银行档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇银行档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

我们主要做了以下几方面工作：

（一）加强领导，落实责任，强化档案工作组织建设。

一是明确部门，落实责任。由综合管理部门负责全行档案日常工作管理及年度目标考核工作，研究解决档案工作中存在的问题，并及时向行领导汇报。二是配备精干高效，结构合理，数量充足的专职档案人员，确保了档案工作的正常，持续开展。三是梳理档案管理制度，制定档案工作发展规划。近几年档案管理的办法制度随着业务的发展都在不断修改完善，为保证档案工作跟上业务发展的需要，我们及时对相关的管理制度、办法、操作流程进行了梳理，确保档案管理与业务发展的有效结合。上半年，按照上级行的总体安排部署，并结合我行实际，我们制定了档案管理三年目标规划，确立了“一年一进步，三年一大步，力争20xx年我行档案工作目标管理考核达到一级标准”的工作目标。四是检查监督日常化。我们按期对全行的档案工作及档案管理情况进行检查监督，及时发现问题，及时整改。五是努力加强档案宣传工作。我们通过各行处，部室组织员工了解，学习，熟悉档案管理的相关规定，提高了员工的档案法制意识，在全行上下形成良好的档案工作环境。

（二）强化档案标准化管理，努力提高档案管理质量。

一是初步建立了综合档案管理体系。按照集中统一管理原则，我们对全辖业务档案实行了集中统一管理。全行的法人客户信贷档案，个人客户信贷档案，文书、财务会计、科技、特殊载体档案等都基本上实现了集中管理；二是规范操作流程，强化管理制度。我们在各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，都严格遵守档案管理制度，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。三是重视全卷宗的建设。我们正在逐步建立内容充实，规范的全宗卷。四是做好档案统计工作，确保档案统计报表上报的及时和准确完整。

（三）坚持“防治结合，以防为主”的方针，加强档案安全工作

篇（2）

当前，有关基层人民银行的会计档案管理部门，主要包含了会计、事后监督和档案管理等部门：对于会计部门而言，主要是按照会计制度的要求装订会计档案、办理有关会计档案的调阅及销毁工作以及将达到某一时限的会计档案移交到档案管理部门；对于档案管理部门，主要是接受会计部门移交的会计档案，并依据有关规定对会计档案进行管理；事后监督部门，主要是按照会计制度的规定，由各分层行领导进行审批。

一、基层人民银行会计档案管理现状分析

自《银行会计档案管理办法》实施以来，我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。

当前，有关基层人民银行的管理方法，主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式：一是采取中心支行货币金银部门，对有关会计资料进行事后监督，在中心监督完毕后，将有关资料返回至货币金银部门，实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作；二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，有关的档案资料，需要定期返还至县支行综合档案管理部门，由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式，对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作，没有依照预定日期如期进行；二是对于档案中的磁介质等相关的资料，管理不规范，容易产生磁介质失去信息；三是档案管理手段落后，有关档案管理的自动化程度不高，难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护；四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理，比如，个别行核算系统数据未做到双备份，对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。

对于档案管理制度的执行等情况，有关当前档案保管安全性方面，基层人民银行的会计档案管理现状，主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先，对于会计档案的查询，会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据，以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外，均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规，严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度，实现有关会计档案的查询工作的严格办理，其次，对于会计档案的复制，在基层人民银行的会计管理中，为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管，主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次，有关会计档案的销毁，基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽，对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案，没有进行及时的销毁。

二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

当前，人民银行在实施会计档案管理中，主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》，这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展，对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

(一)会计档案管理部门分散，统一管理流于形式

当前，基层人民银行在实施会计档案管理时，尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督，尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理，对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理，这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下，就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是会计档案入档不及时，存在档案遗失的风险；二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题，造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题；三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理，这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制；四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理，这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题，就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。

与此同时，由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化，结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，那么在实施磁介质的调阅中，就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新，对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅，这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

(二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管理存在风险

为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密，中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》，对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度，与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突，这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时，就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证，基于上述分析，这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时，由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题，导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管，内部管理制度执行的不严格，就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

(三)会计档案制度制定不完善，有关会计档案监督不到位

在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言，会计档案属于其中一项最为基本的内容，但是部分人民银行在实际的会计工作检查中，普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等，对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题，实施检查的比较少，结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。

会计档案制度制定不完善，主要表现在：一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料，由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定，基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象，造成会计监管的分散保存、多头管理，这就造成一定程度上，有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能，由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

(一)严格会计档案统一管理，明确管理部门责任划分

针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题，就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上，对档案管理部门的职责进行明确的划分，依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管，定期对会计档案进行复制，由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次，由于档案管理涉及到多个管理部门，因此各部门要高度重视会计档案管理工作，不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习，在掌握基本规定要求的基础上，严格按照规章制度操作，严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次，规范会计档案交接、归档操作，严格会计档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际，不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订，明确自身职责，积极地将有关会计档案管理的工作落实到人，对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

(二)完善基层人民银行的制度管理，切实加大会计档案的检查力度

为切实的强化基层人民银行的日常管理，对于人民银行的基层管理，就应积极的强化自身的制度建设。首先，针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位，这一管理弊端，应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中，并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确；其次，针对会计档案管理工作中的检查，应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手，对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理，以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序；再次，积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善，不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育，还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升，以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全；最后，为有效防止会计信息的安全管理，就应加强与司法部门之间的沟通与联系，积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施，进行有效的交流，从根本上确保人民银行的信息管理安全。

(三)尽快制定人民银行会计档案管理实施办法，明确会计档案管理职责

为确保会计档案资料管理的安全性，中国人民银行总行应根据《中华人民共和国档案法》、财政部和国家档案局印发的《会计档案管理办法》的规定，结合本系统实际情况制订科学、合理、规范、操作性强的会计档案管理实施办法，并切实贯彻实行。还应应在实施档案管理的过程中，尽可能的减少档案管理流通环节，还有利于立卷、归档、复制、查阅、移交等各环节的统一和规范。

切实加大会计档案检查力度，堵塞管理中存在的薄弱环节。对会计档案的检查要像检要空白凭证一样进行实地盘查，从档案登记簿记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性、入档及时全面性、簿实核对是否相符、销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查，确保会计档案保管妥善，存放有序，查阅方便，严防毁损、散失和泄密。针对磁介质会计档案的调阅可能受到特定应用环境的限制，可通过积极的改进磁介质、光介质等措施，以及强化有关会计档案管理资料的调阅、备份等管理方式，实行双备份，异地保管，避免因会计档案的磁化、老化造成会计档案管理实效等问题。

参考文献：

[1]马晓芳.略论银行信贷档案管理工作[J].云南档案,2010,(03).

[2]杜鸿,梁萍.新时期档案管理的特点与思路探析[J].人才资源开发,2010,(03).

[3]惠洪霞.电算化环境下企业会计档案管理的对策[J].兰台内外,2010,(01).

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【关键词】电子档案 内容管理 影像

目前，银行在日常业务中使用大量的票据档案，这些纸质票据凭证对于银行来说无疑是重要的资料和财富。用传统纸张保存这些票据档案，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询。随着时间的推移，还有面临着腐蚀、老化等问题。

近年来，扫描、存储、网络等技术飞速发展，带来文档存储管理的革命，用文档电子影像信息代替纸张逐渐得到用户的认可。文档电子影像具有如下特点：可以节约空间，实现海量存储，传输速度快，零距离存取；方便引用，便于检索；不失真复制；延长保存时间等。

1 银行电子档案应用方式分析

通过对银行业务的分析和归纳，我们得出银行电子档案的业务需求主要包括下述几种业务应用模式：

1.1 归档和审计

各部门在业务办理过程形成的各种有保存价值或能反映业务过程的电子、纸质文件，利用扫描、识别、分类等方式整理后存入内容管理系统，便于审计和参考。

1.2 电子影像管理

结合银行具体的业务处理，将非结构化数据和纸质电子化后同业务管理流程结合，加强对各种资料的管理，实现非结构化数据利用和共享，支持风险控制和会计稽核。

1.3 内容驱动的业务处理

针对以内容作为业务办理驱动的各种银行业务，内容管理提供对关键非结构化数据的全生命周期的管理，并与其它应用系统充分集成，实现内容数据需求的实时响应或在内容管理应用体系上完成业务的全部流程。

1.4 Web内容管理

作为信息门户的后台支持，提供来自不同应用系统、不同部门的各种应信息的存储，并支持内容前的格式转换与预处理以及后的归档。

2 系统设计

本文通过以电子档案管理为中心，以内容管理为非结构化数据存储的平台，搭建一个统一视图的电子档案管理应用程序，通过档案管理平台的外部接口，把各业务系统的电子档案集成到这个平台中。本系统总体结构如图1所示。

电子档案管理系统提供的功能：

2.1 扫描录入

影像扫描、质量检查（含图像优化）、要素的输入（索引项的建立）。扫描录入工作一般在业务办理/点完成。

影像的扫描要求支持不同档次的扫描设备，可以兼容平板扫描仪设备、高速扫描仪设备。

支持在图像质量检查前，对图像的质量优化处理，如去黑边，对比度、亮度调整、图像加批注、加水印等。批注主要在影像审批过程中使用，而水印是一个可选功能主要是防止篡改。

索引要素与影像的关联。采用手工录入索引要素方式，实现影像与索引、具体业务的关联。

影像扫描后存放在传输的缓存器中，需要经过质检步骤才能上传。

2.2 影像传输

为扫描后的图像以及相关的要素从网点传输到后端服务器提供高效、稳定、安全的传输路径。一般影像传输应该有实时和异步传输两种功能，可以支持不同的带宽。

传输服务器的主要功能是未经过质检的影像数据缓存、经过质检的影像队列传输。

传输服务器自身的安全性，防止未经授权的人员访问和修改传输服务中的内容。传输过程应该提供安全保障功能，要求有效防止传输密码的泄漏、防止影像在传输过程中被窃取和篡改。

传输优先级控制，即在影像扫描时加入优先级选项。传输服务的监控功能，可以通过终端交易查询当前传输任务状态，管理员可以根据实际情况调整队列优先级。

缓存功能，即对于已经传输到影像服务器的图像做短期缓存，即保留2至3天的备份，超出缓存期限的，传输服务器自动清除。当网点有查询需求时，先从传输服务取图像，若图像已经被批注或本地缓存已经过期，则从服务器获取。

2.3 影像存储、调阅

为影像数据提供存储及索引管理功能，性能要求高。

为影像数据提供存储组织管理、索引维护、调阅检索等功能。影像服务器的业务要求如下：实时接受各业务办理网点上传的影像文件，并且实施存储、索引化。完成存储以及索引化后，通过调用业务系统的接口，更新业务系统中图像已到达的状态。业务系统通过影像服务提供的影像调阅接口，调阅显示业务相关的影像。同时该调阅接口提供影像修改能力，如影像批注。

由于影像服务系统属于事中系统，为保证其性能需要对历史数据进行归档。当一笔业务完成以后，由业务系统发起归档动作。

2.4 工作流系统

根据不同的业务特征提供业务流转功能。

为构建基于档案管理系统之上的各类业务系统提供了公用的工作流管理及运行服务，用以实现作业任务在不同业务人员之间的自动调度与流转，以及通过相应的接口动态控制这一流转过程。

3 结束语

本文设计实现的电子档案管理系统，主要用于满足商业银行内部各种文档和影像信息的电子化管理，通过将纸质文档扫描成图像后进行存储，方便了文档的检索查阅，传输，打印等，同时也能够存储其他非结构化数据，大大提高了银行的信息化管理水平。

参考文献

[1]李青.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学刊，2005，3：51-53.

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第三条___银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称___银行会计档案。

第四条各级___银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。

第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第六条保管期限

1．___银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。

2．因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。

3．各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

4．对已兑付的公债、国库券（含国库券收文秘站 款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。

第七条会计档案的整理立卷

1．各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列

编号。

2．经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。

3．会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

4．案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。

5．会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第九条磁记录的会计档案，是___银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。

第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。

第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。

第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。

业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。

第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。

第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺

序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。

第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。

第十六条各级___银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。

第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。

第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。

公安部门、司法 部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。

第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部

门经手人应在拆封情况记录上签字。

第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民___银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。

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在实行银行档案集约化之前，为了加强内控防范风险，银行需要将主要业务的档案都建立相关制度规范，并且要求从分散化的档案管理模式慢慢向专人管理专库分设档案室的模式发展。各个业务部门不仅要管理好相关档案，还要对对应业务线的档案管理负责指导和检查。通过对管理机制及其流程来看，可以发现存在各条业务线多头指导、各自为政的情况，综合档案室没有充分发挥其统筹管理的作用。从管理的成本角度进行分析，以条线实施小集中进行档案管理会在一定程度上浪费或重复配置资源，这种做法明显不够经济。因此，要实现真正意义上的档案大集中管理，要求管理层高度重视档案管理工作，并且还需要人力资源部门对流程整合和机构、人员配置方面的问题给予一定帮助，还有财务管理部门应该确保集约化所需库房等硬件设施的经费支持，以上所述都是银行档案实现集约化管理的基本要求，下文将对银行如何实现档案集约化管理的目标提出几点建议：

一、对如何实现银行档案集约化管理进行相关分析

（一）因地制宜，从实际出发

为了丰富档案集约化管理的内涵，在不断深化对集约化管理的认识和实践下，逐步地将集约化管理发展成一项系统性的工程。中国银行在十多年前早已尝试开展这项工作，其旗下一家分行在2004年便成立了档案管理中心，将包含主要业务档案在内的各类档案全部实施集中保管的方案，在制定了相应的规避风险制度的同时，对库房安保人员的管理也制定了相关策略。该分行的管理模式和做法得到了一定的认可，但由于各单位的资源配置方面的条件有所不同，档案管理的水平也各有差异，无法采取统一的管理模式，只能够自上而下地进行分类规划并指导，注重因地制宜，从实际出发[1]。积极倡导各行不断探索、大胆实践，努力寻找出合适的集约化管理模式。

（二）调解矛盾，统筹规划

在银行档案种类越来越丰富的情况下，其中几类主要业务档案先后被归入全行规范管理的范围，形成了一个部门牵头管理档案的模式，不再是由单一部门主导，而是多个业务部门共同管理的复杂局面。在实现集约化的目标指引下，科学合理对各部门进行分工是十分必要的，还应该健全沟通协调机制，保证在政令一致和畅通的情况下工作。此外，档案化的管理还要注意避免本位主义，努力突破条线限制，对全局统筹规划、并且将时效性低、简单的档案资料整合纳入电子化管理。

（三）集约高效，简约高能

允许分行采取不同的实施模式，这就要求在集约的管理基础上为各分行提供多种备选方案，让分行根据各行具体情况进行集约化管理。例如，可以建立不同区域共享的档案中心，让毗邻的分行可以共同享用，这在一定程度上降低了库房在使用前期时空置的成本；还可以推行“一城一库”的管理模式，合理规划，同城集中；还可以选择专租赁业化库房或是外包整个档案管理服务；还可以根据档案的种类对库房和装具的类型进行合理安排，比如说预先做好数字化处理、调阅次数相对不多的档案就可以选择仓储式库房，若是跳跃较为频繁的档案采用密集柜则更为妥帖。以上所述管理模式，皆以“集约高效、简约高能”为目标，为持续提高档案集约化管理的水平而努力。

二、集约化管理的具体内容与实施重点

（一）以中国银行为榜样，做到“应归尽归”

档案管理的覆盖面积应该包括银行各项业务一切有保存价值的文件资料，保证重要档案的“应归尽归” [2]。在中国银行《档案分类规则》中，对于档案分类和归档要求都有明确的规范，并对集约化收集和管理工作的范围也有详细的介绍。因此，各行可以以中国银行为榜样，争取对称和同步其各项经营活动和业务发展所产生的信息。

（二）完善档案集约化管理模式和构架

明确集约化管理的职能，健全相关机构，对管理流程有一定的了解，建立并完善档案集约化管理模式与构架。现阶段二级分行以下已经开始不设档案管理单位，这是档案管理构架逐渐扁平化的结果。因此，对于各一级、二级分行在不同阶段分步骤实现全部集中管理档案实体的目标给予鼓励，条件相对较好的分行可以施行“人随档案走”的管理方针，对各业务分档案室的职能和相关人员进行整合，并设置档案管理中心，对于所有档案进行集中、专业、规范的管理。这样一来，不仅可以减少管理层级，还能够对风险进行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

结束语z6

在推进档案集约化管理的进程中，要充分发挥其专业、集中、仔细的管理优势，在优化资源配置的同时，争取降低成本，从而实现提高管理效能的目的。所以，推进档案管理的集约化也可以说是贯彻落实“科学发展观”，只有这样才能确保银行档案管理工作的可持续发展，真正为提高银行核心竞争力做出一定贡献。

【⒖嘉南住

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档案外包商应具有以下特征：

第一，是一种实体性管理机构；

第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；

第三，有较大的规模，服务对象也较多；

第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；

第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；

第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。

一、银行档案外包的背景

二战后，美国大量的文件需要归档保存，文件中心应运而生。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里，受到人们的认可。

从某种意义上讲，商业银行就是“经营风险”的金融机构，以“经营风险”为其盈利的根本手段。商业银行是否愿意承担风险，是否能够妥善控制和管理风险，将决定商业银行的经营成败。随着业务发展和竞争加剧，商业银行面临的风险也呈现出复杂多变的特征，对这些风险进行识别、分析、计量、监测并采取科学的控制手段和方法，是商业银行保持稳健经营的根本所在。健全的风险管理体系在银行可持续发展过程中具有重要的战略地位，具备领先的风险管理能力和水平，成为商业银行最重要的核心竞争力。利用先进的风险管理技术，最大限度地减少银行档案外包可能造成的损失，是商业银行档案外包风险管理目的。

二、商业银行档案外包的风险管理重点

风险是一个常用而宽泛的词汇，频繁出现在经济、政治、社会等领域。就银行风险的定义主要有以下三种：

一是风险是未来结果的不确定性（或称变化）；

二是风险是损失的可能性；

三是风险是未来结果对期望的偏离，即波动性。风险是一个明确的事前概念，反映的是损失前事物的发展状态。

从风险的定义上可以看到，风险是对未来结果的不确定性，是可能存在的损失，银行档案做为银行经营活动的历史记录，是传承银行社会记忆，再现银行历史面貌的凭证，为银行经营、管理提供信息支持，并为银行业务相伴产生的法律风险提供原始的凭证依据，其重要性不言而喻。因此，防范银行档案外包过程中可能产生的风险，是确保银行档案外包安全的首要工作，银行档案外包风险管理的重点是：

（一）档案外包风险的评估

商业银行在制定档案外包政策时，应当评估以下风险要素：

1.外包活动的战略风险、法律风险、声誉风险、合规风险、操作风险、国别风险等风险因素；

2.影响外包活动的外部因素，因外包供应商的过错而造成的服务中断或撤销而引发的风险；

3.银行对外包活动的风险管控能力；

4.外包供应商的技术能力、业务策略和业务规模、业务连续性及破产风险，风险控制能力及外包服务的集中度；

（二）外包供应商的尽职调查

1.外包供应商的主体资质、经营管理能力、经营声誉、行业地位；

2.财务稳健性、技术实力和服务质量、对银行业的熟悉程度；

3.对银行托管档案客户信息的安全性；

4.外包供应商对突发事件的应对能力；

5.外包供应商的关联关系；

（三）外包合同的审查要素

1.外包合同中的服务内容、范围、标准、期限；

2.外包服务的业务连续性安排；

3.外包服务的保密性和安全性的安排；

4.外包服务的结算、支付方式；

5.外包服务的审计和检查；

6.外包争端的解决机制；

7.外包合同或?f议变更或终止的过渡安排、违约责任；

8.外包供应商的应急管理；

三、商业银行档案外包的风险评价标准

商业银行档案在外包后，定期对档案外包商进行风险评估，做到早发现早预防。将银行档案外包风险纳入银行日常管理并持续监控、评价，就能及时发现档案外包风险，并在发现风险后及时采取有效处置措施，将损失减少到最低程度。

日常工作中可采用平衡计分卡方式设计评分标准，可按月、季、半年、年度要求进行档案外包业务检查，检查内容包括：

（一）外包供应商的评估：

1.资质：是否符合专业资质；

2.财务：收费是否合理，程序是否完善；

3.日常经营：是否出现异常；

4.及时性：是否能及时办理档案的收、取、查阅流程，在办理过程中有无差错发生；

5.差错性：资料能否及时、准准、无差错地领取、归还，不存在遗失情况；

6.沟通性：沟通是否顺畅，是否对银行服务需要的反应能迅速、及时、有效完成；

7.保密性：无违反保密原则，业务合作期间能保护好银行信息及银行商业秘密；

8.监督检查：是否能积极配合商业银行开展外包监督工作，及时报送外包工作情况；

9.违规性：是否存在违规行为，是否存在隐瞒事实，阻挡、抗拒检查、伪造、隐匿、篡改、毁灭违规证据行为。

（二）外包人员的评估

1.人员：有符合要求的档案管理人员，能够高效完成各项工作；

2.外包?I务人员能够妥善保管商业银行委托保管的各类客户资料、档案资料；

3.服从银行管理，无主观故意，通过内外勾结、恶意操作等措施规避银行风险控制措施；

4.无擅自向客户做出不实承诺行为，向客户提供虚假资料或误导性宣传；

5.无假借银行名义进行客户约谈行为，无冒用银行商誉的行为；

6.无利用职务之便，窃取客户资料等进行违反职业操守及银行管理规定的其他行为；

（三）突发事件的应急预案及演练

1.是否事先制定建立档案外包风险突发事件应急预案和机制，确保档案外包业务活动的正常经营；

2.是否建立替代方案，寻求合同项下的保险安排等措施；

3.是否定期组织外包商开展演练，建立外包业务连续性计划，确保业务活动的正常经营；

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二、单位银行结算账户档案信息管理存在的问题

（一）管理手段落后

现在单位银行结算账户档案信息管理仍沿袭几十年的“档案袋管理”模式。单位银行结算账户信息资料在开户时，经审核合格后被装入档案袋专袋管理。开户期间如有信息资料变更，柜面审核确认后，再手工整理入袋保管，账户资料信息在单位开户期间实行的不是开放、直观的管理和动态的监督，而是采取了一种被动封闭的管理手段和静态的管理方式，如临时存款账户制度规定有效期最长不超过二年，但由于缺乏有效的监督管理手段，临时账户在未申请延期的情况下，超期使用的现象时有发生，管理手段缺失是问题难以彻底改正的主要根源。落后的管理手段与银行快速发展的业务已越来越不协调，严重影响银行工作效率。

（二）管理效率低

管理手段落后是导致管理效率低下的主要原因，为了做好开户单位档案信息的管理，许多较大的网点支行都设定一名人员主要负责管理开户单位的档案资料，但即使这样也很难对动态的单位账户信息做到比较准确的管理，比如在年检期间，受被动封闭管理模式的影响，很难掌握资料更新情况及完成进度，即使一再筛检，也经常发生漏换年检证照的现象，大量的重复性劳动消耗了许多有效的工作时间，但付出和收获却难成正比；对于单位由于某种原因未提供完整而需要后续补充资料信息的情况，如没有在短期内及时提供，由于缺乏有效的跟踪提示管理手段，则经常导致信息资料的缺失或不完整，造成后续检查时此类问题陷入屡查-屡犯-屡改的尴尬循环境地。管理效率低下与管理手段落后直接相关，其结果不仅仅影响工作质量，更挫伤员工的工作积极性。

（三）信息利用率低

信息化是银行改革发展的一个方向，高效率、最大化的利用一切与经营相关的各种信息，为决策提供参考，为经营指引方向，是实现信息化管理要达到的目标，银行经营活动中一切与信息相关的工作也应该围绕此目标开展，单位账户信息作为客户最主要的信息之一，理应被银行最大化的利用，理应为经营工作提供有益的方向指引，理应为业绩增长贡献能量，但落后的管理手段，低效的管理效率导致与经营相关的账户信息利用率极低，很难发挥开户单位信息服务业务管理和业务发展的效用，提高单位账户信息服务经营的问题，已经成为银行信息化发展道路上一个急待解决的问题。

（四）账户档案信息事后督导检查效果差

动态的账户信息与静态的管理手段之间的巨大差异和不协调，不但影响事中的业务处理质量，而且对事后的督导检查效果也有很不利的影响，督导检查手段与信息管理手段密切相关，基于现有的账户信息管理模式，实际督导检查中基本采取抽查样本检验的方式，对于开户单位较少的小网点也许可以进行大比例的抽检，但对于开户单位较多的网点要进行大比例的抽检则比较困难，同时受人员、时间、信息的变动性等多重因素制约，抽查检验的实际效果对工作的推动促进很有限。变革账户信息管理手段，进而改变账户信息的督导检查模式，以切实提高账户信息的质量，是银行现阶段前后台管理上需要解决而尚没有突破的一个环节。

三、单位银行结算账户档案信息管理变革设想

（一）变革被动封闭的管理模式为主动开放的管理模式，提高管理工作效果和效率

单位银行结算账户档案信息管理实行电子化的管理方式，通过设计友好的交流界面实现人机对话，根据输入的登记信息，自动反馈经营管理有用的信息，如：自动监测证照资料或账户是否有效，数据统计分析，信息更新预警提示和过期提示，产品签约情况分析等，彻底否定了原封闭被动的管理模式，开创了新的管理手段，工作效率和效果都有全新的改观和提高。

（二）再造信息传导流程，实现信息效用最大化

管理手段更新的目的之一就是实现信息效用最大化，而要实现信息效用最大化，必须有与之相适应的信息传导流程。在营业网点内部信息传导上，原账户信息管理岗位是一个被动收集信息和保管信息的岗位，处于信息处理环节的末端，但实行电子化管理后，账户信息管理工作与经营工作有机的建立起了互动的信息环流，如利用电子化管理的自动分析功能分析结算产品的签约情况，指导产品营销工作，并根据营销情况作数据登记并开展再分析，进而有效避免了柜面营销工作的盲目性，真正实现了信息效用的最大化。

（三）改革督导检查模式，提高督导检查工作效率

单位账户信息实行电子化管理，可彻底改变督导检查流程，设计出事中介入，甚至事前监督的全新模式。电子化应用使检查辅导员对单位账户信息采取非现场的检查成为可能，后台可通过随时检查电子登记信息和提示信息，灵活介入事中检查，结合现场资料抽查评价事中工作开展情况；通过查阅客户电话联系登记簿结合管理手册预警提示信息，如对预警提示的预警期内到期证照，查验是否已与客户联系，验证事前工作开展情况，最终汇总检查情况提出切合实际的综合改进工作建议，提高了督导检查结果对实际工作的指导性。建立在账户存档信息电子化管理基础上的督导检查模式是一种全面的、有预见的、互动的、管理检查相结合的单位账户存档信息督查新模式，是符合商业银行业务发展趋势的有益探索。

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电子档案主要有着以下的层面的特点。首先电子档案具有存储空间小的特点，即电子档案一般存在于移动或者固定的存在载体中，主要利用计算机磁盘，或者应用应硬盘进行存储。例如，音像资料，以及图片一般存储在磁盘。比较于传统的档案存储，电子档案存储空间较小，这对于档案管理而言，是一种优势。其次，电子档案还具有存储信息量大的特点，存储信息量大的特点，还是比较于传统的档案资料而得出的，档案管理电子化，也是今后档案管理的趋势所在。对于音像，图片档案资料而言，存在的信息是十分丰富的。此外，比较于传统的档案资料，电子档案管理的过程较为简单，这种管理的过程中，体现在电子档案的归档，加工以及存储的层面[2]，总体的流程是较为简单的，是电子档案的优势所在。值得注意的是，电子档案虽然管理过程较为简单，但是具有较高地技术性，即在管理的过程中，需要大量的信息技术作为支撑，例如，电子档案的维修观力以及后期调用等，这对于档案管理人员的专业素质也提出了较高地要求。总的来说，以音像，图片为代表的电子档案是今后档案管理工作的重要内容，不断地分析其特点，根据其特点进行进行管理策略的提出，提升其管理层面的实效性，积极意义十分深远。

二、提升音像与图片档案管理的实效性的策略分析

上文中对于电子档案的特点进行了分析，电子档案对于信息存储层面有着一定的优势，但是在管理过程中，以及管理技术层面有着新的要求。根据电子档案的特点，分析提升音像与图片档案管理的特点，成为了我们思考的问题。提升音像与图片档案管理的实效性，能够为社会健康教育保存众多的资料，能够有效地提升健康促进服务发展，对于全市健康事业发展有着积极作用。

1、应用信息化平台开展档案管理

当前音像与图片档案的保存，主要是基于计算机进行保存，或者是应用存储硬盘进行档案存储，为了提升音像与图片档案管理的实效性，不断地提升效率，促进档案管理的质量，积极应用信息技术，开展平台化的档案管理模式十分关键。首先，信息化平台开展档案管理，就是根据工作建立相应的系统，系统对于各个档案进行归档，分类，形成相应的目录，对于各个档案的信息进行存储。例如，根据存储档案的不同，在信息化平台中对于档案存储的类别进行划分，然后按照已经划分好的类别，直接进行电子资源上传。其次，这种信息化的平台系统，就是使得音像与图片档案的存储更加地清晰明了，对于相应的信息能够完备地进行记录。例如，在平台中存储图片，能够十分容易找到存储位置，在存储的过程中，会弹出相应的窗口，填写相应的图片信息，如，对于图片的大小，生成时间，文件类型，打开方式等信息均进性记录，然后进行存在，保证了信息层面的完整性。此外，应用信息化平台[3]，进行音像与图片档案管理，能够较为容易地进行资料的调取，不用像直接利用计算机磁盘存储一样，需要寻找电子档案。应用信息化平台，不仅仅有利于音像与图片档案的存在，还有利于档案的调取，还可以不断地引入新技术，高效地管理档案。值得注意的是，为了保证音像与图片档案的安全性，信息化平台开展档案管理也是在没有网络接入的状态下应用，并且通过技术手段，定期地查杀病毒，保证信息化存储平台的安全。应用信息化平台开展档案管理，是的音像与图片档案管理更加系统，更加规范，对于档案管理的实效性提升有着十分积极的意义。

2、建立档案管理制度

音像与图片档案在管理的过程中，与传统档案有着较大的差别，为了适应今后大量电子档案出现的趋势，建立相应的档案管理制度，是提升音像与图片档案管理实效性的有效思路，使得音像与图片档案管理管理均按照制度开展，均规范化的开展，对于实效性的提升十分关键，主要有着以下层面的体现。首先，建立适应于单位自身工作特点的档案归档工作，即对于音像，图片档案的相关信息进行规定，对于文件大小，类型进行制度层面的要求，保证档案的良好地存储性。在音像图片档案管理的过程中，制定相应的归档制度，应当高于《电子文件归档与电子档案管理办法》的标准，使得制度更加适应工作实际，更加具有针对性。其次，电子档案管理的过程与传统档案管理有着较大的区别，因此建立电子档案的保管制度也是十分关键的[4]。其一，应当定期地对于音像与图片档案进行检查，及时地发现存储过程中的问题，尤其是对于存储过程中存在的并且进行及时地查杀。其二，音像与图片档案存储的过程中，对于相应的物理环境也要进行制度层面的建立，对于光，磁等环境要素进行定期检查。此外，音像与图片档案，的安全问题也是十分关键的，因此应当建立必要的安全制度。例如，对于音像与图片档案的存储，拷贝，修改等均进行书面的记录，能够有效地提升档案的安全性。值得注意的是，由于人员的更迭，部门之间的拆分与合并，档案在移交的过程中容易发生损毁，因此建立电子档案移交的制度也是十分必要的，尤其是人员更迭的过程中，责任人之间做好相应的工作移交。总的来说，制度的建立，能够有效地规范音像与图片档案管理的过程中。这对于档案管理的实效性提升十分有利，同样促进了档案管理的规范化发展，应当引起我们的重视。

3、提升档案管理人员的专业素质

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中图分类号：G718 文献标识码： C 文章编号：1672-1578（2012)05-0241-01

档案工作是进行社会主义现代化事业的重要组成部分，同志在全国档案工作会议上指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的不可缺少的方面。”为此，如何做好新世纪的档案工作，如何充分利用档案的信息资源，更好地为经济建设和校园管理工作服务成为档案工作者的当务之急。它将成为校园管理的发展起到很大的推动作用。那么档案工作也是其中不可缺少的一项工作，笔者作为一名档案工作者在新形势下，就如何做好档案工作从其内在和外在因素上谈些个人的看法。

1 良好的外部环境是外在因素，它是做好档案工作的前提

1.1档案工作者是档案管理的中心因素

第一，档案工作者具者有一定的文化水平是其代从事档案工作的先决条件，否则将无法准确的对档案进行分类和科学的管理；第二，档案工作者的自身素质是决定其是否能尽心尽力做好工作的关键，作为一名档案工作者必须要热爱这份工作，要有较强的责任感，能认识到档案工作的重要性；第三，档案工作者要学习有关档案管理的法律法规。深入贯彻和学习《档案法》，加强档案法制建设，保证档案内容的严密性，真正达到依法制档；第四，档案工作在信息时代必须掌握一定微机操作技能，能灵活的使用档案管理软件，使档案管理微机化、现代化，从而提高档案的总体质量和调阅效率。充分发挥计算机的作用，对档案整理、保管、统计和提供利用等进行现代化管理。

1.2先进、完善的设施也是提高档案管理水平的关键

为了使档案保存的完整和长久，在装订时都要按统一规格用卷皮装订后，装入档案盒中，科技档案要装在无酸卷盒中，摆放到密集架上。

新形势下的档案管理不再是以往单纯的手工操作，随着计算机在档案管理中的应用，一些档案管理软件不断出现，我们应用这些软件可以方便、快捷、准确的把档案分类、归档，在档案管理软件上，还应深层次的开发，而且尽可能形成档案管理计算机网络化，那将使档案管理达到更高的水平。

待档案归档完毕后，为了使“档案家庭”有个良好的生活环境，档案室要做好七防措施：防潮、防尘、防火、防鼠、防虫、防盗、防光。为此需配备一些设施：密集架、除湿机、吸尘器、灭火器、电风扇、温湿度表等，这些都是为了创造一个适合档案存放的环境，不致使档案由于周围环境的影响而损毁或丢失。

2 归档的质量是内在因素，它将直接影响档案的利用效果。

我校的档案分为文为档案、会计档案、声像档案、科技档案四类，而其中文书档案的归档较复杂。文书档案是由文件转化而来的，要达到文书档案的标准化就要从文书工作抓起。所以在收发文件上要做得精、细，收发文登记是文书外理工作的重要程序之一，是综合后映本单位内发文和上级机关来文的真实纪录。所以规范的填写收发文登记簿是十分关键的，为了立卷时的方便，我们在收发文登记时可以提前登记上该文件是否归档、类别、保管期限，这样助于日后更便于捷的立卷、归档，在归档后也可以在上面写上该文件的盒号和案卷号，那么这样的收发登记簿以后可以成为调阅文件的索引工具之一。我校在收发工作上严格按照启封、登记、拟办、批办、承办、收回的程序执行，定期核查文件是否收回，未收回的要催缴，以免时间长造成文件的损坏和丢失。年末根据收发文登记簿对全年的文件进行核查。

把所有的文件收回后，按规定把需归档的文件筛选出来，按档案部门下发的档案归档范围和如何分类以及保管期限表，对文件进行处理，再按科学的方法对其进行排序，使其有条理的摆放，以便查阅方便。在档案装订过程中要去除金属物。待档案立卷后，要输入计算机，打印出案卷目录，作为文件索引工具。对于一些不需归档的文件可以单独的做短时间保存，打印出案卷目录，以免丢失或销毁有用的资料；对于一些简讯、情况反映等可以将同类的装订成册，以备撰写或查询情况时使用。

3 档案管理资源的利用和管理

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中图分类号：G271；F830.42 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）44-0127-01

一、银行会计档案管理工作概述

会计档案是重要的经济档案组成部分，也是存在单位重点管理的内容之一。2005年我国实施的《中国人民银行会计档案管理办法》中，对银行会计档案的管理工作给出了明确的指示，目的是促使档案管理的规范化、完善化。

从定义角度来说，银行会计档案是指在银行机构日常的工作中，所形成的会计凭证、账簿以及财务报告等所有用于核算的专业材料。这些材料是反映本机构中经济业务的重要证据。作为经济金融类档案的一种，银行会计档案很显然与科技类档案、人事类档案有很大的区别。

这种区别表现在两个方面：

其一，银行会计档案具有很强的针对性。一般来说，凡是可以进行独立财务核算的单位，都会形成会计档案，但银行本身也是一个对外服务的金融窗口，这就要求其会计档案中除了一般企业（单位）所进行的会计档案管理内容之外，还要包括更宽泛的金融经济信息。

其二，银行会计档案种类较为稳定。无论是大型国有银行还是区域性地方银行，在统计会计档案类别中极少进行变动，便于作为管理部门的中央人民银行实行规范化制度。

总体而言，银行会计工作由于其特殊性、复杂性和严密性特点，促使形成了与其他会计行业明显不同的档案特点。

1.1 专业性

银行会计档案工作不仅仅是针对本机构的，更多的是关系到国家经济统计部门，并优先考虑整体经济的需求，换句话说，受到宏观经济政策的影响很大。而与宏观部门对接的过程中，需要通过各种专业性较强的手段提高效率。

1.2 严谨性

银行会计档案工作的形成过程造就了其严谨性的本质，从业务角度来说，所有的操作都是依赖于凭证完成，并形成相应的账簿，最后构成整体报表，任何一个数字都是有缘可查，彼此之间的依赖程度很大。

1.3 广泛性

银行会计档案工作涉及、服务和影响的范围很广，几乎包括所有的社会经济体（个人和组织）。同时，银行机构自身的发展也表现为广泛性的特征，几乎所有的银行机构都会建立分支，根据实际需要建立侧重点，筛选业务对象。

二、当前银行会计档案管理工作存在的问题

银行会计档案工作的稳定性，必然造成其管理问题的集中统一性，在目前国内的各类银行系统中，所面临的会计档案管理问题大同小异。

首先，会计档案管理部门没有固定的形式，只注重工作对象而忽视管理流程。根据《中国人民银行会计基本制度》（2006版）中规定，银行会计档案资料的管理必须进行集中管理和监督。但从实际操作中，档案资料的最终处理实行了集中统一处理，但在会计档案的管理形势上，则采用的是分散和柔性模式，赶进度的情况普遍存在。

其次，银行会计档案具有保密性，在一定程度上与社会管理制度形成了矛盾。例如银行的会计档案是否应该接受公安部门的监督，这是一个讨论已久的问题。根据我国法律规定，公安部门（经侦）有权利对存在一点的经济账目从银行档案中调查的权力，但根据《中国人民银行会计基本制度》规定，银行保存的会计档案不得外借。这种实际存在的 矛盾，必然导致中间手续的形成，既破坏法律原则，又对银行会计档案管理工作造成了不利影响。

再次，当前国内的银行会计档案管理制度缺乏完善，一些必要数据容易丢失。从会计工作本身而言，是在体制下进行严格的经济记录、整理和协调工作。但是，中央财政与地方财政之间存在的信息不对称情况十分严重，容易造成监督管理上的漏洞，如档案保存周期、档案监督权限等，最终形成监管分散、多头参与的复杂局面。

三、针对银行会计档案管理工作的改进策略

3.1 明确部门职责，加强统一管理

银行会计档案的形成是通过不同渠道完成的，换而言之，部门越多档案的细分化就越具体，但造成的沟通协作问题就越多。由于不同部门之间的权责不同，所进行的操作规范和硬件匹配各有差别，因此容易造成监督部门的监管乏力；如果将银行的分支结构考虑在内，必然会收到异地异步管理的影响。明确不同部门之间的职责，在体系内形成多条档案管理交流的信息流，有利于部门之间的纵向沟通和横向协作。因此要在银行体系内部明确规定各部门的会计档案类别，划定工作区域，避免重复劳动浪费资源。最终的档案数据进行汇总，实行统一管理的模式。

3.2 完善银行制度管理，提升会计档案科学监督力度

随着国内经济的快速发展和金融服务体系的扩充，我国的银行机构中所包含的经济成分也越来越复杂，严格意义上说，目前的银行体系中没有一家是国有独资企业。不同的利益成分坐拥在一起，必然会对银行制度化的形成产生不同的作用，并向有利于自身的角度发展。央行作为管理机构，可以从银行制度管理完善为方向，以银行会计档案为切入点，加大管理力度和完善力度。同时，虽然银行企业不得不遵守经济类法律法规，但真正发挥约束作用或者约束作用较强的，依然来源于中央人民银行的相关监督条例。从这一角度来说，完全具有管理和提升的可行性。

3.3 强化会计从业人员意识，明确档案管理责任范围

银行会计从业人员是主导档案形成的力量，也是档案管理的薄弱环节，会计人员的专业性、职业道德等方面培养也是必须要考虑的。一般来说，会计人员首先要完成业务工作，其次才能够针对档案进行立卷、审查、整理和归档等操作。对银行会计从业人员的管理，不仅要从体制内入手，还要包括体制外的检查和监督，例如定期抽检档案的完整性、规范性和及时性等，在相关专业性方面，通过定期培训或者引发学习材料的方式，督促银行内部档案管理工作的改革。同时，对从业人员的职责范围必须做出明确的界定，防止过度放纵或过度约束的现象发生。

参考文献

[1]李良军. 浅析商业银行会计档案管理现状[J]. 金融科技时代，2011，09：66-67.

[2]吴晓东. 转型期银行会计档案管理优化的思考[J]. 兰台世界，2014，S3：145-146.

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2.银行会计档案集约化和电子化处理工作主要集中于业务运营档案管理方面，而对银行内部财务会计档案管理等方面推进明显滞后，仍采用传统做法，使电子化整体效应难以充分发挥。

3.实行实物会计档案集中存管后，统筹规划和提质增效仍有许多工作要做。比如历史留存档案的数字化补录、集中存管纸质档案的到期鉴定销毁和新旧档案更新优化，以及档案管理系统提供必要技术支持等问题，都需要予先考虑安排。

4.在实现不同载体的会计档案以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式下，由于电子存档的法律地位尚未得到最终确认，其直接关乎银行会计档案存管发展取向和管理成本问题。（目前，在电子化存档能够极大满足利用需要的情况下，银行仍保管着数量庞大的纸质会计档案，且增长迅速，而其利用率很低，且越来越少，在保管与利用之间形成巨大反差，这对银行来说已构成不小的成本负担。）

5.对银行后台档案作业实行第三方服务外包，可缓解银行人员紧张矛盾，实现不同资源优化配置和工作效率提高，但安全因素始终是一个不容忽视的问题。

6.会计凭证的鉴定销毁标准单一，只考虑业务价值，而忽略历史价值，在一定程度上造成历史记忆的缺失。

二、转型中银行会计档案管理优化的对策与思考

1.对数字化前历史积存会计档案进行整体优化瘦身。最直接、最有效的方法就是开展档案的鉴定销毁工作。这项工作以前也开展过，但不是每家银行机构都做了，或者做得不彻底、不全面，档案超期保管的现象普遍存在。银行历史会计档案不能够及时鉴定销毁的主要原因，概括起来说：就是没有树立正确的档案观，没有明确的工作目标和建立必要的档案管理责任制，具体业务指导没跟上，才使“畏难求稳”、“无事无责”的错误观念得以存在和通行，以致贻误处理时机。因此，在转型中，必须对症下药，加快对沉淀、超期保管的历史档案进行去库存化，达到优化库存和轻装上阵的目的。对在去库存化中，保留下来的、有继续保存价值的历史档案，须经数字化处理后纳入档案系统管理，其实物档案则采取集中存管，实现新老档案合并管理。

2.加快银行内部财务管理系统的建设，推进其电子化进程。要建立统一的银行内部财务档案管理系统，实行分级授权管理。对各级银行机构的内部财务会计核算资料，均须转换成电子数据纳入管理系统处理，并由系统自动生成为电子档案保管，实现综合利用。其原始资料则由产生机构按纸质档案管理模式统一进行处理，从而实现全部会计档案的电子化管理和有效衔接，充分发挥系统整体综合效应。

3．科学规划，提高档案集约化科学管理水平。实物会计档案集中存管的核心是降低管理成本，实现规模效应。因此，在档案库建设规划时，须对档案形成、分布、数量及保管期限进行预测分析和成本核算（目前，银行集中入库的档案主要是15年和永久两个期限），要考虑库房的选址条件和成本、档案存管轮替周转使用等因素，合理规划确定库房位址、建设面积和档案存放划区。库房建设要符合档案保管要求，并根据档案的不同保管期限，采取差异化保管措施。对永久保管的档案，可按较高标准建设和管理；会计凭证则采取保基本，满足防盗、防火、防水等要求即可。要建立健全库房档案管理的各项规章制度，提高档案科学化管理水平。

4.改进对新到期档案的鉴定销毁工作方式。一是建立档案管理责任制，把新到期档案鉴定销毁工作纳入目标管理考核内容。上级行和档案行政管理部门要加强对档案业务的具体指导，通过专业培训等形式提高涉档管理人员的业务知识水平和工作能力，为开展鉴定销毁工作奠定基础。档案鉴定销毁工作须严格按照档案管理规程组织实施，落实计划、审批和监督等措施，确保工作有序规范进行，实现库管档案到期正常轮替周转，提高库房使用效率。二是构建档案管理系统技术支撑平台。为减轻档案鉴定销毁工作压力，必须将档案管理先进理念导入系统（前端）管理控制中。在新业务推出时，凡涉及会计核算资料的，都应先与会计部门沟通，对其名称、用途、性质、归档范围及保管期限等信息进行界定，详列明细，纳入系统控制管理，并提供会计信息的电子阅读和打印。对涉及债权债务、借贷关系的交易事项，须建立系统逻辑关系模型，实行跟踪管理和有效对接，提供银行债权债务管理支持。在档案到期鉴定时，通过向系统输入到期档案鉴定范围信息，计算机就可依据事先设定条件进行自动搜索筛选，提交未了结债权债务档案信息（如业务发生时间、机构、网点、柜员及金额、档案存放位置等），作为实物会计档案清分、存毁工作的重要依据，从而破解以往银行会计档案销毁鉴定分拣的难题，大大提高工作效率。

5.积极推进银行会计档案电子存档合法化。“以电子档案为主，纸质档案为辅”是现代银行会计档案管理的主要形式，即充分发挥电子档案在银行会计档案管理利用中的主导作用，同时，为满足司法需要保留纸档。现行银行会计档案保管期限按《银行会计档案管理办法》规定分为3年、5年、15年和永久四档，但在执行中，各行都明确规定：“同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。”这样，3年、5年期限的电子会计档案已不再打印和保留纸质存档。实现会计档案的电子归档后，逐步减少纸质档案的保管已成一种趋势。《档案法》第二十一条规定“：各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”这为确认银行电子档案的法律地位提供了政策依据。为适应银行会计档案的电子归档需要，建议国家有关部门加快推进银行会计档案制度的改革，研究制定对电子文件真实性、完整性确认的方法及相应法定确认程序，通过法定途径，实现银行会计档案电子存档合法化。