档案合规管理大全11篇

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二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

(一)归档文件材料的收集不全面

在办公室文书档案的管理过程中,通常会见到归档文件收集不齐全的情况,具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。

(二)档案文件材料的收集力度不够

当前，由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最终造成大部分的文件资料丢失或者缺损。具体原因主要包括：

1.各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，混乱不堪，不能及时归档;

2.各单位的归档模式不科学，主要存档文字档案较多，对于电子文书档案的收集与归档意识淡薄;

3.文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况，遇到这些情况，我们立即要求有关部门补交文件缺失部分才给予收集归档;

4.文件材料的可靠性差。有些单位或档案部门为应付上级的检查，通常模拟前几年的数据展开评估，致使档案文件的历史性与真实性丧失。

(三)档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

(一)强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

(二)构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度

首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。

(三)加强临时性档案文件材料的收集

在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化;时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。

(四)更新文件材料的收集与整理方式

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二是要大力宣传城建档案管理的作用。目前，许多城建单位没有按规定将技术工程档案送给当地城建档案馆审验，建设施工单位及相关的项目管理人员对城建档案知识了解不多，对城建档案管理的重要性认识不够，也是社会各界对城建档案知之甚少，没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。因此城建主管部门、城建档案管理部门要采取多种方式向社会宣传城建档案的作用，使公众充分认识到规范的城建档案工作有利于推动城市进步，有利于丰富人民的文化生活，使全社会共同关心支持城建档案工作。

三是要加强档案的收集和整理。目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐；经常与建设施工系统单位、主管部门沟通关系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。疏通建设系统的建设档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。随着服务措施的到位，收集渠道的畅通，收集方法的改善，档案资料将会大幅增加，这时就要注重梳理、精选，做到既全面又突出重点，讲究档案质量。

四是要采用科学的保管方法。首先要做好立卷和编号。对工程设计档案通常按“性质――工程项目”分类法进行分类，其立卷与编号要与分类科目体系相对应，规划设计档案最好能按归档年代立卷，每轮规划按年代顺序排列，对其案卷编号固定不变，即在一个案卷号下按年代顺序排列多卷档案，有利于调阅时对比，提高利用价值。其次要注意保管方法。为了更大限度地延长档案寿命，同时又便于提供利用，工程图纸最好实行单独保管，即把工程图纸从文书档案中分离出来，按照全宗、目录、案卷的先后顺序分门别类，编制目录，另设库房空间进行存放，具体地保管方法有两种：平摊式和卷筒式。平摊式保管，就是将工程图纸整张摊开平放，每张图纸编写一个顺序号，并按号编制目录即可。卷筒式保

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一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识

提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。

增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对殡葬档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各人员手中，档案管理人员更多地参与到殡葬材料形成档案的整个过程中，向殡葬人员讲解殡葬文件收集整理归档的每个步骤，力求不断扩大全体殡葬人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：殡葬项目结题时，如果没能按时整理归档殡葬科技资料，那该项殡葬活动就不能算完结，只有做好归档工作，殡葬工作才算是有始有终。做好殡葬档案归档工作是殡葬职工的良好素质体现。

二、健全管理制度，建立全馆一体化的管理新模式

健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我馆岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。

由于我馆档案工作具有独特性，因此建立符合本馆实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。全馆管理，领导决策都需要各部门及时准确地提供信息。而档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，这不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。

因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为馆内决策服务，为丧属提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。

服务对象的差异，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。

为从源头上保证馆档案室收藏资源，我馆反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化

档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。

新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。

这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。

五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1. 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2. 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3. 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

六、加强档案人员计算机知识和技能的培训

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。

一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题

（一）缺乏正确的认识

档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

（二）缺乏投入的力度

档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。

（三）缺乏原则的确立

档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。

二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施

（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实

档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]

在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。

（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理

从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。

结 语：

总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。

参考文献：

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.

[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.

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单位的档案记载着从创立到发展过程中的优秀成果，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果大量资料，主要包括文件、图片、录音、录像和实物等等，对研究本单位的工作提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有深远的影响。

那么，如何加强档案规范化管理，提高档案管理工作水平呢？笔者认为，要从以下四个方面着手：

一、要牢固树立档案意识

何谓档案意识？简单地说，档案意识就是对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的基础和保证。档案意识主要涵括两方面内容：既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。这两方面结合起来才是完整的档案意识，缺一不可。

档案工作事关全局、影响深远。档案管理工作者必须具有较强政治意识、大局意识、责任意识和纪律意识。档案工作是默默无闻的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好档案工作就要求我们每个档案工作者要具有“五种精神”：埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛”精神；兢兢业业、忠于职守的公仆精神；精益求精、一丝不苟的工匠精神；勇于进取、不断创新的开拓精神；淡泊名利、默默奉献精神；同时要过得了“五苦”关：顶的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得过“艰苦”，做到“待名利用平常心，视富贵如云烟”。

二、要重视提高工作能力

俗话说的好“在其位，谋其事”。随着科技的进步、时代的变迁，特别是信息化电子技术的运用使人类进入了知识经济时代，社会方方面面发生了重大变化。作为最深刻、最系统记录时代变迁的档案工作也必然随着社会的发展而发展。各层次档案室的应运而生，多门类档案资料的不断出现，现代化管理手段的逐步运用，给档案工作的发展带来了勃勃生机，同时也对档案管理工作人员提出了新的挑战和要求。

提高档案工作能力，首先要熟悉单位性质、作用、职能，熟练掌握档案专业知识。比如要做好医院档案管理，就要熟悉掌握卫生专业知识、文教卫生工作文件；要做好财政档案工作，就要具有一定的会计、财政理论知识，这样才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。其次要掌握文件归档和编研方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持“以我为主”、“保持历史联系”的归档原则，统筹兼顾单位工作特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。再次要健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。比如在编制专题目录时，要有效维护全宗内的专题检索工具的完整性。编制时不受案卷、年度、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。

三、要加强档案室硬件设施建设。

常言道“巧妇难为无米之炊”。保管档案离不开使用方便、节省空间、管理规范的硬件设备，一个单位档案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套设施建设上就可以管中窥豹略见一斑。

合格的档案库房档案室对温度、温度、防火、防风都有严格的要求。一般情况下，一个单位的档案室不像档案馆进行独立建筑，大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室，主要包括档案整理室、档案利用室、档案管理技术室（主要用来放置服务器、存储设备等，由于有的服务器噪音比较大，在房间安排时应考虑独立，其余的因素暂且不谈）、档案库房4间。档案柜、电脑、空调、保湿器等硬件配套设施必不可少。

在我单位创建4A级档案管理工作中，上级档案验收部门在实地检查时，重点抽查了归档材料、翻看了各类台账、参观了荣誉室，细致询问了各创建单位硬件建设、业务建设、开发利用等方面的具体工作情况，并对创建工作进行了现场点评及指导，大大提高了档案管理工作水平。

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人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

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在我国经济飞速发展的今天，人们的维权意识也随之不断的提高，合同作为人们维权的重要依据，也被越来越多的人重视与运用。企业合同的定义是，在一个企业为了实现某一经济项目的目的，通过相关法律条例，由公司法人或相关负责人与其平等的民事个体之间的共同设立的及可变更也可以终止的民事的权力与义务之间关系的书面合同。在企业之中合同档案是企业的经济项目活动中产生的，记录这一项企业的经济活动内容的重要凭据就是企业合同，也是企业维护自己权益的关键凭证，其档案的归类管理的重要性不言而喻。

一、合同档案管理的特点以及其内容

近几年，我国经济飞速发展，其涉及的经济项目活动也越来越多，加上企业维权意识的加强，所产生的合同也日渐增多，要想管理这些合同就要合理化的进行归类存档，为其能更好的为审阅者更方便快捷的查阅这些资料，收集和整理合同材料就是其重要的一个前提条件，与此同时其归类整理也是其重中之重。就目前而言，合同档案所采用的方法是在整个档案库中归类到文书档案与科技档案之中的分散式管理归类法，这使得查阅有些困难。档案的管理基本要求按照企业运行情况和其管理方式来制定合同的内容。

我国最早的法律依据，在现如今更是市场权益保护的法律凭据的重要组成方式，它是具有法律效益的，有明显的法律特征，有很强的制约性。在合同进行的内容里面都是根据相关法律来进行的，否则将会受到制裁，正因为这种法律制约力使其有有力的凭证。[1]对于合同的甲乙双方，合同是重要的法律凭证，使得其在形式之前是受到法律保护的。规范的合同是运用书面的形式进行内容拟定，实行的合同技术资源的系统和真实可行的证据，其中包括：鉴定报告、责任书、技术合约等一系列操作来完成的，再按照当事人的要求进行拟定。

二、企业合同档案中出现的问题

（一）不利于的合同档案统计

现如今还有一些企业，在经济合同制定的过程中，往往忽视对对方的严格审查，轻信一些“熟”人的口头承诺，仅仅只凭借对方一个通知单就进行物品的交易，这样以来对方一旦失信，就会引起纠纷，从而影响公司的利益。另外一些企业虽然拟定的合同，具有一定规范性，但是其合同内容可能会使用模棱两可的话，这样很可能陷入诈骗当中。其中关键的就是，这样口头和不规范的合同收集起来相当困难，企业合同文件过于分散，经常会出现查找不清楚和丢失的问题，造成严重的后果，从而使得公司利益受到损害。

（二）企业合同过于分散

企业在合同签订之后，没有进行合理的档案规划和监控措施，导致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表现就是对要进行变更的合同文件没有及时处理，合同文件没有及时传送，使得整个合同档案管理出现了混乱，归档没有进行分类等一系列相关的问题，从而使得其造成不必要的损失。无论是档案管理部门或是相关责任人都没有在进行关注，企业合同的效率不高，其查找困难，有一部分原因是合同的档案管理没有进行系统的收集和排查，这也正是工作效率不高造成的，这也是其中必要解决的问题。

（三）企业合同档案不重视

档案管理除了在合同的有效期内进行能对合同双方进行制约和行事权力以外，其重要的一点就是对企业经济项目有效档案证明，其能在企业疏通管理流程制定计划等一系列的行动中为其提供帮助，企业之间的合同非常有必要的，同时劳务合同还能起到抑制员工流失的作用，和维护员工的劳动价值的重要作用。[2]但是就实际来说，企业合同在根本上没有起到其相关的作用，无论是员工或是领导都对其不是很重视忽略了其本身的意义，使得合同的查阅力不高，因为其不重视所以合同档案的管理一直没有被整改，还存在着很大的不完整性。

三、企业合同档案的归类管理的必要性解决方案

随着经济的发展，社会的进步，合同越发的重视起来，企业合同档案的归类管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企业都是采用分散管理文书档案中的方法，这就给日常整理文件带来了非常大的不变，下面是提出相应的策略：

（一）合同规范化

合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚的知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。[3]

（二）合同的归类原则

企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。

（三）建立合同意识

各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。

四、总结

企业合同档案的归类管理是企业档案管理中的重中之重，必须要严谨的进行合理的规划和终结，找出其中的问题，进行相应的处理，才能更好的为企业提供最佳的法律凭证，从基础的材料收集入手，对其加强管理，对每一个小的环节的精细把控和合理的运用都是为了企业的更好发展，然而企业在经济飞速发展的今天立于不败之地。

参考文献：

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02

档案管理是新农合的基础工作，是新农合基金支付和参合农民费用报销补偿的重要依据和凭证，做好新农合档案管理工作是保障新农合基金安全和健康发展的重要保障，也是落实科学发展观，关注民生，加强社会主义新农村建设和构建和谐社会的具体体现，因此必须加强对会计档案管理工作的认识，认真研判其发展趋势及问题，推动会计档案管理走上规范化、科学化道路。

1 会计档案的收集与整理

会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等4个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。

1.1 会计凭证

它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。

1.2 会计账簿

它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。

1.3 会计报表

分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。

1.4 其他会计核算资料

属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

2 会计档案形成与保管

（1）上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

（2）当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

（3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。

（4）保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。

3 会计档案管理中存在的问题

3.1 会计档案立卷不规范

有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。

3.2 会计档案保管不规范

有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。

3.3 会计档案监督机制不完善

一是会计信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率；会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善，一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，又要收取审计费用，对被审计单位依赖性强；另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制，部分从业人员专业素质差。

3.4 计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患

首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。

4 会计档案管理存在问题的解决措施

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

4.2 规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。

4.3 规范会计档案保管

已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

4.4 规范会计档案保管的期限管理和销毁管理

各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

4.5 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.6 完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份

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农业档案真实地记录着我国农业生产、科研、教育等方面的实况、经验、措施和方法，对农业生产的发展起着重要的作用。为农业、农村和农民服好务，加强农业和农村档案工作，推进农业现代化进程，保持农业稳定与发展，帮助农民奔小康，是档案工作部门义不容辞的责任。随着时间的推移， 收集整理料不断变化和受到损坏，档案的“寿命”是有限的，档案资料必须用科学的方法保管，以便最大限度地延长其“寿命”，这对于农业档案部门和资料部门的工作人员来说是一个重要任务。

一、档案损坏的原因

随着科学技术的发展，档案的载体形式多种多样，现就纸质制成档案例材料而言，损坏的原因是很复杂的，但主要是两个因素：一是纸质制成材料的质量、纸质好坏、印刷工艺、写字墨水质量等都会影响档案“寿命”，是纸质档案遭到损坏的内在因素，还有就是档案保管条件也决定着档案存活的寿命，如环境、气候、虫害等外在因素。

二、农业和农村档案管理规范化的必要性

农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的各种基本生活资料。农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。个别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡（镇）村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

三、农业和农村档案规范化管理的内容

农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。1、建立农业和农村档案管理制度。农业和农村档案量大、面广、信息资源丰富，要想系统地管理好农业和农村档案就必须从上到下建立健全严格的规章制度和岗位责任制，既有档案工作领导小组，又要有档案室机构和档案人员，还要有业务基础设施完备的档案用房和用柜，使农业技术推广、良种繁育供应、农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，而且对农业档案形成的时间、归档内容、归档份数都要进行严格要求，并由专人负责立卷、归档、保管、利用、做到制度健全、标准一致、管理规范。2、农业和农村档案基础材料的收集、整理。农业档案要围绕农村“三农”、基层民主选举、村务公开、科技兴农、农村精神文明建设、农业产业结构调整、乡（镇）企业经营、粮棉购销、体制改革减轻农业社会化服务体系和农产品市鎏逑档雀飨钪氐愎ぷ髦行纬傻挠斜4婕壑档母髦置爬嗪透髦衷靥宓蛋覆牧辖行广泛的收集，对这些材料形成的用纸、用水，案卷的分类、组卷，各种目录的填写都要参照机关业务建设规范进行严格要求，在业务指导工作中作到基础业务建设要起点高、一步完善到位。3、农业和农村档案材料的保管条件。为确保档案安全和便于社会各方面利用，对各单位、个部门、各专业户形成的文件材料通过整理、立卷后，一定要存放在符合要求的专房、专箱和专盒里，并做好防火、防盗、防潮、防虫等防范措施。

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中图分类号：R126文献标识码： A

引言

随着社会的快速发展，城市建设的脚步不断加快，城市规模也在不断扩大，使得城市规划的档案管理工作任务也越来越繁重，为了使档案管理工作更好地服务于城市规划管理工作，新时期就要求我们的档案管理工作人员，拿出十二分的热情将城市规划管理工作做好，不断提高自己的专业技能，跟上时展的脚步，进而有效地促进城市规划工作的展开。

一、城市规划档案的作用

城市规划档案管理是指在城市建设部门的专项工作过程中积累起来的各种与城市建设和规划有关的图纸、文档等具有参考和保存价值的资料文献。城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。

二、城市规划档案管理现代化转型的必要性

1、实现城市规划档案管理的现代化转型是规范档案管理工作的需要

现代化的城市档案管理要求相关部门制定严格的档案管理程序和执行标准，各个具体的工作环节都必须严格依照工作章程，对城市规划档案管理的开发和利用提出了更高的要求。

2、实现城市规划档案管理的现代化转型是适应社会主义市场经济的需要

我国经济社会已经处于市场经济的大环境下，在市场机制下强调的是效率和公平，过去那种依靠政府的财政支持而安于现状、不思进取的就思维已经远远不能适应新时代的发展要求，城市规划档案管理工作必须提高其工作质量和服务水平，体现出该项工作在市场经济条件下对城市建设和规划工作的有益性和不可替代的价值。

三、现阶段城市规划档案管理工作中存在的问题

1、档案管理工作人员的业务素质不高

城市档案管理工作人员往往是部队转业人员或者不懂专业档案管理知识的人员组成，业务素质普遍不高，对提高档案管理工作效率和质量的意识浅薄，甚至有些管理人员对有些档案的保密规则和档案材料的归档、装订、搜集和保存等一系列基本的工作业务都不熟悉。在有些经济欠发达的县市里，一般都不设置专门的城市规划档案管理部门，而是由其他相关部门代为管理档案，这就造成了城市规划档案管理的混乱和无序，其工作效率也是非常低下，根本无法体现城市规划档案管理工作对城市建设的智力支持功能。档案管理人员普遍缺乏工作热情，在档案管理的过程中只是单纯地保存资料和收藏资料，而没有对城市规划档案资料做进一步的分析和系统化的整理，尚未挖掘出更加具有价值的档案信息。城市规划档案管理人员的业务水平低下是制约档案管理事业发展的瓶颈，严重影响了城市规划档案管理工作效率和质量的提升。

2、城市规划档案管理的相关设施不健全

很多城市的城市规划档案管理工作部门没有健全的硬件设施，缺少档案管理必备的基本软件条件，没有专业的档案管理室或者档案管理室潮湿、阴暗，导致相关的城市规划档案发霉变质等,影响了这些档案的页面美观和文字显示效果。在一些经济欠发达的城市基本没有城市规划档案管理部门，而是将相关的档案管理工作交给建设局、文物局来处理，这极大地影响了城市档案管理工作的科学性和有效性。

3、档案管理设施落后

二十一世纪是一个信息化和网络化的时代，我国各个政府部门的电子政务建设也在如火如荼地开展起来，试图通过网络化的管理手段来提高政府部门的工作效率和为人民群众提供更加便捷的服务以提升政府的公众形象，但是在城市规划档案管理工作领域，信息化和网络化建设却没有能够有效开展起来。在一些城市和地区，城市规划档案管理部门的资料存储库房阴暗、潮湿、封闭，缺乏基本的防火、防盗措施，这样不但不利于相关档案文件的安全性保存，而且还造成了很多珍贵的档案文件的发霉、虫蛀等，严重影响了文献页面的美观性和参考性，使很多资料和文档发生了不可恢复的损害。在档案管理工作中仍然采用的是传统的手工作业的方式，管理效率低下，错误率高，使得城市规划档案管理工作在信息社会中难以发挥其应有的功能，难以适应时代的发展。

四、加强城市规划档案管理工作的措施

1、领导重视规划档案管理工作

领导重视是搞好规划档案管理工作的关键。抓好规划档案工作。需要有关领导在档案库房及相关设备等方面给予必要的保障。在办公用房相对紧张的情况下，应保证库房面积，并投入大量资金购置密集架等档案装具，设置了档案信息中心，实行集中统一管理。应责成专人将现有的规划图纸、资料等输入微机，实行微机辅助管理，使每一个规划项目、每一个规划成果形成的档案资料都方便可查。

2、提高规划档案管理人员的综合素质

要明确归档范围，严格遵守各项立卷归档制度，及时整理立卷。要努力拓宽收集渠道，保证收集材料的全面完整、真实可靠。档案管理人员要紧跟时展的步伐，要学习双方面的知识，要不断学习有关规划建设方面的法律法规并尽可能多地接触了解规划建设业务，同时要学习新形势下档案管理方面业务。要熟悉馆藏，对所管理的档案资料做到了如指掌，不断提高服务质量和服务水平。要切实抓好各环节业务工作。只有不断提高档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的知识面，才能适应工作环境，驾轻就熟地干好此项工作。

3、完善软硬件基础设施

要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。

4、实行科学管理

4.1实施综合管理

将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。

4.2实施目标管理

结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。

4.3标准化管理

制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。现代化管理。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

5、加强对城市规划档案管理的制度建设

一个严格、科学、合理的管理制度是实现档案管理工作高效运行的基础，城市规划档案管理部门应该制定更加严格的制度标准，使得工作人员的每一项具体工作都能按照章程有条不紊地进行，当工作出现问题的时候及时追究相关工作人员的个人责任，将造成的损失降低最低，促使工作人员提高对档案管理工作的责任感，对于激发其工作热情也具有积极意义。

6、实现档案管理现代化

只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。因此，要充分利用现代化技术整理档案。档案记载着丰富的信息，也汇集着大量的指示，是一种丰富的信息资源。相比其他的工作，档案管理工作者可能会更加辛劳，因为档案管理工作繁琐、复杂、重复性强，可能会相对枯燥，因此信息时代我们可以利用计算机等现代化手段整理档案，省时省力，还确保档案管理工作高效、高质量的完成。因此实行现代化的档案管理方案势在必行。同时需要我们的档案管理工作者有一定的耐心、责任心和勇于创新的精神。

结束语

我国改革开放以来经济飞速发展，与此同时各个地区的城市化发展也是日新月异。在城市建设规划的过程中产生了大量的规划资料，如何对这些不断增多的城市规划档案资料进行充分的整理归档和开发利用成为了每一个管理人员面临的课题。我国现在已经实行社会主义市场经济体制，各行各业都在不断调整着自身的管理体制以努力适应新的社会经济环境，但是城市规划档案管理由于受到种种因素的制约，使得该项工作的现代化转型工作始终得不到质的发展。

参考文献

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当今社会信息技术飞速发展，信息化浪潮席卷全球，我国信息化建设的推进、电子政务的应用，对档案和档案工作产生着巨大影响。近年来，在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下，北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进；同时，各综合档案馆也陆续接收电子档案，产生了大量档案数字资源。《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标，而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。目前，我们正在建设数字档案馆系统，全市档案数字资源都将在该系统中运行，迫切需要一套档案数字资源的管理规范。

在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上，以数字档案馆为依托，找规律、定规则，研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范，这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义，又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑，引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进。

二、《规范》的主要内容

《规范》正文共包含8章，分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全，合计47条。《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则，从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析，实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理，对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护，以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求。

（一）总则

本章主要对档案数字资源提出了总体要求，包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等。

档案数字资源管理工作首先应确定好总体原则，编制中长期规划，且规划要与本地区、本行业、本单位信息化建设相适应。其次应建立安全保障体系、各项制度（包括管理维护、审批授权、监督检查、人员管理培训等），确保档案数字资源的安全。最后，档案数字资源管理需要依靠软硬件基础设施和业务系统来开展，故提出了软硬件选型和建设的总体要求。

（二）整理

理想情况下，接收进馆的档案数字资源，无论是电子档案本身，还是传统档案的数字化副本，数据格式都应该是规范的，否则，不予接收或重新修正。但现实工作中，由于多种原因，仍然存在不规范的馆藏档案数字资源。例如，北京市档案馆接收的奥运专题档案，由于版权属于国际奥委会，形成后不能擅自更改内容或形式，只能接收进馆后，用数字化副本来规范；又如，许多单位早期纸质档案数字化副本分辨率、展现形式等都不符合现有规范；因此，本章主要针对现实中存在着的不规范的馆藏档案数字资源的规范、整理提出具体要求、细则。

整理档案数字资源时应先备份，避免整理出现问题时无法恢复数据。整理应在临时处理库中进行，而不是直接在正式的档案数字资源库中进行，避免操作失误导致正式的档案数字资源库破坏或失效。整理档案数字资源不是随意行为，想改就改，故应先履行审批程序。

对于档案数字资源的格式、元数据、目录著录项《规范》中都提出了具体的要求，其他未提出具体要求的可参考相关规定。

（三）建库

存储、管理档案数字资源需要依赖资源库来开展，本章主要对建设档案数字资源库提出了具体要求、细则。

首先应整体规划建设资源库，有效整合不同类别、依托不同操作系统或数据库的异构档案数字资源，避免缺乏规划导致以后异构档案数字Y源进库存在不兼容、不匹配等问题。其次，建议按照不同需求建库，如临时库、正式资源库、利用库等，同时建议将结构化和非结构化数据从逻辑上分开建设管理，并兼顾档案诸如“全宗-目录-案卷-文件”层级结构等业务需求，以及使用相关的信息技术手段保证资源库的平稳运行，避免资源库搜索速度慢、扩容性差、系统中断等。另外，还应建立档案数字资源、元数据、目录数据之间的关联关系，如采用数据库视图、索引等来实现。其他的如参考规范建库、考虑扩容需求等，《规范》中也有具体要求。

（四）存储

建库后，需将档案数字资源存储起来，以便后续的利用、维护等，故本章主要对存储档案数字资源提出了具体要求、细则。

档案数字资源有很多类别，如文本类、图形类、图像类、音频类、视频类等，建议逻辑上分类别分开存储（物理上是否分开存储需根据存储硬件的策略和性能分析确定），同理也建议将电子档案和传统载体档案数字化副本等其他档案数字资源逻辑分开存储，以便管理、备份、恢复时更灵活、更具针对性。存储的数字档案资源主要目的是长期保存和提供利用，《规范》中对长期保存和提供利用的档案数字资源存储环境、介质都有不同的要求。另外，长期保存的档案数字资源不应加密，其安全性可以从管理手段（如授权、审批等）、存储设备（如加强存储环境管理、存储策略优化等）上来加强。

（五）利用

本章主要对档案数字资源提供利用环节提出了具体要求、细则。

首先对不同利用需求的档案数字资源要求相关人员应采用不同技术手段及时，以保证提供利用的档案数字资源的时效性。其次，应严格履行审批程序，且只鉴定为开放的档案数字资源，避免误发、错发等；时可根据利用需求进行相关的格式转换、数据压缩等技术处理，提高资源利用的安全性；对的途径也应多元化，如网络、抵馆现场利用等。再次，为方便群众快捷利用，因特网利用方式是单位主动的，无需审批程序，其他利用方式，都需履行审批程序；同时还应附加版权标识来提高档案数字资源利用的安全性。最后，《规范》中还提出了几种利用服务，但不限于这几种，有条件的单位可以自行增加。

（六）维护

本章主要对档案数字资源的数据检查、格式转化、迁移、统计和销毁等日常维护工作作了具体要求。

首先，对长期保存的档案数字资源要求至少每两年进行一次“真实、完整、可用和安全性”四性检查，而经传输、迁移后的档案数字资源则应及时检查，以便及时发现问题并改正，具体要求按《规范》执行，有条件的单位也可高于《规范》要求执行。其次，长期保存的档案数字资源原则上是不允许改动的，但由于相关政策、技术发展、环境改变等因素导致不得不进行格式转换和数据迁移，《规范》对何时开展此两项工作作了详细阐述，同时对此两项工作也提出了具体要求。再次，档案数字资源的年度统计是要求的，其他统计分析则要求业务系统有能力及时实现。另外，档案数字资源的销毁处置需谨慎按照国标规定执行。本章最后一条要求对档案数字资源的操作（除检索和读取外）应有系统日志记录并至少保存一年，以备安全审计和处理故障时用。

（七）传输

档案数字资源的迁移、利用、存储备份等工作都涉及数据传输工作，故本章对在线、离线传输作了具体要求。

（八）安全

安全是档案数字资源管理的根本目的，贯穿整个档案数字资源管理工作，故本章主要从档案数字资源所依托的软硬件系统、应急响应工作、安全审计工作作了具体要求。

三、《规范》释疑

（一）《规范》的适用范围是什么？

本《规范》适用于除档案数字资源之外的北京市综合档案馆馆藏档案数字资源的全流程综合管理。

（二）《规范》中第5.5条是如何定出的？第5.5条具体内容如下：

5.5档案数字资源格式应符合如下要求：

a）文本类档案数字资源标准格式包括PDF、OFD格式等；

b）数据类档案数字资源标准格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c）图形类档案数字资源标准格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量图格式等；

d）图像类档案数字资源标准格式包括JPEG、TIFF格式等；

e）音频类档案数字资源标准格式包括WAV、MP3格式等；

f）视频类档案数字资源标准格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

本条款主要规定了各类别档案数字资源的格式要求，主要根据（GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》、（京档发[2009]1号）《北京市档案馆电子文件接收办法》以及北京市综合档案馆实际数据格式现状，并结合国家档案局和评审专家的反馈意见修改完善而最终定出本条款内容。

（三）《规范》中第6.6条的“未碇辽2年”、第9.2条的“至少每两年”、第9.8条的“至少保存1年”、第11.2条的“至少每两年”、第11.3条的“至少每两年”是如何定出的？

这些条款里面所有的数值（如“保存1年、每两年”等）均为北京市档案馆实际工作经验累积，加之平时业务指导了解的信息综合而定的最低值，有条件的单位可以提高要求、标准。

（四）《规范》中第7.7条“档案数字资源数据量占存储空间的80%时，应及时扩容”是如何定出的？

一是结合业界经验，需要预留10%-20%存储空间用于存储内部raid等算法计算、存储远程复制、外部虚拟化、仲裁、数据交换等存储高级功能。二是如存储空间使用超过总容量80%之多，考虑业务数据增长，此时再进行扩容可能时间上来不及（考虑扩容项目周期），很可能会导致业务暂停，甚至存储爆满、数据丢失。三是市档案馆在实际工作中已遇到两次此类情况：两个档案业务系统的存储空间在使用至82%、88%时，系统响应时间延长约2～3倍，当时只能暂停相关档案业务，进行应急处理，扩容存储空间、清理数据、重新规划存储策略后，系统响应时间恢复至原本速度。