档案智慧化管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案智慧化管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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对于我来说是不平凡的一年，这一年我从云南大学毕业后非常幸运的来到了三环中化。一开始从事硫酸生产工作，面对新的工作环境、新的工作岗位，我没有因为遇到困难和考验而退缩，而是在陌生的领域里积极探索并迎难而上。我努力学习硫酸专业知识，在工作中我积极主动、认真负责、服从上级分配、听从指挥，平时与同事们和睦相处，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和谐局面。我除完成自己的工作外，还积极参加公司和硫酸厂组织的各项活动，我在“共庆祖国60华诞”演讲比赛中荣获三等奖。同时，我非常热爱团队工作，通过竞选成为硫酸团支部宣传委员，协助硫酸团支部书记做好团支部各项工作，为把硫酸团支部建成一个团结活泼、充满朝气的群体而努力。

从6月份，公司倡导创建“诚信自律”班组活动以来，我与班组人员一同认真学习公司创建“诚信自律”班组的有关内容。经过学习和内部试运行，我认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报材料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，我们从最开始的“毫无头绪”到如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，我对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。在厂领导的大力支持下，我坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、安全生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成绩，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，我认真排版校对，在自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，我在宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”。

7月1日，我通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，主要负责公司档案管理方面的工作。我非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，我一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的我。平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。档案管理工作比较琐碎，我一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，在以后的工作中我会明确工作的程序、方向，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我的缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。

总结一年的工作，尽管有了一定的进步，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。在以后日子里，我将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。

最后，诚挚的感谢部门领导和同事在工作中对我的帮助和关心，我将会在以后的工作中更加努力。发挥出自己的满腔热情,依靠自己的勤学苦练,在自己平凡的岗位上创造一个个不平凡的奇迹。为公司的再次腾飞贡献自己的全部智慧和力量。

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随着国家相关部门对职业病统计重视程度的不断提高，职业健康监护档案的管理也引起了各企业领导部门的高度重视。在过去的时间里，由于管理理念落后，管理方法和手段不当，从而导致此方面的管理水平下降，健康监护档案的作用无法得到充分发挥。然而，随着计算机技术和网络技术的广泛应用，也给企业的职业健康监护档案管理工作带来的福音，使其实现了档案的信息化管理，完善了档案管理工作。

一、监护档案计算机单机管理的作用与局限性

纵观我国职业健康监护档案管理工作的开展来看，大致经历了3个发展阶段，即全纸质管理阶段、计算机管理阶段和网络信息系统管理阶段。作为全纸质管理阶段向网络信息系统管理阶段的过渡期，计算机单机管理阶段在档案管理发展中具有重要意义，但同时也存在一些有待解决的问题，接下来笔者就监护档案计算机单机管理的作用与局限性进行简要分析和探讨。

1.监护档案计算机单机管理的作用

计算机单机管理与传统的全纸质管理相比，在硬件设施上得到了很大的提升，实现了部分环节的自动化，一方面减少了管理人员的工作量，节省了大量的人力资源；另一方面则提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro软件程序建立数据库索引系统是1999年开始应用的管理方法，该系统将1976年以来的数以万计的监护档案录入计算机，采用一人一号一档终身使用，并在此基础上用数据库命令来进行条件索引，方便使用者对所需的档案进行查找，索引的关键词有很多，比如说姓名、部门、单位、职业病危害因素以及体检时间等。与此同时，该系统还可以满足使用者的诸多需求，例如，对纸质档案资料的调阅、对劳动者健康情况变化进行动态观察等。除此之外，使用者若想将该系统中的体验人员的一般情况批量导出，只需要核对一般信息接着录入体检结果便可，这样一来，大幅度减少了体检资料录入的工作量，提高了整体效率。

2.监护档案计算机单机管理的局限性

计算机单机管理虽然在一定程度上实现了管理工作的自动化和智能化，但在某些方面仍然过于依赖纸质档案，有一部分工作依旧需要手工操作来完成。这就导致了这种管理模式或多或少会存在一些不足之处。归纳起来，这些不足之处大致体现在以下几个方面：（1）尽管利用计算机技术可以使体检人员尽快得到体检号码，但是秘籍架里人工提取档案或建新档案的效率低，从而必然会导致体检人群中在档案室中滞留；（2）由于体检人员在获取档案之后，需要到监护门诊进行问诊、检查以及开具各种检查单等工作，所以大量的人群会集中在监护门诊中，导致人员拥挤，目前，监护门诊环节已经成为了体检中最受关注的问题；（3）在体检之后，企业健康监护档案管理人员需要对各个员工的检查单进行手工整理、粘贴、录入，由于人员较多，所以管理人员的工作量也往往较大，这样一来，难免会出现由于人工失误而导致的差错出现，同时，整体工作效率也无法得到全面提高；（4）由于是单机管理，所以医生所用的Excel表格与档案室的Fox pro数据库两者是相互分离的。因此，对于体检原始资料的查询，只能通过纸质档案里查询到；（5）监护档案计算机单机管理时期，对于身份的识别有赖于每个检查环节核对身份证和照片，繁忙之中难以杜绝冒名顶替的现象发生。

二、职业健康监护档案信息化管理的优势

在信息技术不断发展的今天，信息化管理已经成为了职业健康监护档案管理的必然趋势。与全纸质管理和计算机单机管理相比，信息化管理具有诸多优势，主要体现在以下几个方面：

1.全面提升了职业健康监护的工作效率

自从信息化管理系统研制成功并投入使用之后，基本上可以将计算机单机管理过程中存在的问题有效解决，尤其是在工作效率的提升上，其优势更为明显：（1）改变了传统全纸质管理模式，使得档案的存放空间进一步缩小，提档归档的事时间和人力也得到了大幅度节约；（2）体检流程得到了优化，体检人员在领取到体检任务之后，需要前往不同的科室进行检查，有效缓解了单一流程的瓶颈效应；（3）对于体检人员的摄像信息会在第一时间传达到各个科室内，以此来有效防止冒名顶替的问题发生，确保了体检资料的真实性；（4）在档案管理中，加入了条形码和扫描仪等设备的应用，以此来确保各项检查工作可以以最短的时间切换到所需的工作界面，大大缩短了体检时间，提高了工作效率；（5）对与体检人员相关的检查结果的整理和录入，直接由负责检查的医师完成，不仅提高了工作效率，而且还确保了检查结果的准确性；（6）档案室和各个检查室的工作均录入或传输到信息化系统中，受检者的一般信息和历次体检结果完整保存并动态续加新内容。

2.信息化管理符合职业健康监护的工作要求

对于为企业提供职业健康监护技术服务的卫生部门来说，其主要任务就是对出具的个体报告进行统计和保管。在信息化管理系统模式下，职业健康监护工作应该具备以下几项功能：（1）不同人员在操作权限上具有一定程度的限制，工作人员只能根据自己的权限开展管理工作；（2）针对每一位工作人员，都有各自的用户名、密码和签字识别，这些资料都是其他人无法修改的；（3）与体检人员相关的体检时间、报告生成时间等信息都是系统自动生成的，具有极强的时效性；（4）档案的建立是按照体检者的姓名和身份证号为依据的，实行一人一档终生使用制度，这样做的目的主要是为了避免体检者由于工作变动而导致的档案资料不连贯的问题发生；（5）对于体检者的检查报告，通常以PDF的形式打印出来，并进行存档，不能对其进行更改或编辑。这样一来，便提高了健康档案工作的严谨、客观和真实性，达到了维护劳动者和企业双方权益的目的。

3.对档案室工作人员的业务素质提出了新要求

与传统的全纸质档案管理模式相比，档案信息化管理对管理者的业务素质也提出了更高的要求，首先，管理人员必须对熟练操作电脑，并且能够利用办公软件对健康档案进行整理和统计，否则，无法利用Excel开展档案管理工作。其次，对企业单位批量在岗定期体检，依据监护医师制定的体检项目方案，转化为信息系统里新的体检计划分组，对体检名单进行分组之后，将其编号后导入管理系统中。再次，动态掌握体检进度、体检项目完成情况，及时反馈到企业，以便企业督促员工按时完成体检，提高受检率。最后，对上、转、离岗体检，以及特殊工种取证体检这些常规的非批量体检，档案室工作人员要掌握不同工种所接触的职业病危害因素类别，根据职业病危害因素选择相应的体检项目，即时挂号、划价、摄像、打印导诊单。只有将以上工作全面掌握，才能够提高档案管理水平，提高档案使用率。

三、结语

综上所述，职业健康监护档案管理是企业发展中的一项重要管理工作，是企业对员工身体健康状况进行全面了解的重要依据。近年来，随着计算机技术和网络技术的不断普及与推广，实现健康监护档案管理信息化也成为了企业发展中的一项重要工作。实现管理信息化，不仅可以提高健康监护档案的利用率，将其作用最大限度的发挥出来，而且还可以从整体上提高企业的管理水平，更好的促进企业的可持续发展。

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档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件,较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础,档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。

一、档案管理的社会化与建立“两个体系”的关系

档案管理的社会化的本质属性决定了它是档案工作的基本职能,是档案事业发展的主体内容。就“两个体系”建设而言,又具有特殊的意义:(1)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的关键环节,实现“两个转变”。建立“两个体系”的重点是档案资源的重新配置和档案公共服务产品的再分配,关键就在于实现政府档案管理的社会化职能的调整与完善。(2)档案管理的社会化是“两个体系”核心理念的重要体现。建立“两个体系”的核心思想是以人为本,强化档案管理的社会化职能,根本目的就是要通过转变政府职能,更好地重视所有涉及人的档案,重视档案为人的全面发展服务,是以人为本的政府管理服务理念在档案领域的具体体现。(3)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的根本办法。建立“两个体系”需要档案法制体系、管理体制、工作机制、服务方式等各方面的改革与创新。管理的社会化不仅为推进建立“两个体系”提供了科学的理论指导,并以其系统性、规范性、实践性成为实现“两个体系”建设目标的根本方法。档案管理的社会化不到位,“两个体系”就无从谈起,“两个体系”的建立和完善也必然伴随着档案管理的社会化职能的不断强化。

二、建立符合社会发展需求的档案中介机构

“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化,现阶段,建立覆盖人民群众的档案资源体系,实现档案管理的社会化,要建立符合社会发展需求的档案中介机构。档案中介机构,是当前一个非常热门的话题。从名称来看,有“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案事务服务中心”、“档案技术服务中心”、“档案托管中心”、“档案寄存中心”等。我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式,可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。我国首家档案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市档案寄存中心属于前者,其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案,寄存在市档案馆中。相对于传统的档案机构来说,总体呈现弱势。

市场经济条件下,需要的档案中介机构需具备以下条件:(1)政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏。首先政企分开、权责明晰要求档案中介机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,以独立经济法人身份参与市场竞争,不得再承担原有的行政职能,即真正实现组织中介性。其次要做到独经营、自负盈亏,必须保持档案中介服务机构的独立性、完整性和客观性。独立性可以使档案中介机构不受行政部门影响,在档案服务中保持独立,不损害客户的利益。(2)遵纪守法、规范经营、诚实守信、优质服务。从某义上讲,规范化程度不够是影响档案中介机构职能发挥的最大障碍。档案中介机构的规范化实质上涉及的是其与服务对象的信用关系问题,档案中介机构如果不规范,其信用度将大打折扣。从外部来说,档案中介机构应自觉接受工商行政管理部门与档案行政管理部门的监管,前者是依据《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对其经营活动进行依法登记注册、年检审计;后者是依照《档案法》等法规对其业务活动进行监管,以实现外部规范化管理。从自身来说。档案中介机构应体现社会服务性、技术知识性和商业经营性。社会服务性指档案中介机构能为企业、社会组织或个人提供全方位的档案服务,包括档案咨询、档案达标升级整理、档案保管、档案设备引进等。技术知识性指档案中介机构进行的各项档案业务如技术咨询服务、传授档案工作理论知识和技能、档案价值鉴定等是建立在对档案信息的加工、利用或提供档案信息技术服务之上的。商业经营性指档案中介机构作为一个经工商注册的企业,有明确的服务方向和经营范围,有企业行为参与市场竞争,通过各种渠道和方式为客户提供最好的档案有偿服务,获得收益,求得生存和发展。

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“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。

（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。

（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。

二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴

智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。

国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。

在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：

（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。

（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。

（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。

随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。

三、智慧档案馆研究的基础体系架构

与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。

图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。

这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。

四、智慧档案馆研究的主要任务

智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：

（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。

（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。

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关键词 档案管理；智慧；信息化

互联网的飞速发展，使得信息的透明程度越来越大，智能化程度越来越高。档案管理显得越来越重要，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势。

一、新技术发展与数字档案馆的局限性

数字档案馆的产生，解决了传统档案存储的很多问题，比如存储的数量限度，传播的途径及安全性等等都有了很大的提高。给档案的管理工作带来了革命性改变。但是数字档案馆受很多因素的制约，有一定的局限性。在理念上，数字图书馆只是改变了外在的条件，但没有在管理方面实现真正的革命，只是依托信息化实现了档案本身的改革，并没有在管理档案实体上有革命性的进展。在技术上，数字档案馆相比传统档案馆，建立了多元化的享用中心，达到了信息镜像化，使大众利用起来更便捷，但是不能帮助管理人员对档案开展业务工作和信息筛选，无法按照档案信息用户的思维进行档案的管理。在资源上，数字档案馆信息资源受到传统档案馆档案信息基础的限制。它的核心资源是数字化的档案信息，还有原生态的电子档案。难以突破传统档案馆既有的局限性。

解决这个问题需要新思路，还需要研发新技术。档案部门在巩固数字档案馆的同时，还需要提升它的建设成果。采用云计算、物联网等新技术，建立智慧档案馆，并探讨如何实现档案管理的智能化。将档案信息化建设推向新阶段。

二、智慧档案的服务方向

智慧档案馆是在互联网、云计算等新技术的基础上构建的一个智能模块，这个模块可以实现管理的多元化，丰富档案资源，还具有自动感知和处置档案信息能力的功能，是一个提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆能够在数字档案馆的基础上，利用现代化的各种高科技，如采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，把物联网、互联网和移动互联网等网络都联通起来，并时时采集档案的环境信息、档案变化的动态信息。使智慧档案馆在信息提取方面拥有绝对的智能化，并能随时对档案的资源进行反馈，对客户实现智能服务。

这里能最大化地发掘数字档案的资源和传播优势，在数字档案馆信息化的基础上，运用更发达的通信技术和科技手段，对档案的资源进行分析整合，并感知动态的档案信息。在对档案进行收集整理的时候，对用户的需求做出智能响应和智能支持。为档案馆中人与人之间的交流和沟通提供了更便捷和人性化的基础条件。

三、智慧档案管理的特点

智慧档案馆的智能化，不仅要在数字档案馆的基础上进行技术革新，还要在管理方面树立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，让档案的使用范围更加广泛。建立资源多元化，感知更全面，综合处置能力更强的档案室，建立更先进的档案管理体系。使档案的处理工作在一个综合处理平台就能完成。

（一）资源多元化，档案资源作为智慧档案馆的基础。决定着智慧档案馆智能化程度的高低，资源越多，涉及的信息越广，各个媒体和网站的信息都可以成为智能档案馆的信息构成。智慧档案馆的资源多元化，还体现在它的管理模式上，由于资源面广，不同的档案有时需要不同的管理方式，所以资源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一种预测能力，是智慧管理第一要求。在智慧档案管理方面，既需要高科技的手段进行自动化管理，也需要管理人员拥有高端的管理策略。在将互联网和档案实体联系起来的同时，也需要对档案内容和档案管理信息进行交互式的信息交换和通讯。通过RFID 技术，可以实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知。对档案内容的感知，通过识别数据，整合档案资源信息来抽取和挖掘档案的内容信息。对档案管理状况的感知，这主要是人为因素，通过管理人员的管理能力，管理技巧来智能化检测和评价档案的管理状态。

（三）综合处置能力更强。智慧档案的管理先进之处在于它具有完善的处理应对和反馈机制。将档案信息的需求特征通过解析和识别，对应相应的管理策略，利用管理人员的管理经验，对感知到的档案信息进行评价，进一步获得对档案信息的处置能力。提高了档案信息的保障机制和查全率。对档案管理业务工作需求的应对与处置，在档案实体和管理信息上得到了综合的分析。

建设智慧档案馆是一个长期的过程，更是一项复杂的工作。在技术方面，管理方面的软件方面都会遇到诸多问题。技术的发展和推进，让智慧档案馆的建设有了一定的基础保障，但在管理方面还缺乏很多政策支持和理论支持，法律规范也不是很完善，没有统一的标准和规范，在很多方面都不是很完善。

参考文献：

[1] 许德斌. 智慧城市新环境下的智慧档案[J]. 山西档案,2014（05）:72-74.

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Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。

近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。

一、智慧档案馆的概念

我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]

虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。

二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理

依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。

（一）传统档案实体管理

20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]

随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。

同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。

另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。

（二）基于物联网的档案实体管理

引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。

通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。

物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。

另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。

因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。

三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式

如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。

（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务

现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。

而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。

（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程

现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。

而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。

（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务

现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。

然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。

四、结语

随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。

注释及参考文献：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.

[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.

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随着社会进程的不断向前推进，人类正逐渐从档案管理的传统时代走入数字时代，并在数字管理模式不断推行和普及的过程中慢慢走向智慧时代。但是对于档案管理这项工作而言，无论具体采取什么样的模式、使用如何的管理方法，档案信息安全问题都是其无法绕开的关键性一环。

一、何谓智慧档案

智慧的一个重要表现特征是“独立”，而“智慧档案”的概念从根本上延续了这样一种特征，成为能够实现独立管理和运行的，基于智慧时代、智能化两大背景所提出的概念，是伴随着云计算、互联网+以及大数据分析等技术逐渐被应用于档案管理领域而生成的一种智能化的档案管理模式和手段。从其所呈现出的基本特征来说，智慧档案具有强烈的开放性，是基于多样化技术的融合而展开服务与管理的技术集合；也是能够打破档案拥有者或所属管理区域、地域和时空上的界限，进行高度共享和信息传输的资源整合机构；更是一种能够不断吸收新资源、整合旧资源，依靠对外在形势和信息内容不断吸收、整合来实现自我更新和模式递进的可持续发展系统。而且从其展开服务的对象，以及生存与发展的必然性来说，所呈现出强烈的以人为本的特征，即意味着其一切发展、规划、细节设置和战略选择都必然基于社会大众对于智能化、服务性的心理需求，也意味着其管理必然更加具有针对性。

二、智慧档案的信息安全范畴

（一）信息传输安全

智慧档案之所以会给人们生活带来一定的便捷、给所有档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。所以说，智慧档案的信息安全首先包括的是传输安全。

（二）信息介质安全

档案信息之所以会面临危险，除却上文所提到的传输漏洞外，还有诸多来自客观环境及人为的介质因素。当网络和计算机技术成为智慧档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。举例来说，档案存储的外在介质，当遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其他类型的自然灾害）时，其固有的信息数据很有可能随着外在介质的被破坏，或遭到严重的损害；再比如进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便极容易造成智慧档案独立运作系统的全盘崩溃。鉴于此，智慧档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作就成为维护其档案安全的重要因素和环节。

三、智慧档案的信息安全提升路径

档案管理的信息化、数字化和智能化进程是其不断发展并实现自我更新的必然趋势，但如何在延续和秉承这样一种发展历程的基础上，维系其信息安全，实现智慧与安全的和谐与平衡，是长久以来我国众多业内专家和科研工作人员始终专注于探讨和研究的重要议题。笔者认为“安全”是一个相对概念，就如同意识形态中的正确与否并不是某一种绝对值，是基于一定的参照对象而产生的一种评判标准一样，所以“安全”也是一个相对而生的概念。因此，对于智慧档案的信息安全，只能在原有管理模式上不断提升其安全指数，无法实现绝对安全、一劳永逸。

（一）重视智慧档案信息安全内涵，加强相关安全业务培训

基于上文中所提到的智慧档案的信息安全范畴，故而加强对于智慧档案信息安全的维护主要就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。同时相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，智慧档案则将存储介质扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子化载体，这就使得对其的安全性维护变得更加复杂与艰难；同时现阶段电子设备更新换代的频率日趋增高，在软硬件设备交替的过程中，其固有的用于存储电子信息和数据的载体是否能够完整地保留到下一个时代却是一个未知数（无数年前用于听取音乐的磁带因为录音机的停产和消失，已经推出了历史舞台，而且近年来传统CD和DVD随着数字影像的传播也开始呈现出消退的趋势）。

鉴于此，相关档案管理部门务必及时展开有关档案信息安全的业务培训，重视安全内涵、强化安全意识。从理论和实践两个角度出发，在提升其理论素养、促使广大工作人员从理论上了解我们当今社会技术和科技的发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强其基本的业务技能，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，强化自身的技能水平。此外，档案管理人员个人的职业道德、敬业态度也是档案安全链条中的重要一环，如果不加强对于自我严谨性的要求，那么人为原因造成的档案管理疏忽，所带来的损失亦是巨大的。

（二）打造互联网+物联网的安全监控体系

所谓的物联网就是物物相连而形成的网络，近年来频繁出现在生活中的“二维码”就是一个简单的物联网形式，是能够让任何物品都能够有效地和网络发生关联，快速实现定位、监控和管理的重要方式之一。那么将其与档案管理相结合，就能有效实现对于档案信息的追踪定位、对于维护其安全、生成具体的安全监控体系具有十分重要和直观的作用。而要想完善智慧档案的整个监控网络还需要从以下两个角度来开展和推进。

首先，对档案管理机构进行全方位立体监控，包括人口密集区、重要进出口通道以及档案借阅和查询大厅、微机室等。监控摄像头的设置要以灵活性和流动性为主，重要场所要实施多重控制，将指纹、门禁以及电子信息警报器等通过有效的程序设置，开发出对于安全隐患出现的警报功能。其次，构建重点档案网络，现阶段国内的很多档案都是“断本”产品，一旦被损坏或丢失后果不堪设想。因此针对重点档案要着重采用互联网标签和物联网系统，在维系日常的监控设施基础上，应善用网络进行追踪管理，使其不游离于档案管理的网络，一旦出现非常规走向，便可立刻在网络系统中做出警告和提示。

（三）云端分级，划分共享和安全指数

档案云端虽然是能够实现网络共享和平台公用的非常有效的档案管理方法，但是其所埋伏的有关信息泄露的安全隐患也是十分令人惶恐和担忧的。作为智慧档案的重要操作平台，为了维护其内部的信息安全，需要将传统的政务专网与物联网和互联网相结合来进行管理，通过彼此间的相互独立运作，来保障档案信息的安全、独立、不为外界所窃。而要想实现这一点，则要构筑严格的云端分级系统，将其内部所置档案信息的可共享程度、安全指数进行一定程度的划分，核心程度和密级要求越高的信息内容越需要置于与外界相互隔离的核心平台进行存储和管理；而对于安全要求和密集程度较低的非核心性档案则可以利用普通的云端进行管理。这样将有助于实现档案管理过程中云端共享和安全维护的所能融合共生的最大化。

（四）适时安全备份，降低风险指数

非人为的不可抗力因素，是能够对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案，尤其是“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到档案信息本身的完整性，更会影响其使用价值以及日后可用性，所以在提高智慧档案的信息安全性同时，还要适时做好数据安全备份工作，以备不时之需。笔者建议档案工作者可对档案信息进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。备份至云端的数据需要及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码。同时为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，数据的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其它会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时需要增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同其档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

综上所述，智慧时代的档案信息呈现出一系列的优势与特点，但其中也存在着如何提升其安全性的问题。笔者认为，智慧档案是从原始管理到数字时代，再由数字时代进化到智能时代这种必然发展趋势下的必然产物，要想维护其安全性，就要在理解其内涵的条件下，从数据备份、云端分级和物联网监控等多重角度打造共性的安全系统维护网络，从而让档案建设事业不断发展的同时，进一步实现进步与安全的平衡，为我国的现代化档案管理事业提供更多的发展可能性。

参考文献：

[1] 刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径――以张家港市档案馆为例[J].档案与建设，2015（5）：21024.

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智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源

2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3智慧档案管理系统功能设计分析

3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。

用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。

作者:王冬梅

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1.1涌现大量数据

？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。

1.2增加了信息技术处理的难度

“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。

1.3服务方式转变

推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。

2智慧城市中的?n案馆创新措施

2.1增强档案信息协同性

进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。

2.2提高服务水平

受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。

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【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）04-0349-02

大连市做为全国首批“智慧城市”试点示范城市，也把加强智慧医疗建设提到了前所未有的战略高度。接下来，笔者将就大连市智慧医疗的现状、存在的问题做一简要的分析并对未来如何发展提出几点建议。

1 智慧医疗与区域卫生信息平台

智慧医疗是以现代信息技术和通讯技术为手段，通过技术上的高度集成和应用上的深度整合，实现医疗卫生信息资源自我采集、自我总结、自我完善、自我管理、自我提高，达到跨地区、跨部门、跨行业、跨系统的医疗卫生信息共享最大化，并以此建立新的医疗卫生服务模式，全面提升医疗卫生行政管理水平和服务群众水平。

区域卫生信息平台，是连接区域内的医疗卫生机构基本业务信息系统的大数据交换和共享平台，是不同系统间进行信息整合的云基础和载体。

智慧医疗将通过打造区域医疗信息平台，利用最先进的物联网和实时通讯技术（包括WIFI、3G、4G、光纤专网等），从而实现患者与医务人员、医疗机构、医疗设备之间的互动，逐步达到信息化。智慧医疗由三部分组成，分别为智慧医院系统、区域卫生管理系统以及家庭健康系统。

2 大连市医疗卫生信息化现状、不足及原因

2.1 大连市医疗卫生信息化现状基本情况。近年来，我市通过深化医疗卫生体制改革，增强医疗卫生服务能力、缓解群众看病难等一系列重要举措，不断加大信息化建设力度，目前已经取得了一定的成效，为推进我市智慧医疗建设打下了较好的基础。

（1）420万大连城乡居民有建立了电子健康档案。截至2012年底，我市已为420多万城乡居民建立了规范化电子健康档案，建档率67%。在社区卫生服务机构建立健康档案的居民，去大医院就诊时，既往病史及检查结果在健康档案中都有所记录，缩减了医生做出诊断的时间，减轻反复化验、检查给患者带来的经济负担。同时为将来的卫生信息化建设打好前站。

（2）医疗服务信息化建设统筹发展。借助最新的IT技术，我市医疗机构正不断加快信息化医院建设，目前，“预约挂号”、“排队等候系统”、“远程医疗”等已在多数医院普及应用，“合理用药监控”“移动护理”等物联网管理、护理系统也将在三级医院逐步推广。

大连医科大学附属二院是卫生部信息化示范单位，大连大学附属中山医院是最早的我市数字化医院试点单位，两家医院的信息化水平在国内处于领先地位。目前医院基本形成了以HIS、PACS、LIS、电子病历、合理用药、分拣药系统、气动物流、OA办公、财务与成本核算系统、数字图书馆暨电子阅览室、Internet等为主的医院信息化业务系统。实行了门诊就诊“一卡通”，建立了检验报告自助打印、网上查询系统，床边医疗信息服务等系统，同时无线移动医疗系统（EDA）已广泛应用于临床医疗护理管理中，还又推出利用手机短信提供检验结果等服务。

（3）建立了区级社区卫生服务信息化平台。2009年4月，沙河口区投资1200万元搭建的涵盖全区公共卫生事业信息化平台正式启用，这一系统以有效缓解群众“看病难看病贵”问题为切入点，通过建立社区居民数字化健康档案，实现覆盖区内卫生信息共享，为医生与居民沟通搭建桥梁，同时实现了诊疗、药品、耗材、人事、财务等全过程管理。这一系统的建成使用使社区卫生服务承担起健康教育、预防、保健、康复、计划生育技术服务和常见病、多发病的诊疗服务“六位一体”功能。

2.2 大连市“智慧医疗”建设中的不足。通过对我市卫生主管部门和卫生基层单位的调研，我们发现目前卫生信息化建设方面主要存在以下几个方面的不足：一方面，医疗卫生信息在不同医院机构、不同医疗业务条线之间还不能互联互通，各地区各单位的信息化水平还不均衡，对医疗卫生服务的支撑和信息质量的控制还比较欠缺，与先进水平相比，我市仍然存在较大的差距。第二方面，新建医院（扩建医院）的信息化规划和建设缺乏合理的规划和设计，基本上以满足最基础的应用为前提，造成新业务推行时缺乏必要的基础设施。

3 推进大连市“智慧医疗”建设的对策和建议

3.1 科学规划。应在充分调研的基础上，成立智慧医疗专家组，根据城市智慧化的总体要求，结合新医改的要求和医院信息化建设的实际，同时引入专业具有国家发改委通信和信息资质的工程咨询或者规划设计单位，制订智慧医疗顶层建设规划。

3.2 循序渐进，抓住重点。要按照基础先行、以点带面、先易后难、协调发展的思路确定我市智慧医疗分阶段目标和任务。应首先实现以完善网络为基础、信息资源充分共享的医疗卫生信息化；其次推进以物联网为基础的医疗卫生信息高度智能化管理。目前应该把医院管理和电子病历，推动数字化医院的建设；建立居民健康档案；以疾病防控网络等方面的建设最为重点构建一个合理的区域卫生信息平台。

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智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。

档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。

2 智慧档案管理系统的资源

智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。

2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3 智慧档案管理系统功能设计分析

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。

3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。

3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。