档案规范化管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案规范化管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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档案规范化管理，要以完善的档案管理制度为基础。只有建立健全档案工作规章制度，才能保证档案工作规范化的有效实施。档案管理制度首先应做到：对已有制度的不断完善，对缺失制度的及时补充，对新增工作内容的制度配套。不断制定和完善档案规章制度，使档案工作有章可循、有法可依。其次，提高档案制度的执行力。规章制度不应束之高阁，档案工作各个环节都应严格按照制度的标准执行。最后，要构建档案管理工作网络。档案工作管理网络的建立，有利于形成各部门多管齐下、各司其职、多角度、全方位的档案管理格局，真正将档案制度落到实处。

2加强公文制发流程管理

档案大部分是由公文转化而来，公文制发的质量直接影响档案的规范化水平。加强公文制发流程管理，能有效提高公文的整体质量。公文制发流程管理应把握三个方面：一是公文签发手续要齐全。发文手续需经相关人员审批签字，发文稿签的内容填写要齐全完整。二是公文格式要规范。制作公文时不能自降标准或“差不多”就行，每个细节都应严格按照国家规定的公文格式规范执行。三是归档前要严格检查公文细节。如：底稿与正文是否相符、有无公章、日期、笔墨纸张使用是否规范、有无破损等，确保归档公文的质量，提高档案的规范化水平。

3严格遵守立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作规范化的最大障碍。因此，立卷归档应遵循“以我为主”原则。另外，还要把握三个特性：一是时效性。完成现行文件阶段任务是立卷归档的前提，只有达成目前文件任务才可以立卷归档。二是完整性。归档工作中，既要把握重点，分清主次，严把入口关，更要注意防止应归档文件的散失，要做到“应收尽收、应归尽归”。三是实用性。立卷过程中，把同类并具有内在联系的文件材料放在一起，保持同一问题的完整性和连续性，使归档后的档案既完整又不重复，以提高档案的利用效率。

4强化执法监督和考核机制

档案规范化管理的实现，首先要有严格的监督管理作保障。档案行政管理部门要依法依规加强档案执法检查，监督档案制度的实施，确保各项档案制度落到实处。其次，要严格推进考核制度的落实。制定科学、实用的档案管理考核办法，注意对反馈结果的搜集，同时辅以激励约束机制，保障考核实效。

5通过档案升级达标创建工作逐步规范

《河南省机关档案规范化管理认证标准》涵盖档案管理体制、档案业务“两基”建设、档案信息化建设、档案提供利用等四大类、四十小项内容，是对档案工作全方位的检验和考核。创建单位需要按照认证标准的要求，逐条解读和对照，逐项自查整改，不断完善。认证标准的完善过程，既是不断补充、创新的过程，也是档案工作不断规范、提升的过程。通过晋升达标创建活动，档案的硬件设施和软件水平都会得到很大改善和提升。

6注重档案资源的深度开发

加强档案的规范化管理，其根本目的就是要实现档案利用价值的最大化。搞好档案资源的开发利用是实现档案价值的最直接手段。对档案资源的深度开发，能够使“死档案”变成“活资源”。一是档案的编目要更加全面规范。在一般档案编目的基础上，及时编制新增档案类别的检索工具，如电子档案的检索工具等，使档案检索工具更加高效、准确，实现多途径检索。二是档案的编纂要更加科学实用。通过先进的档案软件，将庞杂、零散的数据信息整理、精炼和归类，使其更加准确、系统；将内容一致、有规律性的数据信息有机地结合，集中编目成册，形成科学实用的专题编研资料。

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档案管理属于医院建设“软实力”的内容，却没有受到足够的重视、引起足够的关注。一方面，在档案管理规范化中出现档案管理人员缺乏专业知识、档案管理人员队伍不稳定的情况，转岗、工作轮换致使档案管理人员的随机性、流动性增大，带来许多问题与隐患。档案管理人员的专业知识与技能匮乏，没有受到专业的训练，管理素质差异大，降低了档案管理的效率，延缓了档案管理规范化的进程。另一方面，档案室的设备落后，使档案检索复杂、耗时且检索方式单一，影响档案的使用价值，阻碍档案管理规范化的发展。

1.2医院档案管理制度不健全，档案安全意识不强

档案管理工作在医院管理系统中占有重要位置，但各医院的风险档案管理制度并不健全，例如，光片、财务及病例等档案资料分散于各管理部门，使档案不完整，缺乏系统性的安全管理。档案资料的分散，造成风险档案不能得到持续、全面的后期更新，因此，建立具有统一标准的档案管理制度非常必要，这对于医院“软实力”的提高以及质量安全的改进不可或缺。档案管理制度不健全降低了档案管理人员的工作积极性，使其档案安全意识薄弱，从而导致档案信息滞后、档案管理工作落后于医院建设。

2医院档案规范化管理的有效措施

2.1建立完整的风险管理档案工作组织

医院组建管理组织，成立以院长为领导的三级管理委员会，制定医院风险管理政策，对管理工作进行评审和改进；制定医院风险管理程序，处理与风险管理档案有关事宜；定期召开会议评估风险，并组织危险因素调查，根据问题发展的态势，制定出解决方法和改进措施。医院质量控制部要按照风险管理原则制定调查表或报告，按时向医院管理委员会报告。

2.2创新管理档案信息

根据大医院体系庞大、部门数量多以及科室林立的情况，实现档案信息化管理是今后发展的必然趋势，它可以实现档案管理的规范化和具体化，具有开发性和实用性。为实现现代医院档案管理的规范化和价值性，信息化档案管理可以使档案资料准确、完整和可信。医院各部门要根据具体情况，结合自身条件，使用多元化的档案信息管理手段，使信息化管理既与现代化医学管理相连接，又形成独立的信息化管理系统。

2.3完善档案管理制度

医院档案管理必须具有严格性，条理清晰，提高医院档案管理水平离不开系统完整的档案管理制度，要制定严格明确的规章制度，设立高效合理的管理程序，积极完善档案管理制度。查找现存管理制度上的缺陷，认真调查档案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根据各个部门的需要，具体情况具体分析，实行多种载体存档，档案统一监督，为后期信息档案的查找、利用与开发打下良好基础。

2.4提高档案管理人员的专业素养

医院风险档案管理需要较高专业素质的管理人员，以提高档案管理的效率，进一步推动医院档案管理的规范化。例如，在《档案法》中规定档案管理人员必须尽职尽责，遵守纪律和规则，与此同时，要不断提高自己的专业知识。档案管理人员专业素养的提高，可通过培训、实行高位责任制以及配合硬件设施建设等形式，提高管理人员的工作积极性，提高其责任心，并定期进行工作总结。

2.5加大资金投入

第一，改进档案管理环境，安排专门的档案室，建立独立的档案室、阅览室以及办公室，设置陈列室、微机室。关注档案保护，配备全套的保护设备，制定完整的档案资料保护措施。例如，防火，防潮和防虫等。档案管理人员要保持档案室的清洁、整齐，延长档案资料的保存时间。第二，更换档案管理硬件设施，配备计算机、网络、打印机、扫描仪；安装防盗门、铁窗栏、遮阳布；添加温度计、吸尘器、灭火器；配备档案柜、密集架等，做到“八防”。

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人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

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一、三明市医保档案的现状与特点

自2012年以来，三明医保事业在不断探索中前行，通过“三医联动”，医保事业迎来了新格局。截至目前，三明市医保基本情况如下：全市共有参保人数263.52万人，其中城镇职工42.27万人，城乡居民221.25万人，生育保险参保人数22.65万人。2019年市中心档案室共收集、整理、分类、归档各类业务档案330卷。全市档案从业人员均为兼职人员，共有11名，其中中级职称3名，初级职称1名。

（一）医保档案涉及人员范围广。医保档案自每个人出生之日起，伴随其一生，因此，对个人而言，医疗保障部门档案是否全面对参保单位和参保人员影响较大。参保种类可分为城镇职工基本医疗保险、生育保险、城乡居民基本医疗保险、灵活就业人员基本医疗保险。医疗保险基本待遇享受分为干部保健、门诊特殊病种、住院报销、异地就医、异地安置、特殊用药备案等。医疗保险稽核类有现场稽核、有对手工报销材料进行审核、复核等等。因此，医疗保障部门的档案在其他社会保险类档案中是与人民群众联系最多、利用最广，与人民生命健康关系最密切的档案类型。

（二）医保档案的组成类型多。组成医保档案的有医保中心形成的文书档案及相关的合同协议；参保人员的信息登记表、相片、身份证复印件，与单位签订的合同等相关材料；住院患者报销的各种发票、住院清单、疾病证明书等相关凭证；医院、药店、诊所等定点医疗机构的开通申请书、信息变更表、账目冲销报告等相关附件；生育保险参保人员的信息登记及待遇申请表等相关资料；驻医院服务站办理业务时收集的新生儿登记表、门诊特殊病种登记表、特殊用药备案表、异地就医申请表等；医疗保险稽核科到定点医疗机构现场稽核记录本、稽核人员到外伤参保人员事故发生所在地和就医地进行稽核的笔录本、对待遇审核科工作人员手工报销材料进行审核、复核的反馈单等。

（三）医保政策的不断深入。医保政策的制定是随着经济社会的发展与参保人员的需要而不断发展变化的，因此，不同时期的医保档案有着不同的特点和侧重点。具体表现为：每年住院报销目录与比例的调整与变化，参保单位及灵活就业人员的缴费基数基本上是每年一调，以及个人账户划拨比例的调整，城乡居民医疗保险每年的缴费也在逐年增加（从最初的每年每人20元到2020年每人280元），审批材料的报送等进行不断更新，还有办理业务所提供的材料也在不断发生变化（以人民为中心，让群众少跑路，最多跑一趟为前提，医疗保障部门时常调整提供材料的种类），这些政策上的调整，导致医保档案材料在不同时期有不同的侧重点。

二、三明市医保档案存在的问题

（一）对医保档案规范化管理工作重视程度不够。医疗保障部门的档案承载着与医保相关的一切信息，与参保单位、参保人、定点医疗机构、医保中心关系密切，也是地方政府制订医保政策依托的基础数据与材料的主要来源。从医保档案业务人员的配备、档案室建设的水平及年度档案工作的考核等情况看来，医疗保障部门的业务档案与三明医改差距较大。

（二）信息化建设水平不高。档案管理的日常工作都是以纸质档案为主，档案软件只用简单的“阳光文档”软件，仅能对档案进行录入和自动生成案卷目录、卷内目录及简单查询等功能。档案室的硬件设备未及时更新，室内只是简单配备了档案柜、打印机、计算机、灭火设备、温度计。从档案室建设标准要求来看，档案室还应配有相应的密集架、防磁柜、温湿度调控系统、防盗监控系统等。

（三）档案从业人员素质不高。没有档案专业的人从事医保档案管理工作，市中心与管理部都没有专职的档案管理人员，都是兼职人员，平时以其他工作为主，档案工作为辅。

三、三明市医保档案管理规范化路径

针对三明市医保档案内容多、变化快、利用多等特点，为保持三明市医保档案的统一性与可持续性，必须制定统一规范的管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案人员岗位责任制度、档案设备的维护和使用制度、业务档案管理流程制度、业务档案立卷工作流程制度等。各项制度既要体现档案管理的专业特点，又要保持医保业务开展的方便，且做到最大化服务参保人员。

（一）建立统一的医保档案归档办法。各科室及各管理部要按照各自工作情况，以方便档案查阅、利用为前提，根据《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》《福建省医疗保险业务档案管理若干制度》，制订《三明市医疗保险管理中心业务材料归档工作流程操作规程》，规定由业务科室在第二年度上半年对本科室上一年度的材料进行收集、分类、整理、组卷、打码，然后移交给档案室，对其进行编写卷内目录、填写备考表、拟写案卷题名、归档验收、编制检索工具、编制案卷目录、装盒、填写档案盒、上架。

（二）建立档案借阅与利用制度。为了提高医保档案提供利用水平，也为了更方便服务参保单位和人民群众的查阅，医疗保障部门要加强档案的日常管理，每一份档案的借阅和利用都要进行登记，特别是服务效果好的、利用率高的档案要及时让借阅者对其进行评价，确保医保档案有借有还，防止医保档案的遗失及损坏。

（三）加强医保档案的电子信息化建设。医疗保障部门需不断提升医保档案的信息化管理水平，以信息技术对医保档案收集、整理、归档、利用全流程进行改造升级。电子档案与纸质文档相比，具有易保存、方便借阅和归档，存储空间大、物理条件要求低的特点，在调阅和检索等方面有很强的便利性。利用“e三明”“微信”“云闪付”等平台搭建“城乡居民医保缴费”平台，利用“闽政通”网上办事大厅平台，方便参保人员在线办理业务。

（四）提升档案从业人员素质。应加强档案从业人员的档案管理知识培训及档案专业知识培训，加强档案管理岗位责任意识和道德修养培养，促使其认真学习医学、法律和信息化技术等相关知识。让医疗保障部门的工作人员充分认识到医保档案工作的保密性、重要性，确保医保档案的真实性、完整性、安全性、可用性，认真将档案管理工作做好，使医保档案工作有序进行。医疗保障部门要形成医保档案工作和岗位责任管理相结合的考评机制，提高医保档案管理效率。

（五）加强档案库房建设。建立医保档案专用库房，严格档案室库房的建设标准，要求配备必要的防火、防水、防盗、防霉、防潮、防尘、防光、防高温紫外线、防有害生物以及照明等设备，并将各项指标落实到位。

四、三明市医保档案分类的探讨

三明市医疗保障部门的业务档案分类是在国家、省有关社会保险业务档案管理要求的基础上，根据三明市医保档案利用与科室工作方便的原则，将医保档案分为七大类：一是社会保险管理类，保管期限分为永久、100年、50年、10年，其中基本医疗保险单位登记材料期限为永久、基本医疗保险参保关系转入申请材料及附件期限为100年、基本医疗保险关系转出材料期限为100年、职工医疗保险个人账户资金继承审批材料期限为100年、职工医保退休人员审批表及附件材料期限为100年、参保单位基本医疗保险变动月报材料期限为100年、居民基本医疗保险参保人员汇总表期限为100年、参保人员放弃补缴申明材料期限为50年、参保人员异地联网申报材料期限为50年、基金购买健康保障服务协议、合同协议审批单期限为10年。二是医疗保险费征缴类，如退休人员补足25年医疗保险费审批表及附件材料，保管期限为100年。三是医疗保险待遇类，如门诊特殊病种确认表和疾病诊断证明书，保管期限为10年。四是生育保险待遇类，如生育保险待遇登记表及相关附件材料，保管期限为10年。五是医疗保险稽核监管类，保管期限为30年，其中定点医疗机构、零售药店信息更改申报材料期限为永久、定点医疗机构功能新开通审批材料期限为永久、定点医疗机构退出或暂停医保定点申请材料期限为永久、定点医疗机构开通全省联网定点的申请材料期限为永久、稽核情况汇总表期限为30年、医疗机构变更结算、冲销费用的申请、报告材料期限为30年。六是医疗保险耗材类，保管期限为30年，其中公立医疗机构第四批医用耗材采购现场议价、专家意见及配送承诺书期限为30年、单位耗材产品信息调整材料期限为30年、药品（耗材）联合限价采购品规调整登记表期限为30年。七是医疗保险业务统计报表类，保管期限为10年、30年、永久，其中城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险年报表期限为永久、城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险季报、月报表期限为10年。

【参考文献】

[1]朱秀红.创新医保档案管理的几点看法[J].办公室业务,2020(13):106-107.

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1引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

2机关档案工作规范化管理的作用与意义

档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。

3提高机关档案工作规范化管理的科学途径

3.1完善现代机关单位档案的管理体制

从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。

3.2科学分类资源，完善检索体系

首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。

3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

4结语

随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。

作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局

参考文献

[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).

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中图分类号：F293.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房产档案的范围与特殊性

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、地产档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

总之，房地产企业档案工作的规范化管理不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业领导的重视，还需要企业全员的参与、支持，更需要档案人员的不懈努力和付出。

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高职院校档案是其档案公众资源的有效保藏，是科研、教学、管理、学工、决策、其他活动等各个方面以各种形式，如文字、图片、图表、影像资料的历史记录，是现代社会档案价值的历史认同，直接影响高校建设的规范化程度。不断提升高职档案规范化管理水平，既是高校发展原始累积，又是高校发展的智慧和创造性劳动凝结。

一、高职院校档案规范化管理的重要意义

高职院校档案规范化管理水平是检验其建设水平高低的有效标准，也是衡量院校层次的重要标志，是其先进制度和管理水平的重要体现。档案规范化管理已引起全国很多高职院校足够重视，细化翔实、完善具体的档案资料是现代高校建设发展的历史再现，是高校校园文化发展的积淀，也是评估高校发展水平的重要依据和载体，更是发挥高校社会服务功能的一个基点，具有很高的科学性、社会性和服务性，具有非常重要的现实意义。

二、当前高职院校档案管理规范化所面临的问题

（一）领导对档案规范化管理意识不强许多高职都是中专校升格的，一些领导干部档案意识不强，档案工作迟滞于学校其他工作，档案规范化管理远远跟不上社会和院校的高速发展步伐，而经费投入少，设施陈旧，现代化技术设备几乎没有等，都是影响档案管理规范化的客观因素。（二）高职院校档案部门制度不合理一些高职院校档案制度不健全，归属机构混乱，没有系统化，工作由各系部专兼职人员完成。由上至下的分层管理模式，对完成归档任务的下级部门人员的奖惩收效甚微，不能有效激发其积极性，消极怠工等都制约着档案规范化管理的进程。（三）人员岗位不稳定高职院校档案管理人员基本上都是身兼多职，事情繁杂，任务繁重，既要承担其他工作，又要承担部门的档案管理工作。因此，能有效管理收集每年的档案材料就非常不易，何谈规范化管理，有时人员调换频繁，缺少培训和交流学习，工作人员业务素质低，稳定性差，责任心不强，直接影响收集工作的落实。（四）硬件设备落后高职院校经费主要用于软硬件建设，档案规范化方面没有形成统一的认识和指导方针，院系部门都有自己的管理方式，没有统筹性和计划性，档案室只是简单的由面积不大的教室改造，设施非常落后简陋，连防渍、防虫、防火、防腐、防有害生物等基础设施都不全，何谈现代化电子信息设备和一些现代档案管理的必需品，更谈不上档案管理规范化和现代化。（五）管理模式呆板和利用率低下档案管理模式还是以前的纸质打包、捆绑上架等，模式呆板、手段低下且形式单一，远远跟不上时代的发展步伐，与现代社会各种新生事物显得极不协调，特别是没有很好地应用网络技术，档案利用率非常低下。

三、高职院校档案规范化管理若干建议

（一）提高档案管理规范化意识档案规范化管理程度的好坏跟领导层档案管理意识有绝对关系，领导意识决定档案管理的好坏，领导重视才能引起部门重视和全校员工意识加强，才能有正确的档案制度和决策，高水平、高质量的档案管理是院校意识的具体体现。从发展眼光出发，管理层应该跳出传统思维，在资金、人力、物力等方面加大投入，与时俱进，开拓创新，员工应该紧跟学校意志，夯实档案管理基础，使院校档案管理规范化上一台阶。（二）狠抓规范化综合管理水平院校可依据国家法律法规和相关政策，结合本校实际情况，制定适合自己的档案规范化管理制度和标准，将部门档案纳入院校统一管理之下，加快学习现代化档案管理技术，使档案管理从单一纸质向多种形式载体提升，提高院校档案管理水平。（三）提高档案管理人员水平院校可设立专门的档案管理人员，不再兼职其他工作，专心做好档案规范化管理工作，完善和细化档案资料，提升档案管理层次。学校加大档案管理人员培训力度，使之所学知识适应现代化档案规范化管理的要求，能完全胜任现代档案规范化管理工作。（四）推进档案管理信息化充分认识到档案管理信息化建设的重要性，加大资金注入，全面开展高校档案信息资源库建设和系统建设，加强档案管理规范化网络建设，与时俱进，创新发展。（五）增强师生档案意识高职院校应根据需求针对学生开设一些档案知识讲座，拓宽档案意识渠道，加强档案宣传力度，增强师生档案意识，彻底改变档案管理观念，增设档案志愿者岗位，让有志于档案管理的师生志愿加入档案管理队伍，增强服务意识，拓宽档案服务领域，转化档案管理服务知识经济的观念，档案规范化管理始终跟随知识经济的发展，档案就到哪，尽早实现档案发展的现代化。

参考文献：

［1］陆凤丽.高职院校档案管理规范化之我见［J］.东方企业文化，2012（10）．

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(1)轻档案管理的形式，重档案集中统一管理与档案员岗位技能。档案规范化管理的测评，并非一个单位一蹴而就之功，而是经过多年努力奋斗的结果，也凝结着几任领导和历任档案员的心血，这种分值宜低不宜高。重在档案的集中统一管理，各门类的档案是否齐全完整，档案员是否熟悉档案业务并能根据现实要求与时俱进地掌握档案工作中的新要求、新举措、新技能，这样的分值宜高不宜低。

(2)轻业务用房，重库房管理和档案保护的实用设施。随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房将严重不足。以永州市为例，60多个单位集中在市委、市政府大院办公，大部分单位三、四位工作人员挤在一间办公室，能有一个房间专门用作档案室就很不错了。所以对档案业务用房的建设只宜提倡，不能强求，否则会严重挫伤这些单位领导和档案员对工作的积极性。重视库房管理和档案保护的实用设施，这毕竟是档案室建设所必需的，更是档案行政管理部门所重视的，所以必须严要求、高标准。

(3)轻档案管理中的一些过程，重归档文件的完整性、编研和电子文件录入量。由于受编制所限，各基层单位的档案员90％都是兼职的，对一些档案管理中的过程应轻测评，占小分；而档案工作中的关键环节，如归档文件的完整性、编研材料的齐全性、电子文件的录入量则应严掌握，占大分，毕竟基层档案室是档案馆档案资源建设的基础。

对档案馆规范化管理标准，应坚持“三宽”“三严”的原则

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首先我们来看图书规范化管理的重要性。医院固然是以医疗卫生活动为主的场所，但是它需要医生、护士乃至管理人员具备较强的理论知识。医学不断在发展，人们不断探索出新的技术，不断丰富着当前的医学理论体系。诚然，当前计算机技术和网络技术的发达，很多资料都能够从计算机上直观地进行了解，但是医生不可能随时翻看计算机进行查看，并且电子设备在医院很多区域会对医院的医疗设备产生影响，所以图书是必不可少的。另外，医院还保存着过去大量的书籍，这些书籍绝大多数至今仍然能够使用，并且某些书籍上还有珍贵的笔记，对于医生进行医学研究有巨大的助益。由此我们看出对医院图书进行规范化管理很有必要。

其次我们分析档案规范化管理的重要性。前文所述，图书的管理重要性就在于它是医院进行创新和向前发展重要条件，而档案则是医院的基础。档案资料分两种，一种是人事档案，一种是医学档案。人事档案关乎医院工作人员的职业发展，重要性自不必说。医学档案则是在医院的各种智能活动中形成的，这些档案具有真实性、准确性、指导性等特点。例如，医生对疑难杂症进行开会研讨并进行临床试验记录的档案，就对医生掌握新的治疗方法很有帮助；而旧的患者的资料则对患者病患复发时诊治活动提供了依据，使医生的治疗更为科学。

二、医院图书档案规范化管理的制约因素

首先是医院管理者和档案管理者对于图书档案管理的不重视。当前绝大多数医院只看眼前，以看病救人为主，这本没有问题，但是医院往往仅仅看中看病救人，而忽视内部的管理和对资料的整合与总结，眼下对于医院的发展没有明显的影响，对医院的未来发展是极为不利的。医院本身的不重视也就导致了图书和档案的管理者对此也不重视，这些部门的人往往没有将这项工作当做重要的事情来做，有需要时，才会花费大力气寻找相关资料，浪费的大量的人力、物力，也浪费了宝贵的时间。

其次是档案管理人员的素质问题。档案管理人员的素质偏低，其根本原因还是在于医院对图书和档案的管理工作并不重视，不会专门引进具有先进管理常识和档案管理专业知识的工作人员，而仅仅是从其他部门转岗过来。这样以来，档案的管理人员不论是工作积极性还是文化水平和专业知识都有所欠缺，并且绝大多数的档案管理工作交给年纪较大的不适宜在其他岗位工作的人员，这些人员无论在知识架构还是接受新鲜事物的程度上都远远不够，给医院图书档案的规范化管理敲响了警钟。

再次是医院图书档案管理结构混乱，使用率低、投入低。图书资源还好说，医院往往会统一进行管理，但是对于各种医疗资料来说，医院一般都各自保存在各个部门与科室，没有进行统一的管理，这样以来，在医院内部，形成了重复管理的局面，并且部门之间的资料互通产生障碍，不利于医学资源的交流和促进。正是因为这种情况的存在，导致医院对档案的使用率很低，档案仅仅起到了记载的作用，没有发挥其真正核心的作用。进而来说，使用率低就导致医院对其的投入低，进入了一个恶性循环，严重影响医院图书档案治疗规范化管理。

最后是与现今较为先进的科学技术对接不畅，不能充分发挥科学技术对于档案管理的存进作用。当前计算机技术和网络技术的发达和广泛应用，使各个领域的管理和工作效率有了极大的提升，但是当前医院的图书档案管理还没有进行科学的编排、检索和管理。

三、医院图书档案规范化管理有效措施探讨

首先，实现医院图书和档案管理规范化的前提条件是要对其重视。我们上文中所分析的各种原因，归根究底还是医院的管理者对这方面的不重视。对着科学技术的发展和人们对健康越来越高的要求，医院的图书和档案只会越来越多，如果不对其进行规范化管理，迟早有一天会产生极为严重的后果，图书和档案也会完全无法发挥自身的作用。医院的管理者应当充分注意到医院图书档案管理的重要性，将其视为医院正常工作中的重要组成部分来开展工作。

其次，应当适当地加强相关的软硬件的更新。先进的图书和档案管理需要依托于先进的技术和先进的硬件，需要改变以前无序的管理手段，购置先进的管理器械，并进行分类、检索、借阅和归还登记等软件的设置。另外，要开辟专门的空间进行图书和档案的管理，存放图书档案的房间应当做到干燥防潮、放火防水、防盗等工作较为完备，为图书档案的规范化管理提供必要的场所。要实行现代化的管理，充分发挥计算机在档案管理工作中起到的作用，利用计算机收集和传递信息、数据计算较为严谨和迅速的特点，节省大量的人力物力，配合扫描系统，将档案管理人员从大量的人工录入工作中解放出来，投入到现代化的管理工作中去。

再次，应当建立健全相关的管理制度和体系。医院作为行使公共服务职能的事业单位，要明确档案管理工作的重要性和目标，必须将档案的管理工作看做是自身的职责之一，严格按照《档案法》的规定和上级部门的要求做好档案分类归档工作；另外，医院要根据自身的情况建立健全一系列的管理制度和实施细则，明确分管的部分以及其职能范围，对图书和档案进行统一的管理并进行必要的监督，是整个图书档案的规范化管理有章可循。

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一、引言

实验室是开展各项工作的主要场所，一般实验室内存有较多的档案资料，其反映了实验室以往研究的情况，是教师、学生、研究人员以及管理人员在开展相关工作与学习时保存下来的经验总结。因此，实验室档案建设与规范化管理的质量尤为重要。本文就对实验室档案建设与规范化管理进行深入研究。

二、实验室档案建设与规范化管理的相互作用

实验工作档案指的是在进行实验室内教学、科研以及社会服务等各项工作中所形成的资料文件，其中包括图表文件、影像资料等。[1]为了便于实验室档案资料的查询，提高实验室档案建设与管理十分必要，以便更好地开展实验教学、实验室管理等工作。

（一）实验室档案与实验室教学的关系

以前的实验教学工作过于随意，实验能力的培养是需要一段时间的，实验教学质量关系到学生的实践能力的提升。因此，实验室的资料存档与教学质量息息相关，档案能够检验教学的实际效果，督促教师更好地开展实验教学。

（二）实验室档案与队伍建设的关系

实验队伍关系到实验工作的质量，对提升实验室队伍的素质十分重要。通过档案建设，能够使人员在工作中、业务水平以及科研中提供有效的依据，让工作者对自己的工作有更深入的了解，以便为今后的工作起到督促作用。

（三）实验室档案与发展规划建设的关系

实验室档案还有助于推动实验室规划发展，根据档案内容与社会发展现状，制定规划发展建设目标，为学校基础建设提供有效建议。

三、实验室档案管理存在的问题

（一）实验室工作人员缺乏档案管理方面的知识，没有认识到档案管理的重要性

有的工作人员缺乏相关的专业知识，没有经过培训就进行实验管理工作。从而导致在工作中不能科学规范地收集与整理档案，影响档案管理的效果。

（二）实验室档案管理缺乏相关的规章制度

在实验室的档案管理中，没有制定详细的制度，导致档案管理工作的质量得不到保障，从而无法对实验室档案管理工作进行理论指导。

（三）档案管理的方法落后

当前有的高校的档案管理方式还采用传统的手段，主要以手动的方式展开档案管理工作。当前是信息化时代，对于电子文件的资料逐渐增多，档案管理的信息化成为档案管理的主要方式。因此，做好档案信息化的安全管理是提高实验室档案建设与管理的有效手段。

（四）资金投入不够

档案管理的信息化已经得到广泛应用，然而有的高校或者单位在这方面的投资还不够，其中包括备份管理文件服务器、高速扫描仪等。大力投入建设资金，能够保证实验室档案管理的质量。

四、提高实验室档案建设与管理的策略

（一）增强实验室工作人员的档案意识，履行工作职责

首先，要增强实验室档案管理人员的责任意识，使其认识到档案管理工作的重要性，使工作人员认真履行工作职责。[2]另外，还要注重档案管理人员的培训工作，有计划、有目的、有针对性地进行管理人员的培训，从而提升管理人员的专业知识，提高实验室档案管理工作水平。

（二）建立健全实验室档案管理的规章制度

要想提高档案管理工作的质量，明确实验室档案工作任务十分重要。学校要加强档案建设，建立相关的规章制度，在各方面提出一些建议，并将档案管理工作制度落实到位，以此推动实验室档案工作的顺利开展。

（三）实施档案管理信息化建设

传统的档案管理方式已经无法适应时代的需求，随着科学技术的快速发展，一些新型信息设备不断出现，其中包括电子文件、多媒体技术等。因此，改革传统的档案管理方式十分必要。需要加强档案管理的信息化建设，将以往的纸质文件转为电子文件，增强信息采集、传输等功能，从而提高档案管理的质量，适应现代化的档案管理发展趋势。

（四）提高实验室档案工作的必要环境与设施

在实验经费中应划拨一定数额的资金投入到实验室档案建设，完善实验室的硬件条件，购置先进的档案管理设备，比如计算机、档案管理软件等，为提高实验室档案管理质量提供物质保障。

（五）开发实验室档案管理信息系统

为了提高实验室档案的技术效用与管理效率，采用数字化的档案管理手段，实施各类资料的数字化管理。[3]可以利用计算机等网络技术进行档案管理，便于档案的储存、管理与查询，有效提高实验室档案管理水平。

（六）落实多级管理体制

实验室档案管理工作可以开展多级管理，首先要制定有效的运行机制，将实验室档案的收集与整理分布与档案管理相关的人员，实施统一管理、分工合作的方式，有效提高实验室档案管理的质量。

五、结语

实验室档案建设与管理是实验室工作的重要环节，档案管理人员要认识到档案管理工作的重要性，认真履行工作职责。[4]然而，当前实验室档案管理还存在一些问题，比如实验室工作人员缺乏档案管理的专业知识、实验室档案管理缺乏相关的规章制度、档案管理的方法落后等。因此，提高实验室档案建设与管理十分重要，首先要增强实验室工作人员的档案意识与责任感；根据实验情况制定确实可行的规章制度；加强档案管理信息化、现代化建设；改善实验室档案工作的环境与设施；开发高校实验室档案管理信息系统；落实多级管理体制，这样才能提升档案管理的水平。

（作者单位为西北政法大学）

参考文献

[1] 瞿翠玲，堵锡华，岳玮.高校实验室工作档案的建设与规范化管理研究[J].广东化工，2014（20）：175+177.

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随着目前经济水平极其科学技术的蓬勃发展下，计算机和网络也得到了日益的进步。目前，事业单位在工作期间大部分都会使用到现代化设备，不管是在文件生产还是在文件传输中都可以通过应用现代化设备得以实现。因此，随着事业单位不断发展，促使档案管理工作效率面临着更严峻的挑战，加大规范化管理工作得力度成为了关键所在。

1事业单位档案规范化管理中出现的问题

1.1对档案规范化管理的重视度不够

通过档案规范化管理，可以有效的推动事业单位的科学化与规范化发展，并且对提高事业单位的工作效率还具有非常重要的作用。目前，许多的事业单位都对档案规范化管理有了足够的重视，但是仍然有许多事业单位没有注意到档案规范化管理的重要性。一些事业单位认为档案管理的规范化不会带来经济效益，并且单位领导对档案管理的工作不会关注。还有一些事业单位在人力财力等方面存在不足，造成档案规范化管理工作无法得到有效地贯彻。

1.2档案管理制度的规范化不足

由于档案管理制度在事业单位建设中扮演着重要的角色，目前我国诸多单位都先后成立了相应的管理机制。但是，在一些地区依然还有某些事业单位没有健全的管理机制，没有对管理制度建设工作引起必要的重视。某些事业单位制定出来的管理制度诸多还是由该部门的有关人员进行管理，并没有将档案管理机制使用到所有员工的日常工作里，所以致使在某种程度上档案管理工作的开展得不到有关部门的合作，在实际落实的时候会存在一定的阻碍。不仅如此，还有某些事业单位即使已经存在较为健全的管理机制，然而却缺乏执行力，不能将这项工作有效的落实到实际工作中，久而久之就会致使档案管理工作存在诸多缺陷，致使档案制度无法发挥出最大的作用。

1.3档案管理模式缺乏规范化

在当前统计的事业单位的档案管理规范化的情况来看，一些事业单位并不重视档案管理的规范化与制度化，在档案管理工作中，还存在着人工管理的情况。一些事业单位对档案管理信息化建设也不到位，没有为档案管理工作提供相应的档案管理软件，没有配备相应的现代化档案管理设备，使得许多档案管理工作只能依靠人工进行[3]。还有一些事业单位的档案管理工作封闭性较强，不具备足够的开放性，导致档案管理在开放与利用方面存在较大的不足，使得档案规范化管理的建设受到严重的制约。

2事业单位档案规范化管理的对策

2.1提高认识，加强建设力度

加大对档案规范化管理的宣传力度，提高事业单位人员对档案规范化管理重要性的认识。通过学习与宣传的途径，加强档案法律法规以及相关规定的宣传，提高各事业单位人员的档案意识，让各级领导与干部职工认识到档案对国家的重要性，对社会各项事业发展的重要性，做好档案工作是所有工作人员肩负的责任。增强档案管理人员的综合素质，提高档案工作人员的专业水平。还需要稳定档案工作人员，确保档案管理人员的稳定是档案管理工作的保障。档案管理工作作为一份专业性较强的工作，需要工作人员具备较强的实践性与操作性，这就要求工作人员要有丰富的工作经验，才能达到档案管理、收集工作的规范。因此，需要加强档案工作人员自身综合素质与专业技能的培养，树立为社会服务的观念，养成良好的职业道德，不断加强自身的专业技能，掌握现代信息技术。

2.2强化职责范围，健全档案管理制度

倘若想要进一步落实档案管理工作的开展，那么首先就要制定完善的制度，这才能确保档案管理制度可以顺利进行，与此同时各个档案小组成立适当数量的档案室，将工作责任落实到每个人员头上，并依据档案室的具体情况，配置适当数量的人员，形成科学的管理网络，为档案管理工作的顺利开展提供重要得保障。不仅如此，还应当建立完善的管理机制，确保管理工作能够有条不紊的开展。

2.3扩大经费投入，改善档案管理条件

由于我国各个地区所存在的经济条件具有较大的差别，这样也会使事业单位在实际建设中存在一定的差异。对于我国贫困地区来说，某些事业单位没有丰富的经济条件，这样就会致使管理工作也较为落后，会在发展的时候受到一定的阻碍，不能在最短得时间获得足够的资金支持。这样就要求相关部门加大档案管理监督工作得力度，并主动将具体情况上报到指定部门，获得相应的资金支持，进而为档案工作的发展创造有利条件。

2.4开发档案信息资源，强化档案管理体系

倘若事业单位想要实现规范化的管理目的，那么就应当摒弃以往的工作理念以及管理形式，并树立良好的管理意识，最大程度使用资源信息。对于事业单位落实档案应用方面得研究工作来说，可以参考相应的档案，对单位的发展情况进行编辑，将单位的知名度不断提高，继而推动事业单位的进步，从而为不同部门的使用带来方便。不仅如此，还应当将现代化设备渗透到档案管理工作中，尽可能为社会提供更优质的服务。相关人员在使用档案资源的过程中，应当提高档案管理水平，并建立完善的制度，进而促使事业单位的档案管理工作可以达到规范化的效果。

2.5完善档案室建设，注重服务质量

纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉、受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。

3结论

随着社会水平的日益发展下，事业单位工作也紧跟时代的潮流，促使方案工作朝着规范化的方向发展。目前，档案管理工作在实际开展得时候依然存在不足之处，例如制度不完善、没有对档案实现规范化工作引起重视等。这些问题都会在某种程度上给事业单位的发展带来一定的阻碍。这样就要求事业单位应当加大宣传的力度，将档案规范化管理质量加以提升，从而推动事业单位可以得到进一步额定发展。

作者:李英杰 单位:富裕县道路运输管理站

参考文献

[1]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务，2014（13）.

[2]甘宜英.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].门窗，2014（4）.