档案管理信息化建设大全11篇

时间：2023-05-25 18:13:01

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档案管理信息化建设

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1.引言

随着科学技术的不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，在企事业单位中，档案管理的信息化建设作为档案建设工作中重要的组成部分，如今已经广泛运用到了档案管理工作之中，并且发挥着重要的作用。近几年来，档案管理建设由传统模式逐渐过渡到现代模式，并逐步朝着信息化、数字化的方向不断发展。档案管理信息化建设在结合单位自身实际情况的同时，运用先进的现代信息技术统一对档案信息资源进行科学有效的管理，这在一定程度上既提高了企事业单位的工作效率，也有利于档案管理规模的不断扩大和发展。但在档案管理事业的具体发展转型中，仍旧存在着部分问题尚待解决，只有彻底清除这些阻碍，才能够不断推动档案信息化建设进程，使之在长期的信息化建设中得到充分的发展。

2.档案管理信息化建设的内涵及意义

档案管理信息化是指国家档案行政管理部门结合单位自身的实际情况，运用现代化科学信息技术对在档案工作中涉及的信息资源进行统一的组织和规划，旨在实现档案信息的传递、接受、利用及存储，并逐步实现资源共享。档案管理的信息化建设对现代档案管理工作具有十分重要的意义。实际上，现代档案管理工作中的档案信息多以电子文件的形式保存，与传统的纸质档案管理模式相比能够有效避免档案的原材料在长时期的保存过程中受到损坏，从而确保档案资料的完整性和准确性。此外，档案管理信息化还能够一定程度上提高各单位档案工作的办事效率，在保证档案信息传输速度的同时确保信息的安全性，从而实现信息资源的交流和保存。

3.档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题

3.1档案管理的标准化水平较低。我国对档案管理工作缺乏统一的规范和标准，在具体实施过程中更是缺乏良好的规范性和准确性，部分企事业单位的档案管理水平仍旧有待提高。此外，各个地区和单位档案管理建设的进度各不相同，且对档案的信息化建设缺乏足够重视，部分地区甚至严重落后，这也导致各个地区和单位无法全面有效地开展档案信息资源的统一建设，阻碍了档案管理工作的完善和发展。

3.2缺乏资金支持。档案管理信息化建设需要充足的资金支持来完善工作中的专业软硬件设备，从而为档案信息化建设提供相关基础设施支持，也为档案管理工作提供良好的环境条件。但从目前信息化建设发展过程中看，有关单位对档案信息化管理的资金投入力度远远不够，大都缺乏高性能的基础设施，部分企业和单位在后期档案的储存和完善中，也未能对档案进行及时有效的维修升级，从而影响了档案管理信息化建设的发展。

3.3对档案信息化建设管理的重视程度不够。部分企事业单位的档案管理人员对档案管理信息化建设的认识不够全面，重视程度远远不够，也对现代档案管理模式信息化、数字化的转变进程缺少足够的了解，部分单位内部更是缺乏完整的质量监督体系，从而导致相关管理人员无法对档案信息化管理的工作情况进行全面有效的掌握，致使档案管理工作带有一定程度的滞后性，这对档案管理的发展进程造成了阻碍。

3.4缺少档案管理信息化的专业人才。档案管理的信息化建设工作对相关人员的专业知识和技术要求较高，不仅要求其掌握专业的档案信息化科学技术和管理知识，还需要具备一定的专业素养和工作经验，在具体工作时结合实际情况对档案进行数字化管理。但目前从事档案管理信息化建设的专门人才数量较少且素质不高，并且缺乏一定的管理和工作经验，不利于档案管理及档案信息化建设工作水平的提高。

4.加强档案管理及档案信息化建设的措施办法

4.1推动档案管理工作规范化及标准化进程。目前我国各地、各系统的档案管理工作仍旧缺乏规范性，在具体档案管理信息化建设过程中依旧存在着不少漏洞。对档案管理及信息化建设的具体工作流程制定统一的工作标准，这不但有助于企事业单位提高办事效率和资源利用率，还能从根本上确保档案管理的工作质量。实际上，技术人员在将纸质资料文字转化成数字化信息的工作过程中，不仅要对档案资料进行录入、扫描等工作，还包括档案归档、存储等其他具体工作程序，这之中的每一步程序都需要具体详细的行业规范来约束，只有这样，才能将档案管理和信息化建设工作落实到实处，以防止日后工作中出现一系列问题。

4.2增强档案管理基础设施建设。加强档案管理的基础设施建设，首先应当加大对档案管理工作的资金投入。只有各企事业单位将档案管理工作的资金落实到位，全面了解和宣传档案信息化建设工作的重要性，才能确保有专门的资金购买质量可靠的软硬件设施，保证之后档案管理工作的有序进行。另外，在保证软硬件基础设施正常运行的同时，也要加强对计算机网络平台的建设完善，不断运用先进的信息多媒体技术建立健全档案管理网站，实现信息资源的全面共享。

4.3提高对档案管理信息化建设的认识水平。相关企事业单位应当定时定期对档案管理及信息化建设的工作人员开展培训教育工作，使之充分认识到档案资料信息化管理的重要性，增强宣传力度的同时不断强化对档案管理模式转变的认识。此外，有关单位和部门管理阶层及领导应当不断提高自身的责任意识，运用有效措施和手段不断建立健全档案管理工作责任体系，使档案信息化建设的工作合理有序进行。

5.加强对档案管理信息化建设人才队伍的培养

档案管理的人才队伍建设及培养是档案信息化建设中的重要环节，也影响着档案信息化管理水平的高低。但就目前档案管理工作的实际情况来说，从事档案管理信息化建设的高级人才数量匮乏，技术人员的专业知识水平也有待提升。因此，各企事业单位应当积极引进档案信息化管理专门人才，不断壮大档案信息化建设的工作队伍，提高建设的工作能力和工作水平。另一方面，也要增强对现有档案信息化建设工作人员的管理力度，强化其专业知识和技能的培养，不断扩充档案管理信息化建设的人才队伍。

6.结束语

如今，信息化已经成为当今社会发展的重要标志之一，档案管理的信息化建设势在必行，它不但影响着各企事业单位档案管理工作水平和质量，还对经济建设的发展有着重要意义。实际上，档案管理的建设是一个长期且复杂的工作，需要多方面进行配合，只有不断发现并及时解决档案管理及档案信息化建设过程中出现的各类问题，才能更好的推动档案管理工作的发展进程，实现资源的全面有效利用，不断加快信息化建设的步伐。

参考文献

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Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02

随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。

1 医院档案信息化建设的重要性

医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。

2 医院档案信息化建设的优越性

2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。

2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。

3 医院档案信息化建设以及档案管理内容

3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。

3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。

3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。

3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。

3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。

4 小结

医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。

参考文献

[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44

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通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。

2档案管理信息化建设现状

当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。

3档案信息化建设相关介绍

档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。

4改进档案管理的建议与方法

4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

4.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

4.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

5结语

通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。

作者:兰志芳单位:内蒙古乌兰察布市中心医院

参考文献:

［1］张玄.档案信息化建设的几点思考［J］.办公室业务,2013(11).

［2］赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务,2014(23).

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1必须加快档案管理基础平台建设

档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。

2档案管理信息化与电子政务建设同步发展

档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

3提高档案管理现代化水平

在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。

4加强档案管理中信息技术人才的培养

在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

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随着网络信息技术的不断延伸与扩展，在构建档案管理信息化建设的同时，也要切实保证档案信息资源的真实性与可靠性。因此，构建与遵循档案信息化建设的标准与规范，也早已成为档案信息化建设的重要基础。

1．2城建档案信息化建设中的人才队伍

档案信息化人才作为城建档案信息化建设的直接执行者，其个人素质、专业技能水平的高低，直接影响到档案信息化建设成功与否。因此，可以说档案信息化人才是档案信息化建设的关键。各级档案部门在构建档案信息化建设中，应该高度重视档案信息化人才队伍的建设，从而为档案信息化管理提供更好的服务。

2加强档案管理信息化建设的几点建议

2．1加强对档案信息化硬件设施的建设，提高城建档案管理信息化质量

目前我国绝大多数的城建档案馆所拥有的硬件设备严重落后，制约了城建档案信息化建设的发展与落实。因此，应以硬件建设为突破口，提高城建档案信息化质量。主要可从以下两点入手:首先，改造档案馆舍。在档案存储中，必须拥有一个安全的保管场所，使其重要的信息资源能够得以长久保护。其次，为档案管理环境工程配备相应的辅助工具。为了更好满足档案信息的存储要求，应配备相应的档案消毒设备与空气净化设备，以达到保护档案信息的目的。

2．2加强对档案信息化的软件建设，提升城建档案管理信息化水平

为了更好地加强城建档案信息化建设，不仅要从硬件设施入手，更应该从软件建设着眼，提升城建档案管理的信息化水平。首先，做好档案信息资源的网络建设。档案信息资源网

络是档案信息资源开发与应用的基础，也是档案信息资源进行交换、共享、传递的必要前提。因此，在实际建设中，档案工作人员应该以互联网建设为起点，加强档案管理现代化软件基础设施建设。其次，提高信息化档案软件处理信息技术的水平。就城建档案信息资源的种类来看，城建档案信息中不乏图片、图形、声像等信息资源，而这类的信息资源在存储处理中具有很强的专业性。因此，应针对城建档案信息资源的根本特点，提高档案应用软件信息处理技术水平。同时，也应该重点考虑从应用软件的承载形式、预览功能以及对今后电子文件的处理等多个方面进行完善。

2．3加强对档案信息化专业人才的培养，强化城建档案管理信息化水平

档案工作人员个人素质、专业技术水平的高低，直接影响到档案信息化管理水平的高低。尤其是随着网络信息技术的快速发展，要想做好档案信息化建设，更应该引进一批专业能力强、职业道德素质高的档案计算机人才，从而满足档案信息化建设的根本需求。也正因如此，从长远角度出发，城建档案部门在日常档案信息化管理、建设中，更应该以培养复合型人才为重点，引进一支管理型人才队伍。同时，加强对现有档案工作人员信息化意识的培养，以适应档案信息化的发展需求。

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【关键词】档案管理；信息化建设；建议

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障

各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力

从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设，落实档案信息

公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

参考文献：

[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).

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1 档案管理信息化建设的内涵及意义

档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用现代化的信息技术和档案网络建设平台等，科学合理的处置、管理和应用档案信息资源，推进档案管理现代化进程。档案管理中档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，数字技术的大规模应用，档案信息资源的数字化、网络化和共享等是档案管理信息化的主要特点。档案管理信息化建设的最终目标是提高档案管理的现代化水平，充分挖掘档案的社会价值，以为社会提供优质的档案信息服务。

与传统档案管理相比，档案管理信息化具有明显优势：第一，利用信息化的档案管理方式，档案存在形式由传统的“纸质形式”转变为“以电子文件为形式的文字、图片、音视频”等，档案资源的收集、储存、分类、统计和查阅更为便捷，档案资源更易于保存、检索，提高了档案传输速度和传输安全性。第二，积极推进档案管理信息化建设，档案管理活动中全面应用现代信息技术实施，传统的档案管理方式发生变革，档案管理工作的效率和质量大大提升。第三，档案信息化建设促进了档案资源的开发、利用、保存和传递，有利于实现档案资源的共享。

第四，档案管理信息化建设有利于促进我国档案工作标准规范体系的建设和档案管理体制的创新和完善，从而全面推进我国档案事业的蓬勃发展。

2 档案管理信息化建设面临的主要问题

2.1 缺乏对档案管理信息化重要性认识

当前，虽然我国的档案信息化建设工作取得了一定的进展，但档案管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。

2.2 资金投入不足，基础设施不够完善

档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对档案信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着档案信息化建设。

2.3 档案管理的标准化水平低

档案管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，我国各地、各系统档案信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，档案信息资源建设落后，无法全面实施。

2.4 缺乏专业的档案管理信息化人才

由于缺乏一支综合素质高的档案管理信息化人才队伍，严重阻碍我国档案管理信息化建设。目前，部分从事档案信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期n案信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍档案信息化建设工作的进展。

3 推进档案管理信息化建设的对策

3.1 加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设

档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。

另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。

3.2 健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设

档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。

同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。

3.3 加强档案管理信息化的标准体系建设

档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。

3.4 加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设

各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。

总之，档案管理信息化建设是一项系统工程，各级档案部门应积极推进档案管理信息化建设，提升档案的公共服务能力，促进档案事业的科学发展，以适应时展的需要，更好地服务社会。

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企业档案管理的信息化属于比较复杂的工作类型，并且档案管理工作质量会直接影响企业的发展，所以必须要不断地完善企业内部档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性。虽然各大企业都在努力完善档案管理，但是依然存在较多的问题影响信息化建设在企业中的应用效率。档案的信息化建设不平衡，是比较常见的问题。许多企业都为了顺应时展的脚步，引入信息化档案管理技术，但是差异较大。一些大型企业可以通过档案管理信息化建设的方式来实现档案管理高效建设，提升企业综合管理能力，为企业盈利。但是这一情况却不适合经济效益比较差的企业，财政入不敷出，效益不好，是影响企业档案管理信息化建设的主要因素之一。

一些企业基础条件比较差，不论是在技术方面还是资金方面都达不到社会同行业企业的平均水平，外加企业内部高技术档案管理人才缺失，导致这部分企业没有专业化的设备及工作人员对档案管理信息化进行支撑，影响企业档案管理信息化建设力度，影响企业档案信息化管理的同时，也会影响企业的正常发展。因为缺少统筹规划，导致许多企业都在盲目建设信息化档案管理设施。从我国整体发展情况来看，在企业的档案信息化建设方面缺乏统一性的规划以及组织协调措施。因为企业的档案管理信息化建设章程及相关标准缺乏统一性规定，使企业的档案管理信息化运行效率低，影响企业正常运行。企业档案管理信息化建设不是孤立建设体，是需要与企业其余管理方向相互结合的，其中文书处理以及生产活动管理等，都是比较常见的管理模式。因为企业档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，影响了企业档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

二、完善企业档案管理信息化的措施

（一）制定标准规范。想要提升企业档案管理信息化建设质量，首先要保证其基础建设（标准规范与章程）落到实处，并且这也是企业档案管理信息化建设的必要制度保证，只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升企业档案管理信息化建设质量。企业可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化企业档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升员工工作积极性，进而保证档案管理质量。不断完善企业档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在基层管理体系的基础之上来强化体系的综合执行能力，让企业档案管理工作有法可依，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升企业档案管理信息化建设的科学性。

（二）建设原则。企业档案管理信息化建设必须要遵循相关规定，才能保证建设速度及质量。首先应当遵循实用性原则，因为企业开展档案管理信息化建设的目的就是要让企业档案管理信息共享，进而提升企业管理质量与经济利益，促使企业走向科学化发展。其次要秉承有效化与逐步推进原则，因为企业的档案管理信息化建设不是可以在段时间内完成的工作，需要企业投入大量的资金与人力，所以企业必须要抓住机会，实现企业管理和档案管理工作的同步运行。最后要秉承全面发展与经济效益原则。企业的经营目标就是盈利，所以档案信息化管理的最终目的也必然是为企业赢取更大的利润，如果进行档案管理信息化建设，则企业必须要将档案管理工作和长期效益目标相互结合，保证企业的长远发展。因为企业档案管理信息化建设工作并不是独立运行的，所以其余部门必须全力配合该系统的建设，和企业其余建设项目、建设目标相互协调，保证信息与需求同步运转及相互协调发展，为企业未来更好更快的发展保驾护航。

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人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。

二、新时期人事档案管理的信息化建设对策

1.提高对人事档案信息化管理的重视程度

当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。

2.加强信息化软件的开发力度

人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。

3.提高档案管理人员的素质能力

人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。

4.做好人事档案的安全管理工作

由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。

三、结束语

当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。

参考文献:

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.

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（一）档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作，需要大量的时间来逐步完成，而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式，而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上，疏于对档案的管理，忽视对档案管理人员的业务培训，导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识，使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而，事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

（二）档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下，磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用，许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等，这些载体会因为各种原因而发生破损，例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用，严重的还会导致系统运行出现问题。

（三）标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中，必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统，各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现，为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求，企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便，甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

二、改善企业档案管理信息化建设的建议

通过分析企业档案管理信息化建设过程中出现的相关问题，可以知道，只有在一定范围内实现资源的优化配置，完善档案管理人员的培训，才能彻底实现档案管理的信息化水平，可以从以下三个方面进行：

（一）档案管理人员要提升档案信息意识

档案信息化在某种意义上讲就是观念信息化，档案管理人员是档案信息化工程的基本力量，他们的能动性关系到信息化建设的成败，档案管理人员只有在思想上树立了档案信息的意识，认识到档案管理信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感与责任心，做到主动关心档案信息化建设工作，认真做好信息化建设中的每个流程。

（二）实现管理工具的信息化

一是，配置计算机、服务器、交换器、路由器、光盘刻录机扫描等设备。计算机系统软件的开发或应用，都可通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。二是，每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案双管齐下的工作模式，避免重复，节约人力、财力的同时，也大大加快了档案信息数字化的进程。三是，对上网的员工档案信息进行密级界定。首先确定密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密等级进行界定;其次在网上对档案信息使用者进行身份验证，信息查询权限针对不同身份的使用者有所不同，身份越高权限越宽，以保障软件系统的安全性。

（三）全面提高档案管理信息化水平

档案基础建设的重心随着信息技术的广泛应用逐渐向档案信息化建设的方向转变。如今，在计算机系统渗透的形式下，计算机管理软件的运用为实现档案管理现代化做出了重大贡献，在开发系统和档案利用过程中发挥着极为重要的作用。

随着大量产生的电子文件，如何安全且高效地管理电子档案已成为企业不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可规避的一项重点工作。档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的计算机系统管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。

信息化建设理念，需要科学的档案管理软件为支撑，仅仅用传统方式管理大量的电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案管理工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

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