人事档案建设大全11篇

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人事档案是人事、组织、劳资等部门从事人事管理活动过程时在培养、选拔和使用人员工作中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，真实和客观地记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩、廉等方面的材料。由于多方面因素形成当前人事档案中普遍存在问题，主要表现在以下几方面。

1、领导对人事档案管理的重要性认识不足

领导对人事档案管理重视不够，表现在人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能做好外调、查阅就行了。因此，忽视人事档案工作的管理，诚然档案存在的问题也不会解决，其办公场所、经费、人员没有保障，档案工作也就做不好。

管理人员配置不足，管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。然而，由于单位或部门的人事管理人员编制不足，人事档案管理工作量大，通常人事档案管理大多数是由人事部门的工作人员兼职去做，属于非专业人员管理，并且人员变动频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作投入不足，因此，严重影响了人事档案的管理水平。

管理手段也较陈旧，在档案管理手段上，由于没有单独的人事档案管理软件，管理人员一直采用手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时整理归档，出现档案资料不完整的情况。调阅档案时依然采用原始的手工操作方式。

管理人员业务不熟，大多数的档案管理人员没有经过专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，难以适应人事档案管理工作。

2、人事档案保密性不强

根据国家人事档案管理制度的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的是出于安全需要和方便组织管理，正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，“组织意见”本人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。

3、人事档案存在弄虚作假

人事档案的生命在于其真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人通过在人事档案中修改姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。或者是为了竞聘较高级领导职位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式虚假档案现象屡屡出现，使档案管理制度的严肃性、真实性、惟一性屡遭挑战。

4、人事档案材料不完整

人事档案内容短缺，材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因是档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时收集各部门、科室应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅作为保存的资料加以收集堆放，没有及时对材料鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。

干部职工对人事档案认识不足。他们在填写履历表、年度考核表等表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料留在个人手中，认为自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理部门。

5、管理制度落后于人事制度改革

随着人事制度改革不断深入，人才流动日渐频繁，选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理落后，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案，造成人事档案材料不完整，给招录单位在人事审核、审批工作时带来不便。

二、人事档案管理的信息化是市场经济发展要求

随着我国经济发展、科学技术和文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露。人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点，致使人事档案管理部门要经常更新人事信息，要与人事信息的变动保持同步。然而，传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式，使得人事信息的更新相当困难，无法与现代人事信息的变动保持同步。随着科学技术的发展，人事档案管理被赋予了更多职责和作用，其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理。然而，由于我国人事档案管理信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等，这些因素严重阻碍了人事档案信息化建设和发展进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，应该引起有关单位或部门领导的高度重视。

三、如何实施人事档案管理信息化建设

1、提高领导对档案信息化建设重要性认识

领导要转变观念，在思想上重视人事档案管理信息化建设，要树立思想决定行动，要认识到转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设而言，一方面，只有进一步提高领导对其重要性认识程度，才能进一步加大人事档案管理信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等部门，发挥其积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位有关人员对人事档案管理信息化建设的意识，组织有关人员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意识，使人事档案管理工作由单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理。

2、加大人事档案管理信息化建设的投入

俗话说物质决定意识。实现人事档案管理信息化既离不开思想基础，又离不开物质基础，只有人事档案管理信息化建设的物质投入，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。其中其资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集足够的资金，提高人事档案管理的科技程度。同时要根据单位自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，单位或部门还应充分挖掘自身内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样，既可以加快单位自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了资本投入。

3、培养人事档案管理信息化建设队伍

以人为本，培养人事档案管理信息化建设队伍，实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点在于人，信息是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、高素质的人事档案管理信息化建设队伍，充分发挥其在人事档案管理中的价值和功能。树立单位培养复合型人才意识，定期组织相关专业技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容；培训要有实效性，使人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，人事档案管理人员要不断提高自身的职业道德和素养，不断拓宽自己新知识技术视野，丰富自己档案管理的逻辑思维，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量。

4、实现人事档案信息“三化”

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（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。

（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，?е氯耸碌蛋赋戮桑?信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。

传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。

二、人事档案信息化建设措施分析

（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

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0引言

人事档案管理工作是企业单位人力资源管理中的一项重要环节，在全球信息化的背景之下，以往传统人事档案管理工作模式早已不能符合现代社会的发展需要，人事档案管理内涵以及工作业务的发展重心实现了更大的延伸，也就是企业应明确怎样做好人事档案管理的信息化建设，进而真正推动该项工作的现代化发展。然而目前，纵观企事业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其仍旧包含较多问题，对企业单位人事档案工作的持续全面发展形成了一定的阻碍影响。为此，我们应制定科学有效的对策，积极开展人事档案信息化建设，方能达到事半功倍的工作效果。

1人事档案管理信息化建设的重要性

人事档案管理信息化建设主要是采用现代化计算机信息技术完成人事档案资源的整理、处置，并提供相应的应用服务，该过程体现出了档案信息资源管理的网络化以及数字化特征，可进一步加快人事档案管理现代化发展进程，由此可见该项工作将对企业单位人事工作、生产管理形成极为重要的影响。首先，人事档案管理信息化，由电子档案的形成、收集、检验、归档、入库直至应用等流程均需要借助自动化系统实现，可令管理员工避免从早到晚一直忙于琐碎事务，这样一来人事档案管理效率将明显增长。其次，人事档案管理信息化完成了人事档案管理的无纸化、网络化发展，使复杂的模块实现了全面集成，例如薪酬管理、工作业绩评估、档案信息管理等，利用人事档案信息集成数据库可更快地查询到所需要的各项人员信息。省略了档案工作人员处理原始资料的较多时间，对保护人事档案原版纸质资料的完整性极为有利，同时可更好地实现信息资源的全面共享。另外，加强人事档案管理信息化建设，企业领导决策人员可更快地了解到不同级别干部人员道德、才干、业绩、廉政等层面的相关信息，进而为培养人才、岗位晋升、人员聘用提供科学的参考资料。

2人事档案管理信息化建设包含的问题

纵观当前企业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其呈现出一定的代表性问题。首要问题在于没有形成科学的认识，因此对人事档案管理信息化建设工作不够重视。一些人错误地认为，该项工作仅仅是辅环节，无需列入重点计划进行管理，没有摆正人事档案管理的应有地位。在这种错误认识的前提下，企业单位无法投入充足的人力与财力资源，对人事档案管理信息化建设的有效开展形成了一定的阻碍影响。

当前，一些企业单位进行档案管理通常应用传统模式，由于较多重复性工作耗费了员工精力，导致工作效率低下。同时，当前企业单位人事档案资源的提供、应用仍旧多为实体档案，大量的多次翻阅会导致档案损坏以及不完整的问题，档案管理保存工作无法全面落实。在建设人事档案信息数据库系统过程中，一些企业单位并没有形成一致的标准与规划，导致数据库系统欠缺应有的完整性以及系统性，信息采集不完整，一些信息不确定，无法第一时间更新，使得人事信息呈现出混乱的现象。同时，部分企业仅能在员工基础信息、编辑档案目录、传递档案资源等环节应用计算机管理，信息化水平有限，较难完成资源共享。

以往，人事档案资源管理通常通过手工方式进行装订，无需员工有较高的技能与素质，然而伴随人事档案管理的信息化、现代化发展，企业更加需要素质水平较高的复合型人才方能有效开展人事档案管理。

3人事档案管理信息化建设策略

3.1更新观念、完善制度、扩充投入

人事n案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。

3.2强化人事档案信息数据库建设

企业单位在建设人事档案管理信息化系统前期，应针对单位现实状况，面向企业全员人事档案信息做细致、严格的甄别筛选，确保数据信息录入精准完善。基于数字档案信息的录入以及电子信息的形成，创建完善全面的个人信息资料库、干部履历库、工资水平库、专业员工科研项目库、个人表现库、人才照片库、任免信息库等。另外，应定期丰富、充实、更新档案资料，提升人事档案时效性、精准性与可靠性，同时需要做好信息库资源的合理分类，在设定权限的基础上进行检索，确保档案资源的有序、顺畅运行。

3.3做好人事档案信息资源网络化建设

信息时代，企业单位应基于网络服务器为信息平台，重视网络系统优化，加强人事档案信息化管理工具软件的配置，进而为用户提供可靠、优质的网络信息数据服务，扩充人事档案管理信息化建设的覆盖范畴。另外，应以各个职能单位工作权限为基准划定系统模块，添加企业有关组成机构的信息资源，真正完成员工、薪酬、劳动合同、保险资料、工作报表等资源的网络化、信息化管理，创建形成整体、多元化、层次结构分明、现代智能化、保密安全的人事档案信息化管理网络体系，为企业单位制定人事管理决策提供重要的参考信息。

3.4完善人事档案管理网络安全防护

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关键词：

人事档案管理；信息化建设；企业管理；信息资源；制度保障

所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。

1人事档案管理工作中存在的一些问题

1.1缺乏足够的重视

目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。

1.2缺乏专业的人才

当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

1.3缺乏先进的手段

面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。

1.4缺乏完善的制度

如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。

2新形势下人事档案管理信息化建设的意义

2.1有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求。因此对企业的人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

2.3有助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

3新形势下人事档案管理信息化建设的建议

3.1强化认识

目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。

3.2配备设备

想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。

3.3确保安全

总而言之，想要实现人事档案的信息资源共享，就必须要保证信息的安全，这二者是共存、相互统一的。只有加强了档案信息的安全，才可以保证档案信息不会泄露。所以各级的档案管理部门必须要加大对档案信息的安全保护，同时加强建设网络的权限，一旦有信息泄露的情况发生，必须要进行严惩，以保证网络的安全。另外，也要加强对档案管理人员的教育培训，以确保不会发生人员泄露信息的情况。

3.4加强培训

在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，企事业只有建立起具有管理型人才、复合型人才和高科技人才的管理工作队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，以确保档案管理的工作人员不会对档案工作造成阻碍。

3.5建立制度

制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

4结语

综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，促进其信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥其真正作用，最终促进企事业单位发展有着重要意义。

参考文献

[1]姜以敏，于霞．加强人事档案管理信息化建设[J]．黑龙江档案，2014，（3）.

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前言

档案信息化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为信息化的档案信息，以信息化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、人事档案信息化流程

（一）人事档案信息化管理：医院人事档案管理系统是对传统人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的信息化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能，可以大大提高工作效率。

（二）人事档案信息化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

（三）人事档案信息化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

二、医院人事档案信息化策略

（一）转变观念，强化人事档案管理理念

信息化是档案管理进步的重要标志。档案管理信息首先要做到管理理念的转变。若是医院的档案人员不转变陈旧的思想观念，就会阻碍人事档案管理信息化的实施。如果不积极进行人事档案管理信息化，就算购买了先进的档案保存与应用设备，也不是真正的人事档案管理信息化。在进行人事档案管理信息化的工作中，档案管理人员要切实理解并依靠技术进步与科学管理的思想，学习新时期新环境的管理意识，真正扭转过去陈旧的对档案重管理轻使用、人海战术、汗牛充栋的文件等做法，达到人事档案管理的主动、高效，让医院档案工作能够更符合医院业务的要求。

（二）提高硬件设施更新换代，达到设备的信息化

要充分配置人事档案管理信息化所必要的计算机、网络、传真机设备等信息化设施，同时要大方利用最新科技、扫描技术在人事档案管理中的作用，有条件的可以聘请专业人员来设计符合医院需要的软件，提高人事档案信息化、无纸化的速度。所以，医院要专门投入相关资金，档案管理人员也要努力强化自己的工作能力，提高资金、设备的使用效率；而且，人事档案管理部门要在现有工作基础上，发挥拥有许多档案资源的特点，大力发挥各方面又是，尤其是在档案的提供上，可以充分提供丰富的人事档案信息给各个业务科室，为日常工作提供帮助，提高医院的经济效益。而信息化技术在医院人事档案管理的使用，也会给档案管理提高一个台阶，有利于医院在员工管理和患者信息掌握上提高效率，从而产生一定的社会效益与经济效益，达到局部促进整体优化的效果。

（三）医院要建立科学的管理模式

在医院人事档案信息化操作过程里，为明确具体的责任，保确保系统和信息的安全规范，还必须要从管理的角度出发实施科学的管理模式。

完善医院人事档案管理制度。医院要制定符合信息化、无纸化的人事档案管理制度。首先是建立与规范人事档案管理工作大的各个环节，以及使用设备、系统的技术规范，将电子档案管理各个部分详细落实到各人；其次是应用一些有效的安全保障技术，尤其是对电子信息与数据。

促进人事档案管理的规范化。这里的规范化是指人事档案信息化的各个标准：人事档案整理标准、收集标准、查阅标准、信息设备使用标准等，这些标准是保障工作效率的规范。若是缺乏这些标准，或者不完善，人事档案数据库就难以条理规范；若是医院的人事档案管理人员不根据这些标准来工作，而是沿用传统做法，或者率性而为，则会大大降低人事档案管理信息化的工作效率。

（四）组件复合型的人才团队

医院人事档案管理团队是保障人事档案管理信息化顺利进行的基础，关系着人事档案信息化的建立效果和应用水平。这就需要医院的领导者不能只是关注业务部门的人才引进，同时也要引进、培养档案管理人才。同时也要求档案管理人员不但要掌握电子信息的特点与信息化人事档案的各宗操作规范，同时要雪辉计算机系统网络的应用与安全技术。医院可以在工作之余，安排相关人员进行信息化教育培训，学习最新的专业内容，学习内容要IT、互联网、系统应用等方面。医院的管理者还要提供良好的条件，让相关工作人员能够充分了解未来人事档案管理的趋势与前沿技术，不断提高他们的能力素质与应用水平。

参考文献：

[1]王平.浅谈医院档案管理的信息化建设[J].科技信息, 2007,(10)

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人事档案工作是所有单位的人事信息集中地，人事档案管理工作和企业的经济效益没有直接关系，就因为这一点，医院的管理层对人事档案工作的制度建设和模式创新等方面不太重视，并且现行的人事档案管理工作存在着很多的弊端。所以，必须要加大管理改革的力度，优化医院的人事管理水平，促进单位内的人才合理调配，发挥应有的作用。

1医院人事档案管理信息化现状

1.1档案信息的真实性存在问题。

人事档案的信息真实，这是人事档案工作存在的前提和设置的目的，但是，很多档案材料中内容的失真。有的档案材料的信息出现前后矛盾的现象，员工的出身年月和其他资料上存在着不一致的现象。比如说，个人的简介叙述的很模糊，很多参加各种活动的时间都在同一年，明显不符合逻辑，同一个事情，每次填写时时间都不一样，填写时随意性很强。上述现象的发生也就失去了档案管理的意义，给档案管理工作造成了很大的麻烦，这种人事档案严重失真的情况，其实降低了工作的效率。

1.2人事档案管理信息化程度低。

以上我们说过，由于医院人事档案管理不和医院的经济效益直接挂钩，导致医院对人事档案管理很不重视，也不会投入过多的资金和人员，这就造成了人事档案信息化管理水平较低，设备不能得到及时的更新，信息化程度不高，档案还是停留在纸质材料上，已经严重落后。以上这些现象造成了医院人事档案的管理质量低下，档案的保管缺乏严肃性，随意涂改现象严重。

1.3相关部门的从业人员业务水平落后。

档案管理服务水平的高低，很大程度上取决于档案管理从业人员的业务水平。就从目前的大多数医院来看，很多医师的学历都比较高，尤其体现在临床方面，但是医院档案管理人员的人员知识结构很不合理，学历较低，很多都是非科班出身，由医院的其他部门临时抽调组成。其次，有些档案管理工作人员知识临时任职，在管理工作的过程中，还在准备医师证等各种考试，根本没有时间研究人事档案管理工作。

2医院人事档案管理信息化策略

2.1树立新的档案管理理念，增强档案主动管理的意识。

传统的档案管理理念已经不适合医院的常规管理，需要树立新的档案管理理念。医院属于非营利性的公共医疗服务机构，其中人力资源是医院的主要力量，没有优秀的医学人才资源，医院是无法发挥应有的社会效益的。人事档案管理的不断改进，不仅能够完成医院相关的人事任务，对医院人力资源进行合理的调配，在薪资以及福利方面发挥出巨大的优势，有利于发挥人力资源管理的作用。因此，医院档案的管理工作需要医院全体人员齐参与，树立人事档案管理的意识和大局观，特别是推动医院服务水平的意识，在资金和人才的继续教育上加大投入，使用最先进的档案管理的相关软件和设备，健全单位内的档案管理体系。

2.2采用信息化管理手段，提高档案管理的效率。

信息化管理和人事档案相结合，是管理工作的大势所趋，要求人事档案工作要运用新的科技手段，提高工作的效能，实现信息化技术促进人事档案管理方式的彻底转变。国外先进的国家已经基本实现了人事档案的信息化建设，信息化程度很高，我国的三级甲等医院已经全面普及了计算机辅助管理档案，正在进一步向乡镇地区扩大。

2.3加强思想道德和职业道德素质，提高档案管理人员的业务水平。

医院要经常开展各种继续教育和业务培训活动，提高档案管理人员的思想道德素质和业务水平，要树立以人为本的价值观，以为人民服务为宗旨，档案管理工作要站在全体医院员工的立场上。具体可以做到以下几点，医院可以配备专职的档案员，开展的培训活动要包括对档案管理人员的培训，培训的方式有很多，如在职进修、外出考察以及参加研讨会等各种方式，以不断适应新时期对人事档案管理工作的要求，作为档案管理工作人员，要树立正确的价值观，增强自己的责任心和团体意识，学会运用先进的档案管理设备和手段，使工作的效率得到提高，掌握档案管理的综合技能，以从容的应对档案业务的发展需要。

2.4实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化。

为了顺应信息化时代的发展，医院档案管理部门应该建立电子档案，力求人事档案管理工作的科学合理，并用现代化的手段进行管理，提高档案信息的真实度，通过现代化信息采集的设备，建立医院人事档案数据库，并及时的升级和更新，使人事档案管理的信息呈动态化的趋势，保障档案信息不过时，增强信息的可信度，便于随时检索和查询，只有做到档案信息的规范化和科学化管理，才能提高人事档案管理的工作水准，服务于医院的中心工作。

3结语

面对医院在新时期的人事档案管理信息化的趋势，本文通过分析医院档案管理现状，并提出一些策略，以供参考，希望能在今后档案信息化管理上有更大的进步。

参考文献：

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伴随着大数据时代的到来,社会各界对技术和信息的需求与日剧增。现代企业在人事档案管理方面,只有与时俱进,跟上时展脚步,将信息化趋势有效融入其中,充分利用科技、信息技术,不断改革和创新人事档案管理模式,才能更好地适应中国乃至世界的发展。

1大数据在人事档案信息化建设中重要作用

1.1建立较为完整的人事档案信息库

人事档案管理是人事工作中不可或缺的重要组成部分,作为人事信息的主要载体,必须在大数据技术基础上,建设人事档案信息数据库,为人事档案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并结合具体人才实际情况合理配置工作岗位,实现人力资源的充分利用。在此背景下,人事档案信息化建设速度不断加快,因此只有始终坚持以人为本的理念,才能有效提高人力资源开发水平,从而实现人事档案价值的最大化。现阶段,在人才使用上,我们对大数据的应用进行了尝试,采取了以传统档案为主、大数据为辅的手段来为人才进行一个客观的评价。例如,通过大数据,了解其曾经供职的情况、个人征信等,来综合考察一个人的德能勤绩表现。

1.2有效提升人事档案管理工作效率

在大数据基础上,各单位建立了人事档案管理系统,有效分类存储档案,并详细分析了档案信息相关性,并进一步区分数据之间的关系,为人力资源管理提供优质的人事档案信息,进而准确预测人力资源发展情况。同时,基于大数据技术,顺利推进人事档案管理工作,不仅利于人事档案管理工作效率的提升,还可以有效保证人力资源管理工作质量。

1.3科学管理人事档案

传统人事档案管理往往更加注重工作经验。在大数据技术持续进步的形势下,档案管理工作人员应及时转变观念,更加重视人事档案管理信息精准性,并从海量人事档案信息中挖掘出有价值的档案信息资源,进而为后续工作顺利开展提供重要的信息支持。传统档案具有原始、直观的特点,但也存在着明显的弊端,主要体现在,当今人员流动性大大增加,而传统档案在数据更新、传递和利用上的缓慢低效难以适应形势需要。在人事档案工作中引入大数据技术后,可以做到档案数据的即时传递,同时档案信息的更新速度也将得到极大的提升。我们在人事档案管理中做了一些尝试,以传统档案为主,以大数据技术为辅,对档案信息进行补充,以完善人个档案信息。对人才做出客观评价。现阶段由于大数据信息的来源尚存在一些缺陷,只能把大数据技术作为人事档案管理的一种辅助手段,相信随着社会的发展,技术的进步,大数据与人事档案管理将会融合地更加紧密。

2基于大数据的事业单位人事档案信息化建设策略

2.1树立先进的人事档案信息建设理念,合理分配高素质人才

构建人事档案信息化的先进概念,不仅是人事档案信息化建设的基础保障,而且还是人事档案信息化建设的先决条件,同时还是重要工作开展的指南。落后的思想只会带来消极的工作方法和思维,缺少工作的主动性和创造性。在前沿信息化建设理念指导下,如何有效地提升人事档案信息化建设人才的素质是人才合理化配置的关键。为了有效提高信息化建设质量,应配备具有相应综合能力的档案管理人员,其中包含了研究技术水平高、档案专业知识全面和组织能力强的工作人员；熟悉相关专业知识的专业技术人员,能够为纸质文件数字化的各个方面提供必要的技术支持,具有一定的数字基础知识和熟悉相关操作的人员等。目前,我单位已引进了一名档案管理专业技术人员,并对现有的管理人员进行了计算机业务培训,制定了人事档案信息化方案并完成了基础工作,档案管理工作的效率有了很大提升。

2.2不断优化完善人事档案管理信息化管理机制

在大数据时代背景下,有效加强人事档案信息化建设,不仅有利于提高人事档案管理的整体水平,而且还能最大程度发挥人事档案价值,为事业单位长足发展贡献力量。在实践中,为保证事业单位人事档案信息管理活动有序开展,有必要根据具体情况制定相对完善的管理机制。从人事档案的收集、分类、整理到归档、查询、利用,制定非常详细的操作规程,实现统一管理。特别是在文件查询、使用、下载等众多环节,需要为不同的用户设置不同的权限。同时,人事档案数据来源相对宽泛,格式多种多样。为了方便跨系统操作,还需要进一步明确人事档案的格式标准,便于使用和管理。

2.3不断补充完善人事档案信息管理系统

在多媒体技术和互联网技术发展的基础上,人事档案信息的建设必须紧跟时展步伐,及时更新原有档案管理软件和数据库,从而有效提高人事档案管理水平。实践中,相关工作人员要积极构建科学化、便捷化的人事档案管理系统,进而实现人事档案信息资源的统一管理。使用大数据技术构建人事档案信息管理平台时,既可以统一存储人事档案信息,又可以实时存储和查阅相关人事档案信息。只有这样,才能有效提升人事档案管理工作效率,同时提高档案资源利用效率,推动人事档案管理向着网络化、信息化发展,同时,发挥人事档案管理工作的最大价值。

2.4加大基础设施建设力度

为了合理分配软硬件设施,人事档案信息化建设需要不断完善基础设施,认真落实物质基础保障工作,及时补充基础架构,结合自身实际情况,选择适合的人事档案管理软件。同时,制定完善的档案管理系统,统一数字档案格式,为以后的人员档案信息收集和资源共享提供必要的支持。另外,要对网络建设进行合理规范,并将网络连接、设备配置以及相应安全工作落实到实处,确保人员档案信息的安全性。

2.5确立健全的数据库

当前,大数据技术被广泛运用到各行各业中,工作人员借助大数据技术建立人事档案信息数据库,从而为后续人事档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。在人事档案信息化建设期间,原始数据在其中占据着非常重要的位置,必须引起重视。因此,身为人事档案管理员,首先要树立良好的责任心,及时归纳整理相关档案信息,重点审核原始资料信息,确保原始档案信息的可靠性和真实性,从而为人事档案管理提供重要参考,为信息建设顺利发展奠定坚实基础。档案信息审核工作完成后,有必要进一步建立人事档案数据库框架,建立统一的档案信息分类标准,进一步保证档案信息录入的真实性和可靠性。当数据库建成之后,工作人员还应在固定时间检查和维护数据库系统,确保其安全性,一旦发现漏洞,必须第一时间进行修复,这样,才能更好地保障人事档案信息的安全,防止档案信息发生泄漏。

2.6整体提高档案管理人员专业能力

在事业单位人员档案管理中,管理人员的综合素质对档案管理效果影响较大。此外,大数据时代对管理人员的综合素质要求日益提高。因此,具体实践过程中,高校也需要重点关注档案管理人员的培训和再教育。一方面要提升其人事档案管理专业知识；另一方面还要不断提高其信息化水平,确保人事档案管理人员能够灵活运用计算机输入、组织和存储档案信息。此外,单位有必要积极引导人事档案管理人员掌握更多档案学科知识,如信息科学知识和图书馆学知识,为更好地开发和利用人事档案打下基础。

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中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)29-0167-02

人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和表现,以个为单位组合起来的,以备考察的文件材料。其内容主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,记载着个人的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励惩罚等方面的原始资料,内容反映了个人参与社会各方面活动的记载和个人自然情况。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

一、人事档案的结构

在我国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用,甚至可以说人事档案是每个公民的第二生命。一般来说,人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用通常由各单位内部人事机构行使和掌握。人事档案包含以下十大类内容。

1.履历材料:(1)职工履历表;(2)干部履历表;(3)专业技术人员履历表;(4)军人履历表;(5)学生登记表。

2.自传。

3.鉴定、考核、考察材料:(1)工作鉴定;(2)学习鉴定;(3)出国人员鉴定表;(4)学生毕业鉴定、实习鉴定;(5)干部的年度考核表;(6)组织正式出具的考核材料。

4.学历和评、聘专业技术职务材料:(1)高中及以上的毕业生成绩表、登记表;(2)报考中专以上学历报名登记;(3)论文、科研成果材料;(4)一个月以上各类专业培训学习成绩;(5)聘任、解聘专业技术职务审批表; (6)职称评定审批表。

5.政治历史审查材料:(1)社会关系调查证明材料;(2)入党入伍审查材料。

6.党团材料:(1)入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员民主评议表、入团志愿书(90年以后入团的需要入团申请书)、取消预备党员资格的材;(2)加入派材料。

7.奖励材料:先进工作者、(区级以上)劳动模范、三八红旗手、特级教师、三好学生、战斗英雄、优秀团员、各类嘉奖登记表或审批表等。

8.违纪材料:(1)受到党政部门的纪律处分材料,如开除党、团籍,留党查看、记过处分等材料;(2)违反法律材料,如逮捕、法办、拘留、劳改等材料;(3)组织通报批评材料,被企业除名材料。

9.工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料:(1)工资级别审批表、增资审批表:(2)干部任免表;(3)入伍登记、退伍登记表;(4)招工登记表、劳动合同、流动表、商调表、视作连续工龄缴费审定表、终止劳动合同证明书。

10.其他:(1)体检表;(2)工会会员登记表;(3)大中专毕业生就业报到证;(4)职工报到介绍信;(5)有价值的学结、体会。

注:档案材料一律用黑色或蓝黑色钢笔填写,纸型均用16K。

二、人事档案管理的重要性

我国人事档案制度自20世纪50年代产生以来,对国家的信用建设、干部管理、福利分配、国家安全等方面作出了重大贡献。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用。目前,出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。

三、人事档案管理的法律依据

对人事档案管理工作,国家制定出台了一系列的法律法规来加以保障。1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》强调,人事档案作为国家档案的组成部分,所有权归国家,实行强制性归口管理。1991年4月颁布的《干部档案工作条例》规定,“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”。1996年12月颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位未经授权均不得擅自存放和保管人事档案。这些指导性法律法规为人事档案管理工作提供了政策依据,并使人事档案管理工作迈入了专业、权威的发展阶段。

四、档案信息电子化的必然性

随着社会的发展,信息化已经成为社会发展的一个重要标志,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,成为档案工作发展的必然趋势。

人事档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案资源全面处理。也就是对馆、室藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

档案信息电子化,可一次投入、多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

五、当前人事档案管理存在的问题

近年来,由于机构编制和用人制度的改革,单位管档人员变动频繁,出现了忽视人事档案管理现象,影响了干部管理工作。目前主要存在以下问题。

1.硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差,有的单位档案多、档案室狭窄、影响档案的美观整洁、完整,有的单位必备的基础设施如切刀、档案夹等都不具备。

2.档案管理规范缺乏。在目前的人事档案中,大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料,而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全。还有个别单位档案下放到主管局管后,一直未按统一标准整理,材料多年未归档,造成档案材料不齐不全。

3.专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:244%,186%,176%,244%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

4.管理档案人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管理档案人员工作变动频繁,兼职人员占90%,加之没有经过各级档案部门组织专业知识培训,业务不熟,甚至有些档案管理员还停留在手写阶段,没有掌握必须的计算机技能,有些新从事管理档案管理工作的人员对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,难以适应档案管理工作。

六、加强队伍建设,提高从业人员素质

社会现代化的实现,要求各行业的从业人员也要与时俱近,紧跟时代的步伐和节奏,所以,档案管理人员也具备较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象,尽管引进了现代化设备,却不能充分发挥作用,这就需要抓紧建设一支稳定而发展的档案干部队伍。

1.提高重视意识。在市场经济条件下,企业的竞争最终还是靠人才,无论是企业事业单位还是员工个人,都应该自觉更新观念,提高对档案的重视意识程度。因此,每个单位都应该提高对人事档案的认识,增强依法管档的意识,建立健全规章制度,配备专业的人员设备,把人事档案管理作为企业重要的基础工作抓紧抓好,做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。

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（一）人事档案的信息化建设是我国信息社会发展的必要要求。伴随着电子技术和信息技术的快速发展，我国社会信息化建设步伐越来越快，信息逐渐成为一种重要的社会发展资源，人们越来越意识到信息的获得就意味着资源的获取，这个观念正受到越来越多人的认可与认同，信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的公认战略资源。人们先前之所以重视人事档案的管理工作，是因为人们普遍认为其是一种原生的信息资源，在生产力由人才决定的观念中，人们对人事档案管理工作的重要性形成了非常明确的认识。信息技术和网络技术的持续发展，极大的改变了人们的生产、生活方式，使人事档案管理逐渐朝着开放化、社会化的方向发展，这给人事档案管理工作带来了新的机遇，使得人事档案管理信息化建设逐渐被提上了新的日程。

满足社会民众的客观需求是认识档案管理工作的基本初衷，服务社会是人事档案管理工作的基本目的，人事档案管理信息化建设是我国政务信息化迅速发展的表现，而档案管理工作信息化建设的发展要求又会反过来推动我国人事档案管理的改革，顺应了我国人事管理工作和政务信息工作的民主化潮流，体现了新的社会发展要求。

（二）人事档案的信息化建设对工作质量和劳动效率提升具有非常积极的作用。随着社会的发展，现代信息改变了传统意义上的人事档案管理方式，在人事管理的操作过程中，多媒体网络系统的信息共享能力、系统信息能力、直观能力和综合能力能够给人事管理提供全方位、立体化的人事信息。基于这一技术，管理人员能够对人事简历信息、人事素质、自然状况、人员优势和人事道德情况等信息进行准确、快速的提取，还可以基于电子档案对人事生活、学习和工作方面的影响和声音信息进行快速地查询和提取，实现即时化、动态化的人事档案管理，使得全方位人事信息的获取变得非常的方便、快捷。

人事档案信息管理中互联网和局域网的应用的优点在于其能够有效避免不同部门对同一信息的重复录入，大幅降低劳动重复现象的产生，进而能够提升工作效率。同时，由于信息化档案的电子特点，实践操作中产生的即时新信息，各部门完全可以根据自身的职责即时进行信息更新，确保人事档案信息资源的第一时间更新与收集，为其他部门和领导提供第一手的最新重要信息，这会在很大程度上提升工作信息的时效性。在共享人事档案信息后，管理人员可以通过局域网对一个人进行多角度、多部门的交流，从不同的角度去了解特定人员的局限性。人事档案管理的信息化建设能大幅提升对人事了解的广度和深度，进而能在有效的时间内高水平、高质量地完成人事档案管理工作。

二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想

在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一，人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二，全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。第三，实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。

三、人事档案管理信息化建设的主要内容

当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：

（一）变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。

人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。

（二）构建人事档案目录数据库。从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。

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本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

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国有林场是我国生态环境保护的重要单位，如今我国的国有林场改革已经进入到了攻坚阶段，在这一关键的发展时期，如何做好国有林场人事档案的信息化建设，保障改革的稳步实施是一个值得研究的重要课题。信息化的高速发展为林场人事制度改革开辟了新的道路，使人事档案管理工作焕发出新的生机，为岗位绩效工资的稳步实施提供有力的支持。

1.国有林场人事档案管理存在的问题

我国国有林场的人事档案管理一直都是林场事业发展中的一项重要工作，如今我国国有林场的人事档案管理还是沿用传统的管理制度，已经无法满足当今时代背景下对人事管理的要求，从传统的林场人事档案管理制度中，我们可以看到计划经济时代的影子，所以在实际的人事档案管理中表现出许多不足。尽管随着我国的人事管理制度的不断完善和调整，取得了一定的成果，但是人事制度的总体框架刚刚完成，需要大量的实践和改进。目前我国国有林场人事档案管理存在诸多问题，制约了我国林场事业的发展。第一，国有林场人事管理模式僵化，国有林场的工作人员中有正式员工和临时员工，而在对员工进行管理时采用的相同的管理模式，而没有针对不同的员工进行分类管理，所以林场人事档案管理不严谨，后期若想在对这些档案进行重新规划管理存在很大的困难。而且国有林场的人事档案管理模式较为落后，还是沿用传统的管理模式和手段，虽然应用了网络信息技术，但是信息化程度不高，人事档案管理效率不高，不符合新时期下的档案管理要求，与当今时代的国有林场改革步伐不相符，所以国有林场认识档案管理改革势在必行，加强人事档案信息化建设是国有林场人事管理的发展趋势。第二，国有林场人事档案管理缺乏资金支持。国有林场是我国的事业单位，众多的基层单位分布在全国各个区域，在人事档案管理方面需要大量的人力和财力支持，但是目前我国国有林场中，大部分的林场人事管理信息化水平较低，实现计算机信息管理的比例不高，虽然已经引入了管理型软件，但是人事管理水平不高，而且没有一批具备较高技术水平的管理人员，导致人事档案的数据信息管理不完善。国有林场人事档案管理是一项长期的工作，对管理的软硬件设施、管理人员的综合素质以及信息化建设水平等有较高的要求，需要大量的资金投入作为支持。因此，加大对国有林场人事档案管理的资金投入和人力投入是未来国有林场人事管理的重中之重。国有林场人事档案是十分重要的信息资源，如果人事档案信息不完善，将会给后期的人事档案管理工作带来很大难度，目前我国对于林场人事档案信息化建设的重视程度还不够，国有林场人事档案信息化建设水平较低，这严重影响了绩效考核的实施。第三，国有林场人事档案信息化建设需要高水平的技术型管理人才，而目前从我国国有林场人事档案管理情况来看，管理人员技术水平普遍不高，而且没有做到职业技能的及时更新，缺乏对人员的技术培训，对信息技术的接受存在不足，导致人事档案的信息化建设过程缓慢，不利于国有林场人事档案信息化的顺利实施，无法适应国有林场的人事档案信息化管理的实际需要。第四，国有林场人事档案管理发展滞后。目前的人事档案管理一定程度上保留着计划经济体制的痕迹，随着国有林场的不断改革，原有的人事制度就表现出不足，与经济体制改革不协调。目前人事档案的档案管理存在诸多不确定因素，所以还需要不断的探索和调整，来满足新时期下的国有林场人事档案信息化建设的实际要求。第五，国有林场人事档案信息化管理模式单一，管理手段落后。我国的国有林场人事档案管理方式落后，采用单一的管理模式，而且对于管理工作都采用相同的管理模式，没有根据不同的情况有针对性地做出变动，缺乏分门别类的管理制度，这样十分不利于国有林场人事档案信息化水平的实现。在管理手段上，与国外先进的管理存在一定的差距，缺乏现代化的管理手段，管理效率低下。第六，国有林场人事档案信息化建设意识不强。目前对于国有林场人事档案的信息化建设没有足够的重视，在许多方面都存在缺陷，人事档案信息化发展受到了限制，

2.加强国有林场人事档案管理信息化建设的重要意义

2.1有利于促进国有林场的改革在信息化技术高速发展的今天，国有林场的改革是一个必然的发展趋势。新时期背景下，需要将现代化的管理手段应用到国有林场人事档案管理中去，为管理工作配备一批高水平的信息化管理人才队伍，实现档案资源的信息化以及档案保护的现代化，充分利用现代化的技术手段，加强对林场人事档案设施的完善，提高人事档案管理的科技含量，最大限度促进国有林场的改革。2.2人事档案信息化建设是实施薪酬改革的重要依据人事档案是林场工作人员信息记录的重要文件，包括林场工作人员工作情况、学习经历、社会经历以及家庭成员等信息，这些信息是后期对人员进行绩效考核的重要依据，关系着工作人员的薪资、绩效评定、职称评聘等。国有林场工作人员考核制度的完善也要以人事档案为依据，根据员工的个人能力、岗位职责等，依据按劳分配的原则来考核工作人员的绩效，尤其是对于那些骨干职工，要进行一定的工资倾斜，在实施的过程中离不开信息化的支持，使岗位绩效工资更加科学合理，避免在薪酬分配上出现同工不同酬的现象。2.3有利于促进国有林场的人事管理水平的提升国有林场的改革是未来我国国有林场发展的必然趋势，未来人事档案管理的信息化建设离不开先进的技术手段，而且需要一批高技术水平的人事档案管理人员作为支撑，才能更好地实现人事档案管理现代化。2.4促进人事档案的社会化管理，提高人事档案信息的标准化人事档案包括本地人才的基本信息资源，同时还包括其他地区的人才信息，为了将全国范围内的人事资源信息更好地整合在一起，使得信息的查询和搜索更加便捷，利用高效的系统软件提供支持，使林场人事档案信息更加规范化和标准化，更好地用于信息的统一调用，优化了档案资源的合理配置，使得档案的职能发生转变，这样一来，显著地扩大了人事档案信息的社会影响和服务范围，有效地保护了档案信息的完整性。2.5决定着人事管理中的凭证作用和法律效应国有林场人事档案信息化是人事管理过程中形成的重要记述，通过档案信息可以反映出工作人员的德才表现，日后可以通过查阅档案信息来了解工作人员的工作表现、岗位情况、业务能力、学历、家庭成员等信息，档案信息完整地保存了员工的真实信息，它原始的凭证作用和法律效应是不容忽视的。

3.加强国有林场人事档案信息化

建设保障岗位绩效的相关策略国有林场人事档案的信息化建设是林场参与市场竞争的需要，要想保持林场的核心竞争力，需要把握市场经济的客观规律，建立科学合理的工资分配制度，使之与社会主义市场经济发展规律相适应，充分发挥市场机制的作用，实现工资效益。而且加强国有林场人事档案信息化建设有利于绩效工资的稳步实施，执行以岗位为主体的绩效工资，形成合理的工资制度。3.1正确认识人事档案信息化建设在国有林场实施绩效工资的重要性随着林场人事制度改革的不断推进，要加大对国有林场人事档案信息化建设的投入力度，提高基础设施建设水平，借助先进的科学技术，保证财力和人力的投入，稳定推进人事档案信息化建设进程。3.2建立完善的人事管理制度和业务指导体系为了与当前国有林场人事档案信息化建设相匹配，需要建立起一套科学的规章制度，使档案管理按照统一的标准进行，使国有林场人事档案管理工作走向制度化和规范化，为社会提供良好的服务。3.3培养一批高素质的林场基层单位人事档案管理队伍加强对管理人员的培训，提高专业技能，使之与新时期下人事档案的信息化管理需求相匹配，档案工作者不仅要具备丰富的业务办理能力，还要不断学习创新，与时俱进，具备现代化的人事档案管理能力。3.4人事档案信息化建立一人一档制度采用电子信息的形式来体现员工的情况，包括员工的升职、调薪、竞聘等情况，将这些资料以电子信息形式保存下来。此外，还要对隐藏在档案中的有用信息进行开发利用，为岗位绩效工资改革提供有效的数据。3.5对每位员工的人事档案信息进行动态跟踪实时关注员工的档案信息，不断完善员工信息，如岗位的调动、工资的变动、职称的晋升等都要及时进行修改完善，使人事档案信息能够准确地反映员工的真实面貌。国有林场的人事档案信息是记载职工工作轨迹的重要依据，加强人事档案信息化建设有利于岗位绩效工资的稳步实施。因此，应将人事档案信息化作为一项长期的工作，在实践中不断发展和完善，使人事档案信息化建设与绩效工资改革同步发展。

作者:黄碧金 单位:广东省九连山林场