采购合同规范管理大全11篇

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中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）09-0066-01

1 电力物资采购合同风险的分析

电力物资采购合同管理的各个环节都存在风险，笔者认为可以将其归纳为如下几个方面（见表1）。

2 电力物资采购合同风险的应对措施

2.1 构建完善的电力物资采购合同管理内控制度

第一，电力物资采购合同管理的组织控制。合同管理组织控制是对合同管理部门的设置和相关人员的职责进行界定，在组建内部组织机构时考虑必要的控制措施，从而使组织设置自开始之初就具备防错纠弊的功能。电力物资采购合同管理的组织控制要遵循如下两个原则：一方面是不相容职务分离，即授权与执行分离、执行与审核分离、执行与记录分离等；另一方面是组织机构相互牵制，即部门在授权范围内职权不受外界干预、合同需经不同部门会签并保证在有关部门进行相互检杳等。

第二，电力物资采购合同管理的授权批准控制。在电力物资采购活动发生前，电力公司要根据相关标准和规定，对相关部门及人员处理业务的权限进行控制，对采购合同的合法性及合规性进行审批，从而确保各项活动的发生都经过正当授权，促使合同管理活动的合法及有效。

第三，电力物资采购合同管理的人力资源控制。电力物资采购合同管理人力资源控制是对合同管理相关人员素质考核的控制，贯穿于人员招收、培训以及使用的过程，其基本原则是保证合同管理人员的能力与其职务相适应（包括主管机构及人员、合同承办及管理人员、相关法律部门人员、印章管理及合同档案保管人员等）。

2.2 发挥内部审计作用来促使合同管理内部控制的完善

第一，制定电力物资采购合同管理的审计监督办法。电力公司要制定电力物资采购合同管理的审计监督办法，对合同管理工作的合法性、规范性和效益性，合同的签订及履行情况，与合同管理相关的内控制度的建立健全及有效性进行审查和评价。在电力物资采购合同管理的审计监督过程中，电力公司要高效执行合同管理审计监督办法，结合电力物资采购合同管理的实践活动来及时发现合同条款中存在的不严密、不规范及其他问题，为电力物资采购合同管理有效实施过程控制提供依据。

第二，事前、事中和事后审计的紧密结合。内部审计要以电力物资采购合同管理的事前审计和事中审计为切入点，以事后审计为落脚点，采用合适的审计方法，从需求计划、供货商资质、合同签订、合同履行、合同终结等环节进行全过程的审计监督，从而对采购过程合同管理状况提出审计意见。

第三，开展专项审计。对重点项目或电力物资采购金额较大的项目，内部审计部门要组织实施合同管理方面的专项审计，针对合同管理的授权控制、组织控制、责任控制、目标控制、流程控制以及法纪控制制度进行测试和评价，对不健全或已过时的控制制度，提醒相关管理部门进行及时制订或修订，从而确保电力物资采购合同的所有事件都处于有效控制之中。

2.3 构建闭环式的电力物资采购合同管理

电力物资采购合同管理属于动态管理，从合同签订前的准备工作到履行终结，电力物资采购合同管理始终处于不断变化的环境之中。为此电力公司要根据在内部审计及日常工作中发现的问题，根据电力物资采购合同管理及内控管理的相关对应，围绕电力物资采购合同管理的周期，将合同订立、合同执行、合同变更、合同付款、合同结算、合同履行、合同归档分析等纳入统一管理，建立严谨完善的合同管理业务流程。在此流程下，合同管理层次清楚，部门职责明确，合同管理相关的各部门可全程跟踪合同的会签、审核、执行、统计、分析等过程，使合同的签订、履行及考核等均处于有效的控制状态，从而切实提高电力物资采购合同管理的规范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加强电力物资采购合同履约过程的管理。电力公司要加强电力物资采购合同的履约管理，严格按照电力物资采购合同约定的设备生产工期和质量标准等履行合同，同时在电力物资采购合同履行过程中，做好相关资料的积累与保管工作，建立完善的资料记录，对设备的生产进度、质量以及付款状况进行认真系统的积累和管理，遇到有纠纷发生的情况，也可以在协商不能解决的条件下，为准确及时运用法律解决问题提供证据材料。

第二，提高电力物资采购合同管理人员的素质。一方面，电力物资管理部门应定期聘请相关法律人员、财务人员及电力技术人员等举办诸如合同法规、合同知识和财会、电力物资等方面基本知识的培训，对电力物资采购合同管理部门的相关领导及合同经办人员进行重点培训，为提高电力物资采购合同管理水平奠定基础（只有促进各级管理人员增强风险意识，才能有效防范电力物资采购合同风险）；另一方面，电力公司要通过重点培训以及培养，造就一支具备相应专业背景，熟悉电力物资采购合同管理环节、掌握企业管理流程、具备合同相关管理知识的合同管理和合同经办人员队伍，并保持其队伍的相对稳定性。此外，电力公司要重视合同管理人员知识的更新，定期进行合同管理相关知识的培训，促进合同管理和合同经办人员队伍的相对稳定性，防止合同管理及经办人员随时指派的情况发生。

3 结语

市场经济条件下加强电力物资采购合同的风险应对，对于电力公司防范经济风险、促进自身的法制化、科学化及规范化具有重要意义。笔者认为，电力公司只要从构建完善的电力物资采购合同管理内控制度、发挥内部审计作用来促使合同管理内部控制的完善、构建闭环式的电力物资采购合同管理、强电力物资采购合同履约过程的管理、提高电力物资采购合同管理人员的素质等方面入手，就可以有效应对电力物资采购合同中发生的各种风险，切实提高自身的风险控制和管理能力。

参考文献

[1] 蒋旭东.电力物资采购合同风险管理研究[J].经济视野，2013（24）.

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关键词：

电力物资；采购合同；管理流程

电力企业经营和发展的关键资源保障就是电力物资的及时供应，在电力行业的生产和经营以及管理的各个环节都离不开电力物资。在保障和实现市场经济顺利运营的同时为了实现电力企业经营模式改革，加强对电力物资采购合同的科学有效管理至关重要。电力企业通过实施一系列改革措施，实现电力物资采购合同的管理合理化发展，能够更好的迎接外界的风险挑战。

一、电力物资采购合同风险定义和分类

(一)电力物资采购风险定义电力物资作为一种有形物资采购，其采购方式多样，有贷款采购、直接购买、租赁和交货等等。物资采购的主要包括了购买技改或者电力生产，其中还包括电力资源设备和工具原料等。与此同时，包括需求以及项目计划、合同以及招标和仓库管理，再到后期的物资验收和运输和物资配送等环节都属于电力物资购买的职能范围。电力物资采购的实际结果和预期目标存在偏差的状况下就容易出现电力物资采购的风险。电力物资采购风险会同时存在于采购合同管理和和实际采购操作整体过程之中，所以在电力物资采购过程中从合同制定到合同确立再到实际的电力物资的运输管理各个环节都要做到严谨认真，工作人员要对管理工作足够重视。

(二)电力物资采购合同风险分类本文对电力物资采购合同进行综合归纳总结，得出了采购合同常见的几种风险分类。首先是品质风险，电力物资采购企业衡量每一次的物资采购是否成功的主要依据就是能否准时收到采购的物资和企业接收到的电力物资品质和数量是否符合同标准，所以说电力物资的品质风险也是电力物资采购合同的主要存在风险之一，一旦出现电力企业采购的电力物资不符合质量标准将会对电力企业的生产和发展造成严重的负面影响，严重的可能造成企业经营危机，不利于电力企业的健康快速发展。第二种常见的采购风险就是服务风险，在电力物资采购过程的各个环节中，服务质量的低下也会严重引起一系列风险，其中的风险内容主要包括电力物资供应商在供货和协调环节上的服务质量不佳引起的风险。第三种风险就是交期风险，确保物资交期准确性可以对物资采购方带来很大的便捷和优势，可以实现产品准确交期，从而提升产品的品质，也可以减少缺货现象，降低运送损害性，从而实现电力物资运送成本的有效缩减。第四种是弹性风险，电力企业通常都会在电力物资使用前进行相关的产品检测，从而保证生产运营的顺利进行，电力企业向供应商订货的多少主要依据就是产品的检测结果是否符合企业的使用标准。产品供应弹性问题也是供应商方面容易引发矛盾的关键所在。同时也存在产品采购完成之后面临的临时性价格调整和部分的产品修正由此容易引发的弹性风险。第五种风险就是存货风险，电力企业也存在存货过程中系统临时出现问题和偶发性排成的问题，一旦出现支援调度问题和预测失真问题都可能严重危害电力资源供应链受阻，从而引发相关的资源存货风险。

二、规避合同风险的应对措施

电力企业应该加强采购合同管理工作，同时优化物流协同合作[1]。电力物资采购管理工作的一个关键环节就是保障供应物资的连续性，避免可能出现的物资供应链断裂，这也是电力企业实现企业自身健康快速发展的重要保障。电力企业内部采购管理工作的主要工作内容和工作重点就是对电力资源采购合同的管理工作，采购合同是通过协议的形式利用法律保护连接电力企业和电力资源供应商，实现供需对接，从而建立起双方统一的采购管理体系。科学合理的电力资源供应体系无论是对电力企业还是电力资源供应商都有重要意义，对电力企业可以帮助减少企业成本，对供应商可以实现资源运作效率的提高。目前我国的物资采购环境较为复杂多变，对于电力企业提出了新的要求，首先就是要清楚采购管理系统的整体运作状况，在了解的基础上及时发现和调整可能存在的问题和薄弱环节，强化对各个环节的完善和管理。更加清楚的认识和了解采购过程中的风险诱因，防范物资的采购风险同时优化采购管理制度，加强对供应商的筛选。在通常情况下，物资采购市场方面主要是大型电力企业所占份额较多，所以制定的物资采购合同内容也会相应增加。此时就需要对合同管理的侧重点有所明确，关于物资材料供应时间上是否及时和物资供应环节的服务质量加大关注。对于供应系统的稳固和科学以及物资供应时效性供应商要格外注意。最后，电力企业资源供应的有效保障就是要组建起高效合理的企业采购管理团队。电力企业应该在供应程序上加强有效调整和积极建设，对于采购合同风险加大控制力度，同时做好供应资源的品质监管。

在电力企业与物资供应商的合作中经常会存在供应与需求的不确定因素影响，所以在物资的采购和管理中，应该主要注意物资采购方和供应方对于部分条件的弹性设计。保障在可能出现的外界因素的干扰和影响下，可以及时有效的实现影响的解除，从而实现良好供需关系在电力资源采购和电力资源供应商之间建立。大中型电力企业应该通过科学有效的管理手段保障供应链的管理顺利实施。同时尽量减少电力企业的资源库存，降低运营生产成本，实现利益最大化，避免发生物资需求波动较大和突发性状况时，因为弹性不足导致运营模式不能有效符合现实情况，不利于矛盾的解决。所以电力企业应该及时做到自身各方面应变能力的提高，同时关注企业的生产效率和生产效益，所以保持物资采购的弹性管理至关重要。电力企业和资源供应商之间的合作和联系越紧密就越有利于采购管理的有效运作。电力企业与资源供应商之间应该实现相互之间的资源共享和信息沟通，提高采购合同的规范性与合理性，这些都是建立长期合作伙伴关系的关键。只有在规范的合同体系的约束管理下，才能实现采购管理双方的风险共担和利益合理分配，从而促进和谐健康的合作和发展进步[2]。

三、电力物资采购合同管理出现的问题

(一)采购合同的管理和控制存在漏洞电力资源合同管理的有效性主要由采购合同管理和控制体系来保障和实现，但是目前的很多大中型电力企业都没有根据实际要求来建立合同管理和控制部门，由此就会存在合同的管理与合同承办的混乱现象，不同部门对合同管理的各个环节分工不明确，没有清晰的界限，电力企业应该及时采取有效措施对合同进行分级式管理，在审查的基础上实现各项规章制度的有效落实，建立起配套的合同管理评价体系，做到彻底控制和管理采购合同。

(二)对合同管理和控制的意识薄弱目前很多企业存在偏重关注物资的采购合同文本却忽视对合同有效管理[3]。电力企业没有在采购运营过程中运用有效措施管理合同，没有结合实际的企业发展状况来进行合同跟踪，缺少合同管理风险意识。电力物资管理工作人员必须强化法律意识，加强对合同的管理，电力企业也应该及时制定针对合同管理工作人员的工作制度，约束合同工作人员的行为。

(三)信息传达不明确电力企业物资管理的过程中存在诸多问题，在物资签订过程中没有从电力市场的实际情况出发，没有及时捕捉市场信息，没有结合合理的招标方式进行完善，对价格波动的及时反映不敏感，对于运输和包装管理方面缺乏有效控制。很多物资采购合同制定过程中容易出现内容不规范，条款不严谨，引发合同双方在供货价格和供货时间上存在矛盾，致使资源购买方和供应方出现问题。

(四)没有实现封闭式合同管理合同双方在合同签订和管理中不能完全按照规范流程，合同履行也没有按照相关的法律程序，从而致使矛盾频发。电力企业应该正视合同纠纷问题，重视潜在矛盾，避免纠纷升级，影响电力企业的经济效益的提高。

(五)没有明确的风险责任条款电力物资采购合同条款制定中，条款概念模糊，合同过于形式化，没有发挥合同应有的约束力度，从而造成执行力的不足。物资无论是在生产还是在验收环节都没能实现有效的连接，影响合同的履行力，很多企业存在没有收到物资就直接汇款的状况，从而导致经济损失的加大。

四、电力物资采购合同管理流程分析

(一)对电力物资采购合同的签约流程分析上市企业在下发中标通知的同时进行技术协约的签订，刚投入使用的机械类材料需要按照部门管理和物质供应等相关部门进行技术设计，电力公司的物流管理人员应该在货物运输之前签订物资采购合同，公司的管理人员及时整理合同资料，并相应提出合同相关意见，公司的物流管理部门同时将物资采购相关合同进行归档整理。

(二)对电力物资采购合同的管理流程分析电力公司的资源管理人员应该及时根据设计的变更调整合同，同时根据项目的实际情况来对采购过程进行分析和补充说明，同时确保物资合同的供应方和购买方权利得到真正的保障，不能使随意对采购内容进行调整，电力公司物流人员要在保障物资规格和价格稳定的基础上变更合同审核，合同签订数量的增减需要根据实际情况来制定，电力公司的物流管理人员需要适时根据实际情况来对合同进行审核。电力公司专门部门的领导应该将审核通过的有效合同及时移交物资管理审核部门，电力公司的物流管理人员会将合同整理后进行合同分类和合同归档管理。

(三)电力物资采购合同在履行时的管理流程分析电力公司的物流管理人员需要按照相关规定来制定合理的采购合同以及物资的催缴政策，对于采购的大型电力机械应该做到准确及时了解供应商的整体生产环节和生产计划和流程。应该定期专人追踪供应商的生产进度情况，及时解决生产过程中可能存在的问题。供应商应该按照合同的交货日期制定合理的生产技术，节约时间成本，重要物资及时追踪管理，电力公司的物流管理人员应该做到及时有效的信息反馈，同时应该完善物资的配送管理制度，做到及时交货，工作人员也应该及时与物资供应商联系，随时了解施工进程，及时与供应商协调配送时间，从而确保及时交货。

五、电力物资采购合同管理的作用

电力物资采购合同管理流程主要分为三个步骤，首先是签约，第二是数据的变更，第三是履行约定的内容。电力物资采购合同的主要制定原则就是要维护合同双方的利益，同时具有法律约束效力。电力物资采购合同的有效管理作用明显。

(一)明确采购任务内容电力企业物资采购的主要内容可以通过采购合同来明显体现，配合管理合同可以实现对电力物资采购任务的有效管理。电力企业的具体物资采购任务的确定主要依据电力物资采购合同的制定。可以通过采购合同的具体管理内容明确采购的物资型号、物资技术含量、物资采购成本、具体数量和物资的交货验货方式。

(二)约束签约双方的行为准则对电力物资采购合同的有效管理可以实现对签约双方行为准则的约束。通过对电力物资采购合同的有效管理可以更加明确合同双方的经济和法律关系，使合同双方对自身任务和责任有更加明确的认识，确保了一旦出现合同签约双方违约状况，一概按照合同规定内容来承担责任。

(三)解决采购中的矛盾电力物资采购的很多部门采购计划并不能固定，随时可能发生变化，主要影响因素就是原材料的价格波动引起的，在对合同理解方面合同签订双方都会因为自身法律知识的限制而产生理解偏差，物资短缺等因素也会导致供应商供货拖延。以上诸多问题都是引起电力企业和电力物资供应商之间出现供需矛盾的主要因素，只有严格按照合同的相关问题条款来解决问题才能实现问题的及时有效解决。物资采购过程中只有保证各个环节的合理运作才能实现物资采购的预期目标，在物资采购过程中经常会存在多种隐含风险，所以企业双方应该共同努力加强物资的合同管理工作，用此种方法来规避风险，使运营成本降低经济效益提高。

六、结语

近年来，市场竞争越来越激烈，施工企业迫切需要加强管理，提高资金利用效率，实现企业资金的利用最大化，保障实际运转过程的合理有序，这样才能实现施工企业的更好更快发展。电力物资采购管理合同的有效管理是建立在合同的有效执行上。只有不断完善管理监控流程才能确保管理落实到位。

参考文献：

[1]董付梅.电力物资采购合同管理流程探讨[J].中国电力教育,2012,33:118-119.

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中图分类号：F253.2 文献标识码：A

一、引言

随着我国社会主义市场经济体系的逐步完善，企业物资供应环境市场化水平越来越高。由于在物资采购过程中，存在较多风险，通过实施合同管理，减少采购漏洞，提高管理水平。

二、.合同管理的必要性

(1）合同风险是客观存在的。据统计，近五年，我国社会经济因合同欺诈，三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年GDP比重的10%-20%。其中因为合同欺诈造成的直接经济损失约55亿元，逃避债务造成的直接经济损失约1800亿元，产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约2000亿元。在合同履行方面，我国91.4%的企业不同程度的存在合同纠纷，其中7.1%的企业合同纠纷在10起以上。这说明信用缺失越来越成为企业经营中的潜在风险，威胁到了企业合同履行的安全。

(2）合同管理工作与企业生产经营活动密切相关。企业管理涉及许多方面，但主要是围绕产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。可以说，没有规范有序的合同行为，企业就没有效益可言。

(3）合同法律风险具有可控性。由于合同法律风险发生原因，产生结果具有约定性，并有法律条文的指导，因而具有很强的预见性和可控性，可通过构建合同法律风险防范体系，把合同法律风险控制在最小范围内，或从源头上消除。

三、物资采购合同管理

1. 签约管理。

对采购合同进行分类，并且严格审核重要合同。一般来讲，采购合同涉及的款项超过50万元就算是重大合同，这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响，在物资采购合同的管理中，应当严格审核，确认合同的条款内容，防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面：一是对合同当事人的资格进行审核，应当当事人出具各种证明，以证明其有资格代表企业签订合同；二是对采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核，要求物品具有详细的信息铭牌，计量必须使用国家设定有计量标准的数量单位，质量应当以国家标准或者行业标准为主；三是对物品交货方式条款的审核，一般来讲，交货风险都是由卖家承担；四是违约责任的审核，物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式，应当注意的是，处罚方式应当具体；五是价款的支付审核，对价款的如何有效地约定，会直接关系到合同是否会顺利履行；六是合同争议的解决办法。

2、履约管理

对于物资采购合同，其合同履行流程中包括两个非常重要的环节：一是货物验收，买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差；二是价款支付复序，财务部门应当根据合同规定的内容支付货款，并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题，其中一方不能够正常履行合同的时候，可以寻求法律的援助。

3、结果管理

首先，应当妥善的保存合同的原件，这是合同履行过程的必要条件，也是索赔的最直接证据。而且，合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密，所以对于物资采购合同，应当配备专门的保管人员。合同一般分类保管。

其次合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计，准确掌握合同业务量的基本信息，分析相关统计数据从而，针对性地开展履行监督和检查工作，及时总结合同管理中的经验，提高合同管理水平。

四、加强物资采购管理的基本措施。

1.做好物资采购合同审核。

（1）对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证，还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品，对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品，对方须有煤安标志证书。

（2）对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时，不仅要有货物名称，还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点，有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。

（3）合同标的物交（提）货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么货物在途中的风险由出卖人承担；如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以，交（提）货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货的方式。

2.实行物资采购合同管理。

在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现论的运用上，由此可达到以下三个目的：（1）探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；（2）制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；（3）确立一个具有动态的，受信息调节而又符合法律规范的控制体系。

在企业的对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高企业整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求：一是规范使用合同文本。二是实行合同全过程管理。三是运行业务合同化机制。

3. 加强物资采购合同管理的管理职能

全面贯彻落实“管理第一位”，实现“两个根本转变”指导思想，强化责任意识、精细严谨、务实创新，做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则，认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。

4.强化物资采购合同的履行监管，堵塞管理漏洞。

首先，严格按照相关管理制度履行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。

5. 制订物资采购合同管理计划

物资采购合同管理计划中必须要有相应的资料，如供应商的详细资料（如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石油电子商务网络供应商成员证、准入证等），以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表，此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定，当要求交货期非常重要时，还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作，例如，设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行，而且需要使用资源。

合同预算，在支出较高的时候，你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内，即使没有这样一个目标存在，采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本，这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算，这几项是必须的财务支出。

合同质量计划，它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时，如当采用新技术或使用新供应商时，购买方希望能够对质量管理施加影响。这样，大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中，成为合同项下的完成目标。

五、结束语。

物资采购合同管理工作同业务工作既有交叉又相互平行，综合性较强，涉及面广。实施物资采购合同管理时，需要业务人员和管理人员的大力配合，通过落实管理制度，履行岗位职责，提高物资采购管理水平。

参考文献：

[1]彭海涛.物资采购合同管理初探[J].机械管理开发,2008,23(5):130-132.

[2]姜静.刍议新形势下的企业物资采购合同管理[J].现代营销,2013,(6):49-49.

[3]王迪,赵东辉.物资采购合同管理问题探讨[J].中国市场,2012,(41):74-75.

[4]王小培,马建功.深溪沟工程物资采购合同管理探讨[J].四川水力发电,2011,30(z2):131-132,260.

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中图分类号：F253 文献标识码：A

Abstract： This paper analyses the characteristics of purchase contract risk management in aerospace companies and puts forward seven suggestions. These suggestions can improve the purchase contract risk control level and protect the rights and interests of the company.

Key words： procurement; contract; risk

随着市场经济的发展，合同作为反映交易的法律形式，其作用日显突出。企业作为生产经营的经济实体，其在生产经营过程中必然会涉及到合同的签订和履行。采购是企业生产经营过程中一个非常重要的环节，是企业生产过程的源头，是企业大额资金的出口，采购合同签订的好坏对任何企业来说都是十分重要的。一份好的合同必然会给企业带来好的经济效益，反之，一份有瑕疵的合同将会给企业带来无尽的麻烦和困扰。

近年来，我国航天事业高速发展，军民品产值连创新高。众所周知，航天企业的型号产品是一个多学科、多专业有机结合的大规模系统工程。它投资巨大，技术复杂，综合性强，协作面广，质量和可靠性要求高，风险大，管理难度大，如“神舟”载人航天飞船涉及的供应商就达3 000家之多，供应商所属行业涉及机械、电子、化工、生物、材料等众多专业技术领域，组成了一个庞大的采购网络体系，而采购合同是规范双方在交易活动中履行各自权利和义务最主要的形式。

1 采购合同的相关概念

1.1 采购及采购合同

采购是指购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。采购合同是指供需双方在执行物资采购活动中，通过自愿协商签订的一种具有法律效力的契约。

企业之间签订采购合同的作用主要体现在4个方面：（1）采购合同是市场经济条件下企业间经济联系的主要形式;（2）采购合同是落实货源的主要形式;（3）采购合同可以加强经济责任制，促进经济核算;（4）采购合同是供需双方紧密联系的纽带。

1.2 采购合同的主要内容

签订采购合同必须遵循国家的法律法规，平等互利、互相协商，并且要内容具体、责任分明、文字简练、便于执行。一般合同需要包括产品名称、品种、规格、质量、数量、计量单位、技术标准、包装、交货、运输、价格、结算方式、经济责任等。

2 航天企业采购合同管理的现状

（1）航天企业采购合同的乙方范围非常广，包括航天系统内外、军工系统内外、国内外的供应商，供应商的技术水平和管理能力参差不齐。有些供应商提供的产品数量非常大，有些却数量极少，供应商结构复杂，管理难度大。

（2）航天企业采购产品种类非常多，合同类别多样化。所属行业涉及机械、电子、化工、生物、材料等众多专业技术领域，合同形式存在买卖合同、委托设计合同、进口委托合同、加工承揽合同等多种情况。

（3）航天产品定型周期一般比较长，需要通过研制多个阶段的验证，对质量及可靠性要求极高，一旦定型，需求在一段较长时间内使稳定的、更换的可能性也不大。通常在采购合同中，对质量及可靠性要求最多、也最细，进度、成本、服务等相关要求随后。

（4）航天企业的军品配套，受指令性计划因素的影响较多，经济往来以系统单位居多，在签订合同时，基本采用对方的合同文本，条款格式书写不一，条款内容参差不齐，缺项现象时有发生，不能体现出合同的严肃和规范。一旦双方发生争议，则自保能力较差，因此非常有必要增强规范合同文本内容。

（5）由于航天企业经济往来的供方以系统单位居多，系统单位多数都是国有企业，信用程度较高，一般很少在签订合同前对供方的资格和履约能力进行审查，也使得采购人员在此方面的风险意识不足。若进入完全竞争的民品市场，就会面临着风险。

（6）航天企业采购系统的老同志较多，老同志大部分都是在航天科研生产体系下成长起来的，耳濡目染的也是计划经济下的管理方法，而大部分新来的学生是工科院校毕业的，有较强的技术知识，但基本没有受过专业的采购、物流、经济、法律等知识的相关学习，更没有市场经验，不熟悉市场操作，合同风险意识也相对较弱。采购人员的经济法律素养有待提高。

3 加强航天企业采购合同风险控制的做法

3.1 规范供方的准入制度，加强供方的资质审核

由于航天产品的特殊性和复杂性，使其有一个庞大的采购网络。因此加强采购供方的管理，建立供方名录，规范供方的准入，从源头控制风险就显得非常重要。在规范供方准入的过程中，很重要的就是要加强供方资质审查。

审查供方资质，应该包括三个方面，一是要查清供方的经营主体资格是否合法和真实存在;二是要查清供方的履约能力，现有的、实际的、真实的经营情况;三是要审查合同公章与签字人的身份，确保合同是有效的。

在具体实施操作中，查清供方的经营主体资格和履约能力，可以审查签约对象的营业执照、法人代表证明、身份证、授权委托权限、企业年检证明等，必要时可通过信函、电报、电话或直接派人上门了解等方式对对方的资信情况进行仔细的调查，切实掌握与了解对方的资质和履约能力。如有条件，在合同签订时进行公证或律师见证，从而减少企业风险。

审查对方合同公章与签字人身份，在实际操作中，如果对方公章为法人的分支机构公章或内设机构，应要求其提供所属法人机构的授权书。对方在合同上签公章，并不能保证合同是有效的，还必须保证合同的签字人是对方的法定代表人或经法人授权的经办人。如对方签字人是企业的法人代表，那么在签订合同之前，应要求对方提供法人代表身份证明，营业执照副本或工商行政管理机关出具的法人资格证书;如对方仅系企业的业务人员，则还应让其提供企业及其法人代表的授权委托书、合同书、业务人员自身的身份证明以及财产担保书等相关证明文件，切忌仅凭对方提供的银行账户、合同专用章等不全面、不规范的文件就与其签订合同。同时也应该从根本上杜绝那种仅凭老关系、熟面孔或熟人的介绍就与对方签订合同的做法。

3.2 加强采购合同谈判控制，建立健全采购产品价格信息库

价格是采购合同的关键要素。要控制好价格，做到不被商家和市场蒙蔽，就需要建立健全采购产品价格信息库。有了价格信息库，才能找准降低采购成本的项目，在采购成本控制上事半功倍;才能在合同谈判中掌握主动，增强谈判能力。

在实际操作中，需要结合航天企业实际情况，集中精力通过多种渠道和方式采集有关商品采购信息，比如互联网、信函咨询、市场调查、专家咨询、实地考察等方式。互联网上有一些很专业的价格信息网络，比如中国价格信息网、物资信息高速公路、中国金属网等，这些网站能够提供丰富的价格信息，有些甚至是非常权威的官方信息，虽然网上价格信息有不足之处，比如覆盖不全、真实性和可靠性有待考究，但也能带来方便快捷的帮助。同时目前市场有一些市场调查公司，也可以提供价格服务，在开发新产品确定目标价格时候，有时候对手成本和价格信息难以获得，此时可以通过调查公司提供帮助，但耗时较长，费用较高，可以与互联网查询，互为补充。

通过上述方法，积少成多，扩充增大信息量，企业建立起适应企业需求的价格信息网，为领导决策和合同的谈判、签定及履行奠定坚实的信息基础，也依此确定合同签定方的资信、履行能力、价格等重要事项。

3.3 建立采购合同标准文本，统一条款格式，确保条款齐全，在合同签订中把握主动权

制定采购合同“标准”文本，统一条款格式，确保条款齐全，并加大合同条款的法律审核力度。目前航天企业相对处于买方市场有利的情况，应针对不同类别的产品制定适合本单位的标准合同文本，在签定合同中把握主动权，降低合同的风险。

航天企业的采购合同目前主要包括买卖合同、加工承揽合同、进口委托合同、技术开发（委托、合作）合同等常用文本。虽然每一份合同的内容不一样，但是它们都有一些共同的基本条款，这些条款包括：合同的标的、标的物的数量、质量要求及验收、产品质量提出的异议期、价款或者报酬及支付方式、标的物交付的期限及地点和方式、违约责任、解决合同争议的方法、其他特别约定条款，等等。

在编制好标准文本以后，结合不同类别合同文本的要求，有些条款则应作为格式条款直接固定下来，比如质量保证期、交货地点、支付方式、交付中的风险，合同签订地点、解决合同争议的方式，等等。有些条款可以协商，可以留出空白，待协商后填写。

3.4 利用信息技术进行合同管理，实现合同信息共享，达到监督与制约双层次管理

随着信息技术的推广普及，要充分利用网络资源实行网上合同管理，在网上实现合同信息的共享，达到监督和制约的双层次管理。

在有关合同的信息系统中，提供各种类型的标准文本，从源头直接规范合同的格式和条款;实现网上合同登记，包括合同标号、标的物、价格、数量、需求日期、主要内容等相关信息;实行网上合同审批，合同条款内容的变动必须由法律审核部门同意后才能进行;实行网上合同盖章，确保合同完成审批后执行;实行网上合同执行情况汇报，相关部门可以通过系统查询到合同的执行情况。同时该网络也可直接连接到领导和部门办公室，为领导决策提供第一手资料。这样不但可加强部门之间、部门与领导之间的工作沟通交流，降低运行成本，还可以达到监督与制约双层次管理。

3.5 建立“四位一体”的合同管理模式，有效监督和控制合同的有效履行

要建立起“四位一体”的合同管理模式，法律审核部门负责合同条款，财务部门负责合同价格，技术部门负责标的物技术验收标准，业务部门负责签约和执行。合同控制、部门之间的沟通协调配合要形成制度，程序上、实体上相互牵制要进一步加强。

业务部门负责合同谈判、签约和执行，整体控制合同的相关过程，责任重大。法律审核部门负责合同条款，因为合同文本只是一种形式要件，是签约的基础，受控方面要上一个台阶，必须加强对合同条款的控制，严把审核关。财务部门负责合同价格审核，价格是合同中的关键要素、核心内容。技术部门负责确定标的物技术验收标准，确保采购的产品满足企业的需要。同时要对合同印章的管理形成制度。合同印章与合同管理部门用印应予以分离，实行合同用印审批登记，加大互相制约监督力度。

合同签订后即具有了法律效力，对合同双方当事人都具有约束力。企业的各个部门必须要重视采购合同的履行及其风险控制。在采购合同履行过程中，业务部门应该密切关注合同标的物的交付时间及权利过户的时间，敦促供方按时交付标的物;注意对合同标的物的质量检查，如遇到标的物不符合合同约定的质量要求的，应及时进行退、换货处理;合同履行完毕后对供货商进行评价，为下次确定供货商积累材料等。如果采购合同存在保密条款，应注意通知合同履行人员，注意保护商业秘密。在合同履行过程中，业务部门应及时向有关部门通报合同履行情况。合同履行中出现问题，在未取得对方当事人书面同意的情况下，不得擅自终止合同的履行，避免承担违约责任。法律、财务和合同主管部门也要主动关注合同履行动态，了解相关情况，参与和监督合同的有效履行。

3.6 规范合同变更管理，防止出现合同争议

采购合同的变更是指采购合同订立以后、履行完毕之前由合同双方当事人依法对原合同内容所进行的修改。采购合同在实际履行过程中由于各种影响合同履行情况的发生，有时很难做到完全遵照合同的约定履行，一方当事人就会在情况发生后与对方当事人协商变更合同部分条款。

合同变更的目的是通过对原合同的修改保障合同更好地履行以实现合同目的。但作为企业来说，必须要加强对于合同变更的管理。第一，必须采用书面形式签订补充协议，以防止出现合同争议。第二，在标准合同文本中规定必须由合同签订人签字确认变更，禁止企业其他相关人与供方随意变更。第三，在企业内部需要对合同变更建立专门的流程管理，建立合同更改流程，编制合同更改单，需要按照原合同审批流程审批后方可执行。《合同法》规定：“当事人对合同变更的内容约定不明确的，推定为未变更。”所以在具体实施中要注意，法律规定采购合同内容的变更主要集中在如下几个方面：（1）标的物数量的增减;（2）标的物品质的改变;（3）价款的增减;（4）履行期限、地点的改变;（5）结算方式的改变;（6）违约金的变更等。上述内容变更应当具体明确。

3.7 加强采购人员培训，提高经济法律素养

俗话说，买的没有卖的精，即使连续从事采购多年，也未必比供应商更熟悉供应市场，稍不留意就可能被供应商牵着走。实际上采购不是一个简单的事务性工作，而是一个专业活，充满了技术和技巧。而且政策、市场和技术都在不断变化，加强采购人员培训，提高其整体素养就非常重要，不仅仅是一些必备的采购技术，还要包括经济法律知识。

最基本也是最重要的要深入掌握的法律知识就是合同法，需要了解包括合同法的适用范围、合同订立的程序、合同成立的时间和地点、格式条款和免责条款、合同的效力、合同的履行规则、合同履行中的抗辩权、代位权、撤销权、缔约过失责任和违约责任、合同的担保形式、合同的转让和中止等内容。并需要对各特殊类别的合同要求进行了解，包括买卖合同、技术开发合同、委托合同、承揽合同、特种买卖合同，等等。

同时也需要掌握一些民法和商法的知识，比如合同的担保，有物的担保、人的担保，物的担保就需要物权法的相关知识，比如抵押、质押;比如审查供方资质，需要对公司的性质等情况审查，就需要公司的相关知识，比如公司的类型、注册资金的要求，等等。

4 总 结

采购是航天企业科研生产和经营管理的前提和保障，采购合同管理及法律风险有效控制关系到经营目标是否如期实现。本文在分析航天企业特点和合同管理现状的基础上，从“规范供方准入、加强资质审查”、“建立标准文本，统一条款格式”、“建立价格信息网、奠定谈判基础”、“建立四位一体，加强监督管理”、“应用信息技术，实现合同网络共享”、“规范合同变更管理，防止出现合同争议”、“加强人员培训，提高法律素质”7个方面提出了建议，有助于加强航天企业合同管理，提高其风险控制水平。

参考文献：

[1] 周云. 采购成本控制与供应商管理[M]. 北京：机械工业出版社，2010：41-44，80-88，187-252.

[2] 中国物流与采购联合会. 中国物流与采购信息化优秀案例集[M]. 北京：中国物资出版社，2010.

[3] 赵金毅，张辉. 适应计算机管理的物资供应流程模型设计[J]. 航天工业管理，2010（9）：10-13.

[4] 谭玉川. 军工企业采购合同法律风险控制探析[J]. 国防科技工业，2009（8）：50.

篇（5）

中图分类号：F270.7 文献标识码：A

1供应商拒签采购合同的情况分析

当前，在物资采购活动中存在供应商低价竞标、投标代表疏忽大意错误报价以及公司企业发生变故等原因导致中标供应商不能按照投标文件的价格或者服务完成采购合同而拒签采购合同的现象，影响采购工作的顺利进行，针对这些情况，我国的《政府采购法》、《招标投标法》等法律明确指出，中标、成交供应商放弃中标、成交项目的，应当承担法律责任。《货物和服务招标投标管理办法》更是明确指出，中标、成交供应商在中标后无正当理由不与采购人或者采购机构签订合同的，不但不予退还投标保证金，情节严重的，还要将其列入不良行为记录，但是在实际操作过程中，除了扣除投标保证金以外，由于采购人不愿意承担追究责任、采购中心又没有授权，通常不会去追究中标供应商的法律责任，至于将中标供应商拉入黑名单也由于目前没有实现信息共享而收效甚微，因此需要加强供应商监督管理体系建设从而杜绝合同拒签行为，减少采购损失，促进采购业务工作健康发展。

2供应商拒签采购合同原因界定

中标供应商拒签采购合同，应查明原因对其进行惩罚，对于恶意竞标等影响采购工作健康发展的现象除扣除投标保证金外，应该严格追究其法律责任并增加其他惩罚措施，而对于不可抗力因素或者其他原因则只需扣除投标保证金无需追究法律责任，因此，有关部门应该规范不可抗力因素内容，相关采购机构也应该针对采购标的在招标文件中事先声明不可抗力因素内容，做到有理有据，从而保障采购工作健康发展。

3供应商拒签采购合同的对策措施

（1）提高投标保证金支付比例并建立幅差机制，增加采购合同拒签成本，减少损失。目前，扣除投标保证金是对供应商拒签采购合同的通用处罚，而投标保证金的收取比例通常按照合同总额的0.5%―1.5%左右收取，这个比例相对于供应商来说明显偏低，因此应该提高投标保证金支付比例，增加采购合同拒签成本，同时建立投标保证金幅差机制，根据物资采购的重要性等级，制定特殊、重点以及一般三类投标保证金收取比例，相关部门应该规范分级目录以及收取保证金范围，采购机构根据相关规定自行制定投标保证金收取比例，从而增加中标供应商拒签成本，减少采购人的损失。

篇（6）

程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求，强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。

一、采购信息

采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息机构进行，以有效、便利地进行信息递送。

实践中，采购信息应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。

二、遴选供应商

遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序；采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。

供应商遴选过程中应注意以下问题：

一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”

另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等；二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等；三是价格因素；四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障；最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。

三、谈判起草合同文本草案

无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。

谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：

第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。

四、审定合同文本草案

由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。

审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正；供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。

五、签订合同

采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。

公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：

一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关（部门）的签章后才能获得法定效力。

另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。

六、合同签章

合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签章确认[4]。

七、合同生效

合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要

标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。

公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：

第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的；恶意串通，损害公众、社会和国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的；违反法律、法规的强制性规定的；合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产；给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。

八、合同备案

《政府采购法》第47条规定：“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定：“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”

设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关（部门）对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。

参考文献：

[1]李,王春光.论公共采购信息制度的完善[J].公共支出与采购,2007,（5）:46-47.

[2]马海涛,姜爱华.政府采购管理[M].北京:北京大学出版社,2008:102-128.

篇（7）

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）35-0134-02

电力企业财务、人力、物力的管理是企业经营管理体系的关键所在，而物资管理则是该体系中的重要组成部分。物资的采购对产品生产的影响重大，物资采购过程中任一环节出现问题都有可能导致物资采购预期目标无法实现，在物资采购活动中隐含着多种风险。而采购风险又与合同风险联系紧密，该类风险会贯穿于整个合同管理过程当中，所以说在物资采购过程中要对该环节的工作给与足够重视。在物资采购过程中，电力企业虽然十分重视合同的构建与法律适应等问题，但却未将执行环节的工作落实到位。之所以会出现以上诸多问题，其根本原因在于在物资采购过程中未能和供应商建立良好的合作关系，这不仅导致采购工作的合理性较差，还会引发合同未能履行等诸多风险。

1 电力物资采购合同风险识别的定义和分类

1.1 电力物资采购风险的定义

电力物资采购包括借贷、购买、租赁、交货等多种方式，它是一种有形的采购，物资采购指的是购买技改、电力生产、科技项目、辅助材料、电力营销所需原料、设备和备件、工具等物资的行为，与物资购买相关的职能包括需求计划、项目设计、合同管理、招标管理、仓库管理、物资验收、运输与配送等。而电力物资采购风险则是指物资采购的实际结果与预期目标存在偏差的可能性。电力物资采购风险将会贯穿于采购过程的各个环节，而采购风险又与合同风险联系紧密，该类风险则会贯穿于整个合同管理过程当中，所以说在物资采购过程中要对该环节的工作给予足够重视。

1.2 电力物资采购合同风险的分类

本文主要将电力物资采购合同风险分成了以下几大类。

1.2.1 品质风险

评判电力企业物资采购是否成功的标准主要包括能否准时收到物资以及所接收物资的品质和数量是否达标，所以说物资品质对电力企业来说至关重要。如果电力企业所采购的物资品质不佳将会对企业的生产造成严重影响。

1.2.2 服务风险

在物资采购过程中如果服务质量不到位也会引发一系列风险，其风险主要包括因物资供应商服务质量不佳所造成的风险以及采购无形服务所引发的风险。

1.2.3 交期风险

在物资采购过程中如果可以确保物资交期的准确性将对供应商在产品交期准确、产品品质的提升上有很好地促进作用，也可以将缺货、运送的损害降至最低，缩减物资运输成本。

1.2.4 弹性风险

为确保生产的顺利运营，电力企业需要在生产前作一些相关预测，企业根据产品的预测结果的好坏向供应商增加或减少物资订单，因某些外在因素甚至出现紧急插单等现象，供应商因自身产品供应的弹性问题会引发一定的风险。此外，还存在采购方拿到产品后因进行价格调整、产品修正等而引发的弹性风险。

1.2.5 存货风险

电力企业可能会因存货系统出现问题、偶发性排程问题、当预测失真、支援调度等问题而造成供应链受阻的危害，进而引发存货风险。

2 规避电力物资采购合同风险的应对措施

2.1 电力企业要加强采购合同的管理工作，并优化物流

协同合作

电力企业想要确保自身企业的正常运转是以供应物资不间断为前提的，这也是物资采购管理的一个重要工作环节。采购合同管理可谓是电力企业内部采购管理工作的关键所在，电力企业是通过采购合同这一桥梁与供应商建立规范的采购管理体系的，良好的合同管理体系不仅可以降低电力企业的成本，还可以提高供应商的运作效率。面对复杂多变的物资采购环境，电力企业必须找出采购管理系统的薄弱环节，强化该环节的管理功能，对供应风险形成的根本原因有清楚的了解、认识，通过改善采购制度的控制及强化供应商的选择等多方来防范物资采购风险。

通常情况下，大型电力企业拥有较为广泛的物资采购市场，合同管理所涉及的内容也会有所增加。在此基础上合同管理就要有侧重点，应该将重点放在物资材料供应是否及时及服务是否可靠等关键问题上。供应商要确保供应系统的稳固以及物资供应时间的准确。

最后，电力企业要组建一支最佳组合的高质量采购管理团队，为电力企业提供的可靠供应保障。电力企业要加强供应程序的建设，强化采购合同的风险控制，优化供应品质管理工作。

2.2 制定弹性化较强的物资采购合同，保持结构化转机

电力企业与物资供应商的供应链合作中存在供应与需求的不确定性。所以在物资的采购管理中，物资供应商和电力企业之间所制定的物资采购合同应该具备一定的弹性。在受到外界环境不确定因素影响的情况下，可以有效的解除该影响带来的危害，使电力企业和供应商之间保持良好的供应关系。通过制定弹性较强的物资采购合同来降低由外界环境不确定因素引起的风险。当前大部分电力企业通常采用JIT方法来加强供应链的管理，减少电力企业的库存、降低运营成本，一旦物资需求有较大波动或遇到突发事件情况，这种运作模式就会因弹性不足而使问题无法得到有效的解决。所以说电力企业应该加强自身的应变能力，不仅要注重企业的效率与效益，还应该保持物资采购管理的适度弹性。电力企业与供应商之间建立紧密的合作伙伴关系是防范风险、确保采购管理成功运作的关键所在。电力企业想要与物资供应商之间建立长期的策略合作伙伴关系，就要加强双方成员间信息的交流与共用，并且要加强物资采购合同管理的规范性、制度性，在正式合作体制的约束下，在采购管理双方成员间实现风险分担和利益分享的和谐协作关系。

2.3 强化监督体制，使双方认真履行物资采购合同，避免

企业利益受损

电力企业与物资供应商在签订物资供应合同之后，就要严格遵照合同要求依法行事，根据合同的目的、性质和交易习惯履行协助、通知、保密等义务。电力企业强化对合同履行情况及履行效果的验收、检查及分析，进行有效的监控，确保合同全面有效履行，一旦发现对方有违约行为或违约可能，要规避风险，采取有效措施将合同危害降到最低。电力企业还应该根据实际需求对合同做出及时的更新与补充，必要时还应该及时解除合同。此外，还应该强化合同纠纷的管理工作，电力企业与供应商之间发生合同纠纷时，应严格按照国家相关法律法规处理双方纠纷，将风险降至最低。

3 结 语

物资采购过程中任一环节出现问题都有可能导致物资采购预期目标无法实现，在物资采购活动中隐含着多种风险，企业双方应该加强物资合同的管理工作，以此来规避风险，降低企业的运营成、提高公司经济效益。

参考文献：

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关键词采购合同合同审计采购风险

一、采购合同审计的意义

采购合同审计指内部审计机构和人员对采购合同签订、履行进行独立客观的监督和评价活动。通过采购合同审计，有助于防范合同主体资信风险；通过采购合同审计，有助于强化采购内控机制；通过采购合同审计，有助于降低采购价格；通过采购合同审计，有助于防范合同条款法律风险。

二、采购合同的风险种类分析

（一）采购合同主体风险

合同欺诈，合同诈骗往往具有一定的隐蔽性，有时候很难与正常的合同纠纷区别。合同欺诈风险主要表现形式：①以虚假的合同主体身份与企业订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。②接受合同当事人给付的货款、预付款，担保财产逃之夭夭。③签订空头合同，而供方本身是“空壳公司”，将骗来的合同转手倒卖从中牟利，而所需的物资则无法保证。④供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等。

（二）采购合同过程风险

采购过程风险是指采购在实施过程中的采购计划、采购询价、验收检验等环节形成的风险。

1．采购计划风险。企业物资部门和采购人员计划管理技术不适应企业实际情况，导致采购中的计划风险，即采购数量、采购时间、交货时间等计划与目标发生较大偏离，造成采购与生产不匹配，不能满足生产需要或造成积压。

2．采购验收风险。由于人为因素造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、交货时间等多方面的审核和验收而引发的风险。如：在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；交货时间与合同约定时间不符等。

（三）采购合同条款风险

采购条款风险表现形式有三种：①条款约定不规范，合同订立者未严格按法律规定办事，导致企业蒙受巨大的损失。如：情况不明，盲目签约；违约责任约束条款简化；口头协议：君子协定等等。②违约条款缺失，有些合同漏掉了违约条款，这种情况往往是在比较熟悉的单位签订合同的时候，经办人往往认为不会出现问题，所以就把违约条款省略了，但实际出现问题双方为自己的利益互不相让。③条款间相互矛盾，合同中各项条款相互之间存在矛盾和逻辑错误，会导致双方对合同条款的认识发生争议，影响合同的顺利履行。

三、防范企业采购风险的审计对策分析

（一）参与供应商评审，防范采购主体资信风险

做好企业合同风险的事前防范工作，首先供应商开发部门应当从调查客户的资信情况开始，通过查阅客户的营业执照、资质资信材料、财务资料，了解其商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等；参观其经营场所和访谈其管理人员，核实和验证各种信息的真实性和准确性，必要时可向相关行政管理部门进行核实；检验其准备提品是否符合工艺、技术、质量要求。

（二）实施采购过程审计，强化采购内控机制

过程审计是指从采购计划、采购询价、验收等所有环节的审计监督。审计重点是对计划制订、价格审批和采购验收三个关键控制点的审计监督，以防止采购与生产进度不匹配造成库存积压；防止询价审批程序不合规导致舞弊行为发生；防止验收环节把关不严造成交货不及时、质量不合格等。

1．物资采购计划的审计监督

审查企业采购部门物料需求；审查物资采购计划的编制依据是否科学；审查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购时间是否与生产进度相匹配。

2．对采购合同验收进行审计监督

采购合同的有效执行，是企业生产有序开展的保障，主要从下述方面进行审查：①审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录；是否严格按合同规定付款，如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付；是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存以备查询。②审查物资验收工作执行情况，是否对物资入库按合同约定数量、质量、技术标准、时间进行验收。③对不合格品控制执行情况审计，审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录并进行相应处理。

（三）拟定采购模版、关注高风险条款，防范合同条款法律风险

对合同条款的审查，即对合同文本主要条款的完整性、严密性、合法性的审查。需要注意的是，合同一经当事方签字盖章，一般就产生法律效力难以更改，因此，审计机构或审计人员对合同的审计审签，必须在合同产生法律效力前进行。

1．拟定各类格式合同模版

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为加强合同管理，维护公司合法权益，树立企业诚实守信的良好形象，公司制定实施了《许昌烟机公司合同管理办法》并不断修订完善。对合同的审核和管理进行了详细的规定，确保合同的规范性、合法性和科学性。

根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》规定，在签合同前，对采购物资进行招标。与中标单位拟订合同后，由采购部门填写“合同审签表”，并由公司主管领导和总经理审签。“合同审签表”与合同一起送审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务部门不予结算和付款。健全的合同审计制度，规范的操作，不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大大提升了审计工作质量。

二、对合同主体进行审计

合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

审查签订合同的主体。重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人，或依法产生、存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织（如内部车间、分厂等）签订合同。

审查合同对方经营范围。重点审查其经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。

审查合同对方主体有无履约能力。对对方的资质等进行调查，不与无履约能力的主体签订合同。

审查授权委托人的资格是否合法。经公司法人授权后的委托人方可代表本公司对外签订合同。委托人必须按照《合同法》及其他有关法规的规定，本着公平互利的原则，在委托权限及其期限范围内，依法签订合同。

三、合同签订前进行招标比价审计

1、注重对价格信息的收集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性原则及“货比三家、比质比价”的原则，物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。

建立合同审计台账，进行整理归档，对材料及产品价格、供应商信息进行跟踪管理。

做好市场调查，通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况，及时掌握第一手资料，防止物资采购中的“暗箱操作”。

2、注重对信息化管理手段的运用。为使合同价格审计更便捷、更规范，公司信息管理中心的计算机专业人员，为我们在ERP管理软件上建立了专门的“合同审计管理系统”及“物资采购招标系统”。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统，形成采购情况分析曲线图。每次审计合同时，把需要采购的物料编码输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高，系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。如价格没问题，通过审计后在设定的时期内有效。这大大地方便了我们的工作，避免了人工操作可能出现的误差，减少了差错率，提高了合同审计工作效率，保证了审计工作质量。

3、注重对招标过程的审查监督。根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》的规定，在一般情况下，小量、小额采购“货比三家”，在ERP管理系统上进行价格比较；批量、大额采购进行公开招标，由审计部门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评标委员会进行评标。由监察室、财务部、工会组成的监督组对招标全过程进行监督。

审查招标程序的合法性及操作的规范性。采购招标是一项严肃认真的工作，其程序是否合法、操作是否规范，直接关系到招标结果的公正性。审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》开展工作，有无主观性、随意性。并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。

审查招标文件的完整性。招标文件是签订采购合同的重要依据，内容完整的招标文件是签订采购合同的基础。应重点审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。并在招标文件中明确规定“投标文件是中标后签订合同的一个组成部分，与合同具有同等法律效力”，为以后采购合同的审计奠定基础。

审查评标办法的合理性。严格按照《许昌烟机公司评标委员会和评标方法暂行规定》执行，出台合理的项目采购招标评标办法。本着公平、公正、科学、择优的原则，对投标单位进行评价、比较、分析，选出信誉好、能够保证质量、按时供货的供应商，这对于保证供货质量、降低采购成本有着至关重要的作用。

审查中标价格的公正性。为公平起见，我们把各投标商的投标价格输入ERP“物资招标系统”，在保证质量、保证售后服务的前提下，遵循“成本最低原则”，系统自动筛选出最低投标价为中标价，并保存在系统中，作为下次招标的参考价。这样，既保证了采购物资的质优价廉，又避免了在物资采购过程中舞弊的发生。

四、对合同条款的审计

1、对合同内容的审计。根据《许昌烟机公司合同管理办法》的规定，对采购合同内容的真实性、合法性、有效性及可行性进行严格审查。在合同审计中，发现合同有缺陷、合同遗漏必要条款和有不利条款的情况，就及时指出并要求送审部门予以补正；对于不符合审批送审条件的合同，及时对送审部门予以说明并要求送审部门补办手续后再送审；对于可行性有疑问的合同，会同技术、生产等有关部门慎重研究，得出一致意见，确保采购合同签订的可行性、合理性；对违反国家法律，损害企业利益，显失公平的“霸王合同”，严格把关，坚决查处，避免因该类合同给企业带来风险，造成损失。

2、对合同条款的审计。合同是一种法律文书。依法签订的合同，对双方当事人具有法律约束力，当事人应该按照约定履行自己的义务。严密的合同条款是履行合同的前提，对采购合同条款进行审计，不仅有利于全面、及时履行合同，而且也可以减少双方在执行合同时发生争执，避免合同纠纷，从而有效降低合同风险。

当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致。

标的。标的指采购的物资、设备、备品备件等，没有标的的合同是无法成立、无法履行的。审计时，重点审查合同标的物资是否与中标物资相符，是否按公司计划采购，查实是否属于无计划或超计划采购，型号规格是否齐全规范。

数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款，合同上必须清楚具体地写明。必须注明确切的数量及单位，如单位为套、对、盒等，要注明具体数量。质量要求要明确，如国家标准、行业标准、技术标准等。

价款或报酬。是指买方获得标的向卖方以货币形式支付的代价，包括单价、总价。该条款是采购合同的核心条款。审计时要重点审查是否按招标中标结果签订合同，是否进行市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价。如价格过高，驳回合同，采购部门应查明原因，与卖方再次进行商谈，力争以公道价格采购到高质量的物资，最大限度地降低采购成本。

结算方式及期限。采购合同应明确结算方式和付款期限，不得含糊其辞，同时审查是否按公司结算规定执行。公司规定采购合同签订原则上都是验货付款，如遇特殊情况需办理预付款，必须先经公司领导签批方可办理。付款期限应明确是一次性付清，还是分期付款。成套设备及重要备件是否留有一定比例的质保金，质保金什么时候付清等。

交付标的物的方式、时间、地点。采购合同应明确交货方式、交货时间、交货地点。如货物运输是铁路还是公路；交货时间是否具体；交货地点是许昌站还是公司等。

验收标准、方法、地点及期限。验收标准应注明是用国家标准、行业标准还是所签订的技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；验收期限是否约定。

违约责任及解决办法。订立合同时要做到“先小人，后君子”，对采购合同中能够预见到的各种不利因素要以条款的方式加以防范，运用法律保护企业的合法权益。审计时要注意违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围等。解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁、还是诉讼。

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（一）高校物资采购管理制度不够完善 2011年1月颁布了《中华人民共和国政府采购法实施条例（征求意见稿）》，该条例增强了政府采购的可操作性、推进了政府采购信息的公开、界定了政府采购各方当事人的权责。目前高校基本上都是依据《中华人民共和国招标投标法（1999年）》和《中华人民共和国政府采购法（2002年）》制定高校物资采购的相关规章制度，用以规范物资采购工作。由于政府没有制订更具体的实施细则，使得一些制度过于陈旧，无法适应市场经济的新情况；一些制度不够完善，缺乏程序约束，存在着漏洞；部分制度缺乏可操作性，具体实施有一定难度。同时高校物资采购管理缺少一套行之有效的管理目标考核及奖惩制度，管好管坏一个样的思想严重影响了管理效率。

（二）高校物资采购风险防范意识较弱 高校物质采购风险贯穿于物资采购过程中的各个环节，其包括外因型物资采购风险和内因型物资采购风险两种。外因型风险主要源于高校外部环境因素，这种风险主要来自于供应商和自身难以避免的风险因素，具体包括价格风险、质量风险、贬值风险、合同欺诈风险。内因型物资采购风险主要是由于高校内部管理不善和制度不健全而引发的问题和风险，具体包括采购计划风险、采购合同风险、采购验收风险、采购责任风险。高校虽大力推行建设任务项目化管理，不断加大采购环节的监察力度，但在物资采购管理风险识别、风险评估和风险应对方面还有待进一步加强。

（三）高校物资采购计划编制困难 高校资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购，采购预算的编制大多是按学校本年度的招生规模和科研项目来确定的，在执行过程中因教学、科研立项等因素的变化而进行调整。高校对于政府拨款以外的各类经费（横向科研经费、纵向科研经费、重点实验室和重点学科建设专项经费、国内外捐赠款等）是很难在年初预测相关的结果，经费只有在相关立项公布后才能确认，立项经费金额通常很高，这对年度采购计划的编制造成了很大的困难。

（四）高校物资采购价格信息掌握不全面 高校在物资采购管理过程中，对于重复购置的物资，如价格未发生变化的，以供应商上次提供的成交价格为依据执行；如价格发生变化的，则按掌握的最新市场价确定。在物资采购价格确定的通常做法下，对市场竞争激烈、供过于求或因技术成熟而改变了独家垄断供货的物资没有调低申报价。此外，还存在着少数供应商的采购价格明显高于其他同类物资供应商的情况，这其中不乏存在着不规范行为。

（五）高校物资采购合同管理有待规范 高校规定限额的物资采购，应签订正式的合同，以合同的形式来约束和规范采购行为，避免价格效益的流失和经济纠纷的发生。高校在物资采购过程中，由于对采购物资的市场调查不够、取得的供货商档案资料不全、供货商的履约能力判断不足等原因，导致有的合同中存在因供应商缺少资源实力，加价将合同转给其他供应商的情况、有的合同中还存在供应单位内部人员从本单位承揽业务，以供应商名义签订合同的情况，这些合同的履行都会损害到学校的利益。

（六）高校物资采购经费方面存在问题 高校办学规模的不断扩大，国家对教育资金投入也越来越多，一般规模的高等院校物资采购量每年少则几千万元，多则上亿元。近几年，有关高校物资采购的腐败新闻不时见诸报端。高校应如何规范使用物资采购经费，防范采购腐败现象，也是急需解决的问题。

（七）高校物资采购管理信息沟通不及时 高校物资采购采用公开招标和邀请招标二种方式较多。高校在邀请招标采购方式下，一方面高校采购部门因某些采购项目供应商较少，达不到法定的3家而发愁；另一方面许多供应商因不能及时获得采购信息，错失对高校某些采购项目的投标机会。采购部门在信息不充分的情况下，可能做出有缺陷的决策，导致有些厂家不能完全响应投标书的要求，供应的产品不合格。有的商家甚至串标围标，给学校造成损失。

（八）高校物资采购监督体系不够健全 高校物资采购监督应采用经济监督方法（审计监督）、行政监督（法规办法、规章制度等）方法和法律监督方法，对物资采购管理体制、计划管理、供应商管理、采购管理、合同管理、质量控制、货款结算和储备管理 8 个环节进行监督。但我国目前还没有一部专门针对高校物资采购的法律对物资采购的经济监督和行政监督进行必要的补充和监督，这就使得高校物资采购监督缺乏规范、监督效果较差。

二、加强高校物资管理内部控制的措施

（一）完善高校物资采购管理内部控制环境 高校物资采购管理内部控制环境是指对建立、加强或削弱物资采购政策与程序有着重大影响的因素。高校应结合实际情况制定《高校物资采购管理暂行办法》、《高校招标采购人员工作管理办法》、《高校招投标管理规定》、《高校招标资料档案管理暂行办法》、《高校评标专家聘用及管理办法》、《高校采购人员的工作职责》、《高校实物保管人员职责》等制度文件，用以明确责任，使物资采购工作有制度上的保证。同时高校还要制定一系列规范的采购文本例如《高校招标采购文本》、《高校竞争性谈判文本》、《高校询价采购文本》等，用以规范采购程序。高校还应成立物资采购小组、设立内部的采购组织机构，以形成内部各部门之间责权明晰、相互制衡的约束机制。

（二）完善高校物资采购风险管理 高校在对物质采购管理风险进行识别的基础上，建立物资采购管理风险的评估机制和物资采购管理风险控制机制，以保证各种风险管理机制有效实施。高校风险管理机制包括对物质采购流程的监控，比如审核供应商资质、评估供应商资质和财务状况，对供应商的产品进行质量检验等都是降低物资采购价格风险、质量风险、合同风险、责任风险的有效手段；对采购物资进行验收、审核验收单的价格和数量是否与采购单一致、审核付款手续是否健全等都是降低物资采购计划风险、采购合同风险、采购验收风险、采购责任风险的有效手段。

（三）强化高校物资采购管理控制活动 具体包括：

（1）物资采购计划。高校在每一年度都应编制物资采购计划，相关管理部门都应按采购计划严格执行，对于年度内具有资金来源的立项追加，要及时调整采购计划。一是高校物资采购计划应在现有实际库存和本年度物资采购需求的基础上编制，采购计划的技术指标、物资数量和价格应明确，采购计划批准后学校应安排经费予以保障实施。二是高校各部门负责人应按照职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审，对不符合规定的采购申请，可要求请购人员调整采购内容或者拒绝批准，对于紧急采购情况，应在规定日期内补办相关手续。三是高校重要的和技术性较强的物资采购，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批。四是高校应秉承“公平、公开、公正”的原则进行招标采购，组成供应商评价小组，集体决策选择供货商，并定期调查和复核。

（2）物资采购申报价格。高校物资采购管理部门应在采购计划范围内按规定程序进行价格申报，在物资采购申报价格确定的过程中，即不要高估虚报，也不要因为压价而忽视了物资质量。

（3）物资采购合同。高校物资采购合同的管理包括采购供应商的选择、采购合同的签订、采购合同的执行、采购合同的保管四方面的内容。一是高校物资采购部门在与供应商签订合同之前，按“货比三家”的原则进行市场调查，取得供应商完整的档案资料，了解供应商的信誉和履约能力，确定供应商的签约资格。二是物资采购合同的签订程序要符合法律法规的规定，参与谈判代表的人数应在2人以上，参予谈判的代表应具备相关的业务能力和技术水平。供求双方变更、解除或终止合同的理由要充分，同时要签订书面变更协议并履行审批手续。对于已发现的将严重损害学校利益的合同，要及时采取纠正措施。三是高校物资采购部门应全面、严格的履行采购合同的内容，对于合同执行过程中的违约，应分别情况进行处理，如供应方违约，应及时组织索赔，如本单位违约，要追究相关人员的责任。四是高校应设专门的合同管理部门，来完整的归档和保管物资采购合同。物资采购合同的归档内容包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。

（4）物资采购计划执行。高校物资采购计划执行包括采购执行、采购验收、采购资金的结算、采购资金的核算四个部分。一是高校采购部门应按采购计划、采购申请单已确定的采购方式和供货商进行采购。对于设备、教材、图书等大宗物资的采购，应采用公开招标的政府采购方式。二是高校应设置独立的部门或人员根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行采购验收。对于超过采购合同的进货数量和提前到货的采购要经过适当批准；对于逾期未交货者，要按合同规定给予罚款或没收违约金；对于短缺物资和不符合质量要求的物资要根据不同情况及时组织索赔。对于发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格要与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动要经过核准；运费应符合确定的价格标准。三是采购付款要符合资金结算制度，财会部门要在对物资采购申请单、验收单、供货商发票等审核无误的基础上，编制记账凭证。办理采购付款要经授权人审批，并按合同确定的付款方式支付给指定的收款人。四是在采购资金的核算中，对于预付账款要经过申请、审批的程序付款；收到采购物资后，财务部门要根据供应商发票及时冲减预付账款并定期与供货商对账。对于采购形成的应付账款要定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。

（5）物资采购经费管理。高校物资采购经费是有效开展物资采购工作的前提，高校财务部门应依据采购预算控制好采购经费的使用，专项采购经费要实行专项管理，不得随意挪用；对于长期未使用的采购经费，财务部门要查明原因及时处理；财务部门要定期或不定期与供货单位进行对账，核对采购及欠款情况；高校纪检部门对物资采购过程中供应方给予的明示折扣，是否如实入账、涉及物资采购的相关人员是否取得暗扣等情况进行监督检查。收取的回扣收入，一律纳入学校的统一核算与管理。

（四）加强高校物资采购管理信息沟通 高校为达到对物资采购的有效管理，高校内外部之间的物资信息流动应保持通畅。高校应充分利用互联网，通过浏览物资信息网站例如实验室设备采购网、实验室信息网、现代教育装备网、仪器信息网、中国政府采购网、慧聪网等，了解厂家的资信、产品技术性能、公开报价等方面的内容，实现高校与供应商之间的信息沟通和技术交流。高校物资采购从基础数据管理开始，建立和完善与采购有关的基本数据库（采购论证、审批、立项数据库、招标流程管理数据库、评审专家数据库、供货厂商信息数据库、合同履行管理数据库等），使用过程中应依据最新资料及时对其进行更新，定期生成报告并对报告信息与其它信息(如财务信息等)存在的差异及时处理，实现高校内部物资采购管理信息的大容量、快速传递。

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前言

ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。

一、ERP系统的深化应用

ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。ERP对物资采购管理工作的提升和改革创新起到了很大的作用。

（1）实现物流管理系统与ERP系统的整合

目前石油化工企业物资供应部门使用了多个系统、平台进行不同的业务操作，主要有ERP系统、物资管理综合信息平台、信息标准化代码系统等多个系统，能否将这些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外挂系统，建立一个基于ERP的数据管理中心。

近几年，石油化工企业加强了物资配送工作的开展，并自主开发了石油化工物资供应物流管理系统，该系统中实现了物资配送节点的可视化，有利于业务人员掌握配送物资的配送进度。在ERP系统中也有相应的配送模块，建议开发ERP的配送模块，以取代现有的石油化工物资供应物流管理系统，实现系统整合。我们应进一步深化ERP系统的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。

（2）库存管理控制与客户化开发事务代码的清理合并

库存的管理重心是账实相符。而物资入库前必须进行相应的检验，合格品方可人账。因为检验等多种原因造成一些物资暂时无法入账，造成了暂时性账实不符，使业务人员无法通过ERP系统实时掌握库存情况，建议在系统中建立“虚库存”的概念，这里的虚库存是由质检中的库存和实际已经入账的库存两部分合计得出，通过“虚库存”的建立，可以使业务人员准确掌握物资入库的动态过程，以便更好地合理分配使用库存物资，为准确实施采购提供有力的数据支持。

随着ERP系统在石油化工企业的深化应用，系统中的客户化开发的事务代码越来越多，在客户化事务代码的使用过程中发现有许多代码功能类似，有的客户化事务代码统计数据不准确，过多的客户化事务代码也造成了ERP系统服务器的压力，降低了系统运行效率，应该针对客户化开发的事务代码进行清理优化，对于类似的客户化事物代码进行合并，对于统计数据错误的客户化事务代码进行优化，减少客户化事务代码的数量，增加其质量，减少ERP系统运行负担。

二.ERP系统实施过程中物资采购供应的管理和控制

为了更有效地利用和发挥ERP系统强大的管理功能，提高石油化工物资管理水平，实现通过管理要效益、通过管理出效益的目标，应在物资采购和供应两个方面加强规范。

（1）物资采购方面

物资采购全过程主要包括：需求计划的提报、汇总根据汇总的需求计划充分平衡可用资源生成采购计划根据采购计划组织采购采购符合要求的物资将采购的合格物资发放给使用单位针对发放的物资进行售后服务。个人认为，ERP系统中的物资采购过程中最突出问题就是审批环节过多问题。

框架协议方式签订采购合同需要三个环节：创建框架协议建立采购申请签订采购合同。框架协议审批设定为科室长、招标办、处领导三级审批，采购申请审批设定为科室长、管理办公室两级审批，采购合同审批设定为科室长、价格科、合同科三级审批非框架协议方式签订采购合同需要四个环节：ERP系统上传采购申请电子商务下达询价方案电子商务下载询比价结果ERP系统签订采购合同。一份采购合同需要八级或十一级审批，如此复杂的审批环节，大大延长了采购合同的签订时间，增加了工作人员的无效劳动，降低了工作效率。

鉴于以上实际情况，建议优化当前审批流程，适当减少审批环节，达到既管理有度、又提高效率。对于框架协议方式签订采购合同，框架协议审批设定为科室长、招标办两级审批，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、合同科两级审批。对于非框架协议方式签订采购合同，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、处领导、合同科三级审批。

（2）物资供应方面

规范的供应过程应包括：物资需求计划及时、有效执行；物资质量监督检验，供应商动态量化考核。

1）充分利用ERP系统优势，规范对使用单位成本和投资计划管理

鉴于ERP系统已实现计划、物装、财务等各模块之间的信息共享，应该可以实现将某―使用单位实际工作量与实际成本消耗进行比对分析的功能。通过比对分析的结果就可以发现使用单位是否存在用料问题。通过不定期抽查，可以及早发现问题，对于存在的问题，应及时通报；对于相应的单位，应通过适当方式予以处理。并且，这样的分析可否在石油化工分公司层面进行，系统按照统一的模式调取数据，供各企业领导参考决策。

2）将供应商动态量化考核与物资质量监督进一步结合

目前全局物资质量监督检查每月实地抽检一次，若供应商所品质检不合格，ERP系统将暂停该供应商资格，待复检合格后重新开通。而在每一份采购合同进行的供应商动态量化考核评分中，包含质量评分，得分情况是采购员自主确定，两者之间没有必然联系。可否通过系统设定，将两者联系在一起，这样一来，供应商动态量化考核结果将更有说服力和权威性，同时将强有力约束供应商时刻注重自身产品质量，更好维护企业利益。

结束语

通过实施ERP系统的应用与优化，对推进物资供应管理体制改革，发挥集中采购优势，规范业务流程，强化监管，优化库存、降低成本，特别是物资采购管理与需求、财务、检维修等方面的企业供应链衔接都发挥了过去长期未能达到的效果。