产、办公、人事等各个方面，例如人事管理系统主要包括的是教师的基本信息，教务管理系统主要包括考试的工作以及科研两个方面，等等这些都是教师的基本信息，人事档案管理的最基本的就在于人事档案的数据与其他部门的数据共享。第二就是接口方面，主要的作用就是将上述的基础应用方面的应用程序以及共享数据等通过协议封装、接口为服务，将这些作为企业服务的总接口。第三就是企业总线方面，主要对日志、业务、安全、公用等方面的服务来进行管理，除此之外，还应增强业务方面的柔性，使得面向服务中的高校人事档案管理系统更加完善，第四就是流程方面，是各个部分的组件组成的，主要的工作任务就是负责服务的构建以及编排。第五就是表示层面，就是将高校人事档案管理系统的需要发送给客户，用户便可以通过这个快速查阅以及接受这些消息。最后就是接入的过程，可以通过多种电子产品，例如电脑、手机等等接入这个程序，这个也为当前的很多用户提供了一个接口，为以后的扩展奠定了一个良好的基础。

三、在SOA的基础上高校人事档案管理系统设计

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2PKI和PMI技术应用实际

（1）PKI技术。PKI技术主要是指公钥基础设施技术应用，其作为一个应用平台，最核心的工作就是提供公钥并建立加密服务体系，系统平台能够按照工作要求进行自动管理与引导，大大提升其网络平台的安全性与可靠性，用户利用加密技术与签名技术通过该平台具备一定的便捷性，尤其是对一些涉密的档案信息材料，其完整性与可靠性都能进一步提升。（2）PMI技术。PMI技术就是特权管理系统的设置，在认证阶段需要根据属性证书的要求，进行管理平台的应用授权。该技术还会依赖PKI系统，通过对针对性的服务应对，在用户提出相应的服务要求之后进行验证，则数据信息获取与共享阶段的过程安全性与稳定性就能逐步增强。

3双证管理模式的构建

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一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析

传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：

（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。

（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。

（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。

二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求

综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：

（一）一体化信息资源平台的建立

根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。

（二）便捷查询利用手段的开发

房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。

（三）软硬件基础设施建设

硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。

（四）应用系统开发

首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。

三、结束语

综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。

参考文献：

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中图分类号：D523.2 文献标识码：A

一、存在的问题

1、多数医院因为资金和人员配置的问题往往忽视医院档案的作用，通常缺乏明确的任务目标和具体的措施，档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，而且因为各家医院档案隶属于不同的行政机关，所以相互之间联系很少，是各自为政的发展模式。

2、档案管理模式问题，馆藏资料和数据库“大不全，小不精”，既重复浪费又出现资源闲置。档案管理分散，不利于档案的完整和安全。各级医院在管理档案时没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

3、档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

4、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，档案用房狭小，不符合档案保管的标准，设备陈旧，技术落后，也制约了档案事业的发展。随着科技技术的发展，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。

5、人事管理体制和机制不完善，财力物力的匮乏。许多医院档案管理人员都面临这年龄偏大、专业不对口、学历参差不齐，只能进行一般工作。医院大部分的财力物力都被放在医院的医疗设备的更新、人才的培养和扩建病房等硬件建设上面。对档案管理这方面投资较少。

二、医院档案管理工作的基本要求及其工作的特点

（一）医院档案管理工作的基本要求。

1、医院档案管理的标准化要求。档案管理要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。制定各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施，还要通过法规手段来实现。

2、档案管理的基本原则。要达到完整性的要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样化，另一方面也要尽量保持医院档案间的历史联系。

3、医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运营中起决定作用。

4、医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，年代越久价值越大。尽可能延长档案的寿命，保护其安全性，避免医院档案中的机密泄露，是档案管理的基本任务之一。

5、现代医院档案管理工作要求现代化，要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理，使医院档案管理工作走向更高水平。

6、医院档案管理现代化已经成为了一种必然的发展趋势，各种现代化技术如计算机技术、复制技术、缩微技术、视听技术等应用在档案管理当中，可以大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案管理的水平。

（二）医院档案管理工作的特点。

1、医院档案管理过程可以分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。不同阶段档案的作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，方式也不同。档案具有凭证价值和过渡性，具有历史价值和科学文化价值。

2、医院档案管理工作直接关系到医院切身利益，它的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾。

3、医院档案管理活动对档案形成者的依附性。医院档案是在形成者活动过程所产生的，档案历来形成者所有与控制，价值和形成者有着密切的关系。

三、医院档案管理工作的新思路

（一）提高档案管理人员的素质，加强学习《档案法》，增强人们对档案管理的意识，提高依法归档的自觉性。

现代医院管理向科学化、现代化和标准化发展，对医院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、指导、决策、监督的作用。大力宣传档案工作，使得医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己的日常工作和生活的密切关系，更好的支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的行程。有些人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

（二）完善医院档案管理的体制建设和制度建设，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案管理的实际要求，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》来制定一系列的档案管理制度，统一管理，统一考核，促进医院发展。

（三）实现档案标准化是档案管理信息化的根本，档案管理现代化不仅仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。

加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质，加大投入，提高配备。通过专业培训、继续教育进修学习等提高业务和知识水平，深入临床一线调查研究，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。加大资金投入，引进现代化的技术和设备是必然条件。医院充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化和现代化。

（四）建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供更有利的依据，重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。

档案管理的最终目标是使得档案得到充分利用，加强档案利用反馈信息的管理，实现医院信息的横向联系，实现资源共享，提高档案的利用率，充分发挥社会效益。

档案自古至今都在延续发展，从纸质到电子版，从理论到实践中，从工作手段到工作方法，从思想意识到管理模式，根据自身的发展特点，响应政府出台的各种优惠政策，用科学发展观的理论指导改革现行的管理体制，转换运行机制，根据自己情况联合档案管理体制，实现资源共享和个性化、多元化创新服务。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索只是经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的针对性的措施，这样有利于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院现代化的发展，实现档案管理的理论意义和应用价值。

（作者：河南省中医院第二附属医院审计室科员，主要研究方向：档案管理与审计）

参考文献：

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所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、简述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资

源过程中的协作性要求较高在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统—数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社,2006.

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）03-0068-02

油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，也是企业管理的一项重要内容，在油田勘探开发工作中，起着重要的作用，油田企业档案是促进油田发展的助推器，为了更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用，最大限度地实现油田企业档案的价值，为油田企业经济的不断发展和各项工作服务，本文联系油田企业档案管理工作的实际，粗谈一点见解和认识。

1 油田企业档案管理工作的重要性和必要性

油田企业档案管理主要是油田生产开发经营活动的原始记录和重要凭证以及行政文书和人事档案管理，纵连油田发展诸多重要历史阶段，记述了油田生产开发的全过程，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田勘探开发和经济活动的基础，是油田发展做强做大、承前启后的保证。因此，为了更好地发挥油田档案管理工作的作用，使档案管理工作更加规范科学，我们必须对油田档案管理工作的现状有一个清醒的了解，充分认识其重要性和必要性。目前，在油田企业档案管理工作中，或多或少对其重要性缺乏足够的认识，其主要表现如下几个方面。

一是领导层面对档案管理工作抓得并不十分紧。有的认为档案管理工作无关紧要，只是一般的后勤辅工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探开发上，很少过问档案管理工作，更谈不上提上议事日程，上储量、上产量是头等大事，有了产量，有了储量，领导层就有了功绩。因此，档案管理工作被忽视，已至于在企业管理检查考核工作中，档案管理工作形同虚设，走走过场，对出现的诸多问题也是说说完事，谈不上检查考核落实，致使档案管理工作被冷落。

二是档案管理工作者在档案管理工作中，缺乏高度的责任感、良好的职业道德、认真细心的工作态度，不能充分认识到档案管理工作在油田生产建设中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常态化、老式化，缺乏创新精神，当一天和尚撞一天钟，结果导致档案管理工作经常出现失位现象，不是资料漏失，就是目条与实际内容不相符，如此等等，只能说明一个问题，那就是我们档案管理工作者本身对自己从事的职业缺乏应有的认识。

三是油田企业内部对档案管理工作支持力度不够，缺乏主动配合，齐抓共管。档案管理工作是一个集体大项目，不能只依靠几个档案管理工作者就能做好档案管理，在油田勘探开发生产建设中，随着油田的发展，大量的原始资料、凭证记录需要登记管理成卷，工作量大，内容之多，离开了油田各部门的支持配合，原始档案就容易发生漏失现象，原始的资料不完整，有欠缺，势必为今后查阅历史资料留下空白和遗憾，这样谈何为领导决策提供准确的历史依据。

以上种种现象不一而举，至少能说明这样一个问题，从领导到职工，从油田各部门到档案管理工作者，对档案管理工作的重要性和必要性还缺乏足够的认识。

2 目前油田档案管理工作中存在的主要问题

随着油田生产的发展和科学技术的不断进步，油田档案管理工作水平有了一定的提高，档案管理工作在一定程度上逐步向科学化、规范化、程序化迈进，油田各级领导对档案管理工作的支持力度较之过去有了一定的提升。但是，恕笔者直言，目前在油田档案管理工作中，相对于管理科学、规范程序的要求还有一定的距离，其主要问题有如下几个方面。

一是档案管理工作制度化的管理程序还比较欠缺，相关要求执行不到位。油田档案管理工作表面上都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也形同虚设，结果导致从源头上档案收集就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料想交就交，档案管理人员在收集资料过程中，上跑下窜，其结果导致有的重要资料档案都不能及时归档，时间一长必然造成资料丢失现象。

二是档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，费时费力，影响了档案利用的价值。

三是档案管理模式上缺乏综合性。目前，在油田以厂处单位为例，档案管理层面多，没有综合管理。厂处级单位的档案室由厂处办公室下设的一人或两人专业管理。同时，组织科、劳资科的人事档案分别由他们自己的科室直接管理，这样，档案管理工作在一个单位内部划分多个层次，结果导致档案管理不能统一要求，难以实现规范科学化管理。

四是档案管理人员专业素质参差不齐，直接影响档案管理工作水平。近来来，随着企业的深化改革，油田内部进行了一系列重组，档案管理人员内部涌进了不少新人，这些新人上岗后，从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识，认为档案管理工作是一个轻松的活，领导部门对新加入档案管理队伍的员工也没有进行系列的培训教育，即使有的单位组织了培训学习，也是流于形式。这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高。

五是档案借阅程序上存有欠缺和漏洞，极容易造成档案资料丢失或泄密。在单位内部，有的部门或领导为了查阅档案，并没有履行相关手续，因为是熟人，是上下级，是同部门，所以借阅时打个招呼就完事。这样下去，使档案借阅制度如同虚设，给档案管理工作带来较大隐患。因此，必须要引起我们的关注。

六是档案管理人员缺乏经常性的保密教育，保密的原则性有待进一步加强。有的档案管理工作人员茶余饭后，总是爱交谈档案资料的相关内容，这样容易造成泄密，给企业发展带来负面影响。

3 做好档案管理工作的措施和建议

档案管理工作在油田建设发展中起着极其重要的作用，为了加强和提高油田档案工作水平，服务油田生产发展，适应档案管理工作的新形势，使油田档案工作再上一个新台阶，笔者认为，当前在油田企业档案管理工作中，应做好如下几项工作。

一是油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导，做到对档案管理工作重视到位，投入到位，要定期听取档案管理工作的汇报，及时研究解决档案管理工作中的相关问题，为档案管理工作的顺利开展创造良好环境。同时，要舍得对档案管理工作经费的投入，改善档案管理工作的硬件设施，为档案管理工作提供良好的物质条件。

二是改革现有的档案管理体制，实现档案统一管理的工作模式。油田各单位、各层次、各门类形成的全部档案，要实行集中统一管理。这是企业档案管理工作的基本原则，是档案法律法规对油田企业档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。因此，我们必须改革现有的档案管理模式，将企业内部各个门类形成的档案，实行统一管理，定岗定人，明确职责，强化管理，使油田企业档案管理工作达到和符合档案法律法规对档案管理工作的基本要求。

三是加强档案管理队伍建设，不断提高档案管理人员业务素质。随着油田企业生产建设的不断发展，为企业档案管理工作提出了新的更高要求，要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化，在全油田范围内必须要建设一支高素质的档案管理队伍。因此，油田领导要定期对档案管理人员进行业务培训，使他们精通档案管理工作，为全油田档案管理工作开创新局面打好基础。同时，还要加强对档案人员的保密教育，提高他们的政治素质。

四是加强档案的收集和整理，确保档案资料准确完整。做好档案资料的收集和整理，是档案管理工作对档案管理人员的基本要求，档案管理人员必须熟悉和掌握档案资料收集的渠道和方法，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，确保从源头上收全收准档案资料。只有这样，档案的归档率、完整率、准确率才能达到一个较好的标准。

五是档案资料要统一规范，达到和符合国家标准。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提，在制作档案资料时，首先是公文用纸要好，幅度尺寸规格要统一规范标准。其次，排版形式要统一，字迹要清楚，引用文字要合理，用字要规范。只有这样，才能符合国家规定和总公司要求。

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高校档案是高等院校活动的直接纪录,高校档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它不仅历史地纪录了学校过去和今天的每一项工作、活动的全过程,而且真实地记录着成功的经验和失败的教训。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,高校档案管理成为高校建设工作中的重要内容。

一、高校档案与档案管理的概述

1.高校档案管理的内容

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。主要分为党群档案、行政档案、科研档案、教学档案、学生档案、产品档案、财会档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案及声像档案等。

档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。

2.高校档案管理的性质和特点

(1)高校档案管理工作的性质

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作,是国家科学文化事业的组成部分。与此同时,针对学院特定的部门来说,档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分。

(2)高校档案管理工作的特点。档案管理活动与其他文献管理活动一样,包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点,又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作,主要表现在4个方面:第一,档案资源积累过程的缓慢性;第二,档案管理过程的阶段性;第三,档案管理活动对档案形成者的依附性;第四,档案管理工作对社会的相对封闭性。

3.高校档案管理的基本要求

尽管不同类型档案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我国高校档案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科学性要求;规范性要求;经济性要求;现代化要求。

二、我国高校档案管理存在的问题

随着社会主义建设的不断发展,特别是与发达国家相比,我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足,主要有:

1.档案意识不强,领导重视不够

档案意识不强具体表现在:高校对档案的重要性认识不足,和其他的科研部门相比,档案部门被认为既没有经济地位、没有社会地位,也没有政治地位的无足轻重的单位,甚至是可有可无的部门。有些高校人士认为,档案工作无非就是收集、、整理、保管一些已成为历史的东西,是简单劳动,没有什么意义。

2.档案工作人员素质偏低,队伍不稳

在安排工作时,一般不会由工作能力强的人员担任兼职档案员;档案管理人员大多数量身兼数职,半路出家,没有经过业务学习和培训上岗;有些高校甚至不注重学历、业务、素质,即使学历较高,也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗,从未给在岗人员进行岗位培训,更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种,致使档案人员业务知识缺乏,业务不精通。

3.经费不足、设备不全,硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础,必须安排一定的专项经费,一是用于档案库房设施的不断完善,保障档案保管的基础条件;二是用于从事档案的科研工作,将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设,科研经费比重大,不重视档案工作,对于档案事业的经费投入不足,有的高校根本没把档案工作经费列入规划中,有的即使列入了规划,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陈旧,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。

5.对档案工作宣传不够,群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深,广度不够,在社会上影响不大,知名度不高,很多人对档案不了解,档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益,还没有被广大群众所认识。

三、加强高校档案管理的措施建议

高校档案建设面临挑战的同时,也面临着机遇,高校档案工作也要顺应时代的发展变化,制定自己在知识经济中的战略对策。

1.更新观念,提高档案管理意识

高校档案界必须及早认识知识经济、信息文明给档案工作带来的冲击和机遇,解放思想,更新观念,树立并强化与知识经济发展相适应的新的思想观念和意识形态。

2.转变高校档案管理模式

知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念,促进档案管理的转变。主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变;由硬性管理为主向以软性管理为主转变;由区域性管理向全方位、网络化管理转变。

3.推进高校档案管理的现代化

面向知识经济时代的档案工作必须加快现代化步伐,必须因势利导,与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作,实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化,加速档案应用信息高速公路建设。进一步加强高校档案管理标准化建设,充分利用档案信息资源为经济建设服务。

4.培养适应知识经济要求的高校档案人才队伍

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想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。

（二）转变管理方式

传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。

（三）提升管理人员素质

提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。

（四）健全科学化档案管理制度

每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。

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中图分类号：G271文献标识码：A

随着我国经济的发展以及综合国力的日益增强，人们的自主创新意识也在逐步的提高。而信息产业，作为市场经济的核心领域，它的发展程度对社会经济的迅速发展及可持续发展，发挥了日益重要的支撑作用。其中，作为信息产业的核心——信息资源，其质量的优劣，对信息产业的健康发展起到决定性影响。而作为信息之根——档案信息而言，其内在的质量以及管理方式的优劣，则是维系信息产业良性发展的根本所在。为此，只有最大限度的保障档案信息的质量，科学管理档案信息资源，才能为信息产业的长远发展奠定坚实的基础。

实际上，当今市场经济的迅猛发展，日益催生信息产业的发展与转型，而其中的信息商品化则是信息产业发展的重要表现形式。信息的商品价值被不断凸显，信息不再是普通的、廉价的媒介资源，而日益成为带有商品属性的、具有高附加值的稀缺资源。因此，人们对于信息商品的开发愈加重视，力求实现对信息资源内含价值的深度挖掘。而只有依托于科学的信息管理方式，才能实现信息价值的深度挖掘，进而推动信息商品化的发展。

一 、信息商品化对于档案信息特性的基本要求

（一）档案信息的准确性与真实性要求

档案信息的真实、准确性，决定着信息自身商品价值的高低，也就是说经过各种资料数据的收集、整理、加工而形成的各种信息，要做到客观、真实的反映其事物发生、发展的全过程，并从中总结出具有规律性的内容，以便对今后类似事物的开发与研究，具有一定的指导意义。而这种指导一旦作用于人们的社会实践，它将直接或间接的决定这个实践活动成败。由此来看，信息内容的客观真实与否，决定着其自身商品价值的高低。

（二）档案信息的时效性要求

信息的时效性，贯穿于档案信息管理者对特定信息源的综合管理直至应用于社会实践的全过程。而相应的，具有时效性的信息，必然能够顺应当前的社会发展，满足特定的社会利用需求。实际上，信息的价值就在于，它能够为决策者提供有关决策依据，降低决策的风险性与不确定性。这就要求它必须在某个特定的时空，对某个特定的实践活动，提供及时的参考和指导。随着社会的发展及人们对客观世界认识程度的不断提高，一些旧的认识很快就会被新的认识所替代。而这种信息一旦过时，很快就会失去它原先存在的价值。由此可见，信息的实效性要求档案管理人员要及时的提供真实、准确的档案信息，而这就为档案信息管理人员提出了非常高的业务要求。

二、档案管理工作者要提升自身档案信息管理与信息分析的能力

档案管理就是要不断的把独立的机构、组织在生产、生活实践中直接形成的各种原始记录，进行严格的收集、整理，然后进一步对其中记录的档案信息进行加工、分析、提炼，总结归纳出对此领域的生产实践具有指导意义的、带有规律性的信息内容。而将这些信息，通过市场机制源源不断的提供给生产经营的决策者，应用于他们今后的社会实践，这就要求档案管理工作者一方面要深入社会实践，亲身参与、体会社会实践的过程，另一方面要具备一定的专业知识水平。同时，档案管理人员要具备对客观事物的分析和洞察能力，以及较强的综合分析能力。只有这样才能通过劳动，整理、分析、加工制造出对社会有用的完整的档案信息产品，进而提供给社会，满足不同领域、不同层面的社会利用需求。

三、档案管理工作者要有效的推进档案信息商品化市场的发展

从二十世纪八十年代以来，随着社会对各种信息需求量的大幅增长，以及对档案信息重视程度的提高，从而对档案信息商品化的要求也越来越高。尤其是在社会经济发展突飞猛进的今天，人们对科学技术的依赖程度在不断提高，人们更加注重知识产权的保护和自主创新，这同时也为信息市场的发展提出了现实要求，并为其自身的发展提供了客观条件，而由此，这就必然对档案的管理工作提出了更高的要求。实际上，只有档案管理工作者利用其本职工作中得天独厚的优越条件，依靠自己的辛勤劳动，为信息市场不断提供高质量的档案信息产品，才能够有力地推动这个市场的发展。所以，由此来看，档案管理是档案信息商品的生产基地，是档案信息商品的加工厂，只有它才能够为档案信息的商品化提供强有力的支撑和保障。