档案管理中的合同管理大全11篇

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中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)15-3582-03

It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management

WANG Xiu xia, QIAN Bo

(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)

Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.

Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus

随着市场竞争的日益加剧，企业越来越重视信息系统的建设及应用，通过信息系统以支持或改进企业业务流程，提升企业总体竞争实力和工作效率。但随着信息系统的逐步增多，信息孤岛现象普遍存在，以前建立的信息系统大部分是解决一个具体业务部门的工作职能和效率的问题。而现在更多的需要信息系统之间具备良好的数据交换接口，以实现信息资源和数据共享，更好地为企业跨部门、跨业务提供服务。针对企业信息整合需求特点，为了实现高效的业务数据整合，实现异构业务集成的技术成为集成的首选，这样既可以增强企业面向市场的适应性，还大大提高了企业各遗留系统的高重用性，从而为企业的发展带来更高的效益。

SOA(Service Oriented Architecture, 面向服务的架构)，是一种业务驱动的IT架构方式，支持企业将业务整合为一系列相互衔接的服务或重复性业务任务，从而使企业能够高效重复地利用现有IT技术[1]。SOA技术标准有服务组件架构(SCA，Service Component Architecture)、服务数据对象(SDO，Service Data Object)和业务流程执行语言(BPEL，Business Process Execution Language)，这三个技术分别解决了服务构建、数据模型和流程编排领域的问题，被称为“SOA铁三角”[2-3]。

面向服务架构(Service―Oriented Architecture，SOA)对各系统平台规范性无相关要求和标准，它本身在遵循统一标准和规范的基础上开发服务，依据需求将企业应用分解和封装成服务，通过企业服务总线(Enterprise Service Bus，ESB)对服务进行集中管理，使这些服务能在总线上安全的进行交互通信，从而使整个系统更易维护和扩展。中国石油档案管理系统的建设阶段正处在一个组织结构不断变革的阶段，组织的不确定性导致业务需求的不确定性，对办公管理系统的灵活性提出了更高的要求。同时，办公管理业务自身业务零散、横向协作和纵向扩展等特点，要求系统架构松散但可集成。以上的环境因素和内在因素都决定了松耦合、易集成的SOA是最适合集团公司办公管理系统的架构。

1 建设思路

基于SOA的中国石油档案管理系统数据整合的建设，在充分调研现状，全面了解需求的基础上，进行整体规划，解决数据整合问题。并在解决信息孤岛与孤立应用的集成与整合的基础上，重点考虑新应用的规范接入；通过建立一个统一的应用系统框架与基础支撑平台，为应用提供明确的数据接口、应用接口、用户接口规范与服务，实现对原有应用的集成与新应用的建设。此外，应用档案管理的“知识中心”、和“凭证中心”的理念于系统的设计之中；应用成熟的方案、先进的技术和产品来搭建系统；优化文档信息管理工作流程和管理策略；贯彻真正的“文档一体化”的管理理念和实施方式；采用相关的行业技术、业务标准和规范来设计和开发系统，使系统具有坚实的理论基础；这些都为构建“珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享”的档案管理系统提供可靠的保障。

2 总体设计与实现

2.1 集成需求

从档案管理的业务角度来看，档案记录着企业的生产、销售和研发各环节业务数据，业务数据的收集、保管、利用，成为企业发展新的经济增长点和优势。中国石油面对激烈的市场竞争环境，引入先进的管理理念和信息技术来改造传统产业，启动了ERP、MES等信息系统。但是各个系统是相对独立的，数据无法共享，造成了很多不必要的重复工作，使信息化的优势没有得到充分显示，同时也不利于档案数据的收集、保管及利用。企业为提高工作效率和档案利用率，免除不必要的业务流程，使各业务之间的数据信息能够集成共享,中国石油需利用松耦合、易集成的SOA平台，以实现档案管理系统数据的保管和应用，提升企业核心竞争力及综合价值。

2.2 系统架构

SOA是一种服务导向的组件模型。服务是指软件中的一些处理过程或是包装成独立业务模块的程序逻辑单元，可以通过标准协议来访问和调用，且接口公开。基于SOA的业务分析由三个部分组织，分别是服务请求者（Service costomer）、服务注册中心(Service UDDI)以及服务提供者(Service provide)。服务请求者从注册中心查询需要的服务，并通过传输机制绑定服务，然后通过接口契约规定的格式来执行服务。服务注册中心包含可用服务的网络可寻址目录，它是接受并存储服务描述的实体，供服务消费者查询服务用，服务提供者将服务的描述信息到服务注册中心。服务提供者是一个可以通过网络寻址的实体，它接受和执行消息者的请求。把自己的服务注册到服务注册中心，以便服务消费者能够发现和访问该服务。

根据中国石油档案管理系统的建设目标和原则，使用SOA的技术架构，把相关应用系统、模块功能等进行统一的服务包装和整合。基于本架构，可以把档案管理系统整体逻辑架构图从纵向分为四个层次，分别是：基础设施层、应用系统层、企业服务层（SOA部署）以及档案管理系统层，如图1所示。

1）基础设施层：它是信息系统建设和应用的基础条件，主要包括存储设备、应用服务器、扫描仪以及计算机等资源设备。

2）应用系统层：它是支持数字档案管理系统的应用系统，主要包括MES系统、ERP系统、OA系统、电子公文系统、网上报销系统、A3管道生产系统以及合同管理系统等。

3）企业服务层（SOA部署）：SOA集成平台主要由服务请求者、服务注册中心以及服务提供者三个部分构成。SOA将不同系统中的应用功能通过服务之间定义良好的接口和规范契约联系起来，用WSDL描述服务并在UDDI中WSDL文档，UDDI中按照用户需求从中查询数据，当服务消费者发现提供服务的WSDL文档，通过访问服务注册中心表来实现，并通过SOAP协议来与要访问的服务通信。

4）档案管理系统层：档案管理系统的应用紧紧围绕档案的生命周期管理，主要解决档案的自动收集、科学保管和知识利用三方面主要功能。档案管理系统需要提供标准、统一的归档接口，支持常见的接口技术，如Web Service、文件交换、数据库访问等，接口既能对电子文件实体进行归档，也可以对元数据进行归档，归档接口的实现应基于SOA的理念，在统一的数据总线上实现，要避免系统间直连的方式，通过数据总线，实现系统间的松耦合。

2.3 主要实现技术

系统的分析设计采用面向对象的方法，开发模式采用循环迭代模型的开发方式。在软件实现阶段，采用面向对象的程序设计方法，将软件开发过程分为问题的定义及规划、需求分析、软件设计、程序编码以及软件测试五个阶段，每个阶段又具体为一个个的循环迭代的过程。为了提高系统开发开发效率和规范性，采用统一建模语言UML和成熟的面向对象的CASE工具。

2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平台企业版）

J2EE为我们提供了一个建立在开放和标准的技术之上、非常灵活的端到端的多层体系架构，从而满足企业各种不同应用需求。J2EE是一个开放、基于标准的开发和部署的平台，用于构建N层的、基于WEB的、以服务端为核心的、模块化的企业应用。J2EE应用的组件如企业JavaBcan、JSP和Servlet运行于J2EE容器中，通过连接器访问企业信息系统，如MES系统、ERP系统以及其他应用系统。J2EE应用可以集成一系列的客户端，包括独立运行的台式客户端、无线客户端以及Web浏览器的客户端等。J2EE为开发企业应用提供了高可靠性能和可伸缩性的运行支持环境。在设计J2EE应用时，首先需要选择的是J2EE客户端类型，应根据用户的使用模式和应用环境特点来选择合适的客户端类型和通信协议，如Java Web Start客户端适合于复杂的图形用户界面，如大量的数据录入、数据统计等应用，能满足高效地用户交互需求，根据具体应用环境的不同，可选择HTTP、RMI或JNLP等通信协议。

采用J2EE开发平台是不错的选择，它是目前为应用提供分布式的、高可靠性的先进解决方案。在中国石油档案管理系统这样的大型建设项目中，选择J2EE也就意味着选择了一个开放、自由、大型的技术应用平台。

2.3.2 采用Web Service技术，允许异构的客户端调用以使用它提供的服务

Web Service是一种新的web应用程序分支，他们是自包含、自描述、模块化的应用，可以、定位、通过web调用。使用一种共通的通信标准可以使不同的客户端实现与各种不同技术编写的Web Service互通，它可以使用标准的互联网协议，像超文本传输协议(HTTP)和XML，将所有功能纲领性地体现在互联网和企业内部网上。目前，最常用的是简单对象访问协议SOAP，SOAP是XML规范的一个应用，它非常依赖XML标准来进行定义和编写函数，并以XML标准封装调用远程服务的格式，有别于其它分布式对象模型调用特定的调用格式。由于SOAP以XML封装调用格式，因此它可以使用任何的实体传输层来传送，例如TCP、HTTP等。通过这样一个架构，Web Service实现动态的应用集成，使档案管理系统实现信息共享、资源共享。

2.3.3 采用XML实现数据导入导出

XML是一种元标记语言,它是Internet环境中跨平台的，依赖于内容的技术，是当前处理结构化文档信息的有力工具。XML的简单使其易于在任何应用程序中读写数据，并成为唯一的数据交换公共语言，虽然不同的应用软件也支持其它的数据交换格式，但它们都支持XML，这就意味着程序可以更容易的与Windows、Linux以及其他平台下产生的信息结合，然后可以很容易加载XML数据到程序中并分析它，并以XML格式输出结果。采用企业服务总线或中间件产品在异构服务与传统端点之间连接、调解和管理交互，并将企业服务总线的集成功能与单一产品中的操作服务管理结合起来。基于SOA基础服务，可以快速配置服务间的交互，而无需过多的重复开发工作，可以降低变更的部署和操作成本，并为新计划释放IT资源，使用户可以远离复杂的、紧耦合的、脆弱的点对点集成实现，加速跨异构基础架构的服务重用和部署。

2.4 集成效果

综上所述，笔者主要结合企业数据整合现状，介绍了数据整合总体思路和目标，数据集成架构以及实现的主要技术。通过SOA数据集成平台，实现了企业业务和数据的有效整合，提高了从生产、销售等业务领域电子归档效率，实现了档案管理的“知识中心”和“凭证中心”建设目标。具体有以下优点：

1) 充分利用现有的资源，消除了信息孤岛。基于SOA的协同软件提供了应用集成功能，能将诸如MES系统、ERP系统等已存在的异构系统的数据进行有效集成和应用。

2) 更易于集成和管理复杂性。可以方便地实现企业之间的互连互通，使管理和集成更易操作。

3) 更快地整合和实现。可以快速地开发新的业务服务，缩短开发时间，使企业迅速地对外界变化做出响应。

4) 降低成本和增加重用。协同软件就是一个全新的应用领域，管理信息由完全结构化的数据，拓展到非结构化信息的应用领域。

5) 提供良好地运行监控功能。支持SOA的技术和原理使得对业务流程的监控更加轻松。这种监控类型支持来自日常运行的反馈。

参考文献：

[1] Minguez J,Jakob M,Heinkel U,et al.ASOA-based Approach for the Integration of a Data Propagation system[C].IEEE International Conference on Information Reuseand Integration,2009．

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中小企业ERP管理系统贯穿企业生产管理的全过程，其中客户关系管理是其重要的组成部分，其中存在着大量的客户档案信息，是企业重要的战略资源。

客户档案信息指的是存在于企业客户关系管理系统中以数据资料的形式存在的信息。它是企业在与客户的业务中形成的专门数据，企业在这些数据的基础上，整合客户的资料和数据最后形成了客户档案信息。企业客户档案信息不仅记录了客户的基本信息，也记录了一些对客户信息进行综合分析的数据结果，是企业相当重要的信息资源。

1 ERP管理系统客户档案信息管理的重要意义

为进一步加强企业信息化建设，提升企业信息化建设水平和依靠信息化加强企业的决策及管理能力，一般企业都部署实施ERP管理系统，虽然目前各ERP管理系统形态万千，但其基本功能都趋于一致，基本上都覆盖了客户、项目、库存和采购供应等管理工作，贯穿企业的进销存全过程，通过优化企业资源达到资源效益最大化。

客户档案信息不仅是企业重要的经营资源，其本身也是客户重要的个人信息，具有一定的社会属性，它的安全管理同时具有重要的社会责任。由于企业员工个人素质、企业归属感的不同，其对于信息的保密意识也存在很大的差异。同时由于系统设计、应用以及管理等各方面的因素，系统中客户档案资料面临着来自各方面的威胁，安全隐患不容忽视。

2 ERP管理系统客户档案信息的内容及管理流程

2.1 ERP管理系统中客户档案信息的内容

目前ERP管理系统中，客户档案信息一般主要由客户的基本信息、经营水平、日常服务信息等模块组成，含有多个字段。这些信息模块和字段的原始信息维护，由不同岗位人员完成，对应的岗位人员对档案信息有录入、修改和查询等权限。

2.2 ERP管理系统中客户档案信息的管理流程

2.2.1 客户档案信息的获取

客户档案信息一般采用业务过程中的采集，或者由客户提供的一些相关材料等方式获取，然后统一录入到ERP管理系统的CRM系统中。

客户档案从采集到录入，严格按照流程进行管理，层层审核，步步完善。在流程管理过程中不断完善客户在CRM管理系统中的档案信息。

2.2.2 客户档案信息变更

客户档案信息的变更，一般都通过现场实地考察来确定。在客户信息变更过程中，企业的客户关系管理人员有着很大的变更权限，经过严格把关审核后，最终实现客户档案的信息变更。

3 ERP管理系统客户档案信息的安全隐患

ERP管理系统的数据主要有丢失和泄露等方面的安全隐患。ERP管理系统的数据安全，是指存在于系统内的客户档案信息存储载体处于良好的保管状态，在一定范围内被知晓，并可随时还原、处理、复制出载体中所包含的客户档案的信息内容用于企业经营业务，但不能被随意泄露，导致客户档案信息的公开，从而为不法人员利用，形成对客户的危害。客户档案信息的安全问题涉及许多方面，存储这些数据的载体的多样性加上利用的多样性，以及人员管理的复杂性，使得客户档案信息要面对许多的问题。总结起来，影响客户档案信息安全的因素包括以下几点：

3.1 客观方面存在的隐患

3.1.1 计算机网络病毒的入侵

随着计算机网络的不断发展，网络病毒层出不穷，变化多端，防不胜防。客户档案信息的采集、录入、整理等，都依赖于计算机处理，以至计算机硬盘上存储了大量的数据信息，所以必须防御计算机网络病毒的入侵和破坏。此外，在进行客户档案信息维护的时候，无论联网还是不联网，外接存储介质仍可能将病毒植入而破坏系统的重要数据，从而造成巨大的损失。

3.1.2 应用系统的设计缺陷

应用系统不可能是完美无缺的，一般的应用系统都会存在设计缺陷。目前，客户档案信息的录入、维护和变更等都依赖于CRM管理系统，系统本身设计的缺陷将对数据本身造成一定的威胁。由于系统的架构很难有统一的标准和普遍适用性，以及技术原因和使用领域不同，在技术设计上肯定存在不一致现象，用不同的字段抽取，获取的数据也存在差异。这些系统设计存在的缺陷，给客户档案信息的安全埋下一定的隐患。

3.1.3 人员素质的参差不齐

由于员工的受教育程度不同，文化层次存在差距，以至于员工的综合素质参差不齐。相关人员对系统的应用水平和领会能力也存在差异，同时由于人员管理的复杂性，内部人员的信息泄露成为客户档案信息安全管理重点考虑的内容之一。

3.2 主观应用方面存在的隐患

3.2.1 数据利用监管不够

（1）客户档案信息查询权限的限制机制不健全。企业相关人员可以随意在系统中查询客户资料，并能获取电子版本，随意复制，无关人员接触这些信息无人监管。

（2）客户档案信息的查询、调用审批程序不完善。目前，多数企业对客户档案信息的查询、调用无审批和监管流程，相关人员如有需要，只要获取相应的角色权限即可，缺少数据查询、调用的审批手续。

3.2.2 流程管理监管缺失

（1）在客户信息新增过程中，无论是信息录入人员还是信息审核人员，都能看到录入的原始信息，每个环节都有可能造成信息的泄漏。所以加强每个环节、每个节点的监管和保密管理对于信息的安全也是至关重要的。不但要小心外部人员有目的的窃取和盗用，还要防止内部人员的有意识或无意识的信息泄漏。

（2）客户档案信息的变更过程中，审核流程一般都不完善，缺少监管流程。操作人员操作失误或者有意无意泄露客户信息，都会给客户档案信息的安全带来很大威胁。

4 ERP管理系统客户档案信息的管理措施

针对ERP管理系统客户档案信息的管理流程和安全隐患，应采取相应的管理措施，来加强对客户档案信息的安全管理。具体为：

（1）加强计算机网络安全管理。采取部署杀毒软件和管理策略等相应的技术和管理措施，确保整体网络环境的安全，避免网络病毒的侵扰。

（2）严格管理客户档案信息的存储载体。加强对存储载体的管理尤为重要。要定期检测存储设备，检测存储载体上的数据有效性，确保这些载体不受到损坏，在出现意外情况时这些载体的信息能够被完全、真实的还原出来。

（3）做好客户档案信息的基础数据库建设。客户档案信息基础数据库建设，必须提前设定各项数据采集项，整个管理环节要采用适用的软件。在具体日常数据的维护和采集中，注意客户档案信息的保管和整合。对于不断增加和更新的基础数据库中的数据要及时进行备份，并保证备份资料的有效性。

（4）加强科技创新，不断完善系统功能及设计架构。根据应用过程中发现的问题和缺陷，及时升级系统版本，整改设计缺陷，完善系统功能。相关人员在修改完善客户档案信息时，做到修改有痕迹，完善有记录。其他人员只能查询浏览信息，不能修改不能复制，并且有网络访问流量的统计记录。

（5）加强数据利用监管，提高数据利用的规范性和安全性。 1）建立有效的客户档案信息的管理规章制度，提高数据安全管理。客户档案信息的管理必须依据严格的规章制度，确保检查、督促、奖惩等措施的落实。客户档案管理人员的数据安全意识尤为重要，提高这些人的数据安全意识，加强防范措施是最重要的。确保人员具备了安全意识才能从根本上杜绝威胁数据安全的隐患。2）严格控制客户档案信息的知晓范围以及查询权限。客户档案信息的知晓人员及其查询权限应该有严格的限制，尤其是那些重要的信息必须严格控制知晓范围。做到无关人员不得接触客户档案信息，不得查询，不得复制。3）严格管理客户档案资料的查阅、调用等环节。客户档案信息的利用都应按照相应的规定做好各种登记、审批工作，对于重要的客户信息的查阅还应注明查阅人身份、查询用途等。做到重要数据信息在办理审批手续之后方可进行调用。内部工作人员要本着不扩大知悉范围和安全利用的原则。这些利用环节的管理要有专人负责，做好监督、监管工作。

（6）强化流程管理监管，完善流程管理的审批流程和监管措施。1）提高相关人员的安全意识，做好账号和口令的保密工作。避免对外泄露自己的账号、密码，造成客户资料外泄，谁泄露谁负责。定期进行系统账户进行梳理，对不再涉及业务系统使用的人员账号予以收回禁用。2）规范使用人员的操作权限分配，不同岗位分配不同的角色，对应不同的操作权限。严格规范权限分配，做到角色一致、权责统一。

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21世纪，计算机技术的应用日渐广泛，借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代的推动作用。

1 院校教学档案的基本内容

教学档案是高校在进行教W活动中形成的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大致分为以下几类：

1.1 文件、规定等政策性资料

该类别涵盖上级教育主管部门、学校、学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、归档。

1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料

这是对教学的文件、规定的细化和落实，包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整理，形成归档资料。

1.3 学生名册、成绩等学生资料

学生作为教学活动的对象，其个人资料是极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。

2 档案管理信息系统的功能需求分析

2.1 海量数据高速处理

毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的需要。

2.2 系统服务器虚拟化

伴随这数据总量的增加，院校的档案存储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平台高效利用

档案管理信息系统的应用初衷在于提高档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案的高效利用。

2.4 档案管理安全防护

档案管理信息系统是依托网络构建的数字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水平。

3 院校教学档案管理信息系统的功能架构

按照各自功能的差异，系统的功能架构分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务规则模块。

3.1 平台层

所谓平台层是指档案管理信息系统的基本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的设计和开发工作。

3.2 档案管理层

档案关联信息系统是面向教师和学生的系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与档案管理需求的相匹配。

3.3 业务规则模块

该模块是对档案管理工作进行梳理和归类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构合理的教学档案管理分支。

4 档案管理信息系统的设计与开发思路

4.1 系统设计与开发的软硬件设施

硬件是支持系统设计与开发的基础，应该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意其拓展性和兼容性。本系统打算采用B/S结构，前段页面采用jsp技术开发，后台程序基于Servlet+JavaBean技术及MySql数据库，系统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳定，方便维护，扩展性良好的特点。

4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤

4.2.1 数据库的构建

对于院校的档案管理信息系统来说，数据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结构，进而构建数据库。

4.2.2 主界面的设计

主界面是系统面向用户的主要内容，其设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行操作完成档案的管理、查询等功能。

4.2.3 用户管理

从用户的账号功能角度分析，用户分为三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权限，使其能够有效利用档案管理信息系统。

4.2.4 附属功能的实现

在实际的档案管理工作中，涉及到打印、复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的便捷性。

5 结束语

综上，借助档案管理信息系统实现院校教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信息化的优势，推动数字化校园建设。

参考文献

[1]翟菲.舞蹈院校教学档案管理系统的设计与实现[J].教育科学：全文版，2016（06）：44-45.

[2]胡晓云.新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究[J].佳木斯教育学院学报，2012（08）：89-90.

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中图分类号：F206 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理贯穿电力企业生产经营的始终，是一项重要的管理工作。尤其在当前的背景下，世界金融危机的长期影响仍将持续，国家拉动内需的方针不会改变，电力等基建投入加大，使得合同管理问题的重要性凸显。实际上，良好的合同管理可以避免、预防或减少各种纠纷，促进工程建设有序开展，实现良好的经济效益。

本文将具体分析合同管理在电力企业生产经营管理中的作用，总结进行合同管理的措施和方法重点，并从责任成本的角度，探讨电力企业合同档案管理的实施思路和改进策略。具体而言，本文将结合电力企业的实际，分析其合同管理的概念、特点，以及合同管理在责任成本管理中的地位和作用，结合责任成本管理的关键环节，阐述实施合同管理的工作要点和应用实施，建立可持续的创利和创誉运行机制。

二、合同管理在电力企业生产经营管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。对于电力企业来说，总合同是主合同，是一切经济活动的根本大法。为履行主合同，在实施过程中，“合同”不仅指合同文本，也包括工程履行过程中的各种签证和书面确认单据。因此，电力企业合同管理除了对合同文本进行管理，还要对书面原始证据进行保存和管理。项目目标分解过程中，派生出的各种经济合同包括劳务、购销、租赁等合同，以及分包合同等都需要进行积极的管理。总体来看，合同管理对于电力企业而言具有以下特点：一是合同标的以独立工程项目为中心，多结构、多层次的特点明显。二是项目的邀约条件存在差异，地域性和行业性特征明显。三是合同标的内容复杂、金额较大，合同具有长期性和复杂性特点。四是合同签订后，各种要素必须按计划到位，计划性严格。

合同管理在电力企业生产经营管理中的作用表现在以下几个方面：

（一）合同管理是进行成本管理的核心

电力企业的项目实施全都是通过一系列承发包合同来实现。通过对承包的内容、范围、工期和质量标准、索赔条款等条款的制定和履行和对管理目标责任的分解，各部门紧密围绕合同条款履行职能范围，责任成本管理工作需要建立有效的合同管理机制。

（二）合同管理在具备纽带作用

责任成本管理实际上贯穿了项目的全过程，责任单元的责任预算以合同文本形式实现，是合同管理的基础，也是制约合同双方行为的准则，是联系的纽带。

（三）合同管理能够保障企业的合法权益

合同文件中具有明示或暗示的合同条款或，以及环境关系，与承包人的切实利益相关，电力企业可以结合工程特点利用合同权利组织施工，提供符合约定质量标准的产品，对其违约行为进行索赔等。有效的合同管理在这一过程中能够有效避免潜在亏损，促进责任风险的分摊。

三、从责任成本的角度谈合同管理的工作和要点

责任成本，即按照责任者的可控程度归集责任者所应负担的成本。责任成本管理指的是将直接发生成本和费用归结到各生产单位和业务部门，将其作为责任单元，并采取合同形式逐级进行承包的方法。责任成本管理包括设计和施工方案优化、变更索赔管理、管理费用控制等关键环节。当前，电力企业竞争日益激烈，大量的纠纷案件是由于合同意识淡薄、经营运作不规范、履约不力等管理责任缺陷造成。因此，企业在实施责任成本管理过程中，要能够以企业合同档案管理部门为中心，以项目合同管理为重点，建立完善的合同档案管理和保证体系，使所有的经济活动处于可控状态，提高企业现代化管理水平。从责任成本的角度看，合同管理的工作和要点如下：

（一）加强对合同档案管理部门和工作人员的培训，建立专门的合同管理机构

要加强电力企业对合同档案管理部门和工作人员的培训，使其掌握合同管理知识，并在此基础上建立专门的合同管理机构。实际上，合同管理涉及工程招投标、谈判签约、履行变更及索赔等诸多方面。企业内部核算单位、各职能部门都不可避免地涉及各类经济合同。因此，要针对项目特点，采取外培内训相结合的方式，加强施工技术、工程造价等相关知识的培训，培养一批业务过硬的档案合同管理人员，在实践中提高综合素质，将企业合同管理工作有效地组织起来，形成管理网络，覆盖施工企业各个层次。同时，要重视合同缔约签订前的分析工作。电力企业应该确保签订严密的施工承包合同，为履行合同奠定基础。在施工项目投标阶段，合同管理部门要会同有关部门对招标文件进行评审，分析合同难点、风险，形成书面报告，有效指导投标报价。在合同签订阶段，要再次对合同文本进行研究，对发现业主开脱责任的条款等问题反复论证，降低合同风险。

（二）对合同履行情况要进行实时跟踪

在履行阶段，合同档案管理部门要严格按照合同要求，明确各方的责任义务，由各责任人具体控制，对费用与控制指标经常进行对比，对超标情况及时反馈并查找原因。企业档案合同管理部门要从宏观角度对管理过程中的各种问题及时予以指导。

（三）加强索赔管理

项目履约中，要认真分析研究合同，把准变更索赔方向，要重视合同履约过程中的索赔管理。要加强分包、分供合同的管理。同时，要及时组织项目竣工清算与结算，集中管理资金和财务。

参考文献

[1] 李泓，郑凤君，赵玉珍.试论人事档案管理模式的转化[J].山西广播电视大学学报，2007，（5）.

[2] 朱丽青.工程项目管理中合同全过程管理的规范化研究[J].建筑技术，2006，（5）.

[3] 谢瑞通，韩建平.建筑施工企业合同管理的几点思考[J].甘肃科技，2009，25（1）.

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

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西气东输工程档案管理部门在开展工作之初，就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款，在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况。档案部门及时协调合同管理部门，向他们说明问题，提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法，努力取得他们的支持。开始一个阶段，是合同管理部门在审核合同时，代档案部门审核是否包括档案有关要求条款，但受专业所限，合同管理人员不了解档案有关要求，每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款，于是，在合同管理部门修订合同会审程序时，就加入了档案部门会审环节，由档案部门自己审核，确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款，相关条款主要是以下两个方面：

1.有关项目档案要求的条款。各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象。

2.有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10％左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。

通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化了各部门的档案管理意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了合同资料归档时的扯皮现象，促进了工程档案归档工作。随着公司员工档案意识的不断加强，经协商，档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时，直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中。也就是说，按照公司合同范本，公司签订的每一份合同，都有关于资料要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。

二、强化合同执行过程中的档案管理

工程开展过程中，对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要，西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理，强化过程培训、指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，督促参建单位竣工资料编制工作。

1.加强项目档案编制管理培训工作。根据实际需要，档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发项目档案编制手册、表格模板等，指导项目档案表格的填写方法等。做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。

2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作。参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因，项目档案管理工作容易滞后，必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标。档案部门积极主动开展工作，将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线。在西气东输工程开展过程中，档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作，通过现场检查、指导，不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况，发现存在问题使之得到及时纠正和整改，还可提高项目经理对档案管理的重视程度，配备足够人力、物力进行项目档案编制工作，保证项目档案编制进度。

3.通过竣工资料监理周报制度，强化工程档案过程控制。西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区，工程档案过程监控难度大，档案部门充分发挥监理职能，建立“竣工资料监理周报制度”，要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督，每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况，形成竣工资料监理周报，上报到工程和档案管理部门。通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督，加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度，从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制。

在合同执行过程的跟踪管理中，档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，通过协商工程管理部门，采取延迟支付合同进度款措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范，建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面。

三、通过财务付款程序，严把合同付款关

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中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。是指由承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同，通常包括建设工程勘察、设计、施工合同。

一、建设工程合同的管理内容

在我国建设工程项目从立项开工到竣工检查过程中，工程合同管理工作需做到以下几点。

（1）建立工程合同管理的体系及管理制度，同时建立健全相关的合同管理档案制度。

（2）在建立工程合同签订关系之前，需持以认真严谨的工作态度，以事前做好相应的市场预测、资讯调研等准备工作。

（3）在工程合同签订中，需要进行严格管理。由于签订工程合同是一种法律行为，签字双方要担负一定的权责，责任双方必须以严谨的态度拟定合同的内容条款，同时确保工程合同的合法、公平原则。

（4）在责任双方签订工程合同后，要认真履行合同相关的内容要求，按照合同内容对在建设过程中发生的相关变更索赔事件和合同纠纷事件予以及时处理。

二、建设工程合同的分类及要求

工程合同通常都贯穿于工程项目的整个建设过程中，尤其是大、中型建设项目，需要从立项开始经历一个异常繁杂的过程。我国建设工程中合同类型可分为以下4 种。

（1）建筑工程勘察设计合同。建设项目的项目责任人要在与设计单位代表完成事前的勘察及设计任务后，明确责任双方的权利及义务，合同内容通常涉及有关的基础资料、勘察设计文件、质量控制要求及实体工程造价等。

（2）建设工程委托监理合同。建设单位派请具有相关资质的监理机构代表为权利代表，对工程项目实体建设过程进行全程监督与管理。签订的建设工程委托监理合同的内容一般涉及监理对象、双方责任主体的权利以及其他一些相关的内容，而合同要求的工作内容是通过监理机构为建设项目提供高质量的技术服务。

（3）建设工程承包施工合同。建设工程承包施工合同是承包责任人履行施工任务的依据性文件，其内容主要包括工程范围、施工工期、开工与竣工时间、工程施工质量及验收标准、工程造价成本、技术资料的交付时间、材料及设备的供应、质量保修范围、保质期和双方互相协作条款等。

（4）建设工程物资采购合同。建设工程项目的物资采购合同具有一般合同的法律约束力，它指的是具有平等主体的自然法人、其他物资组织之间为实现建设工程项目的物资买卖关系而建立的关于供求双方相互权利与义务关系的文本协议。

建设工程合同管理要求。建设工程合同需要合法的管理与维护，以防范在建设工程中出现的合同风险，这也对相应的工程合同管理工作提出了一定要求。签订工程合同的主体必须具有相应的法人资质，并且要求法人必须是能够独立承担风险责任的企业组织。不具有资质的其他部门、机构以及自然人不能私自签订合同。因此，在签订合同之前应对签订合同的当事人的资质和资信能力进行全面调查，以确保签字的法人单位有能力履约工程合同；签订的工程合同需以书面形式表达，其内容要包括当事人的名称、住所，合同的抬头、落款、公章以及签字当事人提供的资信情况与载明的当事人的法人名称、住址要保持一致。

三、建设工程合同在工程中的作用

本文主要以建设施工合同为例分析建设工程合同在工程中的重要作用。建设施工合同是建设项目业主与承包人需共同遵守的具有法律效力的技术经济文件，具有特殊性和繁杂性。在签订施工合同之后，为实现工程建设目标，建设单位与施工单位在协议中都会明确双方的相互权责与义务关系，因此，在履约过程中都要以施工合同的内容要求作为主要依据，并将其作为业主单位进行项目建设，拨付计量款，控制施工质量、工期和成本，以顺利促进工程建设项目活动的重要凭据。由此可见，一份内容全面的施工合同将对实现质量、进度和成本目标起到事半功倍的效果，同时也会对规范工程管理和提高管理效率起到较好的促进作用。

四、加强工程合同管理的措施

为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，以提高合同的履约率、维护企业的合法权益和提高企业经济效益，应做好以下几方面的工作：

（1）增强管理人员的档案意识

做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。最后要说明的是，档案意识是合同管理人员的最基本的素质与要求，对合同管理工作起着至关键性的作用，这也是做好工程合同管理工作的可靠基础和基础前提。

（2）建立完善的管理制度

企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。除此之外，还应建立一套可靠的管理方针和实施细则，使每个档案管理人员都明确自己的管理职责，保证日常工作的规范，充分发挥工程合同在工程各个方面的作用。

（3）加强合同信息化建设

伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。工程建设应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立合同档案数据库，加快合同信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。

（4）加强专业知识的培训

要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。由此可见，势必要加强对现行合同管理专业知识的培训工作，使工程从由始至终都规范化、标准化，增强工程管理的整体水平，保证工程资料的档案质量。

（5）严格控制竣工验收关

一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。

五、结论

对于工程建设项目，需要事前分析施工合同履约过程中的风险因素，对风险大的工程更要强化合同分析工作，以避免或减少合同风险因素带来的问题。

参考文献：

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近年来，随着建设领域的市场化和投资主体的多元化发展，项目管理变得急功近利，建设领域的“三重三轻”现象日益凸现，即重项目投资、进度和质量管理轻项目档案管理；重档案验收前突击整理轻项目建设中对档案的过程管理；重项目档案的齐全完整轻对项目档案进行规范化整理。上述现象导致项目档案管理中通常采取的“源头控制”、“全过程管理”等措施因缺乏约束力而收效甚微。因此，亟须创新建设项目档案管理模式，提升档案部门“话语权”，加大对项目档案管控力度，补上建设项目档案管理的“短板”。笔者经过多年的建设项目档案管理实践和探索，认为建设项目档案合同化管理模式有利于实现项目档案的科学、有效管理，下面，从三个方面进行分析探讨。

1 建设项目档案合同化管理模式的可行性分析

建设项目档案合同化管理模式即在合同条款中明确项目档案的质量要求、管理职责、违约责任，通过履行合同条款实现项目档案规范化管理的工作机制。笔者认为，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 从法定依据分析。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第4.2款明确规定“在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。[1]另外，由于合同是联系业主和参建单位的桥梁和纽带，项目实施的过程也是合同履行的过程，项目档案管理作为项目管理工作的重要组成部分，理应通过合同的订立和履行来实现。因此，通过强化合同管理来实现项目档案的规范化管理具有法定依据。[2]

1.2 从业务需求分析。项目档案作为项目建设的历史见证，业主和参建单位都期望进行规范化管理，便于日后查考利用。但由于一些参建人员的专业技能不能满足项目档案科学管理的需要，需要建设单位档案部门的业务指导和培训。而建设单位档案部门由于工作千头万绪，不可能在项目档案管理中事必躬亲，需要参建单位担负起项目档案的收集、整理和归档责任，双方互补性强，容易对合同中的档案管理条款达成共识。

1.3 从预期效果分析。建设项目的合同涵盖设计、施工、监理、采购、环保、地质勘测等种类，涉及所有参建单位，覆盖所有建设环节，项目建设过程中产生的每一份档案资料均可以通过合同条款的履行实现无缝管理。不会导致无主档案或责任缺失的情况发生，有利于项目档案的齐全、完整和有效管理。同时，因合同具有法律约束力，可以有效规避传统管理模式缺乏管控手段的弊端，预期效果明显。

2 建设项目档案合同化管理模式的基本框架

2.1 规范招标文件，为建设项目档案合同化管理打好基础。在传统管理模式下，因多数招标文件很少涉及档案管理的具体内容，导致在合同中增加档案管理条款时，遭到合同乙方的抵制。为此，经与相关部门充分沟通和协调，在项目招标书中增加了档案管理的具体要求，投标方需对档案管理条款进行点对点应答，作为中标单位签订合同的依据，避免了在合同签订和履行中出现推诿“扯皮”现象，为项目档案合同化管理提供了依据，奠定了基础。

2.2 固化参建单位职责，为建设项目档案合同化管理提供法律保障。合同作为固化签约方权利义务关系的载体，合同约定的内容直接影响项目档案管理的效果，因此，合同内容既要全面，又要突出重点，既要措施有力，又要具有可操作性，既要权责明晰，又要赏罚分明，大体包括以下三个方面：

2.2.1 质量要求。为确保项目档案的完整、准确、系统和安全，合同条款应对项目档案的形成、积累、整理、验收、归档工作提出具体的质量要求：①项目档案载体及字迹材料要求；②项目档案的归档范围；③项目档案的整理规范；④项目档案的验收内容及评分细则；⑤项目档案的归档要求。

2.2.2 管理职责。合同条款在确定参建单位的管理职责时，应总分结合，职责明晰，形成横向到底、纵向到边的项目档案管理网络，便于参建单位各司其职，各负其责，共同做好项目档案管理工作。由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制，在监理合同中明确并落实监理单位在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]具体来讲，建设单位负责前期依据性文件及竣工验收后形成的各类文件的收集和整理，勘察设计单位负责勘察设计文件的收集整理，施工单位负责竣工技术文件的收集和整理，供货单位负责设备随机资料、安装调试、软件研发、功能测试等文件的收集和整理，监理单位除负责监理文件的收集整理外，负责汇总各单位移交的归档文件，并编制移交清册。

2.2.3 违约责任。为提高参建单位对项目档案的重视程度，合同应设立档案质量保证金条款。根据投资规模，保证金的比例一般占合同额的0.5%～3%，如果验收时档案综合评定分数在90分以上（含90分），竣工验收后一个月内全额退还档案质保金；如果档案评定分数在60分～90分之间（含60分），则扣除档案质量保证金的30%并要求限期整改；若档案评定分数在60分以下，则没收全部档案质保金，将其中一部分作为聘请专业档案服务机构进行整理的经费。

2.3 强化项目法人管理义务，为建设项目档案合同化管理提供组织保障。建设单位作为项目建设的法人代表，是项目档案管理工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。除做好本身的档案收集、整理工作外，还要对勘察、设计、施工、监理、环保、供货等单位进行监督、指导、培训、检查等，合同条款应明确项目法人的权利义务：

①审阅监理周报，建设单位档案部门应通过监理周报对档案管理工作进行动态监控，发现问题及时纠正。②编制项目档案管理手册，将有关项目档案管理制度和业务规范编制成册，通过多种形式对相关人员进行档案业务培训，提高项目专兼职档案人员业务技能。③邀请行业主管机关档案部门或档案行政管理机关对项目档案的管理情况进行检查指导，加强过程管控，消除隐患，防患于未然。④组织项目档案竣工验收。根据合同条款中档案验收评分细则，对项目档案的组织管理情况、齐全完整性、数据的准确性、编目整理情况、安全保管情况逐项打分，确定档案验收等级。

2.4 严格落实质量保证金支付会签制度，为建设项目档案合同化管理提供管控手段。为增强档案质量保证金的管控效果，笔者所在单位采取了质保金支付会签制度，即向参建单位支付档案质量保证金，应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度，只有三方全部签字同意，方可进行款项支付。[4]档案质量保证金是项目档案管理实践中摸索的行之有效的方法，对提高参建单位对档案工作的重视程度，提高参建人员的档案意识，提升档案部门在项目建设中的话语权，提升项目档案管理水平具有重要意义。

3 项目档案合同化管理应注意的几个问题

为让合同化管理模式切实取得成效，真正体现出传统管理模式不具有的法律约束力、经济管控力等优势，在实施过程中应处理好以下几个问题：

3.1 加强沟通协调。建设项目档案合同化管理模式的顺利实施，需要同很多部门进行充分的沟通和协调，在取得理解和支持的基础上，积极促进建设流程的再造，例如：在项目招标书的编制中增加档案部门会审职责，在合同签订中增加档案部门会签环节，在竣工验收中强化档案部门的组织管理职责，在档案质保金支付中赋予档案部门“一票否决权”，提高档案部门在项目管理中的话语权，以增强管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。单纯采用合同控制建设工程档案质量，容易产生抵触情绪，必须建立和完善一系列档案管理制度、项目档案业务规范，[5]在项目档案的形成、收集、积累、整理、验收、移交归档等工作中做到有据可依，减少管理的随意性，增加管理的合法性，做到规范、有序，为合同化管理顺利实施保驾护航。

3.3 量化考核指标。在项目档案合同化管理中应改变“做多做少一个样，做好做坏一个样”的“大锅饭”考评机制，完善正向激励措施，量化考核指标。例如：将项目档案验收结果作为建设单位档案部门年度绩效考核的加（减）分项目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相关人员尽职尽责做好项目档案管理工作。

3.4 推行项目档案管理后评价。建设单位档案部门应积极推行项目档案管理后评价制度，在竣工验收后审视各个工作环节和做法的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，完善作业模式，确保建设项目档案管理机制的运行活力。同时，将项目档案管理后评价同合同争议解决结合起来，在实践中摸索管控分歧和解决争议的有效途径和方法，并逐步优化、完善合同条款，促使项目档案合同化管理模式日臻完善。

结论：实践证明，建设项目档案合同化管理模式有利于提升档案部门在项目档案管理中的话语权，通过合同管理强化项目档案管理，目标明确、措施具体、管控有力，为项目档案的科学、有效管理提供一种新的思路和模式。

参考文献：

[1]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].中国档案，2010（9）：50～51.

[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案，2008（3）：25～26.

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工程施工承包合同是施工承包方和业主两方在一定时间内为完成某项工程任务进行签订的契约。工程施工合同管理则是指业主委托监理方对工程施工承包合同进行的管理，工程监理师利用施工承包方和业主二者之间依法签订的合同为准则，使得工程质量得以保证。并且在规定的时间内利用比较低的成本费用达到工程项目建设的目标，同时应用公平、科学、合理的原则处理双方权利和责任之间的关系，对施工项目进行有效管理。这也是施工合同管理的基本内容的体现。

一、简述合同管理于工程监理的重要性

（一）合同具有较强的法力约束效力

工程监理是施工管理中的重要环节，建设单位的业主或者建设单位通过招标的方式对施工单位进行择优录取，将项目管理工作交予其监管。工程承包合同和监理委托合同是监理工程师进行监理工作的依据。委托是一种契约关系，委托是以契约形式存在的一种双方之间的合作关系，而工程监理的管理是以管理性的政府监理经济法律和委托过程中的社会监理经济法律的综合。工程承包合同以国家经济合同法作为法律依据。监理工作的依据是委托双方签订的合同，合同一旦具有法力效力就可以说监理工作受到法律的保护。从以上论断可以看出，合同管理在监理工作中的重要地位。

（二）加强合同管理有助于监理目标的实现

建立目标控制一方面在于采取科学有效的方法和手段，另一方面主要是取决于合同管理和控制的好坏与否。项目施工的行为和过程要满足合同的要求，一方面建设行为要合乎合同规范，施工建设过程要得到监理工程师的肯定，另一方面工程建设效果也要让业主满意。因此，加强合同管理有助于建立目标实现。

（三）加强费用控制是做好监理工作的有效手段

费用控制时间里工作中四大控制内容的核心，也是进行进度控制与质量控制的有效手段。费用、进度、质量控制目标的制定是经过合同形式确定的。因此，合同管理在整个监理工作中是最基本的工作也是重要的手段。监理工程师在项目施工中进行的监理工作其实质上也就是合同管理工作。建立行业在建设市场中作为主体之间参与到建设工程的管理环节中，要想做好监理工作，除了要协调好工程进度、工程质量、以及项目投资外，还要让所有参与工程建设管理的监理人员切实认识到合同管理的重要性。这样才能让建设施工更好、更快的达到预期的建设目标。

二、监理工作中合同管理的内容

合同履行管理和合同文档资料管理都属于合同管理的具体内容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工过程中，依据合同上所列出的条款规定，对工程建设项目双方的建设行为及过程实行科学有效地控制监督，确保合同得以顺利执行。合同文档资料管理又称为合同档案管理，从属于建立档案管理的一环节。其中包括合同管理、与合同有关的文件、函件、电子信息资料、传真资料、电子邮件、电子数据、各种证明、影像资料、工程纪实和图纸的分析和使用的系统管理工作。

合同档案是工程技术档案的重要组成部分，也是证实合同是否的有效法律证据，这进一步说明合同档案管理的重要性。监理工程师主要在施工阶段进行合同管理工作。合同管理的主要内容主要有以下几个方面：（1）建设工程项目分开承包管理；（2）工程施工变更管理；（3）工程延期管理；（4）合同赔偿管理；（5）协调合同纠纷；（6）管理合同支付；（7）合同档案管理；（8）管理工程各项保险。

三、监理工作中合同管理的措施

（一）管理好合同事件

基于施工合同的履行时根据所有合同事件的处理完结而完成的，因此，监理工程师可以对施工方在编制工程计划的时候提出要按照分项工程来进行合同事件表的制定，实行责任落实到位，工作安排恰当，以便更好的进行合同管理工作。同时监理工程师也必须按照合同事件表实施对合同事务的监督控制和处理。对于正常的一般的合同时间只要做好统计，而存在违约行为的合同事件或者是涉及到工程变更的事件就要严格按照合同条例进行处理。

（二）合同履行的信息管理

合同履行情况的好坏与否要由信息来证实，也就是说要靠客观数据来证明，而不是主观的判断或者概述。文档资料是否全面和可靠很大程度上影响到管理工作的好坏。一个良好的工程监理系统首先都有一个良好的信息管理系统，而且进行信息化方式进行管理。在信息管理系统中要充分做好合同管理子系统与其他各项信息系统之间的相互沟通和联系工作，各子系统输入输出的信息构成合同管理系统的信息结构。比如各项工程的开工时间、工程完成日期、工程质量检测、费用结算、施工安全数据记录等按照工程进度、工程质量、工程造价分别输入并与计划值进行比较，合同事件履行的情况便可一目了然。

（三）合同文件的管理和整理

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总结小浪底水利枢纽工程建设经验，尤其是研究小浪底水利枢纽工程档案管理特点，对促进工程档案管理，推动档案事业的发展具有十分重要的意义和作用。

以工程师为纽带的档案管理体系

，小浪底工程建社按照国际通用的FIDIC(菲迪克)合同条款，采用项目法人负责制、招标投标制、建设监理制的管理体制。FIDIC的中文全称为国际咨询工程师联合会(International Federation of ConsultingEngineers)是世界工程咨询行业权威组织，其制定的有关工程建设项目管理的一系列合同条款等，已被联合国有关组织、世界银行、亚洲开发银行等国际开发银行和国际组织普遍承认并广泛采用。FIDIC(菲迪克)合同条款的“工程师”与国内技术职称的工程师具有本质的区别，在“菲迪克”条款中，工程师是独立的第三抗工程师应公平、公正、公开履行合同中规定的职责和权限。项目法人与国际承包商的工作联系，包括公文传递、工程资料的收集都是通过工程师完成的。

水利部小浪底水利枢纽建设管理局(简称小浪底建管局)作为小浪底工程建设项目法人，承担建设管理任务；小浪底工程咨询有限公司受小浪底建管局委托承担小浪底工程建设监理和咨询任务，即履行FIDIC(菲迪克)合同条款中的“(工程师”职责。小浪底工程咨询有限公司下设4个工程师代表部和5个职能部门，每个代表部下设综合部、合同部、工程技术部、现场部等部门，全天候、全方位实施工程监理工作。工程师代表部负责项目法人与承包商往来文件的收发、翻译、流转、存档等。工程师代表在主持分部工程验收时就要检查工程资料整理情况，使其基本具备移交条件，在单位工程验收时承包商要按照合同要求整理应移交的工程资料，工程师代表部重点审核工程项目的施卫情况、质量检测情况、进度控制情况、资金运作情况等材料的完整性、准确性、系统性以及是否符合档案管理规定，从而把整个项目施工形成的大量资料，都纳入到小浪底建管局档案管理范围，成为建设项目档案的重要组成部分。承包商移交的工程资料达到档案管理部门的要求后再组织竣工验收。因此，工程师成为档案资料收集整理的纽带和桥梁。

以合同管理为核心的档案管理机制

国际招标工程项目的运作完全是依照合同进行。因此，工程项目合同中关于施工、竣工资料移交条款，从根本上制约着建设项目档案的管理。如在大坝标台同文件第六章合同特别条件12款规定：“承包商应提交此合同和技术规范规定的图纸和技术资料。提交的材料应包括设计资料，计算，目录表，图表说明，安装、操作和保养说明书，所有有关永久工程设备的必要细节，关于承包商设备的详尽说明与性能资料关于临时工程的详尽说明、图纸与计算，有关施工方法与程序的细节，有关实验室和现场检验程序的详细说明。所有提交的材料必须加盖印章或附有承包商签字的证明书以表明这些资料已由承包商审核。提交材料E的印章或证明书向工程师表明，承包商已确定和核对了所有的工程量、尺寸、现场施工标准、材料、目录编号和类似资料，同时表明已根据合同文件的要求对每份材料进行了审查。”按照该条款规定，承包商就必须对工程施工、竣工图纸、使用说明书、合同管理、信函往来等大量资料按照我国档案管理规定进行分类、整理、立卷，经过工程师审查后移交小浪底建管局档案管理部门。

在小浪底工程建设中，合同管理处于工程建设的核心地位，承包商把工程合同当作圣经，因为工程合同是根据国际通用的菲迪克条款签订的，整个工程建设的一切行为都必须围绕合同进行，小浪底工程合同主要有以下特点：一是工程规模大、工期长、技术复杂，最大单项合同额约30亿元人民币，合同工期最长8年；二是“双轨制”管理，不断出现国内项目管理体制与国际合同执行的矛盾；三是合同主体构成复杂，存在多层次，多方面复杂的利益博弈，管理协调难度大，四是项目法人为中方人员，国际承包商的主要管理人员为外抗施工队伍或劳务为中方，新型的管理机制对合同管理构成较大挑战，五是工程建设期间国家政策法规、汇率和价格机制发生较大调整。合同的复杂情和多样性必然在合同管理过程中形成的大量资料，如小浪底建管局与工程师、承包商往来的大量信函、人员管理、设备管理，现场管理等基础资料都是档案收集的重要范围，也是解决合同争议的重要依据

以反索赔为重点的档案利用

档案最终目的就是利用。在小浪底工程项目建设实践中，档案的有效利用在与国外承包商的索赔与反索赔中发挥了巨大的作用。国外承包商为了中标一般是采用低报价高索赔的经营战略达到盈利的目的。因此，索赔与反索赔从工程建设伊始就埋下了伏笔，随着工程建设的进展，这种博弈逐渐明朗，以至于愈演愈烈，在小浪底主体工程建设过程中，大坝标承包商提出索赔15项；泄洪工程标承包商提出索赔80余项；引水发电系统标承包商提出索赔35项；索赔额度高达数十亿元人民币。

索赔与反索赔的法律依据是合同，证据就是现场记录，也就是档案资料。档案资料是否完整、准确、系统成为反索赔的关键。小浪底建管局在工程建设中，按照合同要求及时收集档案资料，仅泄洪工程就收集了3万余卷，从合同文本到谈判备忘录，从监理工程师日志到承包商现场记录，大量完整、准确的档案资料为反索赔工作提供了直接的证据。在与承包商索赔与反索赔的谈判中，小浪底建管局坚持以合同为准则，以事实和。档案资料为依据，既坚持原则又充分协商，积极发挥国内国际各行业专家的作用，对承包商提出的130余项索赔驳回100余项，大幅度降低了索赔额度，牢牢掌握索赔争议处理的主动权，为国家挽回了巨额经济损失。

以信息化为标志的档案资源共享