档案管理基本理论大全11篇

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教学档案是高校本科教学评估的重要依据，各高等院校都根据国家教育部颁布的《普通高校本科教学工作评估指标体系》制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围和立卷归档原则作出了明确的规定，但是原始材料的系统性，完整性和可靠性依然欠缺，同时由于上级教育主管部门对高校的检查门类较多，包括学士学位授予权的评估，新专业评审等，在根据不同评估指标体系进行资料整理的过程中，容易因档案的交接和流转而发生遗失现象。

一、会计循环与档案管理流程

通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：

(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。

(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。

(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。

(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。

(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。

会计循环的具体图示如下：

与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示如下：

二、会计科目与档案目录

会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。

(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。

(二)设置档案目录必须满足本科教学工作评估指标体系的要求。一是要符合国家本科教学工作评估指标体系的要求来划分教学业务档案的类别，设定分类的标识；二是要符合高校自身教学管理的要求，以便于为高校的常规活动、项目决策及信息管理。

(三)设置档案目录要将统一性与灵活性结合起来

由于各高校的教学管理制度和教学活动有一定差别，因此在分类目录的设置上，需要将统一性与灵活性相结合。所谓统一性，就是在设置档案目录时，对指标的设置标准、口径需要统一。所谓灵活性，就是在能够提供统一指标体系的前提下，各个单位根据自身的具体情况，设置或者增补反映本高校特色项目的目录。 转贴于

(四)设置档案目录的名称要简单明确，字义相符，通俗易懂

档案目录作为分类标识，要求简单明确，字义相符，这样才能避免误解和混乱。简单明确是指根据教学活动的特点尽可能简洁明确地规定科目名称；字义相符是指按照中文习惯，能够望文生义，不致产生误解；通俗易懂是指要尽量避免使用晦涩难懂的文字，便于大多数人正确理解，也能够为高校之间的学习交流提供便利。

(五)设置档案目录要保持相对稳定性

为了便于在不同时期分析比较教学评估指标和在一定范围内汇总各项指标，应保持档案目录相对稳定，尽量不要变动目录的名称、内容、数量，使分析指标保持统一性和可比性。

根据以上原则，我们可以建立如下主要档案一级目录名称对照表：

在一级目录下，为方便查找和管理，还可以下设二级目录和三级目录。此外，对于跨连续几个学期的教学档案，如 ：专业建设，实践教学体系创建，实验教学区，产学研基地等项目可以灵活处理，单独开设独立的目录，突出反映学校的办学特色，而不必仍以一个学期作为档案的管理周期。

三、财务报表与文件汇编

会计财务报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定时期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。它是企业财务报告的主要部分，是企业向外传递会计信息的主要手段。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。会计报表为评价企业经营业绩和改善经营管理提供重要信息；为国家经济管理机构进行宏观调控与管理提供必要信息，为投资者和贷款者进行决策提供有用信息。

与之相类似的是，本科教学评估过程中通常要求提供三个部分的材料，即：（一）自评汇报材料，也就是《自评综合报告》。它是在利用原始档案的基础上，进行归纳后重新撰写制作而成的材料，作用是让专家了解本科教学工作的基本情况，使专家看了以后能对学校本科教学的整体水平作出价值判断；（二）佐证材料，它是由高校档案部门、校内各部门所保存的档案经过统计分析等加工处理而来，作用是支撑自评材料中所反映出的对自身教学工作所作出的正面评价，起到增强说服力、提高可信度的佐证目的；（三）备查材料。它是由高校档案部门、校内各部门所保存的原始档案直接转化而来的。其中，备查材料的准备在每学期平时的资料整理过程中已经完成，在迎接本科教学评估的准备过程中，主要是完成资料的清查工作和部分材料内容的查漏补缺工作。佐证材料部分应在学期末聘请专人对各部分材料进行档案汇编，将材料整理成有组织有体系的内容，装订成册，总结学校在办学过程中的进步和不足。自评汇报材料起到了会计财务报表的作用，它是在备查材料和佐证材料基础上进行归纳后重新撰写制作而成的综合报告，是全面反映本科教学水平的总结性书面文件，此部分通常于本科教学评估前一个月内完成。

四、结束语

教学档案材料内容丰富、类别繁杂，涉及面广，如何根据教学规律和教学工作性质并结合学校自身特点建立行之有效的档案管理办法，对于整个教学管理工作的组织及日常档案管理的质量具有重要意义。本文借鉴财务会计账目处理的方法对档案管理进行流程再造，为减少工作中的失误和档案材料的散失提供解决途径。总之，遵从客观性和实用性的要求，不断摸索，寻找适合教学档案管理的有效方法，是学校教学改革与发展的基础保证，是每一个档案管理工作者的不懈追求。

参考文献

[1]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理[J].中国档案学研究，2006，(4).

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1 权变管理理论概述

权变管理理论是20世纪70年代在美国形成的一种管理理论。这一理论的核心是力图研究组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系，以及组织和其所处的环境之间的联系。它强调在管理中要根据组织所处的内外部环境随机应变，针对不同的具体条件寻求不同的最合适的管理模式、方案和方法[1]。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯（f.luthans）认为权变管理理论的特征在于把环境对管理的作用具体化，并使管理理论与管理实践紧密联系起来。权变理论以系统观点为理论依据，主要从系统观的角度考虑问题。其理论实质上是一种因地制宜的管理理论[2]。

2 档案管理基本理论概述

档案管理基本理论的主要内容包括两个方面，一是对档案管理工作的总体理论认识与剖析。目前中国档案界将档案管理工作分为“八项内容”与“两个方面”，并将其看作是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。其中“八项内容”实质上是档案管理学的内容，而“两大方面”即“实体管理”与“信息内容的开发利用”。实体管理是“手段”、“基础”，内容信息的开发利用是“目的”“方向”，同时它可以解释档案管理基本方法的“二元”现象，即实体管理与内容信息的开发利用分别采取了两种理论性质不同的基本方法：前者以历史主义为主，后者则是多种方法同时并用，并且以逻辑主义方法为主。

档案管理基本理论另一方面的内容是对档案管理基本方法的探讨。档案管理基本方法是历史主义的方法，它始终是档案管理的灵魂。由于档案是历史的原始记录且形成于各个具体的社会组织与个人的社会实践活动之中，人们保存使用档案的目的也在于考证历史、保持历史事实的本来面目，所以其实体管理一般只采用历史主义的分法或以历史主义分法为主；而档案的信息则有多向成类性且人们对其的需求也是多种多样的，所以对档案信息的分类则是多种方法同时并用。一般以逻辑主义方法为主，并铺以历史主义的方法[3]。

3 医院档案管理运用权变管理思想的可行性与必要性

3.1 医院档案管理工作的特点为实现权变管理提供了操作平台

医院档案管理是现代医院管理中的一个重要组成部分，它记载了一个医院历史发展的过程，从不同的角度客观地反应各个不同历史时期、不同背景条件下的重要工作、人物和事件，是医院在工作活动中形成的具有参考利用价值的文件、簿册、图表、录音、录像等各种门类和各种载体的宝贵财富[4]。对这一信息资源进行有效和系统的管理，可以极大提升医院领导决策科学化程度和医院现代化管理建设水平。一般情况下，医院设有综合档案室，主要管理党政文书档案、人事档案、会计档案以及基建档案等，病案由于其特殊性，一般由病案室专门保管，本文对此不做探讨。根据档案管理基本理论，档案管理是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统，并且不断和外部环境发生能量和要素的交换，这样，档案管理工作的系统性就必然要跟医院这个大系统的发展变化保持协调一致，也只有这样，档案才能发挥其辅助科学决策的功能。而审时度势、因地制宜正是权变管理思想的本质所在，因此，可以说医院档案管理的特点为实现权变管理提供了操作平台。

3.2 解决当前医院档案管理中出现的问题需采用权变管理思想

在以业务为中心的医院管理中，如何提高医疗技术水平和改善医疗环境是医院管理的重点，档案管理往往被忽视，近年来由于开展档案目标管理评审，档案管理工作已成为医院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表现在以下几个方面。

3.2.1 档案分散管理，缺乏系统性

在医院的发展和建设中，各级医院都制定了符合自身实际、较为健全的管理制度和工作人员的管理职责，但涉及医院档案管理的制度、职责并不十分完善，造成部分归档的文件材料至今仍散存在科室和个人手中，已立卷归档的材料不够规范，借阅制度不够健全，缺乏必要的考核和监督，阻碍了医院档案管理的发展[5]。加上档案载体复杂，业务部门无法长久保管。由于对档案法认识和执行不够，未能认清档案管理在医疗事业发展建设中举足轻重的作用，一些部门单纯强调工作特殊性，不考虑完整归档的长远意义，因而妨碍了档案尽快地统一到院档案室管理。还有一些部门或个别人员未真正认识到：一些重大会议的照片、录音、录像等史料，形象、客观、真实地反映出全院当时的历史面貌和历史活动，具有极重要的认证和参考作用。这种现状如不解决，其对考察历史造成的损失将无法估量[6]。

3.2.2 档案管理制度不健全，管理水平低下

在医院管理中没有涉及档案管理的相关制度和职责，没有检查考核措施，未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构都做了比较详尽的规划，而对档案管理、设备投入等考虑较少或完全没有纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务水平同步发展，档案管理水平滞后势必影响医院管理水平的提高，影响基础设施的修缮和医疗技术的发展。

3.3 培育优秀医院文化需要对医院档案实行权变管理

医院文化是医院的精神所在，是办院宗旨的重要体现。医院文化是由医院几代人在办院实践中逐步积淀而形成的。档案中对一代又一代的办院人的精神文化都有了真实的历史记载，对于医院精神文化的传承与积淀起着重要的作用。只有通过档案的真实与完整的记录，才能将一代代的医院精神文化传承下去，不断积累沉淀，从而形成厚实而丰富多彩的医院文化[7]。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育医院优秀文化提供丰富的素材。

4 权变管理在医院档案管理中应用的新思路

4.1 权变管理在医院档案管理的工作模式中的应用

医院不同时期的各项档案一直在不同的管理部门内部保存，随着医院的变迁、机构调整，个别档案不可避免地要出现遗失或损毁，就很难保证档案的完整性，这种档案管理现状极不适应建设现代化医院的需要，而且对开发利用档案资料也十分不利。只有对各类档案进行系统的管理，才能保证其完整性。根据权变管理系统观的理念，可将医院综合档案室独立出来，作为一个职能部门，对医院各类档案集中管理，并配置档案管理专业人员对档案进行系统的管理。这样不仅可以保证档案的完整性，也极大提高医院档案管理的水平。

4.2 权变管理对医院档案管理外部环境动态适应中的应用

档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。国家档案局在2002年11月了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展[8]。在这个过程中，需要档案管理人员运用权变管理的工作思路，时刻关注不断变化的外部政策、技术等环境因素，并将其融入到档案管理的日常工作中去，使档案管理工作真正达到与时俱进的时代要求。

参考文献：

[1]周三多.管理学[m].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.

[2]王健群.试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[j].情报杂志，1998(11):100.

[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[m].中国人民大学出版社，2005年.290-293.

[4]张秀玲.现代医院档案管理体会[j].经营管理，2010(1)：87.

[5]姜月仙.新形式下医院档案管理现状分析与对策[j].医学信息，2010(1):96-97.

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一、权变管理理论简介

权变管理理论的形成始于上世纪七十年代，由美国一些管理学家共同提出。权变管理理论的核心是由内部子系统相互之间尝试互动联系的关系组成，它必须涉及这些关系组成与所能影响管理效果的环境因素。权变管理理论强调在管理中要依据内部组织和外部环境之间不断变化和适应的情况和实施管理工作所处的不同现实条件因地制宜采取最为合理有效的管理方法。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯则认为权变管理理论的主要特征在于不管是何种工作条件都需要将管理理论与工作实践活动相互结合。实际上，权变管理理论也是一套十分有效的管理理念，权变管理理论在针对档案管理理论主要体现两方面内容，即对档案管理工作的认识和分析两个过程。而我国在档案管理工作中的文件档案管理分为“八个要素”和“两个方面”，这是一个直接的信息交流与外面的和开放的系统关系。“八个要素”本质上是一个内容文件的管理，“两个方面”即指企业在对“单位管理”和“信息内容”两方面的开发和应用，实际也是一种具有实体管理效果的手段。同时，也可以解释为“二元化”的现象，即基本的文件管理方法，与实体管理和内容信息的开发利用进行了不同理论性质的两种基本方式：前者由历史上的第一次，后者则是以各种各样的方法在同一时间应用用逻辑的方法。

另外，针对档案管理基本理论，其管理内容则主要是为了讨论档案管理性质和基本操作方法，基本操作方法是一种具有历史主义色彩的过程，自始至终都作为档案管理工作的灵魂所在。也就是说，档案的形成是对社会组织和企业生产活动的原始记录，它以保存文件的形式形成记录并保存历史本色。因此，本文所讲的档案管理所要求的记录文本应该具有格式多样性和需求多样化，一切都应该以逻辑主义方法为主，同时辅以历史主义。

二、权变管理理论在档案管理中的应用及意义

（一）实践应用

1.权变管理理论的合理应用。

不同历史时期的档案资料应分类保存于不同的档案科室，而我们在需要提取需要的档案资料时就必然会将以往的存档资料进行重组和检索，如果其中的某些文件资料丢失或者是损坏，再无法保证档案资料的完整性。实际上，就目前我国档案管理工作的体制显然已经不能够适应现代化建设工作的需求程度，长期不做改善将于这些档案资料信息的开发和利用极为不利。只有对档案管理系统所管理的各种文件档案进行专项的应急处理，才能确保档案资料的完整性。根据应急管理系统的概念，档案室作为职能部门可以从企业的综合档案管理部门中独立出来，配置专业管理人员进行更为系统的管理工作，以便提高企业对档案管理工作的水平。

2.权变管理理论在外部环境中的动态应用。

档案管理呈现电子化、信息网络化将成为未来工作的主要方式。国家档案馆早年就了一系列有关档案管理信息的实施方案，特别指出了在对档案管理工作一定要适应国家对于大中企业所提出的档案信息化管理要求。首先，应该将信息网络化建设逐层深入到国家建设信息网络的大布局内，以档案管理网络化作为基础，以档案信息化作为建设核心，以此拓展信息化档案的科学利用和合理开发成为了首要目标，最终从档案管理信息网络化、电子化两个方面提升管理水平，为促进档案管理工作健康持续发展提供保障。我们应该知道，实现以上目标必然需要有关档案管理人员广泛应用权变管理理论来拓宽工作思路，并即时相应外部因素，然后融合权变理论到具体的档案管理工作当中，以满足对档案管理在企业生产运行当中的实际需求。

（二）实践意义

1.为档案管理工作提供了更为灵活多变的应用及操作平台。

文档资料管理是现代档案管理工作的一项重要组成，它可以记载每一项人为活动或重大事件的演变过程和处理结果，并且人为地可从不同角度主观或客观地反映出不同时期的历史过程及经验总结。同时，不同环境下，每一项管理工作中合理使用文件的宝贵财富。信息资源的有效、系统的管理，可以大大提高领导科学决策水平和现代化管理水平的建设。一般来说，一个档案室的档案文件应用主要管理人员记录、会计记录和其他资料。根据档案管理的基本理论，档案管理是一种直接的信息交流与外部系统的关系，不断和该系统的外部环境形成交流联系。

2.解决档案管理中出现的问题需采用权变管理思想。

如何改善管理技术水平和管理环境是关键点，文件档案的管理工作往往容易被忽略，近些年来由于企业在长期发展过程中逐渐认识到了档案管理工作的重要性，依此档案管理工作也成为了整个企业管理的重要组成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和执行措施两个方面。本文就这两方面内容在此不作累述。

在对文件档案进行分类管理和开发利用过程中，文件分散性较大，档案管理缺乏系统性。各级别单位的管理制度和管理人员自身的实际能力都有所不同，可谓良莠不齐导致档案管理工作体系的不完善。如申请材料分散于各个部门或个人手中，无法实现统一归纳，借阅制度不健全导致档案管理制度缺乏必要的考核和监督秩序，一定程度上也阻碍了企业档案管理工作的执行力度。再有档案管理所囊括的资料载体鱼龙混杂，相关的业务部门限于职权范围无法统一管理也是一方面问题。

3.优秀文化的培育需要实现档案管理。文化既是一种精神，也是经营企业的一个重要目标表现。文化是由企业几代人在不同实践中逐步总结形成的。一代又一代人的精神文化在档案管理中应该有真实的历史记录，对于企业精神文化的传承和积淀起着极为重要的作用。在继承这种精神文化的过程中，只有通过对真实和完整的档案记录，才能够代代相传和积累沉淀，从而形成一个丰富多彩的文化体系。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育企业优秀文化提供丰富的素材。

三、结束语

权变管理理论在档案管理中的应用具有诸多贡献。首先，可认真总结和继承的遗产管理理论，对他们的思想统一管理理论的新途径；其次提出的“万能”的挑战，强调动态管理，即不同的具体情况，采取不同的管理方法；第三，企业管理的出发点并不是一件简单的事情，但社会系统作为一个整体；第四，加强管理理论指导管理实践的有效性，管理理论与管理实践之间的桥梁。而我们也应该正视权变理论自身存在的局限性。第一，只有两维模型来描述多而复杂的管理实践，解决管理问题，尤其是被忽视的决定性因素，而不是人的动态变量的权变理论的基础，从而制约和管理理论的创新发展；第二，在反对和一般情况，具体的和一般的反对。强调特殊性，否认普遍性；只强调个性，否定共同。它是滑入实证立场必然；第三排除分析与科学方法论的概念，缺乏统一的概念，缺乏有机联系，以便和管理科学的实践和缺乏相应的标准理论。在实际应用权变理论中，应该对这两方面的内容多加注意。

参考文献：

[1]周三多；管理学[M]；北京：高等教育出版社；2000.

[2]王健群；试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[J]；情报杂志；1998，（11）.

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中图分类号：G71 文献标识码：A

原标题：基于职业能力培养的文秘专业《档案管理学》课程实践教学的探索

收录日期：2012年1月9日

《档案管理学》是高职高专文秘专业的一门主干课程，它的教学目标为培养文秘专业学生的档案管理能力。鉴于《档案管理学》既有一般课程的科学性、理论性和系统性的特点，更具有其程序性、实践性和操作性很强的特点，在教学过程中，既要让学生学好该课程的有关基础理论知识，诸如档案管理的性质、特点、作用、原则、规律、方法等，更要在学好基本理论知识的基础上，让学生掌握档案管理的具体方法，诸如有关文件档案的收集与整理、甄别与分类、立卷与归档、保管与查阅等，要在提高学生的实训、实操、实务上下工夫。这就决定了《档案管理学》的教学计划和教学设计，必须重视实践环节的教学，必须重视学生实践能力的训练和培养。本文试从分析《档案管理学》课程实践教学的现状及其原因入手，对《档案管理学》课程的教学改革，特别是实践环节的教学改革，提出自己的一些粗浅看法。

一、文秘专业《档案管理学》课程实践教学现状

文秘专业《档案管理学》的实践教学是指学生在教师的指导下，在一定的实验室或档案室中，培养学生的实际动手能力，动脑能力，观察问题、分析问题和解决问题的能力，创新能力，吃苦耐劳和团队意识，使学生具有良好的思想素质、心理素质和档案管理业务技能，从而适应不断发展变化的环境，是理论教学的目的和升华。实践教学环节一般包括：实验（试验）、实训、课程设计、实习、见习和社会实践等实践性环节的教学。理论是为指导实践，学习理论贵在运用。虽然我们一直都强调教学改革、强调实践能力的培养，但目前高职教学特别是文科类的教学中，偏重理论教学而忽视实践教学的现象仍然存在，把精力、时间、经费都投在理论教学方面，对实践教学的地位、作用、意义认识不足，使得实践教学受到影响。

（一）在教学计划的时间安排上，注重理论教学，忽视实践教学。具体表现为理论教学与实践教学课时比例不合理。现行的教学计划中，理论教学学时占总学时的3/4（即54/72学时），实践教学学时仅占总学时的1/4（即18/72学时），实践教学时数相对较少。多数教师受传统教学观念的影响，在教学过程中多重基本理论的讲授，教师主要要求学生背、记书本知识，少联系实际，学生缺少动手和动脑的机会，难以满足他们求知的渴望，实践能力得不到应有的培养。

（二）经费投入与师资力量配备问题。高职教育由于经费、师资等条件的制约，理论教学便成为最经济、最简单的形式而大量采用。相反，由于仪器、设备、场地、经费等的投入不足而削弱了实践教学具有偏重理论教学、轻视实践教学的传统。据了解，目前广西大部分高职院校里没有专门的档案管理实验室，多数教师是非档案管理专业毕业的，半路出家，学非所用，大部分是“从学校到学校”，没有一线的工作经历，实际动手能力普遍较差，这就必然制约着档案管理实践教学的开展，影响教学质量的提高。

（三）对实践环节重视不够。由于文秘专业学生在高职院校里所占的比例较少，而《档案管理学》在文秘专业中属于非重点课程，教师不愿在《档案管理学》实践教学方案的设计上下工夫、花时间，对实践教学没有认真设计和有效实施，有的用课堂讨论代替实训，有的用作业代替实践，没有系统按照档案管理的实训要求组织实践教学，因而学生对档案管理的认识只能停留在模糊理论感知的层面上。

（四）教学内容、方法、手段有待改进与加强。《档案管理学》的基本内容结构包括档案学基础理论、档案馆（室）工作以及特殊载体档案的管理，现行教材内容过于注重理论知识，对档案学基础知识介绍和档案馆的业务知识内容较多，而实操、实务的内容偏少，这极不利于高职院校文秘专业学生实践工作能力的提高；教学方法单一，手段落后。有的教师采取课堂式教学为主，照本宣科，生硬灌输，缺乏和学生的沟通、交流与讨论，缺乏社会实践，手段上较少使用现代教学设备，使学生感到枯燥，难以与实践结合，档案管理技能培养的作用不大。

（五）教学考核问题。高职院校在教学管理中，偏重于理论教学的质量考核，而没有建立一套比较规范的实践教学质量考核办法，有的虽然制定了但却没能真正落实，有的实践教学的考核也只是采用一张试卷的形式，这种对实践教学要求不严而导致学生对实践教学的不重视，因而影响了实践教学的质量。

二、文秘专业《档案管理学》课程实践教学改革方向与对策

（一）修订教学计划，给《档案管理学》课程实践教学应有的地位。基于该课程程序性、实践性和操作性强的特点，在教学计划的制定过程中，应给予高度重视，给足应有的实践教学时数和实践内容。实践教学时数应占整个课程时数的40%～50%左右，使学生有足够的实践训练时间。

（二）完善实践教学设备，改善师资结构。加大实践教学的资金投入，是改善和优化实践教学环境、改善高职教育办学条件的重大举措，是高职教育提高实践教学质量的关键及突出高职教育特色的基础。为此，可以通过多渠道筹措资金，除了学校加大投入外，还可以争取政府及高职院校行政主管部门的支持，也可以面向社会和市场多渠道筹集资金，积极争取社会支持和企业协助等建立档案实训室；另外，还可以充分利用当地有关档案馆作为实训基地。在师资配置方面，要建立一支相对稳定的专兼职结合的教师队伍，实行理论教学以专职教师为主，实践教学以有档案管理实践经验的老师兼职；另外，也可以对老师进行实践培训，培训要通过进修学习或请专家指导，让他们不断钻研新技术，掌握新知识，增强实践能力和教学艺术，不断提高实践教学质量。

（三）创新实践教学模式，加强实践教学环节，提高实践教学质量。该课程的主要目的是帮助高职高专学生熟悉并掌握档案管理与档案工作的性质、特点、作用、规律、原则与技术方法等方面的教学过程，其突出的特点之一就是实践性强，它要求在教学过程中坚持知与行的统一，在搞好课堂理论教学的基础上，加强实践教学环节，重点在于对学生实践应用能力的培养。

在实践教学环节应具备形式上的灵活多样性、内容上的创新性、技术方法上的先进性这三大特色。

1、形式上的灵活多样性。实践教学旨在提高学生的实际应用能力，它不仅体现在实践教学环节，而且体现在整个教学过程，因此它不仅要求内容上实在性，更要求形式上的灵活多样性。实践教学可以是教学中相对独立的环节，但更是贯穿于教学活动全过程的一种方法手段，因此无论是理论课还是实践性，都必须强化能力意识，采用灵活生动的形式，让学生得到实践训练。例如，课程前的教学演示、课程中的教学实验，可以把实践教学融于可能的课程作业当中；而实验室教学则是以实验室为基地对学生进行档案技能训练，学生通过实验巩固所学的知识，培养观察、分析、解决问题的能力、组织管理能力、运用知识获取知识的能力，使理论知识的学习和实验能力的培养相互渗透补充。实验室教学一般与教学进度同步进行，比如档案的分类、组卷、整理等模拟实验教学；也可以结合学校实际情况，以学院保管档案的部门作为《档案管理学》课程的实习基地，在档案收集、整理、分类、鉴定、统计等环节讲解完毕后，可以将学生带到档案室，利用一些保存超过保管时限的档案，针对不同的教学内容给学生安排不同的实训任务。学生可以独立完成，也可以集体协作活动；可以自我评价和相互评价，也可以教师点评、总结；既可以实操训练，也可以模拟虚构等。总之，应根据不同环境条件、因人而异、因时而变、因机而动，力求提高实践教学的趣味性和有效性。

2、内容上的创新性。现代的高校毕业生应该是素质高、能力强、富有创新精神的人才。在办公日趋现代化的今天，非纸张载体的文件大量出现，档案工作内容有了新的变化，为此教学内容上必须有所创新才能有所适应，高校档案实践教学作为高校档案教学的重要组成也必须要有所创新。除了纸载档案管理的实践教学外，还应有电子文件档案管理等内容，要注意文书档案管理、科技档案管理以及特种档案管理上的兼容，同时要在培养学生创造性地综合运用所学知识解决实际问题方面有所突破，运用跨学科理论知识分析解决实际问题能力方面有所创新与突破。

3、技术上的先进性。先进教学设备的采用和教学手段的更新对提高教学质量有着重要意义。进行专业实践教学时可采取幻灯、录像、投影、模型演示等较直观的形式，在现代信息技术高度发达的今天，利用多媒体和使用课件制作模拟场景，并在特定的内容添加图片和音频文件，如档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景、档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本等，专业实践教学通过现代教学技术的辅助，使授课内容趋于形象直观，并且有助于提高学生参与教学的积极性，从而有助于学生缩短认识理解的过程，这必将大大地促使教学效率和教学质量的提高。

（四）建立科学而完善的综合考评办法。改变以往《档案管理学》课程单一、片面的评价体系，即一卷定成绩的考核方式。建立促进学生潜力发挥和全面发展的评价体系。不仅重视总结性（结果）评价，而且重视形成性（过程）评价；不仅重视核心知识评价，更注重考察学生的创新意识、协作精神和实践能力。在考评中，力求贯彻“学生主体性原则”、“合作性原则”、“体验成功原则”、“综合考评原则”，总成绩由理论考试成绩、平时成绩、实践操作成绩三部分组成。实践操作成绩主要涉及学生在实践环节中表现出的文化素质、思想素质、专业水平、课程知识、能力水平及期末综合操作成绩。理论考核与实践考核明确分离，实践考核成绩应占课程成绩50%以上。

诚然，本课程的改革是教育发展的需要，也是社会发展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有软件方面也有硬件方面，更涉及到整个教育改革的大环境，而本文仅从实践教学方面进行初步探讨，未免挂一漏万；更深层次的东西，还有待进一步探索。

主要参考文献：

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档案管理学是一门研究档案管理工作基本原理、原则和方法的学科，在档案学中最先建立。档案管理学属于应用档案学范畴，是一门“研究档案信息系统运行的规律，阐述档案管理的一般原理、技术和方法的学科”。档案管理学是档案学中的应用学科，研究档案信息系统运行的规律，阐述n案管理的一般原理、技术和方案。从研究对象看，它的研究范围与内容似乎应涉及所有门类档案的管理问题。但由于档案的门类繁多且各有特点，所以现在的档案管理学并不能将所有门类档案管理的内容全部纳入其研究范围之中，而只能在传统的以公务活动档案管理为主要研究对象的基础上，适当加大研究范围，拓宽其领域。比如，档案管理学不仅与图书馆学、情报学、文书学相关密切，而且由于它是档案学的分支，因此同历史学、行政管理学更是密不可分。随着学科分化趋势的进一步加大， 档案管理学已经不再是纯粹的一门学科， 而是由许多分支学科构成的学科群。档案管理学由一门基干学科发展为一个庞大的学科群已是不争的事实。

档案管理学的教学范围可以分为三个部分：导论、档案管理的一般方法与技术，具有普遍性的专门档案、新型载体档案以及资料与实物材料的管理方法。在修正与补充具体内容方面需要注意：档案价值的鉴定应放在档案的收集与整理前进行；在档案收集工作中，应讲清楚档案馆藏的数量与质量关系问题；档案的等级与统计是档案工作中的综合管理手段。对于档案的整理方面，应该加大实验课的深度与力度。关于如何开发与利用档案信息资源，这是今后档案管理学教学中的一个重点环节。从课程建设来看，档案管理学呈现强化与弱化并存的趋势，档案管理学是关于档案管理基本理论与实践的学问，可以说， 档案管理学课程的教学质量与水 平直接决定着学生的专业素养和业务技能，因此，一般来讲，高校不仅有系统深入的课堂讲授，而且有丰富多彩的课外实践。

二、档案管理的学科建设应以实践为基础

理论来源于实践，是实践经验的提高和升华，脱离了实践的理论，只是空洞的教条，从而失去了指导实践的意义。档案管理学的课程教学应由理论和实践两部分组成。但长期以来，课程实践教学形式单一，应用层次低，技术手段落后，实践教学的目标定位为对学生实际动手能力培养。档案管理学专业应该注重对学生素质、能力、创新精神的培养，通过实践教学培养学生对档案工作的感性认识，使学生实现由理论到实践的初步转变。在实践教学过程中应该体现出形式上的灵活多样、内容上的创新、技术上的先进等特点。其方法有实验室教学和档案管理业务环节实习，教师可以根据学生的需要进行教学实践方式的调整和转变。档案管理学的编写与阐述，必须和档案工作的发展实践紧密地结合起来。

档案管理学是应用性与实践性都很强的学科，这就要求要有一定的理论作为基础，同时也需要从事档案管理工作者有明确的原则、技术和方法为依托，所以，增强档案管理学的实用性和针对性尤为重要。档案管理学的学科建设不仅要密切联系当前工作的实际，而且还应预测档案馆馆藏建设的宏观控制、档案鉴定标准、档案馆库建设规划、档案利用服务的发展前景，对档案工作现代化等问题都应着手研究并做深入调查。学科建设与课程建设既有联系又有区别：学科建设是具有先导性的， 课程建设必须以学科建设为基础；课程建设是否成熟，在专业课程体系中所产生影响的大小，是由学科建设发展水平决定的；课程建设是学科建设的反映，同时对学科建设具有推动作用。

参考文献：

篇（6）

1.1 文件生命周期理论的基本内容

二十世纪，美国档案学者菲利普?布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理论是研究文件从最初的形成到最终的销毁或者永久保存的整个运动过程、研究文件的属性和管理者主体行为之间关系的一种理论。文件生命周期理论是对“文件――档案”运动过程以及运动规律和客观描述，是实现文件管理的高效化，指导档案工作全过程的基本理论。文件生命周期理论的基本内容主要可以概括为以下三点：一是文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的系统运动过程；二是根据文件价值形态的变化，文件的运动过程可以具体划分为不同阶段；三是文件运动的每个阶段都以其特殊的价值形态，与文件的服务对象、保管场地和文件管理形式之间存在内在的密切联系。

1.2 文件生命周期理论的重要意义

文件生命周期理论是在文件数量急剧增长的专业背景下产生的，文件生命周期理论的形成标志着现代档案学的发展成熟。当达国家的档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，并将其作为现代档案学的基本理论之一，档案人员在进行现行文件管理的具体工作当中以文件生命周期理论作为重要依据，其重要意义主要体现在以下三个方面：一是准确、完整的解释了文件运动的整体性和内在的关联性；二是体现了文件运动的阶段性变化；三是揭示了文件运动过程不同阶段之间的相互作用和相互影响。

1.3 文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值

文件生命周期理论可作为电子文件管理全过程的理论基础，通过对电子文件进行前段控制。文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值在于：可以保证电子文件的真是可靠，可以实现电子文件的归档完整，可以满足电子文件安全利用的需要。

2 电子文件对档案工作的影响

2.1 对档案归档工作的影响

电子文件是由拟稿者直接在磁盘上进行编写和修改的，保存之后便可实现共享，消除了传统纸质文件与档案之间的明显界限。由于电子文件的全过程是在计算机上完成的，因此归档工作也必须以磁盘或者光盘的形式进行操作，归档的范围不仅仅局限于文件本身，还包括该文件的读取软件乃至于整个的操作系统。

2.2 对档案分类的影响

电子文件中的文件信息和文件载体是可以分离的，因此对档案的分类也不同于传统纸质文件的实体分类，实体分类中的单线排列方式显然不适用于电子文件的概念式分类整理需要。在文件生命周期理论的指导下，新时期电子文件在形式、特征和内容上都发生了巨大的变化，电子文件通过计算机系统进行快速、高效的分类排序，并可以通过互联网实现数据资源共享。

2.3 对档案价值鉴定的影响

根据文件生命周期理论，电子文件的档案价值在于文件的自身价值和文件的可读性，原有的价值鉴定方法和鉴定内容、鉴定标准均发生了变化，分析范围也扩大到了电子文件的读取软件和操作系统。由于用户需求的不断增加，电子文件中的信息和数据也必须不断进行修改、完善和补充，因此确定电子文件的固定保管期限是十分困难的，且我国在电子文件价值方面尚无相关法律法规，因此电子文件档案价值的鉴定也无定论。

2.4 对档案学理论研究内容的影响

档案学的研究对象决定了档案学理论的研究内容，以往的档案学理论研究对象为传统的纸质档案。随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，档案学理论的研究对象发生了变化，以往的档案学理论和研究模式也将随之发生变化，原有的档案管理思想和档案管理原则也应与时俱进，以文件生命周期理论作为依据，不断进行调整、补充和完善。

3 文件生命周期理论指导下档案工作应采取的对策

3.1 做好电子文件归档的技术处理工作

电子文件的迅速发展为归档的技术处理工作带来了机遇与挑战，其特殊性要求档案工作者必须熟悉电子文件的工作领域，以文件生命周期理论作为指导，正确操作电子文件的接收、处理、存储等工作环节。档案工作者要通过技术处理，将归档后的电子文件修改成为“只读”文件，以此作为电子文件档案的识别和保护手段，维持电子文件的原始结构，确保电子文件档案的真实可靠。

3.2 解决好电子文件的保存问题

由于电子文件以磁带、磁盘和光盘等作为载体，不同于传统纸质文件的容易磨损，因此从理论上讲是可以长期保存的。但是电子文件的储存介质如果保存不当也可能受到外界磁场的影响，或直接受到灰尘、水份的侵害。因此，对于需要长期保存的电子文件必须将其载体密封在塑料保护层当中，并进行定期复制，以防发生信息损毁。

3.3 实行档案管理立体化发展战略

传统的纸质档案在管理过程中呈现直线状态，即将档案的全部信息展示在一个平面上。随着电子文件数量的不断增长，在原有的档案管理平面结构基础上，又新增了档案信息载体的内容，形成了三维式管理结构，这种立体化的发展战略更适合新时期文件生命周期理论下对于电子文件档案的管理要求。

3.4 提高档案工作人员能力素质

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关键词:档案 管理 现代化

随着信息化浪潮涌现,信息化从理论方式技术手段,都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化,准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求,以档案资源信息化推动档案管理现代化。

近年来,虽然档案工作得到较快的发展,档案管理现代化水平有一定的提高,但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比,还有一定的差距,不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此,就采取各种措施,加快档案工作现代化的步伐。

一、档案工作现代化的必要性

实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中,要从总体上提高现代化水平,必须摸清国际国内的动态,了解过去和现状,以及今后的发展趋势,才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点,就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要,春有采用现代化手段,才能在较短时间内,迅速查阅到利用者所需要的档案材料,及时提供利用。所以,实现档案工作现代化,是适应我国实现现代化,赶超世界先进水平的必然要求。

实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展,档案的种类和数量急剧增长,给保管和利用带来一系列问题。同时,利用者也对档案工作提出了更高的要求,他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料,并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态,无法解决档案工作面临的种种难题,不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展,特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用,能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。

二、档案管理工作现代化的主要内容

新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴,在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。

(一)档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如:广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来,将会有效地实现档案管理自动化。

(二)档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理,经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导,运用管理科学的原理,遵循档案工作的客观规律,研究和处理工作的各种问题,可以做到管理方法科学化、管理机构高效化,管理工作现代化,档案工作标准化,使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与档案工作实际相结合,不断地指导档案管理实践,在实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。

(三)档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能,能够进行技术操作和管理,在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识,这样才能适应档案工作现代化的需要。

(四)档案资源信息化

在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息和系统加工和计算机网络和传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,其主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案作息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化,可以预见,在未来20年,档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容,将不断推动档案管理现代化的发展。(五)档案保护现代化

传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等,这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的,有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容,而且,它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

三、档案工作现代化的作用

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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案管理工作水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,从而实现档案信息的社会化服务。档案信息化包括以下几层基本涵义:

1.档案信息化的基本推动力是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。

2.档案信息化建设的阶段性目标是提高档案管理现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。

3.在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论与方法、原则等不断涌现,出现了一系列档案学基本理论从未遇到的新问题,于是解决这些新问题便成为当前构建档案管理新理论的重要命题。

4.档案信息化建设的最终目标是实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好信息基础设施的前提下实现信息的公开(特别是政府信息的公开)与信息利用中的社会公平。对档案信息化建设而言,这一目标也具有指导意义。

一、档案信息化遇到的困难

1.思想观念滞后的问题

习惯于传统的手工工作,对档案信息化的重要性认识不足;认为实现档案信息化是遥远的事,可有可无;在目前应用水平不高的情况下使用微机是高投入、低产出,得不偿失;对实现档案信息化能提高工作效率持怀疑态度。因此,要加快实现档案信息化,就必须走出这些思想观念上的误区。

2.人员素质问题

档案信息化要求档案工作者必须掌握档案业务的信息技术,但部分档案工作者还不能既熟悉档案管理业务又熟练掌握计算机、掌握信息技术,因此,提高全行业工作人员素质是当务之急。

3.信息化资金投入问题

档案信息化需要大量的资金投入。目前投入方面还不到位,与业务发展仍不相适应。虽然实现信息化是档案事业的必然选择,但如何解决好当前利益和长远利益的关系是摆在决策者面前的一大难题。

二、克服困难的对策

切实转变观念,以信息学的基本理论改造我们的头脑,并引导人们对档案信息的认识,树立科学的档案信息观,从而为档案信息化营造相宜的内外环境。重视发展和掌握信息化档案技术,不失时机地利用信息技术武装自己,开拓新的业务领域,培养新的功能。我们必须充分认识档案信息化是一个功在当代、利在千秋的庞大的系统工程,增强紧迫感,尽早地投入到这一跨世纪的宏伟工程中去。

加强人员培训,注重培养复合型人才。档案事业的发展离不开高素质的干部队伍,要加快实现信息化,需要加快培养一大批既懂档案业务,又懂信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快档案信息化进程的前提的工作:第一,加强计算机专业技术人员的档案业务培训。档案信息化是为档案业务服务的。计算机专业技术人员对各种档案业务的熟悉程度如何,决定着档案信息化软件开发和应用质量。当计算机应用发展到网络化和决策辅助阶段时,怎样使档案管理科学化、调度有序化、传递信息规范化、提供检索快捷化、操作手段简单化,取决于程序开发者对档案业务的了解程度。第二,加强计算机等信息技术使用者的素质培养。将业务培训和上岗考核结合起来,尽快造就一批既懂档案业务,又懂技术信息的复合型人才。此外,还要提高计算机应用管理者的管理水平,使每项规章制度落到实处,使各种设备运转良好。

加强资金投入,搞好基础实施建设,保证必要的政策和资金支持。尽快实现办公自动化和信息化,改变面貌,推动档案事业持续、快速、健康发展。近几年档案系统的计算机应用虽然花费了不少的力气,但是许多人不懂得也不去研究“数据环境”这个重要课题,总是跳不过“起步阶段”,基本上在应用数据库的环境中转来转去。但档案信息化建设的基础与核心和其他系统的信息化建设一样,也是数据集成。因此,当前档案系统首要的任务就是改造以数据文件和应用数据库为主的、混乱的、低档次的数据环境,建成主题数据库和信息检索系统这样高档次的数据环境,档案信息标准化工作既是当务之急又是长远之计,抓住了这个关键问题就会使长期困扰我们的档案处理与计算机应用找到了正确的切入点,从而更快更好地为计算机创造一个完美的数据环境。无论是决策层的领导还是作业层的工作人员,都必须时时把档案信息标准化管理工作落到实处。在决策层方面,决策者们要具有较大的统一协调权力,按照系统总体规划的原则指挥和控制,从而使一个档案系统的数据环境建有相当大的权威性。在作业层方面数据管理人员要严格执行有关标准,协调数据库和其他数据结构的开发、管理和监督他人实施数据环境的标准化、规范化,使档案信息数据存储的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前,在档案信息化这方面的工作还很不够,必须特别重视档案信息资源标准化管理人员的任用,这样档案信息数据环境才会从根本上改变目前不良的状况。

三、档案信息化的建议

有必要明确档案信息化的最终目的。在档案信息化过程中,一定要认准“信息服务社会”的准则。所有档案的信息化工作都是为了对大量的档案数据进行有效的存储并且得到快捷的管理,最后在一个良好的数据环境中很方便地提供查询和统计分析,从而为社会的各项事业提供服务。

篇（9）

档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”

由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

篇（10）

    一、提高社区档案工作者素质的紧迫性    社区作为基层部门，其档案管理模式往往存在滞后性的特点，社区业务联系无法做到及时、准确。而且，社区档案管理者多是老、弱、病的女性人员，多存在文化水平低、责任心不强，且多兼职的状况，容易造成档案更新不及时、存在错误以及档案交接不完全等情况。而在信息时代，随着信息技术在档案工作中的发展和运用，社区档案工作也从传统手工式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，档案资源的信息化管理将成为趋势，档案工作者要承担起社区档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色，要具备一定现代科学技术能力的档案专业人才。同志也曾指出：“现代档案工作者一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、文化方面的知识都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能适应新时期，新形势对档案工作者的要求。”

但是目前社区档案工作者的整体文化水平、技术掌握程度距信息时代的要求还存在不小的距离，无论是在档案专业技术程度还是信息工具运用能力，甚至在思想观念上他们都没有跟上信息时代的发展，这样的情况势必影响我国社区档案管理的信息化发展，所以我们在大力开展社区档案资源信息化同时，更要提高社区档案工作者素质。   二、信息化时代社区档案管理人员需提高的新技能   信息社会下，社区档案工作者不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如广博的知识结构，英语应用能力，创造性的思维能力，以及现代信息技术使用等能力。

1、分析问题解决问题能力    在当今信息化社会，档案部门的档案信息化建设已成为工作的重点，但社区档案管理的信息化是一个循序渐进的过程，在这个过程中，除了需要现代化技术支持外，还需要在社区档案管理人员在档案业务上不断探索。所以档案工作者必须解放思想，勤于思考，变通思维，大胆实践，切实提高分析问题、解决问题的能力，让社区档案资源信息化工作不断完善，使社区档案信息资源开发、利用工作更加科学、合理。

 2、具备一定的外语能力    随着社会的发展，外语的重要性在社区中也日益显著。在信息时代，网络拉近了社区与其他地区甚至是其它国家的距离，档案工作者与国内外同行的交流也日益增多，这为社区档案工作者提供了一条了解国内外社区档案工作，切实提高工作水平的良好途径。这就要求社区档案工作者要具备一定的外语能力。同时，外语也是档案工作者在日常工作、生活中经常遇到的内容，它是档案工作者掌握现代科学技术的重要工具。为了切实把社区档案管理工作做好，档案管理者必须积极加强外语知识的学习。

3、运用现代化信息工具能力

社区档案管理人员在现代化的信息档案工作中，必须能熟练运用计算机的理论和网络管理的基本知识，掌握好计算机、英语、和网络知识等基础综合素质。只有掌握了这些基本的知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。有了基本的网络管理知识和计算机理论，还要有一定的信息处理能力，能够科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息；还要有一定的信息问题解决能力，能够切实解决信息时代的一系列新问题，这是信息技术存在和发展的价值所在，同时，也要有一定的信息交流能力，信息交流涉及交流的模式、内容、特别是方法、途径等。

      三、如何提高社区档案工作者素质    1、社区档案工作者要再提高认识    社区档案工作者要切实提高认识，真正认识到社区档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对社区档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识社区档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对社区档案管理信息化的要求。

篇（11）

城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

（一）电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。

（二）电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战

2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。

2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。

（三）纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求

城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。