档案标准化管理大全11篇

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关键词：

企业档案;规范化;标准化;管理方案

0引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不够，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

作者：聂云 单位：莱芜钢铁集团有限公司

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.

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众所周知，医疗保险作为我国五大社会保障险种之一，具有覆盖范围广、涉及人员多的特点，面对众多的人群，要想加大保障的方便快捷，必须通过建立档案进行管理。然而在具体的实施过程中，由于医疗保险档案涉及的内容繁多等因素，一直很难在管理上得到人们的满意，因此推进医疗保险档案的标准化管理迫在眉睫。

一、医疗保险档案管理的内容

医疗保险档案是在医保的征集缴纳、基金管理以及相关业务运行的过程中逐步发展而来的，主要反映医疗保险的工作活动情况，具有重要的利用和参考价值。医疗保险档案内容繁杂，主要包括三个方面：参保人、零售药店与定点医疗机构以及医保的经办机构。其中参保人方面涉及人员基本信息资料、医保关系结转和个人账户金额明细等内容。零售药店与定点医疗机构方面涉及资格认证资料、费用清单以及服务协议、结算凭证等内容。而医保的经办机构方面则涉及参保单位的基本信息、基金支付档案以及基金缴纳等内容。

二、当前医疗保险档案管理的发展现状

随着医保管理内容的逐步增多，医保档案管理逐步出现了一些弊端，这些内容的长期不解决，将会直接制约管理的标准化。文章通过总结研究，主要将问题概括为以下几个方面。1.传统的管理方式难以满足现实发展的需要随着科学技术的不断发展，各个领域的档案管理已经逐渐进入信息化时代，只要通过电脑将信息输入到网上，就可以实现全网共享，自动管理。而在过去传统的纸质档案管理中，管理人员要想查找某个人员的信息，就必须大量的进行翻阅，两者相比，传统的档案管理方法显然不再适应当前快节奏社会发展的需要。2.医疗保险档案管理制度不健全，标准不统一由于医疗保险涉及内容广，并且存在内容上的交集，加之并没有健全的管理制度作为引导，所以经常出现同一档案分属于不同部门的现象。另外面对复杂多样的管理类别，医保档案信息在分类编码上还存在标准不统一的问题，并没有做到标准化的统一，因此使得档案管理一直停滞不前。3.管理人员素质有待提高在当前的医疗保险档案管理中，管理人员素质低下，缺乏积极性也是制约标准化管理的重要因素。由于医保档案管理工作本身繁琐复杂，枯燥无味，所以很容易使管理人员出现厌烦心理，加之很多管理人员认为档案管理只是简单的记录查找，并没有技术含量，所以在管理中重视程度并不高，这种认识的不足是素质的集中体现，难以胜任本职工作。

三、医疗保险档案标准化管理的措施

结合上文论述的当前医保档案管理中存在的不足，文章主要给出以下建议。1.加快信息化建设，推进医保档案管理的标准化要想实现医疗保险档案的标准化管理，首先要加快信息化建设的步伐。相关部门要加大资金投入，逐步建立网络化的档案管理平台，实现档案信息的共建共享，同时建立统一的网络管理标准，进行实时的网络维护，保证信息化建设的安全、方便与快捷。2.逐步健全医保档案管理制度为保证医保档案管理的标准化，各地区要加快制定相关规章制度，做好医保档案管理的职责分工，统一科室，逐步规范人员的管理。同时逐步完善医保档案管理的统一标准，制定标准化流程，健全管理体系。3.提高管理人员的素质水平和业务能力医疗保险档案的标准化管理与优秀的人才是分不开的，所以相关部门要加大管理人员的培训，使其掌握一定的档案管理学、文书学等相关专业知识，培养热爱工作，对工作认真负责的态度，提高责任感。同时面对管理的信息化，管理人员还要加快普及计算机网络知识，以便更好的进行档案管理，实现管理的标准化。综上所述，医疗保险档案管理在医保制度中至关重要，因此相关部门要加大研究力度，从加快信息化建设、健全管理制度、提高人员素质等多方面着手，保证医疗保险档案的标准化管理，为医保制度的发展贡献力量，进而推进社会保障的不断发展。

参考文献

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档案管理是组织内部管理工作的重要组成部分，是提高组织工作效率和质量必要条件，也是衡量组织与部门业绩与软实力的重要尺度。然而，不少组织还存在对档案作用的认识不足，财力投入少，设备及技术落后、档案工作缺乏标准化化，档案收集、整理、利用不规范，影响了档案管理科学发展和组织竞争力。本文结合目前档案管理现状，结合组织实际，探讨档案标准化管理的启示。

一、档案标准化管理的重要性

档案标准化是管理档案质量的准绳，只有高水平的标准，才会有高质量的管理效果，实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术，便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要。企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行，有利于提高企业档案工作的质量，有利于促进企业档案管理的现代化，有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展。

二、建立档案管理工作机制

（一）领导工作机制。

作为组织领导应树立档案管理意识，重视相关工作，加大档案标准化管理力度，形成积累、保护和利用档案资源、服务中心工作的工作思路。建立、健全档案管理领导体系。成立档案管理工作领导小组和鉴定小组，由组织主要领导为总负责人，形成了组织主要领导主管、档案室负责、专职档案员分工明确的格局。

（二）制定和完善规章制度，实施目标管理。

制定和完善《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《电子文件归档管理制度》等相关档案管理规章制度，形成一套完整档案管理制度体系。要严格按照相关档案管理规章制度要求，把档案工作纳入到组织发展战略，确立工作目标并进行层层分解，把档案工作融入组织战略规划、年度计划及档案管理人员的岗位标准和职责中，实施目标管理。通过定期目标检查、绩效考核确保相关工作落到实处。

三、提高档案管理水平

（一）档案基础建设

加大投入力度，配备硬件建设，投资进行档案库房、借阅室、、档案陈列室、办公室、机要室等建设，结合组织实际按相关标准购置档案软件、档案专用计算机、专业扫描仪、光盘刻录机、防磁柜、防盗报警系统、温湿度测控仪、电子消毒柜等设备，安装防盗门、更换灭火器。切实改善档案保管条件及办公设施设备，为档案标准化管理基础建设提供强有力的硬件保障。

（二）档案管理队伍建设

首先，加大档案工作宣传力度，帮助全员树立档案意识。坚持依法治档，充分利用组织网站、宣传栏等宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》，增强档案法律观念，提高全员依法治档意识，让所有员工了解档案工作的重要性、支持档案工作。其次，加强档案队伍综合素质建设。采取"走出去，请进来"对专业人员业务素质和现代信息技术进行培训，建设一支素质过硬的专业化档案从业人员队伍。为实施档案管理标准化提供人力资源保障。

（三）档案信息化建设

在组织信息化建设中，将档案信息化纳入组织整体规划，逐步实现档案管理网络化，实现计算机管理、分析、利用，服务于组织中心工作。

四、把握环节，提高标准化

（一）档案的搜集

档案工作所涉及部门多、范围广、难度大，应按照档案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部门上交档案室的相关资料的形成、积累、整理和归档，由专门档案管理人员进行整理，保证档案的完整和规范。另一方面，在提高纸质档案归档率、完整率基础上，加强电子文件、照片、图表、音像等其它载体档案的收集，丰富档案库藏。

（二）制定并完善档案分类目录

按照相关制度和标准的要求，编制案卷目录、分类目录、文件字号索引、底图目录以及声像档案目录、实物档案目录、电子档案目录等。永久、30 年保管的档案进行原文保管。现存档案实行计算机系统化管理。

（三）加强档案的整理

为确保案卷质量达到标准化要求，严格按照有关规定和规范要求，实行集中统一管理。明确各类档案管理实施细则及工作规程。制定组织文书档案、会计档案、特殊载体档案的分类表；按照分类方案，做到组织各年度、各门类档案分类科学、卷目录齐全、装订整齐、有序排列上架。

（四）档案的保管

加强档案库房管理，做到防温、防潮、防虫、防火、防尘、防光、防盗、防鼠，坚持定时测控，保证库房温度、湿度符合国家规定要求。加强梅雨季节及汛期等特殊时段的检查与问题整改。对库房安全隐患做到及时发现，及时解决。按照规范借阅的程序与要求，加强档案借阅管理、设备或介质信息的防窃取管理工作，确保档案数据安全，避免发生丢失、损坏或档案泄密事件。

（五）撰写编研材料

树立科学管理、讲求效益的观念，加强编研工作，拓宽利用渠道，提高利用效率。撰写档案全宗介绍、档案管理体制、档案立卷说明及档案归档范围、分类标准等，扩大了档案的利用效果。并注重档案利用效果的反馈工作。编写档案利用实例，定期进行档案利用综合分析。通过提供档案资料，为组织各项工作提供了技术服务，创造了经济效益和社会效益。

参考文献：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）：1-14.

[2]蒋玉清.谈创新企业档案管理机制[J].黑龙江档案，2009（1）：65.

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在学校的管理工作中，档案管理是一项重要的内容。从档案管理的作用来看，一方面是档案可以为学校的建设和发展提供有效的参考资料。另一方面是利用档案资料，可以对学校的各项建设进行科学合理的评估。总之，档案管理工作具有重要的价值，所以促进档案管理工作的规范化和标准化，对于提升档案管理的质量具有重要的意义。为了实现对学校档案工作的规范化和标准化管理，分析管理中的问题并进行针对性地解决作用巨大。而本文所探讨的，正是学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。

（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。

（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。

二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略

（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。

（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。

（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。

三、结语

学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。

【参考文献】

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015（A5）：215-216.

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桥梁工程是城市的基础设施，对城市建设发展起着极其重要的作用。桥梁建设过程中的档案资料是指与桥梁建设工程有关的重要活动而形成的，具有参考利用价值的各种载体的文件材料，是整个建设过程的全程反映。及时收集整理、科学管理档案资料，不仅有利于全面掌握工程的建设内容、进展情况和资金落实情况，有利于加强对工程的管理和监督，有利于将来工程改建、扩建的实施，同时也能够为后续的档案工作开展奠定坚定的基础。

一、将档案资料标准化管理纳入到工程标准化管理体系中

将项目档案工作纳入桥梁建设项目的标准化管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档的工作。将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标体制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。明确本单位有关岗位和人员文件材料收集归档的职责和要求，把文件材料的规范化管理纳入到工程技术人员岗位责任制中，档案人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员等都担负着文件材料的形成、积累、整理、归档的责任，在其进行定员定岗中，必须明确其职能范围规定有文件材料这一项，并进行严格的考核。通过组织检查、评比、参观、会议、现场指导、跟踪、反馈等工作加强对桥梁建设过程中档案资料的监督关联，监督文件材料的规范化、标准化、完整性、真实性、及时性和连续性。根据有关要求，在图纸规格、质量、字迹材料、图纸种类、内容、图例说明、图表的更改等方面都做了规定。通过这样的监督管理，确保了工程资料的真实性、完整性、系统性，提高了档案资料的管理质量，并形成了一种“工程完，材料完”的好现象。

二、建立符合桥梁建设要求的档案资料管理体制

档案资料工作的根本目标在于保证桥梁建设的安全、快速开展。首先，建立行之有效的档案整理工作责任制，把档案整理工作的责任逐级划分，分到人头，保证档案整理工作按时、标准、规范的完成。我国桥梁建设过程中档案资料的管理按照国家的相关规定主要实行项目法人负责制，档案工作接受交通运输部门和档案行政管理部门的监督和指导。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理部门和专门的管理人员，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。其次，建立项目档案网络管理体制，按照桥梁档案管理要求，根据职责分工范围和实际情况，做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归纳工作，定期对档案资料的管理情况进行检查和总结，查漏补缺，对档案不全不完善的地方加以补齐完善。分综合类、工程及财务类做好档案记录、归集工作，保证规范完整，装订成册。再次，建立有效的奖惩机制，对项目工程档案整理工作实行目标管理，各级逐级签定目标管理责任状，档案整理工作结束后兑现奖惩，对于没有完成整理工作或者工作质量不高的进行明确的处罚，通过这些措施增强了各工程实施单位和人员的责任感和积极性。

三、完善相关的硬件设施

按照国家规定，设立档案室，并配备相应的硬件设施。首先，设立符合国家标准规定的档案室。虽然桥梁建设过程中，条件比较艰苦，施工单位办公用房比较紧张，但按照国家规定应当设立不得小于的40 m2档案室以及数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具，为妥善保存施工过程中形成的各种档案资料提供基本的硬件保证。其次，配备档案管理工作必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化办公设备，有条件的单位应当配备经档案管理部门认定的档案管理软件，对档案实行数字化管理，应配置专用电脑和专人操作、维护并配置保护电源，并与单位办公自动化系统联结，为档案数字化管理奠定良好的基础。再次，档案库房和档案办公用地要配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、火警报警器和防盗装置等设施设备，建立档案库房管理的基本制度，确保档案资料实体和信息的安全。最后，加强对档案管理人员能力的建设，组织各参建单位建立档案管理领导小组，明确分管领导直接参与工程档案工作日常事务，并纳入岗位职责，各参建单位根据所承包项目规模和档案量均配备了一定人数的专（兼）职档案管理员；积极组织各参建单位档案管理员和档案专家开展档案工作心得交流活动，现场讨论档案业务问题。

参考文献：

[1]罗广国. 强化建设工程档案质量管理初探[J]. 城建档案，2014，01：24-26.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-01

随着当前改革有序的推动和管理理念的不断成熟，档案的利用价值越来越显示出其重大作用。档案的作用、价值和地位是随着现代制度的建立和对档案认识的不断深化而逐渐提高的。现代化的档案管理制度已成为促进社会和谐发展不可缺少的因素。

进入新世纪以来，随着市场经济体制趋向完善，知识经济和信息经济的快速发展，各单位迫切需要按照现代科学管理要求，创建和谐单位，急需在加强档案管理规范化建设的基础上推进档案管理创新。但是，目前大多数单位的档案管理仍停留在“传统型”或“初创型”阶段，档案管理现状明显滞后于现代管理要求。因此，进行档案管理创新发展对促进社会和谐发展具有重要的作用。

一、档案管理现状及存在问题

1.管理理念滞后，没有把档案管理工作摆到应有位置

部分领导对档案工作的认识仍停留在陈旧的观念上，认为档案管理工作只不过是文件资料的搜集、整理、保存和查阅，是一项简单的管理业务辅工作，不创造经济价值，忽视档案管理在生产经济活动中的重要地位和作用，更没有把它上升到现代科学管理和信息化管理的要求来认识，因此没有将它摆到重要的管理位置上。

2.管理模式滞后，管理制度不健全

档案管理体系跟不上发展的需要，没有随着单位规模的扩张、经营层面的增加而相应建立档案管理网络，仅依靠档案工作人员“孤军作战”。甚至有的职工把有关图书资料、文件资料、技术设计图纸等私自保管，从而造成档案不全，档案资料散失的现象，严重影响了档案的完整、安全及档案信息资源的利用作用。

3.管理人员薄弱，综合业务知识落后

单位没有配备专职档案工作人员，是由其他管理人员兼职，对于规模很小的单位为精简人员，可以兼职，但问题在于专职、兼职的文化程度和专业知识落后，有的未经专业培训，缺乏档案管理专业知识，更缺乏对计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，并有相当一部分档案工作人员不热忱于本职工作。

二、促进档案管理向精细化和创新化方向发展

推进档案管理创新发展的目的主要体现在围绕现代的科学管理要求，对档案技术、经济资源进行科学整合和优化配置，建设成为单位的信息资源中心，实现管理理念、管理方式、管理模式、组织形式、管理制度的精细化管理和创新化管理，实行规范与创新相结合。

1.管理理念和方法要趋于精细化

要推进档案管理精细化，关键取决于更新理念。应充分认识到档案工作在市场经济体制趋于完善、知识经济和信息经济快速发展的新形势下的重要地位和作用。促使领导把档案工作纳入现代管理创新的重点内容来抓，并加强档案工作人员、各级经营管理人员对档案管理重要性的教育，使之形成共识，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为组织发展和提高经营管理水平服务。

随着经济全球化和知识经济、信息经济的快速发展，各个单位更加需要注重市场信息、知识信息的积累与应用，这就迫切需要通过档案管理的规范与创新，更好地发挥信息资源的集聚和开发利用作用。要改变传统的档案利用服务方式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等企业档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位的服务体系，更主动地为领导决策、规划、总结、研究和生产经营等各项工作服务，充分开发利用档案信息资源，更好地发挥信息资源共享作用。随着规模的扩展和产业的提升，组织机构和管理层面发生明显变化，加上现代管理制度要求运作规范、高效，更加讲究法律程序化，势必只有推进档案管理创新，才能更好地适应单位内部与外部环境的变化，更好地适应规范化、法制化、高效化的管理。此外，各个单位可以根据自身情况决定档案管理组织形式机构，但无论组织机构如何设置，都必须遵循统一管理与分级管理相结合的基本原则；都必须推进由单一的行政管理组织向依法治档的组织转换；从单纯的档案资料管理组织向集档案、情报、信息于一体化管理组织转换，促使档案工作从低效率、低产出向高效率、高产出转化，建立起充满生机活力的复合型档案管理新组织。

2.管理模式和制度要趋于创新化

一个单位之所以能持续快速地发展，主要得益于机制、技术和管理的不断创新。同时，科技革命和管理革命都需要档案管理创新。未来的竞争既是科技的竞争，也是管理的竞争。产品技术需要不断创新，管理也需不断创新。要把档案室建设成为组织的信息中心，成为发展服务的资料库、智力库、情报库，实行虚拟和实物相结合，历史和现实相结合，主动和被动相结合的管理模式。利用档案管理规范创新的信息资源平台，及时准确地提供各方面的信息资源和佐证材料，确保历年档案资料的综合利用。这就足以说明规范和创新档案管理的重要作用。

推进档案管理制度创新，要从加强档案管理规范化建设入手，按照现代管理制度创新和依法治档的要求，从档案资料的源头抓起，制定档案进馆时间，根据不同项目制定归档范围，开展科技档案编研，扩展档案管理的涵盖面和辐射面作用，推进档案管理体系和管理制度的完善与创新，健全行之有效、广泛参与的档案管理制度，使档案管理更趋规范化、制度化和科学化。

三、结语

根据档案管理精细化和创新化发展的新思路，建立和完善一整套新颖的档案管理机制是档案收集工作精细化和创新化的前提和保证，具有高素质的档案管理人员是档案事业发展的动力。因此，随着市场经济的不断发展，信息已成为各个单位发展不可或缺的重要资源。推进档案管理的精细化和创新化发展，不断提高档案管理工作，并充分借鉴档案管理成果显著的单位先进经验，对事业的发展无疑具有十分重要的推动作用。

参考文献：

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一、文书档案在企业运行的过程中有着不可忽视的作用

文书档案是单位在行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料，它对一个单位而言，是其成长和发展历程的见证，也是其宝贵的经验积累。文书档案管理工作的规范化和合理化，是对一个单位档案管理的基本要求。文书档案管理工作又分为两部分，分别是文书处理和档案工作，这两者之间既有区别又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作又是文书处理的必然归宿。所以对于一个单位来说，要想尽可能好的保存自己的经验财富，首先要做的就是文书处理工作。但是随着办公自动化、无纸化等现代化事物的出现和信息化逐步的发展，如何提高文书档案的管理水平，及时、准确、快捷地提供档案信息，也成为了对文书档案管理工作规范化和标准化的新要求。我们在工作中必须要进一步强化管理意识，在文书档案管理工作中，严格遵循规范化和标准化的要求，从文书处理到档案管理，一步一步做好基础和保存。

二、做好文书处理，为档案工作打好基础

文书处理工作是档案管理的前提和基础，因此这一部分工作尤为重要。在一般的单位中，普通文件必须要经过收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研等等一系列程序才能成为真正的档案，才能有利用价值。如何将文书转化为文书档案，每一个单位都有自己不同的行文标准和纸张要求，因此，我们更从基础出发，一步一步认真做好文书处理工作，力求规范标准，提高文书整体质量，为之后的档案管理工作打好基础。

1、统一规定文件打印规格

一是公文用纸质量要好，陕西广播电视台统一使用70克复印纸；二是打印文件时幅面尺寸规格要统一：A4纸，横排，左侧装订；三是打印文件的格式有具体规定：版面题目为二号黑体，公文内容字体为三号仿宋；四是在排版中，如最后一页没有文字，则需要空白一页，可以写上此页无正文，在年月日处盖印既可。

2、把好公文制发关

首先要仔细检查，确保按照单位规定的文件签发手续制发文件，同时还要检查所制发文件是否符合单位的审批权限。具体为公文标题是上行文还是下行文，有没有严格按照单位的标准行文，拟稿单中的主送单位和抄送单位对不对，有没有按照上行文和下行文的标准制文。

3、保证文件打印质量

为了利于长期保存，公文打印要用高质量黑墨，签发时也尽量使用黑色签字笔，字迹工整为佳。

三、保存案卷采用 “一事一档” 方法

一份文件的立卷是积累本单位档案的开端，我们在整理文件过程中，必须依据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，依照“一事一档”的办法来整理立卷。

一是按照文件内容和特征立卷，比如说把同一事物、同一项工作，组成一个案卷的方法，这种方式也是我们所说的“一事一档”法，这种方法简单方便，使用广泛。同一件事情对外有独立性，对内又有连续性，方便检索和查阅，有效地提高了档案的利用率。根据本单位实际，采取 “事件独立性”法将文书分别整理归类，也是档案整理很重要的一部分，这将在很大程度上促进单位档案整理的规范化和标准化。我们在整理文书档案过程中，采取了“事件独立性”法立卷归档。“事件独立性”法立卷归档就是把本单位形成的文件，按照一事一档来整理，不管本单位有多少个部门来拟写文书文本，我们都严格按照此方法，这样就保证了文书档案的前后连续性和独立性，便于查找，检索方便。除此之外，我们在整理工作中，还要遵循以下几点：

1、准确把握公文的立卷时效性

要严格遵守国务院办公厅下发的《不归档文件销毁办法》的要求，按照一年一档的方法，准确把握公文的立卷时效性，将现行任务完成的档案予以立卷归档。

2、严格区分文件、合同、文本、资料文本

我们在实际工作中，必须严格区分文件、合同、文本、资料。根据实际，公文都是有拟稿单1份、原件1份、制成文件2份、年月日盖印章2枚，合同一般都是各个部门与外单位签订的具有法律效益的、盖有双方印章的文本。文本是由本单位向单位职工提供的有证明职工身份或者是职工个人收入等主要是对单位内部使用的，我们将这些统一称为文本类档案。

3、尽量减少文书档案的重复和冗余

在工作中我们也要坚持灵活多变、具体问题具体分析的要求，尽量减少文书档案的重复和冗余，提高一个单位的档案利用效率度和效果度。但是我们必须明白，“具体问题具体分析”是建立在坚持“一事一档”原则、坚决维护文书档案的完整性的基础之上的。

4、坚持按类别存档

在工作过程中，我们还要对所有档案进行妥善保管，避免遗失。这要求我们在前期的整理归档工作中，就要把同类的、具有内在联系的文件材料组装在一个卷内，根据文件材料的时效性和连续性，要坚决做到一个事件或案例的前因后果全部在一个档案链上，这样一方面能保证档案不缺失不杂乱，另一方面也能提高档案的利用价值。

四、要保证案卷整理和保存的高质量

严格按照“一事一档”原则进行文书档案整理归档、保证文书档案的完整和连续，这是文书档案管理工作的基础和前提，要想使单位的档案管理有一个高质量的进行和使用，文书档案的立卷方法和案卷装订质量才是操作性因素。因此我们还必须要做到：（1）用科学的方法对档案进行分类管理，以便于档案的检索更加方便快捷；（2）注意对案卷进行高质量的装订，小到装订是使用的装订针，大到卷宗题目的书写，都必须有相对应的规范和要求，这样才能使档案管理工作更加规范和标准。

五、进行文书档案管理工作的注意事项

1、档案收集工作有时会有阻力

文书档案收集是文书档案业务基础工作中的基础，做不好文书档案的收集工作，就没有完整的文书档案，也就不会有健全的文书档案工作。目前还有很多工作人员不愿意将各自有保存价值的文书档案交予档案部门保存，导致很多珍贵材料因为人员调动、部门调整而缺失。

2、文书档案管理模式太过老旧，不能适应社会信息化的发展

当前随着社会信息化的快速发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，文书档案的形成方式也发生了很大变化。我们现有的文书档案传统的工作模式和当前技术水平已不适应。因此要运用现代化管理手段使文书档案规范化、标准化任重要道远。

总之，文书档案是单位的独有经验累积，也是社会的重要历史资源。因此档案管理部门应该更加努力地加强文书档案管理工作的实施和改进。实现文书档案管理规范化、标准化，最终目标就是通过规范文书档案管理过程，梳理档案管理业务，改善档案资源结构，提高档案管理的效率和质量，为本单位领导决策、行政管理等提供一流的服务。

【参考文献】

[1] 叶南.如何衡量“档案收集齐全、完整”[J].档案时空，1991.01.

[2] 刘越男.电子文件检索初探[A].西部大开发科教先行与可持续.

篇（8）

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。

2医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1标准化建设水平偏低，数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。

2.2缺乏统一的网络化协调机构目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4档案管理队伍人员素质较低，结构不合理在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。

参考文献

[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.

篇（9）

档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名.地址.时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

篇（10）

档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的所有信息资料。因此，档案工作者必须紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步开拓创新，勇于实践，为全社会服务。为了使档案工作更加规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，严格遵照档案卷宗的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。

档案工作复杂而精细，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为国家土地服务部门，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室档案也应由中心统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足土地服务工作的需要。

常识高所我们，档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。在硬件建设方面，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先对公文用纸的质量及规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位以及落款是否与公文一致，有无日期等。其次是公文字迹要牢固清晰，各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的关口，以实现档案工作的规范化、标准化。

在网络环境下，电子文件也属于档案的一部分。由于电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用磁盘或者其它介质保存，所以在选择产品时一定要把住它的质量关，以确保安全。 在保存方面，要求将磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

篇（11）

随着现代化社会信息技术的飞速发展，高校的各项管理已走向现代化，档案管理也面临着新的发展方向。档案工作规范化、标准化是实现管理现代化的重要环节，高校档案管理作为档案事业与为教学服务工作的一部分，更应加快现代化进程。高校档案管理工作多年来由于没有一个统一的归档标准，导致档案整理过程比较混乱。《高校档案实体分类法》给高校档案管理注入了生机和活力，解决了长期以来没有一个适合高校档案工作特点的科学分类标准问题，打破了传统档案管理工作的模式，提出了科学、规范、标准的操作方式。国家教委办公厅编著的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》自推行以来，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。实践证明，它具有明显的可操作性，使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，促进了高校档案的科学管理。

一、实行高校档案工作标准化、规范化的目的和意义

以实施《高校学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》为主要内容的高等学校档案标准化、规范化的主要目的是：

（一）为了适应高等学校档案工作发展的需要。多年来，特别是改革开放以来，高等学校档案工作有了很大的发展，档案工作规范化、标准化也越来越为档案界所认识和重视，档案门类由单一发展到多门类，数量越来越多，档案干部队伍素质越来越高，工作范围越来越大，越来越复杂。总之，无论在速度规模方面，还是在档案工作内涵、质量、效益、方法、管理的科学程度等方面都上了新台阶。但是，由于没有一个统一的标准和规范，在高等学校档案工作的概念、原则、技术方法、工程、程序、操作模式、档号编制标识等方面基本上还是各行其是，各搞一套。

（二）为了适用科学管理和档案工作现代化的需要。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分。没有标准化，就没有专业化，就没有现代化，就没有高质量，搞速度。”

高校档案工作的发展，组织由分散到综合，结构由单一向多重，由封闭向开放，功能由保管向利用转变，检索由收购向计算机过渡，要实现现代办公自动化，就必须有相应的基础。没有标准、规范化的实施，就不能实现现代化和自动化，也难以实现真正的科学管理。

(三)为了便于对档案部门进行监督，提高档案干部队伍素质的需要。过去，高校档案工作在培训、指导、检查监督方面没有一个统一的要求，大都按照国家地方或者其他行业的要求去做，要么比较原则，要么主要从地方机关、企事业单位的实际出发所拟定，不完全符合高校的实际情况，而实行“高等学校档案工作规范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一个客观的可供使用和操作性较强的统一标准规范，从而不断提高档案干部队伍的素质。

二、标准化、规范化是实现档案工作现代化的前提

建立完善的档案管理工作制度，是档案管理的有力措施和可靠保证，我校根据学校的现状和需要，建立了档案管理制度，完善了档案管理规章制度，制定了《档案管理人员守则》、《档案保密制度》、《借阅档案守则》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案室安全制度》，此外还编制了档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了档案的质量。

在标准化与规范化的管理过程中，档案管理要有目标、有程序、有措施，资料要完整，档案要落实，档案工作现代化就必须建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上。档案的形成必须由收集、整理、归档、登记、移交、传递等一系列环节组成。如果检索工具各搞一套，符号、代码混乱，标引著录方法格式不一，内容平行重复，使用计算机联网是无法实现的，那么计算机也好，缩微设备也好，其优越性就难以发挥出来，所以，现代化必须以标准化、规范化为基础。现代化程度越高，越要标准化、规范化，反过来又会促进档案管理的现代化。

（一）标准化和规范化是提高高校档案工作科学管理水平的重要手段。科学管理包括档案机构的高效化、管理工作计划性、管理方法科学化、管理技术现代化，而这些都是以标准化、规范化为基础的。为使学校档案工作在共同语言、衡量准则、比较的基础、评估依据等方面有一个统一的要求，避免无规可循，克服各行其是的弊端，国家教委制定了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，从而结束了长期以来高校在档案实体分类和业务建设诸环节不规范、不标准、各行其是的局面。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》一书把高校档案划分成党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、产品、外事、出版十大门类，拟定了永久、长期和短期等，解决了很长时间没有一个适合高校工作特点的科学分类标准和业务建设规范的问题，促进了高校档案工作特点的科学分类标准和业务建设规范，促进了高校档案工作的科学管理，加强了整体业务建设的深化。