档案管理的意义大全11篇

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学校档案管理是学校教育管理工作的重要组成部分，包含了学校发展进程中的各类资料，是学校开展各项评估工作，衡量学校管理水平及教育质量的重要依据。当前信息化时代下，学校档案信息日渐增多，而学校档案管理工作本身较为繁杂细致，不仅需要注入满腔的热情，科学的态度，而且需要积极优化工作的方式方法，有效加强学校档案管理，以应对现实发展的需要。

一、加强学校档案管理的意义

作为教育事业的重要组成部分，学校档案记载了学校的发展历史及教育教学工作的进程，承载着学校演变过程中的重要信息资源及教育教学成果，是学校教学水平的重要体现，切实维护了党和国家的历史面貌。加强学校档案管理工作，并充分予以充分有效地利用，对学校教学科研工作的顺利开展及教育事业的发展有着极为重要的意义。学校档案中的教育资料信息能为教师开展教学工作及教学科研提供有益的借鉴，充分地体现出档案的价值，为教育工作者研究改进、提高教育事业提供宝贵的历史资料。加强学校档案管理并有效分析，能帮助学校领导全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，不断总结学校形象建设的成效，从而能够迅速、高效地为教育科研以及学校的各项工作提供优质的服务。学校档案是学校文化的重要组成部分，拥有科学文化的历史属性，是全校师生智慧的结晶，其中对学校优秀传统、先进教师学生事迹、好人好事等相关记录，折射出厚重的学校人文精神，与学校文化建设息息相关，加强学校档案管理，不仅能充分发挥出其人文导向作用，传承学校的人文经验成果，而且能促就学校文化，彰显出产生较大的凝聚作用、激励作用、约束作用及辐射作用，造就积极向上，高昂奋发的学校文化氛围，形成学校特有的无形的行为准则，推动学校文化不断发展，发挥出辐射育人的作用，为学校教育管理提供真实可靠的历史依据及经验，从而促进学校整体发展。

二、加强学校档案管理的策略

（一）健全制度

根据档案工作的有关规定及要求，健全学校档案管理的制度，完善档案工作各项制度，是规范档案管理并做好学校档案管理工作的重要保障。一是应根据现行档案管理的有关规定，规范资料收集制度，收集档案资料是进行档案管理的首要步骤，应予以足够地重视，档案管理人员从教师、学校工作人员、学生手中全面地收集与学校教学、科研、运营管理、人事调动等方面的资料，将资料进行针对性地选择整理之后，归纳入库。健全档案收集制度，保证档案资料收集的有效性和及时性，而学校日常工作人员也应将新资料及时交由档案管理人员归档。二是根据档案管理的有关规定及学校实际，建立科学的学校档案管理归档制度，明确归档的范围，在制度中详细规定需要归入档案的资料，确保所入档的资料能明确反映学校的教育教学管理活动及工作，以一定的归档价值为学校的今后工作提供重要依据和参考。资料归档后，根据要求完善其后期鉴定、整理工作，将档案资料进行分类，可分成教育、教学、科研、行政、人事、财务等几大部分，将档案资料归入到各个分类之下，保证每个档案具有历史性及延续性，档案之间是既相互独立，又相互呼应的关系。与此同时，根据需要编制学校档案分类方案及保管期限表，使档案工作实现有章可循，有效保证档案的质量。此外，还应定期鉴定档案，对重要档案进行重点关注及特别保存，对没有价值的档案，经仔细审核后，予以销毁处理。通过健全档案管理各项制度，规范学校档案的收集、归档、立卷、分类、保管、利用等各项流程，保证学校档案管理工作的顺利开展。

（二）细化档案管理工作内容

学校档案管理工作记录学校的发展过程，涉及面广，内容繁多，环节甚多，因而细化档案管理工作内容，能使档案管理有条不紊地开展。一是对教学科研文件形成和积累进行有效管理，学校档案管理并非孤立存在的，而是与教学各项活动紧密联系，因而在档案管理中，应将教学档案、计划管理、课题管理和成果管理有机地结合起来，保证教研材料的形成环节、积累环节、鉴定环节、督促环节、整理环节、验收环节等得以同步开展。二是充分开发并利用教学档案，将学校档案的信息资源进行资源共享，为广大教师及学生做好教学、科研的辅助工作，满足学校教育管理的需要，为教学管理业务部门、教师教学、领导处理、学生管理提供第一手的资料及有益依据，以促进教学质量的提高，保证教研工作及学生管理工作的顺利开展。为提升学校档案的利用效果，学校档案室可与教务处、科研处等各部门紧密联系，及时了解、掌握并跟踪学校重大的教学科研活动，开展针对性的服务，并定期向广大师生公布与学校教育教学科研有关的档案资料目录信息，不仅大大节约了使用者时间及精力， 而且有效提高了档案资源的利用率。三是在坚持收集并整理档案资料的基础上，积极分析教育教学管理对档案工作的要求，开展教学编研。例如，编研与教学科研有关的档案参考资料，从而为学校师生提供更为全面，系统的档案信息，服务于教学科研工作；或是将本校的观摩课、公开课等教案汇编成专题汇集，充分发挥其教育价值，或是将教师的教学方法及经验编辑成为教学法编研材料，利于教师进行教学经验的交流，提升教育教学的效果，选编一些优秀教师简介，或是本校优秀毕业生简介，提高学校的社会知名度，利于学校教育。通过细化档案管理工作内容，以加强并提升学校档案管理的成效。

（三）推进电子档案的应用

随着科技的不断深入发展，现代化网络信息技术的不断普及，电子档案在各行各业中发展起来，并成为企事业单位档案管理的主要模式。作为由计算机保存的信息资料的电子档案，相比纸质档案不仅提高了档案储存管理的效率与时间，而且还节省了大量的纸张资源。但是我学校的档案管理水平依然落后，管理效率也十分低，推进学校电子档案的应用是当前必须面对的一个任务。首先要改变档案管理思想，电子档案是信息社会高度发达的产物，是当今社会档案管理的主要模式。对于学校档案管理部门，必须改变自身的档案管理思想，不断加强自我学习，联系一些在电子档案管理技术方面比较成熟的大学，进行参观学习，切实感受电子档案为档案管理工作所带来非常大的作用，才能实现把电子档案引入自身的工作模式中，同时引进他们电子档案管理一些技术。其次增加硬件设备的投入。有了观念的及时更近，还需要硬件设备的投入，硬件设备是最终实现电子档案得以实现的基础，校方可在完全分析档案管理部门申请意见的基础条件上，拿出部分资金购买相关硬件设备。对于资金比较困难学校，可向社会求助，比如邀请一些企业进行赞助，以帮助学校构建起电子档案管理环境。最后积极更新软件系统。软件系统作为不断提升电子档案管理的方式方法，对学校的管理有非常大的帮助，需要学校完全分析自身规模、学生数量和档案管理工作需求状况，要积极定期对软件系统进行更新。

【参考文献】

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Key words: building engineering; archives; management

中图分类号：G271文献标识码： 文章编号:

一、建筑工程档案管理的意义

在工程建筑过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建筑工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建筑、施工各方对建筑工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。 二、档案管理的要点分析

1.建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证。

首先是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2.明确档案资料管理的范围和要求

2.1建筑工程档案资料管理的范围

建筑工程建筑项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建筑过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。2.2档案资料管理的要求 一是工程档案工作应与工程建筑同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。2、强化档案人员的业务培训

从事建筑工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与建筑工程相关的一些专业类别档案。 因此，为达到建筑工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解建筑工程建筑工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建筑离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办工程档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建筑单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建筑项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建筑日新月异，对工程档案的管理也必须与城市建筑相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。

4.建立健全施工质量管理文件。

项目进场之初，项目部应根据本项目的特点，结合公司有关管理制度，选择和补充各种质量管理和办法，保证公司的质量管理体系得到有效贯彻。对于项目质量管理活动的施工记录、检验、试验等质量保证资料实行标准化管理，并对所用的涉及人员进行交底，确保所有工序能正确记录，及时形成资料。质理管理部门负责有关项目进场之初，质量管理部门负责有关质量方面的法律、法规、规范、标准的识别和有效性控制，根据公司工程管理部门提供的现行技术规范一览表、法律法规清单、交通部和交通厅文件、公司质量管理制度，编制项目部的质量管理文件清单，以便指导项目施工。5、做好施工质量照片、录音、录像（光盘）资料的归档工作

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二、高校人事档案管理工作中存在的问题

（一）高校人事档案管理工作的重要性难以体现出来

长时间以来，高校人事干部都只是注重高校的学习和建设工作，对高校的人事档案管理工作往往采取忽略的态度，再加上人事档案管理工作的资金不足，人事档案工作自然就不全面，工作漏洞频出。高校管理层对人事档案管理工作的忽视，从而致使人事档案管理工作人员缺乏专业的管理技能、高效的工作方式和积极的工作态度，管理工作人员对高校人事档案的重视度就自然较低。对于要及时归档的人事资料，高校基层的档案员不能在第一时间送递高校档案室，对高校人事档案统一管理工作造成很多不稳定因素。正是这些不稳定因素的存在，从而导致很多人事归档工作不能做好做全，甚至是严重违反了高校的相关规定，给后续的管理工作埋下不小的隐患。此外，我国多数高校管理层还没有将人事档案管理工作纳入高校的主要工作范围内，难以体现出其工作的重要性，让管理工作常常处于被动状态，阻碍了高校人事档案管理工作的发展和建设。

（二）现代化信息技术的融入力度和使用力度不足

据不完全统计调查，我国多数的高校人事档案管理工作还处于传统管理的阶段，管理方式多以手工管理为主，繁琐的文件整理程序和低效率的归档流程，再加上各类学历变化、职位晋升、业务进修、评级表彰等人事档案的更新，现代化信息技术的融入和使用力度的不足，从而致使高校人事档案管理工作不能跟上高校建设和发展的需求。目前，高校管理层所引进的现代化信息技术和设备，往往只是用于高校科研和教学方面，就算用于档案部门，人事档案的信息资源也不能得到充分的共享和分享，无法满足高校人事档案信息开发与利用工作的需求。

（三）高校缺乏人事档案的专业管理人才

专业性强是高效人事档案管理工作的特点，这就要求管理工作人员具有较强的专业技能和较高的知识水平，同时还应该根据工作实情进行相应的培训工作，让工作人员及时掌握最新的管理方式和技术，通过专业的考核来评定工作人员的能力等级。但是，从我国高校人事档案管理工作的实际情况来看，很多管理工作人员都没有接受过专业的培训。这些工作人员的年龄往往很大，平均学历水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教职工来兼职的，这就导致了管理工作不严谨和不稳定。档案管理人员缺乏专业的知识，工作业务水平不高，致使档案管理队伍的职业素质不高，这对高校的人事档案管理队伍的建设和发展极为不利。

三、实践“以人为本”理论，规范高校人事档案

管理工作（一）充分认识人本性质以人为本，是将人的生存和发展作为最终工作目标，将人的核心价值作为工作的框架，一切以规范化的工作出发。在高校人事档案管理工作当中融入“以人为本”理念，应该从以下三个方面入手：

1.以每本人事档案为本。每一本人事档案都是管理工作的主体要素，记录了高校教职工在校的各种经历，是人生阶段发展的真实写照。

2.以管理员工作为本。提升档案管理员的工作地位，为管理工作人员营造一个良好的工作环境，提升工作人员的技能水平和职业素质，将人事档案管理工作作为高校各项工作的前提条件，从在校教职工的基本利益出发。

3.以档案利用原则为本。人事档案管理工作的最终目的就是服务于高校各项管理工作，为信息查阅者提供相应的信息资料。全面优化高校人事档案的服务形象，充分体现出人事档案信息的价值。

（二）“以人为本”是实现高校人事档案管理工作规范化的基础

全面贯彻以人为本的科学发展观，从人事档案信息开发利用的角度出发，着力创新高校人事档案管理的工作方式，并最终实现规范化的管理模式，同时这也是高校人事档案管理工作未来发展的趋势。从以人为本的理念出发，鼓励档案管理人员积极参加相关培训活动，提升工作的效率和服务的质量，只有通过这种规范化的管理模式，全面推动高校事业的发展，才能让高校在激烈的人才竞争中站稳脚跟。

四、创新管理体系，提升管理水平

（一）增强管理意识，创新管理模式

强烈的管理意识是做好人事档案管理工作的前提条件。因此，高校的人事档案管理工作人员应该增强自己的工作意识，加强自身在工作当中的觉悟。此外，高校人事部门还应该严格实行工作岗位选拔机制，将能力好、觉悟高的人放在人事档案管理岗位上，才能够从根源降低管理漏洞。同时，还应该在现有管理模式的基础上，结合管理工作的实际情况，不断创造出新的管理模式。

（二）培养专业性人才，完善人事档案管理机制

根据人事档案管理工作未来发展的趋势，培养专业性强的管理人员，完善管理机制，是提升高校人事档案管理工作的主要途径。为高校人事档案管理工作培养出一批擅长计算机技术又精通档案管理业务的复合型人才，能够从各个角度弥补以前留下的技术性漏洞。

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中图分类号：U612.32 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）01（b）-0-01

在现代化航道建设以及船舶生产过程中，会产生大量档案数据文件，记录了工程建设、行政管理、设备维护等各种类型的信息。典型的档案文件包括。

1）文本档案，例如各类审批文件、协议合同、工程设计技术报告、材料清单、设备说明文档、设备维护记录、会议记录、质检记录、项目验收报告、检验证书等；

2）图片档案，例如工程设计图纸、模型图、施工图、竣工图、设备图册、工具图纸等；

3）视频档案，例如宣传广告、项目验收报告视频等。这些海量数据，为设备及人员管理、项目立项及验收等提供有力的信息和技术支持。而有效地管理和维护各类档案文件，将关系到航道系统的正常运转，设备的妥善维护，以及经济效益的最大化。

1 有效的档案管理的意义

1.1 有效的档案管理保证航道系统正常运转

当前航道系统发展迅速，且各部门职责明确，分工清晰，专业性强。有效的档案管理，包括各类文档的分类保存，能保证各部门之间的相互协调与合作，并且为整体的运转提供信息依据。

1.2 有效的档案管理为工程建设提供技术支持

航道和船舶工程建设，需要大量的设计和技术文档，这些技术文档，包括工程设计图、设备说明文档等，是工程项目顺利进行的基础，而有效的组织和管理这些技术文档，不仅能够为各部门提供必要的技术支持，而且能显著的提高工程效率。

1.3 有效的档案管理保证设备的正常维护

在航道系统的运营中，各种设备的零部件不可避免的会出现损耗和故障，这个时候，及时的发现故障并更换零部件，对于整个系统的正常运作，意义重大。

2 传统档案管理模式的不足

传统档案管理，通常采用文件系统管理模式。在信息科学中，文件系统是指操作系统中用来管理辅助存储器上数据的子系统，通常情况下，各种档案文件单独存在，根据具体应用进行储存和管理。而文件系统具有如下缺点。

2.1 档案数据共享性差，冗余度大

相同的数据集合在不同的系统中使用时，经常需要重复定义和重复存储。例如，生产部门会保存各种生产设备的使用记录，而这些设备在维修部门也会有相应的记录，其中所用到的设备信息很多都是重复的。相同的数据不能被共享，就会造成数据冗余。

2.2 数据不一致

由于相同数据的重复存储、单独管理，给数据的修改和维护带来了困难，容易造成数据不一致。例如，上述的维修部门对生产部门信息进行了修改，而生产部门没有修改维修部门的相应信息，结果造成了同一个生产设备信息的两个副本不一致。

2.3 数据独立性差

由于档案文件与具体的应用联系紧密，如果档案文件的结构发生改变，必须修改相应的应用的数据处理方法。

2.4 数据结构化程度低

在文件系统中，档案文件之间是孤立的，从整体上看是无结构的，没有反应现实世界事物之间的内在联系，所以很难对数据进行合理的组织以适应不同应用的需要。

基于以上分析，传统的档案管理模式已经不能适应现代化的档案管理需求，而数据库系统，凭借其自身的优势，在现代化的档案管理中，逐步表现出其重要的作用。

3 现代化数据库技术在档案管理中的作用

随着现代化信息技术的发展，数据库技术已经逐步成熟，并成为自动化办公系统中不可或缺的一部分。数据库技术的功能及其在档案管理中的作用如下。

3.1 数据库技术保证完整信息和通用功能

数据库系统能够存储每个文件的结构和格式，这些信息是为所有应用而设计。因此，不管是行政部门还是生产部门对档案数据的应用，数据库管理系统都能够相应的提供数据管理服务。数据库的这种通用性，抽象了所有档案文件数据，便于档案数据的统一存储和统一管理。

3.2 数据库系统能够提供档案数据的不同视图

现代化数据库技术能够支持很多不同的应用和用户，不同的用户或者应用对数据会有不同的显示要求，即不同的视图。数据库系统能够提供定义、维护和操纵视图的机制，使得查询结果能够适应不同的用户或者应用的需求。

3.3 数据库系统能够控制冗余，支持数据共享

如前所述，在传统档案管理模式中，档案数据会出现很多冗余，而数据库系统可以根据所有用户的管理需求，综合考虑所有视图，并集成为一个逻辑模式，这样，即使是不同的应用，系统都可以调用唯一的存储数据，并提供相应视图，这样即可避免冗余。同时，正因为数据的存储独立于具体的应用，数据库系统允许多个用户或者应用同时访问相同的档案数据，并提供并发控制机制，由此保证数据共享。

3.4 数据库系统提供数据恢复机制

数据恢复机制在档案管理中起到非常重要的作用。数据库系统具有一个系统恢复子系统，该子系统保证了数据库的正确性，即使在系统发生硬件或者软件故障时，也能够及时将其恢复到正确状态。

4 应用数据库技术时需要注意的关键点

尽管数据库技术能够有效提高档案管理的效率，当前档案管理模式仍然是采用了传统的文件系统模式，在由传统模式过渡到信息化模式的过程中，有些关键点需要注意。

4.1 不同类型数据的整合

由于数据库技术需要所有数据电子化，因此所有的文本、图片和视频数据都会首先转换成电子文件，这样就涉及到不同类型的数据的整合和归类，并且需要数据库系统提供多媒体视图支持。

4.2 重要原始文件的保存

由于数据库中的部分档案数据是从原始文件转换而来，比如纸质文档和设计图纸，这些原始文件也有着非常重要的参考价值，因此，有时候重要的原始文件需要妥善保管，并和数据库中数据的组织结构相对应。这样，如果数据库中的数据发生了损失，这些原始文件就能起到很好的恢复参考作用。综上所述，有效的航道档案管理意义重大，而在现代化的档案管理模式中，信息化技术能起到非常重要的作用，能够有效的提高管理效率，并极大的提高经济效益。将信息化技术应用到档案管理中，是当前不断增长的生产和发展的需求，也是未来档案管理模式发展的趋势。

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机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。

一、干部人事档案的重要作用

（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。

（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。

（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。

二、干部人事档案管理现状

（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。

（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。

（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。

三、加强干部人事档案工作管理的建议

（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。

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Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.

Keywords: construction project; file management; importance

中图分类号:G271文献标识码：A文章编号：

引言

在城市建设、规划以及管理活动中，需要将发展的历程记录下来，作为详尽的发展资料，对我国社会经济的发展具有深远的意义。这就是基建工程档案的作用体现，是城市历史的见证者，也是城市发展的原始珍贵资料和未来参考的宝贵资源。可以看作是城市知识财富以及社会的有效资源。其可以是文字形式、图纸图标形式以及依托于现代化技术的声像文件资料等。如果对此进行充分的研究、探讨以及开发利用，将会成为城市现代化发展的有力保障，产生不可估量的社会价值以及社会效应，具有深远的意义。

1 工程档案是建设工程的有机组成部分

1.1工程前期档案

一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。

1.2工程施工过程档案

文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中。应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说，贯穿建设工程过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征；另一条是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。

2 加强基建工程档案管理的重要意义

2.1改善人民生活，促进经济发展

经济发展的重要表征即体现在城市发展和建设领域，其中有一个隐含的因素表现为城市是人们生存的空间，它的改善和进步一方面可以显著的感受到，同时可以深远的影响着人们的生活和工作，所以城市发展、建设和规划是经济发展的主要构成体。城市的建设内涵丰富，领域众多，而所有的工程项目建设均是由各个基本工程建设组成，在具体的建设中需要进行文档材料的收集、记录和整体，包括工程前期准备，施工的详细流程以及竣工后的验收和维护等操作，其也构成基建工程管理工作的主要内容，对后续工程建设具有深远的指导意义。所以需要考量以下几个方面：其一是加强管理，规范操作流程，其二是完善现有的保存方式，其三是它的记录体现着城市发展的进程，其四表现在它是城建和城管的重要参考资料，其五，它是提升城市建设的有效途径，其六是预防和应对某些不可抗拒灾难的指导性资料。

2.2防止和降低自然灾害造成的经济损失

城市发展中一个不可回避的问题体现在城市自然灾害的防范以及造成损失之后的恢复性建设。在此环节之中基建工程档案的作用和价值功不可没，一方面可以真实的记录产生的灾害，同时也能够通过客观的了解寻找到本质的规律以及城市建设过程中存在的不足，包括管理和运作方面的相关事宜考虑，对未来城市发展起到有效的保护作用。从以下三个方面进行探讨：首先，基建工程档案和相应的管理关系密切，其次是基建工程档案具有指导效用，最后是基建工程档案的建立对相关领域的学术研究起到积极促进的作用。

3 加强基建工程档案的管理工作的措施

3.1做好基建工程档案的服务工作

城市经济发展包含着城市化建设，建设的很多工程又可以作为发展的有效保障，譬如道路、公共设施的建设等。正是这些方面的综合性考量才会更有效果的促进城市发展。从工程开展的角度进行分析，城市工程建设是需要通过基建工程的模式达成。从这个角度分析，基建工程建设项目是城市发展的基本构成要素，从微观的领域分析，对居民生活的影响十分密切，从宏观层面分析，它是国家经济发展的细胞，能够体现出现阶段我国城市化建设发展的程度和水平。通过上面的分析得到结论，非常有必要、有针对性的完善现阶段我国基建工程档案的服务水准，进而保障基建工程档案工作的顺利展开。

3.2提高档案管理水平

城市化发展进程是人类文明的外在延拓，现代化城市发展具有时代特点，需要相关的工作人员不断加强自身素质。基建工程管理者以及员工要掌握专业基础知识，掌握先进的经验和技术，不断的从观念上进行转变和深化。现阶段相关工作者需要定期学习、并且在实践过程中不断加强员工的内在素质，促成相关工作能够达到见效快、范围广等特点。在此过程之中需要加强职业道德的培养，并且杜绝不良现象的产生，包括严格执行工作的要求，客观上也起到了基建工作的规划化、标准化的促进效果作为工程建设的组成部分，做好各个环节的沟通以及信息的交流，既达到良好的保障效果，同时为后续的工程项目建设提供优良的基础。

3.3工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作相结合

工程建设项目最后一个环节体现在工程项目竣工的操作方面，包括工程竣工验收备案。其基建工程管理的效用充分的发挥出来。也是各级部门管理的重要内容。工程档案管理以及工程备案是一个进程中两个环节的体现，可以相互借鉴。从总体的效应分析，在项目竣工环节中不断完善现有的基建工程管理工作，进而可以起到显著的监督效果。

4 结语

现代化城市建设是国家经济发展的重要构成，作为城市建设以及城市规划的有机组成部分，建设工程项目的质量以及效用发挥着巨大的作用，其中基建工程档案管理工作是其工作环节中不可忽视的内容。务必要在现有的工作环境下，不断的深化基建工程管理工作的理念，同时需要加强相关工作者的业务技能，接受先进的基建工程项目管理的模式，贯彻党和政府的相关规章法律政策，不断完善现有的机制，使基建工程管理工作成为城市化发展的有力保障。

参考文献

[1]黄娟.浅谈企业基建工程档案的收集与整理[J].经营管理者.2011（18）.

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中图分类号：F27

文献标识码：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.18.028

1.办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上，将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的，在文书档案管理的工作中，引用现代的办公自动化技术，可以有效的提高办公工作的效率，并且还可以为它的发展带来很大的变化。例如，办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验，从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础。但是，电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数，才能保障其有效的功能，因此它在使用时也极具复杂。所以说，办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑，需熟练掌握。

2.自动化环境下文书档案管理的优点

2.1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术，近几年由于它的介入，使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化。在以往传统技术手段下的文书档案管理工作，管理人员每天的工作任务量较为繁多，并且还以纯手工的管理方式进行工作，使得档案管理工作的过程变得极其复杂。现如今计算机和先进技术的引入，使得这一工作过程变得简单、有序。

2.2实现信息资源的共享

在档案进行管理工作的过程中，结合计算机技术所形成的管理体系，可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高，工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应，并且还可以对其进行脱机处理，为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率。其次，可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。

2.3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中，由于纸张容易受损不方便保存等原因，使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象。但是，办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题，随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善，管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需，这些载体相对来说都非常方便存、读，以及有较长的存储时间，并且便于传递。最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响，不容易损坏，具有较强的稳定性。

3.文书档案管理中办公自动化的具体应用

3.1规范管理体制

按照目前的发展状况来讲，很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制，这种部门的管理体制，使得文书档案的管理工作不能够统一化。因此，为了保证文书档案管理工作的有序进行，对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的，无论是前期还是后期，文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门，并对其实施统一的监督管理。

3.2操作的统一化

办公自动化件不仅具有要较强的兼容性，并且还要具备良好的应用性能。所以，在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外，还将需要规范一些标准。比如，确保数据的安全使用，促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行。

4.办公自动化的环境下文书档案的管理工作

篇（8）

1电子档案的特点优势分析

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

篇（9）

什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。

（一）

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。

总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。

档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。

（二）

能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。

由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。

要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：

档案资料数据采集的范围

档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。

档案资料数据采集的渠道

档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。

（三）

现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。

一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。

档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。

针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：

从根本上提高档案工作者的总体素质

档案资源管理人才是知识型的管理人才，档案信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人类科学文化的发展必然产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不能完全取代纸张载体，但纸质文件载体形式必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。即为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求档案工作者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。在电子技术逐渐普及的时代，档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。

加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、技术、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，缺少资金，应想方设法创造条件吸收资金；缺少设备，应千方百计配备先进设备；缺少管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才，以解决规模效应小、人员素质低等问题。其次，各部门领导，尤其是主管档案工作的领导，要经常了解过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，解决公私服务机构间的矛盾，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段，这些都对档案事业的发展具有重要的意义。

由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案资源是社会发展和经济发展的重要保证，档案资源系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案的现代化管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有重要的意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。

[参考文献]

罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息 2009年19期

篇（10）

医院档案是国家档案的一块重要组成部分，其存储了丰富的医疗界科技成果，同时也收录了各大医院内所发生的重大事件，为临床医学科研的顺利开展提供出大量重要的数据支持。近年来，国内医疗事业逐渐取得了显著性发展，医院保存和记录的档案数目也大大增加，也对档案管理模式的改革提出更高的要求。在医院档案管理实际工作中仍存在不少的问题，这对其工作开展及自身发展造成严重的阻碍。因此，为促进医院各项工作的顺利进行，同时也为广大群众提供出更优质、更安全的医疗服务，加强档案管理模式改革在医院档案管理中的应用就显得非常具有现实意义。

一、前言

我国医院档案管理工作从展开至今，基本形式可分为：一是在医院内部建立档案管理室，有专门负责的档案管理员，且有专用的科室及档案库等；二是在医院内部设立档案管理库房，没有相应的管理科室，但设有专职或兼职的档案管理员；三是专业的档案管理室，设立具有专业档案管理职能的机构，负责医院内部及其行业系统档案的专业管理。这三种医院档案管理形式中，应用最广泛和普遍是档案管理室[3]。但随时代的进步和发展，现有的档案基本管理模式已逐渐不能满足发展的需求，由于这种形式存在很多的局限性，并面临来自不同层次的压力，进行相关的改革是势在必行。

二、医院档案管理模式存在的困境

首先，对于相关的医院档案，原有的管理模式具有本能的限制性，甚至排斥对外提供及利用，虽强调了保密性工作，但忽略了档案的开放性应用；其次，医院档案管理水平及动力仍然不足，造成相关管理工作的积极性十分不强，影响了整个医院档案管理水平的进步和提升，并且投入的管理力度也不够强，经费也很缺乏，这些都是需要改革的主要原因；第三，医院档案管理作为幕后服务工作，还需要各位院领导的高度重视，只有高层领导对该项工作提起高度关注，才能有序展开相关的改革工作，才能全面提升工作效率与质量。

三、分析探索档案管理模式的改革

现针对在医院档案管理中应用档案管理模式改革的具体内容提出几点建议，力求全面推进医院档案管理工作。

（一）重视医院档案管理

详细的各类档案资料可向医院提供出及时、准确的信息，帮助院领导合理进行决策，如：设备档案便于查阅其操作手册及线路图等信息，还可体现设备的运行、维修及保养状态，帮助医院充分发挥医疗设备的效能，还可避免出现重复购置、设备闲置等问题；会计档案可精确记录医院内各项重要的经济业务，为医院检查财政记录提供了可靠的凭证；人员档案可及时更新医院的人力资料信息，利于医院掌握人员变动情况，合理分配人力资源；病例资料是医院档案的核心部分，不仅累积了医院治疗的成果，还促进医疗技术的创新，还有助于有效药物的科研工作，是医院发展的根本和动力；药物档案，医院内的药物种类极其繁多，如果没有相关档案管理工作的支持，极易造成药物混乱、丢失、短缺等重大问题，因此健全的药物档案管理工作是不可或缺的。因此，为促进档案管理模式改革、提高医院管理质量，首先要加强医院各级人员对医院档案管理改革工作的重视程度。

（二）健全管理体制

为能充分做好相关的医院档案管理工作，促进模式的改革，医院各级管理人员均应加快健全管理的体制，积极开展各项管理工作，明确工作职责，做到专人收集资料、专人接收并转入档案、专人保管；待各级审核后，必须将档案妥善密封，加盖密封章，进行密封保管；还要全面落实责任的追究制度，防止出现随意改动或丢失档案等情况，切不可未经比准随意翻阅、复印、借出、或带出。

（三）管理信息化、数字化

随医院档案数量的日益升高，亟待建立电子档案，形成信息化管理体系[4]。这就要求医院工作人员及时更新对档案管理的理念与管理模式的改革，充分了解信息化管理体系的高效性，降低以往的工作压力，实现效率的大幅提升；同时，还需要做好配套的软件系统，加快档案信息数据的整理、维护和备份工作，从而提高医院档案的使用及研究价值。

（四）加队伍建设

充分调动医院档案管理工作人员的积极性，提高其综合素质，医院加大培养力度，组织业务知识的培训，使其深刻认识现代化医院档案管理的重要性，并能全面掌握档案的材料整理、鉴别、归档、保管等技术，并统一规范档案的外在形式，确保档案的真实性、完整性以及实用性。

四、讨论

合理应用档案管理模式是医院管理档案的根本与关键，及时针对各种问题进行改进和调整，勇于打破原有模式，以力求全方位提升医院档案管理的工作质量。

综上所述，重视档案管理模式改革在医院档案管理中的应用，建设信息化管理体系，充分发挥医院档案的价值，以进一步促进医院长远健康的发展。

参考文献：

[1]李霞.医院档案管理中应用档案管理模式的分析[J].中国卫生产业，2016，（06）.

[2]李理.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2015，（70）.

篇（11）

通过采用电子档案的管理方法，对于提高档案管理的效率，以及企业的发展都具有重要的意义，因此发展电子档案已经成为了我国建筑企业档案管理工作的重要内容。

一、电子档案对于档案管理工作的意义和价值

和传统的档案资料相比，电子档案可以采用磁盘、微缩胶片等方式对企业发展过程中产生的有用资料进行储存。电子档案具有占用空间小、存储密度大、保存方面等优点，档案管理人员可以通过现代计算机技术和信息技术完成对档案资料的处理和管理工作。电子档案对于工作人员在使用和调用档案方面也带来了极大的便利，它打破了时刻的限制，可以通过一定的手段从服务器中直接下载或在浏览相应的档案。而传统的档案则是保存在一个固定的地理空间中，还常常容易受到自然因素或者人为因素的影响，例如资料的受潮以及虫害等，相关人员在查阅资料时对资料产生损害等影响，都会影响到档案资料的进一步使用。

1.电子档案的优点

电子档案可以通过鼠标、键盘等输入方式完成对档案资料的处理，它将传统的档案管理工作中的手工编目和查询解放出来，实现了远程登录以及无纸化的管理方式。传统的纸质档案一旦形成，资料中的内容和形式都难以发生改变。但是在实际的应用中，常常需要对档案资料中的错误现象进行纠错，纸质档案显然难以满足。电子档案建立在信息技术上，其内容和形式也相对比较独立，在需要的时候可以在一定的权限下对档案资料进行修改。并且电子档案能够储存在不同的载体中，能够快速的实现文件资料的完整性。

2.电子档案的价值和意义

电子档案在管理上和纸质档案之间存在比较大的区别，电子档案对于管理人员的知识和素质也提出了更高的要求。档案管理人员作为电子档案管理的重要力量，对于电子档案的管理具有重要的意义。电子档案管理过程中需要进行计算机操作，因此电子档案管理人员应当具备基本的档案知识，同时还应当掌握计算机操作知识和信息管理知识。同时电子档案管理也不是简单的信息搜集和罗列，管理人员应当积极的应用其它的方法和手段，加强自己的分析能力，做好相应的专题研究，充分的发挥档案资料的价值。

二、电子档案管理中应当注意的问题分析

对于建筑企业来说，传统的档案文件和电子档案是相互存在、相互补充的，充分的发挥了发挥了其价值和作用。对于电子档案管理来说，通过借助现代的计算机软件来实现对图纸的设计、保存和修改，还可以完成建筑工程的预算编制、工程量的计算以及施工方案等工作。

1.选择合适的保存环境

对于电子档案来说，有使用方面的便利性，但是在资料的维护和保存方面也面临新的问题。例如电子档案在使用的过程中，如何的防止出现误删以及恶意侵入等。因此在保存的过程中要结合电子档案的特点和技术设备情况，选择合适的技术方案，采取有效的措施来帮助电子档案的完整性和可靠性。在使用的过程中要首先保证电子档案资料在物理上的安全，一般情况下，电子档案都是保存在一定的光磁介质载体上，所以首先应当建立满足适合这些介质的保存环境。

2.选择先进的保存和保护技术

在保持的过程中药注意灰尘、强电磁场以及光线等不良因素的影响，在资金允许的情况下可以通过配置专用的防磁柜等设施来提高维护的质量。对于一些比较特殊的电子档案，常常需要保存其原始性的特点。在使用的时候能够以原始的格式进行恢复，因此对其技术也提出了更高的要求。在保存的过程中可以采用电子档案的相关支持软件，将电子档案和相应的软件系统一起保存，恢复的时候就可以得到相应的原始资料。还可以将保存的电子档案采用电子图像的方式来保证期原始性，为了原始档案保存的持久性，可以将电子档案制作成微缩品以及打印品。在目前开发出的电子档案管理软件中，能够实现对文件资料的详细登记，而且过程简单，能够实现对文件的原始保存。电子档案管理能够实现文件资料的自动化管理，而且其全部过程都可以在电子计算机上完成。而且经过计算机处理之后的信息资料也比较统一，在管理和使用上具有比较大的便利性。

3.做好载体的维修与检测

在电子档案的管理和使用中，对于载体的维护和检测是其中重要的内容。电子档案的载体基本上都属于磁性载体，容易受到外界环境的干扰而发生信息失效的现象。因此在保存和维护电子档案时，要做好备份措施，保证档案资料的可靠性。应当按照电子档案管理的相关办法，做好资料的定期检测工作，对于检测发现错误的资料要进行及时的修正。在电子档案检验完成之后要填写相应的登记表，并且建立相应的维护日志，对检测、拷贝等过程进行记录，以便及时的查阅。

4.做好电子档案的安全防盗维护