机关档案数字化大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇机关档案数字化范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关事业单位档案室存在档案堆积的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与现代数字化档案管理严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的现代化手段使用，从而影响了机关事业单位档案管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺使事业单位对档案资源进行有效的利用发挥不够，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源的有效利用。

（二）档案检索效率低。现在的机关事业单位数字化档案管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有实现计算机检索，这在一定程度上影响了机关事业单位档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关事业单位档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。

（三）档案管理人员综合素质问题。机关事业单位数字化档案管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的现代化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，对数字化档案管理依然无法顺利进行。因此，机关事业单位的档案管理员，要迅速建立属于数字化管理的信息知识体系，提升自己的工作效率，达到对数字化档案管理的需要水准。

二、优化机关事业单位数字化档案管理对策

（一）创建现代化数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据机关事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于机关事业单位工作的顺利发展。

（二）提高数字化管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的数字化档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高机关事业单位数字化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对数字化档案管理系统性能进行提升，还可以增加系统内部储存量。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这为数字化档案管理的系统未来功能的更新奠定了基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于数字化档案管理的使用者，系统功能得到了保障，这样数字化档案管理系统的数据有了安全性的基础。3.档案管理使用性能提升。数字化档案管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对数字化档案管理系统可以实现在线升级的功能。系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样数字化档案管理系统有了更强大的功能发挥。

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关键词：

党政机关；基建档案；数字化管理

多年来，党政机关基本建设项目形成的纸质档案资料，不仅量大而且保管费用高且不易保存。随着计算机技术的不断发展，办公自动化技术的广泛使用，无纸化办公越来越普遍，档案数字化管理越来越显示出其方便、快捷的优越性。尤其是党政机关基建档案应该适应形势发展，及时开展电子文件归档和各类纸质档案的数字化处理工作。否则就会影响各基建档案信息的开发利用，使档案难以迅速、准确地为机关事务各项工作服务。

一、基建档案数字化的意义

基建档案数字化就是实现传统纸质档案数字化、电子文件档案化、档案工作信息化，使档案的管理内容从实际向数字转变，使档案的管理方式从传统的手工操作向现代化的计算机管理转变。

1、能有效保护原始档案。基建档案数字化后可提供原始档案的电子副本，同样满足借阅、查询等需求，同时避免与原始档案的接触，达到保护档案原件的目的。

2、能有效地进行档案管理。利用计算机进行数字化管理，针对不同的借阅对象采用不同的保密方式进行管理，并根据查档者的权限，提供相应的档案，能有效做好档案的保密工作。

3、提高档案的查询和利用效率。传统纸质档案管理在提供查档服务时表现明显的效率低下的问题，数字档案利用计算机进行系统化管理，提供方便、快捷、准确的查询功能，同时实现网上信息共享，通过网络把档案提供给众多用户，最大限度提高档案信息的利用率。

4、利用多媒体技术实现档案信息立体化。利用现在多媒体技术使数字化的档案信息做到图、文、并、茂，加强档案信息之间的关联性，增强档案信息的记录功能和显示功能，有利于档案信息的利用。

二、如何做好基建档案数字化管理工作

纸质基建档案数字化就是机关事务部门的基建或房产管理科室，在每一项基建项目验收合格后，将现有档案室保存的基建档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

1)档案整理：在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。通过目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等六个步骤，完成档案整理。恢复装订时，应注意保持档案的排列不变，做到安全、准确、无遗漏。

2)档案扫描：根据扫描档案的实际情况，选择适宜的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率等对档案进行扫描，并进行扫描登记，即认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单。登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3)图像处理：通过图像数据质量检查、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理等五个步骤，对图像进行全面处理，达到最佳效果。

4)图像存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。进行图像文件命名，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

5)目录建库。首先是目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。第二是档案著录，按照《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案目录数据库。第三是采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

6)数据挂接。通过汇总挂接、数据关联、交换登记等，做好数据的挂接，确保前后一致。

7)数据验收。通过数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记，认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

8)数据备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。还要填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

9)数字化成果管理。应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

三、基建档案数字化管理后应注意的问题

为了做好档案室数字化建设，在建设过程中应注意以下几个问题。

1）坚持纸质文件和电子文件并存。在目前，由于电子文件的特殊性和档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑。因而必须实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，同时进行整理归档。实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把纸质档案和电子档案作有机的对应，相互建立准确可靠的标识关系。

2）坚持电子档案的安全保护和随办随归档。要在机关内部尤其是基建科室针对利用者职责，设置使用权限密码，防止越权阅文，切实做好安全保护。同时，为防止文件丢失，基建工作人员需对每一份基建档案进行人工进行鉴定和归档；有电子文件的需要向档案系统归档并输入文件目录，无电子文件的纸质文件需要进行数字化，这就需要做到随办随归档，主要是为了出现以下问题：一是工作量大，年底归档工作量多，影响立卷进度；二是容易因为机关进行微机整理造成电子信息的丢失。

3）坚持建章立制与人员培训。基建档案数字化管理因时间较短，数字档案室管理制度在建设之初并不会非常完善，需要档案人员在执行过程中，及时发现漏洞及需要改进的地方，不断修改和完善。同时，因基建工作人员并非专业的档案管理人员，所以党政机关在档案管理工作中，除要对基建人员员进行定期的档案知识培训外，还要在数字档案管理系统软件更新后，安排相应的培训，使他们能准备充分、快捷的使用更新后的管理软件，避免发生因更新造成误操作，而导致无法预料的事故。

作者：姜海峰 单位：山东省乳山市机关事务管理局

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随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

1 对档案信息化建设的认识

档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

2 我市档案数字化建设进程

过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。

这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。

3 未来的复合型数字档案馆

（一）、复合型数字档案馆是发展趋势

随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。

然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。

（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想

未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。

数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。

随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。

参考文献

[1]杨公之：《档案信息化建设导论》

[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）

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数字档案馆是对数字档案信息进行规范接收、有序管理、长期保存、高效利用的集成系统。数字档案信息包括立档单位形成并按照相关要求向档案馆移交的电子档案，馆藏传统载体档案转换形成的数字化档案，区域内与馆藏档案信息密切相关的重要数字信息等。

数字档案馆系统应当具备接收各立档单位移交的电子档案的能力。电子档案接收首先需要建立一整套接收机制，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证电子档案的真实完整和长期可用。数字档案馆系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式，在线接收方式需要建立电子档案移交和接收平台；系统能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；能够对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；具备目录数据和内容数据等多种信鼠资源的采集功能。

数字档案馆系统应当具备将各种模拟信号档案进行数字化转换的能力。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、扫描、存储、利用等多个环节，应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面梳理。档案馆开展数字化可采取自行组织加工和委托专业公司加工两种方式。对于加工量较大、开放程度较高的情况一般采取委托专业公司加工的方式。即使是全部采用委托专业公司加工的方式，各级档案馆也需要配备必要的各类档案的数字化转换系统，以便日常之用。

数字档案馆系统应当具备采集区域内与馆藏档案内容密切相关重要数字信息的能力。重要数字信息采集一般需要配备多媒体采集系统、网页信息采集系统等，同时应当随着新的数据类型的不断出现而配备相应的系统和设备。

第二，数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力

档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。

数字档案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。

第三，数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用是数字档案馆系统有别于一般档案信息管理系统以及其他类型信息管理系统的最重要、最显著的特征；是数字档案馆建设发展到一定阶段的必然要求；是数字档案馆关键技术和管理要求的核心内容。

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用采用的技术方法、管理手段，会随着信息技术的不断发展和档案管理要求的不断变化而不断发展。当前需要采取的技术方法、管理手段包括，一是建立功能完备、技术先进、符合相关要求的数字档案信息管理系统，这是数字档案信息保存、管理、利用等各项工作的环境和基础；二是数字档案信息采用符合国家标准的存储格式，暂时未制订标准的，选择开放格式或主流格式，如确需保存特殊格式的数据，应同时保存相关的源代码、软硬件等；三是接收、保存、记录反映数字档案信息内容、背景、结构及其变化过程的元数据，并与相应数字档案内容信息保持持久、有效的联系；四是系统采取防非法修改的技术方法；五是建立完善的管理制度，定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；六是适时采用迁移技术方法，计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，采取迁移等手段进行技术处理。

第四，数字档案馆应当具备提供多种形式信息化服务的能力

运用信息化手段为各类用户提供方便快捷的档案利用服务，是数字档案馆建设的根本目的。数字档案管理系统应当根据不同服务对象和不同档案开放范围建立相应的服务平台。一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；二是利用当地党政网建立面向本级党政机关各立档单位服务的电子文件归档、电子档案移交和档案信息共享平台；三是利用互联网建立面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。系统应当能够实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。

系统能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求；能够通过网络平台或特定载体档案信息和信息资源共享；能够辅助档案业务进行档案信息智能编研、深度挖掘；能够为档案管理者和利用者提供在线交流、远程指导、远程教育等服务；能够辅助开展数字档案信息的增值服务；能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作；能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。

第五，数字档案馆应当具备对馆藏数字档案安全保障的能力

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中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

前言

随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设的不断推进，办公自动化在各行政机关成普及之势。办公自动化，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。

一、文书档案电子工业化管理的现状

目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：

1.1 办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。因此，这就需要实行全社会最起码本级市的各机关单位各部门都实行办公自动化，但目前还未能做到这一步，而且业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。

1.2 电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。

1.3电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件存在的。

1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。

1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

二、关于做好文书档案电子化管理的对策

档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，而目前在传统的办公方式正向自动化过渡阶段，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档呢？我认为必须把握好几个环节：

2.1 建立电子档案管理制度。建议由上而下建立起一套电子档案管理制度：归档制度、文件保密制度、档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。

2.2 电子文件和纸质文件共存，实现文档一体化工作制度。鉴于目前纸质文件和电子文件正在过渡阶段，档案电子化管理在实际应用中存在难以克服的各种问题，所以在目前电子文件完全取代纸质文件并不现实。解决的方法只能是电子文件和纸质文件同步归档，实行两条腿走路。要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展以及电子档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。

2.3 严格执行电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码，保密期过后才能解密。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面，应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命。对于存储电子文档的设备和磁介质要妥善保管，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

2.4 文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，比照手工作业的方法，起草、修改、审核、签发、打印、封发各类公文，在这些过程中要按照行文的要求，选好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等到所谓的电子文件背景材料。如果能够在附件上记录下文稿的历次修改标记，领导签发的记录，那就更加完美了；第二部分是电子文件的归档处理。应该坚持以下原则：按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件、硬拷贝等形式、送交到由档案室已设置好的一个个文件夹，进行及时的分类管理。正式纸质文稿要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。归档的电子文件核对鉴定原则，应由有关人员组成核对鉴定小组，定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和时效性鉴定，同时划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。

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[中图分类号]G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

随着网络技术的发展，在这一背景下，信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化进一步加强，人类进入了数字化时代。技术的进步、社会的发展、改革开放的成果已经为大力发展数字档案馆创造了有力的条件，我国数字档案馆的发展也开始起步了。继2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆之后，许多城市的数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设进程。

一、数字档案馆的内涵

与数字图书馆建设初期一样，20世纪90年代末，电子档案馆、虚拟档案馆、没有围墙的档案馆、全球档案馆、超级档案馆、数字档案馆等新名称不断见诸报端。随着数字图书馆从概念变成现实，档案界对于数字档案馆的表述也渐趋统一。

然而，对于不同的研究者而言，数字档案馆仍然有着不同的内涵。档案界、计算机界、国际标准组织机构以及档案用户等，都在试图从不同的角度来阐述这一概念。

信息系统论是当前档案界对数字档案馆概念描述中的一种主要提法，其核心是将数字档案馆定义为一个超大规模的“信息系统”。定义强调数字档案馆是一个信息系统，但是，没有给出信息系统的确切内涵。而持信息仓储论这一观点者通常将数字档案馆定义为“信息仓库”、“知识信息中心”、“数据中心和数据交换站”等，最终实现“数字档案馆”，它强调了数字档案馆的信息存储和传播功能，但对数字档案馆本质属性的描述存在着一定的局限性。信息环境论将数字档案馆看作是一种“信息组织模式”，其对数字档案馆本质属性的表述显得比较宏观与抽象，环境的内涵究竟是什么，难以具体认知。功能拓展论将数字档案馆定义为传统档案馆利用现代技术拓展服务功能的一种方式。其它还有一些类似的释义，不再一一列举。从以上几种定义来看，多为描述性定义，差异较大，各具特色，反映了不同研究者从不同视角所得到的数字档案馆概念。

那么，怎样才能从当代信息科学与档案学的角度来对数字档案馆这一词语的含义进行认定和概括，使所有数字档案馆建设者都能够清晰地勾勒出未来的目标呢？只有对数字档案馆这一信息时代“新生儿”的本质属性与内涵有一个全面的了解与认识，才能得出相对比较完整和清晰的数字档案馆定义。

我们是否可以这样来定义：数字档案馆是在分布式计算机网络环境中，利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与数字档案信息的档案信息管理与服务机构，是各级政府和各单位信息化建设的有机组成部分。

二、数字档案馆的特征

1.数字资源的多样性。一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。

2.具有一定的开放性。依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享；另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。

3.技术的多变性。由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。

三、数字档案馆的功能

1.信息集成功能。数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。

2.资源共享功能。无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。

3.社会记忆功能。数字档案馆的建设将应用国家相应的档案政策使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。数字档案馆能实现对电子公文、科技文件等进行文档一体化管理，对文件从生成、捕获、处理、归档、鉴定、提供利用等的全过程管理，进行数据的动态管理。

四、数字档案馆的最终目标

数字档案馆建设的最终目标是要通过国家信息基础工程把各级各类档案馆组织在一起，把档案信息与其他门类信息综合起来，作为国家信息资源的组成部分，面向全社会发挥作用。所以，数字档案馆建设项目、尤其是国家综合档案馆的数字档案馆建设项目应该从一开始就纳入到国家信息基础工程之中统一规划与设计。数字档案馆的核心资源主要来自相关的信息系统，同时又可与相关信息系统进行信息共享。

五、数字档案馆的总体架构

数字档案馆应以结构化的数字档案馆为基础，基于物理和逻辑两种结构，建成中心档案馆和基层档案馆两层分布式结构，实现各系统之间数据接收、信息交互、资源数据查询、数据存储与备份、归档数据管理、目录、信息的整理与利用管理等功能。按照两级模式建立的中心档案馆内容包括各门类在内的所有档案的数字化信息，基层档案馆应管理本单位经过归档流程的先行有效的各类档案数字化信息。

六、数字档案馆理论体系建设

数字档案馆的理论研究涉及多个学科领域。例如，档案学、信息学、计算机科学、管理学等，不同学科领域的研究者携手开展数字档案馆理论研究，势必会更加有力地推进数字档案馆理论体系的建设。但是，对于数字档案馆这一档案工作创新变革的产物，档案界似应更多地承担起建设相关理论体系的重任。鉴于档案学科是一门实践性很强的学科，本文试图从档案学理论研究与档案工作实践相结合的角度，对数字档案馆理论体系建设的内容作一些初步的探讨。

1.数字档案馆基础理论建设

数字档案馆基础理论研究离不开传统档案学科基础理论研究的基础，是对传统档案学基础理论研究的深化与拓展。这部分内容主要包括：

数字档案的定义及边界。例如：数字档案馆的管理对象究竟是什么？与图书馆、博物馆和其他信息管理机构的管理对象有什么区别与联系？大档案的概念外延到底有多大？这对于当前档案部门科学构建数字档案馆信息资源库，合理配置有限的人财物资源具有重要的指导意义。

数字档案馆的管理体制与机制。例如，在数字化、网络化的环境下，如何理解和贯彻档案工作“统一领导、分级管理”的组织原则，建立起科学的数字档案馆体系，推进数字档案资源的共建与共享？如何构建数字档案馆的绩效评估机制等。

狭义数字档案馆的组织架构、工作环节以及相关的工作原则与要求。例如，数字档案信息的创建、获取、鉴定、存储、处理、交换、、利用、保密等应采取哪些策略，建立哪些制度？在数字化的环境下，如何根据数字档案的形成目的、形成活动、形成过程、处理程序和职能范围来正确运用档案管理的基本原则。

上述理论问题，与数字档案馆建设实践的推进速度相比较，档案界关于数字档案馆基础理论的研究还显得比较欠缺和薄弱。然而，在当前社会信息化快速发展的大背景下，档案学科领域基础理论研究的或缺，势必会导致实践的盲目性和无所适从，进而加速档案工作的边缘化趋势。笔者认为，档案工作者需要学习、了解和掌握现代信息技术，更需要明白自己的历史使命与工作内涵。数字档案馆既不能成为信息孤岛，也不是一个没有独特内涵、漫无边际的信息大仓库，需求不明晰往往是导致一些数字档案馆建设项目难以达到预期效果的一个重要原因。

2.与数字档案馆建设有关的法律规章建设

这方面的内容有很多，这里只能列举一些实践中遇到的、亟需解决的法律规章问题。如：档案工作的法律规章，政府信息公开的法律规章，著作权、知识产权保护的法规政策，保护公民隐私权、知情权的法规政策，信息共建共享的法规政策等等。

数字档案馆建设的主要宗旨之一就是要充分开发利用档案信息，为国家、社会和公民提供高效、便捷的服务，推进政府信息公开、构建社会主义和谐社会。档案界应注意总结和发现数字档案馆建设实践中遇到的法律问题，积极推进相关法律规章的修订与完善，确保数字档案馆建设有法可依，为数字档案馆建设提供有力的法律保障。

七、进一步推进区域数字档案信息资源共享的思考

1.坚持统筹兼顾，加大信息资源整合力度

一是扩大档案收集范围。注重收集档案的全面性、系统性和完整性，多门类、多载体、多途径，丰富馆藏数量，改善馆藏结构。二是实施馆室一体化。通过馆室交换，实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。三是规范数字档案馆建设，特别是要完善档案数据库建设，夯实数字档案馆资源基础。

2.坚持共建共赢，建立完善的合作机制

实现档案资源集成共享离不开完善的协同工作机制，这是资源共建共享的前提。由于档案工作实行分级管理，同时档案信息资源共享的相关规则不明确，一些地区可能将档案信息资源的产权地区化，有可能人为设置档案信息互联互通的壁垒，导致在档案信息归属上的“地区所有、部门私化”，这种格局将阻碍档案信息资源的共享应用。因此，区域内各级档案馆对资源共建共享的思想认识是否统一、工作是否同步，都将直接影响区域数字档案资源集成共享和利用服务的整体水平。

篇（7）

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

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创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3高校档案管理现代化的初步构想

3.1采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式；客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器（包括工作站、一个或多个服务器）分别执行，共同实现整体应用。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

3.2档案信息的管理离不开数据库系统。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase， FoxBASE， FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的 SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库―――Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

浅议高校档案管理数字化及档案管理创新

张洪光

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古 010070）

摘要：随着信息数字化急速成熟，高校档案管理创新应当向数字化发展，高校档案管理现代化与数字化是密不可分的。

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

篇（9）

0前言

如今档案的主要管理方式已从原来传统的纸质管理转变成现在的计算机数字化管理，尤其是高校的档案内容十分的多，详细包含着每届每名学生的资料，所以在管理时就十分的繁杂，得到的资料都十分重要不能丢失，而且还要按照顺序去进行排列，只有这样才方便以后的查找，如果是由人工来执行的话就很难达到需要的标准和要求，但是科技在发展，现在计算机数字化安全管理已在高校运用起来，让高校的档案管理工作变得不像以前那样烦琐，更加容易操作，现在广大高校基本都采用计算机数字化安全管理的技术，本文就是笔者对高校档案计算机数字化安全管理的一些探究。

1高校档案计算机数字化安全管理概述

高校档案计算机数字化安全管理就是高校档案馆的管理人员利用校园网络、校园通信设备等各种现代科技信息技术代替以前传统的手工纸质方式，可实现高校的档案信息能自动查阅和处理，搭建网上高校档案计算机数字化查阅的平台，这样可更加方便、更加快捷地为院校用户端服务，建立起完整的档案信息数据库，提高高校的档案管理效率和服务水平。

2高校档案数字化安全管理的重要性

学生的档案是个人的信息管理具有保存的价值而形成的原始记录资料，也是学校掌握学生的信息的重要资料来源。原始的档案含有很高的依据性和权威性，所有的高校和社会上很多的企业，对学生的个人档案资料都有很大的利用价值，但学校在对学生的档案进行存储和管理还有利用价值时，经常由于各种原因对保存的档案造成一定的损伤或丢失，有时还会被人故意更改资料上的内容，所以，以前的那种传统管理的模式不能达到现在高校对档案安全管理的标准水平，尤其对档案的存储和管理这两方面，多年来，高校也一直在寻找更有效的方法，随着社会的科技水平一直在不断地发展，现在基本上各高校都采用的是计算机数字化安全管理的技术，这种科技化的管理模式正在一步一步地取代以前传统的人工纸质档案管理的方式，渐渐地成为高校档案计算机信息化管理的新方法。现在的社会科技水平一直在不断地进步和发展，社会上高智能技术的犯罪手法络绎不绝的出现，所以各高校都需采取计算机数字化信息的管理方法来管理学生的档案信息，高校档案计算机数字化安全管理在保卫，预防和打击高校犯罪这些方面起到了越来越多的作用。高校的主体就是学校的学生，学校的所有中心都是围绕着学生，为把学生培育成国家的栋梁人才来为学生服务，但现在这个社会上有很多的不良风气，导致很多的学生的思想观念，和对人生的规划、目标，都受到了很大的负面影响，经常能听到、看到高校大学生违法犯罪的案件数量也在不断地增加。各高校广大的师生都需要一个安全，方便学习工作的环境。但是高校的档案管理人员在大量的工作任务中任务还是十分的困难，不仅要保证高校档案安全任务的完成，还要保证在工作的过程中的服务质量，所以，高校档案计算机数字化安全管理的建立与运用，能有助于保障高校的保卫工作有效地进行。

3增加档案计算机技术数字化人才的引进

高校所采用的对档案进行计算机数字化安全管理的方式，主要的工作模式就是将需要存入的档案信息录到计算机系统里，然后计算机可对档案进行分类处理，并保存，简单来说就是将纸上的文字内容变成信息数字化的内容，计算机的数字化管理可节省出档案所占有的空间，并保证档案的安全性。不像以前的管理方式，需专门设置一间房子来存放档案，这样就需要人工花费很多的时间进行整理，而且学校的档案管理难度非常大，因为要收集学校所有学生的学习成绩还有个人信息资料，还有学校教师的相关资料等等，由于内容含量就十分巨大，在进行收集和整理时就十分困难，而引入计算机数字化管理技术后就不需人工进行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，还提高档案管理工作的信息安全性，这样就不仅减少人力的资源浪费，也让档案的工作管理更加简化的同时提高工作效率，所以高校为提高档案管理就必须采用计算机数字管理方式，就要引入技术性的人才，让学校建立起规模完善的数字化管理，可更好地对高校档案的管理进行分类和规划，还顺便可把以前陈旧的纸质档案录入到计算机数字化管理系统中去，重新整理一下，这样就不会让档案损坏或丢失后不能进行查找。当然，高校在引进高校人才时也要注意结合学校的实际情况，最好是引入技术性的人才，经过学校的培训后能马上上手，合理地利用人才的资源，能更好地发挥出人才的优势和起到的作用，在工作时，要注意加强人才的准确性培养，这是因为档案在录入计算机进行工作时需要一个认真、谨慎、负责的工作态度，要保证所录入的信息准确并且完整，可适当地提高高校档案管理工作人员的福利、薪资待遇等，吸引更多的计算机数字化人才参与到高校档案计算机数字化管理的工作中，更好地促进管理工作的发展和推广。

4提升档案计算机数字化安全管理水平

把以前纸质的档案管理方式转变成现在计算机数字化管理的时最重要的一点就是要注意计算机的安全，一定要注意加强计算机里面的防火墙设置，避免黑客或病毒入侵到计算机系统里，以免导致档案资料被窃取或丢失，高校采用计算机数字化管理的最大优点就是减少人力的工作量，计算机可直接自动整理并筛选分类，并节约很大的成本资源，减少纸张的浪费，纸质的档案如被破坏掉，档案就会变得不完整，信息资料就会缺失。由此可见，高校档案计算机数字化的管理方法可提高档案的存储安全性，但计算机数字化管理也存在着一定的缺点，计算机的技术有效地避开了纸质档案的这几个缺点，当然不可避免计算机存在的不确定性和发生突发意外的可能性，也存在档案管理工作的危险性，计算机很容易受到网络病毒的入侵，如果电脑没有设置好防火墙，在计算机遭到病毒入侵时，很有可能档案的资料被盗窃或删改的可能性，所以一定要加强计算机的安全管理，并随时监控，录入的档案资料信息也一定要有备份，防止发生任何突发的情况，帮助提高计算机数字化的安全管理。

5加大档案数字化计算机管理设备的投入

在对高校的档案管理工作进行时，专业设备、设施要加大资金的投入，因为高校档案计算机数字化管理减少以前传统的人力、物力的投资，所以高校可把以前对人力、物力的资金转用到计算机的设备上，构建出高校更加安全的档案管理系统，购买更加完善的计算机设备系统可有效地防控病毒对计算机的侵害，好的计算机设备还可建立更加完善的档案管理系统，系统的完善是档案管理经常做的工作，跟随科技时代的发展，通过对计算机系统的完善和升级，在病毒入侵时可应对各种突况的发生，到目前为止，还有许多的高校并没有重视计算机数字化管理的发展，还认为以前传统的纸质档案管理方式更加的安全，更别说采用计算机设备来对档案进行管理，这种落后的思想是不正确的，高校的思想、脚步要随着时代的发展而前进，跟着社会的科技信息化而进步，加大科技的引用，采取技术化的档案数字化管理模式。

6高校档案数字化安全管理发展方向

6.1为更好地保护录入的档案信息可以采用计算机自带的程序，把档案资料设定成不可更改的只读文件；

6.2计算机中已录入的档案资料有可能会因保存信息资料的载体出现故障被损坏，导致所录入的档案资料丢失，所以，在对所录入的档案资料一定要采取备份，这样就算出现故障导致档案资料丢失也不会造成损失；

篇（10）

〔中图分类号〕R197.3〔文献标识码〕A〔文章编号〕1002-2376（2016）03-0097-03

实验室专业人员技术档案是实验室的技术性档案资料的重要组成部分，专业人员技术档案包含了实验室人员的学历、工作经历、专业技能、所受培训、工作业绩、科研成果等各个方面，是实验室人员整体情况的最直观、最真实的综合体现。人员技术档案不仅反映了实验室人员个人的技术能力，也是一个实验室技术能力的体现。实验室建立完善、有效的专业人员技术档案，是对实验室认可准则规定的遵守，在实验室评审和认可机构对实验室能力认可的过程中是不可或缺的证明材料。同时，完善且便于查询的专业人员技术档案可以提高质量工作的管理效率，对质量管理体系的持续有效运行也发挥重要的作用。想要获得完善且便于查询的专业人员技术档案，加强专业人员自身对专业人员技术档案的认识，实验室应从以下方面着手。

1完善的制度

专业技术人员档案的管理不能仅仅依靠简单的收集，保证不遗失。还需要完善的制度，依靠专业的档案管理技术，建立档案管理的制度。专业技术人员的档案管理应设立归口部门，配有专职或兼职的人员负责，规定职责，建立人员技术档案管理制度和相关的程序文件或作业指导书，做到职责明确，有章可循。实验室的人员技术档案管理的归口部门一般为质量部或人力资源部，收集部门为科技管理相关部门、质量部和人力资源部等，实验室应在质量管理手册中明确各部门的职责，并配套编写相关的程序文件。特别是对专业人员技术档案本身如归档范围、留存期限以及保存要求等做出详尽的规定。

2完善的内容

CNAS-CL01:2006《检测和校准实验室能力认可准则》5.2.5条款：“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获取。”根据文件要求，人员技术档案至少包含专业人员的教育背景（如学历、学位证明）、工作经历（如职称证明、证明专业技能和经验的记录或能力确认证明）、培训、考核证明资料、授权和资格确认以及取得的证书、技术水平证明材料等内容。

2.1教育背景

CNAS的各领域应用说明对专业人员的教育背景提出了相应的要求，表1以医疗器械检验实验室为例，列举了医疗器械检验领域涉及的应用说明中对专业人员的教育背景及工作经验要求。当然，实验室人员在工作中进行了继续教育，也应及时将继续教育的学历学位证书等证明材料归入专业技术人员的档案中。

2.2工作经历资料

实验室人员在进入实验室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作经历与本实验室现有工作相关时，实验室在建立人员技术档案时应收取之前的证明资料，如工作履历、聘书、职称证书等。这些证明材料可以证明专业人员的相关工作时间，弥补教育背景的不足。在特殊岗位授权时，专业人员技术档案可以起到关键的查询作用。

2.3培训证明资料

实验室的专业技术人员在专业相关工作期间，为维持或增强技术能力，必须接受符合岗位要求的培训，获得相应的培训证书或者上岗证书。以医疗器械检验领域实验室为例，专业技术人员应取得的上岗证书，见表2。需要注意的是，很多培训证书是有有效期的，需要对人员资质进行维持。另外有一些内部培训，是没有证书的，证明材料为单位的培训记录表。

2.4授权和资格确认

本部分包含了专业人员上岗授权和持续授权的证明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5规定：“实验室管理者应对特定人员进行授权，”特定人员包括：样品管理人员、抽样人员、检测和校准人员、报告签发人员、特定设备操作人员以及提出意见和解释的人员等等。这些人员的授权文件也应保存在人员技术档案中。由于实验室人员工作经历的增加，实验室能力范围不断的扩充，专业技术人员的人才流通等因素，专业技术人员的授权能力也是每年都在变化中的，如何维护专业技术人员的授权与资格确认，是专业人员技术档案管理的一大难点。很多实验室采取建立专业技术人员的年度授权书的形式，虽符合CNAS对实验室评审的要求，但并不利于个人技术档案的查询，因此电子表1医疗器械检验实验室人员教育背景、工作经验要求分析化的授权书即成为了必要的补充手段。

2.5科研成果

实验室人员的科研成果如科研项目、标准编写、文章发表等也是专业技术人员的能力表达方式中不可或缺的部分。其证明材料也是最难收集的，需要依靠专业人员本身的意识和实验室各个相关部门的配合。

3有效的实施

目前，专业人员技术档案收集的渠道主要分为实时收集和集中收集两种方式。实时收集指个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。这需要技术档案管理人员的细心与耐心。集中收集指集中在年终考核后一次性收集。这需要部门间的配合。经过多年的摸索，很多实验室都建立了自己的收集模式。以我实验室为例，专业人员入职后，人力资源部即会将人员的教育背景资料、工作相关资料转到质量部进行预建档，待专业人员完成室内考核转正后，正式建立该人员的技术档案，并集中收集该人员自入职到转正期间的培训、能力授权等相关资料归入专业技术人员档案中。然后转入实时收集的模式，随时根据人员情况更新完善人员技术档案。在建立和收集过程引入人员技术档案的电子化管理，将技术档案编写电子目录并将证明材料电子化作为附件上传，方便统筹规划专业人员的继续教育、职业发展规划，专业技术人员也可以实时掌握自身的技术档案情况。专业技术人员离职后，人员技术档案转回人力资源部与人事档案合并归档。当然，每个实验室的实际情况不一样，只要保证可以收集到技术人员完整的技术相关证明资料的运转模式都是可以被接收的。

4存在的问题

专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体，它伴随着专业技术人员的职称晋升、绩效成果、培训教育、科研及、年度考核等个人工作能力及业务水平的整个过程，不断产生的证明材料，在这些证明材料不断补充的过程中，包含了该专业人员的多方面多层次的发展。长期以来，部分专业技术人员对技术档案认识不足，档案意识比较薄弱，将个人的技术材料自己保留，不提交归档，致使档案收集归档欠缺完整性或造成遗失。给个人查询以及单位统筹职工能力发展带来了困难。档案管理人员专业知识薄弱。档案管理的工作是一项专业性和技术性很强的工作，但很多单位专业技术人员档案的管理人员为兼职，没有经过档案专业正规培训，专业知识薄弱，档案管理经验不足，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单的将档案管理工作等同于保管材料，只有人员职称晋升、评优等需要才查查资料，认为只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。档案的查询。专业人员技术档案的保存一般为按入职顺序，每人一档，档案中按材料的自然顺序收录进档案。以前的查询仅能依靠翻阅纸质档案，但这个方法有很多弊端，如查询不方便，仅能够纵向查询一个人的档案，不能够横向查询单位整体的人员档案情况，还有纸质档案常常翻阅会增加破损、遗失率。

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数字化技术虽然给房地产档案管理带来了诸多便利，但是在复杂多变的网络环境中，档案信息的安全性则是尤为重要的，所以在数字化技术应用过程中，房地产档案信息的安全性是其必须遵循的首要原则。也就是说，在运用数字化技术的过程中，应该采取相应的措施保证档案网络系统的安全性，使得系统不因自然或者人为因素而受到危害甚至是破坏，进而避免房地产档案信息的泄露、遗失。因此档案管理工作人员必须要从各个环节、各个方面入手，通过用户权限的设置、定期备份、升级杀毒软件以及加强网络安全防范措施等方法，进一步确保档案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真实性

对于房地产档案来说，档案信息的真实性既是基本要求，也是尤为重要的。这一原则在房地产档案管理数字化中也应该加以遵循，及时纠正档案信息中存在的虚假信息，以此避免造成一些不必要的损失和麻烦，这需要在其管理体制上加以加强。

（3）便捷性

通过计算机网络系统所实现的数字化档案管理取代了传统手工保存和管理档案的模式，这其中一个很大因素就是因为数字化技术为房地产档案管理带来了很大的便利性，便于管理工作人员的档案信息查询、整理以及开发利用等。而且在处理完成档案后，用户能够不受时间和空间的限制进行相关信息的快速浏览，还能供以多用户同时进行档案信息的查询浏览，并且不会相互干扰。

（4）可读性

数字化技术在房地产档案管理中的运用，仍然保证其档案的可读性，也就是通过存储、转换、压缩和加密等操作后，其输出方式仍支持识别和理解，同时保证档案信息的完整性和真实性，进而保证了档案的实际价值。

二、房地产档案管理中数字化的应用策略

1.加强创新型数字化技术人才的培养

首先进行档案管理工作人员知识结构的调整，培养一支具有先进档案管理意识和理念的高水平专业的创新型数字化技术人才队伍，以便对各种专业设施的维护、维修和升级，促进专业设备的顺利安全运行。同时通过相关数字化技术知识的培训，帮助档案管理工作人员了解并掌握数字化档案管理过程中的相关知识。技能和流程，进而提升管理人员的业务能力，促进数字化技术的运用和建设。

2.加强档案资源的规范以及标准体系的建立

只要保证了规范和完整的房地产档案信息，那么数字化技术的运用才能得到更好的利用，进而实现数字化管理的真正价值和意义。同时还要统一房地产档案管理的标准和规范，进而充分发挥出数字化档案管理的价值，否则一些不标准和规范的档案管理将会对房地产数字化档案管理建设、发展产生极大的阻碍。

3.建立健全的数据系统

档案数据库的建立是数字化技术应用的尤为重要的成果之一，但是要保证该系统的资料功能齐全，进而才能为管理人员提供更快捷的管理服务。首先系统的开发人员将各种房地产档案导入到数据库中，同时也重新录入原有的档案资源，并根据实际档案变动和增加及时更新和扩展数据库信息，保证档案的完整性、实效性和齐全性。而且在相关部门制定决策的时候，该数据系统也能为其提供一些真实、全面的有利依据，进而促进相关政府部门更好的提供优质服务。此外，还需要在该数据系统中建立档案目录数据库，也就是进行档案的编目，以分层级的方式继续拧档案目录的管理，更有利于管理查询工作的开展，使得管理工作更加有条理。还需要将档案信息数据化工作做好，存储好重要的档案资源，在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储，因为在信号转换的时候，档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制，可能会出现丢失、损坏等现象，所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。