档案管理的必要性大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案管理的必要性范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

第二，传统档案存储空间必须很大，并且还要有预留空间。因为大量的纸质需要很多空间，并且，随着时间的推移，档案的数量也会不断地增加，当档案增加到备用空间也占满时，那么将给档案管理造成很多不便，影响档案管理工作的正常运行。

第三，由于纸质的档案是易燃、易腐烂的物品，在保存上增加了难度。很多档案由于存放时间过长，保存不当等原因导致新闻档案受损，如果发生火灾那么损失将更加严重，这是档案室不可逆的损失。这便是传统的新闻档案管理存在的弊端，需要我们采用新的措施与手段来进一步改进。

二、信息时代新闻档案管理的必要性

随着信息时代的到来，新闻单位的档案管理工作有了很大的变化。计算机技术与因特网技术的不断发展与广泛应用，新闻档案管理工作的管理方式与管理方法也发生了全面的改观。在新闻档案管理技术条件不断改善的同时，新型的管理思想也在信息化发展的同时，逐渐涌现出来。当然，这样的情况并不意味着传统的新闻档案管理思想没有存在的价值，在实际的新闻档案管理工作中，保持纸质信息与电子信息同时应用还是非常有必要的。我们都知道，一个文件生效的标志就是印章与签署，就目前的形势而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有凭证作用的文件需要使用纸质保存。由于电子文件载体具有一定的不稳定性，而且信息技术也不稳定，同时电子文件还容易修改，所以将电子文件拷贝存档也是保证数据安全的途径之一。当前，将纸质文件与电子文件进行转化，使其成为新闻档案，通常采用的归档形式为双轨制。换言之，就是要将新闻信息的纸介质与磁盘、光盘等介质一起进行有效归档，进而形成内容一致的档案，双重保险。在进行新闻信息的归档时，最好使用不同的存贮装备，以及不同的目录编制方法。档案相关部门不仅要在每一卷纸质档案上进行备考表的设置，而且还要通过目录备注来将电子信息对应的编码注明，为日后对档案信息的利用提供方便。当前，磁介质与光介质的耐久性问题还没有得到良好的解决，其将在未来的很长一段时间内与纸质档案并存。

从长远的眼光来看，等电子档案的存储介质实现了进一步的技术改进之后，对于一些具有在参考与情报方面有重要价值的文件档案采用光介质与磁介质归档方式为主、纸质介质归档方式为辅的归档方式进行新闻档案的归档。而对于一些在凭证方面具有重要价值的新闻档案，要采用以纸质介质归档为主、光介质与磁介质归档为辅的方式进行归档。这样的新闻档案管理方式，不仅能够使得新闻档案的管理效率提高，使得馆藏档案管理更加优化，而且能够使得档案库房紧张的现状得以缓解。此外，将两种不同的新闻档案管理方式进行综合利用，不仅要谨慎，保证新闻信息归档的万无一失，而且要采用分类的方式进行归档，最好能够保存简报、报道等信息的实质性内容，为日后档案信息的使用提供便利，成为日后相关工作的重要依据。新闻单位采用双套制的档案归档方式，不仅能够为档案查询工作提供良好的便利条件，而且通过对电子档案的利用，还能够实现快捷查询。在对新闻档案进行日常的使用时，可以首先选择电子档案，方便快捷，省时省力，但是一旦电子档案出现了问题，就体现出纸质档案的重要性了。因此，新闻单位对新闻档案进行双套制归档是非常有必要的。

三、信息时代新闻档案的管理方法

新闻单位的档案管理工作与其他行业的档案管理工作有着很大的区别，尽管二者在管理方式与管理手段方面都存在着一定的共性，但是特殊性也非常明显。在新闻档案的管理工作进行中，应重点进行以下几个方面的管理。

（一）加强新闻信息的储备管理

新闻信息量非常大，必须要经过全面、科学的组织管理之后，才能够成为具有一定价值的信息资源。要想在茫茫的新闻信息中，实现信息资源的有效整理，就必须要加强新闻信息的储备管理，将开发价值大的信息纳入到新闻信息档案资源的范畴之中。在新闻单位的档案收集方面，要提高对新闻档案归档与新闻档案接收工作的传统渠道的重视，扩宽新闻档案收集的非主渠道，主动收集、监控新闻档案的相关信息。与此同时，要对原始的新闻信息进行合理的筛选，将新闻信息资源的可开采性与价值性充分地体现出来，进而在更高的层次上实现信息储备与信息需求的统一。

（二）加强信息技术的应用

新闻档案在很大程度上可以说是当地历史的记录，因此，新闻档案管理的要求也就越来越高。在新闻单位的新闻信息档案管理方面，要不断加强先进的信息技术的广泛应用。现代信息技术主要表现在光盘技术、计算机技术，以及缩微技术等方面，这些技术在进行新闻信息的组织管理中显示出重要的作用，提高了新闻信息管理的效率与质量。然而，就目前新闻档案信息化管理而言，新闻单位的档案网络管理化水平仍然比较低，在以后的发展中，我们必须要在当前新闻档案信息化管理的基础上，不断引用现代信息技术，进而促进新闻信息资源的共享与价值。

（三）加强新闻档案的人文管理

从新闻档案的内容方面考虑，有很大一部分新闻档案信息都是对人民群众呼声的反映，因此，加强新闻单位新闻档案的人文化管理是非常有必要的。当前，在新闻档案的管理工作中，呼吁新闻档案的人文管理并不是历史的倒退，反而是时代的进步。尽管新闻档案的信息化管理日益受到人们的重视，在档案管理中的作用日益凸显，但是新闻档案的人文管理仍然是新闻信息资源管理的核心。我们不得不承认，信息技术毕竟只是一种管理技术，或者说是一种管理方法，而人不仅是新闻信息的产生者，而且是新闻信息的组织人员，同时还是新闻信息的管理者与决策人员。所以说，人在新闻档案信息资源管理中的作用才是决定性的。现代信息技术只是一种用来管理信息的工具，仍然存在着一定的问题。要想保证新闻信息资源的完整性与安全性，保存好档案信息的原始性凭证，仅仅依靠先进的信息技术是不行的，还必须要有人的有效参与。

（四）提高新闻档案管理工作人员的素质

新闻单位的新闻档案管理工作的工作量大，要求的技术水平高，与此同时，需要新闻档案工作人员也必须具备良好的专业素质。当前，在计算机技术日益成熟的同时，新闻单位对新闻档案管理人员的素质要求也逐渐提高。新闻单位的新闻档案管理工作已经不能够仅仅局限在传统的信息收集、信息归档，以及信息整理上，而是要求档案管理工作人员熟悉掌握计算机的应用，能够独立有效地使用档案管理软件，同时还必须要具备一定的管理创新意识，紧跟时展的步伐。所以，新闻单位的新闻档案管理工作人员不仅要不断加强新闻管理的新技术与新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分发挥新管理方法在档案管理工作中的作用，最终使得新闻档案更好地服务于社会的发展。

篇（2）

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

1.人事档案管理的现状如下

1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

篇（3）

事业单位档案管理是进行事业单位组织和发展的基础，也是人员管理的重要手段，因此需要重视档案信息管理工作，结合不同时期事业单位的发展情况，制定适宜的管理方法。随着信息技术的不断进步，越来越多的事业单位开始使用数字化的管理技术，通过数据库将扫描的数据进行处理，使得传统纸质数据和音像得意保存，通过计算机技术对档案进行管理可以全面的提升存贮年限和管理质量，具有纸质档案管理不具备的优势，因此在事业单位的档案管理中需要对技术进行创新，采用数字化的手段，保证档案管理的科学性，提升档案管理的质量。

1事业单位数字化档案管理的必要性

1．1促进单位经济效益的提升

人类进入信息时代一个重要的标志就是信息的传输速度与准确性提升，使得信息之间的交流更加的便捷，事业单位也不例外，人员在流动的过程中产生了大量的信息，这些信息通过原本的纸质档案的方式进行管理，难免出现问题，因此需要借助计算机设备通过数字化的管理方式，提升人员的信息传输速度，通过计算机的普及对档案信息管理方式进行创新。但是现阶段事业单位如果在工作中仍然采用传统的纸质档案管理模式，将造成事业单位人员工作量的增加，人员的浪费，使得事业单位在档案管理中耗费了大量的人力物力，并且对于人员的信息认识程度不足，造成人员使用和资金划分方面存在问题，导致整个事业单位的工作效率低下，而采用数字化的档案管理方式，可以有效的对这些问题进行避免，使档案管理的准确度和质量得到全面的提升，减少必要的工作时间，节约资源，将单位有用的资源支配到更加合理的项目上。

1．2促进日常办公效率的提升

传统的档案信息管理，涉及到的内容包括纸质信息管理、档案调动管理、档案查阅管理，大量复杂的档案在管理中耗费了人员较多的时间，并且工作效率较低，进行档案收集的过程中也需要工作人员现场确认收集，保证信息的准确性，这个过程对于人员较多的事业单位本身就是复杂性较大的工作。而采用数字化的档案管理方法，而档案管理依赖现代化的科学技术管理方法，将便捷性、高效性、环保性结合起来，提升工作效率，减少误差，避免重复工作，全面的提升办公效率，让工作人员可以更加的投入到工作过程中，提升办公效率。

1．3提升档案利用效率

当前人们对档案信息的使用更加频繁，事业单位的管理更加离不开档案，传统的管理方法下调取档案的过程中需要耗费较多的时间，并且纸质的档案频繁的翻阅对档案的伤害较大，因此采用数字化的档案管理，将用户的信息存储到数据库中，在档案需要使用时只需要对信息在计算机上进行调取即可，过程非常方便。并且在信息调取过程中，通过计算机查找资料，更加快捷，使用数字化技术可以对档案管理质量进行提升。

2事业单位数字化档案管理存在的问题

2．1现代化办公设备普及性不足

我国事业单位在进行数字化管理过程中，对于设备的更新存在问题，并没有充分的考虑到技术的需要，造成设备的引进和现代化档案管理技术不相符，造成资源的严重浪费。同时对于现代化技术的利用效率较差，有的事业单位虽然引进了技术，但是对于计算机设备软件和硬件设备的更新不及时，造成系统无法支撑数字化档案管理系统的高效运行。最后，事业单位虽然引进了档案管理系统，但是对于档案资料的收集整理存在随意性，严重的影响到信息的正常使用，造成数字化档案管理的准确性受到影响。

2．2资源共享能力不足

我国事业单位相互之间的信息联系本身存在不足，系统之间联系性不足，无法实现相互之间的资源共享，导致数字化档案信息管理系统不能形成统一的体系，人员的信息是分离的，造成人员在信息档案更新存在一定的滞后性，严重的影响到信息档案管理的准确性。同时各个事业单位采用系统不统一，造成事业单位档案信息管理格式不统一，对于信息的保管存在不利影响，造成档案在管理中因为格式原因在造成信息使用受到影响，降低了使用效率。最后，资源共享平台建立的滞后性，使得人员在迁移的过程中档案可能出现缺失，对于档案的完整性不利。

2．3工作人员个人能力不足

计算机的普及需要人们掌握必要的现代办公技巧，但是事业单位中存在一些老员工，对于计算机的使用存在问题，对于现代化的办公软件应用能力不强，学习接受能力也存在不足，造成数字化的档案管理系统无法发挥应有的效果，影响档案管理系统的正常使用。同时，数字化的档案管理系统需要配备专业化的计算机维护人员，但是事业单位中对于岗位的把持较为死板，导致专业的维护人员无法进入到事业单位内部工作，造成设备的维护存在滞后性，欠缺专业知识和技术人员，使得档案管理设备无法发挥效果，造成现代化资源的浪费。

3事业单位数字化档案管理优化措施

3．1提升办公设备质量

事业单位需要引进更加完善的设备，对单位内的落后办公设备进行及时的更新，配合数字化档案管理建设。同时，对计算机进行定期的保养和维护，及时的更新系统，保证数字化设备的安全运行。最后，政府可以出面对事业单位设备采购进行引导，尽量保证事业单位设备的统一性，这样可以形成联动效应，低价采购办公设备的同时，促进企业的发展，从而带动地区经济发展，并且对于事业单位后期建立统一的数字化档案管理平台提供基础前提。

3．2推动数字化档案管理平台建设

事业单位在建立数字化档案管理过程中需要考虑到与其他单位的联系，重视进行资源的共享，因此数字化档案管理体系的过程中，各个事业单位的硬件采购、软件安装等尽量保持一致性，积极和其他单位取得联系，加强相互之间的沟通与联系，一点到面的建立统一的平台。同时，将自身的数据库进行开放，科学的设置权限和密码，保证其他事业单位在合理的范围内可以调取需要的资料，提升档案信息的开放性，事业单位更好的了解员工信息，提升信息档案管理效率，促金档案管理的有效流通，使得事业单位在人员任命上更加高效。

3．3促进人员素质的提升

事业单位在进行数字化档案信息系统建设时，首先需要将员工的计算机使用能力进行提升，对办公设备和技术进行培训，积极开展培训活动，促进工作人员整体技术的提升。同时引进专业的软件维护人员，不断的对技术进行创新，提升数字化系统的稳定性。最后，最后，需要强化人员的服务意识，提高人员的服务水平，积极采取引进和培养相结合的方式，充实专业化的档案管理人才队伍，将服务意识落实的工作中，让员工通过服务意识的推动作用，不断的学习数字化档案管理知识，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4结语

数字化的信息技术是生活的重要部分，数字化的档案信息管理技术也不例外，将数字化与档案管理相结合，可以对当前事业单位较为混乱的档案管理现状进行改善，采用更加科学的管理方法，充分发掘档案资源优势，合理的使用档案，保证事业单位人员安排的合理性，同时采用数字化的档案管方法，将事业单位的档案管理进行更加全面的推广，这样才能使单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。

参考文献:

［1］夏丽颖．数字化档案管理在事业单位中的应用分析［A］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院．“决策论坛———企业行政管理与创新学术研讨会”论文集(下)［C］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院，2016:1．

［2］田爽．事业单位数字化档案管理现状与优化对策［J］．科技传播，2016(02):52～53．

［3］李忻芝，黄婷．新时期事业单位档案的数字化管理探讨［J］．办公室业务，2016(09):144．

篇（4）

现今，单位人事档案信息都没有被好好的利用起来，一般情况下，只在党员发展、职位晋升等情况下才用的着，没有充分起到人事档案的作用。未实现科技管理。现在是一个科技时代，单位没有把信息技术这个科技产物很好的与档案管理完全结合起来，通常只是简简单单发挥了档案材料的目录的录入作用，人事档案管理信息化的作用始终没有能够被开发。

二、对症下药

领导看重。领导一句话，顶过半边天。单位领导对人事档案管理这个事必须充分重视起来，要加强相关方面的意识，要对人事档案的作用有充分的认识。另外，要对人事档案管理这项工作有充分的部署，要设立机构，安排专门人员从事相关管理，做到有计划，有落实，有检验，对档案管理工作者要加强关心和了解，要让他们也得到同等福利待遇和升迁机会。这些必将提高相关人员的工作绩效，使他们有更好的工作心态，从而促进人事档案管理。

拨款到位。对人事档案管理工作，要适当给予项目经费，要把它列入每年的经费预算之中，并且要安排专门的地方，尽量让三室分开，并且配置齐去湿去尘仪器，装好防盗防火设备，做到硬件设施杠杠的。要实现专业化。对相关人员入职时要提高入职门槛和入职标准，必须是招专业人员来进行人事档案管理这项工作，不要由人力资源相关人员兼着做，这样可以提高档案管理的水平，保证档案工作的长效性。其次，要提高档案管理人员的理论素质、业务素质、道德素质。

档案管理人员应该不断学习最先进的管理知识，将它应用于实际工作中去，同时要不断结合单位实际情况，创新工作方式方法，提高业务能力。最后，要有良好的道德素质，做好档案管理工作，要有责任心，对每份人事档案都应仔细仔细再仔细，确保资料齐全真实，管理得当。单位应当制定相应的规章制度，定期检查。对档案的报送、收集、整理、资料是否完备、表达是否准确等方面都要经过细致检查，这些过程都要制定相应的标准，不能人为恣意的发挥主观能动性，一切按程序按制度来。

实现科技化管理。应当及时更新档案管理技术，将档案管理与信息技术有效结合。把相关的存储技术、防护技术等等都用上，提高工作效率和工作质量，延长人事档案的寿命。

篇（5）

人事档案的管理工作跟其他工作不一样，要经过长时间的积累，在短时间内也不容易取得有显著的成绩。长期以来，因人事档案管理是属于幕后工作类型，有些人员以及领导都对人事档案的管理工作存在着一些错误的认识，认为人事档案管理工作就是一些资料的抄写以及保管工作，并不是单位的主要工作，因此，人事档案的管理工作未被重视，大部分时间都对人事档案的管理只停留在口头上说说，使得人事档案的管理处于表面形式，等到使用档案资料时才发现人事档案的管理的重要性，对机关事业单位的人力资源选择有着较大的影响。

1.2档案管理水平较低

随着社会经济的发展，人事管理制度也在进行的改革，人员也在不断地进行着变动，有些人事档案的管理人员并不是专业人员，缺乏实际工作经验，对档案管理的相关工作不是很熟悉，向信息的收集、档案的归类以及资料的整理等。也有一些人事档案管理人员并不是专职人员，而是兼职的，对人事档案的管理意识比较淡薄，缺乏相关的管理知识，在进行资料管理的时候，只将相关资料装进袋子，并没有按照严格的相关管理规范进行管理，很容易造成资料的丢失。还有相关管理人员的管理手段比较落后，大多数档案管理工作都是利用手工来操作，不但费时也很费力，工作效率也比较低。

2、提高人事档案管理的措施

2.1提高人事档案管理的意识

要想做好人事档案管理的工作，首先就是需要提高事业单位领导对人事档案管理的重要性认识，要将人事档案管理工作放入日常工作中来，建立相关的档案管理小组，定期对人事档案管理进行相应的检查，如果发现问题可以进行及时的解决。还可以制定相关的人事档案管理工作的考核制度，定期对管理人员进行考核，从而提高管理人员对人事档案管理的重要性认识。

2.2完善人事档案管理制度

人事档案管理是一项比较琐碎繁杂的工作，如果没有相关的管理条例来制约，就会导致管理工作比较杂乱，没有章法可循。所以应根据社会的发展，对人事档案管理工作相关制度进行相应的调整和完善，并进行落实。从而提高人事档案管理工作效率。特别是引进现代化的设备结合相关管理制度来辅助人事档案的管理，根据相关管理制度对档案资料进行严格的审查，防止虚假信息进入档案中。利用现代化的设备对资料进行收集和录入，从而提高人事档案管理的工作效率，为事业单位的人事工作提供更好的服务。

篇（6）

工程档案通常是指公路建设全过程中所直接形成的、用于记录项目中具有保存价值的文档资料与信息资源，也是后续养护、管理等多项工作得以顺利实施的重要依据。近年来，随着我国城市化进程的逐渐加快，以及公路工程建设项目的日益增大，加强档案管理工作，建立健全完整、系统、可靠的档案管理体系，对于促进我国城市建设、确保公路工程建设质量等多个方面都将起到非常积极的作用。

（二）公路工程档案的特点

相比普遍的建设项目，公路工程普遍具有规模大、建设周期长、工程组成复杂等特点，这都使得其档案在形成与管理方面，与普遍工程档案之间有着较大的区别，并具有以下显著特点：

1.形成周期长

一个工程项目的建设，从立项审批、可行性研究、图纸设计、招投标、工程施工、交工验收、试运行直至最后的竣工验收，往往需要跨越较长的时间，通常在3年以上。而各类档案信息，也是伴随着项目建设活动的开展所形成的，其形成周期同样很长。

2.涉及面广

在项目建设的一个完整周期内，需要涉及交通部、交通厅、建设单位、设计单位、多家施工单位、多家监理单位，总数达数十家直接相关单位；同时，沿途还需涉及政府、电力电讯、材料供应厂家等多个部门。

3.专业性与阶段性强

专业性，是指其档案内容多是技术方面的，专业性很强，要求档案管理人员需要具备较强的专业知识与档案管理知识。

阶段性，则是指在项目施工的全过程当中，通常需要历经路基、桥梁、隧道、通讯、绿化等各阶段的工程建设，需要各种专业化的施工队伍参与，这都使得档案的形成具有很强的阶段性特点，必须在各阶段中都加强档案的管理工作，以免影响到后续工程的施工。

4.管理难度大

一方面，由于工程档案的种类繁多、类型复杂、记录方式多样，这都加大了在档案信息收集与立卷归档方面的难度；另一方面，则是由于工程项目建设具有一次性的特征，工程档案一旦形成以后，对原有档案管理中存在的问题很难进行弥补，这也加大了工程档案管理的难度。

二、加强公路工程档案管理工作的必要性

（一）有利于提高工程项目的管理水平

项目管理，主要包括了对工程质量、工程进度、工程安全等各要素的有效控制与管理，并通过在工程项目中制定相应的考核与责任机制，来判定其管理水平是否达到了预期的管理目标。

然而，由于这些管理要素往往贯穿于工程项目的全过程之中，需要采取动态化的管理模式，这都导致许多考核与评价的数据，需要在不同时间段进行收集与统计。如果单独进行统计，不仅耗时、耗力，而且数据的准确性无法保证。而通过将档案应用于项目管理中，则能将各种数据信息完整、准确地保存下来，从而有利于大幅度提升工程项目管理的效率与水平。

（二）有利于及时发现和解决工程中存在的问题

在工程项目建设的一个完整周期内，需要涉及多个参建单位。而通过工程档案，则能将各单位的工作活动详细记录于档案之中，每个参与者均通过签字与签署意见的方式，以明确各自的职责与义务。

通过强化档案管理，一方面能通过对档案信息的收集、整理与分析，以及早发现项目建设过程中所存在的问题与隐患，并通过实施技术调整、工艺调整或施工队伍更换等措施，以确保项目施工的安全与顺利进行；另一方面，当工程事故一旦发生时，工程档案还能作为事故分析、程度判断、根源查找以及责任确定的重要凭据，从而有利于工程事故及问题的及早解决。

三、强化公路工程档案管理的实施途径

（一）公路工程档案管理存在的问题

长期以来，公路工程界始终存在着“重外轻内”的思想，对于档案管理工作，普遍重视程度不足，并存在着规范性不够、自动化程度不高、人员素质较低等一系列问题。

1.缺乏规范化

当前，在工程档案管理中，尚缺乏统一的标准，在档案的表格形式、填写规范与归档方法上普遍存在着不统一的现象。正是由于档案管理缺乏统一化与规范化，这不仅给档案管理人员带来了极大的不便，而且容易导致档案信息的不完整、不准确。

2.自动化程度不高

档案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、档案立卷归档、档案利用等一系列工作。然而，在目前的工程档案管理中，仍普遍停留在手工填写、人工立卷的水平，档案的形成过程基本上为手工操作，这不仅使得档案管理人员的工作强度大、效率低，而且容易出现填写或归档的错误，严重影响到档案信息的质量。

3.人员素质不高

目前，在公路工程的档案管理人员中，专职人员较少，而兼职人员偏多，多数管理人员都是由该工程项目的技术人员所兼职的。尽管这类管理人员具备较高的学历水平与工程管理经验，但是却缺乏对档案工作的了解，不熟悉档案管理的相关流程与业务，也缺乏系统的培训教育，容易导致档案管理的规范化与标准化程度不高，甚至出现遗漏问题。

（二）强化档案管理工作的具体实施途径

针对以上种种问题，必须采取有效的对策与措施，以切实提高工程档案的管理水平，确保档案信息的完整、准确与可靠。

1.建立完善的档案管理制度

当前，在档案管理工作中普遍存在着管理不规范、不专业的问题。最主要的原因就是对其重视程度不足，导致其工作质量与管理水平的滞后。建设单位应积极转变原有的管理理念，并通过不断完善档案管理制度，以推动其不断向着规范化、标准化、制度化的方向迈进。

一方面，在工作中必须改变原有“重外轻内”的管理思想，认识到这些管理理念，已无法适应当前公路建设事业高速发展的需要。通过形成 “科学管理、有效服务”等新的工程档案管理观念，从而使得工程档案管理工作逐步由传统的被动式管理，向着主动式管理的方向迈进，以更加深入地挖掘出工程档案信息的利用价值，实现档案资源的科学管理与优化配置，从而更好地满足工程建设发展的需要。

另一方面，在档案管理工作中，还应制定明确的奖惩制度与责任制度，以激发管理人员的工作热情与主动性，并尽量避免其在工作中不认真、不负责的情况发生。同时，还应强化各单位之间的协调与配合，使工程建设各单位都能主动与档案管理人员展开合作，确保工程档案信息收集的及时、准确与完整。

2.积极利用信息化技术

当前，在工程档案管理工作中，无论是在信息的采集、归档方面，还是在保存、检索与利用方面，其技术手段都较为落后，这也严重制约了档案管理水平与管理效率的提升。工程档案管理，是一项非常严谨、细致和复杂的工作，档案信息如果仍采用传统的手工填写、整理和归档，不仅耗时长、劳动强度大，而且往往容易出现差错。为更好地保证工程档案信息的完整性、原始性与可靠性，就必须将档案管理工作纳入到信息化的轨道中，通过积极利用各种信息化、数字化的手段，实现档案管理工作质量与工作效率的提升。

一方面，应加强对工程档案信息的数字化处理，即通过利用各类先进的计算机设备、扫描设备，将传统的纸质文件转变为数字格式的录入方式，从而使其能方便地存储到计算机和网络当中，这也便于对工程档案信息的归档、管理、搜索与再利用；另一方面，则应是加强对工程档案的软、硬件的建设，通过积极采用现代化的档案管理软件，建立工程档案的管理网站等方式，以确保工程档案信息的有效录入、存储与管理、利用。

篇（7）

关键词 医院 档案管理 信息化 必要性

医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

一、档案信息化完善了档案管理模式

在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。

二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善

在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。

三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。

四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。

五、档案信息化有利于更好的保存档案原件

医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。

参考文献：

篇（8）

档案指的是进行社会活动时，政府、单位及个体径直产生的拥有储存意义的不同载体及方式，即图表、文字、音像及其它的历史记载。它作为载体与信息的结合，是一种信息资源。随时电子时代的到来，档案信息化进程也在催生、加快，信息化的档案管理已成为顺应社会朝着信息化不断进展的根本渠道。对档案工作者来说，信息化管理将是档案工作全方位服务于社会的唯一选择。

一、信息化档案管理的必要性

科技不断发展，使得纸质化的办公形式向无纸化转变，对于档案如何形成也有着较大的改变，譬如传统文件的草拟、手签、催发办理及归档等这些过程统统都经计算机及互联网进行，而之前的档案工作由机读文件为其重要形式，所以档案应由“机读”方式出现，这便形成了传统纸质与如今信息化档案管理的使用形式出现较大差别。如此变化代表着管理档案的人员需较多地针对机读方式是磁盘作为介质的档案。对于检索信息的人们来说，信息的具体内容是其最为关心的，管理档案的人员将所有存于各种“机读”方式下的档案信息整体地提取出来，是其工作的重点。有价值的档案信息，必须经过一个特选过程，方可让“机读”方式下的档案拥有真实感、整体感及价值感，读者方能得到较为完备的服务。所以，档案使用工作进展的必然之路便是信息化的档案管理。

二、信息化档案管理的意义

随着信息时代的迅猛发展，文件原本传统式的草拟、修改、印刷及分发，统统都通过计算机来运行，因其利于更改及复制，轻松编辑等特点，致使最先体现档案记录的方式与内容不再出现。通过计算机对文字进行处理过程时，其电子文件作为全部过程最后一环节的文本，有别于手稿及印刷稿，更异于正本及副本，由此档案及文件两者中较难区分出明显的分割线。这对于档案工作来说，必然会造成全方位且深远的打击。信息化的档案工作预示着档案由传统跨向现代，充足地使用不断发展的信息科技，进行信息化的档案工作，也代表着创新的档案工作拥有十分重要的意义。具体来看，信息化的档案需管理档案者对档案管理有全新的思考，特别是出现的新型理论、准则及状况，明确其与互联网环境里的管理档案及服务的根本方式及架构，达到服务于社会的信息化档案管理。所以，信息化档案管理已成为创新档案工作的必然需求。

三、信息化档案管理的措施

1、提高建设硬件设备，达到技术及设施的现代性

需有效地为信息化档案工作配置相应的现代式的办公设施，如电脑、刻录机、扫描仪及网络设施等，需有效地将现代科学及缩微技术运用在档案管理里，提高通用及实用软件的研究及开发，加速解决数字化档案管理问题。所以，有关部门需扩大在财政方面的投入度，档案管理机构需主动提升自我的工作技能，努力获得较多的经费支持。与此同时，档案管理机构还可利用其丰富档案资源的长处，扩大不同面的潜能，着重增强使用及供应档案工作，在较短时间内研发出大量的档案资料来保证社会各方的需求，把潜在的不同档案价值转变成经济效益。现代性科技与措施广泛地被使用于档案机构里，能为档案工作注入新型的能量，也较大地提升使用档案工作的能力，营造出更多的经济及社会效益，确保信息化档案工作更具现代性。

2、形成标准的管理制度

建设信息化档案工作，需要明确其过程中的有关责任制，确保有安全的互联网环境及其运行的数据，应以现实存在为主成立相关标准的管理制度。一方面需规范档案工作，形成一致性的标准。建设信息化的档案工作，是其规范化的主要根本之一。档案整理、统计、服务及不同项目技术等构成其规范，它已是权衡档案工作是否有效率的标准。若无此标准，则不能形成档案库里的资源信息。若每个档案机构没有依照一致的规范执行，自做自的，没有统一的体系，则档案工作所需信息在互联网上不能畅通无阻地进行，更别提达成共享资源。另一方面需对档案工作机制进行创新。档案管理机构需建设顺应信息化的档案管理机制。形成及完备档案工作进程及标准技术，将档案数字工作步骤及阶段细致化。并规定相应的安全办法，尤其是数字档案及文件的建立上，保证其档案数字化的整体性与安全性。

3、加强理念，提高管理档案的现代性思想

篇（9）

技术档案也是一种重要的文件资料，主要用于科研领域的生产活动，包括一些技术文件，图表和图纸以及照片等。对于图书馆的技术档案主要就是指图书馆的规划任务书、图书馆的建设大纲以及相关活动的调查材料等。这些材料的留档保存可以为图书馆的科研工作提供重要资料文献和经验。而且，技术档案具有一定的特殊性，一般为内部使用的文件，不会进行随意的公开，属于有保密级别的文件。技术档案和技术文件材料不同，需要认清两者之间的区别。一般而言，技术文件材料主要是在日常的工作中使用过，但是没有进行归档整理的图纸、文字以及照片等，技术文件材料是技术档案的一部分。技术档案是活动中具有保存价值，并且进行归档保管的技术文件材料。对于高校的技术档案而言，要做好相应的技术文件材料的收集和保管，从而做好技术档案的保密工作。

2、学校图书馆建立技术档案的必要性

在高校的发展中，图书馆占据着重要的教学辅助作用，在现代化教学中发挥重要的推动作用。图书馆技术档案管理数字化可以实现档案信息的数字化、利用网络进行信息组织和传输，实现档案的自动管理和大众化服务，促进资源共享和信息检索的快捷。

2.1现代信息技术在图书馆中的应用。现代社会，计算机技术和通信技术的发展促进了信息时代的发展。传统的图书馆发挥着文献采购、传递以及流通的作用，对读者的阅读指导、信息咨询、文献检索以及使用的模式已经退化，不能跟上现代数字化时代的图书馆应用需求。面对现代网络技术对图书馆的冲击，图书馆开发了一系列的新型业务，例如网上文件资源的远程借阅、网络数据库的建设和信息共享等，使图书馆的工作向数字化管理的方向发展。由于目前的信息化技术在图书馆的应用较为广泛，图书馆适时地加大机构设置的改革，新增了一些网络资源中心和信息技术部；加强图书馆人员的专业培训，对计算机和自动化方面知识的学习，使图书馆管理人员转变传统的习惯，使图书馆技术档案管理人员更加专业，提高管理人员的自身素质。同时，在图书馆设备的应用，增添一些数字设备，例如网络服务区和扫描仪等，增加图书馆的现代化技术实力。

2.2建立技术档案是图书馆科学管理的需要。技术档案可以有效的反映一个单位或者部门对于基本建设以及生产技术方面的实际情况，还能放映出自然科学研究方面的活动。其本身具有很强的保护价值，是真实的记录集中保管技术方面的材料。跟随信息化发展的脚步，计算机以及网络和通讯、数字等诸多方面技术的不断在图书馆之中得到有效运用，现今的图书馆的管理模式逐渐从传统的方式想近代方式进行过渡，实际运用的图书馆的手段和方式也发生了很大的变化，新的技术手段在图书馆之中得到可全面的采用，这样的现状就需要一些既懂得现代化的科学技术，又对图书馆方面的专业知识有独到研究的复合型的人才。但是，在市场经济的运行条件之下，图书馆在技术方面不够稳定，这就直接影响到了整个图书馆正常工作的开展。实践运行之中，虽然采取了一些措施来引进人才，比如有些学校采取阶梯型的引进人才以及拉开距离，保证实际引入的人员和单位签订的合同期间之内保持一定的稳定性，即使是采取了这样的措施，还是不能有效的减缓出现人员的流动现状，这就给工作方面带来一些不必要的损失。所以，加强图书馆档案管理数字化，利用数字化技术和手段，对档案进行综合处理，对图书馆的技术档案信息资源进行收集和管理。数字化技术都是依靠网络平台进行自动化管理，促进档案的长期保存和充分利用。

2.3图书馆技术档案进行数字化管理的优越性。在高效，图书馆技术档案的管理内容繁杂，管理的难度较大。加强档案信息的数字化建设，可以提高信息的利用效率，将信息储存技术应用到档案管理中，将档案的书面信息加工成计算机的数字化信息资源，就可以形成一定的电子文献，这种档案信息管理的方式对传统的图书馆档案管理带来严重的冲击，实现了信息的强大变革。对于学校的图书馆的管理工作而言，改变了过去一直运用的单一的管理功能，实行了给“知识的传播和扩散”的职能以及咨询功能等，这就对于馆员实际的素质能力方面提出了更高的要求，当然，也带来了一些实际管理方面的问题和挑战，需要采取有效的应对措施进行解决。所以，要加强对图书馆技术档案的数字化管理。对于图书馆的技术档案而言，档案的自动化管理可以充分提高管理的工作效率。由于计算机存储技术的应用，将有效解决传统档案管理的繁重压力。例如，计算机技术、扫描技术、存储技术以及多媒体技术多项高科技，可以有效地实现图书馆技术档案的立卷、归档、检索以及利用等功能。由于在实际的高效技术档案管理中，许多现代的管理规章制度和一些实际的操作规程之间出现了一些矛盾，对于一些岗位的人员在职责的划分方面的不够明晰，这就造成在相关的操作方面出现了一些失误和漏洞。对于这些方面的资料的保存出现一些不完整的情况，这就给出现问题相关的维修和维护带来了极大的困扰。

技术档案的数字化管理，还可以提高信息的网络化传递，促进社会化服务质量的提高，从而促进档案信息的更大范围扩展，实现跨时空的信息服务，促进信息传递的现代化和标准规范化。

3、技术档案管理需要建立一定的规章制度

3.1技术档案建立方面的系统化建设。技术档案对图书馆之中的技技术设备实际的设置情况以进行了详实的记录，可以让相关的管理者对于本馆之内的现代化的设备有清楚的了解，这样在实际的管理之中才能做到得心应手。建立技术档案要结合档案的实际情况，进行明确的分工，建立其一套完整切实可行的规章制度，保证技术档案的完整性和系统性。

3.2建立设备采购的账目清单。相关的采购人员在进行各种设备采购时，对于实际的验收、记录，需要建立起原始的记录档案，这样方便财务部门对设备相关的情况了解的一清二楚，依据实际的需要进行及时的设备采购和更新。

3.3建立设备管理档案和技术操作档案。在设备采购之后，对于每一台设备需要详细的进行管理，使用账目，并表明设备所在的部门，具体的负责使用或者是相关的管理人员工作的状态等。对于采购的设备的采用的买机配件实际的使用情况、出处做好切实的记录。相关的技术部门要依照每一台机器的编号建立档案，掌握好各台计算机的运行和维修方面的记录。现今的很多图书馆实际采用的自动化的管理系统都不一样，对于系统的维护就需要专业的人员进行，建立本馆的自动化的系统的专门操作记录和数据处理的相关档案，便于系统进行升级和操作人员进交接工作。

篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123

[中图分类号]G273.5；G258.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01

图书档案的管理对于图书馆来说尤为重要，档案当中详细记载着整个图书馆的发展轨迹和运营的状况，具有重要的价值。伴随着信息时代的发展，图书馆的部分档案管理可能并不能满足对于图书馆的发展需求，在这样的情况下信息化的图书馆档案管理能够更好地实现整个目标，可以避免人工整理的繁琐，并且在很大的程度上降低了整理过程中的错误率。随着时代的进步和发展，图书馆档案管理与信息化建设有着密不可分的关系，信息化建设在图书馆档案管理中占有重要的地位。

1 图书馆档案管理的主要内容

图书馆的档案管理包括着人事档案管理、文书档案管理、业务档案管理和设备的管理。其中的人事档案，是指图书馆的使用用户的资料，包括书籍的取还情况、用户的基本信息等；文书档案指的是图书管理上级领导下发的相关工作文件，图书馆的会议纪要、工作总结、工作计划以及对上级机关发送的请示文件等。业务档案指的是档案管理部门日常活动的开展情况及业务的完成情况。设备档案指图书馆设备的登记、清查、核对和维修信息，以及报p、报废物品的核实登记信息。

2 图书档案管理信息化建设的重要意义

图书馆的档案管理信息化建设，就是利用现代的信息与网络技术，依据图书馆自身的发展要求和自身的建设要求来开发和利用图书馆的各种信息资源，为图书馆读者提供更为优质的信息化服务。只有这样才能更好地满足不同的人群对图书的相关需求。图书档案的信息化管理相对于传统的图书馆档案的管理模式来说，其重要性主要表现在下面3个方面。

第一，随着整个信息时代的不断进步、发展，人们图书馆档案信息的需求越来越高，传统的纸质档案管理存在着信息流通量不高、查询繁琐、文档归档工作的工作量较大、处理不及时、档案容易丢失等大量的问题。此外，档案信息的检索不够灵活，不能及时、精准地满足读者的要求。对比之下，档案管理实现信息化后可以使用计算机和网络技术，进行更高效的检索和书籍的处理，使图书馆的档案信息，在速度和准确率上都有很大的提高。正是通过网络的终端，图书馆的的读者才能更好、更快速地寻找到自己所需要的相关书籍内容，不需要像过去一样一本本地翻开、一卷卷地查阅，从而为获得更多的读书时间。

第二，在传统模式下各个图书馆的档案都分开来管理的，所以图书馆出现一种半封闭的“典藏馆模式”。在这样的情况下想要实现信息的共享非常困难。对如果采用信息化的档案管理系统，就可以很好地解决这种问题，让图书馆变成一个开放的信息共享的平台，与此同时，也给知识的传播、科学的普及提供了更便捷的渠道。此外，对于每一位使用图书馆的读者来说，在信息化的平台上将能获取更多的信息，让时间得以高效利用，信息的时效性得以发挥，展示出信息化系统人性化的一面。

第三，在传统的管理之下，储存档案的空间相对较大，还需要借书室、还书室、类室等相关办公场所。另外，图书馆档案的整理、归档的工作量巨大，需要大量的人力、财力来维持。一些图书馆没有这么大空间，也很难配备这么多的工作人员。而信息化建设下的图书管理工作只需要一个不是很大的空间，几台可以使用的电脑、存储设备和服务器就可以实现图书馆的档案管理工作，对于人力、财力、物力都是很大程度上的节省，并且这种情况下还可以提升图书管理工作的效率，为社会带来更大的效益。

3 结 语

现阶段，信息化建设对于图书馆的档案管理工作来说，十分重要，其能更好地提高档案信息的利用率及档案工作的效率，满足图书馆用户的多元化需求。作为图书馆管理的重要环节，图书馆的档案管理应该更积极地吸入现代信息技术，大力开展图书馆的信息化建设，从而促进图书馆的长远发展。

主要参考文献

篇（11）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）09-0013-01

环境档案管理是一项涉及多学科多领域的工作，它需要一定的技术基础。环境档案管理的对象就是在环保过程中所产生的真实材料，这些专业活动包括环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科技环境法制及环境研究。

一、目前环境档案管理的现状及存在的问题

1.传统的环境档案管理方法

档案管理工作的综合性较强，档案管理员的工作量一般都比较大，需要有很好的耐心和细心的工作态度。传统的档案管理工作主要就是档案的收集和分类工作，管理员首先需要把环保科技档案可以分为以下八类：环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科学研究、环境工程与基本建设、仪器设备与环境标准、计量；然后按系统的方法将档案迅速地整理好，并以适当的方法保存，防治纸质档案发生霉变、长虫、发霉、遗失等问题

2.电子文档管理方式不受重视

使用电子文档来保存信息不仅可以节省大量的纸质资源，还能提高信息的安全性与完整性；但是这种方式需要更多的技术投入，必须以一定的计算机设备为基础，对档案管理人员的管理要求、技术要求也更高，工作量也增大。在实现环境档案管理电子化信息化的过程中还存在以下问题：首先，硬件设备和软件设备不能达到要求，缺少资金投入和技术支持；其次，档案管理人员的技术水平落后，尤其是缺少专业的计算机操作技能。因此，要实现环境档案管理的电子化和信息化不仅需要政府的资金和技术投入，也需要加大对管理人员的培训。

3.当前我国环境档案管理存在的问题

一方面，我国环境档案管理体系没有保障机制，表现为既没有专门的环境档案管理准则、标准，即使在与档案管理相关的法律中也很少有涉及环境档案管理的条例，也没有环境档案和信息披露的制度和规范，对信息披露的范围、内容、形式都没有统一的规定。另一方面，从技术层面来看我国还没有建立完整的环境档案管理技术体系，没有统一的技术标准。

二、环境档案管理电子化信息化的特点和方式

1.环境档案管理电子化信息化的特点

环境档案管理电子化信息化就是以电子文档来储存所要管理的信息，电子文件是以光盘、磁盘等为载体，与纸质文档相比，它有以下特点：电子文档离不开现代办公设备的支持，最主要的设备即计算机；通过这些现代化的设备可以实现文档信息快速、便捷的共享，不会有任何时间和地域的限制；通过这些设备也可以快速地对信息进行修改或补充；电子文件的保存环境没有纸质文档的保存环境要求高，只要这些设备不发生损坏即可。

2.电子文件归档的方式

要把电子文件归档，目前一般使用的方法是将文件保存在磁盘上，也可以通过互联网移交档案。以保存在磁盘上的方式来归档看起来文档的保存期可以无限长，但实际上磁盘很容易受到损坏，对电子文档产生很大的安全威胁，而一旦电子文档受到破坏，要恢复起来难度很大，甚至不可能。所以，采用这种方式首先就要保障电子文档的安全性，保证文档内的信息不回丢失，可以通过采取文件备份的方法解决该问题，但这又会使存储磁盘的数量增多，管理人员的工作量也会增大。所以最佳的归档方式之一是通过网络版办公自动化管理系统归档，这种方式是让办公室与信息部门合作，由办公室统筹管理工作，而信息部门依靠其技术设备及人才条件负责电子文件归档并负责保证其安全。当然最好的方式还是把两种方式同时使用，做好网络存贮的同时把文件存入光盘。

三、实现环境档案管理电子化和信息化的必要性

档案管理方式的电子化与信息化已经成为信息时代的大势所趋，环境档案管理也不例外。

1.环境档案管理电子化和信息化可改善档案管理工作

电子化和信息化可以打破档案利用的种种局限，特别是时间限制和地域限制，使档案管理可以与全国甚至全世界接轨，档案管理部门能获得更多的支持，使档案管理部门由封闭走向开放。档案管理职能不仅局限于档案的收集、整理与保管，信息化和电子化使得其职能扩展到信息采集、管理和服务，最终实现信息资源的合理配置、科学管理。

2.环境档案管理电子化和信息化是形势发展的需求

21世纪是信息化高速发展的时代，人类的每项工作都离不开高科技的支持，环境档案管理也不例外。环境档案管理要管理的档案文件通常有上百万件，这些文件都是一个地区或国家珍贵的信息资源库，档案管理的意义就在于要让这些资源得到各级领导和普通群众的充分利用，充分实现资源共享，为国民经济发展及环境保护服务。近年来，环境档案管理电子化信息化的趋势越来越明显，档案载体已经大部分被光盘、磁盘取代，随之也产生了一系列档案管理的问题，例如电子档案的收集、保管、保护和利用问题，要解决这些问题就要加快档案管理电子化信息化的建设。

3.环境档案管理电子化和信息化是社会的强烈需求

在竞争越来越激烈的当今社会，人们的世界观念越来越强，对工作效率的要求越来越高，领导在做决策时也要做到迅速、准确，职能部门的工作对数据也要求及时、准确，社会大众对档案信息的需求量也在增加，尤其是随着环保意识的加强，人们对环境档案信息的需求明显增大。面对这些群体，档案管理部门只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能满足达到要求，这就迫使档案管理部门改变传统的管理方式，利用现代化的技术提供多功能而快捷的服务。

四、结语

传统的环境档案的纸质管理方法已经不再适合现当代对于档案管理的要求，电子化信息化的今天，环境档案管理由纸质管理方法转变为电子信息化管理是必然趋势，只有顺应时代潮流利用现代化的技术提供更舒适的服务，才能让环境档案的管理和使用更加安全更有效率。

参考文献