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对高校科研经费预算实行精细化管理重要意义。首先通过对高校科研经费预算进行精细化管理,可以进一步加强高校对科研经费的管理,规范科研经费使用行为。其次对高校科研经费预算实施精细化管理,可以提高高校科研经费的使用效率,全面监控科研经费使用过程以及强化预算的执行力。
二、高校科研经费预算精细化管理中存在问题及原因分析
(一)高校科研经费预算管理缺乏高效的预算管理体系。随着高校科研经费在高校经费中占的比例逐年增大,有些高校已经建立了相应的科研经费预算管理体系,但这些管理体系中制定的相关规章制度及预算编制程序由于各种各样的缺陷,并没有发挥其应有的作用。
造成高校科研经费预算管理体系形同虚设的主要原因是目前高校财务管理体系中,重心主要是在对事业经费的管理上,没有专门的科研经费预算管理机构,而且也缺乏健全高效的科研经费预算管理制度。这样就导致高校科研管理部门、财务部门等没有明确的规章制度可以参照,各相关岗位在对科研经费管理工作中,做法不统一,有的宽松有的严格,严重影响了日常科研经费预算的管理工作。
(二)高校科研经费的预算编制缺少科学性。目前高校科研经费预算的编制,主要是根据高校财务会计准则要求,按相关财务会计科目进行编制预算,这样格式化的预算编制要求虽然在一定程度上可以很高的规范高校科研经费支出,并且便于统一口径管理,但是在实际预算编制过程中,对横向纵向科研项目一刀切的预算编制规定,没有充分考虑科研项目本身需求造成科研预算编制缺少科学性,预算项目也不够精细。
造成这高校科研经费预算编制缺少科学性的主要原因是高校科研经费申请中缺乏预算意识。目前高校鼓励科研人员多渠道申请科研项目,对于立项结果的过于重视,就造成了申请过程中预算编制的忽视。科研项目申请过程中经费预算的编制往往是根据申请的要求估计以及发票取得的难易程度来填列,而没有完全理解科研项目预算要求,这样编制的预算缺乏科学性。
(三)高校科研经费的预算编制项目不够精细。根据高等学校财务会计制度规定,目前高校科研经费核算分为设备费、试验外协费、燃料动力费、出版文献信息传播知识产权事务费、差旅费、会议费、国际合作交流费、劳务费、专家咨询费、其他费用等项目,这些项目在一定程度上规范了高校科研经费的预算编制,但与许多科研项目本身预算编制要求有脱节,不够精细,不能满足科研项目结题的需求。
(四)高校科研经费的预算执行不够严格。目前高校科研经费预算执行过程中,往往经费混用,不按预算内容支出,决算时调账现象严重等问题突出。造成这一现象的主要原因是高校科研人员经常一人同时担当多个科研项目负责人,在科研经费支出过程中,往往是哪个项目有预算金额就用哪个项目支出,混淆科研经费使用。到结题决算时,经常从各个科研项目中调整支出来满足结题科研项目支出决算。
三、加强高校科研经费精细化管理的对策及措施
目前国内大批科研机构除了部分私人企业绝大部分隶属于国企集团,科研单位大多需要承担大量的国家科研项目或本地的科研项目,既需要承担企业内部财务指标绩效考核,又需要根据相关部委所的有关于科研干了项目的相关规范施行财务管理,科研单位一般具有经费管理金额大、项目经费种类复杂等特点,这对于强化科研单位财务管理的精细化研究提出了挑战。
一、科研单位财务管理现状分析
(一)课题经费管理经验不足科研单位在课题经费预算方面一直存在一定的问题,由于科研业务与科研所需设备购置的经费比例不协调,人员劳务费用过高,导致课题经费预算最终与财务决算报告脱节,并且科研单位内部一些人员对于课题经费预算,以及财务决算报告并不了解,编制的预算存在不严谨、不科学、成本过高等特点,在验收检查的过程中就会发现其数据编制经费的决算报表很难符合实际需求或者超过成本预算过多等问题。此外,科研单位课题经费财务管理中还存在专项资金使用率不足,使用模式过于随机等问题,在得到支付系统专项经费时,其到账时间一般间隔半年或者一年,项目支出方面其预算无法被满足,等专项经费到款时又不能得以专项利用。
(二)资产管理认识不足科研单位在资料管理以及固定资产管理方面一直处于经营短板,一些科研单位在采购材料时,并没有专门的采购人员为了节省企业经营成本只选择负责该项目的人员进行材料采购,对材料采购申请以及材料采购审批等环节并不熟悉,并且在材料采购入库验收以及出库领用等环节没有一个较为完善的手续,容易存在弄虚作假,材料采购成本虚报等问题。关于固定资产管理环节,许多科研单位对固定资产并没有养成全面且定期的检查习惯,对于一些固定资产比重较大的研究机构,没有专门的针对固定资产管理的部门,随意指派人员进行监管,针对一些已经批注处理的固定资产长期积压没有进行及时的处理,导致企业固定资产受到损失,并且针对现有固定资产的使用情况以及使用方式也缺少科学有效地认识。
(三)制度建设不健全关于科研单位的科研课题管理制度以及项目经费管理制度目前还需要进一步完善,一些项目的科研课题申报还存在着没有相关管理部门参与的问题,科技人员对于经费预算的编制不熟悉,而管理人员对于项目课题申请的执行力度不足,对课题结题结账以及相关的财务结余管理还存在操作性单一等问题。同时,一些科研单位还存在着对国家及上级主管部门的政策法规落实不到位等问题,实际需要执行的与财务监管相脱节,另外一些课题管理费用的计提不合理也是问题所在,缺乏有效地法律法规的约束也是目前制度建设不健全的现状表现之一。(四)会计核算不系统会计核算不系统主要体现在临时工费用远高于实际所需费用,并且用于科研项目研究的费用较少,利用率不足,以及现金流支出较大,科研资金被套取等方面。此外在往来款方面,已经签订的科研项目合同的项目资金并不能及时导致,导致无法按照约定时间履行合同或者在资金不到位的情况下垫付资金履行合同,造成会计核算困难,同时,还有一些科研单位员工的借款余额长期在账面上并没有根据实际核销时间进行清理,造成科研单位呆账、坏账问题频发,导致整个会计核算系统工作无法顺利推行。
二、科研事业单位财务精细化管理中存在的问题
(一)财务精细化管理工作认识不到位,管理意识不强科研单位的财务管理人员在财务精细化管理方面存在管理意识不强,认识不到位等问题,对于如何把财务精细化管理与企业自身的经营管理相结合还存在误区,只考虑完成当时所布置的任务对科研单位未来长远的发展没有施行有效的规划,并且在课题任务出现交叉且各个岗位职责不明确以及岗位协作出现问题的时候,无法良好的应用财务精细化管理化解由于这些问题导致的财务损失,科研单位的财务管理过于粗放,对于市场信息分析的不到位,不够精准也是导致其工作效率降低,工作质量差的主要原因所在,如何提高整体科研单位工作人员对于财务管理工作的认识,加强其管理意识的学习与培养是目前急需解决的问题之一。
(二)财务管理信息化建设不够科研单位的财务信息化建设方面一直受限于财务信息管理系统不健全的影响,以至于无法全面的施行财务精细化管理,导致财务精细化管理浮于表面,在财务网络费用核算方面无法具体落实到项目细节,财务信息整合不完善,细节与分支问题频发,并且在费用分摊凭证方面也没有明确的指导标准以及参照依据,整体的财务管理信息系统协调性较差,财务网报系统中的审批与监管流程并不能得到有效地应有,财务信息管理系统长期不更新,缺乏技术人员对于该环节的完善。这些问题都将导致科研单位的财务精细化管理实施困难,因此,财务管理信息化建设十分重要。
(三)绩效考核与监管机制不完善整个科研单位在财务精细化管理方面还存在绩效考核不健全以及监管机制不完善问题,一些科研单位对于全面预算的领导作用认识不足,缺少长期的财务管理规划以及战略目标,并且科研单位由于科研项目众多,项目周期长短不一,负责人员组成结构不稳定等问题,导致业务活动与财务管理脱节,此外项目财务管理人员所采用的会计科目编报预算模式不能符合科研单位的实际需求,对于财务管理人员的绩效考核问题一直未建立良好的体系。除此之外,在监管机制方面也存在一定的问题,科研项目的材料申请、项目审批、资金运用方面没有一个明确的监管机构负责,交由财务管理部门处理很容易抽身乏力。这也是导致科研单位财务精细化管理实施不畅的问题所在。
(四)财务管理部门人员水平参差不齐,培训力度不足科研单位在施行财务精细化管理的过程中势必需要财务管理部门的积极参与,这对于人员素质有着极高的要求,一方面需要对财务精细化管理理论有着明确的认识与扎实的运用能力,另一方面要能够有灵活处理各项财务问题的应急能力,而目前科研单位过于重视科研研究,在财务人员管理与培训方面并没有形成一个明确的体系,这对于整个科研单位的长远发展是十分不利的。
三、提升科研单位财务精细化管理的对策分析
(一)完善管理制度,转变财务管理整体观念精细化财务管理作为一种新型的财务管理制度要想在科研单位中得到有效地实施,一方面要考虑科研单位与其他事业单位的不同与特殊性,另一方面还需要转变原有的财务管理观念,不断完善财务管理制度,需要从财务管理的基础理论学习以及观念认识入手,将财务管理工作细分,各项工作做到专项专人负责,针对不同的财务管理问题在制度完善的保障下迅速解决。此外,精细化财务管理还需要财务管理人员积极转变原有的财务管理观念,这对于其自身工作素质的提升以及整个科研单位的长远发展与运营都有着一定的促进作用。
(二)构建科学的财务管理信息化体制科研单位财务精细化管理研究初期势必需要根据自身实际情况,构建科学的财务管理信息化体制,这对于科研单位的财务管理最优化有着一定的积极作用。并且构建科学的财务管理信息化体制可以让财务管理人员在项目预算以及成本核算方面有着一个明确的操作标准与认知,这对于整个项目的申请与资金到款时的合理规划都有着十分重要的意义,并且也可以减少由于信息化不健全所导致的申请与项目资金的利用不合理等问题,全面促进科研单位的财务管理朝着健康、科学、有效的方面发展进步。
(三)强化监管机制加强绩效考核财务精细化管理一方面作用于科研单位的财务管理环节,另一方面还作用于科研单位人员监管与绩效考核方面,完善的绩效考核体系以及良好有效的监管体系可以在科研单位全面实施财务精细化管理方面提供助益,并且随着科研单位项目的增多,也需要加强对其项目的监管。
关键词:
农业科研项目;预算编制;精细化;管理措施
随着国家经济改革的逐步深入,国家逐渐的重视科学技术的创新工作,在近些年的科研项目中,明显加大了对农业科研项目的投入力度。同时,对于项目的专业化管理、系统化经费使用、高效性的科研经费拨付等多方面的管理进行强化。国家在强化经费投入的同时,也使得科研经费的管理难度在不断加大。对此国家在出台和修订部分科研项目的基础上,构建出完善的资金管理体系,强化了科研项目经费使用和管理逐渐细致化和精密化。在构建精细化管理的过程中,主要采用强化预算约束性效果的同时,重视对精细化管理的特点分析,强化对科研经费的监控和管理。
一、经费预算精细化管理的概念
在现代化企业管理中,精细化管理是其发展的核心和关键。构建出完善的农业科研经费预算编制项目,需要借鉴和融合精细化管理,从而保证预算环节的高效性和有根据性,保证预算编制的精细化和细致化,完善科研经费和研究任务之间的关系;在编订预算的过程中,要求预先制定完善的流程和程序,同时根据具体的要求进行预算编制工作,在财务专家的把关和审核之后,根据农业的季节性特点以及科研项目的具体内容,及时对项目进行调整,构建出完善的调整方案,根据相关的报批程序审核项目的执行效果。在农业科研项目的经费预算的编制过程中,强化精细化管理的特点,明确各个具体项目的预算、管理流程,强化对各环节的权责划分,使用有效的方法将主体有机融合,构建出完善的责权一致的管理网络系统,保证经费预算处在高效、科学的监督体系之下,从而保证整个项目资金的使用效率,提升项目研究工作的综合效益。
二、经费预算精细化管理的意义
科研项目的经费预算精细化管理是现阶段提高农业科研效率的有效手段,要求在标准化和规范化管理的基础之上,构建出科学化、系统化的生产、管理流程,实现对科研项目的制度化、专业化、标准化管理。2008年财政部下发的《关于进一步加强预算执行管理的通知》,第一次提出了在财务预算管理的过程中,要求强化精细化管理的概念,这也是我国各级单位强化财务管理,进行精细化管理的开始和标志;2014年财政部颁发的《关于进一步加强财政支出预算执行管理的通知》,要求进一步强化对精细化管理的管理。对于现阶段的农业科研院(所)而言,要求在预算精细化管理的过程中,强化对预算关键环节的管理和分析,构建出系统的科学化管理编制,细化和完善预算编制的主要内容,采用刚性的制度规范措施,构建完善的责任落实效果,提高和完善科研经费的使用效率。
三、农业科研中项目管理的现状
(一)精细化不足
在目前的农业科研单位中,科研工作者对经费预算的重视程度不足,导致在争取和申请科研经费的过程中,很多时候由于缺乏对申请项目和预算编制等多方面的联系和结合,并未体现出实事求是的效果,导致整个科研项目在进展和推行过程中,并未结合项目的经费需求进行严格的预算规划,导致出现资金不足的情况。同时大多数的科研人员,由于缺乏专业的财务管理知识,对科研经费管理缺乏正确的认识,从而导致对各项费用的内涵缺乏科学地认识,由于经验不足或者错误预算,使得科研经费无法进行细致和划分,进而导致整个预算管理科学性和合理性的缺失。
(二)合理化不足
在部分农业科研单位中,由于缺乏预算协调机制,导致项目的需求和管理缺乏系统性和科学性,因此出现了预算编制要进行调整和完善。但是在部分单位的项目预算中,并未考虑到经费的使用情况,没有对项目和经费支出进行有效的管理,导致出现擅自调整预算,进而使得整个预算并未按照原定流程进行,没有遵循具体规定进行备案呈报工作,出现了相关负责人因退休、调整、离职等多方面的原因出现项目预算的更换。在项目合作的过程中,由于在项目合作以及外部协作的过程中缺乏对预算管理的充分认识和分析,导致项目经费管理过程中并未根据科研项目进行完善的资金拨付机制,也没有通过合同任务书的订立以及对项目任务书的构建进行经费管理,导致在参加项目的过程中,并未构建出完善的外拨经费管理机制,因而在拨付资金之后,整个监管系统缺乏有效的监管。
(三)执行力不足
在大多数农业科研单位的项目管理中,预算和资金管理主要由项目负责人采用全权负责制度。在这种高度集中的管理机制之下,项目负责人对于项目资金的管理和支配存在极大的随意性,当出现一个项目负责人管理多个课题项目之时,很多时候因为精力不足导致对项目的支出和预算的管理缺乏实质的管理工作。一方面使得整个科研项目的收支费用并未按照列支的项目进行及时的管理和处置,财务人员的日常费用支出成为单位的公用费用开支,出现事业经费的挤占,使得最后的项目验收工作出现了人为的账务调整。另一方面加强了对相同类型财务的支出和收入,导致科研人员在未考虑项目的研究和进展过程中,只是单纯的进行签字确认工作,很容易出现项目之间出现交错复杂的使用问题。在项目验收的过程中,人为调账行为时常出现,会出现不合规的发票和支出。另外,在科研经费的管理支付中,科研项目的经费直接由财政预算拨付,在经费使用和下达过程中存在时差性,同时经费预算的管理未进行有效监督,导致出现相互垫付的现象,达不到预算的实际效果。
(四)考核力度不足
当前在很多科研项目中,过于重视科研经费的申报和使用环节,而忽视了对经费预算的考核和评估环节,在绩效考核和信用评级制度的建设中缺乏力度,导致出现项目执行效果欠佳和未达到系统地评价指标及标准。预算编制工作缺乏奖惩制度,整个科研经费的管理和使用缺乏鉴别能力,整个预算的执行难以做到实时定量的考核。
四、农业科研经费预算编制的精细化管理措施
(一)建立健全科学合理地编制体系
为了使农业科研经费预算合理化,首先,从事农业科研项目的工作人员要转变传统的忽视管理注重争取的观念,在进行预算编制的时候要根据类似的研究活动以及我国的实际情况,严格遵循相关科研项目的资金管理的要求,综合考虑科研项目的各项费用的支出情况,对预算编制的整体进行分析和论证。在对每个预算科目内容都分析清楚的基础上,对预算支出的各项具体内容进行具体的细化,对具体的数据信息进行科学地预算,展示出具体的预算过程,结合科研项目的资金实力进行编制。同时,农业科研部门要积极联合财务及资产等部门,对预算编制的各项经费进行审核,科研人员要根据审核意见对所出现的问题进行及时有效地修改,尽可能提升预算编制的准确性和科学性。
(二)合理规范农业科研预算经费的调整手续
科研经费预算的执行要严格按照相关的资金管理办法和具体的编制内容等规定,对各个项目的经费支出状况进行明确,通常情况下不能进行调整。如果出现一些特殊情况,必须要进行调整,要遵循有关的规定,利用审慎的态度进行合理地调整。现阶段,农业科研预算的调整主要包括两类,其一是报批调整,其二是主持单位进行审批调整。如果科研项目出现预算资金数额变化或者合作单位的预算出现调整,需要进行报批调整。或者出现其他的情况,如预算金额没有出现变化,一些具体的材料费用、加工费用以及其他费用要进行调整的,由具体的负责人进行申报,单位进行审批,负责审核的管理部门在一些关键的环节进行明确。整个科研项目在具体的实施过程中可以根据相关的要求进行项目预算的调整,需要将进行这些项目调整的原因以及具体的金额进行详细地展示,同时要展示出详细的证明材料,将这些资料申报给相关的管理单位进行审核;管理单位要遵照相关的规范对合作单位及项目的科研人员以及经费和科研项目的具体内容进行严格审核。在进行审批之后要及时的告知相关的人员,对课题项目的预算进行合理有效的调整。
(三)强化科研项目经费预算执行中的精细化管理
在具体的执行过程中,首先要通过会计信息软件进行合理的额度预算控制,从而实现精细化管理,具体可以采用逐个控制、浮动调整的方法。将通过审核的科研项目预算支出的费用金额按照具体的会计科目在会计预算系统中进行录入同时设置合理的额度,如材料费、设备采购费用、人员薪资及其他费用等制定出合理的浮动比例。通过这样的设置,如果这些项目在单类或者预算总额超出一定指标之后会进行自动警示,有利于科研项目的管理人员对各项经费的使用情况进行及时有效的了解,对预算执行进行有效地监督。其次要强化在科研预算执行过程中的监督。各个项目和部门之间要加强交流和沟通,切实落实岗位责任制,将科研项目经费预算的精细化管理切实融合到整个项目的预算管理中。项目管理部门要做好整个科研项目的经费预算执行工作,对项目经费的收支、到账以及结余情况进行及时有效地了解。相关的财务管理部门对预算中的各种票据进行认真审核,对于其中不符合规定以及一些虚假票据不予受理;对于一些不完整和不准确的票据实施退回。而科研部门要对项目的经费支出和项目的进度进行监督。
(四)完善和健全考核制度
农业科研项目经费预算要精细化管理,必须加快科研经费绩效的考核机制的建立和完善,制定出预算绩效考核指标,可以通过有关的定性定量指标进行有效分析。定性分析指的目的是确保科研项目可以实现最终的目标,科研项目经费预算开支的范围是否符合相关的制度。而定量分析可以通过科研经费预算完成的具体指标来体现。在绩效考核过程中要做到公正、公平,将考核结果进行反馈,使得绩效考核机制发挥出真正的作用。
(五)提升化科研人员的综合素质,树立预算管理理念
科研项目的工作人员要提升自身的认知水平,树立科学的预算管理理念,要正确地认识到经费预算是通过对科研收入、成本、费用以及经济利益等合理的计算所得出来的,对于预算来说,其本身并不是科研项目的最终目标,而是实现对各项资源进行合理配置。科研项目的工作人员在进行科研工作的同时要及时了解和学习一些有关财务的知识,这有利于科研项目在进行经费预算的编制中和财务工作人员进行有效沟通。科研工作人员要积极地向财务人员和相关的管理人员反映科研项目的实施状况,采纳合理的意见。同时财务工作人员要及时了解科研项目的具体内容,充分参与到科研项目的预算中。
五、结语
农业科研项目对于我国农业产业的健康发展有着重要的影响作用,为了促进农业科研项目的研究进度,要加强对预算经费的编制进行精细化管理。在这个过程中,要与当前国际宏观层面对于科研经费预算管理的要求相符合,形成全新的经费管理理念,要将财务人员和科研工作人员进行有效融合,满足相关人员对科研经费的了解和掌握,更进一步的加强对于经费预算的管理,严格遵循相关的法律法规,对项目的经费进行有效合理地使用,加强监督,最终提升科研项目经费的使用效率。
作者:杨海娟 单位:桂林市农业科学院(广西农业科学院桂北分院)
参考文献:
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1.引言
教学、科研、社会服务是当代大学的三大基本职能。科研是高校人才培养的基础,对学校学科建设、综合实力的提升有重要的推动作用。科学、高效、规范的科研管理是促进高校科研工作可持续发展、科研实力稳步提升的重要保障。科研项目管理作为高校科研管理的重要组成部分,主要包括从项目申请、立项论证、组织实施、中期评估、验收鉴定、成果产出到档案入卷的全过程管理。随着国家对科研投入力度的逐年加大,各级各类项目的资助体量和资助经费的不断增加,高校传统的粗放型的科研项目管理模式已经不能确保项目的申报和完成质量。为了提高项目的管理效益,保证科研计划的圆满完成,有必要引入精细化管理模式,以解决目前项目管理中存在的重申报轻过程、管理制度不完善、经费管理不科学等问题。从精细化的视角完善项目管理机制,细化、优化管理流程,将精细化管理理念融入项目管理工作中,这对提升高校科研项目的管理水平,促进高校科研管理的高效化、标准化和规范化,提高高校科研的整体竞争力有着重要的现实意义。如何将精细化管理具体应用到科研项目管理中?笔者谈谈自己的看法和思考。
2.高校科研项目管理问题分析
2.1现行管理体系不完善。随着国家对科研投入的不断增加,各级各类地方政府及科技部门纷纷设立如省自然科学基金、省重点研发专项等为地方经济发展和人才培养服务的各类项目。项目种类繁多,项目管理要求不尽相同,这就要求高校在科研项目管理上要按照不同的管理办法进行分类管理,不能一概而论,而应从粗放管理转向分类的精细管理。目前高校科研处是科研项目管理的主要执行部门,科研项目基本由科研处进行集中管理,但科研人员的科研工作均在院系完成,导致二级院系的管理职能未能得到充分发挥,且科研处往往不能及时地了解科研人员的动态和项目的进展。另外,项目在执行过程中,涉及科研设备采购及管理、经费使用、国际交流、项目不定期审计等事宜,因科研处与财务、资产、审计、国际交流、监察等部门系统的沟通不及时和信息不通畅,导致项目执行中出现经费使用不规范、设备冗余、国际交流手续办理不通畅等问题。二级院系的管理职能未能有效履行、高校的各个管理部门之间未能形成良性的联动机制,是现行管理体系不完善的表现。
2.2有效的中期管理薄弱,项目执行过程中的监督力度不够。目前国家级重大重点项目数、国家基金项目数、SCI论文数、国家级省部级奖项数等往往成为衡量高校科研水平的重要指标。项目申报数、立项数及项目产出的高质量论文数成为高校科研处的关注重点,很多高校都是“重申报、轻管理;重产出、轻过程”。在项目的过程管理中,科研处仅注重定期收集各类年度或中期检查报告、项目任务书等,却很少组织专家检查评估和审核纸质材料的真实性,使得项目的中期管理流于形式[1],直接导致的问题是项目的成果质量不高,项目结题率偏低。各高校制定的校内项目管理办法中,很少针对项目的监督管理提出明确的要求和具体、可行的操作方法,而且在项目执行过程中对科研人员的科研诚信、科研道德缺乏有力的监督。
2.3经费预算和执行不够规范。科研经费是高校科研项目正常执行、顺利完成并取得项目成果的重要保障。科研经费渠道众多,不同来源的科研经费管理要求不一样,但目前高校往往缺乏专门从事科研经费管理的财务人员,难以为科研项目预算编制、预算执行及财务决算等全过程提供专业的管理和服务。科研人员在编制预算时,更多是凭经验,导致预算编制不精细,测算依据笼统,以至于到项目执行时,才发现有些预算设置不合理,又得申请调整预算,带来诸多不便。而在预算执行过程中,虽然有些高校科研管理部门有预审,但经费报销更多由项目负责人审核,财务部门在报销时只是简单审查报销单据的合规性,一般不予核实经费支出与批复预算的匹配性,造成预算执行的不规范。
2.4科研管理队伍水平有待提高。科研项目管理是业务性、专业性、政策性和科学性很强的工作,要求项目管理人员不仅要具备专业的管理素质和服务意识,还必须具备高度的政策敏感性、较强的科研活动组织协调能力、较高的团队协作意识、一定的学科知识和创新性。目前由于高校现行的人才考核体系和职称评审制度的缺陷,各高校拥有管理学学位的项目管理人员很少,管理人员的综合能力需进一步提升。
3.高校科研项目实行精细化管理的必要性
所谓精细化管理是指基于科学规范的制度体系,运用标准化、程序化、数据化和信息化的手段,组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行的一种管理理念和管理技术[2]。精细化管理要求注重系统意识、规则意识和细节意识。推行精细化管理要靠规章制度,通过精细化管理方法,将复杂的事情简单化,简单的事情流程化,流程化的事情定量化,定量的事情信息化,实现全过程管理的规范化、专业化、程序化、标准化和信息化[3]。
早在“十一五”期间,精细化思想已逐步应用在国家自然科学基金委员会的基金项目管理中,为国家自然科学基金高效有序的运转提供重要的保障,这是促进高校科研项目实行精细化管理的外因。“十二五”以来,国务院和教育部相继颁布了《关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监2012[6]号)、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发[2014]11号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》等文件,针对现在科研项目及科研经费管理中的问题,提出“规范管理、改进服务”,要求按照科研活动规律,充分发挥高校在科研管理中的主体作用,建立健全项目全过程管理制度,优化管理流程,改进管理方式,以适应科研活动的实际需要。这对高校科研项目精细化管理提出内在要求。随着国家科技体制改革和各级各类项目的整合合并,项目的精细化管理更有助于高水平成果的产生,有助于项目组科研实力的提升,有助于学校整体科研竞争力和重大项目争取能力的提升。
4.高校科研项目全过程精细化管理举措
4.1建立科学的管理模式、制定个性化的管理方案。在科研项目管理中,将传统的由科技处直接面对项目负责人的粗放型项目管理模式转向科技处-院系-项目负责人的三级精细化管理模式;建立财务、资产、审计等多部门联动的管理体系,明确各部门的职责与任务,实现各部门之间的有效对接。在科学的管理模式和体系下,制定符合校情的科研项目管理制度,对项目全过程实施系统管理,在项目立项、实施、验收等环节按照业务流程进行规范操作,及时有序地完成每个工作步骤,实现管理的规范化和系统化。
目前各高校自身的发展定位和承接项目特点不尽相同,如师范类高校基础研究项目偏多,部队院校以军口项目为主,工科院校以应用类和横向项目居多。高校科研处应把握精细化管理的深刻内涵,结合高校自身发展特点,制定个性化的项目管理方案,形成为本校科研项目服务的精细化管理体系。
4.2加强项目申报过程的精细化管理。2016年是国家“十三五”的开局之年,大部分项目主管部门都明确“十三五”期间的重点支持方向。高校科研管理部门应具备全局、系统意识,在全面了解各类项目的重点支持领域的基础上系统地梳理高校自身的学科发展方向,整合优势资源,提前布局规划,做好申报准备。在项目申报阶段,应当认真解读国家政策,仔细理解项目申报指南,充分调动院系及项目申报人的申报积极性,并以精细化的思维关注申报形式、申报要求等细节,制定精细化的工作流程,联合财务人员配合项目负责人精细合理地编制财务预算,确保项目申报工作高效、有序地完成。对于限项上报的项目,校内要先形成规范化的初筛标准,以筛选出更有竞争力的项目申报书。
4.3强化项目中期和结题阶段的精细化管理。项目中期和结题阶段的精细化管理是项目能否高质量完成的重要保障。为避免项目的中期管理流于形式,高校应组织专家检查评估,深入了解项目的研究进展和遇到的问题,并对研究遇到困难的项目及时给予技术上、经费上的帮助;建立健全项目过程档案,督促项目负责人及时撰写能翔实记载项目研究工作全过程的科技报告;进一步增强项目负责人的责任意识,明确各方的监管责任,确保项目执行质量。
同时,高校应将精细化的思想充分应用到结题管理中,在确保结题工作规范有序进行的同时,加强专家验收环节,强化项目绩效考核,将项目的完成情况与项目负责人的职称评定和岗位聘任挂钩;规范项目结余经费的使用,确保其继续用于科学研究的直接支出;重视科研项目完成后的归档工作,将已结题项目分类分期存档,加强项目成果的后期管理,最大限度地挖掘成果的经济和社会效益。
4.4以信息化带动管理的科学化与精细化。在优化管理流程的基础上,高校应升级现有的科研信息管理系统,增加项目信息资源共享模块,实现项目信息和资源在校内管理部门之间的共享,以及项目管理与经费管理、科研设备管理、国际交流等的无缝对接,实行网上申请、一键推送、在线审批的模式,真正形成为科研人员服务的集成化工作模式,大幅提高科研管理工作的效率。在新的科研信息管理系统中,要细化项目周期内的过程管理,即包括申请、立项、年度或中期检查、结题验收、成果归档等全过程,以信息化带动管理的科学化和精细化。另外,在新的科研信息管理系统中,还应增加深入统计和大数据分析功能,通过对现有项目中人员、类别、职称分布等信息的深入挖掘和分析,为学校科技政策制定和领导层的管理决策提供支持。
5.结语
科研项目的精细化管理是高校科研良性发展的重要保障。高校的科研管理人员在平时的管理工作中应坚持精细化管理的理念,增强主动学习的意识,积极进行探索尝试,通过项目的精细化管理实践,以点带面,实现对科研人员、科研经费、科研成果等的全方位、精细化管理,形成具有自身特色的科研项目精细化管理体系,促进高校整体科研实力的提升。
参考文献:
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中图分类号:X799.5 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2013)23-0262-02
精细化管理是一种运用精细化的手段,实现组织活动各要素和组织目标高效精确的一种管理方法和管理活动,是近年来备受中国理论界关注和企业界力行的一种管理理念。精细化管理是一个体现在所有工作中,需要全体职工共同参与的过程,要全局统筹、突出重点、互相支持。后勤精细化管理是后勤管理的必然趋势,目前后勤管理已经到了非从粗放型管理过渡到精细化管理不可的地步,不然,以现有的后勤管理水平已无法适应现代化科研单位对后勤各项保障工作的要求。
科研单位的后勤工作既与其他单位的后勤工作有共同之处,又有自己的特点。科研单位的后勤工作是科研工作的有力保障和支撑,是科研工作顺利完成不可或缺的必要条件之一。研究所后勤精细化管理就是面向职工、面向科研工作的“柔性”的精细化管理,以达到以更低的成本提供更好的服务,得到更高的满意度,最大限度地为科研工作提供好各项后勤工作支撑与保障。后勤精细化管理涉及到水电维护、卫生、绿化、房产、总务以及职工食堂和单身职工宿舍等各个方面,由于篇幅有限,无法在此展开论述,本文只是从科研单位后勤管理中的目标管控、绩效考核、成本控制和安全管理等几方面进行浅述。
一、后勤管理的目标管控
后勤工作的目标管控应该分为:用工管控、财务及采购管控、物资管控及项目管控。
用工管控指后勤各部门对各岗位临时用工的计划和合理安排。现在各单位人事部门对下属各部门的临时用工都是事先计划、审批,严格控制临时用工。在这种情况下,如何合理安排用工确实是后勤比较挠头的事情。后勤事务庞杂、烦琐,很多事情属于突发,无法在事前做出临时用工的计划安排。如何解决这个矛盾呢?根据每年后勤的工作特点,需要在事件发生前有未雨绸缪的本事。比如,每年雨季,由于突发的大雨,可能会造成部分低洼地段出现积水,需要紧急抽排水,就要紧急安排防汛沙袋。这些事情既是不可预的,也是可预的。在每年的雨季,都会有一两次突发的大雨,所以在每年制订临时用工计划时,均应计算出合理的防洪排洪用工安排,作为常态预算出现,这样就避免了无法临时安排用工的情况。当然,也要和相关人事劳资部门做好沟通和协调工作。
后勤的日常工作中,有许多需要定期及临时采购的,如水电维修配件,有些是需要定期更换的,有的是临时故障需要突击购置的。这就要求水电维修部门要根据业务的特点,合理提出每年的购置计划,包括定期更换与临时突发抢修的。根据设备使用的规律,哪些部件会在什么时候出现故障应该是有规律可寻的。
同样的道理,后勤的物资管理也存在事前的目标管控。小到一个垃圾袋,大到一个大型设备,每一样东西都有它合理的使用寿命期限,都有它合理的使用场所。大中型设备要有台帐可查,要有专人负责,低值易耗品的领有要有正常的领用申请、审批,相关库房要有严格的进出库手续。所有物资无论巨细,均在后勤管理人员的掌控之中。
项目管控是指在后勤工作中,因为工作需要向上级部门申请的专项项目的管理监控。比如,专项防水工程、专项维修工程等等,均有事前工程预算及始终工程监督和时候工程的验收和决算的程序。专项项目应做到专人专管、专人负责。
二、后勤管理的绩效考核
后勤管理中的绩效考核有它独特的地方,它不像企业里生产的绩效考核一样,有经济效益的硬指标,而是指它产生的功效效益。比如,突发水管爆裂,经过连夜抢修后,及时恢复了办公区及家属区的供水,将损失降到最低,这就是它的绩效。办公大楼的卫生保洁保证了办公大楼整洁的办公环境,这也是它的绩效。后勤各项工作之间千差万别,但每项工作都付出了工作人员辛勤的汗水。对研究所各项工作的有力保障,就是后勤工作的工作成效。
后勤管理中的绩效考核就是考核在某项工作后,其是否达到了在维修前、完成前预期的效果,是否符合提前设定的目标要求。如未符合要求则责令该项工作的工作人员及负责人继续进行补救,直到符合要求、验收通过。因此,后勤部门应该根据各部门的实际情况建立一套完善的绩效考核办法,以便在实际的管理工作中有章可循、有法可依。
三、后勤管理中的成本控制
和其他领域的工作一样,后勤工作也必须进行严格的成本控制管理,杜绝在工作中出现不应该出现的漏洞。杜绝使用粗制滥造的产品,以免给以后的工作埋下不安全的隐患;也要避免出现购买产品质量过剩的现象,杜绝浪费现象的发生。
在进行项目经费预算及材料采购中,凡是涉及到价格、资金使用的,都必须事前进行精细预算、严格审批、事中两人以上共同采办、事后认真验收,严格控制各项成本,避免虚报、虚列和其他违反财经法规的事情发生。同一种功效的产品,在前期市场调研中,起码要有2—3中同样产品供有关人员进行参考,优中选优。
对后勤的各项专项工程,成本控制也相当重要。在保障工程质量和进度的前提下,该控制的成本也必须要进行控制。严格按照专项资金拨付时制定的资金用途使用,做到专款专用。
四、后勤管理中的安全管理
国家安全主管部门每年都在强调安全问题,可是每年各地的安全事件总是屡禁不止,那滴血的伤亡数据总是令人触目惊心。后勤工作中,涉及到的安全生产的方面非常的繁杂,更是万万不能掉以轻心。安全事故一旦发生,即使各部门最大限度地进行事后弥补,尽量对伤者亡者家属补偿,也无法挽回已经造成的各项损失。我们应该在平时的工作中就把各项安全隐患消灭在萌芽状态,做到安全事项的事项预案,胜于事后弥补千倍万倍。
各项工作制定安全操作规程,各项安全事项做到专人负责,专人检查,不因繁琐而懈怠,不因重复而偷懒。各项外包的工程也要过问乙方有无相关安全措施、安全防范方法,有无及时购买相关的商业保险,把安全的隐患及相关的连带责任降到最低。
后勤服务工作中的精细化管理是一项全新的课题,它告别了过去后勤的粗放式管理,引进了现代企业中先进的目标管理的模式。今后在人员、资金及各项工作上均需制定明确的管理目标,需要专人负责。同时,也需要我们在今后的工作实践中,认真总结归纳,不断提高后勤各项工作的管理水平,为国家科研工作的顺利完成提供高质量的保障。
二、加强科研项目管理精细化,提升管理水平
高校科研项目管理精细化是指高校科研管理部门为防止出现项目失败,保证高校科研项目申报、立项、研究过程、经费使用、成果产出等一系列进程顺利完成而颁布和实施的各种管理措施进行监督和管理。目前,考评国内各高校的科研实力往往都以申请到多少科研项目、每年到位多少科研经费作为主要考核指标,逐渐形成了在高校科研项目管理中重申请、轻管理,重考核、轻监督,重执行、轻创新等现象。目前,各高校往往十分重视项目的前期工作,如项目的申报、审批,将重心偏向于国家级的高层次的立项,如国家社科基金、国家自科基金等,而忽略了科研项目的中后期管理,导致项目实施过程中不能产生高质量、创新性的科研成果。另一方面,各级各类项目数量日益增加,而科研管理人员没有增长,导致科研部门压力增大,对个别项目管理监管力度不够,使项目延期结题或不结题问题日益突出。北京工商大学科技处在科研管理过程中力求实现精细化管理,在其管理的过程当中,重点体现在科研项目管理。先后制定和修订了《北京工商大学科研管理项目立项与资助办法》、《北京工商大学学术委员会工作条例》、《北京工商大学知识产权保护管理办法》、《北京工商大学限额申报科研项目及奖项管理暂行办法》、《北京工商大学(北京市教育委员会科研基地建设与创新能力提升项目和科技成果转化与产业化项目)管理办法》等,从科研项目的立项,到项目实施过程,再到项目的结题验收、最终形成科研成果等方面构成科研项目管理的整个过程。针对市属高校科研项目的管理模式,我校在对纵向科研项目从申报指导、经费审核、过程监督、结项验收、成果管理及成果应用五个环节进行全过程管理。特别在组织项目负责人做好结题验收工作方面,认真审核验收材料,防止个别教师在执行项目的进程中敷衍了事,保证按期完成结项验收工作,避免重申报、轻结项的弊病。特别是对纵向项目结项方面,要防止同一科研成果在不同项目的验收过程中重复使用,提高了学校科研工作的声誉和项目资助率。
三、精细化科研制度管理,增强科研管理能力
科研制度管理精细化是科研管理工作的难点问题,作为科研管理者须具备精细化管理的思路和观念,更要在制度创新方面走出一条新思路。制度管理精细化的要求十分苛刻,科研制度管理的每一个环节和每一项工作,都需要有相应的精细化的制度来考核和约束。实施精细化管理最为核心、最为细致和最大的难点所在的就是精细化的制度管理,这是必须解决的关键性问题。北京工商大学结合自身的实际情况制定既符合学校发展又具有激励机制的科研管理制度,如《北京工商大学科研业绩评价与考核办法》、《北京工商大学国家科技专项经费绩效支出发放暂行办法》、《北京工商大学科学研究成果奖励暂行办法》、《北京工商大学教职工学术道德规范》、《北京工商大学出版资助审查管理办法》、《北京工商大学科研机构管理办法》等十六项科研管理制度,这一系列相应的细节制度的建立充分发挥了其评价导向作用,极大程度地调动了科研人员的积极性。因此,目前北京工商大学的各项科研管理制度基本保证了科研管理的规范化,提高了科研工作效率,为我校的科研事业健康发展营造了良好的学术氛围,提供了健康有序、公正公平的优良环境,全面提高我校的科研水平。
四、促进科研管理系统精细化,加强科研管理信息化
伴随着高校在科研工作中承担越来越多的项目类别和数量,使得在科研活动中所产生的知识产权、论文论著、获奖等科研成果的总量逐年大幅度增加,导致传统单机管理方法已不能适应。如:科研项目录入效率低下、信息更新速度滞后、科研统计分析方法落后等。这种利用单机软件进行科研工作管理早已不能适应我国信息化建设的大环境,更不能满足高校科技快速发展的需求,信息化的管理模式势在必行。为了加强我校科研系统的信息化管理,北京工商大学建立起一套较为完备的科研管理系统,科研管理人员可以实时对科研信息进行收集、录入、存储、共享和使用,方便对各种信息要素进行快速有效的查找和汇总,进行数据的检索、汇总和分析,大大提高了工作效率,同时教师也可以及时从科研管理系统上查询自己的项目审批情况、经费到帐和使用情况等。科研管理系统的建立及时为学校的管理层提供了各类的科研情况,为学校的管理者制定或修改科研工作规章和发展规划提供了依据。为了不断促进高校科学研究事业的发展,高校科研管理部门必然要依托计算机软件技术和网络技术,建立起一个数字化、信息化、科学化、专业化一体的综合性高校科研管理系统,高校科研管理部门更可以利用科研管理系统实现信息利用的最大化,为高校发展提供动力支撑,实现高校科研管理工作的现代化管理。
当前我国高校科研经费的拨款来源呈现出了纵向专项化与横向多元化发展格局,近年来各类科研经费大幅度增长,从整体来看,大部分高校及教育机构和科研工作者对科研经费的管理和使用还是规范的,但也有一部分高效及教育机构和科研工作者对科研经费管理和使用上存在着不少问题,甚至出现了违法乱纪的现象。这不仅直接造成了科研经费的浪费及经济损失,对科研工作造成严重影响,更滋生了不良风气的产生,其不良的影响对科研成果和科研单位都造成巨大伤害。因此,在科研经费的管理和使用上必须引起各高校的高度重视。
1. 高校科研经费管理的现状与问题
科研经费的主要来源有:其一是负责科研项目的组织或团队经申请后获得的科研经费,其二是科研单位与外界进行技术合作或进行技术转让所获得的研发经费,最后是科研部门为完成一项科研项目而自行筹备的资金用其进行科研活动。
现实生活中,科研经费的来源渠道可以多种多样,各类科研部门对经费的使用与管理却并没有形成统一的规范和要求,一些职能部门对此也没有十分明确的规定,同时,不同的科研单位和不同的科研项目分别有不同的使用目的和要求,这就对科研经费的管理及核算带来了复杂性、特殊性。
1.1科研经费管理制度不规范
为加强科研经费管理,尽管教育部与财政部制定了《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》,教育部与财政部在《“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中也明确要求加强科研经费管理,提高科研经费使用效益,对高校科研经费的管理和使用作出了原则规定,但是从实际情况看,一些高校尚未根据科研事业发展实际制定适应本校现状的科研项目经费管理办法,造成财会人员在经费管理中没有健全的制度可以参照,使科研经费管理工作不统一、不连续。一些项目负责人错误认为科研经费是自己的私人经费,财会人员审核与领导审批时也相对较为宽松,导致科研经费管理不规范。
1.2科研经费预算不科学
在很多时候,即使很多科研项目在相关单位制作的报告中有经费使用情况的栏目及细则,也有相关财务部门的的负责人签字及盖章,但由于各种客观因素的影响,导致学校及管理部门对科研经费的预算管理不完善,监管力度不到位,长此以往导致一些财务机构对科研经费的审核仅仅存在于形式。
1.3科研部门与财务部门关联不够
科研经费是一项特殊的专项资金,必须由科研部门与财务部门紧密协调和配合,但在实际工作中,我国不少科研部门一般只重视每年争取到了多少拨款,或者经费额度上有无突破、经费到位与否等问题,而真正应该重视的科研工作本身却被忽视了,甚至在出现问题后把经费管理问题的责任全部推给财务部门。而财务部门的工作重点是经费的收支与核算,造成不能及时向科研部门反馈经费管理与开支使用中存在的问题信息,最终导致科研经费的严重浪费。科研部门与财务部门之间缺乏相关信息的沟通与配合;导致科研经费已经用完而科研部门还在签批;科研项目已结题但资金未用完、无人过问项目决算的现状。
1.4科研成本核算不严
目前高校科研经费只核算课题组织实施过程中与研究活动直接相关的直接费用,对一些间接费用,由于教学与科研密不可分,造成了科研成本的多重性与难分性,如水电、科研场所、图书资料、房屋占用费、人员工资、奖金等并未纳入科研成本。按规定,人员费应按照研究人员的工作量和国家相关标准在课题预算人员费科目中据实列支。人员经费的不合理核算,导致高校科研经费挤占了本就捉襟见肘的教育事业费:高校科研间接费用的确定不准确、不合理。造成了科研经费核算的不真实。
1.5科研经费资产流失严重
科研经费资产流失主要表现在如下方面:一是科研经费形成的固定资产流失。主要是一些科研人员与一些不法商店勾结,将科研经费购买的电脑等固定资产故意开成电脑耗材等。二是科研经费形成的固定资产“私有化”。
2. 加强高校科研经费精细化管理的措施
2.1建立健全科研经费管理制度
科研经费管理是一项政策性、科学性很强的工作,要管理好科研经费,就必须针对当前科研经费使用和管理中出现的问题,根据国家有关规定,结合学校实际情况,制定出科学、有效的科研经费管理制度,
2.2确定经费的支出比例
项目管理费、人员经费、业务费等无疑是科研经费的一部分,但必须确定一个合理的支出水平。对项目管理费可按照项目管理办法或项目合同规定的比例由学校安排使用:没有规定的由学校予以规范,根据财务制度允许的分摊方法分摊计入课题成本,在项目预算范同内列支。项目管理费提取比例最高不超过项目经费总额的10%,且应当纳入学校预算统筹使用。
2.3细化科研经费财务科目
将校级科研项目、纵向科研项目和横向科研项目列为二级财务科目,分别根据上述支出范围中的费用设列之三级财务科目,对科研经费进行细化管理。
2.4完善预算管理
各类科研机构的经费预算应先集中起来,因为高校科研经费也是高校各项收入的组成部分之一,因此只有对科研经费全额纳入高校收入总和预算中,通过财务部门统筹管理、专款拨调、统一记录核算。再者,经费的管理中必须重视经费预算的科学性、准确性、真实性。不但要反对虚报、漫天要价等行为,还要逐步提高申请批准成功的审核通过标准。
2.5实行项目分类管理
纵向科研经费、横向科研经费来源不同、性质不同,使用范围也有所不同,在财务管理上应有所区别。纵向科研经费必须严格用于科研项目的研究结过程,要按照国家自然基金委员会等项目管理单位的相关要求,严格控制经费的开支。但在实际操作过程中。不能过于僵化、刻板。
2.6完善信息平台
平台建设需具备其他三方面服务职能:一是项目负责人可以随时查看到项目实际开支情况、各科目经费余额,剩余可使用经费等等;二是审计部门能调阅项目开支明细,查阅开支是否合理,是否符合预算,决算数据是否准确,开支归类是否正确等等。
一、农业科研经费预算精细化
精细化管理是现代企业管理理念。农业科研经费预算编制就是借鉴这种精细化的企业管理思想,使预算做到有理有据,编制精准,明确与课题项目研究任务的必然联系;编制预算时要按预先制定的程序和具体的要求进行,还需通过相关专家严格的把关与审核,同时依据农业的季节性等情况变化与科研项目进展需要调整的,需先提出调整方案,按照报批的程序审批后执行。
农业科研项目经费预算编制的精细化管理模式,明确了各相关的主体在经费预算管理不同环节的权责,将各个相关的主体有效的联系在一起,构成了一个权责相对明确的管理网络,有效的保证经费预算管理处于监督之下,从而提高了项目经费的使用效率。
二、农业科研经费预算管理存在的问题
1.科研经费预算编制不合理,精细度不高
目前,大多数农业科研单位的科研人员重视度不高,为争取到科研经费,在科研项目申报时对预算编制没有有效联系实际,做到实事求是,结果项目实施进展的过程中项目经费未能严格按预算要求执行。
同时,多数科研人员欠缺科研经费管理方面的财务专业知识,对各项直接费用的内涵缺乏认识,凭借不足的经验或是笼统的测算将科研经费按一定的比例在支出项目之间进行大概的分解,缺乏科学性和合理性。
2.科研经费预算调整和报批事项不合理,随意性大
部分农业科研单位欠缺预算调整事项的手续,擅自根据项目进展的需求,随意调整预算。或者部分单位不考虑项目经费使用的实际情况,要求一概不允许进行预算调整。一些课题承担单位在项目进展的过程中,未对照预算进行经费支出,最后擅自调整预算,既未按照相应的规定履行报批的程序,亦缺少需调整的充分依据和理由。对部分需按规定进行报批事项,部分单位没有按规定程序报批备案,如课题负责人因为退休、调离、辞职等原因而自然更换等。在存在项目合作情况中,对项目合作及外协单位的情况缺少充分的认识和分析,不管项目经费金额大小,随意进行资金拨付,有的没有签订合同任务书或者虽然有任务书项目参加单位并未提供外拨经费的细化预算,拨付完资金之后,缺乏连贯、有效的监管措施。
3.科研经费预算执行力不强,缺乏效力性
据笔者了解,多数农业科研单位,科研项目的管理都是由课题项目负责人全权负责。在这种集权管理方式下,项目负责人对项目的支配随性大,当存在着一个项目负责人负责多个课题项目情况下,由于个人精力有限通常会疏于对项目支出预算实施的管理。一是将本应放在科研项目中列支的费用在报销时未注明列支的项目,财务人员将其当成单位日常的公用费用,挤占了事业经费,最后项目验收的时候人为调整账务。二是对于一些相同类型支出,科研人员未考虑各个项目实际研究和进展的情况,只是在审批单上简单签字确认,存在项目之间交错使用的情况。项目验收前突击花钱或者人为调账的情况时有发生,这样往往出现发票开具的内容和需要验收的科研项目研究无直接关系,如差旅费的出差地点非课题项目研究内容中的地点。
另外,在科研项目经费国库集中支付的规定下,部分科研项目经费直接由财政预算系统下达,但经费下达和经费的使用存在一定的时间差, 然则科研项目的主管部门对经费在财政预算系统的使用进展有考核,实际项目经费执行期间可能出现财政预算系统中不同大类的项目之间相互垫支的现象,脱离了预算实际的规定。
4.科研经费的绩效考核制度亟待完善
不少农业科研单位在科研经费整个使用与管理中,忽略对经费预算的考核评估。大部分单位都没有建立起有效的绩效考核机制,实际工作中,缺乏有效评价科研经费预算实施效果的指标与规范,也缺乏相应的奖惩措施。
三、农业科研项目经费预算精细化管理的措施
1.设置科研经费预算科学合理的编制程序
首先要让科研人员转变“重争取轻管理”的思想,编制预算时应参照国内同类研究活动支出水平及当前我国国情,严格按照相关课题项目资金管理办法中的明确要求,在考虑项目的各类费用支出关键性与合理性的前提下,对预算编制的各项内容对照全方位测算与论证。在弄清楚每个预算科目内涵的前提下,对预算支出科目的具体内容逐项细化,对每一支出的数据进行测算,列示计算过程;同时自筹经费要结合科研单位的自有资金实力进行编制。
其次应联合财务、科研和资产等部门,对编制的科研项目经费的预算进行预审,编制预算的科研人员根据预审意见对预算进行修正,提高预算编制的科学性和严肃性。
2.规范科研经费预算调整和报批手续
科研经费预算执行要严格比照科研项目资金的管理办法与预算的编制内容等规定,进行各个项目的经费使用,如无特殊情况不可以调整预算。如因特殊情况,确实需要调整的,应按照相关的规定进行,要谨慎对待预算调整,必须履行严格的程序。目前预算调整事项包括两类,第一类是报批调整,第二类是主持单位审批调整。倘若出现课题项目总预算金额发生变化或课题合作单位之间以及增减合作单位的预算调整情况之一的,需要进行报批调整。其他情况比如在课题总预算没有改变的前提下,课题项目直接费用中专用材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费以及其他支出预算如确实需要调整的,由课题项目主持人提出申请,由课题项目主持单位进行审批,有关管理部门在必要环节进行确认。设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算通常不进行调整增加,间接费用不得调整。
课题项目实施过程契合相关要求可以调整课题项目预算的,需要列示调整的原因、项目、金额,同时要提交相关的证明材料,报送管理单位核准;审批单位要依照有关要求对合作单位、项目参加成员、项目经费和科研项目的研究内容与研究目标之间的相关性比照审核。审批后应及时告知财务人员,对课题项目的预算进行相对应的调整。
3. 强化科研经费预算执行的精细化
首先通过会计软件进行预算的额度控制,实现精细化管理,可以采用总额控制、浮动调整的方法。将审核通过的课题项目的费用支出的预算金额按照各个会计科目录入到会计核算系统中并设置额度控制,对于相关会计科目,比如差旅费、专用材料费等可以调整的科目可以设定相应的浮动比例,对于相关会计科目,比如管理费不可以进行预算调整的科目不设定浮动比例。这样一旦单类或总额超支会计系统会自动预警,以便相关科研项目管理人员及时了解项目经费使用情况,对科研项目预算执行的进行有效的监督。
关键词 模板管理 高校科研经费 精细化
“十二五”期间,随着国家财政对科研的投入增多,高校科研经费占学校总经费的比例越来越多,一些“211工程”高校的科研经费已经达到了学校总经费的45%左右。如何在管理和和使用科研经费中,贯彻落实《教育部、财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》教财〈2012〉7号,《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》教校〈2012〉14号,《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》教监(2012)25号文件(简称“三个文件”)的精神,需要创新管理方法,树立、推广实行全过程的科研经费管理,以进一步达到完善高校科研经费管理精细化的目标。
一、 当前高校科研经费管理的现状
(一) 预算意识淡泊。一些课题立项入帐时没有预算,课题负责人和财务人员有时为了使用报销时图方便,随意性大;或是有了预算,科研经费立项、入帐时没有提供,经费报销时电脑帐上无法反映,没有真正控制起来,预算形同虚设。
(二)网络服务系统没有跟进。有了预算,没有实时反映,课题负责人不能动态掌握经费的使用进度、预算的执行情况、经费的结余状况,只有到了结题、审计时汇总实际发生数才发现超支或未按预算执行,需要调帐,浪费了大量的人力、时间,预算的有效性也没有发挥作用。
(三)预算调整审批程序容易。课题负责人认为如果没有按预算执行,到时一次性申请经费调帐,审批也很方便,轻视预算的严肃性和权威性。
(四)结题后经费的后续管理不严。目前一些非国库项目,课题经费经审计结题后,有些院校结余额大部分按横向经费使用范围管理,政策导向促使有些课题负责人为了报销使用宽松些,尽量多留结余数,出现了结题不结帐的现象,管理的缺失造成课题负责人在结题时尽量多留结余款项的结果。
二、运用科研经费模板管理,完善高校科研经费管理精细化的对策
科研经费模板,就是根椐不同来源类别的科研经费,设置了不同项目内容的框架,然后填入相应的预算进行控制使用。运用科研经费模板管理,可提高科研经费预算的执行率,使高校科研经费管理更加精细化。
(一)加强宣传、推广运用科研经费模板管理
管理精细化实质是一种理念,即落实管理责任,将管理责任具体化、明细化,它要求每一个管理者都要到位、尽职。模板管理促进科研经费管理精细化。推广科研经费模板管理,首先要让师生了解实行科研经费模板管理在预算的编制、执行、结题等各环节的好处。其次是大力宣传,纠正误区。长期以来,有的师生认为到财务部门来,就是算帐、报帐,即发票换现金这样一个过程,没有把财务部门如何借助于现代网络技术,协助课题负责人管理使用好科研经费联系起来。应通过宣传栏、讲座、培训、校园高级财务管理平台等各种载体,宣传培训科研经费模板管理在科研经费预算编制、经费使用、结题审计中的优势,培养一种全民科研经费预算模板管理的理念。
(二)引入科研经费预算控制模板,实行全过程的预算控制
多年来,在科研经费管理中存在着重预算的执行,轻预算的编制、预算的审计及预算后续部分的管理现象,即重中间轻两头的倾向。科研经费管理全过程分为预算的编制、预算的执行、项目的结题验收审计、结余经费的使用管理等四个部分,应引入科研经费预算控制模板,实行预算的全过程管理。
1. 正确指导,事前控制
(1)正确引导课题负责人编制预算。一些课题负责人在其编制预算时,对部分经济内容与会计核算科目、预算项目归类不了解,或在理解上有偏差,如委托协作费与测试加工费、交通费与差旅费等内容理解的误区,造成了预算与使用的差别,这就需要财务人员及时与课题负责人沟通,通过培训、讲座等多种形式,在课题负责人编制预算前,协助他们解读有关经济内容与预算项目和会计核算科目的含义、用途,在预算的起点事先引导控制,提高预算的前瞻性和准确性,编制正确的预算。
(2)借助科研委派财务人员,合理、合规地编制预算。实行科研财务助理委托工作制度的院校,对财务助理实行先招聘后培训制度,经财务部门招聘培训合格后,委派至各大研究院、重点重大项目组,协助课题负责人按照财务核算要求和科研预算口径,正确合理、合规地编制、执行、管理科研经费等。
(3)正确选择科研经费管理模板。财务人员根椐不同科研经费来源类别,在科研经费立项入帐时,正确选择不同的管理模板,因为不同的控制模板即控制方式、项目内容是不同的,除对纵向经费进行模板管理控制,横向经费也是按模板粗线条地管理,如横向经费管理模板图1,输入相应项目的预算,通过模板管理对所有科研经费进行了事前的规范控制。模板管理还在科研经费输入预算入帐时,以间接费的方式分配好学校、院系、有关职能部门、课题负责人应得利益,从源头界定了各方应享有的权利与利益配比关系,真正实行了科研经费全方位的模板管理。
2、网络管理,事中控制
(1)财务信息一体化。运用现代网络信息技术---财务信息化,通过科研经费模板管理,将预算数、执行数、预算调整数、网上预约冻结数、项目可用余额数、项目浮动百分比、浮动数、项目控制方式(禁止超支或浮动限额)等一目了然地反映在模板上,实现了科研经费在执行时的事中控制,如按预算、项目进行横向控制,也可授权课题组、合伙人子项目,通过模板进行纵向控制。在科研经费执行中,财务人员也可借助科研经费管理的各种模板,根椐课题负责人的实际科研经费使用情况,上下浮动有关项目,达到及时掌握科研经费进度,正确合理地使用科研经费,避免预算在执行中有的项目超支,有的项目不够用等问题。科研经费模板管理,按项目预算使用科研经费,规范了课题负责人的科研行为,使经费在执行中更加合规、有序。
(2)数据查询便捷化。借助高级财务管理平台端口,课题负责人实时掌握科研经费各有关项目的期初数、发生数和结余数,网络互动实行动态管理,课题负责人可足不出户,随时了解科研经费的执行进度,及时、准确地使用科研经费,避免有的科研经费到期未使用完上交国库的被动情况
3、模板管理,事后控制
科研经费管理模板解决了课题结题审计工作比较繁锁的状况,因为原先要打印课题自立项入帐以来的所有明细帐,按科目进行汇总,对照已批复的预算及其报销金额和摘要,计算结余数,预算的执行情况,各项目是否超支或未使用完,事先并不清楚。运用科研经费管理模板后,不用手工计算,课题负责人只要进入高级管理平台中的项目管理菜单,鼠标一点,项目预算数、执行数及结余数跃然屏幕,明了、方便、准确性高。
(三)预警信息自动化,减少预算调整。采用模板管理,可以及时发现问题,减少经费实际使用与预算的差异,提高经费的合理程度和预算的执行率,预算、调整审批按电子化程序逐级报批,减少预算的调整,维护了预算的权威性和严肃性。
(四)发挥科研模板作用,做好经费的后续管理工作。现行的模板管理,在有些模板的设置时已引入激励机制,按照不同课题扣除各种应上交学校、院系、职能部门的间接费用外,核定不同的奖励比例,在专门的激励费栏目中进行核算,这就激励科研人员更合理、有效地使用科研经费,提高科研经费使用的合理性。
总之,科研经费的合理、合规使用、管理,是科研工作可持续发展的保证,也将使高校科研经费管理常处于绿色生态环境之中。高校运用科研经费模板管理这项工作还处在不断探索、总结、完善中,这将进一步推动高校科研经费管理工作的精细化。
参考文献:
近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校科研事业也快速发展,全国高校承担的科研项目和筹措的科研经费呈现大幅增长趋势。高校在科研管理过程中不适应国家创新体系建设和高等教育发展需要的突出问题也随之显现。前不久教育部研究制定并下发了关于加强高校科研管理工作的三个文件,以此进一步深化高校科研管理体制机制改革。本文论述了如何结合高校科研管理工作的新形势、新特点和新要求,通过规范化、精细化的制度建设,做好三个文件的贯彻和落实工作,提高普通高校科研管理工作科学化水平,促进普通高校科研事业的健康可持续发展。
1 科研管理工作制度建设工作对高校发展建设的战略意义
高校科研管理工作是高校管理工作的重要组成部分,科研管理工作制度建设是高校科研管理工作的重要抓手,也是高校规章制度建设的重要组成部分。高校科研管理工作制度的完善与否,直接关系着高校科研管理工作规范化、精细化和科学化水平,关系着科研管理工作能否取得成效。科研管理工作取得成效是提高高校科研水平和促进高校可持续发展的重要保证。在高等教育发展的历史性黄金时期,不断提高人才培养质量,不断推进内涵建设,提高核心竞争力是高校实现可持续发展的战略目标。科研带动和促进高校教学工作,是高校培养高质量人才的源动力。科研是提高高校教师学术水平的重要途径,是提高高校教学质量的重要手段,是高校培养创新人才的重要载体,是高校营造学术氛围的重要因素[1]。科研水平是影响高校核心竞争力的重要因素。因此,高校科研管理制度建设是否完善,直接关系高校科研管理工作的成效,影响高校科研水平,关乎高校核心竞争力和生存发展。
2 完善细化制度体系是科研管理工作规范化的基础
规范化管理是科学化管理的第一个层次。完善的制度体系是管理意志稳定的体现,是规范化管理的基础。在《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》文件中,指出了当前高校科研行为不规范的表现形式,明确提出了7项行为和16条禁止性规定。主要包括项目申报、预算编制、项目执行、学术道德、经费使用、学术评价、项目负责人等方面。高校在贯彻落实过程中,应结合自身科研活动特点和规律,针对自身存在的突出问题,在遵照相关管理规定的基础上,建立统一行为标准和标准操作规程。充分发挥分级管理的优势,在制定操作规程的时候,将每一级的权责在科研活动的各个环节明晰化、定量化。
3 精细化管理是提高科研管理工作效益的有效途径
精细化管理是科学化管理的第二个层次。精细化管理是一种理念和文化;是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化、要求每个管理者都到位尽职;本质是一种对战略和目标分解细化和落实的过程[2]。精细化科研管理工作,要在完善和细化管理制度的基础上,细化科研活动的流程,提高科研管理工作制度在科研活动各环节的执行力。例如,将科研项目分级分类,按照不同项目管理要求,分解任务,明确责任,划分流程,制定每一环节的标准操作规程。在科研项目申报立项阶段,充分发挥基层学院管理优势,加大项目宣传力度,在研究方向上加强科学引导,在经费预算方面提供咨询服务,在符合申报条件的项目中,精细查找和培育扶持基础好,水平高的项目申报;在项目实施阶段,充分发挥职能部门监管职责,重视科研项目实施进度管理,根据项目任务书规定,定期监督项目执行情况,加强项目执行进度监督工作的痕迹管理,对项目执行情况监督工作进行存档,建立科研管理部门人员定期参加项目进度组会制度,项目执行期间定期进行经费节约意识教育、加强项目经费管理教育和核心价值观教育;在项目结题验收阶段,推行分类评价和开放评价,对项目执行过程中的各个工作环节和科技创新能力强、项目完成质量高的科研人员进行奖励,建立既符合实际又具操作性的评估体系,做到奖惩有据,鼓励科研人员工作主动性;在科研成果管理阶段,加大对知识产权重要性教育,提高对项目成果进行总结的能力,针对不同层次的科研人员分别提供奖励鼓励和咨询帮助,最大程度帮助科研人员施展才华。在整个科研项目管理过程中,还要充分借助现代化信息手段,实现科研项目过程全程监控和管理的流程化、具体化、标准化,力求管理工作高效和节约。精细化管理是要于细微之处见真精神,细节展现管理水平,细节提高管理效益。
4 人的价值是科研管理工作实现科学化的关键
科研管理工作的主体是人,科研管理工作的客体也是人,从事科研活动的还是人。在提出规范化和精细化科研管理的同时,决不能忽视每个环节相关责任人的主观能动性的发挥。制度的制定,制度的执行都是靠每个环节的责任人来实现的。制度的规范化、细节化体现了科学的管理,可是相关责任人不发挥主观能动性,再完美的制度都无法发挥作用。
在科研管理工作中,要充分发挥人的作用,需要科研管理人员和科研人员都参与到科研管理制度和操作规程的制定过程中,共同完成思想和观念的转变,并在实践中不断总结、积累,进一步提出完善和细化的意见和建议。
5 结语
加强制度化建设,规范科研管理工作是提高高校科研管理工作水平的制度基础;完善和细化科研管理工作操作规程,是提高高校科研管理工作制度执行力的有效途径。只有不断规范化,精细化科研管理工作制度,才能不断的提高科研管理工作科学化水平,使科研管理工作效益不断提高。科研管理工作效益增加,也必将促进科研项目质量和科研水平的再提升,逐步形成良性循环。最终必将增强高校的科技创新能力和科研成果转化率,实现高校核心竞争力的全面提升。
随着医院科研水平和科研量的提升,传统的科研管理方式及财务核算已经不能适应当今医院信息化的大趋势。在医院信息化建设带来的大数据环境下,通过细致深入的数据挖掘和二次分析,为医院科研经费的精细化管理带来了新的方向。
一、医院科研经费现状及存在的问题
目前医院科研项目普遍采用的是“课题制”的模式,即项目负责人对课题的立项、组织、经费使用、项目验收及项目形成资产、项目成果进行全过程管理。这种模式的好处是项目管理人对整个项目具有系统的了解,使得项目在研究过程中不易走弯路,但也因全面负责制,使得管理者往往高度重视科研项目的效益性,而忽视财务管理中的细节问题,导致在实际的科研经费管理中存在以下缺陷。
(1)课题组在执行项目时预算与实际执行相分离,财务部门无法对照项目预算来审核报销,使得科研经费的开支存在账目不清的情况。
(2)科研经费使用中有时发生“失真”的现象,即将日常财务管理中不能报销的费用从科研管理经费列支,影响真正用于科研项目的经费使用。
(3)科研项目管理与科研经费管理相脱节,出现了经费已用完而科研项目未结题,或者科研项目已结题而结余经费长期挂账等情况。
(4)由于没有独立的科研经费核算系统,无法提供详尽的财务明细表,管理者很难了解经费信息,从而对经费支出结构的合理性不能做出准确的判断,给项目结题后的审计工作带来不便。
(5)财务核算中有关科研项目会计科目的设置存在瑕疵,目前的财务核算方法还不能充分体现科研经费多渠道的来源和多类项的支出。比如,对于下拨的纵向经费支出,《医院会计制度》中只设置了“科教项目支出”和“财政项目补助支出”两个会计科目,未做更加明细的核算,无法准确地反映项目经费计划的使用情况,不利于科研经费的精细管理。而对于自筹配套经费的支出,由于其与日常财务核算无差别,也很难去反映这些经费的使用情况。
(6)经费报销环节繁琐,科研人员找相关部门负责人签字不容易,耗费大量时间精力,耽误科研工作。
二、ZL医院的应对模式
针对以上不足之处,ZL医院建立了全新的科研经费管理信息系统。该系统围绕科研管理部门、财务部门、课题项目管理人员三者构建运行模块(如图1所示)。
该系统的运作方式如下。
首先,科研管理部门负责录入科研项目基础信息和科研经费计划信息。项目基础信息包括项目编号、项目名称、主负责人、计划经费、项目起止日期、资金来源及项目来源等。科研经费计划,根据财政部制定的有关规定,包括材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、合作、协作与交流费、出版、文献、信息传播、知识产权费用、劳务费、专家咨询费等科目(如图2所示)。
之后,课题组根据科研部门提供的项目预算信息,填写执行单,上传至财务审核。而在项目进行过程中,课题组通过了解经费使用情况,结合项目完成的进度进行分析,如确实需要追加项目经费,则可填写经费预算追加单上传给财务部门。为了便于科研人员方便使用,该信息平台与医院已在应用的日常办公系统OA系统充分衔接,使科研人员可以直接在OA上完成查询项目相关信息、填写经费执行单以及追加预算申请等功能操作,而不必再单独使用新的软件系统(如图3所示)。
财务部门负责初审课题人员上传的经费执行单,并且对项目的余额进行核对,初审后,再把执行单转入OA,经各职能部门网上审批后,最后由财务部门报销支付。系统同时把本次报销的科目内容归集生成会计凭证,导入财务核算系统。
该系统的运行在节省人力、规范科研经费使用上的效果是显著的。一方面,免去了科研人员为完成报销手续而在各审核部门之间跑签字的麻烦,提高了经费报销工作效率,节省了科研人员的时间和精力。另一方面,科研经费被单独列出由科研管理部门、财务部门和课题组三方共同监督,使科研经费的报销支付与日常财务的报销区别开来,既可以从管理层面建立防范机制,最大限度降低经费随意从科研经费中列支的情况发生,又能使经费支出明细按系统中设置的经费科目罗列,弥补财务核算系统中因会计科目设置原因而无法更加明细核算的不足,自动统计列出项目的经费支出明细表,供课题负责人调整经费支用时作参考,也为完成项目后的审计工作提供方便。
三、医院科研管理信息化的改进建议
科研管理信息系统的建立,提高了医院经费管理的信息化水平,方便了科研人员在科研过程中经费的支取,提高了经费管理效率。但也同时给各部门管理人员带来了挑战。一方面,科研管理系统的应用导致以往科研部门、财务部门、课题组各自为政的局面发生改变,这就需要管理人员改变以前的管理观念,加强对科研管理相关人员的培训,提高各管理部门之间配合协调能力。另一方面,确保科研管理信息系统的安全运行至关重要,这就需要在信息中心的协助下,各管理人员提高安全意识,认真做好科研项目管理工作,保证信息数据的安全。
以ZL医院为例,经过一段时间的系统运作,科研经费管理信息化在改变以往科研经费使用靠人工、费时费力、低效的局面的同时,还可以在深挖数据、综合分析、多面应用上进一步挖掘,从利用信息化降低人力成本的初级信息化阶段,向大数据分析、合理提高科研管理水平甚至提高科研水平的方向发展。以目前的科研经费管理系统来看,其在日常运作中不仅积累了科研人员在科研过程每一步的经费使用情况数据,同时也隐性地留下了每一步进展间隔的时间、需用的财物量、人力成本等数据。但在实际的应用中,这些数据仅有显性直观的经费数据被财务系统所利用,大量的隐性数据依然沉睡。而事实上,从科研工作管理部门的角度,每一个科研项目的科研时长、人力物力配置数据是进一步提高管理水平的不可多得的一手资料,如人员支出与物力支出的对比比率、前期与本期支出对比比率等,对整个医院以后开展同类科研工作合理安排资源有着极大的参考价值。另外,从人力资源管理部门的角度,通过对这些隐性数据的再挖掘再分析,可以得到同一科研人员的科研效率,取得科研成果数目数量、科研成果转化率等数据,而这些将成为人力部门绩效考核可参考的最真实数据。
当然,要实现这样的数据利用,一方面是要在技术上加深财务系统、人力资源管理系统和科研经费管理系统的整合,使各系统对数据的技术性要求(如数据格式、数据大小、数据名称等)能够统一,以便互相利用。另一方面,则可在基础数据的广度和深度上设置得更为全面,以积累更为广泛的信息,形成“大数据”。如在广度上,不仅局限于科研经费管理的信息化,也可以应用到科教论文管理、库房物资设备管理、科室预算成本管理、临床试验研究管理等方面。在深度上,经费使用方面的基础信息应当设计得更为全面,比如建立科研固定资产、无形资产及材料购买经费的管理模块。
建立信息化系统,充分利用信息化,医院才能在当今大数据时代所带来的挑战中游刃有余,立于不败之地。
参考文献:
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