建设工程档案管理大全11篇

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建设工程的档案是从工程开始时就存在的，里面记录了工程的设计理念、设计方案、招标投标计划与实施以及整个工程的任务、计划、安排，存在于工程的整个寿命周期之内，对于工程有着十分重要的地位。随着我国建筑工程量的不断加大，在工程建设方面有了更多的资料需要管理。城市化的发展让建筑规模与建筑数量不断增长，因此档案也需要进行更细致的划分，这在无形中加大了工程档案管理的难度，因此，工程档案管理部门要加大研究力度，让完善的资料管理促进工程建设。

1.档案管理工作的要点与弊端

1.1认识上的混淆

建设工程方面的档案管理不同于一般人事档案管理。人事档案只需要进行人事调查、收集、整理与分类的工作，而建设工程的资料无论是在管理对象方面还是管理范围方面都与人事档案管理有很大的区别。

对于一项建设工程而言，主要的档案管理工作可以氛围记录与文件两大类别。记录包含了工程从设计初期开始，所有的培训工记录、设计记录、招标投标记录、会议记录、台账记录、总结记录、材料采购记录等内容，总之就是工程建设过程中，发生的所有活动都要详细记录在案。文件的档案管理包含自制文件以及外来文件，主要是工程过程中发生的文件形式的签订内容，例如招标合同、劳动合同、各类审批文件等内容。建设工程的档案管理除了有这些文字形式的资料之外，还有大量的图片、影像资料，这些资料是用来记录工程建设过程中的施工进度、施工中质量问题、以及工程介绍的。

1.2档案管理人员不专业

工程的档案具有较强的专业性，对工程项目一无所知的人是没有办法对资料进行有效管理的。因为在工程的资料收集方面，需要管理者亲身进入到施工现场拍摄图像资料，并且还需要与整个工程各部门进行有效沟通，保障资料的完整性与及时性。

现如今，工程的档案已经基本实现的电子化与信息化，因此档案管理人员除了要拥有对工程设备的了解与对施工流程的明确，还需要具备一定的计算机操作能力，要求能够有效运用计算机软件对工程的档案进行管理。但就目前工程档案管理水平来看，专业化人员并不多，有档案管理工作的员工已经年龄偏大，无法快速接受新的档案管理手段；而新招聘的年轻员工又缺乏对工程项目建设的有效认识，因此从全局来看，档案管理人员方面存在着知识结构老化、专业知识匮乏的状况。

1.3机构设置不完善

工程建设应设有专门的档案管理部门来进行资料的收集、核对以及管理工作。目前许多的工程为了节约经费，只是让人事部门或是工程监管部门来完成工程的档案管理工作。这些部门并不具备专业化知识。并且工程各部门也应及时将自己部门的活动状况整理成资料形式上报给档案管理部门，若是由非专业的人员 管理档案，就无法进行有效管理，容易造成档案的遗失或是混乱，致使工程无法有效使用这些资料，造成日后在审批以及验收时出现问题。

1.4档案管理手段落后

目前的档案管理工作大多是纸质形式，在保存与交接上容易造成档案的损坏。且一些纸质档案需要经常性的使用到，像是工程设计方案、前期的批复性文件等，纸质档案在工程各部门之间进行交接，一来浪费时间，二来容易造成档案的遗失。

2.建设工程档案管理的实践与创新

2.1档案管理模式方面

档案管理工作要建立健全完善的管理体制，在工作上加强创新，保障在管理过程中有法律可依。近几年，一些工程项目已经将质量责任终身制引入到档案管理工作中。这种做法的优势在于让工程项目负责人严把质量关，从源头上保障施工质量，降低事故发生几率。同时，终身制的职责能够让各部门领导在制定给部门项目活动是更加严谨，提高了档案编制与档案报送的责任意识，让各部门主管自觉将档案保送到档案管理部门中去。这种模式上的创新让工程项目的负责人与资料收集人员在签子时感受到责任感，从而更加细致的完成档案管理工作。这样一来，传统档案管理中“重建设、轻档案”的现象能够有效缓解。

在具体操作方面，工程档案的编制工作需要与各部门进行有效沟通，确保档案资料的有效性，并且由于设计人员在工程设计时并不是经常深入到施工场所进行调查研究的，因此当地的地下管道、土质、土层结构等方面都会在施工过程中对施工造成一定影响。这样一来，工程的施工图纸就要进行细微的改变。在需要改变时，施工人员需要逐级上报给工程监理部门，监理部门在进行实地考察之后才能对图纸进行修改。在档案资料的管理中，在修改的地方要详细标明，不能直接将修改后的设计图放进档案。

2.2创新协作机制

建设工程的档案管理牵涉范围很广，因此需要施工方、建设方以及监理方协同合作，否则无法保证档案编制工作的顺利进行，其档案报送工作也无法落实到位，因而无法保证建设工程质量。如今，我国市政工程和其他重点工程越来越多，针对此现象，主管部门不再局限于市建设局，而是交由其他分管部门分级、分散来进行建设管理。因此，各城乡建设档案馆则要加强与各市政、重点工程的主管部门以及重点办等单位的联系，创设高效协作机制，并主动去了解市政工程或重点工程的相关信息，及时签订相关协议书。同时，要创新服务，使用个性化服务的方式，制定科学合理的工作机制和具体规范，从而保证市政工程和重点工程档案管理工作不留死角，落实到位。

2.3优化存储方式

对于项目业主而言，工程的档案管理关系着日后在验收以及审核方面的有效性。因此档案的管理方式不能够像传统那样采取纸质档案，用保险箱来存放。随着我国网络化、信息化与电子化的不断发展，档案管理也应该朝着电子化的方向发展。办公自动化技术能够保障工程档案被快速的检索、调用、存储与传输，同时还能够保障档案的安全性。

2.4严把质量检验关卡

在工程完工之后，质检部门与项目业主需要对工程进行验收工作。质监部门有专业的人才与设备进行检验，而对于项目业主而言，工程的档案就是检验的有力依据。档案的验收包含了对档案基础管理的审验、对档案完整性以及系统性的审验以及对档案安全状况的审验。其中，第二点是验收的重点，其它两方面都是保障第二点有效实施的基础。项目业主通过对工程档案的严格把关，能够了解在施工过程中工程项目的进度以及变动情况，系统性的了解整个施工过程，及时发现问题并勒令整改，以免在交付之后发现问题造成资金的浪费。

3.结语

建设工程的档案管理是一项复杂且严谨的工作，需要工程建设部门与施工部门经过有效沟通之后共同制定出完善的管理计划，抓住要点，通过不断地实践优化档案管理。相信通过不断的深入研究，档案管理工作必将有效推动建设工程的持续发展。

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1工程档案管理概述

工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。

2工程档案对建设工程的质量的影响

2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏

现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。

2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段

工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。

2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节

工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。

3做好建设工程中的档案管理的措施

3．1积极开展档案知识培训

对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

3．2严格推行持证上岗制度

应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。

3．3完善办法制度

办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。

3．4强化对档案的宣传和利用

一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。

3．5实现工程施工与档案管理的同步进行

在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。

3．6档案管理科学化增强

随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。

3．7加强现场指导

企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。

4结语

总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。

参考文献:

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中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-8500（2013）12-0086-01

在社会经济迅猛发展的今天，电网建设进程不断加快，新建工程、技改大修项目越来越多，建设管理水平不断提高，工程建设从立项、审批、设计到开工、竣工验收，形成大量有保存价值的资料，这些资料是工程建设全过程的真实记录。收集保管好这些资料，对工程建设和维护企业的经济效益与合法权益具有十分重要的现实意义。切实做好电网建设工程档案管理工作，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要任务来抓，采取有效措施，在保证工程档案与工程建设同步进行的基础上，确保工程档案齐全、完整、准确、系统，使工程档案更好地为电力系统安全生产、经营管理提供优质服务，发挥最大的效益。

一、电网建设工程档案管理存在的问题

加强电网建设工程档案管理十分重要，电网建设工程档案是工程建设全过程的综合反映，对工程项目管理的作用也越来越大，而与此不相适应的是工程项目管理对工程档案的重视程度远远不能满足日益增长的工程项目建设的需要，从笔者所在单位检修公司的电网建设工程档案管理现状看，存在的主要问题是归档项目文件不齐全、质量不高、归档不及时，分析原因主要有：

1.对工程档案的重视程度不够。虽然大家都知道工程档案是工程管理全过程、系统、真实的记录，对工程建设和管理都有很重要的影响，但在实际工作中，由于档案管理对工程建设直接的影响不大，只要工程质量上去了，认为工程档案工作的好坏不会影响到对工程质量的考核评定，在验收检查过程中，对现场施工质量方面存在的问题重视的多、检查得仔细，对档案资料方面存在的问题关注的少、检查也存在走过场，资料审查不仔细，导致档案资料的质量得不到保证，可能随着工程项目的投运而成为遗留问题。

2.档案管理职责不清。一是各种施工项目文件编制人员的职责不清，让现场资料员过多承担项目文件的形成工作，而受专业知识所限，由他们形成的项目文件普遍质量不高、真实性差；二是项目检查验收组人员职责不清，特别是企业内部的检查验收，对项目文件的检查过多依赖档案专业人员，其他专业技术人员对各自专业的项目文件检查不够仔细。而档案专业人员也因专业知识所限、对现场情况不了解，对资料的收集情况和资料的质量难以把握、控制，这就需要各技术专业人员的配合，对工程资料要认真审核把关。

3.档案管理监督不力。一是现场资料员的主要工作职责应是做好收集工作，而当其又成为项目文件的主要形成者时，就缺少了对收集资料的监督；同时，现场资料员又有其他现场工作任务，对资料的收集、整理往往无暇顾及，都作为一种差事应付，自然质量难以保证。二是现场监理在施工人员对应形成资料的内容、标准不清楚时，缺少指导，任其自然，或因某些原因未能及时形成文件时，缺少督促，让其直接进入下一施工环节，到后期即使再补上，文件的质量也不高；三是建设单位业务部门、监理单位在对项目文件进行审核、签字时没有认真审阅。四是很多工程由于参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，而且在施工过程中，资料管理不规范，一些相关资料被借进借出，人手较多且杂，导致最后很多资料丢失，以致工程竣工后不能及时移交归档。虽然事后花费很大精力补做，但补做出来的资料的真实性、完整性、准确性都难以保证。

以上各种原因影响工程档案的归档质量和归档时间，也给以后的档案管理带来不必要的麻烦和隐患。

二、电网建设工程档案管理的对策

1.建立完善管理制度，落实归档管理流程。一项工程建设，涉及的参建单位、部门多且广，千头万绪，错综复杂，作为建设单位的档案管理部门，要根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合本单位实际情况制定相应的电网建设工程档案管理办法。规定各参建单位、部门的归档范围和责任，明确档案资料的编制、整理、移交办法、时间节点、操作流程等。

2.明确管理职责，严格执行文件资料谁形成谁整理归档。制度化、标准化是档案管理的主要手段，“谁形成谁归档”是档案管理的基本原则，也是一项重要制度。为了使建设工程档案收集与建设工程进度同步，建设单位应结合工程实际制定工程资料管理职责，明确各单位、部门专（兼）职档案人员职责。成立建设项目档案管理领导小组，制定档案工作计划，并贯彻落实。建设单位档案管理人员从工程一开始，就要介入工程建设，对工程建设过程中形成的文件材料进行跟踪检查和督导，发现问题及时纠正。对施工现场的资料要严格把关，严格执行档案人员“四参加”制度，参加设备开箱检查，参加工程竣工验收，协调各参建单位归档工作中的问题，对工程档案做到心中有数。

3.加强档案管理人员培训，提高全员档案意识。着力提高档案管理人员业务素质和专业技能水平，是搞好工程档案管理的需要，档案管理人员不仅需要学习档案管理知识，还要学习掌握工程建设方面的相关知识，熟悉了解工程建设流程，建设过程中需要产生哪些资料，对工程建设资料做到可控、能控、在控。同时，还要对现场资料员以及参建各单位的技术人员、项目管理人员进行档案管理培训，加强他们的档案管理意识，通过他们在各自的岗位上发挥各自的作用，让他们在工程建设过程中对产生的资料有意识地进行收集整理，使他们成为既是工程技术人员，又是档案人员的复合型人才，为工程档案管理发挥更大的作用。

工程档案是工程建设全过程的真实记录，它的作用在工程建设和生产管理中是任何项目无可替代的，它是企业未来发展的潜在生产力。因此，作为电力企业，电网工程建设的质量是企业的生命，而工程档案对于电力企业来说也是同等重要，保证工程实体的质量和工程档案的质量，二者在企业的发展进程中才能珠联璧合，发挥更好的作用。

参考文献：

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1电网建设项目档案管理的重要性

电网建设项目中不可缺少的部分就是电网建设项目的档案，它切实记录着工程项目中相关数据，也是公司的重要“财产”。工程项目竣工验收工作中不可缺少的就是电网建设项目档案的验收，在验收项目时，如果不合格，是不允许进行竣工验收的，而且对于每项工程，验收项目以及标准的指标都是统一的。为了我国电网有一个良性的发展的同时整个电网建设的工程从开始到完成都可以安全、毫无差错的进行下去，对于每一个工程的档案管理工作必须有一个严格的制度约定并且增强。档案管理工作也在不断进步，以适应社会的发展和企业的发展。

2新时代下对于电网建设的思考

2．1应加强对电网建设中档案管理的认识

1)各项项目的重要性。电网建设中的项目管理就是对于整个电网建设工程从开始建立项目一直到完成任务结束包括审批、采购、勘测、设计、施工、调试、监理等一切工作的全部过程中所有应该被保存的图像、文字以及声音等所有文件被分类保存。这项工作不仅仅应该由所有档案管理的相关从业人员所负责并在最大程度上更好地完成，而且还应该让工作人员都意识到这项任务的重要性，把这项任务归入到项目管理程序中与“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”等归纳到一起，便于管理。2)提升相关人员工作认识。在每个项目中，档案管理工作中的所有相关从业人员只有对档案管理工作有更好的认识才会使得整个项目可以十分顺利地进行下去。所以每一项工程中的每一级的档案管理机构对于推广档案管理的意义而且还要对所有相关从业人员，都要进行很多次有强度的训练，从而使得他们对于档案管理有着很深的认识。3)加强档案管理工作。对于企业开展的有关项目档案管理训练，必须要侧重于以下几部分内容:《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》以及《国家电网公司输为优质评选办法》等的相关规定。

2．2确定项目档案归档时间的重要性

对于每一个项目的档案分类时间必须有一个十分准确的标记，不仅仅是国家电网还有企业的相关管理部门在参与工作后的一个月之中都要对项目的法人以及建设的相关部门提供所有有关项目的资料。①在这个项目中所涉及到的相关部门都必须将工作完成以后的每一份文件包括文字、图像、声音等都有在归纳整理以后在一个月的时间之内转交给有关建设管理的部门。②负责设计的部门应该在项目档案管理与工程的进度相一致的规定下，对于已经经过审批后的包括施工图资料等文件都转交给有关建设管理部门。③对于施工中的相关采购以及有关供应单位必须将整个项目中的所有购买的设备以及材料中所签订的文件以及协议在一个月之内转交给有关物资管理单位(招投标管理中心)，然后在该单位进行详细核查之后在转交给所对应的有关建设管理部门。

2．3在档案转交的过程中必须签订相关协议

1)我国有关法律规定。在《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(以下简称《管理办法》)中相要求:“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任。”我们从这一段话可以很清楚的认识到，在部门与部门之间转交所有有关项目的设计以及施工中的相关协议时，应该制定严格的制度从而使得转交的文件数目、时间等详细信息都拥有一定的法律权利。通常情况下来说，合同或者协议都是在多个角度对多方赋予一定法律权利保护的资料，这在市场的经济交易来说是十分普遍的。只有将档案转交到赋予法律权利的合同中，才会使得档案管理拥有法律的保护。当档案管理完全走向法制的道路，电网建设项目中档案管理就会起到十分重大的作用，同时这也属于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。对于合同来说，要使得其在整个项目的建设中起到重要的作用，就必须不仅仅对于项目档案管理、转交的过程中相关部门以及所有参与人员都要制定严格的规章制度，相关单位还要想方设法使得档案管理的相关从业人员多加入到有关招投标的合同、协议以及转交过程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人员能够在很大程度上保证对于档案管理的有关条件以及规定都与实际相符，还要让档案管理的相关单位也参与进来。只有在合同的作用下，项目中的档案管理才能有条不紊地进行下去，而且还能在最大限度上保证档案的高效性、高速率等。

2．4确定要求然后做好手中事

项目建设的全过程与电网建设项目档案管理密切相关，它是项目建设工程中的关键，这也就表明档案管理的全过程就是项目建设的全过程。《管理办法》提出“统一领导、分级管理、层层负责”的理论，规定了建设管理单位、项目法人以及包含调试、采购、施工、监理、设计等各种与管理职责有关的档案，明确规定档案管理机构有严格的管理职责，进而，将工作标准与岗位责任制纳入有关人员、相关部门的职责范围内。工程建设全过程的监督、检查、组织和各种服务型工作都由项目法人全权负责，同时，项目法人还需进行工程建设档案管理工作。当两方或多方单位进行项目施工时，项目法人应选择其中一个单位作为建设管理单位。其他建设单位需配合建设管理单位，负责与自己有关的档案工作。工程建设项目所有档案全过程的有关工作都由项目法人负责，同时，还需有关规定实行统一领导、层层负责、各级管理的原则，构建较为完善的管理体系。各部门、各单位及采购人员不仅要做好自身工作，还需要在工作时按照“谁形成，谁负责”的原则进行，并总结与记录相关数据，保证项目档案的系统、准确、完整。

2．5构建完善的监管体系

想要保证项目建设与档案管理工作同时进行，就需要各级领导、各部门认真地实行与自身有关的档案管理方面的职责，同时，还应该构建完善的监管体系监督档案管理工作。首先，依据有关规定，建设工程相关单位档案管理工作的指导、协调和组织工作，都要听从项目法人的安排，各有关单位的档案工作还需管理单位进行监督;其次，监理单位需要履行自己的职责，承担部分工作。例如:施工与设计单位的档案管理监督工作等。

2．6做好项目档案最后的验收工作

项目档案验收作为，项目竣工验收的重要组成部分。如果未进行档案验收或验收不合格，不能进行项目竣工验收。国家发展改革委员组所验收的项目是由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，在由国家档案局组织档案验收。各个区域的电网公司电力公司组织所验收的项目，由各区域的电网公司、电力公司的档案管理部门提出验收申请。并且由档案局负责组织项目的验收，将验收结果上报国家电网公司备案。项目档案专项验收，是由建设管理单位提出申请，申请内容主要有:项目建设体及档案管理的情况。采取适当措施，保证档案的完整准确性。项目文件材料的收集整理，归档情况。竣工图的质量情况及编制情况。档案在建设管理运行中发挥的作用。发现问题以及采取适当的解决方案。

3结语

有关工程竣工验收备案工作需要结合项目工程档案管理工作，通过各部门档案管理机构进行管理，进而，完善电网建设工程管理体系，加强了有关档案各种工作力度，这对完善工程建设相关的监督体系是非常重要的。

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一、充分认识加强建设工程档案收集管理的重要性

建设工程档案是城乡可持续发展的宝贵资源，是社会管理和公共服务的重要信息，是住房工作和城乡规划建设管理的重要基础资料，是建设系统各级主管部门依法履行职责、制定执行政策、实施行政管理、进行市场调控和行业管理的重要依据，也是工程建设运营养护、维修改建等工作的重要依据。做好住房和城乡建设档案工作，能够有效保证工程质量，保障城市秩序、维护公共安全、应对突出事件，对于实现建设事业又好又快发展，加快新型城镇化建设进程具有十分重要意义。

二、档案收集的范围及内容

工建、民用建筑工程；市政基础设施工程；城市地下管线工程；公用基础设施工程；住宅小区公用设施建设工程；园林绿化工程；风景名胜建设工程；房屋、产权登记；农村住房建设与危房改造项目工程；各类建筑节能工程；机关文书、城市防洪、抗震、人防工程等，在建设过程中具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像，包括建设项目从提出立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种文件和资料。

三、档案收集的步骤要求

从年1月1日起，全省统一使用省住房城乡建设厅印制的《省建设工程档案移交合同书》、《省建设工程档案预验收意见书》、《省建设工程档案合格证》。为更好落实“两书一证”制度，凡在城市规划区内所有新建、改建、扩建的房屋建筑和市政工程项目、村镇规划区内执行工程建设程序的建设项目，其工程档案收集按以下步骤要求办理。

（一）建管部门在核发建设工程施工许可证前，须有建设单位与档案管理部门签订的《省建设建设档案移交合同书》，未签订合同书的，不予办理施工许可手续。

（二）城建部门在核发城市道路工程及地下管线工程施工许可证前，除要求建设单位提供《省建设工程档案移交合同书》外，还应要求建设单位报送管线现状资料和电子文件，并提供城建档案管理机构出具的管线查询证明，同时还需要建设单位提交既有地下管线的安全监护方案。

在地下管线工程竣工验收前，城建部门还应责成建设单位委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术报告》进行竣工测量，管线测量成果作为工程档案预验收的必查资料，建设工程档案验收合格后，方可办理竣工验收备案等手续。

（三）质监、开发办、村镇处在办理建筑工程竣工验收备案手续时，必须把《省建设工程档案预验收意见书》作为必要条件，未出具预验收意见书的不预进行竣工验收，不予办理竣工验收备案手续。

（四）城建档案管理部门要配合质监部门在建设单位组织工程竣工验收前，对建设单位工程档案进行预验收。在接到建设单位申请档案预验收5个工作日内完成预验收，预验收合格的出具《省建设工程档案预验收意见书》，验收不合格的，必须将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善资料。督促建设单位在工程竣工后三个月内向城建档案管理部门移交一套完整的电子档案和纸质档案，并发放《省建设工程档案合格证》。

（五）园林、市政环卫、人防、供热、风景名胜局等部门，在各自承担建设工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交一套完整档案资料。

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一、充分认识加强建设工程档案收集管理的重要性

建设工程档案是城乡可持续发展的宝贵资源，是社会管理和公共服务的重要信息，是住房工作和城乡规划建设管理的重要基础资料，是建设系统各级主管部门依法履行职责、制定执行政策、实施行政管理、进行市场调控和行业管理的重要依据，也是工程建设运营养护、维修改建等工作的重要依据。做好住房和城乡建设档案工作，能够有效保证工程质量，保障城市秩序、维护公共安全、应对突出事件，对于实现建设事业又好又快发展，加快新型城镇化建设进程具有十分重要意义。

二、档案收集的范围及内容

工建、民用建筑工程；市政基础设施工程；城市地下管线工程；公用基础设施工程；住宅小区公用设施建设工程；园林绿化工程；风景名胜建设工程；房屋、产权登记；农村住房建设与危房改造项目工程；各类建筑节能工程；机关文书、城市防洪、抗震、人防工程等，在建设过程中具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像，包括建设项目从提出立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种文件和资料。

三、档案收集的步骤要求

从年1月1日起，全省统一使用省住房城乡建设厅印制的《省建设工程档案移交合同书》、《省建设工程档案预验收意见书》、《省建设工程档案合格证》。为更好落实“两书一证”制度，凡在城市规划区内所有新建、改建、扩建的房屋建筑和市政工程项目、村镇规划区内执行工程建设程序的建设项目，其工程档案收集按以下步骤要求办理。

（一）建管部门在核发建设工程施工许可证前，须有建设单位与档案管理部门签订的《省建设建设档案移交合同书》，未签订合同书的，不予办理施工许可手续。

（二）城建部门在核发城市道路工程及地下管线工程施工许可证前，除要求建设单位提供《省建设工程档案移交合同书》外，还应要求建设单位报送管线现状资料和电子文件，并提供城建档案管理机构出具的管线查询证明，同时还需要建设单位提交既有地下管线的安全监护方案。

在地下管线工程竣工验收前，城建部门还应责成建设单位委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术报告》进行竣工测量，管线测量成果作为工程档案预验收的必查资料，建设工程档案验收合格后，方可办理竣工验收备案等手续。

（三）质监、开发办、村镇处在办理建筑工程竣工验收备案手续时，必须把《省建设工程档案预验收意见书》作为必要条件，未出具预验收意见书的不预进行竣工验收，不予办理竣工验收备案手续。

（四）城建档案管理部门要配合质监部门在建设单位组织工程竣工验收前，对建设单位工程档案进行预验收。在接到建设单位申请档案预验收5个工作日内完成预验收，预验收合格的出具《省建设工程档案预验收意见书》，验收不合格的，必须将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善资料。督促建设单位在工程竣工后三个月内向城建档案管理部门移交一套完整的电子档案和纸质档案，并发放《省建设工程档案合格证》。

（五）园林、市政环卫、人防、供热、风景名胜局等部门，在各自承担建设工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交一套完整档案资料。

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目前我国整体的基本建设工程档案管理状况不容乐观，在实际的管理工作中存在很多问题，主要可以总结为以下几个方面：

第一，基本建设工程项目建设单位以及其他的参建单位对工程档案管理的重视不足，还没有充分认识到档案管理的重要意义。另外，基本建设工程项目建设的前期阶段会涉及多种比较分散的资料，对工程后期建设有重要作用，但是相关单位对这一阶段资料的收集和整理严重不足，存在资料不齐全、不完整的情况，有可能造成不必要的经济损失。

第二，虽然有些单位开始重视档案管理制度的建设，但是仍然存在很多不足，各项制度更新的速度较慢，难以很好地适用现实档案管理的情况。另外，很多管理人员并没有严格按照制度进行管理，执行力度较差，当然也就难以实现预期的目标。

第三，在监理工作中，监理单位往往会忽视监理过程中产生的多种资料，难以通过监理工作资料来查看工程建设的情况和质量。

第四，隐蔽工程、施工图纸修改等材料存在不健全的问题，不仅影响工程建设的进度，而且容易产生各种经济纠纷，不利于各单位合法利益的保护。[1]

二、解决基本建设工程档案管理问题的措施建议

（一）提高对基本建设工程档案管理的重视程度，做好基本建设工程前期档案的收集工作

意识是行动的前提条件。要想做好基本建设工程档案管理工作就需要所有的参建单位都提高对档案管理的重视程度，认识到档案管理的重要性，从而树立基本建设工程档案管理的意识，并在工程管理当中贯彻执行档案管理的要求，提高档案管理的质量。另外，重点做好基本建设工程前期档案的管理工作。基本建设工程前期主要是指项目提出、市场考察、可行性研究、各种文件的审批阶段，这些阶段涉及的资料比较多，并且比较分散，资料档案收集的难度较大，再加上各种档案管理机制不够健全，缺少专门的档案管理部门和管理人员，容易导致前期的资料容易出现不健全的情况，对工程后期的建设造成不利影响。针对这些问题，建设单位一定要充分发挥自己在档案管理中的组织、领导以及协调作用，在工程立项的同时就请专门的档案管理人员开展档案管理工作，对档案管理人员的具体责任进行明确，建立权责利相统一的档案管理机制，做好前期档案资料的收集和管理工作。[2]

（二）建立健全基本建设工程档案管理的规章制度

基本建设工程档案管理工作之所以出现各种各样的问题，一个重要的因素就是档案管理的规章制度不够健全，或者是执行各项制度的力度不够。因此，建设单位一定要建立健全档案管理的规章制度，并严格要求档案管理人员按照规章制度进行档案管理工作。首先，为了保障基本建设工程档案管理的各项工作都有序进行，在基本建设工程立项之前就要根据国家出台的相关规定以及工程档案管理的实际情况制定一套完善而有效的档案管理制度，主要包括档案收集的制度、材料修改制度等，并注意制定管理的细则，保证基本建设工程档案管理的各项工作都有章可循、有法可依，提高档案管理的标准化水平。其次，为了提高基本建设工程档案管理的质量和水平，各相关单位一定要努力提高档案管理人员的综合素质，定期组织档案管理人员学习档案管理的专业知识，并提高档案管理人员的责任意识。最后，为了进一步提高档案管理人员工作的积极性和主动性，还需要实行有效的激励奖惩机制，将工作人员档案管理的质量和薪酬福利待遇相挂钩。另外，为了提高各工作人员对档案管理的重视程度，切实提高档案管理工作在整个工程项目管理中的地位，检查时需要对档案资料管理工作的进度进行检查，以便及时发现档案管理工作中出现的问题。

（三）做好监理材料的收集工作

监理单位在进行监理工作的过程中会形成多种资料，但是其在工作中往往只重视项目文件，而忽略本单位自身所产生的材料。监理单位本身所形成的材料是基本建设工程档案的重要组成部分，可以明确工程建设的质量。因此，监理单位一定要加强对监理材料的收集、整理和归档工作，严格按照国家相关方面的规定做好各种资料的收集和管理工作。另外，为了促使监理单位做好材料档案的收集工作，建设单位在与监理单位签订合同时应该将资料收集和管理内容列入合同当中。

（四）对一些隐蔽工程和施工图修改的材料要做好收集工作

基本建设工程项目建设的过程中存在很多隐蔽工程，施工图修改以及设计变更的情况也非常常见。这些过程中会产生很多材料，但是在实际的工作中，有些单位不重视对这些资料的收集和整理，从而出现了资料不全和图物不相符合的情况，给工程竣工结算造成一定的不便，并且容易出现多种经济纠纷。基于此，各单位一定要加强管理，严格按照相关的规定对各种材料进行管理和审查，并进行图物核实处理，保障所有的档案材料可以真实全面地反映出工程建设的实际情况。另外，为了防止在施工的过程中对周围基础设施造成破坏，还需要注重基本建设工程项目与周围环境连接点的记录工作，如周围的水、电、暖、通信以及地下网线等基础设施。[3]

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重大建设工程一般会投入较多的人力和物力资源，而作为建设工程基本记录的档案还是建设工程的核心组成，也是建设工程的主要成果。由于会消耗较多的资源，所以，通常都较为关注工程实体成果，忽略档案管理，但我们却不知，档案管理才是判定事故的主要原因，并是还原建设活动的重要参考，我们应重视并做好档案管理工作。

1工程档案为工程质量的有效反映

在最初的阶段，建设工程质量属于生活化概念，实际上是感性评价，它是对工程性能、主要品质与安全的系统表达。然而，随着工程项目的高度开展与现代科学管理理念的渗入，面向工程质量给出了严格的定义，具体来说，建设工程质量即工程项目应迎合业主需要，满足国家法律规范与技术标准，一般涉及适用性、稳定性、经济性、持久性、安全性和环境协调性。尤其是量化分析与精细化管理的逐步推进，基于建设工程质量形成了精准、可靠的评价体系。待我们的评价自感受性经验过渡到依托数据与现状图纸形成的系统化模式时，工程质量评价不再单单是深入现场看看便可，实际上应利用建设工程档案充当基础，借助指标量化统计研究充当手段，完成综合测评。从本质层面而言，工程档案映射着工程质量，这要求我们应利用工程档案充当依据面向工程质量实施综合评价。工程档案映射着工程质量的另一层意义便是：在工程建设环节，大部分工序内容均被下道工序遮掩，即所谓的隐蔽工程。针对此部分，待工程竣工后一般看不到，且无法检测，我们只能依照遮掩前期的照片和图纸等信息资料展开评价，在此环节，工程档案所发挥的作用具有不可替代性。另外，工程档案质量和工程管理也存在一定的关联，其中档案质量越优良，则工程管理便越规范，代表人员综合素质越高，工程质量越理想。

2档案管理是提高工程质量的基本方法

档案管理存在行政强制性，这一特性一般和建设行政职能紧密结合，其在竣工审查环节占据重要位置，还是行政许可的必要条件。同时，档案管理还是执法检查的主要内容。经由工程档案管理强化能够提升工程质量，为保障档案管理，我们可以从工程质量方面着手，首先，市建委应认真把关，工程施工在获取许可证前应与市城建档案馆共同签订责任书，认真记录档案人员，并尽快将工程档案标准和责任报告给建设单位，采用终身负责体制，增强责任意识。除此之外，应指派专人管理工程档案，实施业务指导和全程追踪，一旦发现问题能够有效解决。在工程完成前基于工程档案实施预验收，只有达标方可看成是合格工程，进而发放相关许可证，并把这个看成凭据实施验收。质量监督站应围绕资料实施备案处理，再详细报送，顺利完成移交，只有这样，方可获得合格证，随后办理产权产籍相关手续。

3档案管理为质量控制的主要环节

工程档案属于静态概念，然而，其管理却属于动态过程。常规条件下，档案管理目标为构建一个可靠、健全、详尽的档案。但随着相关认知的逐步加深，发现档案管理里不单纯是独立个体，还是项目管理的核心组成。在质量控制工程中，其发挥着重要作用。在项目管理过程，控制质量的基本表现是面向施工组织与现场质量实施有效控制，另外，还包含工艺与产品质量方面的控制。最重要的是要思量人、材料和机械设备等带来的影响，在具体的建设工程，工程资料不可或缺，同时，应保证每一个技术人员都是在培训通过后，持证上岗的。由于五个方面资料也涵盖在档案中，为此，在管理档案时，务必要重视并做好对应的质量控制工作。

4工程档案为工程项目的关键组成

在常规意义上，着手工程施工活动前，工程档案便形成并有所积累。立项文件指代项目决策和审批等环节的有效记录，并是经费实施与项目执行的重要参考。预算编制、概要设计与招投标一定要建立在立项文件之上。同时，项目预算、概要设计以及招投标形成积累的文件还是工程勘测与详细设计的参考。换而言之，着手工程建设活动前，已经产生了较多的文件资料。若把此文件积累过程抽离于建设活动，建设工程便不能成立，也不能开展。即便在施工环节，文件资料形成和一般施工进程无法割离。例如，水泥和砖块等建筑材料投入应用前，一定要组织送检，待检测达标后方可使用，上述检测文件材料为重要参考。应用建筑材料时，需依照指令进行。在具体应用过程，具备旁站监督记录与检测记录，即便出现问题，也能变更说明。换而言之，工程全程存在两根线条，分别是技术性的和操作性的。其中技术性线条应提前产生，且更长远。在施工过程，两者相互交织。然而，不管在何种情形中，技术性线条均不能剥离于工程项目中，也不能将其忽略掉。

5结语

工程的建设属于长期性过程，包含立项、勘察与招投标等不同内容。工程档案除可完整记录档案过程，也能够把整个过程有机连接起来，并把这一过程有效保存下来。当前，我们应明确工程档案的现实意义，掌握实现途径，积极总结以往的经验教训，鼓励自己不断完善，增强紧迫感与责任感，进而推动工程档案管理，维护生命财产安全。

作者:程江 吴成 单位:西北化工研究院

参考文献：

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新时期以来，经济建设在日新月异的发展，科技水平也有了长足的进步，计算机管理效能与电子信息系统的服务功能逐步完备，已为各行业的自动化信息处理带来了极大方便，同时也迎来了业务建设网络化的全新信息时代，同时由于数据处理的电子化水平在不断创新发展，使得电力建设工程已经基本完全进入计算机辅助设计与管理的科技化时代，全面实现了网络化设计指导作业全程的理想。

一、电力建设工程档案管理的重要价值

随着科技化与信息化的发展，对于大规模的电力建设项目来说，加强其档案管理工作非常必要，它可为施工建设过程中的各种工作流程提供极为方便的指导，也可为今后的工程项目的预决算提供可靠资料保存，有很重要的参考价值。把电力工程项目管理作为重点对象，为其中的多种专业性、技术性、服务性工作程序提供了有效保障，使电力建设逐步趋向科学化管理发展目标。这是一项很重要的技术参数历史化基础工作，很可能为将来的建筑史提供专业的资料记载。工程档案管理在电力建设项目的开始做好同步进行工作，一直贯穿电力建设项目的全过程，直至工程完成交付使用才告一段落，它从某种程度上全面反映了电力施工企业的概况，也是工程建设全过程的真实记录。对未来的同类工程建设提供了一份宝贵的极具参考价值的资料宝藏，受到电力建筑行业的高度重视，成为电力施工单位进行现代化企业管理的重要组成部分，有利于维护企业的经济效益和合法权益。近年来，随着科学技术的进步，电力建筑工程档案资料的管理有了新的进展。大量事实证明，做好电力工程建筑的档案管理也是一项不可或缺的重要内容，由于零星的存在工期长短不统一、施工项目有差别，施工地点较分散等特点，为确保有效的集中管理，根据实时记载和反映工程建设详细情况的档案，必须重点关注，及时整理材料，对有问题的地方及时提出应对策略。对于较大的电力基本建设项目，则因为工程建设周期长，参与的施工单位多，技术性要求高和专业性强等特点，导致管理的精细和繁杂，更离不开实时有效的档案管理。

二、电力建设工程档案管理规范新要求

在工程项目实施过程中，由于记载和反映工程建设全过程的工程档案，存在与工程一样的形成周期长、专业复杂、成套性强和数量大的特点。档案的管理人员要勤于与工程建设的具体项目管理部门加强联系，及时与具体施工单位做好沟通，必须把档案室内部工作流程与企业的现代化管理目标相结合，尽可能做到档案工作记录与建设工程的同步进行。在项目一开始就要对工程档案进行统筹规划，及早参与工程建设的项目前期工作，实时掌握工程建设的时刻信息，充分了解工程进展情况与动态。在工程基本结束时，有效配合工程建设项目的单项工程验收工作，提供及时的真实可靠的信息档案，对工程中的相关资料进行对比检查，帮助企业管理者及时发现问题，并提出有依据的合理整改计划，积极主动地开展工程档案的全程收集记录工作，严格把好电力建设工程档案的质量关。电力建设工程档案包括工程建设的内容质量和案卷质量。其中电力建设工程档案管理的内容质量特别强调档案所反映的数据的准确性，电力建设工程档案管理的案卷质量要求工程档案的完整性、系统性和规范统一标准。为有效配合电力企业工程项目建设的顺利开展，档案工作人员需要全身心投入到企业管理的全过程，及时做好材料记录与信息收集工作，不断学习先进档案管理经验，进一步为电力施工企业的发展作出应有的贡献。

三、电力建设工程档案信息化管理

工程档案管理信息化是电力建设工程发展的方向和需要，把办公自动化网络系统引入工程建设管理工作中，可在诸多方面促进档案的使用价值和利用效益，从未来工作角度讲，基本实现了档案信息资源的共享。与此同时，信息管理员可将大量重要的信息资料输入计算机内，既方便管理人员在工程管理过程中的及时查找，也有利于今后查阅各种参考信息，提高了工作效率。由于电子文件的大量使用，使档案管理很快向数字化方向发展，同时积累了相关的大量信息内容，为日后的数字化技术应用和普及提供了资料信息的保障。为进一步推动档案室的数字化建设与管理工作，及时为档案信息管理注入新的内容，使工程建设的相关数据从文字到图表，从语音到视频资料，得到更加形象而完整的展示。为此，电力建设工程管理中电子文档的收集工作非常重要，包括档案的全面接收和有效整理等。当前的电子工程设计档案仅支持以纸张为主要的存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。通过信息化建设实现档案的集中存储，并将数据库技术进行有效处理，将多种多样的档案资源转化成统一的标准化数字化信息资料加以保存，为施工企业提供可靠方便的档案信息网络化服务。电力建设工程的档案信息管理，以建立科学而且适用的文件记录与查找系统，实现企业档案信息化建设与企业信息化管理的同步发展。

结束语

有效的、科学化、信息化完备的工程档案是一个工程全过程的真实反映，是一种能够长久利用的信息化与科技化完美结合的宝贵财富，是建筑工程史上的重要参考资料与文化资源。为进一步加强建筑工程档案管理，充分实现企业档案管理工作的可持续发展，应在工程建项目档案管理中不断制定和完善有关制度，及时研究解决重点工程项目档案管理中出现的问题，有计划地对各工程项目的档案工作进行业务指导，并有效利用计算机系统对工程档案进行录入、整理、存储。总之，电力工程档案管理要立足于长远、立足于企业需求，立足于制度创新，立足于以人为本。

参考文献

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2.项目工程档案建设及工程管理的方法

电力企业项目工程具有参建单位多、施工工期长的特点,因此,工程档案数量会逐渐加大,且内容繁多。单项工程完工时间也大不相同,对项目工程档案收集带来一定的困难,随着项目工程建设的开始,档案管理工作逐渐形成。当工程竣工以后,档案逐渐趋于完整及准确。要想使档案的客观性得到保持及维护,关键在于从工程项目初期进行控制,对工程档案管理工作主要从以下三方面进行落实:第一,工程建设与档案管理同时进行。第二,在工程建设过程中,应对竣工材料进行积累、争辩及审定。第三,在工程竣工及验收阶段,要确保有一套合格完善的竣工验收档案。为了使电力工程档案逐渐趋于完整、准确及系统,应通过在平时对档案进行收集及积累,逐渐将事后控制转化为事前控制,将项目档案管理逐渐由末端向前沿转移,促使后续工作逐渐转化为前置条件,促使项目档案工作与项目建设同样在程序管理中应用,进一步将工程档案管理在工程项目筹划、开工直至竣工验收都进行有效控制。

3.提升档案收集的完整性及准确性

在电力建设工程中,施工单位工程竣工档案发挥着非常重要的作用,输变电工程建设中的项目档案对方方面面的工作都有所涉及,在整个工程建设得到应用,因此,工程建设档案的收集不仅仅是档案人员的责任及义务,为了使工程项目档案逐渐朝完整、准确及系统化的方向发展,是需要参与建设的所有人员共同努力来实现的。在工程项目中,对整个情况作为了解的则是工程的管理者、技术人员及施工单位,大多数档案主要是从他们手中产生,也是日后运用档案的主体,工程技术人员主要对档案的真实性及准确性负责,而档案人员则是对档案的标准化及规范化进行检验。为了确保施工单位工程档案能够移交顺利,在工程立项之后应立即对档案进行交底:(l)在工程立项以后,项目建设单位应对项目管理部门进行交底。(2)在工程开工以后,项目建设单位及项目管理部门应对参见单位进行交底。(3)在工程开工之后,项目参建单位档案管理部门应对工程项目管理部门进行那个交底。通过召开会议、在施工单位现场进行指导的方式,加大档案管理人员与施工单位的沟通,针对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、组卷整理、编制竣工图及交接验收等方面的档案要求问题来向专业资料人员进行提出,通过对项目档案管理政策法规的学习,促使档案人员的思想、认识及做法得到有效统一,进一步对档案质量得到控制,避免由于意见不同而出现返工现象发生。

4.电力建设工程档案管理的信息化

电力建设工程档案管理信息化主要是指在办公自动化网络系统中相互融入,促使档案的利用效率得到有效提升,进一步实现档案信息资源共享。其次,通过将重要的资料输入电脑,不仅便于管理人员的查找,而且在后期进行查阅时也较为方便。因此,通过计算机的应用,促使工作效率得到有效的提升。随着大量电子文件的出现及应用,档案逐渐向数字化发展发展。不仅将档案室逐渐朝数字化发展,使档案信息管理中注入新颖的方法,而且还能将历史数据通过文、图、影、像的方式逐渐表现出来。现如今,档案管理中运用的模式主要包括:工程设计工作电子化、档案管理工作人工化的方式,主要对档案的收集、接收、整理、保管及利用等。在对电子档案保管的同时,应结合国家相关规定,对实体档案进行手工整理及归档。现如今的电子工程设计档案中主要的存储介质则是纸张,在根本上对档案的利用率造成阻碍。加大对计算机系统及数字设备中形成的电子文件的手机、归档、储存及管理,在对电子档案的归档管理中,运用数字化及网络技术,促使纸质载体逐渐向数字载体转化,并在网络中得到传输,促使档案管理逐渐趋于信息化。通过档案集中存储并结合数据库技术来进行整合,促使档案建设逐渐信息化,促使原有不同的档案资源载体逐渐朝数字化信息转化,对现有的纸质、照片及声像档案进行数字化处理,有效的向企业提供网络化档案信息。构建科学合理的文件归档,通过对管理系统的保管及利用,促使档案建设的信息化与企业建设的信息化逐渐同步发展。

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中图分类号：G271；TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0175-02

一、当前大型建设项目档案管理存在的问题

大型项目由于赶工期，一般建设单位领导只是在建设、设计及施工监督上下功夫，对于档案管理方面不够重视，导致档案不能及时归档。主要体现以下几个方面：

（一）缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

不少大型建设项目对档案管理不够重视，在验收时才加大马力搞突击应付，使档案的完整性、准确性、真实性得不到保障。此外，大型建设项目档案管理机制不完善，一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象，二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度不健全，造成档案管理不连续甚至存在档案无人管理的现象。有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档，由于大型建设项目时间紧受到上级领导高度重视，有的手续采取绿色通道，导致项目完工，手续还没办好，项目综合验收未能正常进行，影响工程档案资料的及时移交。

（二）档案意识薄弱

由于种种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为已有，拒不移交，导致档案严重不全。有的建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，为了尽快发挥经济效益和社会效益，满足建设需要，对急用的档案资料随用随拿，档案管理人员缺乏责任感，对借出的资料未及时催交，造成档案资料损坏遗失现象较严重。同时为确保工程资料的完整，虽然建设单位在与参建单位签订合同时将档案管理责任纳入合同中，按照合同价款的一定的比例扣留工程款但参建单位档案管理意识薄弱，不重视工程建设项目档案材料的积累和收集，不能按约定移交工程资料，有的敷衍了事加之档案管理人员疏忽没有及时发现资料的缺项及漏洞给予签字使他们顺利地拿到了扣留的工程款；还有的承包商认为扣留的资料工程款太少，如果要拿到这笔款需要花费大量的人力、物力、财力干脆对这笔款项放弃，对工程资料不予移交，造成工程资料的缺失，给以后的新建、改建、扩建工程留下隐患。

（三）档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

不少大型建设项目在建设期间，有些参建单位不配备专职档案人员，档案管理人员一般临时抽调又不固定，这些人没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，不能做到科学分类和整理立卷，使得最后移交的档案资料质量较低，有的工程建设项目档案进馆后，还要重新拆卷返工整理，浪费了人力、物力和财力，另一方面由于档案人员缺失，项目经理兼任档案资料管理，他们身兼数职，精力有限，主抓工程建设的质量、安全、进度而忽视工程档案管理造成建设项目收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善，整理不规范，复印件居多，达不到档案管理的要求等等，这些现象不仅直接影响建设项目的归档质量而且导致大型建设项目档案缺乏真实性，对日后新建、改建、扩建等工程项目的缺少参考价值。

（四）档案管理经费投入不足，保管条件较差

受大型建设项目建设时间紧，参建单位多，管理复杂， 临时性等特点的影响，一些大型建设项目参建单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在地上；有的部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因工程资金紧张，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

二、加强大型建设项目档案管理措施

大型建设项目是一项系统工程，对本行业、本地区、本单位的社会和经济发展具有深远的意义。做好档案管理不仅是档案工作者义不容辞的责任，也是全社会赋予的历史责任。

（一）完善档案管理机制，重视工程项目档案管理建设单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配置既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现大型建设项目档案的规范化管理。建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识，同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查，同考核、同验收。做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档移交。

完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个大型项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确工程档案工作中各部门与参建单位的职责。根据国家、地方、行业及企业的有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、进度、投资组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到竣工验收全过程。要明确各部门应收集、整理、立卷、归档的范围，立卷的要求、原则和方法等。对内强调部门立卷制，按谁经办、谁整理，谁立卷、谁把关，对项目公司内部要求部门员工建立个人文件包，将工作中形成的文件材料进行整理，由部门负责人对需存档的文件进行把关，并在移交清单上对所移交文件内容的准确性及完整性进行签字认可后方可移交档案室存档。

（二）加强法律法规宣传，树立及时归档意识

法律法规是规范人们行为的准则，国务院的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，违反本条例规定，责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款。

建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，让文字上的规定落到实处，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证工程档案的成套性和科学性。为此，建设单位要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。在项目建设的整个过程中，要求所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身的归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档，移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。同时要求档案管理人员对借用的资料，严格按档案管理部门借阅规定执行，对即将到期的资料及时催交，同时加大考核力度，使得借阅人员能及时归还，以保证档案资料的完整性。另一方面，将档案管理责任纳入合同中，并增加工程款的比例用于档案资料移交，使得监理、施工、设计等部门能及时将工程档案资料移交给建设部门，确保工程档案资料及时归档。

（三）加强档案人员的业务培训与指导，实施同步跟踪管理

档案管理人员综合素质和业务技能直接影响工程档案管理科学性。上级档案管理主管机构要主动与发改委、建委等职能部门加强联系。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家大型建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管，施工过程中的指导是跟踪指导的重点，档案管理机构的专业人员，要加强与建设单位的联系，经常深入施工现场对工程技术、档案管理、工程监理人员在工程文件的形成、积累以及施工技术文件等的编制质量适时检查指导，定期召开档案管理工作会，指出文件资料形成过程中存在的问题，提出整改意见，确保建设项目档案规范完整与及时归档。竣工验收前上级档案管理机构的专业人员在对建设项目档案资料进行预验收时，认真检查建设项目档案是否完整、准确、系统，案卷质量是否符合规范要求，对于不符合规定要求的要限期整改。提高整理立卷的质量做法是通过工程项目技术交流、技术交底等形式，解决工程档案工作问题；形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，以得到有效的沟通和效果；采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式对档案业务工作进行指导；规范档案整理立卷工作，统一档案管理标准、操作方法。同时增加档案管理人员，配置老、中、青专职人员做到传帮带作用，使得档案管理工作一直有人管，以保证资料连续、准确、齐全。

（四）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

档案工作既是一项专业性较强的工作，又是一项需要综合知识积累的工作。因此，参建单位需建立激励考核机制，不断优化档案管理队伍素质。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考核工作业绩。大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，努力钻研业务。鼓励他们终身学习，对获得职业、执业资格证的加大奖励力度，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是持久性更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（五）添置档案基础设施，确保安全管理

档案基础设施建设是档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报工程档案工作情况，及时就当前档案工作中出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。应设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的设备，提高工程建设档案工作环境条件，确保档案安全管理。三、总结

综上所述，重大建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有技术精、专业强等综合技能，同时要具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好档案管理工作，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。