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中图分类号:F230;G311 文献标识码:A 文章编号:0439-8114(2016)22-5987-05
DOI:10.14088/ki.issn0439-8114.2016.22.064
Thinking on Budget Management of Agricultural Science Programs
WANG Gui-chun1a,CHEN Wei1b,GAO Yu-qing2
(1a. Institute of Agricultural Economics & Information; 1b. Institute of Food Crops, Hubei Academy of Agricultural Sciences,Wuhan 430064,China; 2. Xiangyang Vacational and Technical College, Xiangyang 441021,Hubei,China)
Abstract: Through analyzing the existing problems during enforcement of agricultural science programs, and combined with the characteristics of scientific research, the necessity of agricultural research institutes for strengthening program budget management was proposed, and some operational and referential suggestions for implementation were put forward.
Key words: agricultural science programs;budget management;budget planning;budget enforcement;performance management
科研项目预算管理是项目围绕预算目标而展开的一系列内部管理活动,主要包括预算管理的指导思想、编制,以及对预算进行审核,审核后的预算调整,预算制定完成后的执行、分析和评价等[1]。实行科研项目预算管理的目的在于合理安排资源,降低项目风险,为完成科研项目的目标创造条件。科研项目的预算管理可分为3个环节,即预算编制、预算执行和预算监督。项目经费管理贯穿预算管理的全过程,是规范农业科研项目预算管理的重要依据。如今,国家对项目预算管理愈来愈规范,随意编制预算或预算编制不准确会对以后的科研活动经费开支产生较大的影响,而且项目审计时也会存在预算不准确、超预算、超范围开支等财务风险。编制好项目预算、严格执行经费预算、建立预算考核评价体系不但可以确保科研活动的各项经费开支需求,而且对科研活动的开展也会起到很好的促进作用。
1 农业科研项目预算管理存在的问题
中国于2003年首次提出财政体制改革要“深化部门预算、国库集中收付、政府采购和收支两条线”,这对规范农业科研事业单位的项目管理起到了积极的作用。但由于农业科研兼具农业、科研、事业单位三种管理类型的特点,其项目预算管理仍存在诸如预算经费执行进度缓慢、预算支出与实际支出结构不符、预算执行过程缺乏全面监控等问题。
1.1 预算经费执行进度缓慢
一方面国家对农业科研的财政投入逐年增加,另一方面农业科研机构财政结余资金有增无减,造成国家投入的大量财政资金沉淀,不能及时发挥效益,浪费了宝贵的资源。以湖北省农业科学院某作物研究所为例,2010年财政资金预算执行进度为75%,未达到湖北财政平均预算执行进度。财政项目预算资金执行进度低的原因主要有客观和主观两个方面。客观因素:财政预算资金不能及时到位,致使科研项目无法按预算进度执行。2011年全所科研专项收入为2 427万元,年初部门预算项目财政资金仅为421万元,财政通过预算追加形式下达的资金高达562万元,占全年项目财政拨款金额的57%。如国家自然科学基金、国家重点实验室专项经费、现代农业产业技术体系专项资金、农业部资源观测站经费等国家财政对农业科研机构的专项投入,年初未列入项目承担单位部门预算,而是以预算变动或者追加预算的形式下达,财政指标先通过国库支付网拨付到湖北省财政厅,再由财政厅拨付到预算执行单位,财政指标挂网时间一般为第三季度的7-8月,使得年末专项资金大量结余,预算执行效率大打折扣。主观因素:有些单位的项目具体执行人在观念上轻视了项目执行、项目效率的重要性,并在规范意识上也存在一定的误区[2]。有些单位各部门主动参与预算管理的积极性不高,片面地认为这只是财务部门的工作。预算执行过程中,支出审批不严,随意增加或者改变资金用途,这在基建项目和科研项目中比较普遍,从而导致项目无法按预算执行,造成财政资金浪费或闲置。
1.2 预算编制与实际支出不相符
编制的预算不能真实反映科研项目的实施成本,很多科研人员对项目所需的资金并没有做出合理的预估,导致项目在任务完成后,资金有大量结余,或项目后期阶段的资金短缺,违规挤占其他项目经费。通常情况下在项目执行过程中发生的与科研活动直接相关的费用,例如设备费、材料费、燃油动力费等科目是清晰可的;但与此同时,为保障科研项目顺利进行,还有一部分间接费用发挥着重要作用,比如项目承担单位提供了仪器设备及房屋,消耗了水电、公用耕地等资源,以及对流动工作人员的补助支出等科目,很多项目负责人都没有纳入预算支出。所以,当实际费用发生时,有的项目负责人将费用列支到其他项目开支,有的项目负责人将费用列支到本项目的其他科目开支,还有的项目负责人开支根本不受预算约束,为了完成目标不计成本。
值得注意的是有些项目负责人反映,由于农业科研的特殊性,科研经费预算中使用的科目与科研支出采用的会计核算科目存在一定的差异,也就是说科研项目预算明细科目与会计核算明细科目无法完全地匹配,在一定程度上也影响了预算的编制和经费的使用。
1.3 预算执行缺乏全面监控
目前,农业科技研究方面的资金一般都分为横向和纵向两个渠道。纵向项目科研经费是指国家农业主管部门及湖北省级行业机构向科研团队提供的资金以及一些相关的设备,还有自己所在科研所提供的资金支持。如国家自然科学基金、公益性行业(农业)科研专项、农业科技重大专项、国家科技支撑计划等科研项目经费。横向项目科研经费是指农业科研单位与社会其他部门及企业之间进行科研合作、科研咨询或科研成果转让所获得的科研经费。对于纵向科研经费,国家主管部门、湖北省级主管部门根据资助的类别,分别制定了各自的科研项目经费管理办法,对科研经费的开支范围、预算编制审批、预算执行、监督检查等方面做出了明确规定,并且项目实施单位必须通过项目验收和项目审计这一关。而横向科研项目经费的管理相对而言则比较粗放,没有具体的管理办法,支出的合理性难以界定,这就造成了纵向、横向项目科研经费之间的相互挤占、挪用现象的发生,导致项目的管理者不能及时掌握项目的进程,更加无法获取科研资金的收入跟支出的方向[3]。
2 预算管理存在问题的原因分析
2.1 制度原因
2.1.1 管理制度“滞后” 预算管理是科研项目管理的重要组成部分。目前科研项目管理中执行的各种经费管理办法,大部分都是几年前针对传统科研管理模式制定的,办法过于笼统,相关制度协调性不够,在执行过程中可操作性不强,遇到特殊情况不能妥善解决,科研工作易被延误。由于各种农作物生产受自然条件影响较大,有季节性强、生产周期长等特点,且具有不确定性,导致农业抗风险能力比较弱。农业科研过程中的不确定性、风险性和其他领域相比偏高。所以,在对农业科技的研究方面,要重新考虑对实验场所、方法、规模等的控制,需要在真实情况的基础上选取最有利于研究的方案,尤其在资金预算的方面要考虑到位,根据实际情况作出合理的改进。但项目预算的调整是一个漫长的过程,需要经过申报调整的单位向上级主管部门申请,再由上级主管部门向省级财政部门申报,省级财政部门经过讨论研究才能批复,这期间所需要的时间之长、流程之复杂,远远超出农业科研所能承受的范围。
2.1.2 科研管理职能划分缺乏沟通交流 一般来说,科研经费只要被确定或者资金已经到位之后,就不能随意地改变使用的方向。但就目前的很多项目来说,并不能达到这样的效果,很多科技管理人员都没有对经费做合理的规划,甚至有些闭门造车,不与财务部门沟通,随意支配经费,最终导致出现经费使用与预算不符的问题。要解决此类问题的发生,相关的科研部门就要与财务部门协调好,将自己的预算和详细的收支所需全部交由财务部门进行统筹。这样可以避免在项目执行的过程中或者完成之后产生矛盾,影响最终的汇总。
2.1.3 经费预算编制与项目管理之间脱节 计划的支出不合理,项目的款项没有明确到位,相关人员缺乏专业的知识或没有详细的调查预测等导致预算的构成相当的混乱。
一般来说,项目审批部门对于科研机构申请的项目是否有配套资金没有硬性规定,因此申请资格的队伍是否可以获得支持,跟它本身有无配套资金联系不大,经常会出现各种资金混在一起使用的状况,给项目的推进带来了极大的不便,甚至会给科研院所或团队留下污点,失去专家的信任,对未来的发展不利。
2.2 人为因素
2.2.1 科研人员因素 从农业科研项目的申报到项目的执行,再到项目的验收,科研人员扮演着极其重要的角色。在项目预算的编制阶段,大多数的科研人员都没有财务方面的专业知识,且对这部分的知识接触较少,因此如果仅仅由他们编制科研经费的预算,就会出现很多的问题,不能够有效地将科研跟财务联系在一起。在预算编制过程中没有严谨的理论知识作为保障,对经费的划分不合理,或者不愿意在Y金匮乏的状况下寻求多方面的合作与帮助,导致在执行的过程中会出现经费不足、账目混乱的情况,极大地影响科研项目的执行[4]。
在进行预算统计时,需要说明各种费用的用途以及测算理由。但就目前的情况来看,科研人员几乎不能在计划的文字阐释方面给出详细的报告,并且投入的精力较少,有很多的科研人员觉得模糊的依据可以获得更多资金,这种侥幸心理是有极大危害的,在评定一个项目的时候,专家对预算的统计往往非常重视,不重视预算编制的后果会直接影响科研工作的产出和效益的评定,同时也可能难以获得资金支持。
2.2.2 财务人员因素 目前,农业科研项目预算内容和要求不断细化,对项目预算编制专业化提出了更高要求,仅靠科研人员编制高质量的项目预算越来越难,现有财务人员的专业素质跟不上项目预算执行的要求。因此,财务人员要主动地将农业科研项目经费的财务管理延伸到申报的项目之中,这会对之后的项目执行有较大的帮助。但现在科研单位普遍存在财务管理队伍力量不足现象,在限制了财务人员主动参与的积极性的同时,也严重制约了科研项目的执行、发展。以湖北省农业科学院某研究所为例,2011-2013年,每年执行的专项在10项以上,加上其他的项目经费,每年的项目经费达2 000多万元,科研团队近十个,而财务人员只有3人,要统管全所事业费及专项经费的核算及管理,因此财务人员较少地参与每个农业科研项目预算编制的实质性工作。他们在项目中扮演的角色主要是掌握资金的合理性和有效性,相反地,科研人员关注的是怎样获得更多的资金支持以完成科研项目,财务人员和科研人员对预算编制的关注点不完全一致,所以前期的编制过程需要两者之间进行协调。
3 提高湖北省农业科研项目预算管理水平的措施
3.1 完善科研项目预算管理制度
目前,湖北省农业科研单位执行的预算管理制度大多数形成于20世纪初期,比如《国家自然科学基金项目经费管理办法》是2002年的,科研项目经费的开支标准是符合当时管理需求的。而近几年来,科学研究事业突飞猛进,科研经费数量也已大幅上升,但科研经费的管理制度仍然执行多年之前的标准,已经严重脱离实际,难以适应快速发展的科研事业要求。科学研究是一个不断探索发现的过程,不断出现新的内容和新的支出项目时,科研预算管理制度也应该随之发展,预算执行也应该随着科学研究的不断深入而提高水平,相应的法律法规也需要随之不断完善。
另外,在预算编制、预算执行及预算监管等方面都需要做相应的调整:①为了加强预算外资金管理,关注项目的预期支出,实行全口径预算,应将财政拨款收入、预算外收入全部纳入预算管理,使预算能全面反映所属单位预算内外收支状况[5],进一步加强对财政支出的监管力度;②细化预算编制流程,强调预算编制的审议和批准。科研项目预算的编制应由项目负责人牵头,汇集科研、财务、科技管理人员,分析往年类似科研项目执行情况,按照国家政策对科研项目预算编制的有关要求,共同完成项目预算编制;③制定科学合理、符合实际的项目支出定额标准。提高预算管理的精细化水平,尽量将预算控制在合理的范围之类,将支出限制在一定条件之下,将监督和管理控制在具体条例之上;④针对某些特殊情形,如自然灾害、疫情等,采用灵活的管理方式,可由科研人员申请资金垫付,以确保项目研究能正常进行。与其他行业科研活动有所不同,农业科学研究工作具有季节性强、周期长、抗风险能力低等特点,就目前农业科研项目出现的进度与资金严重脱节的难题,需要及时向相关部门反映以得到解决。由于目前项目立项审批工作流程较长,最好尽早申请科研项目的资金申报材料,以防止出现难以预料的状况而影响到科研活动的开展。同时,根据科研经费在具体实施过程中出现的问题,需要对农业科研项目的多变性和规律性进行分析,根据以往经验提前预测和规划,为项目预算和支出留出充分的变通空间,使得农业科研工作能够顺利完成[6]。
3.2 注重项目预算的执行和管理
在农业科研项目的实施过程中,一定要按照批准的预算和相关规定,安排项目的具体事项。①根据项目需要熟悉掌握职能分布,提高人的工作能力,有选择性地筛选一些有能力的工作人员掌握项目的进程,安排具体事宜,同时对科研人员进行专门的指导,确保每一个参与人员都了解项目的实施状况,明白自己的工作要求和预期效果,从宏观上认清项目的实质。预算资金的管理主要表现在项目资金的流动和应用上,可分为资金核查和专款专用两种,制定明晰的规章制度对项目之间的资金相互挤占进行区分,避免互相干预。②在政府审计、社会审计和单位内部审计的多重审计模式下,重视项目执行中期检查,分析存在的问题,并及时处理。项目开支不能超过项目的前期预算,需要遵循前期的预算内容,不能够超出或者产生预算列表中不存在的项目。③增强各部门之间的交流,根据具体安排,向有关人员询问,保证农业科研项目进展得更加顺利,财务状况透明、公开。④完善财务报表及相关资料的管理。项目实施过程中记录的账目支出对今后的项目审核和参考具有重要意义。它直接表现出农业科研项目进展的大致过程和总体的质量水平。因而,需要在项目开展之前重点关注基础项目,不断充实和完善财务数据,确保财务数据的准确、真实、全面,并主动向审计部门提供财务数据。
要求对财政预算资金安排项目的执行过程实施追踪问效,将各类目标细化,在年中进行项目跟进,项目结束后对实现的成果进行最终的审核和评价工作。项目执行的好坏与项目预算的组织管理密切相关,如果组织管理得当,预算执行就能事半功倍,若组织管理混乱,预算执行效果会打折扣,所以它在项目管理中起着关乎全局的作用[7]。做好项目预算的实施管理工作的重点是划分部门工作职责,设立专项项目小组。业务部门的职责是执行并监督项目进展状况,在项目实施之前提出制定项目实施计划;辅助编制项目预算;安排项目实施步骤和具体工作内容,主持项目验收等。财务部门负责科研项目预算和资金监管,搭建和管理项目库,提出项目申报建议;根据相关资金管理准则办理项目资金申请和核算,对项目资金使用情况进行监督等。预算项目执行按照统一领导、分级管理、各司其职的管理模式,由各部门分工协作,分别实施管理。
3.3 提高项目预算的资金管理水平
①掌握科研项目预算的使用状况。全面规划资金使用状况,制定具体的资金流动和支出的计划,切实贯彻下去并严格执行,保证资金的使用价值,动态管理资金流动,涉及部分执行度不够、进度缓慢的农业科研项目,分析影响因素,适时调整。②运用专门的软件管理预算经费。对每个农业科研项目经费实行全程跟踪管理,从项目申报到立项、项目执行,再到项目结题,科研人员和财务人员可以通过软件随时查看经费使用状况,了解经费去向,有利于项目各个阶段的目标实现[8]。③改革科研项目结余资金监管机制,严格控制资金流动。在编制项目预算时首先考虑的因素是结余资金,应考虑如何提高结余资金的利用率,细化结余资金的使用条款,控制结余资金的使用领域、投入方向、基本条件以及具体程序,实现结余资金的有效性、真实性和规范性[9]。制定科研项目结余资金监管的激励模式,在不影响调研项目实施的质量下,通过将结余资金部分奖励给课题小组的负责人和工作优秀的科研工作者的方式,来提高他们工作的积极性,促进整个项目快速有效地完成[10]。同时,规范科研人员的行为,树立节约意识,杜绝出现浪费资金的状况。当预算资金与实际支出存在矛盾时,应该将结余资金全部投入课题组,鼓励科研人员在向有关部门申请资金的同时控制资金的支出,最大化地发挥项目资金的作用。
3.4 提高人员素质,强化预算管理理念
科研人员的自身素质对科研项目的执行有着重要影响。农业科研人员需树立全局观念,要认识到预算不是最终目的,而是实现对资源的合理配置。同时科研人员应具有科学规划的意识和财务管理观念,在进行科学研究的同时也应该了解和学习基本的财务知识,便于与财务人员共同编制预算。科研人员应主动向财务人员和科技管理人员提供科研项目的实施计划,征求他们的对项目管理的意见和建议。除此之外,还应该强化资金规划和管理的意识,按照具体规章执行资金报销流程。报销不仅需要项目负责人签字,还需要项目依托单位财务负责人签字,规范报销手续,加强内部控制。项目负责人应该时刻提醒自己,项目实施时需要把握自由性和限制性的关系,在法律法规的范围之内充分利用项目实施的自主性,严格控制经费支出和记录。
财务人员除了要进一步规范会计基础工作,也需要了解科研项目的内容,主动参与到科研项目预算的编制中,财务人员与项目负责人、科技管理人员应共同参加项目预算编制,建立一个资源共享平台;在项目执行过程中,对于出现的问题及时反馈给项目执行人员,提出合理化建议,这样既符合预算管理制度的要求,又符合研究工作实际。
3.5 实行项目预算绩效评价制度
对项目进行绩效评价是为了评估项目经费使用的有效性,绩效包括社会效益和经济效益,是对预算目标实现效果的评价,也是科研单位获得下一年度预算的主要参考依据。预算绩效评价是事前、事中、事后相结合的评价体系,预算的编制时期与未来活动的预计开支等有着密切关系,需要考虑多方面因素进行综合分析,预算的实施过程必须严格控制实际与计划工作之间的差距,宏观掌控项目的进展,这样才能使得效率提升并达到理想效果,从实施过程中可以看出整个项目的进展状况和预算使用状况;项目验收过程一般为对预算工作的总结和评价,可将结论作为下一轮决策的基础[11]。
为此提出以下建议:①将预算绩效评价与中国预算管理改革紧密结合,有利于提高预算编制的质量和执行力度,更利于项目完成目标。突出政支出效率,对科研项目管理的思路和方式进行重新设计,改变传统的强调过程管理、辅之以绩效考评的方式,转变为以绩效目标考核和验收为重点,辅之以过程管理的模式,将更为科学和人性化。②在农业科研项目中实施预算管理,对科研人员和财务人员提出更高的要求。首先,科研人员应该具备一定的财务理论知识,与财务人员合作,能在编制预算时以项目绩效为依据,把资金使用和项目研究取得的成果联系起来;其次,在项目执行过程中,科研人员与财务人员保持良好的沟通,让财务人员能清楚地掌握项目的执行进度和经费使用情况。③对项目的管理模式进行改革,采用更灵活的方式来应对可能存在的突发状况。例如对各类支出不再对照预算的固化管理,应根据业务实际需要和科研项目周期,在可控范围内授权项目负责人自主调控。
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关键词:
事业单位;科学研究;科研项目;预算管理
近年来,国家明确提出实施创新驱动发展战略,以财政资金支持促进科研创新,科学事业单位在资金方面有了强有力的保障,但是在科研项目经费预算管理方面却出现了一些新问题。
一、科学事业单位科研项目经费预算管理中存在的问题
对于科学事业单位来说,科研项目经费预算管理是其经费管理的重要环节之一,对提高科研项目经费使用效益具有重要意义。然而,当前科学事业单位在科研项目经费预算管理过程中仍存在不少问题,主要包括以下几个方面:
(一)制度不健全、缺乏统一有效的管理。长期以来,财政部门对各专项资金均要求有专项资金管理办法,与此相对应,各科研项目均应有一套适合项目本身的管理制度,以明确经费的使用方向、结构和目的。随着科研事业的不断发展,科研资金的体量不断增大,一些项目管理办法的要求就显得过于宽泛,导致经常出现一些与科学研究不相关、不必要的开支,究其原因是因为缺少一套适时健全的管理制度。管理制度缺乏可操作性,管理便无章可循、无法可依,缺乏统一有效的管理,将使科研项目经费出现滥用与浪费。
(二)科研项目经费预算的编制不科学。在科研项目中,经费的使用需要接受监督、审计和决算,而这一系列经费过程管理的基础就是科研项目经费预算。为了提升经费预算编制的科学性,对经费的使用范围、使用目的和使用标准进行规范非常重要。目前,我国绝大多数科学事业单位对科研项目经费的管理均由项目负责人或项目组组长负责,其掌控着从预算到执行各个阶段全过程的管理。然而由此衍生的问题是,项目负责人虽说是其研究领域的专家,却往往缺乏财务管理知识,难以应对科研项目经费预算执行过程中遇到的各式各样的问题。另一方面,项目组组长或项目负责人,对科研项目经费预算的严肃性和重要性也存在认识不足的问题,在编制预算的过程中,很少以消耗指标和基础数据进行测算与编制,多数情况下仅凭经验估计,难以客观反映科研项目的支出需求,使得科研项目经费预算大多形同虚设。除此之外,科研项目的不确定性也决定了其与市场产品等生产性项目的成本预算不同,无法准确估计项目的研究周期与经费消耗。在项目进展过程中,可能需要多种方法才能保证项目研究的顺利开展,这就决定了科研项目经费预算的不确定性与个体差异性,在经费执行过程中也会导致出现偏差。
(三)科研项目经费预算执行过程中管理不善。将经费支配权交给项目组组长,从主观层面上放松了科学事业单位对科研项目经费的监督和管理。通常情况下,科学事业单位都会制定自身的财务管理规章制度,但是多数科学事业单位在经费管理方面,其规章制度不能完全满足可操作性的要求,或者在经费支出管理方面缺乏考核办法和监督机制,无法真正发挥制度的约束作用。此外,单位财务管理人员和项目组在科研项目经费管理上也缺乏有效的交流和沟通。单位财务管理人员对科研项目及其预算内容并不熟悉,经常出现比如经费报销时,机械地按照财务规章制度监督经费的使用情况,但与项目实际情况并不相符,难以将经费支出与预算完全对应,经常在事后才发现脱节的问题等。
(四)对资产管理重视程度不够。科学事业单位的资产包括有形资产和无形资产两部分,这两部分不仅是科学事业单位开展科研工作的基础,也是对其科研实力进行衡量的重要标准。科学事业单位的资产管理流程包括资产形成、资产支配、资产处置等,在各环节都存在问题,比如在资产购置之前,没有对其进行统一规划,从而产生重复购置等问题;或者由于科学事业单位的资产大部分来自财政拨款,属于非偿还性资金,因此导致科学事业单位在购置资产时,缺乏长远规划,仅考虑眼前一时之需,而且部分仪器设备仅有极少数科研人员懂得操作使用,一旦这些科研人员离岗离职,这部分仪器设备就如废铜烂铁般堆放在实验室,导致资产的使用效率极为低下;不少资产直接归属项目组管理,项目组画地为牢、轻视资产管理,导致出现小而全、重复购置等现象愈演愈烈。
(五)财务管理人员没有足够的参与科研项目经费管理的意识。在科研项目经费管理上,单位财务管理人员片面地认为,科研项目经费是项目组争取来的,因此经费管理也是项目组的事情,经费开支、预算编制与决算均由项目组负责,超支或结余经费由项目组掌握,科研项目经费管理水平与单位财务管理人员无直接关系。财务管理人员在经费管理方面的参与度不足,且参与意识较差,造成了科学事业单位科研项目经费预算管理中责任意识缺失的重要问题。
(六)内部审计的作用有限。维护国家财经法规、准确执行财会制度是科学事业单位的重要管理内容,科学事业单位的内部审计监督发挥着不可替代的作用。内部审计监督可以发现单位在资产管理方面存在的种种缺陷,为了减少直至杜绝国有资产流失,促使其使用效率得以提升,应通过内部审计及时发现漏洞,及时填补,做到未雨绸缪。不过,现阶段的科学事业单位对内部审计并不重视,一些单位甚至没有设立独立的内部审计机构,而设立内部审计机构的单位,也无法充分发挥内部审计的作用,内部审计独立性仍然较差。
二、科学事业单位科研项目经费预算管理对策
从对以上问题的梳理中不难发现,当前科学事业单位科研项目经费预算管理仍存在不少问题亟待解决。为了提高科学事业单位科研项目经费预算管理水平,充分发挥科研项目经费预算管理的作用,确保科研项目工作的顺利开展,应从以下几方面着手:
(一)科学编制科研项目经费预算。科研项目负责人应充分认识到科研项目经费预算管理的重要性,增强科研项目经费管理法律意识,对单位的科研人员、项目管理人员和财务管理人员等定期开展培训,提高科研人员对科研项目经费预算管理的重视,同时提高科研人员编制经费预算的水平。在科研项目经费预算编制过程中,不可避免地会遇到一些问题,比如预算标准不科学、计划期制定不合理、执行考核评价不规范和可比性较差等。因此,在项目需求方面,相关管理人员应当准确把握,保证预算支出的合理性和可行性。同时,还要规范预算管理方法,提高预算编制的科学性。在科研项目经费预算执行过程中,在充分保证预算刚性的条件下,要对其作出一定的动态调整,从而形成动态科研项目经费预算管理机制,提升预算的准确性,不但能满足科研项目经费管理的需要,也能节省财政资金的消耗。
(二)健全科研项目经费预算管理制度。为了提高科学事业单位科研项目经费预算管理水平,科学事业单位的管理者要具有经济管理和防范财务风险的意识,将科研项目经费管理作为单位管理的重中之重,列入日常管理规划。为了提高管理水平,应建立健全与科研项目经费预算管理相关的制度。在制度的建立过程中,应综合考虑单位情况,保证科研项目经费预算管理制度与国家法律法规不冲突,且具有较强的可操作性和可行性,可以使管理人员遵章进行管理,并起到相互制约、制衡的作用。科研项目经费预算管理制度应确保可执行性,按照管理制度,单位财务管理人员可根据科研项目经费预算批复书、财务制度要求,对项目支出进行监督管理,及时发现支出管理中存在的问题。同时,根据科研项目经费预算规划,单位财务管理人员可监督控制科研项目经费的使用进度,实现科研项目经费预算管理与会计核算相结合,管理功能与预算执行相结合,避免发生偏差,提升经费使用效益。
1.科学编制科研项目经费预算。在科研项目经费管理过程中,科学地编制经费预算发挥着重要作用,这也是科研项目经费管理制度形成的基础。为了妥善解决科研项目与经费管理程序脱节的问题,在立项时,应规范和加强科研项目经费预算管理,为经费使用确立依据,保证科研项目经费管理有章可循。根据国家相关规定,科研管理部门应以课题指南确定科研项目的立项方向,并按照项目申报条件与规定严格审查,指导项目负责人填写项目申请书,清晰、完整地表达出项目思路:第一,从专业角度,项目组需合理设定项目任务与目标,按照历史数据分析科学假定环境、限制因素,合理确定项目基本预算;第二,根据国家法律规定,单位管理部门和财务部门应从财务角度,为科研项目提出有价值的管理建议,尤其是项目支出预算中的支出类别、控制额度,并充分考虑预算的专业性,严格科研项目经费预算的审查。
2.对科研项目经费预算的规范调整。确定科研项目经费预算后,应根据批准文件执行,不得随意调整或追加预算。但随着主、客观条件的变化,为了保证预算的可操作性,需要对科研项目经费预算做出规范合理的调整。科研项目经费预算调整是经费管理的重要环节,需建立规范的调整审批制度和程序,并健全分类申报、审核和定期研究制度。严格审查经费超过一定金额的项目,从源头上防止出现经费申请混乱的状况。健全经费使用计划和决算制度,使科研项目经费使用做到计划性、科学性。与此同时,还要建立科研项目经费决算制度,加强制度执行的监督管理,并公开支出明细,通过公开的形式,确保科研项目经费使用的规范性和合法性,也能够起到引导和威慑的作用。
(三)充分发掘科学事业单位资产的功能。首先,科学事业单位为了提高资产管理效率,应树立和加强资产管理意识,通过整体规划所购置资产,提升资产使用的合理性;改革现行的管理体制,以项目组具体的实际情况为标准,构建完善的资产共享平台,实现统一管理,避免重复购买资产。其次,充分发掘单位现有资产潜力,最大程度上发挥现有资产功能,提高资产使用效率,也是避免资产重构的有效措施之一。此外,还需要建立相关制度,比如资产使用制度、维护制度和报废制度,严格监督制度执行情况,安排专人负责监督检查,人员调离或离职时,及时办理交接手续,保证单位资产不闲置、不流失。
(四)加强对科研项目经费的管理。科学研究是科学事业单位一切工作的中心,为了确保科学研究的顺利推进,需要做好单位的各项管理工作。而在管理工作中,科研项目经费管理显得尤为重要,通过对科研项目经费的有效管理,可以为科学研究提供支撑,让科研人员创造出更多的新科技和新产品。为了提高科研项目经费管理的有效性,单位管理人员应增强管理意识,提升参与意识,主动参与到科研项目经费管理中去,了解和掌握科研项目经费的使用范围、开支明细等,监督管理经费的使用,确保一分一厘都用在科研项目上,而不挪作他用。
三、建立一套科学有效的项目绩效评价制度
根据科学事业单位的实际情况,建立一套科学有效的项目绩效评价制度,将定性评价与定量评价相结合,将经费投入和效益分析相结合,按照投入产出原理,科学评估项目绩效目标。同时,根据应用研究、基础研究等,制定可实现的绩效考核目标,为提高科研项目经费使用效益保驾护航。
作者:杨晓红 谭舒海 王君豪 单位:广东工业大学
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科研项目涉及专业广泛,自然科学、人文社科领域的科研工作具有各自的专业特色,因此科研项目全面预算组织体系要以项目主持人为核心,以项目承担单位法人为责任人,由校领导和各专业专家组成预算管理委员会代行法人监督权利;要成立由科研机构、财务机构共同组成的专门管理机构或设置专门人员自申报项目之初至项目结题对经费预算进行全过程指导、跟踪与管理;学校各二级学院、物资采购部门、图书馆、实验室、人事部门适时介入,在不同的专业领域范围内提供服务支撑,相互协调,互为补充,共同参与科研预算管理。
(二)编制体系全面规范
科学研究的过程与结果不可控制,科学实验与现场调研的实施有时会偏离原始的研究技术路线,使得项目经费支出具有一定的不可预测性,因此,科研预算的编制需要科目规范、项目齐全、科学分摊。科研预算编制体系依据预算编制流程分为前期准备、预算编制、汇总平衡和预算审批。全额编制预算不仅要对项目直接需求的设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费等直接费进行准确预测,更重要的是要对无法在直接费中列支的由任务承担单位提供的仪器设备及房屋、水电气暖消耗进行全面核算,并对上级管理费用、科研人员绩效支出等间接成本科学制定提取比例。
(三)执行体系严格管理
财政拨款的科研项目多具有较强的政策性,开具虚假发票、订立虚假合同、违规发放劳务费等行为均被视为违规或违法,因此科研预算执行体系中,财务部门要通过限额控制对科研经费进行精细化管理,确保票据的相关性、真实性和合理性,使科研经费列支与预算相符。
(四)调控体系相互制约
科研项目研究周期长,通常为一到三年,因此需要建立全面预算调控体系对预算成本进行差额分析,编制执行报告,加强项目审计,实行项目预警,严格按照规定进行预算调整。科研预算调控体系中要加强校内专家,审计部门、项目主管部门聘请的预算评审专家,中期检查专家,结项巡视机构等内部与外部专家和机构对科研预算执行状况的监督管理,各方相互制约,在项目全寿命周期内对预算的编制、执行、调整与决算进行全方位的调节与控制。
(五)考评体系公开透明
科学研究是一项创新性的工作,预算考评体系在强化经费决算与绩效考评的同时,结合科研创新程度对预算执行、财务管理情况、会计信息质量等各方面进行财务评价,综合评价预算执行与调整,做到决算公开、考评公正,将考评结果向各相关方公示,为预算管理专门人员提升预算指导能力、项目主持人提高预算编制水平、财务部门改进预算执行管理、科研部门进行绩效奖励、项目主管部门调整预算额度提供宝贵的参考依据。
二、当前高校财政拨款科研经费预算管理存在的问题
(一)各部门间缺乏沟通协调
科研经费预算管理通常规定财务处负责科研经费使用过程中的财务管理与核算,科研处、财务处、审计处负责监督,但是在实际执行过程中,由于管理组织形式松散使得在预算编制阶段只有科研处负责盖章,缺乏财务部门和其他相关部门共同参与、指导预算直接费与间接费的编制,预算编制审查流于形式。在预算执行阶段,只有财务部门负责经费支出管理,科研处不跟踪经费使用的合理性及有效性,财务部门对科研经费与项目进度是否一致、是否属于合理开支无法作出正确的判断;在决算阶段,结余经费管理和考评结果使用缺少在科研部门、财务部门、人事部门间有效沟通,使得决算没有充分发挥应有的管理职能。此外,在整个管理过程中,二级学院、审计部门以及专家的作用通常被弱化,科研项目相关部门之间缺乏沟通与协调,造成预算不准确,科研资源不能充分有效利用。
(二)预算编制不科学
首先,科研经费预算编制过程中,项目申请人不需要上报详尽准确的总体经费预算方案,承担单位没有编制预算定额标准,项目主持人对直接费包含内容的理解存在偏差,因此直接成本计算容易出现将日常办公耗材计入材料费、非野外考察使用的汽油费计入燃料动力费、外出参加会议发生的差旅费计入会议费、有工资收入人员的津贴计入劳务费等编制错误。其次,承担单位大多按照固定比例提取间接费和绩效支出,没有建立前期准备基础上的针对不同项目属性进行间接成本分摊的机制,也没有根据一线科研人员实际贡献公开、公正安排绩效支出。不科学的编制不利于资源节约与共享,也不利于激励校内人员进行科研创新活动。
(三)预算执行控制不力
高校科研项目负责人在预算范围内可以自主支配科研经费,但由于项目负责人财务知识不够专业,对经费管理办法不熟悉,在经费预算执行过程中经常会出现开据虚假采购合同、搭车购置小型办公设备、超标准支出劳务与咨询费用等随意和违规行为。财务部门报销的业务票据数额大,核算工作异常繁琐,对于票据相关性、真实性、合理性把关不严,未能严格执行预算调整程序。此外,审计部门对预算经费开支中期监管缺失,科研机构控制经费拨付与预算执行进度乏力,预算支出额度控制前松后紧,造成了经费管理者与使用者之间较大的矛盾,更无从谈及预算管理风险预警。
(四)激励机制不健全
高校科研项目管理不重视预算评价,项目经费结余管理不力,预算评价体系不健全,对于合理使用科研经费的课题组缺乏行之有效的奖励措施。很多高校片面重视激励教师获得科研项目,忽视了项目经费的过程控制和财务管理评价的作用,项目决算报告、科研经费绩效评价结果没有通过校园网等载体进行公示,没有在科研经费管理组织内部得到充分重视。科研决算与考核的激励作用不完善不利于通过考核激励提高科研资金的使用效率。
三、健全科研经费全面预算管理体系,提升科研支撑服务水平
构建全面预算管理体系是一个系统工程。全面预算组织体系在各相关部门之间实现了良好的沟通;编制体系使得预算编制更加科学合理,实现了承担单位科研资源共享;执行与调控体系对预算执行的监督与反馈能够在有效沟通的基础上保障科研人员在遵照各项支出预算额度的基础上履行项目进度;考评体系有利于充分体现科研人员的创造价值,调动科研积极性。
(一)健全预算组织体系,促进各部门有效沟通
健全预算组织体系要强化科研项目经费的法人责任制,以项目主持人为核心,集中科研管理、财务管理以及物资管理等相关人员优势力量共同组成专门科研经费管理机构,完善上层组织与基层组织,最终形成以项目主持人、预算管理办公室、预算管理委员会、项目主管部门为主体,校内二级学院、审计处、物资处、图书馆、实验室等各部门提供支撑服务,项目主管部门聘请预算评审专家、科研项目巡视机构进行外部监管的预算组织体系。上层组织通常是在学校领导层面构建的科研预算管理委员会,其职能包括负责审议确定预算目标、政策和程序;审定下达正式预算;根据需要调整、修订预算;制定预算控制和奖惩制度;仲裁有关预算冲突,以突出加强《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)强调的科研项目法人责任主体职责。完备的基层组织机构是科研经费预算管理充分有效开展的基础,通常应在科研预算管理委员会下设置由专门人员组成的科研预算管理办公室,实现预算编制、执行、监督、考核等全过程管理,加强各部门间有效沟通。项目主持人针对项目进度及项目需求认真编制项目直接费用需求表,执行预算,接受监督;科研部门、财务部门相互沟通,其他相关部门积极配合,完善预算管理办公室职能;财务部门做好经费执行报表,并配合审计部门、财政投资主管部门对经费支出及时监督、反馈,建立良好的沟通机制。对于国家级项目经费,应由科技处统一管理,财务处设专岗核算;省部级及以下的财政拨款项目经费,由院部管理并监督使用,由财务处核算。科研经费购置的资产属国有资产,国资处统一管理,合理安排已有设备在各课题组之间的流转,促进资源共享。
(二)设计预算编制体系,科学编制科研预算
预算编制体系按照流程划分为前期准备、预算编制、汇总平衡、预算审批等子体系。前期准备过程中,预算管理办公室应制定直接费模板、界定直接费的内涵,并会同图书馆、物资处、二级学院、实验室核清学校图书资料、固定资产、实验设备等科研共享资源,为科学合理编制间接费用预算、避免重复购置做好编制准备工作。预算编制时,应由项目主持人按项目需求拟定详尽的总体经费预算方案,再根据直接费模板填报直接费。直接费的计算应包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、会议费、差旅费、国际合作交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费以及其他费用11项。其中设备费用于购置或试制仪器设备、对现有仪器设备升级改造、租赁外单位设备,不得列支预算外设备、无入库手续设备、承担单位支撑条件的设备;材料费用于购买耗材、辅助材料的采购及运输、装卸、整理等费用,不得列支日常办公耗材;专项经费不得列支生产性材料、基建材料、大宗工业化原料;测试化验加工费用于支付给外单位的检验、测试、化验及加工等费用;燃料动力费用于支付可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用,无法单独计量的燃料动力费属于间接费用的开支范围,不能重复列支或分摊;会议费为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目而发生的会议费用,会议开支严格执行国家有关标准,参加外单位举办的会议应列支在差旅费;差旅费为开展实验、考察、调研、学术交流所发生的外埠差旅费、市内交通费用,应为课题组成员支出,严格执行差旅费报销标准;劳务费是支付给成员中没有工资性收入的相关人员和临时聘用人员的劳务性费用,支出标准参照地区薪酬水平;专家咨询费用于支付临时聘请的咨询专家的费用,发放标准参照咨询专家标准。间接费是补偿项目承担单位为项目实施所发生的间接成本和绩效支出,其计算应在充分的前期准备基础上,各相关处室共同研究进行间接费用分摊。应针对各项目的不同属性进行管理费用等间接成本分摊,同时结合一线科研人员实际贡献公开、公正安排绩效支出。财务管理部门对预算进行汇总平衡后上报预算管理委员会,经预算管理委员会专家进行预算审核后上报项目主管部门对预算进行审批。
(三)严格预算执行体系,加强经费调控机制
首先,建立预算执行体系需要对科研经费开支进行精细化管理,对各项费用及细分项目设置限额控制比例,严格把关票据相关性、真实性、合理性,杜绝假采购合同,不得搭车购置小型办公设备,严格控制招待费、礼品费、旅游费、个人消费、福利出访、超标准支出劳务与咨询费用,使科研经费列支符合预算编制。其次,在预算执行过程中,应加强预算成本费用差额分析,通过比较成本和分析费用结构,在建立有效的沟通机制的基础上按照“五可调”、“六不增”、“一不动”的原则调整预算。即材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算经课题组申请,承担单位审批可以调整预算;设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算不增不减;间接费用不得调整。最后,对纵向科研项目编制季度报告、中期报告,加强审计,对超预算、支出不足或结构差异突出的项目进行预警,以便预算管理委员会能够实时控制项目经费预算执行情况。
随着科技体制改革的不断深化,科研项目绩效管理逐步渗透到项目的整个进程,而不是仅在“事后”开展工作,进一步强化了预算支出的权责和效率。目前,我国科研项目预算绩效管理仍存在体系不完善、绩效理念尚未牢固树立等问题。科研单位要推动科技事业发展,适应当前科研项目管理要求,改进预算绩效管理已经十分紧迫和必要。
一、科研项目预算绩效管理概述
科研项目预算绩效管理是以全过程预算绩效管理体系为基础,以提高项目支出效率和效果为方向,最终目标是促进科技成果产出。科研项目预算绩效管理体现的是科研经费的目标化管理。就现状而言,我国科研项目预算绩效管理工作仍处在不断探索和改进的阶段,在预算绩效评价指标的设定和考核等方面尚不完善。总体上,与公众期待的绩效管理成效还存在着一定的差距。
二、科研项目预算绩效管理存在的主要问题
(一)“绩效意识”不足,没有形成完整的绩效管理体系。由于绩效考核结果未纳入课题组或个人的奖惩范围之中,使得科研人员未形成一种积极、主动参与到绩效管理中来的意识。此外,绩效管理没有形成完整的体系,一些科研单位只是在项目的某一阶段采取绩效管理措施,难以保证项目每个环节合规、高效的运行。
(二)绩效考核指标设置不完善。总体来说,科研项目绩效管理设定的合规性指标较多,效果性指标较少,使绩效评价带有一定的主观性,且很少对绩效相关的财务和非财务信息进行较为全面的收集与分析,缺乏对科研项目绩效目标实现趋势和发展的长效关注。
(三)“项目库”信息化平台建设滞后。项目库信息化平台是保证预算绩效管理工作有效运行的技术基础和管理手段。部分科研单位整合了科研项目、财务、资产等多模块信息的共享数据库还未形成。信息化平台的不完善,一定程度上阻碍了科研人员掌握项目相关信息的准确性和及时性。
(四)绩效管理人员队伍素质有待提高。虽然绩效管理人员未直接创造经济价值,但是在项目资金合理、有效使用,促进科技成果产出等方面则起着重要作用。绩效管理人员不仅要了解预算管理的业务知识,还要熟知科研项目管理的规范和要求,需要“多面手”型的管理人才。
三、科研项目预算绩效考核优化策略
(一)建立以预算基础工作为根本,绩效管理为导向的预算绩效管理体系。通过预算绩效管理体系的建立实现绩效管理和预算管理之间的有机融合,将绩效这一管理概念融入到每一个科研项目管理环节,实现以目标为导向、科研为基础、预算为主线、绩效为核心的全过程预算绩效管理体系。体系要兼顾全局与重点、完善评估与考核,激励与约束并行。同时,借助信息化平台的计算、统计和分析等功能为整个预算绩效管理体系的高效运行服务。
(二)合理设置项目绩效指标。绩效指标应能够清晰反映预算资金的投入产出效果,立足实际,具有前瞻性,与项目拨付资金量相匹配,使指标具备可实现性,起到指引作用。设置指标时,建议以定量指标为主、定性指标为辅,增强考核的客观性、综合性。根据科研项目进展情况将绩效指标划分为初始指标、过程指标和终极指标三类一级指标,再层层分解至二级、三级明细指标,汇总形成一个完整的科研项目绩效指标体系表(见表1)。
(三)建立项目库信息化平台。项目库是对项目进行规范化、流程化管理的数据库系统,项目库中的所有项目均实行全周期滚动管理。高效的项目库信息化平台可以加快项目遴选、审核、反馈的速度,促进科研项目工作的顺利开展。具体来说,一个较为完善的项目库信息化平台应具备以下功能:(1)项目申报数据资料录入和上传功能,如:可行性分析等证明文件,方便用户操作。(2)根据项目所属领域、是否、横向或纵向等分别设置对应的数据模板,增强录入内容的准确性、完整性。(3)专家意见反馈和建议列表模块,帮助科研项目人员及时了解评审结果,完善项目管理。(4)项目数据信息的整合和预算执行的趋势分析功能,为预算绩效管理提供有力的数据支撑。(5)非财务信息接入功能,设置独立模块用于搜集项目相关的非财务信息。
(四)优化预算绩效考核方法,采用平衡计分卡进行项目绩效考核。根据科研项目的特点,将平衡计分卡四个维度的内容设定如下:(1)财务维度。包括项目资金的预算执行率、分年度预算计划完成度以及项目资金使用的合法、合规性检查等。(2)客户维度。根据科技成果对社会公众、科技发展产生的积极影响作为考核依据,可采用社会调查等方式进行。(3)内部业务流程维度。由内审部门对项目预算绩效管理全流程的内部控制有效性进行评价,形成内部控制报告。(4)学习和成长维度。考核预算期内项目人员参与绩效管理相关培训的情况,包括:培训课程数量、培训时长、情况等。
(五)引入第三方机构进行项目中期预算绩效评价和项目结题整体性评价,客观反映项目资金使用效果。第三方机构对绩效评价相关数据的真实性、准确性开展一系列核查工作,操作方式上可采取随机抽样,以保证选取样本的代表性。
(六)加强预算绩效管理人员队伍建设。科研单位可以定期举办科研项目管理相关的培训课程和竞赛活动,积极鼓励员工参与到项目绩效管理工作中来,不断丰富实践经验,提升绩效管理人员的专业素质。
(七)牢固树立绩效意识,建立绩效评价结果奖惩问责机制。科研单位要不断加强绩效管理的宣传工作,落实奖惩问责,使科研人员愿意主动参与到绩效管理工作中来。对于绩效评价良好的项目,给予项目人员一定的奖励。对于绩效评价不佳的项目,项目负责人应承担相应的监督管理责任,分析原因并制定改进方案。
四、结语
科研项目预算绩效管理的基础在“绩效意识”的确立,落实在“管理方法”的科学使用和“管理工具”的高效运用。科研单位应形成一个良性循环的项目预算绩效管理体系,依托高效、便捷的项目库信息化平台,增强绩效考核评价结果的应用,落实奖惩问责机制,使每一分钱都花出效益,实现卓越绩效。
参考文献:
[1] 王佳.预算绩效管理相关问题研究[J].财会通讯,2013(17)
一、研究背景
随着我国经济体制改革的不断深入,市场经济体制逐步完善,财务管理制度已经开始进入一个新的阶段。科研院所主要负责科研项目的研发、创新等工作,为我国经济建设、社会发展和国防科技等方面均提供重要的帮助。但是全面预算管理在科研院所,尤其是科研项目上并未进行成功的应用。因此,在科研项目中建立全面预算管理机制,对于加快推广科研项目,提升科研院所创新能力和科研项目经费使用效率,促进社会发展具有十分重要的作用。
二、全面预算管理理论概述
预算是指企业利用价值管理的方法对其未来一段时间生产经营活动所需的资源进行整合和预测,并利用数字将经营业务的预测数表示出来,为企业提供准确的预测标准和组织部门的沟通和协调。预算管理是企业对未来一段时期整体经营业务的总规划。
全面预算管理是以全面预算为基础,对企业内部各部门的财务或非财务资源进行分配、控制、调整和考评,以便企业及时调整生产经营活动,实现企业经营目标。全面预算管理是企业治理的重要内容之一,是企业对自身业务、资源、资金等进行全面整合的标准。
三、全面预算管理在科研项目中的必要性研究
科研院所的收入基本上是由各项财政或非财政补助组成,资金及其有限。为了使科研院所的各项资金能够发挥其自身的最大价值,达到资金使用效率最大化,科研项目应该建立完善的全面预算体系,对科研项目的资源进行合理配置,不仅需要对预算的过程进行严格的控制,还需要对预算结构进行考评,使全面预算管理能够更好地应用于科研项目。
(一)提升科研项目竞争能力
科研院所的资金大部分来自于财政补贴,预算在科研院所渐渐变成了一种形式,而非从科研项目的战略目标角度进行资源的合理配置。全面预算管理在我国科研院所得不到实质性应用的问题已经极大阻碍了科研项目的进程,打消科研院所人员对于科研的积极性。所以科研项目实施全面预算管理能够有效整合可以利用的资源,促进项目管理制度优化,强化科研院所对于其科研项目的配置能力,避免产生风险。
(二)完善全面预算管理过程,提升科研项目预算准确性
全面预算管理在科研院所的应用并不完善,科研院所对其科研项目的全面预算编制并没有结合其自身的实际情况,仅仅是一种形式。科研院所的全面预算不仅仅停留在编制预算上,而应将全面预算管理全程性的优势体现出来,使全面预算管理实施于科研项目的全过程,最终使全面预算的执行力和考评指标的准确性都大大提升。
(三)有效促进科研项目绩效考评机制
科研项目的支撑资金主要来源于政府财政和非财政补贴,此时资金使用的效率考评对于科研院所而言也是非常重要的。长久以来,科研项目绩效考评的标准并没有一个明确的界定,缺乏有力的依据,所以科研项目并没有行之有效的绩效考评机制。因此,科研项目可以以预算编制指标的完成程度作为绩效考核的标准,为科研项目的绩效考核机制提供有效依据。
总而言之,科研项目实施全面预算管理是科研院所加强自身资源配置效率,增强科研竞争力的必然趋势,其对于科研项目顺利的进行和科研院所健康的发展具有十分重要的作用。
四、全面预算管理在科研项目中应用的问题及对策
(一)全面预算管理在科研项目中应用的问题
1、预算观念薄弱
在我国,大多数科研院所并未制度完善的全面预算管理机制,所以对于其科研项目也不会有较为有效的财务预算体系。对于大多数科研院所缺乏有效预算体系的问题,究其原因主要是因为有些单位的管理者对于预算管理缺乏足够的重视。全面预算管理在科研项目的应用上往往流于表面,科研项目的资源使用并不能按照预算的编制执行。
2、预算编制质量较低
预算编制是一个较为严谨的过程,因为这关乎科研项目的进程。目前科研院所并没有设置完善的全面预算便便体系,财务人员主观因素对于预算编制仍然占据主要的位置,致使科研项目的预算编制并没有固定的标准。所以,科研项目的全面预算管理体制的建设是十分有必要的。
3、 缺乏监督控制机制
科研院所预算管理仍旧停留在简单、单薄的水平上,管理体制不健全,并且缺乏强有力的控制机制。
(二)完善全面预算管理在科研项目中应用的对策
针对上述问题,对于科研项目中全面预算管理的完善提出以下对策:
1、转变观念,提高对全面预算管理的重视
科研院所应加强对全面预算管理的重视,这不仅要求科研院所的管理者也要求科研人员转变观念,提升对全面预算管理的重视,加强对预算管理的宣传。
2、建立完善的预算管理机制
科研院所应根据自身运行机制和科研特点,建立与科研项目相关的全面预算管理机制,对预算的编制、执行、控制和考评过程都进行详细的规划,使科研项目的预算真正做到合理有效。
3、加强对全面预算管理的控制
科研院所应制定完善的内部管理控制机制,对科研项目的资金资源使用效率是否按照预算执行进行全方位的监督,真正对资金的使用做到有效地控制。
五、结束语
科研院所是我国地位较为特别的单位,全面预算管理在科研院所,尤其是科研项目上并未进行成功的应用。因此,在科研项目中建立全面预算管理机制,对于加快推广科研项目,提升科研院所创新能力和科研项目经费使用效率,促进经济社会的发展具有十分重要的作用。
科学合理的编制科研项目经费预算并对经费进行财务监管,是提升财政资金使用质量的重要措施。科研经费数额逐年的增多,这就给科研单位科研经费预算管理提出了更高的要求。科研项目的经费管理的难点是既要满足国家科研经费的财政管理制度,又要满足科研项目在实施过程中的不确定性和实际执行过程中的调整需求。所以健全与完善科研项目经费预算管理,促进科研单位的快速发展具有一定的紧迫性。
一、目前科研项目经费预算管理存在的问题
目前科研经费预算管理主要存在预算编制不确定性、预算执行的偏差大、预算绩效考核不完善等现象。其一,科研人员对财务管理的重视程度不够,对预算编制不重视,而是将重点放在技术方案以及课题研究上面。这样就使得项目预算的编报和实际情况不符,执行起来难度较大。同时预算在内容上对费用没有进行合理的分类,缺乏可操作性。其二,科研项目的申报时,财务部门的参与不够,项目经费的预算管理就跟不项目的进展情况,即使及时的编制项目经费预算管理,则也难以实施。其三,因为科研人员往往是某一领域专业性人才,往往在项目进行的过程中,缺乏动态的监控。这样就难以落实经费预算,最后直接导致决算与预算差异性较大。其四,预算的绩效不充分,绩效预算是对项目的经费使用效益进行考核的,绩效往往是进行下一年多或者相似项目预算的基础。但是从目前的情况来看,较多的科研项目经费并没有实施绩效预算,所以就不能为相似的项目或者下一年提供相应的参考。目前科研项目经费预算管理存在的这些问题,使得科研项目的预算难以落实。科研项目实施过程中,大量存在需要开支的费用没有预算额度,而有许多费用科目的预算难以达成。
二、科研项目预算管理的建议与对策
科研单位健全与完善项目经费预算管理的基础是完善预算的编制。解决目前科研项目预算编制存在的问题需要从完善科研经费预算编制制度、确定科学合理的预算编制原则和各科目的控制比例、科研项目在编制预算时实行动态控制出发,这样才能够使得预算的编制符合项目实际的特点,才具有较强的可执行性。
(一)完善科研经费预算编制体系
多维预算是做好公共支出预算管理工作的有效方法,所以需要以此为基础。多维度预算编制的要求、预测、申报、汇总、审核、批复、预算调整等内容需要严格的按照规程进行,这样才能够逐步的形成完善的科研经费预算编制体系。
(二)确定科学合理的预算编制原则和各科目的控制比例
项目预算需要紧贴研究的项目,即相关性原则。项目预算需要符合国家对科研经费管理的财政制度,即政策合规性。项目预算应该经济合理,尽可能的提升资金的使用效率,即经济合理性原则。最后需要确定项目的控制比例,例如人员费、测试费用、设备购置费需要比例合理。
(三)科研项目在预算执行时实行动态控制
科研项目在预算执行的时候实行动态控制,能够使得各科目预算均在合理范围内。例如:设备费用往往需要低于20%,公用经费需要控制在15%以内。在实施的过程中,需要注重指标管理,使得各项支出均符合预算,这样才能够提升资金的使用效率。
三、完善科研经费管理的几点建议
(一)强化预算管理
科研项目负责人在项目经费的管理中占有重要地位。只有科研项目负责人带头做好预算管理,这样才能够影响其他科研人员充分的重视到预算管理。科研单位需要聘请财务顾问对项目管理人员、科研人员、财务人员等进行培训,以此来提升全员的预算管理意识。在进行编制预算的过程中,需要研究项目预算编制中经常遇到的计划期如何确定、预算标准从何而来、预算执行如何评价、可比性如何确认等问题。同时,还需要加大财务人员的参与力度,科研人员应该与财务人员多沟通交流,一起对项目经费需求进行合理预测,在充分考虑各种费用支出的必要性、可行性的基础上,严格按照预算管理办法和财务管理的要求,只有这样才能编制出最佳的预算,才能保证科研事业的顺利进行。最后,需要严格的执行预算管理,按照国家政策和项目合同对经费使用的规定,督促和监督项目承担人按照编制执行预算,保障资金安全,降低财务风险。
(二)完善执行制度
完善执行制度是科研项目经费管理的重中之重,支出管理是项目经费管理的核心。支出管理需要控制经费支出范围,同时保证项目顺利进行。完善经费支出制度需要从以下几点出发,其一,单位领导对项目经费使用的重要性要有充分的认识,尽管项目经费是项目负责人申请的,但是不能将经费支出权限完全交给项目负责人,应该有财务人员的监管。其二,项目经费开支要严格控制,项目负责人报销项目经费要执行动态的费用总额控制和动态预警,有效控制不符合财务规定的随意报销的现象。需要完善科研经费的使用制度,保证科研项目从申报、审批、实施与验收的全过程都有财务动态控制,变财务管理由过去的事后管理为科研项目开展的事前、事中、事后的全过程动态管理。
(三)加强审计监督
在科研单位内部,审计机构是非常重要的监督机构。加强审计监督,就需要审计监督充分的发挥出审计职能。科研单位应该依据国家的财经法规和审计法规,建立内部审计规章制度,实现内部审计工作的规范化、制度化及法制化。以前的事后控制已经不能够达到控制的效果,所以需要改为事中控制,事后监督仅仅作为纠偏工作。行为发生前的预算和过程控制是科研单位审计监督的重要内容。事后监督不管如何及时、有效,其功效总是具有暂时性和滞后性,把监督环节提前到“事中”,其结果从弥补到预付,重在预付是科研单位审计工作的重点。审计人员应该主动与课题研究人员、财务人员进行沟通,审计人员在审计中查出问题,应当及时进行合规性调整。只有这样,加强审计监督,才能有效实现预算的落实。
四、结束语
科研项目经费在科研单位的财务管理过程中,预算到执行是经费管理的重点。但是目前科研项目的预算管理还存在较多的问题,这些问题的存在严重的影响了科研项目经费的合理使用,对科研单位的发展有着极大的影响。所以科研单位需要从科研项目经费的预算编制出发,然后强化预算管理、完善执行制度、加强审计监督三者并行,才能够保证科研经费的合理使用。加强科研项目经费的预算管理,能够实现科技资源的最优配置。
参考文献:
[1]沈婕.科研事业单位课题经费管理刍议[J].现代商业,2011
摘要:2016年6月1日总理主持国务院常务会议,确定完善中央财政科研项目资金管理的措施,更大激发科研人员创新创造活力。这些措施的一个重要特征就是权力下放,给科研院所和高校科研更大自。科技创新需要尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造,但这不意味着必须对财政资金的监管留有空白,因此,建立既可以M足科研人员对自的需求,又能够满足公众对财政资金更严格监管的需求的管理体系非常必要,文章旨在探讨能够融合两种需求的路径――即科研项目预算、财务和决算三位一体改革初探。
关键词:科研项目 预算 财务科研 项目决算
目前在科技创新领域存在两大矛盾,一是科学人员对科研项目和经费管理要求更大自,二是社会公众对公共财政资金要求更严格监管,这两大矛盾严重桎梏着我国科技创新的发展。特别是从2012年以来,国家对科研项目的三公经费、会议费、培训费和差旅费等的规定越来越严,科研人员对科研项目管理的诟病越来越多,科技创新积极性受到影响。如何在提高财政监管水平下解决两者之间的矛盾至关重要。本文将就传统的财政资金预算、财务或决算的某一点的监管转变为对预算、财务和决算整个系统的监管进行探讨。
一、科研项目管理中预算、财务、决算三位一体改革必要性
目前科研项目管理中的数据分三块,一是项目预算数据,二是项目财务数据,三是项目决算数据。
项目预算数据是科研人员根据初步试验设想估算出来的,但目前实际情况是项目预算成了项目验收的硬约束,而科研人员对预算调整等政策又不重视,因此很多项目在验收时遇到各种问题,甚至面临验收通不过的风险。项目预算是估算数,但最后演变成为项目管理或验收是否通过的标准,有失偏颇,所以科研人员意见较大。
项目财务数据是项目执行过程中最原始的、最客观的数据。因为财务核算就将经济活动真实准确、完整地加以反映,不允许人为任意改变,这是财务人员的底线,也是财务人员的职业操守。但目前财务数据的作用没有得到有效的利用和发挥,因此,如何将财务的客观性数据转化为项目科研活动的客观反映,值得深思。
项目决算数据是项目经费使用的真实反映,这个数据应该具有真实性、客观性的特征。但是目前的项目决算表一般是由项目组人员,或者由项目组聘请的会计师事务所编制的,决算表编制时也是以通过项目财务验收审查为目标,因此,具有较大的人为操作性。
项目预算数据、财务数据和决算数据这三块数据有密切的联系,也相互约束,但现实中这三块数据被分割管理:科研部门管理预算,甚至科研部门连预算也不管,只负责帮助项目组申请项目;财务部门管理财务数据;决算没有人管理,最后只有项目组自己或者委托会计师事务所提供这部分数据。因此如何建立这三块数据的相互联系和相互制约关系,并在联系和制约的关系中体现监管理念非常必要。
二、建立科研项目管理信息系统
(一)科研项目管理信息系统
科研项目管理信息系统是科研项目承担单位将项目预算管理、财务管理、决算管理融为一体的科研项目经费管理系统。它通过对科研项目预算提前设定、优化财务日常报销过程,实现项目预算管理和财务管理的双约束,从而实现科研项目决算数据的自动输出。科研项目管理信息系统具体如下页图所示(内为科研项目管理信息系统)。
(二)科研项目管理信息系统构建步骤
1.对科研项目按照不同管理政策和方法分类。随着国家对科研项目的进一步整合,各类科研项目管理规定日趋一致,但是不同项目还是有不同的特点,为了更好地加强管理,需要将科研项目分为国家科技计划(专项、基金等)项目、地方项目和横向项目,其中国家科技计划可以分成基础前沿、公益性、市场导向项目、重大项目等;地方项目可以根据地方项目的管理情况再进行细分,也可以统一管理;横向项目不同于其他两类项目,资金使用更自由,所以需要单独管理。
对科研项目分类是科研项目管理信息系统精细化管理的基础,是科研项目管理信息系统后续工作的基础,也是提高科研项目管理水平的基础,因此,在科研项目管理信息系统建立之前进行梳理分类非常必要。
2.建立预算科目和会计科目之间的对应关系。科研项目管理信息系统的关键任务是建立项目预算科目和会计科目之间的对应关系,这种对应关系,关系到财务核算的准确性,也关系到项目决算数据的可靠性。因此,为了提高数据的可对比性和可对接性,减少多次加工数据的工作量,建议国家科技和财政等部门应加强沟通,颁发预算科目和会计科目之间对应关系的指导性意见。这既可以为国家科技管理信息系统的推行助力,也可以更加丰富国家科技管理信息系统的功能,更可以将我国科研项目管理水平推向更高层次,为以后财政科研资金的规划和配置提供更有价值的建议。
3.建立集预算约束、财务报销和决算报表生成于一体的信息系统。该信息系统以项目预算为起点,以预算科目与会计科目的对应关系为基础,实现科研项目经费的日常报销功能,最终自动生成项目决算报表。该系统将预算管理、财务管理融入到科研项目的日常财务报销过程中,科研人员在报销每一笔经费之前,系统先根据预算判断是否有预算、预算金额是否足够,这一步通过后才可以进行财务报销,这时财务的管理功能开始体现,比如支出是否合理合法、票据是否合规、手续附件等是否齐全等。科研项目管理信息系统将管理过程痕迹化、智能化,实现了项目的全局控制,节省了人力,使科研人员更专注于科研工作,财务人员更专注于财务管理工作,既提高了科研效率,又提高了管理效率,整体提高科研项目管理水平,提高财政资金的使用效率。
三、科研项目管理信息系统优势
(一)解决了科研项目决算编制的责任主体问题
系统中科研项目决算数据是根据科研项目预算数据和财务数据自动生成的,这样数据的最终责任主体就是科研单位,而不是科研单位某个部门,减少了单位内部推诿扯皮的现象。
(二)减少了科研项目决算数据的人为操作性
系统中科研项目的决算数据受到科研项目预算管理和财务管理的双重约束,由计算机系统自动生成,这样就降低了每个项目结题时人为操作决算数据的问题,大大提高了决算数据的真实性。
(三)减少了科研人员不必要的工作量,减轻了科研经费管理压力
科研项目管理信息系统建成后,科研人员在项目批复后只需关注科研实验活动和经费支出,不用再人工记录各个预算科目的预算数和支出数,也不用时不时到财务部门对账,项目从立项到项目预算、项目支出、直至项目结题所有的信息都在系统里完整呈现,而且这些基础信息可以加工成其需要的信息,减少了科研人员不必要的工作量,减轻了科研经费管理压力,同时,这些数据也可以为科研人员申请新课题提供参考。
(四)减少科研项目审计成本
目前科研项目结题审计,因为审计内容比较复杂,而且大部分是会计师事务所给科研单位出具决算数据,因此审计收费比较高。使用科研项目管理信息系统后,会计师事务所人员只需审计科研单位的预算科目和会计科目的对应公式,以及这些公式的合理性,并根据公式确定重点关注领域,科研项目决算也不需要会计师事务所编制,这样审计的工作内容和时间就会相应减少,审计收费也会相应降低,从而降低科研项目审计成本。
(五)整体提高科研项目管理水平
科研项目管理信息系统其实就是大数据,它提供的是基础数据,这些数据可以直接查看利用,也可以再加工分析,还可以与其他管理系统对接。通过整理和分析这些数据可以为科研项目管理提供更多有参考性的建议,进一步提高科研项目管理水平。J
研项目经费预算管理是对科研项目经费进行预算编制、预算执行、预算控制和预算考评等系列管理活动的总称,是科研项目经费管理的重要内容。建立与科研活动规律相适应的科研项目经费预算管理机制,强化科研项目经费预算管理,对遏制科研经费腐败、促进科研事业健康发展起着举足轻重的作用。
一、科研项目经费管理的内在要求――预算管理
科研项目经费预算根据项目研究目标和任务编制,具有一定的刚性和权威性,一经确定原则上不得随意调整。科研项目经费预算管理不仅是科研项目管理的自身需要,也是科研项目经费管理的内在要求,其作用主要表现在四个方面。
(一)明确和细化科研工作目标和任务
科研项目经费预算管理的起点是编制经费预算。编制科学合理的科研项目经费预算,需要将科研项目的总体目标和总任务分解、落实到各个研究阶段,明确项目研究周期内各个时期的具体研究目标和任务,以及实现目标所必需的实施途径和应采取的措施,并据此确定各个时期的费用开支项目和数额。通过预算编制,不仅更加清晰地反映科研项目实施的整体框架,而且也明确和细化了项目研究进程、各阶段应完成的研究任务以及预期发生的费用支出,确保研究计划目标明确,研究进度与经费支出相互对接,通过经费支出反映项目研究进程,敦促阶段性目标的实现,最终促成总目标的顺利实现。
(二)整体规划经费支出依据和标准
科研项目经费预算将科研计划与经费管理相融合,根据项目研究需要测算完成阶段性目标和总目标所需的各个支出项目,整体规划经费支出范围和标准,明确项目研究周期内各个阶段的经费支出细目及所需经费额度,并据此作为经费支出依据和标准,按照项目研究进度实施经费预算,使得项目研究过程中的各项费用支出有据可依,确保科研人员按计划、按规定使用项目经费。
(三)动态控制项目研究进程
科研项目经费预算管理通过对项目各个阶段的经费预算执行情况进行计量、对比,及时提供经费支出实际偏离预算的差异数额,通过经费使用进度了解项目研究进度,掌握项目研究实际进度与计划进度的偏差,分析原因并据此进行及时纠偏,实时调整项目研究方案,动态控制研究进程。通过经费预算执行情况动态监控与分析,实现对科研项目的实时、动态管理,促使各个阶段的工作符合实现项目总体目标的需要。
(四)有效考评项目绩效
科学合理的科研项目经费预算既是经费支出和控制项目研究进程的依据,也是对项目绩效进行考评的主要依据与重要标准。项目绩效考评包括过程性考评和终结性考评,过程性考评是项目实施过程中对阶段性目标和任务完成情况的考核与评价,终结性考评则是项目终结时对总目标与总任务完成情况的考核与评价。考评项目绩效时,将取得的科研成果数量、水平以及产出的社会经济效益与经费预算执行情况结合起来进行综合评估,依据评估结果奖优罚劣,促进科研项目经费合理、规范、有效使用,推进项目总体目标保质保量按时完成。
二、科研项目经费预算管理现状
(一)预算准确性差
当前,科研项目经费预算主要由科研人员编制,高校科研管理部门和财务管理部门极少参与预算编制工作。科研人员普遍缺乏对预算重要性和严肃性的认识,预算编制意识淡薄,预算编制常识匮乏,经费测算缺乏科学依据,往往仅凭经验估算或随意拼凑数字,经费支出预算与项目研究内容及进程脱节,经费预算严重脱离项目研究实际,预算编制不规范,经费支出结构安排不合理,预算准确性较差。
(二)预算执行不严
许多高校缺乏预算管理意识,经费预算流于形式,中途预算调整不向项目下达部门申请核批,经费报销不以项目立项时批复的预算为依据,不按照预算支出结构和额度使用经费,部分项目负责人用个人、家庭乃至他人的消费发票(如餐费、车票、汽油费、过路费、电话费等)套取科研项目经费,用学生的名义冒领劳务费,经费预算编制与执行出现两张皮,经费实际支出严重脱离批准的预算支出范围和标准,预算执行缺乏刚性。
(三)预算监控不力
高校科研管理部门和财务管理部门缺乏对科研项目经费进行监管的意识和意愿,科研项目经费管理往往以“宽”相待,日常报销审批不以经费预算为依据,除明显违规外,一般都给予报销,致使部分经费用于非原预算所列开支范围。此外,财务管理部门对科研项目经费支出数据很少进行定期收集和整理,平时无法知晓预算执行过程中各项支出是否偏离预算以及偏离是否属于正常,直至项目结题时才发现经费支出范围及额度与经费预算相距甚远。
(四)预算考评缺失
项目主管部门在组织项目结题验收时不重视经费预算执行实效,不对科研项目经费实际支出与预算是否相符进行考核,不对经费实际使用差异进行分析,没有将项目研究成果与预算执行情况结合起来进行综合评估,缺乏科研项目经费绩效考评奖惩机制。同时,忽视科研项目经费决算,缺失结余经费处置办法,结余经费往往由项目负责人自由支配使用,经费预算形同虚设,结余经费使用与管理放任自流。
(五)内部审计乏力
高校审计部门很少对科研项目经费进行专项审计,尤其缺少对科研项目经费的结题审计,经费预决算流于形式,导致经费支出与项目研究关联不大,真正直接用于课题研究的费用甚少,编制虚假预算套取项目经费、未经批准调整预算、擅自扩大开支范围、结题不结账等违法违规行为不能得以及时发现和纠正,科研项目经费管理、使用和绩效得不到有效的审计监督。
三、科研项目经费预算管理误区
(一)重项目立项,轻经费预算
项目立项数量和立项层次直接关系到高校科研工作绩效,是衡量高校科研实力和学术水平的重要依据。高校科研项目管理过程中普遍重视科研项目立项、轻视科研项目经费管理,编制经费预算更多是为了争取项目,怎么对申报有利就怎么编制经费预算,无论是项目负责人还是高校经费管理部门都没有认识到经费预算的严肃性和重要性,不仅经费预算的真实性、准确性和效益性得不到保障,而且致使预算批复后可执行性差。
(二)重经费支出,轻预算执行
经费支出与预算执行相互分离,项目负责人普遍认为经费是自己通过项目申报争取来的,只要保质保量按时完成项目研究任务,项目组就可以自行支配经费,主观上排斥学校经费管理部门对项目经费的管理和监督,项目经费预算书基本被搁置一旁,日常经费报销盲目随意,多个项目的经费混淆使用,重经费支出、轻预算执行的现象普遍存在。同时,高校科研管理部门承担科研项目管理责任,主要负责项目合同审查、项目中期检查和结项管理等工作,重点关注项目立项数量和层次;财务管理部门承担项目经费的财务管理责任,主要负责科研项目经费的财务管理、会计核算和结算报销等工作,重点关注票据的真实性、合法性。对于经费支出是否符合预算允许的开支范围和开支标准,基本处于无人管理状态。
(三)重项目结题,轻预算考评
项目不按时结题涉及到课题撤销、经费冻结和以后申报资格的取消,无论是高校科研管理部门还是项目负责人都高度重视项目的结题工作。但项目结题验收的重点往往放在项目任务完成情况的评审,缺少对项目经费开支差异进行分析,验收指标主要包括取得的技术成果、发表的论文、获得的专利授权、获奖以及研究成果被采纳情况等,极少结合经费预算执行情况对项目绩效进行考核评价,更没有对科研项目经费绩效进行奖惩,结题不结账成为常态。
(四)重经费额度,轻经费监管
经费额度是衡量高校科研学术水平和科技服务实力的重要依据,出于激发教师科研积极性、提升学校科研综合实力的需要,各地高校普遍存在重经费额度、轻经费监管的现象,高校科研项目管理的重心放在争取项目和经费额度上,思想上不重视科研项目经费的监督管理,对经费预算是否真实、经费是否按预算(合同)使用、预期经费效益是否达到、项目经费是否真正用于科研等情况缺乏应有的审计监督。
四、强化科研项目经费预算管理的对策
(一)强化预算意识,规范预算编制
提高预算意识是强化科研项目经费预算管理的基础。根据科研项目经费预算同时涉及科研领域和财务领域两方面知识的特点,加强对科研人员进行科研项目经费管理文件的宣传教育,开展经费预算知识普及活动,提高项目负责人的经费预算意识和预算编制能力,规范经费预算编制流程,科学合理地编制科研项目经费预算。编制科研项目经费预算的具体办法是:以项目研究内容、研究目标和技术路线为依据,将项目实施过程中所必需的费用都明确列入预算,并对各项费用的主要用途和测算依据进行详细分析,经反复讨论、调研测算、调整数据,根据科研项目经费管理政策要求和项目研究实际需要预算各个支出项目,科学、规范地编制经费预算,提高经费预算的规范性和准确性。
(二)加强预算审核,把好经费预算关
把好经费预算关是强化科研项目经费预算管理的前提。通过建立科研项目经费预算评审机制,对项目研究周期内各项费用组成内容及其开支标准的合理性、合法性和效用性进行评审,提高经费预算的精准性。具体办法是:成立预算工作领导小组,组建预算评审专家信息库,组织专家依据相关经费管理办法和项目任务及目标对预算的目标相关性、政策相符性和经济合理性进行审议和评价,找出存在的问题并督促其调整改进,不断提高预算编制质量,确保经费预算在符合经费管理相关政策要求的同时,既能满足项目研究工作实际需要,又能有效提高经费使用效益。
(三)增强预算执行意识,强化预算约束力
加强预算执行管理是强化科研项目经费预算管理的关键。通过严格执行科研项目经费预算控制制度,切实维护预算的严肃性和权威性,严格按照批复的预算支出范围使用经费,使每一项费用支出都有据可查,确保经费预算执行与批准的预算支出范围和经费额度保持一致,增强预算执行的刚性,强化预算约束力。具体办法是:经费报销审批严格以经费预算为依据,定期对科研项目经费预算执行情况进行计量、对比,及时提供实际偏离预算的差异数额,实时监控预算执行情况,确保经费支出的计划性和合理性。对超预算使用的科研项目经费,高校科研管理部门及时提醒项目负责人进行原因分析,因正常偏离确需调整项目预算的,协助项目负责人按规定程序向项目下达部门申请预算调整;对于非正常偏离的项目,要求项目负责人采取措施适当调整项目支出,及时改进经费使用状况,提高预算执行率,尽量使项目研究工作符合项目研究目标的需要。
(四)建立预算考评机制,发挥预算管理作用
开展预算考评是强化科研项目经费预算管理的推力。通过建立预算考评机制,对预算执行结果及其项目研究成果进行客观的考察和评价,按其优劣给予奖惩,一方面强化预算执行的重要性,另一方面增强预算对项目研究的指导作用,在合法、合理、有效使用科研项目经费的同时,确保项目研究进度和研究质量。具体办法是:以经费预算为基础,对预算执行情况进行全过程、全方位监管,加强预算执行分析,考评预算完成情况,分析经费使用差异,建立奖惩激励机制,促使项目负责人努力按照预算要求完成项目研究任务,顺利实现项目研究目标。同时,规范结余经费管理,制定结余经费处置办法,明确规定结余经费的归属和用途,规范结余经费支出,避免经费管理盲区,有效发挥预算管理作用,提高经费绩效。
(五)树立审计监督意识,加大经费审计力度
实施审计监督是强化科研项目经费预算管理的保障。通过加强对科研项目经费的审计监督,促进预算执行力的提高,确保科研项目经费有计划地合理、合规、有效使用,增强预算管理实效。具体办法是:项目主管部门加大对科研项目经费进行立项与结题审计,重点抓好预算编制和决算审计,强化经费预决算管理,努力提升预算管理水平,确保经费使用效益;高校则要转变理念,将科研项目经费纳入内部审计范围,审计部门全程介入预算编制与执行过程,强化项目经费的结题审计和效益分析,对重大科研项目或经费数额较大的项目实施跟踪审计,充分发挥内审监督作用。Z
一是财务人员与科技人员各自有不同的专业背景,并分属于不同的部门,科研人员与财务人员缺乏主动沟通。二是科研人员不了解项目经费管理的相关要求,财务人员不了解项目经费的实际需求二者难以沟通。三是缺乏两者沟通的平台和制度,导致二者难以对经费预算、使用进行及时沟通。
二、对策与措施
1.改变立项办法
公益性农业科研单位所承担的科研任务主要是为农民提供优良品种和先进适用技术,解决当地农业发展过程中的关键共性问题,所提供的科研产品都为公共产品。也正因为如此,各级财政都给予很大的支持,公益性农业科研单位所需的经常性经费都由财政供给,唯有其从事研究的经费必须通过竞争性科研项目获得。而现行的立项办法通常是由各科研院所、企业自行选题各自申报,立项单位组织专家评审,然后从中选择部分项目予以立项,而不是根据当地农业发展的要求由立项单位进行主动设计,连续支持。从而导致项目多、小、散,为项目而项目的现象比比皆是状况。这样的立项方法既不符合农业科研的特点,也给科研项目经费管理带来难度,更不利于科研项目经费使用的绩效提升。因此,应改变现有农业科研项目立项办法,实行主动设计,滚动支持的立项方法。采用这样的立项方法能有效改变目前项目多、小、散所带来的经费预算不准确、监督管理难的问题,提高财政资金的使用绩效。
2.实行动态预算管理
如前面所分析,农业科研项目由于受其周期长、内容多、变化大等因素影响,立项时一次预算难以做到准确。应改变现有的预算方法,将一次性预算改为动态预算。其具体做法是,项目总经费确定后,以年度预算为主,年度预算允许根据上年项目实施进展情况和当年的实际需要,对不同科目经费使用安排进行一定的调整。如,上年因自然灾害导致田间试验失利,则允许下年度预算时增加相应的试验费和下乡差旅费、交通费等。实行年度预算为主的动态预算管理,不仅符合财政部科技部《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》(财教2011)434号)文件的相关规定和财政部门的年度预算管理要求,而且能够提高项目经费预算的准确,便于项目经费使用的监督管理。
3.建立项目经费管理信息平台
利用现代信息技术在农业科研单位内部建立项目经费管理平台,将项目经费预算、执行全过程及时在平台上公布。这样做,一则能使科研人员随时掌握经费的使用情况,使之对经费使用进度与预算的相符性做到心中有数;二则能使项目领导、项目管理和财务管理人员对项目经费的使用进行动态监管;三则能有效解决项目经费预算执行过程中财务人员与课题组成员之间沟通脱节的问题。四则能有效避免项目经费用不完或不够用以及项目结束后再进行经费调账等问题。真正实现项目经费使用的过程管理。
年来,国家明确提出实施创新驱动发展战略,以财政资金支持促进科研创新,科学事业单位在资金方面有了强有力的保障,但是在科研项目经费预算管理方面却出现了一些新问题。
一、科学事业单位科研项目经费预算管理中存在的问题
对于科学事业单位来说,科研项目经费预算管理是其经费管理的重要环节之一,对提高科研项目经费使用效益具有重要意义。然而,当前科学事业单位在科研项目经费预算管理过程中仍存在不少问题,主要包括以下几个方面:
(一)制度不健全、缺乏统一有效的管理。长期以来,财政部门对各专项资金均要求有专项资金管理办法,与此相对应,各科研项目均应有一套适合项目本身的管理制度,以明确经费的使用方向、结构和目的。随着科研事业的不断发展,科研资金的体量不断增大,一些项目管理办法的要求就显得过于宽泛,导致经常出现一些与科学研究不相关、不必要的开支,究其原因是因为缺少一套适时健全的管理制度。管理制度缺乏可操作性,管理便无章可循、无法可依,缺乏统一有效的管理,将使科研项目经费出现滥用与浪费。
(二)科研项目经费预算的编制不科学。在科研项目中,经费的使用需要接受监督、审计和决算,而这一系列经费过程管理的基础就是科研项目经费预算。为了提升经费预算编制的科学性,对经费的使用范围、使用目的和使用标准进行规范非常重要。
目前,我国绝大多数科学事业单位对科研项目经费的管理均由项目负责人或项目组组长负责,其掌控着从预算到执行各个阶段全过程的管理。然而由此衍生的问题是,项目负责人虽说是其研究领域的专家,却往往缺乏财务管理知识,难以应对科研项目经费预算执行过程中遇到的各式各样的问题。另一方面,项目组组长或项目负责人,对科研项目经费预算的严肃性和重要性也存在认识不足的问题,在编制预算的过程中,很少以消耗指标和基础数据进行测算与编制,多数情况下仅凭经验估计,难以客观反映科研项目的支出需求,使得科研项目经费预算大多形同虚设。
除此之外,科研项目的不确定性也决定了其与市场产品等生产性项目的成本预算不同,无法准确估计项目的研究周期与经费消耗。在项目进展过程中,可能需要多种方法才能保证项目研究的顺利开展,这就决定了科研项目经费预算的不确定性与个体差异性,在经费执行过程中也会导致出现偏差。
(三)科研项目经费预算执行过程中管理不善。将经费支配权交给项目组组长,从主观层面上放松了科学事业单位对科研项目经费的监督和管理。通常情况下,科学事业单位都会制定自身的财务管理规章制度,但是多数科学事I单位在经费管理方面,其规章制度不能完全满足可操作性的要求,或者在经费支出管理方面缺乏考核办法和监督机制,无法真正发挥制度的约束作用。
此外,单位财务管理人员和项目组在科研项目经费管理上也缺乏有效的交流和沟通。单位财务管理人员对科研项目及其预算内容并不熟悉,经常出现比如经费报销时,机械地按照财务规章制度监督经费的使用情况,但与项目实际情况并不相符,难以将经费支出与预算完全对应,经常在事后才发现脱节的问题等。
(四)对资产管理重视程度不够。科学事业单位的资产包括有形资产和无形资产两部分,这两部分不仅是科学事业单位开展科研工作的基础,也是对其科研实力进行衡量的重要标准。科学事业单位的资产管理流程包括资产形成、资产支配、资产处置等,在各环节都存在问题,比如在资产购置之前,没有对其进行统一规划,从而产生重复购置等问题;或者由于科学事业单位的资产大部分来自财政拨款,属于非偿还性资金,因此导致科学事业单位在购置资产时,缺乏长远规划,仅考虑眼前一时之需,而且部分仪器设备仅有极少数科研人员懂得操作使用,一旦这些科研人员离岗离职,这部分仪器设备就如废铜烂铁般堆放在实验室,导致资产的使用效率极为低下;不少资产直接归属项目组管理,项目组画地为牢、轻视资产管理,导致出现小而全、重复购置等现象愈演愈烈。
(五)财务管理人员没有足够的参与科研项目经费管理的意识。在科研项目经费管理上,单位财务管理人员片面地认为,科研项目经费是项目组争取来的,因此经费管理也是项目组的事情,经费开支、预算编制与决算均由项目组负责,超支或结余经费由项目组掌握,科研项目经费管理水平与单位财务管理人员无直接关系。财务管理人员在经费管理方面的参与度不足,且参与意识较差,造成了科学事业单位科研项目经费预算管理中责任意识缺失的重要问题。
(六)内部审计的作用有限。维护国家财经法规、准确执行财会制度是科学事业单位的重要管理内容,科学事业单位的内部审计监督发挥着不可替代的作用。内部审计监督可以发现单位在资产管理方面存在的种种缺陷,为了减少直至杜绝国有资产流失,促使其使用效率得以提升,应通过内部审计及时发现漏洞,及时填补,做到未雨绸缪。不过,现阶段的科学事业单位对内部审计并不重视,一些单位甚至没有设立独立的内部审计机构,而设立内部审计机构的单位,也无法充分发挥内部审计的作用,内部审计独立性仍然较差。
二、科学事业单位科研项目经费预算管理对策
从对以上问题的梳理中不难发现,当前科学事业单位科研项目经费预算管理仍存在不少问题亟待解决。为了提高科学事业单位科研项目经费预算管理水平,充分发挥科研项目经费预算管理的作用,确保科研项目工作的顺利开展,应从以下几方面着手:
(一)科学编制科研项目经费预算。科研项目负责人应充分认识到科研项目经费预算管理的重要性,增强科研项目经费管理法律意识,对单位的科研人员、项目管理人员和财务管理人员等定期开展培训,提高科研人员对科研项目经费预算管理的重视,同时提高科研人员编制经费预算的水平。在科研项目经费预算编制过程中,不可避免地会遇到一些问题,比如预算标准不科学、计划期制定不合理、执行考核评价不规范和可比性较差等。因此,在项目需求方面,相关管理人员应当准确把握,保证预算支出的合理性和可行性。同时,还要规范预算管理方法,提高预算编制的科学性。在科研项目经费预算执行过程中,在充分保证预算刚性的条件下,要对其作出一定的动态调整,从而形成动态科研项目经费预算管理机制,提升预算的准确性,不但能满足科研项目经费管理的需要,也能节省财政资金的消耗。
(二)健全科研项目经费预算管理制度。为了提高科学事业单位科研项目经费预算管理水平,科学事业单位的管理者要具有经济管理和防范财务风险的意识,将科研项目经费管理作为单位管理的重中之重,列入日常管理规划。为了提高管理水平,应建立健全与科研项目经费预算管理相关的制度。在制度的建立过程中,应综合考虑单位情况,保证科研项目经费预算管理制度与国家法律法规不冲突,且具有较强的可操作性和可行性,可以使管理人员遵章进行管理,并起到相互制约、制衡的作用。科研项目经费预算管理制度应确保可执行性,按照管理制度,单位财务管理人员可根据科研项目经费预算批复书、财务制度要求,对项目支出进行监督管理,及时发现支出管理中存在的问题。同时,根据科研项目经费预算规划,单位财务管理人员可监督控制科研项目经费的使用进度,实现科研项目经费预算管理与会计核算相结合,管理功能与预算执行相结合,避免发生偏差,提升经费使用效益。
1.科学编制科研项目经费预算。在科研项目经费管理过程中,科学地编制经费预算发挥着重要作用,这也是科研项目经费管理制度形成的基础。为了妥善解决科研项目与经费管理程序脱节的问题,在立项时,应规范和加强科研项目经费预算管理,为经费使用确立依据,保证科研项目经费管理有章可循。根据国家相关规定,科研管理部门应以课题指南确定科研项目的立项方向,并按照项目申报条件与规定严格审查,指导项目负责人填写项目申请书,清晰、完整地表达出项目思路:第一,从专业角度,项目组需合理设定项目任务与目标,按照历史数据分析科学假定环境、限制因素,合理确定项目基本预算;第二,根据国家法律规定,单位管理部门和财务部门应从财务角度,为科研项目提出有价值的管理建议,尤其是项目支出预算中的支出类别、控制额度,并充分考虑预算的专业性,严格科研项目经费预算的审查。
2.对科研项目经费预算的规范调整。确定科研项目经费预算后,应根据批准文件执行,不得随意调整或追加预算。但随着主、客观条件的变化,为了保证预算的可操作性,需要对科研项目经费预算做出规范合理的调整。科研项目经费预算调整是经费管理的重要环节,需建立规范的调整审批制度和程序,并健全分类申报、审核和定期研究制度。严格审查经费超过一定金额的项目,从源头上防止出现经费申请混乱的状况。健全经费使用计划和决算制度,使科研项目经费使用做到计划性、科学性。与此同时,还要建立科研项目经费决算制度,加强制度执行的监督管理,并公开支出明细,通过公开的形式,确保科研目经费使用的规范性和合法性,也能够起到引导和威慑的作用。
(三)充分发掘科学事业单位资产的功能。首先,科学事业单位为了提高资产管理效率,应树立和加强资产管理意识,通过整体规划所购置资产,提升资产使用的合理性;改革现行的管理体制,以项目组具体的实际情况为标准,构建完善的资产共享平台,实现统一管理,避免重复购买资产。其次,充分发掘单位现有资产潜力,最大程度上发挥现有资产功能,提高资产使用效率,也是避免资产重构的有效措施之一。此外,还需要建立相关制度,比如资产使用制度、维护制度和报废制度,严格监督制度执行情况,安排专人负责监督检查,人员调离或离职时,及时办理交接手续,保证单位资产不闲置、不流失。
(四)加强对科研项目经费的管理。科学研究是科学事业单位一切工作的中心,为了确保科学研究的顺利推进,需要做好单位的各项管理工作。而在管理工作中,科研项目经费管理显得尤为重要,通过对科研项目经费的有效管理,可以为科学研究提供支撑,让科研人员创造出更多的新科技和新产品。
为了提高科研项目经费管理的有效性,单位管理人员应增强管理意识,提升参与意识,主动参与到科研项目经费管理中去,了解和掌握科研项目经费的使用范围、开支明细等,监督管理经费的使用,确保一分一厘都用在科研项目上,而不挪作他用。
三、建立一套科学有效的项目绩效评价制度
根据科学事业单位的实际情况,建立一套科学有效的项目绩效评价制度,将定性评价与定量评价相结合,将经费投入和效益分析相结合,按照投入产出原理,科学评估项目绩效目标。同时,根据应用研究、基础研究等,制定可实现的绩效考核目标,为提高科研项目经费使用效益保驾护航。S
参考文献:
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固定资产投资项目预算管理是科研院所重要的资产项目,在资产总额中占有较高的比重,已经成为了科研院所日常工作的重中之重。科研院所要想不断提升自身的经济竞争力,获取较高的利润空间,就必须要加强固定资产投资项目预算管理建设,确保科研院所各项业务活动的顺利进行。
一、科研院所固定资产投资项目预算管理中存在的不足之处
(一)对投资项目管理的重视程度不够,缺少充分的专业化规范化管理
1.由于受到“重视购置、忽视管理”的影响,固定资产的相关管理人员缺少较强的管理观念,科研院所在固定资产购置过程中,各项相关制度较为完善,但是购置以后,由于单位内部缺少完善的固定资产管理制度,管理机制的约束力不强,而且科研院所在现行的固定资产管理制度中权责关系比较混乱,固定资产的实物使用部门在固定资产管理中并没有提出明确的要求和规定,进而不利于科研院所固定资产投资项目中后续工作的进行。2.现阶段,一些科研机构过于注重科研经费的使用,缺少对于科研项目预算管理较强的管理意识,一些科研机构大都由科技、财务等职能部门构成,主要掌管科研项目预算管理,但是由于科研项目容易受到多种方面的限制,大大超出了职能管理人员的专业范围,相关管理人员很难全面掌握预算管理的细微之处,进而与科研项目预算专业化、规范化目标的实现甚远。
(二)缺少较为科学的预算编制,预算执行难以落实
1.科研项目预算管理涉及范围比较广泛,有着诸多繁琐小事,一定程度上很难全面兼顾科研项目预算编制、执行与决算等全过程。在预算编制过程中,科研院所的相关科研人员缺少对科研项目经费预算的正确态度,存在着认为预算编制是为了实现立项目标的心理误区,并没有对科研经费进行深入分析。2.在预算执行过程中,也没有严格按照批复管理和控制预算进行,经常盲目、随意地进行预算的调整,资金用途经常被随意改变。而且相关科研人员缺少与财务部门保持密切的来往、协作,严重造成了预算结果与科研项目所需经费的差距,对科研项目预算管理造成了一定的阻碍。
(三)固定资产使用和科研项目经费预算的监管并不到位
在科研院所固定资产投资项目中,固定资产对外投资、出租、报废、处置等环节管理较不规范,比如一些单位资产处置比较盲目,并没有严格按照审批程序来进行,财务部门与固定资产管理部门缺乏有效地沟通。单位在固定资产配置完成以后,也没有对其使用情况进行实时追踪,大大导致了国有资产的大量流失与浪费。同时,在科研投资项目经费管理工作中,严重缺少对于平时经费的预算、支出的执行力度,进行项目验收时,科研项目的控制作用没有得到相应的体现,经费预算较为形同虚设,一定程度上造成了科研经费擅自挪用、行为,与国家科研经费立项目标严重背离。
二、科研院所固定资产投资项目预算管理的具体建议
(一)提高对固定资产管理的重视程度,设置预算专职管理人员
1.要树立科研人员良好的资产效益观念,要提高对固定资产投资项目的重视程度,固定资产管理工作是科研院所管理工作的重要环节之一,要保证全员高度的参与度,积极构建科研院所固定资产管理网络,设置专门的固定资产使用保管部门实物管理部门,确保固定资产实物管理的完整无损,对全单位资产进行全方位、多角度的管理。所以财务人员、资产管理人员要做好固定资产台账工作,了解生产技术设备,要做到全面掌握资产使用情况,进而推动固定资产投资项目工作的正常进行。2.针对于科研项目预算管理而言,需要相关技术部门与其他部门保持密切的联系,保证高度的参与度。科研机构要统一领导预算管理工作,要形成以职能管理为主、科研配合为辅的工作格局,制定分工明确的权责机制。选择专业的预算专职人员,做好技术研发工作的追踪与审查工作,推动科研机构预算管理专业化、规范化目标的实现。
(二)实施科研项目经费预算精细化管理模式,落实好预算执行
1.在科研经费申报过程中,科研单位必须要保证对项目的立项申报高度重视,细化科研经费预算申报、批准程序,对于项目金额较大的国家级、省级等重大投资项目来说,科研项目负责人要结合课题研究的实际情况,制定切实可行的总体预算方案,相关专家委员会要及时对申报项目预算进行论证。而且财务人员要与投资项目负责人保持密切的配合,不断细化各个项目投资预算支出科目的具体内容,详细计算每一笔支出数据,做好数据信息的收集与整理工作,满足预算编制精细化的实际需求。2、同时,在科研经费核算过程中,要充分考虑自身单位财务系统特征,将经费预算科目与财务系统的会计科目充分结合在一起,为相关会计报表的直接取数提供相应的便利,还能够使财务人员掌握好预算各个支出科目的具体使用金额,保证后期项目验收与预算绩效考核的顺利实施。预算专职人员要科研项目预算编制中扮演着相应的协助角色,遵守相关法律法规,编制出科学合理的项目预算。在预算执行中,预算专职人员要充分发挥出自身的检查职能,掌握好预算支出的变动情况,确保批复预算、财务制度合理合规支出各项费用。
(三)加大科研项目全面的监管力度,完善职称考评制度
1.要想充分实现科研项目经费效益目标,要建立起全面地监督体系,进一步强化对经费全过程的管理,要对自身行业、主管部门进行科研项目经费的监督与管理,确保每一笔经费都能从财务部门支出,财务部门必须要充分掌握科研经费的具体使用情况,进而有效提升科研经费的使用效率。与此同时,要根据科研项目预算的实际需求来进行各项开支的报销,合理配置科研资产,避免超标开支现象的发生,严厉打击项目经费相互挪用与挤占现象。进一步强化项目成本核算,实施绩效考评机制,确保经费使用效率的稳步提升。2.职称考评制度与科研项目管理工作的联系是紧密联系、密不可分的,可以加强人才的优化配置,充分调动科研管理人员工作的积极性、主动性。科研人员要积极成立职称考评委员会,做到最客观公正的考评。对于科研管理人员而言,要将科研项目立项情况、管理制度建设、后期推广应用等指标纳入到系统考评中,为科研管理人员营造良好的发展空间,进而推动科研项目管理工作的顺利进行。作为科研院所的财务人员和预算管理人员来说,应该深入到固定资产投资项目的一线,熟悉业务,打破界限,掌握项目的管理程序,以便于预算指标批复和调整工作的正常进行。3.除此之外,要将预算管理与考核评估相结合。在科研院所项目投资预算管理中,还必须要配备相应的考核制度,使预算管理更具规范性、标准性。将预算管理完成与执行情况共同纳入到现代院所评价指标体系中,做到事前有要求、事中有监督,事后有考评。通过加强考核,将预算管理工作加以严格的落实,进而确保院所整体运行效率的稳步提升。
三、结束语
综上所述,加强科研院所固定资产投资项目预算管理建设是十分必要的,能够有效提升科研院所的经济效益与社会效益,对科研研所的整体发展产生了极其深远的影响。因此,科研人员要提高对固定资产管理的重视程度,实施精细化预算模式,加大对科研项目的监管力度,规范科研经费的使用,加快投资项目预算管理进程,并且要实施考核评估机制,增强相关人员在预算管理建设中的积极性与主动性,进而促进科研院校又好、又快地发展。
作者:韩悦 单位:中国航天动力所
参考文献: