档案管理具体流程大全11篇

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

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中图分类号： TV61 文献标识码： A 文章编号：

1 引言

1.1水利枢纽工程档案管理的内容

水利枢纽工程档案管理的内容是水利枢纽发电项目的全过程的记录，包括立项、可研、初设、施工、竣工验收以及试运行等各阶段的资料。水利工程档案的载体可以是文字文件、图表和声像资料等。

1.2水利枢纽工程档案管理的重要性

水利枢纽工程的档案管理为水利工程的建设施工提供决策资料，也为水利发电项目的正常运营安全提供保障。水利枢纽工程档案管理对我国水利工程建设的科学管理具有基础保障作用。要加强水利档案资料的收集和整理，做好水利工地竣工验收，这样才能有效提高水利工程档案的“归档率”、“完整率”和“准确率”。水利工程档案对工程施工的质量评定、事故原因分析、竣工验收以及水利工程项目以后的运行管理提供了必要的依据。

2大藤峡水利枢纽工程概况介绍

大藤峡水利枢纽工程的开发目标为防洪、航运、发电、水资源配置以及灌溉等综合利用。大藤峡水利枢纽坝址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峡峡谷出口的弩滩处，下距广西桂平市黔江彩虹桥6.6km，坝址控制流域面积为198612km2。枢纽建筑物主要包括挡水建筑物、泄水建筑物、发电建筑物、通航建筑物、过鱼建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峡水利枢纽库区淹没土地面积为283579.2亩（含水域122984.77亩），淹没区搬迁安置人口现状年（2011年）9757人。

3 大藤峡水利枢纽工程档案管理的特点分析

3.1水利枢纽工程档案管理种类繁多

由于大藤峡水利枢纽工程施工建设期较长，这样使得档案收集管理周期变长。水利工程档案覆盖了水利工程项目的整个过程和各个阶段的资料记录。大藤峡水利工程项目由多个单项工程组成，光可行性研究阶段就有二十多个专题项目，这样就使得水利工程档案种类繁多。

3.2 水利枢纽工程档案管理具有时效性和复杂性

大藤峡水利枢纽工程档案管理要反映项目施工建设的整个过程，并为工程竣工验收和日后的运营提供依据和参考，这些档案资料具有指导意义，需要长久妥善保管。另外，水利枢纽工程档案管理包括了建设项目的各个阶段，涉及众多部门和单位以及技术领域，具有设计内容和工程结构功能的复杂性。

4 水利枢纽工程档案管理存在的具体问题

4.1 水利工程档案管理制度不健全，导致档案管理质量低

水利工程的发展需要相应的档案管理制度，要创新档案管理的方式和载体。然而，由于水利工程档案管理制度不健全，造成了档案管理业务流程的不规范，如资料的收集整理不及时，归档不规范。这些导致档案管理质量低，表现为档案分类模糊，案卷形式不规范标准，部分文件内容缺失，档案检索功能较弱，限制了档案的使用。

4.2 缺乏水利工程档案管理的专业人员

水利工程档案管理需要专业性的人员，要懂水利施工工程、档案管理专业、以及信息技术的复合型人才。否则，就造成水利工程档案管理停留在表面，难以实现标准化和规范化的管理。非专业的档案管理人员容易造成档案资料的缺失，审核不清，整理不规范，交接手续不齐全，这样就降低了档案管理的质量。

4.3 水利工程档案管理意识较弱

由于一些水利项目对档案管理不够重视，缺乏对档案管理制度的落实和监督，对于档案管理部门也没有投入足够的软硬件设备设施和配备专业技术人才队伍，将档案管理作为了工程项目的附属工作，正是这种轻视档案管理的意识，使得档案资料的整理不及时，凌乱堆放，在水利建设项目后期收集整理资料中导致原件收集困难和缺失，无法体现档案管理的利用价值，影响了工程竣工验收。

5提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施

要提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，确保水利工程项目的顺利实施，应从以下几个方面进行改进。

5.1 健全水利工程档案管理制度，提高管理质量

要根据水利工程的特点不断健全水利工程档案管理制度，确保档案管理实现系统化和规范化。建立档案管理的监督机制，明确档案管理的责任，奖罚分明，将档案管理纳入项目管理的议事日程，为档案管理的开展创造制度保障，这样才能提高档案管理的质量和服务水平。

5.2 提高档案管理人员的专业素质

为了保障水利工程档案工作的效率和质量，应配备专业人员。要对档案管理人员进行业务培训，提高相关的技能和知识，培养复合型技术管理人才。要提高档案管理人员的业务能力，如分类、组卷等业务流程,并确保档案资料的紧密性、延续性和完整性。

5.3 增强档案管理的意识

领导应重视大藤峡水利枢纽工程档案管理，建立领导机构小组，落实领导责任制，对档案管理人员的工作进行考核，增强员工工作的责任意识。加强对档案管理方面的资源投入，购置先进的办公设备，提高工作效率。要制定员工的专业培训计划，提高员工的操作能力。要实时对档案管理工作进行检查和指导，对发现的问题要及时采取措施进行解决，使得全体员工都重视档案管理工作，各单位和工作人员献计献策，共同提高档案管理水平。

5.4 提高档案资源的开发利用水平

由于大藤峡水利枢纽工程档案管理具有复杂性，必须通过先进的技术和管理才能满足实际服务需要。要购置先进的设备、管理软件，以及引进专业人才。要提高档案资源的开发利用水平，通过数字化和网络化的档案管理，构建水利工程档案资源的网络共享平台，更好地收集整理和编制档案文件。创新档案编制方法，运用信息技术整编档案，科学地编排档案数据，建立全面详细的档案数据查询网络，为大藤峡水利枢纽工程提供数据依据和参考，实现经济效益和社会效益。

6 结论

通过对提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施进行分析，得出水利枢纽工程档案管理能够为水利工程的建设和安全运营提供资料。它是一项基础性工作，对发展水利工程具有支持作用。要明确水利枢纽工程档案管理的职责，加强水利枢纽工程档案管理的标准化、信息化以及规范化，提高档案质量。因此，提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，能够提高工程建设的安全性，确保工程施工的质量和进度，要优化档案结构、整合档案资源，创新档案资源的管理方式，促使档案管理的高效服务。

[参考文献]

[1] 姚彩霞.基层水利档案管理初探[J].资源环境与工程,2011,(05): 555-556+560.

[2] 龚瑞梅,杨英封,刘政,高红霞.加强信息系统开发 提升水利档案管理水平[J] 内蒙古水利,2010,(06): 149-150.

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医院档案对医院领导决策科学化和医院管理现代化有着极为重要的意义。随着医药卫生体制改革的不断深化，档案工作越来越受到医院领导的重视。通过吸纳专业人才，建立综合档案室，完善档案规章制度和档案工作组织架构，加大软、硬件设施的投入，以及加强档案业务培训等一系列措施，医院意图逐步实现档案的集中、统一及规范化管理，让档案更好地为医院的建设和发展服务。然而，档案工作的深入开展却面临着困局。

1.医院档案工作深入开展的困局

档案工作的深入开展必须依靠良好的社会公共关系。档案利用把档案部门与利用者联系起来，是对档案工作最实际、最有效的宣传，不仅能引起外界对档案工作的重视，而且能为档案工作中其他环节的顺利进行创造更好的外部环境。通过档案利用扩大档案工作的影响，可望实现档案工作的良性循环。因此，档案利用被视作推进档案工作深入开展，实现可持续发展的必由之路。

然而，对于医院档案室，尤其是处在建立初期的档案室而言，最严峻的挑战却来自档案收集。这是因为：一方面，档案资源作为档案利用的客观对象亟需通过档案收集得以丰富，以充分发挥档案利用服务的作用，因此，档案收集是迫切需要解决的问题；另一方面，受制于既有室藏档案资源的匮乏，档案室短期内难以通过提供高质量的档案利用服务获得外界的认同，而随着“领导重视”效应的逐渐褪去，档案收集变得举步维艰。

可见，若不解决档案收集的问题而大谈档案利用的重要性，只能是空谈未能通过档案收集来丰富档案资源，而要求档案工作者通过档案利用来提高档案工作地位，推进档案工作深入开展，只能是“巧妇难为无米之炊”。因此，打破医院档案工作深入开展的困局，充分发挥档案利用服务的作用，不但不能绕开档案收集这一环节，而且需要追本溯源，从源头上寻求解决方法。

2.档案收集存在的问题

医院的档案收集主要通过科室档案员收集、整理档案材料，移交档案室集中统一管理来实现。在此过程中，普遍存在档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。为此，档案室通过健全归档制度、加强业务培训、对业务部门进行监督指导等措施进行了前端控制，希望增强人员的档案意识、改善档案材料的质量，但效果并不理想。

任何档案管理活动都是在一定的环境中进行的，并受到其所处环境的制约和影响，档案收集也不例外。本文认为，档案收集中存在的问题，实际上是在此过程中所涉及的主、客体受规章制度、业务流程等环境因素制约和影响下的具体表现。因此，解决档案收集的问题，不能管窥蠡测，必须突破档案工作的界限，兼而分析规章制度及业务流程等环境因素。

3.影响档案收集的环境因素

3.1 规章制度

档案工作固然有其专业性，但从宏观上看，档案管理也是医院各项管理活动的有机组成部分。要做好档案的收集，保证档案材料的质量，必须将档案管理纳入医院各项管理工作中进行整体考虑。然而，虽然档案规章制度在制订过程中经过了广泛的咨询，也与各职能部门取得了共识，但是，由于它们只是站在档案管理的角度对医院各项管理活动提出要求，而并没有就档案管理与各项管理活动的衔接进行重新考虑，因此，档案管理似乎独立运行于医院各项管理活动之外，无法深入开展。

3.2 业务流程

每项特定的行政业务，皆相应地衍生出一种规范其运作、办理的具体业务流程。业务流程设计的质量，将影响当中各职能部门、科室班组及其员工的工作状况。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，在流程中产生，因此，医院业务流程的优劣也对档案材料的质量及档案收集的进行产生着影响：

一方面，医院部门众多，专业性强，业务流程化意味着多个职能部门需要打破部门设置的界限来协作完成一项业务。但目前的档案收集却是依职能或部门而非流程来进行的，档案收集与医院业务流程之间缺乏有效衔接，这就导致档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。

另一方面，医院部门内部分工较细，部门间部分业务存在重叠，相似业务之实间缺乏信息的共享，冗余的情况严重，积累的档案材料复杂繁多；而部分业务又留有空白，部门间没有就档案材料积累的职责达成共识，造成了档案材料缺失，不能反映医院管理活动的完整面貌。

4.破局：运用源头控制的思想

4.1 源头控制思想

源头控制的思想源于电子政务领域，它强调“在电子政务顶层设计的框架中对政府整个业务范围和流程进行分析、描述和设计，建立政府信息化的总体架构”；与从档案学角度进行问题分析和对策性研究的前端控制有所不同的是，源头控制顺应文件从生成、处理、归档和长期有效保存的运动规律，是流程重组后管理行为与目的的自然展现；其控制主体通常拥有政策和体制的支持，相比档案部门更具职能优势，对整体管理具有较强的推动力。有鉴于此，运用源头控制的思想，可望突破档案工作的界限，解决环境因素对档案收集的制约和影响问题，推进医院档案工作的深入开展。

4.2 实现手段

4.2.1 运用流程管理的技术和方法。相比起注重工作环节衔接的前端控制，源头控制更注重的是流程重组下的一体化管理。因此，要将源头控制思想运用到档案工作的深入开展中去，必须摒弃从个别部门或活动出发的观点，摒弃将档案收集简单嫁接于医院各项管理活动后端的做法。

近年，流程管理正作为提升医院服务质量的重要手段而被应用，借此契机，把档案工作的深入开展与医院管理质量的提升结合起来，实现源头控制思想的运用，有利于降低成本和减少阻力。而运用流程管理的技术和方法，就是通过绘制业务流程图，对医院现有业务流程进行重新梳理，理清并调整其中交叉或并行的业务关系，明确流程中各主体的责任，使包括档案管理在内的医院各项管理要求准确渗透到业务操作过程中，促使有关规章制度在实际工作中得到贯彻落实，为源头控制思想的进一步运用奠定良好的基础。

4.2.2 应用业务活动分析结果。业务活动分析指的是“通过分析机构的业务活动和流程，建立一个关于机构做什么、如何做的概念模型”。在流程管理基础上，将业务活动分析的结果应用到档案材料的收集中，就是要剖析档案材料与医院各项管理活动及业务流程的关联方式，明确产生档案材料的业务节点及具体产生的档案材料种类，使反映医院管理活动并合符档案资格的材料都纳入至档案收集范围，维护医院各项管理活动中档案材料的有机联系，避免档案材料欠缺系统、散失，从而保证档案材料完整反映医院历史面貌，提高档案室藏质量及档案利用服务质量。它是源头控制思想运用过程的核心。

4.2.3 转变控制主体。一方面，将控制的主体从档案室、专职档案员乃至科室档案员转变为医院办公室。这是因为，流程管理是一项浩大、复杂的工程，环节多、牵涉面广，而档案室在医院行政管理系统中处于辅助、后端的地位，缺乏全局的影响力，缺乏强有力的行政手段支持及体制支撑，专职档案员不可能亲力亲为介入到其他所有部门的实际工作及流程之中；科室档案员更是杂务缠身，自顾不暇，无法满足源头控制的需要。医院办公室在医院的行政管理中，是上层建筑的重要组成部分，是综合性办事机构，处于承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，发挥着主导性、总协调、多面手的作用，符合源头控制思想中主体“对整体管理具有较强推动力”的特征，比档案室更具职能优势，在源头控制思想运用过程中起主导和支配作用。

另一方面，原有控制主体――档案室、专兼职档案员等要转变自身职能，拓展知识服务的内容。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，档案收集的过程、档案材料的质量以及档案本体的内容等均不同程度地反映着医院管理的质量，是一个亟待发掘的宝库。而这恰恰契合了业务活动分析的需要。因此，档案室及专兼职档案员除了履行传统的职责以外，应当主动转变自身的职能，积极学习行政管理知识，掌握相关的统计分析工具，对这个亟待发掘的宝库进行数据挖掘，协助医院办公室把握医院管理的规律，及时发现存在的问题，在运用源头控制思想推进档案工作深入开展的过程中发挥好参谋辅政的作用。

4.3 实践：医院荣誉档案材料的收集

医院荣誉档案是医院档案的重要组成部分，它反映了医院、科组集体及个人发展的面貌。获奖者在取得荣誉后主动向职能部门提交材料，由相关职能部门登记收集。相关记录被用于医院及科组申报集体评奖、个人的专业职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作。申报评奖、职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作分属于医院办公室、人力资源科、医教科、护理部等不同的职能部门，由于同一项荣誉可能涉及不同的工作需要，所登记的信息各有不同侧重，部门间并未实现信息共享。

档案室在进行收集的过程中发现：一方面，由于登记手续繁复，获奖者主动提交材料的积极性受到削弱，加上相关职能部门未对荣誉原件及时收集，造成档案材料的散失；另一方面，登记收集所形成的档案材料内容既有交叉，又不尽相同，质量参差不齐，存在大量冗余，增加了档案材料鉴定、整理等其他工作环节的难度。

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基层档案工作真实的记录了社会各个行业的变化与发展，是社会发展积累下来的财富，具有一定的历史与参考价值。

一、基层工作中档案管理具有的缺陷

（一）档案管理制度不具备力度性与规范性

对于基层工作中的档案管理工作来说，存在许多管理制度的不规范。第一，不规范的档案收集程序，使得档案工作人员在收集相关档案资料时，缺乏规范化和完善性。其制度没有落实到相关工作，使得档案管理人员在收集资料时，其收集到的档案资料缺乏全面性与有效性。第二，不规范的档案整理程序。档案工作人员在实施立卷工作时，没有严格参照相关卷宗内的文件目录，使得其在对文件排序实行组卷工作时，出现卷内相关文件资料的错失问题，不利于以后文件档案的查询工作。第三，不规范的档案使用管理。管理档案资料的相关人员在管理档案的借阅工作时，没有实施规划化的管理，使得部分借阅出去的档案资料无法及时的归还，档案工作人员没有对档案在被借阅出去之后加以跟踪管理，使得档案文件出现遗失情况。

（二）档案工作设备缺乏时代性与先进性

目前，对于部分的档案管理工作来说，依然采用的是传y管理手段，这严重阻碍了档案管理工作实现科技化与信息化。传统的人工记录工作，不仅加重了工作人员的工作强度，而且对于档案管理人员来说，容易出现人为的错误。此外，有些档案管理人员对于自动化管理系统的具体操作不了解，使得即使使用了先进的自动化管理系统的有关单位来说，也无法将先进设备的优势发挥出来。

（三）缺乏具备档案管理的长远性意识

对于基层工作的档案管理工作，存在有些单位对档案管理不够重视，其档案工作只是为了能够应付有关部门的检查工作，在档案资料被检查之后，就将这些资料弃之不管，没有意识到档案资料对其未来发展的重要性，缺乏长远性意识，使得其档案管理只是个摆设，并没有发挥出应有的价值。

（四）档案管理工作人员综合水平有待提高

档案管理工作需要具备一定的建筑知识、计算机技术以及文员素质，这就要求其工作人员不仅能够具有写作水平和较强的计算机技术，而且要求工作人员能够具备有些专业领域的知识。但是对于许多基层工作中的档案管理来说，其档案管理工作人员并不具备这些综合素质，造成档案管理水平的不足。此外，因为档案管理是一项相对比较枯燥的工作，因此可能存在人员身兼数职的情况。而且因为工作枯燥性的存在，使得有些人员无法长期在此岗位工作，造成这个岗位人员的流失性高，而新来的工作人员因缺乏系统和专业的培训，导致档案管理水平偏低。另外，也可能存在人员长期在此岗位工作多年，不具备先进的管理观念与管理技术，也导致档案管理水平偏低。

二、提升档案管理水平的方法

（一）提高档案管理流程和制度的力度性与规范性

应对基层工作中档案管理存在的档案收集、档案整理以及档案使用等问题，有关单位应该加强档案管理的基础性工作，建立关于档案的收集、整理以及使用等方面的流程规定与制度要求，严格要求档案工作人员在实施档案收集工作时，能够确保收集到的资料具备完善性与有效性。档案工作人员在整理档案资料时，必须按照相关整理目录来实施，确保后期查询工作的便利性。此外，应该对档案的借阅情况进行跟踪管理，确保档案资料归还的及时性。最后，应该建立起档案相关人员的责任管理制度，明确各档案管理工作人员的相应职责，将其在档案资料的收集、整理以及使用等各个工作流程上的责任明确，确保工作人员能够将其工作落实到实处，提高其对档案管理工作的重视度。此外，为了确保管理的力度性，应该将其工作责任制度与相应的奖惩制度相联系，即能够将具体责任落实到实处，又能够起到激励员工工作积极性的作用，确保档案管理制度的有效实施。

（二）改善档案管理设备水平，提高管理工作的时代性与科学性

档案工作其最终的目的就是能提供有效的服务。针对有些单位中存在的档案设备水平偏低而导致的服务水平的低下问题，必须采取有效的措施来避免档案管理问题的存在。相关单位应该使用先进的档案管理系统来对档案的日常工作进行管理，通过使其管理设备办公的自动化来改善其管理水平，让档案工作人员利用先进管理设备，及时的管理档案的收集、整理、利用以及销毁工作等工作。确保资料的有效性、完整性以及正确性，提高档案资料的质量水平。此外，在引进先进的档案管理设备时，应该对档案管理人员实行相关设备操作知识的培训，使其能够熟练的使用相关设备，确保设备的使用效率。

（三）提升档案管理意识水平

对于部分单位的管理领导层来说，没有对档案的管理工作引起足够的重视，使其档案工作流于形式，并没有对相关档案资料管理实行长远性的规划，只是完成了资料的储备工作。为了提升档案资料的利用价值，必须提高档案管理的意识水平。应该建立起档案管理与单位相联系的业务档案体系，将单位的发展变化与档案记录管理相结合，使档案资料能够全面的反应单位的成立、建设以及发展历程。使单位领导层意识到档案资料能够为其发展提供参考资料与数据的利用价值，提升档案的重要性以此来提升领导层的档案管理意识水平。

（四）提升档案管理工作人员的综合水平

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中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-00-01

医疗保险的档案材料是一种信息资源，是记录医疗保险发展的一手材料，是对医保经办部门日常工作记录下来的真实内容。医保档案材料作为我国基本医疗保险的一项无形资产，在社会保障管理、人力资源管理等多领域发挥十分重要的作用。因此如何做好医保的档案管理成为各地医保经办机构的一项重要工作环节。本文主要从我国医保档案的共性特点和完善我国医保档案管理提出以下几点思考。

一、我国医疗保险档案的特点

在我国，由于历史的原因，医疗保险工作起步较晚，且医保各环节的管理制度和法规均有待完善，再加上我国医保参保范围广和医疗服务领域的特殊性，决定了我国医保档案管理具有以下几方面特点：

第一，医保档案管理的内容丰富、复杂。主要包括“医、保、患、药”四大块内容。“医”，指医保定点医疗机构，具体包括医保经办机构与医保定点医疗机构签订的服务协议、住院费用结算清单、报销凭证、门诊慢性病、特殊病种的认定资料、转外治疗的审批备案表，等等。“患”，即参保患者，包括以下一方面内容：参保者基本信息、医保基金账户转移和关系转接、参保个人账户每月划入金额明细单据等。“保”即医保经办部门、医保管理机构。业务范围：参保患者的档案管理、参保单位基本情况、单位医保基金征缴详细情况以及医保基金的支付档案，等等。“药”指定点零售药房，包含与医保经办机构签订的医保服务协议、医保定点药店资格认证资料、结算费用清单和凭据，等等。由此可见，我国医保事业档案管理涉及面广，内容丰富，且专业性强。

第二，我国医保档案管理涉及面广、工作内容丰富、类别多。目前，职工医保的包括内容主要是城镇机关、企业和事业单位、民办非企业、单位里的社会团体，等等。职工医保辐射范围广、人员类别多，包括在职和退休人员、个体、建国前参加工作人员、离休干部、二级以上伤残军人、企业下岗工人等特殊人群均包含在内，涵盖范围较广。

第三，医保档案管理具有较强的实用性。医保经办机构保存的参保者医保档案是其享受医保报销待遇的唯一依据和凭证，医保参保患者享受医保报销主要经过以下几个环节：首先要办理医保参保手续，按时交纳医保费用，然后到定点医疗机构就诊（包括门诊和住院），发生治疗和药品等方面的费用，最后医保结算，享受医保报销待遇。操作过程中还包括调整缴费比例、缴费基数以及诊疗项目的报销范围和报销标准等。以上所述工作环节均需要依据参保患者详细、完整的个人信息资料，同时依据本地区所执行的医保政策才能完成。所以医保档案管理必须要做好详尽、准确，关系到广大参保患者的切身利益。如果医保档案资料管理不当，资料残缺或者不准确，将会引起诸多矛盾、纠纷，降低参保人员的满意度。

二、完善我国医保档案管理的建议

第一，用科学的管理方法和管理工具，丰富医保档案管理的内涵，强化监管力度，构建全民医保档案管理体系，并充分发挥其价值功能。各地医保经办机构要将工作职责落实到档案管理的具体部门和管理业务人员，要按照“收集―整理―归档”程序，保证医保文档资料的完整性，避免出现丢失、缺页等情形，要确保医保业务档案的完整率。

第二，要建立真实、可靠、可查询的工作体系。医保事业具有很强的政策性和专业性，当前，医保经办机构的各级负责人和业务人员均需加强管理意识，要从根源上解决问题，真正从思想上认识到档案管理工作重要性，为确保医保工作的有效推进奠定基础，对我国医保事业的发展具有十分重要的意义。医保档案管理人员要熟悉和了解各项方针政策、法律法规，结合当前我国医保管理的现状和存在问题，把医保档案管理纳入档案事业建设中，为全方位发展我国医保档案工作奠定政策上的基础。

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自改革开放以来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障性功能的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展，其肩负重任。近年来，有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。

二、新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策

（一）完善和规范档案管理制度。在社会养老保险相关业务范围内，其原始资料包括参保人个人信息账户、缴费资料、养老金的发放资料以及业务有关的书面资料等，这些都是社会养老保险档案需要进行管理的资料。完善和规范档案管理制度的最终目的是实现档案管理的规范化。规范化的档案管理首先要确保实用性和长远利用价值的资料档案在归档存档时，不会出现混淆的问题。这就要求档案管理人员不仅要确保明确分类，还应该做好归类档案的记录。档案管理部门在完善和规范档案管理制度时，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具体化。合理性主要是指有关档案管理方式方法符合现实应用要求；有效性和全面性是指所建立的档案制度要涵盖所有工作环节；具体化是指档案管理具体流程和档案资料分类方式等都必须明确。此外，完善和规范档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》等相关法律为依据。在档案管理制度的要求约束下，档案管理部门对社会养老保险档案进行科学分类、集中、规范有序地管理。

（二）提高信息化档案管理水平。在新形势下，信息科技水平得到了快速提升，其已经惠及到各行各业，社会养老保险业务档案管理也不例外。信息化档案管理与完全人工方式的档案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，适应当前社会的发展需求。信息化档案管理改变了以纸质书面记录与个人档案的堆放与存放方式，既缩短了工作时间，又避免了占据了较大的空间进行资料的存放。信息化档案管理实现了档案管理电子化，有利于档案的查询与检索，大大地降低信息检索的不准确性。人工进行档案资料原件的查找与翻阅既费时又耗力，工作效率较低，而由计算机检索与扫描获得信息既节省了大量的时间，又提高了工作的准确性和效率。

另外，信息化档案管理在分类与管理时，不可忽视科学的归档与提高工作质量。针对普通类型的业务文件、退休记录、审计等的存档时间要明确记录。对于影音资料与照片等资料档案，在选取、收集与初步的记录时，要注意归类方式的选择。总而言之，信息化档案管理的最终目的是为了减少档案管理工作的无序现象。

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1.1知识管理的含义

知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称[1]。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。

1.2知识管理与档案管理的联系

1.2.1管理对象重叠档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。1.2.2管理目的相同档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围[2]。1.2.3管理流程相似当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。1.2.4管理手段相近档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理[3]。

1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义

基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。

2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用

知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径[4]。

2.1改善当前企业档案管理模式的弊端

我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础[5]。

2.2改善当前知识管理工作当中的不足

我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。

2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展

传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥[6]。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用[7]。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。

3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

3.1更新现有企业档案管理的传统观念

知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施[8]。

3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式

知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。

3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系

以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值[9]。

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企业档案信息化管理的含义内容及必要性

1.企业的档案信息化管理内涵

什么是企业的档案信息化管理？通过字面理解很容易清除的知道，就是俗话说的电子存档，就是把企业的档案按照一定的分类，存在计算机中。传统的档案管理，就是讲纸质的档案，按照一定的内容，进行分门别类，然后把那些纸张放在特定的地方的一种管理方式。传统的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪费纸张；第二，不便于人们对资料的查询，想要从那么多资料中找到想到的内容，不是一件容易的事情；第三，储存效果不好。由于是纸质的档案，因此容易受房间温度湿度的影响，纸张腐烂，导致档案消失。因此，在高新科技发达的今天，特别是对于像哈尔滨热力公司那样的供热企业来说，企业档案管理的信息化非常必要，因为供热公司需要存储的信息量较其他类型的公司更多更复杂。

2.企业档案的信息化管理具体如何进行

档案的信息化管理具体是如何进行管理的呢？具体分三个步骤，第一步，进行资料数据的录入。要想规范化管理，首先要将收集到的档案信息数据，利用扫描仪，或者网络其他软件，把这些数据录入到电脑中，为后面的工作做好准备工作，需要值得注意的是，录入的过程要把控好准确性，这是管理做关键的步骤。第二步，通过专门的软件，对录好的数据进行分类和编排，这一步，要注意工作流程的规范，不能随意让外部人员进行干预和改动。为确保录入档案与现实记录的一致性，一定还要注意电脑的自动化系统与档案管理系统是兼容的；最后，为保证管理系统的应用能够准确无误的进行，要试用查询功能。

3.企业档案信息化管理存在的必要性

一个企业档案对于企业来说，是一项无形的资产，因此要做到很好管理，就需要运用科学方法，利用高新科技。因为企业档案的存在形式有很多种，有文字说明，图表描述，声像呈现等，他们是企业重要的信息和动力源泉，也是企业领导做各项重要决策时利用的依据，虽然对企业来说，这是一项服务性的工作，但是他的重要性是不可低估的，对档案保管的好坏决定了一个企业生存与灭忙的关键，他们对于企业的兴衰成败有着不可预计的重要意义，因此。企业档案的信息化管理工作时非常重要的。

二、供热企业档案信息化管理的现状及现存的问题

某热力公司是哈尔滨一家大型供热企业，公司有1个调度中心，1个物业公司，4个供热分公司，3个热力站及其他4个直属独立的基层机构，有员工798人，为10多万居民，30过万人口供热，面对如此纷繁复杂的数据，若用传统的档案管理方法，那得需要多大的房子才能装的下如此多的档案，因此，像哈尔滨热力公司的供热企业都有一套完整的信息化档案管理方案。但是不是所有的方法都占有绝对的优势，其实这种管理办法也存在许多现实问题.

1.档案管理设备的陈旧及基础设施的不完善

随着时间的流逝，企业内部许多设备老化陈旧，包括地下网管，计算机设备，存放档案的库房等，又因为大部分的供热企业都存在巨额欠费问题，企业流动资金不足，导致新设备更新的配给不及时，许多档案管理人员还在运用运行速度慢，内存很小的电脑，给档案管理的数据录入工作带来的麻烦，另又因为有些供热企业的网络系统的建设还没完全，因此，档案的信息化管理受到以上两个问题的影响，需要有待改善。

2.档案管理人员职业素养较低

在中国，有个不成文的规定，许多企业都爱用老职工或即将退休的员工，进档案管理部门，觉得档案管理工作时一项很清闲的工作，许多供热企业也不例外。这样的举动就会使得档案管理人员普遍业务素质降低。据调查数据显示，大部门档案管理员工文化程度较低，会计算机操作的的人很少，又由于部门人数少，因此，一部分员工身兼数职，导致档案的录入和分类不能及时的完成，还有一个更重要的原因，档案管理部门人员经常受到调动，总是出现新手，又不能及时的完成培训，对业务流程不熟，以上种种原因导致企业档案的信息化管理受到极为严重的影响。

3.企业缺乏健全的管理体系和保护政策

档案信息化管理的前提条件时必须有一套健全的管理体系，必须明确出台管理工作的标准化方针，另外还需要有政策的保护，比如相关的法律文件，用来保障电子文件的安全存在，虽然现在企业还缺乏相应的规范制度，也还没有出现信息安全技术的保障法律法规，但是，这些都是企业保障安全运营的必要工具。

三、企业面对档案信息化管理出现问题应采取的相应措施

1.加快硬件软件等设备的更新换代

企业基本设施的不完善表现在两个方面，一个硬件设施的不足，二是软件设施的更新不够及时。面对设备的陈旧老化，企业应第一时间应更换各种机器设备，该修的修，该换的换，该更新的更新，面对某些企业网络建设不完善的软件设施问题，企业应及时修整网络布置，确保信息的流畅，网络设备的安全到位。

2.加强档案管理部门人员的培训及人才的培养

其实档案的信息化管理牵涉的技术能力很强，它不仅需要懂得计算机的人员，而且还需要素质高的人员，在精通计算机和网络知识的同时，还需要懂得科学化的管理档案。企业既然需要这种复合型人才，就需要对档案管理部门的员工加强专业知识的培训，同时还要注意努力培养专业的人才。

3.健全企业的档案信息化管理体系增强保护措施

企业领导要足够重视到档案管理信息化的重要性，然后出台相应的政策来确保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相应的规章制度，保证档案管理工作能够顺利安全的进行，其次，要加强员工对信息化安全性的意识的培训，只有法律法规的保障，才是信息化档案管理安全性保障的后备力量。这是企业安全生产，长久发展的必要条件。

四、总结

档案的信息化管理建立在高新科技发展的基础之上，社会在进步，计算机应用的技艺能力在进步，因此，总的来说，企业档案的信息化管理是社会发展的必然趋势，是档案管理工作的一场改革。对于企业来说，这场改革有利于企业自身的发展，它提高了企业员工工作的效率，保障了企业档案管理的有效性，面对这种新方法的出现，企业要做好准备，不论是在思想上还是在行动上，积极努力充分利用高新科技手段，整合资源的最优化配置，为企业的发展带来坚固的保障。因此，企业只有做好信息化的档案管理，才能保障企业的安全发展。

参考文献

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中图分类号：G271文献标识码： A

前言

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录…。档案管理工作从具体业务来说，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值，并运用各种方法利用档案信息资源，使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。

1 目的与依据

1.1 目的和意义

档案管理是一项重要的基础管理工作，涉及了单位的所有部门，每个部门均可能产生档案材料，档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过多年的发展，档案管理已形成较严格的管理流程，档案库存比较清楚。但由于文件、档案数量较多，分类方式与组卷方式发生过多次改变，并且档案所涉及的部门很多，各部门又各有自己的接收、移交档案材料目录，它们之间缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在各部门的计算机上，造成工作的重复，增加出错的几率。

而市面上现有的档案管理软件要么不实用，不利于维护，要么价格较高。开发基于网络技术的档案管理系统对提高单位信息共享程度，以及实现纸质档案与电子文档的共同管理具有很大实用意义。种种现实状况表明，建立基于网络技术的数字化档案管理系统具有重大意义。

1.2 设计思路与依据

基于网络技术的数字化档案管理系统设计思路与依据如下：

计算机设备

从传输、存储到显示都是通过计算机实现，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息。

安全性

处在系统网络中的数字档案信息表现出明显的不安全性。计算机网络系统给人们的生活带来了很多便捷，但也同时带来了某些隐患。另外，计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丢失的问题，带来难以估量的损失。因此，系统设计时应充分考虑档案管理的网络安全性。

信息容量与存储格式

数字档案信息的数量庞大，而纸质文件主要承载文字和图形信息，数字档案信息的构成形态则是多变的。随着计算机技术的发展，人们创建了大量形态的数字信息，比如图像、音频、视频，它们即可以单独存放可以组合存放构成数字信息化档案，致使数字档案信息存储格式的复杂多样。因此，系统设计时应充分考虑信息容量与存储格式。

档案管理依据

档案管理有标准的规程规范，系统要严格按照规程规范作为设计依据。随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，数字档案信息按标准进行管理，会减少数据格式变换的频率，降低所需的费用，另一方面也有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性。

2 设计语言

Visual C++作为一种程序设计语言，它同时也是一个集成开发工具，提供了软件代码自动生成和可视化的资源编辑功能。在使用Visual C++开发应用程序的过程中，系统为我们生成了大量的各种类型的文件。

扩展名为dsw的文件类型，这种类型的文件在VC中是级别最高的，称为Workspace文件。在VC中，应用程序是以Project的形式存在的，Project文件以.dsp扩展名，在Workspace文件中可以包含多个Project，由Workspace文件对它们进行统一的协调和管理。与dsw类型的Workspace文件相配合的一个重要的文件类型是以opt为扩展名的文件，这个文件中包含的是在Workspace文件中要用到的本地计算机的有关配置信息，所以这个文件不能在不同的计算机上共享，当我们打开一个Workspace文件时，如果系统找不到需要的opt类型文件，就会自动地创建一个与之配合的包含本地计算机信息的opt文件。

3 设计流程图

基于网络技术的档案管理系统的总体流程如下：

图1基于网络技术的档案管理系统流程图

4 模块实现

4.1档案录入模块

对一般纸质档案、特殊载体档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件，通过题名查找文件内容，实现全文录入。模块的部分典型代码如下：

if((Directory == NULL)||(Directory[0] == 0))return;

char PreDirectory[MAX_PATH+1];

memset(PreDirectory,0,sizeof(PreDirectory));

CFileFind cFindDirectory;

short lens = strlen(Directory);

if(lens

4.2 档案查询模块

对各类档案按各种途径进行查询(通用查询)，按年度和档案类型查询。模块的部分典型代码如下：

for(short ii = 0;ii < lens;ii++)

{

if(Directory[ii] != '\\') continue;

if((ii != 0)&&(Directory[ii-1] == ':')) continue;

strncpy(PreDirectory,Directory,ii);

if(cFindDirectory.FindFile(PreDirectory) > 0)

continue;

｝

4.3 档案管理模块

进行档案的类别管理、立卷管理、销毁管理等。模块的部分典型代码如下：

for(i=1;i

{

lst[1] = i;

if(_CopyListReg(QSDWAi,lst,outdltbAi)==0) continue;

if(_RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)==NULL) continue;

if(_GetReg(QSDWAi,i,&outdat,&len,NULL)) continue;

_GetRegEdge(QSDWAi,outdat,&len,&xxyy,&dianshu);

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,XZDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,DLTBAi)

RegLst= _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi);

}

4.4 报表打印模块

报表打印模块是指对各类档案报表进行打印。模块的部分典型代码如下：

if(_GetAtt(XZDWAi,PNT,ii,&stru,&att)

_GetField(att,stru,"权属性质",qsxz,256,NULL);

lxdwarea[1]=_GetFld(att,stru,"线状地物面积",NULL,NULL);

_GetField(att,stru,"地类编码",dlbm,256,NULL);

if(strcmp((char*)&qsxz,"30")==0)

{

if(strcmp((char *)&dlbm,"011")==0||strcmp((char *)&dlbm,"012")==0||strcmp((char *)&dlbm,"013")==0)

{gengdi=gengdi+lxdwarea[1]/2;t01=1;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"021")==0||strcmp((char *)&dlbm,"022")==0||strcmp((char *)&dlbm,"023")==0)

{yuandi=yuandi+lxdwarea[1]/2;t02=2;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"031")==0||strcmp((char *)&dlbm,"032")==0||strcmp((char *)&dlbm,"033")==0)

{lindi=lindi+lxdwarea[1]/2;t03=3;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"041")==0||strcmp((char *)&dlbm,"042")==0)

{caodi=caodi+lxdwarea[1]/2;t04=4;}

}

5小结

档案管理系统设计的目标是提高档案管理水平及效率、建立完整的统计查询分析功能、充分发挥网络信息技术的作用，以满足档案信息管理需求。系统设计的方法和原则是采用信息工程学与工作流结合的方法进行设计；在安全性和完备性的基础上，力求适用、灵活、拓展；软件代码标准化，软件统一化，确保软件的可维护性和实用性；界面力求简单明了、实用方便，能够满足不同层次用户需要。

参考文献

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企业档案管理模式是企业档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形式，是企业档案管理的式样。企业档案管理模式随时展而不断优化，将先进的管理思想、管理手段不断吸收，用来改善企业档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。

2 知识管理背景下企业档案管理的新特征

知识管理要求档案管理具有新的特点：一是知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。由于企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也发生了相应转变，其转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。二是知识管理要求企业完善和优化馆藏。随着信息化技术的发展，电子文件大量产生，档案工作者须投身对其的产生和控制过程中，进行价值鉴定，确定接收内容，积极接收磁盘、照片、录像带、光盘等非纸质档案。三是知识管理要求企业提高档案管理技术。档案信息化离不开企业信息化，须纳入企业整体信息化建设中。

3 知识管理背景下企业档案管理模式的建立

3.1 将知识积累电子化、信息化，建立企业档案电

子信息库。应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，改变过去重藏轻用的现象，制定适合本单位的知识资源管理整体规划，全面收集各种信息、知识，采用统一的数据格式和元数据标准，对文本、音像、音频、视频等档案信息资源，采用标准规范对其进行加工、组织、整合，使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用，完善档案管理职能。

完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，而其重要手段则是数字化档案馆的建设，同时，也是深化知识管理的重要环节。在数字化档案馆的建设中，档案工作者不仅要介入电子文件的产生和控制过程，对电子文件进行价值鉴定，确定接收内容，并积极接收磁盘、磁卡(照片) 、录像带、光盘等非纸质档案，而且，要借助信息网络传送、储存、查询等数字化手段去挖掘档案中的知识成分，引导知识资源的拥有者，积极提供专业领域的知识和诀窍，用知识的语言进行有效的整合，形成系统的企业知识体系和企业知识库，以完善和优化馆藏。

篇（11）

一、档案管理创新是时展的必然要求

档案管理是以档案信息资源为管理对象、以做好档案信息资源保存和利用服务为管理目的、以档案技术为载体的一项重要的管理性工作。档案管理是国家档案事业的重要基础和主要构成，档案管理工作的质量和效率决定了国家档案事业的发展与进步。进入信息时代，档案管理工作的内外部环境发生了巨大的变化，这对档案管理提出了更高要求，档案管理工作只有不断创新，才能适应当前的新形势：一是，信息内容的丰富化。随着人类社会的发展与进步，人们对客观世界的认识也在不断深入，档案信息资源的内容得到了极大的丰富，传统的档案管理模式已无法跟上时展的脚步，只有追求创新并最终实现创新，才能满足当前档案管理工作的新要求；二是，信息载体的信息化。信息技术是信息时代最重要、最先进的科技研究成果之一，也是推动包括档案管理在内的人类社会各个领域变革的强劲动力。充分利用信息技术，搭建档案管理的信息平台，是实现当前档案管理工作创新发展的技术优势；三是，信息服务的高效化。信息是信息时代最宝贵的资源，各个组织机构都迫切希望利用档案信息提高组织管理绩效，这也对档案管理的服务功能提出了更高要求。只有实现创新管理、提高服务水平，才能更好地满足不断提高的信息服务需求。

二、档案管理创新所面临的困境

谋求发展就要付出代价，实现改革就要应对阻力。正是因为当前档案管理工作存在着一些问题和不足，才更加迫切地需要实现创新改革。具体来说，档案管理创新需要面对以下几方面阻力：

1.档案管理创新意识不强

意识是行动的先导，这就要求，一方面，相对于行动，意识应当更加客观、成熟和完善。另一方面，意识应当先于行动。具体到档案管理领域，档案管理部门及有关人员应当具有创新档案管理工作的意识，并能够以此来引导档案管理创新的行动。但现实情况是，部分领导并没有充分认识到档案管理创新的重要性和迫切性，在档案管理创新进程中只能是被“推着走”的；还有相当一部分的档案管理工作者也只关注自身职责范围之内的具体工作，从未跳出藩篱从更全面更深入的角度来对这项工作进行思考，导致档案管理陷入“行动”带着“意识”前行的尴尬局面。

2.档案管理制度亟待完善

制度是档案管理具体工作的标准和原则。档案管理制度亟待完善，一方面，是当前各个档案管理部门大多都在沿用以往的档案管理制度，这些档案管理制度难以对新阶段、新形势下的档案管理工作产生积极的指导作用；另一方面，是原有的档案管理制度本身就存在一定的缺失，如，对档案管理责任界定不清、档案管理流程混乱，这样就有可能导致的档案管理不规范、缺乏计划性以及档案信息遗失等具体问题。

3.档案管理资金投入不足

当前，我国社会已经步入了发展的快车道，政治、经济、文化、教育事业均取得了长足进步，但因为我国仍处于并将长期处于社会主义发展初级阶段，建设资金仍严重不足，投入到档案管理方面的资金也相对有限，在购置信息技术设备和管理软件，改善档案管理的软硬件条件方面存在较大困难，阻碍了档案管理创新化发展的步伐。

三、档案管理创新的有效策略

当前不断变化的社会形势，使得档案管理创新发展已经成为一种必然选择。针对档案管理创新发展所面临的种种阻力，可以尝试采取以下策略加以改进：

1.创新管理意识

创新是民族进步的永恒动力。一方面，要强化档案管理部门领导的创新意识。使其清醒地认识到创新发展是档案管理不可逆转的必然趋势，力求在管理上采取有效策略和手段，推动整个档案管理工作的创新；另一方面，要引导档案管理部门员工准确认识到档案管理创新的重要性。促使档案工作人员要转变原有的工作方法和作风，为档案管理创新发展做出贡献。

2.创新管理技术

信息技术是档案管理创新的重要技术支持。要切实提高信息技术在档案管理中的应用，搭建档案管理信息化平台，在节省档案资料存放空间、降低档案管理成本、确保档案信息的完整性与时效性的同时，提高档案信息服务的效率，使档案信息能够创造出更大的社会效益和经济效益。

3.创新资金运用

资金是档案管理创新发展的血脉。一方面，要尽量争取发展资金。档案部门要强化服务意识和服务功能，提高档案部门的价值，力争得到上级领导部门更多的重视，为档案管理创新发展争取到更多的发展资金；另一方面，要高效利用现有资金。将有限的资金运用到最重要的环节上去，尽量做到“花小钱办大事”，有计划性地改善档案管理的现实条件。