档案安全管理工作大全11篇

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提升档案管理人员素质是信息时代加强档案安全管理工作的首要因素。档案管理人员素质的高低与档案安全管理工作有着直接影响，档案管理人员只有具有较强的专业知识和管理技术，才能保证档案管理的安全性。因此，档案馆首先要不断提高档案管理人员的素质。一方面要不断加大档案管理人员的培训力度，通过信息技术、网络安全管理、电子档案的接收、保存等方面知识的培训工作，使档案管理人员具备较强的档案管理专业知识，同时提高了档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度，具备了各类档案的具体管理方法；另一方面档案管理人员要积极改变错误的思想观点，不断提高自身的安全意识。档案管理工作具有服务性特征，档案管理人员除了具备优良的工作作风之外，还要不断增强安全意识和法律意识，有效降低由于操作不规范而造成档案管理信息严重外漏现象的发生，避免造成不必要的损失。

2、加强档案的安全管理

加强档案的安全管理是信息时代加强档案管理工作的重要举措。在当前信息化时代，档案主要以纸质档案和电子档案两种形式保存，只有不断加强这两种档案形式的安全管理，才能保证档案信息的安全性。

2.1加强纸质档案的安全管理

在档案管理的实际工作过程中，工作人员通常需要对于一些具有保存价值的文件材料进行收集与整理形成纸质档案，上交档案馆进行管理，档案管理人员对于上交的纸质档案要不断加强安全管理，切实保证文件材料的安全。一方面档案馆要建立档案调归卷制度和档案、人员出入库制度，有效地规范档案的借阅、归还程序，确保档案管理的安全性。另一方面档案管理人员要定时对档案馆的纸质档案进行核对检查，检查登记账目与实际档案是否有出入，同时对于由于各种原因造成受损的纸质档案，要根据实际情况进行修复或复制等补救措施。另外，档案管理人员根据档案材质的不同进行分类存放，对于特殊的档案要运用符合其特性的器具进行保存，对于珍贵的档案在平时使用时要用复制品，而对于特别珍贵的档案可以放入特藏室进行专门管理。

2.2加强电子档案的安全管理

电子档案是相对于纸质档案而言的，是档案管理工作发展到信息化时代的重要产物，是档案管理人员把档案信息放在计算机磁盘中进行储存，并主要依靠计算机进行阅读、处理和传输信息的一种档案保存形式。随着网络技术的不断发展，档案馆要不断加强电子档案的安全管理。一方面要在电子档案整理和归档过程中实行安全管理，采用科学的归档制度，在归档时要运用统一的保存格式。另一方面在电子档案的保管和利用过程中实行安全管理，努力保证电子档案载体的安全性，定时对其进行检测和维护，详细记录和保存电子档案的软件升级和更新状况，适时转换电子档案格式，并且妥善管理电子文件的利用活动。

另外，档案管理人员要积极采取各种措施，保障电子档案办公自动化管理系统的安全。例如档案管理人员可以在与档案信息管理有关的办公系统中，采用设置权限、登录密码、借阅期限、密级程度等措施，对于查阅文件的内容要设为PDF格式，防止文件内容被随便复制，同时要注意安装并定时更新防毒软件。而对于储存在软盘、磁盘的电子档案也要做好安全防护措施，从而保证电子档案信息的安全。

3、完善档案安全管理制度

完善档案安全管理制度是信息时代加强档案安全管理工作的重要保障。当前许多档案馆并没有专门的档案安全管理制度，许多的管理制度都是借鉴《保密法》、《档案法》等一系列法规。随着信息技术的不断发展，档案馆要紧跟时代的步伐，努力建立一套符合时展需要的档案安全管理制度，对于档案管理的具体职责、要求内容等方面进行明确界定，从而为档案安全管理的顺利进行提供保障。一方面档案馆可以制定文件材料归档制度，对于文件材料的查阅权限、审批手续以及查阅要求等方面做出具体规定，从而有效提高归档质量。另一方面档案馆要积极制定档案管理保密制度和保管制度，对于档案的形成者、管理者以及利用者应该承担的保密责任提出具体要求，同时明确规定保管工作的基本原则、保管条件、保管方法，同时对于档案进出库房和受损档案的处置提出具体要求。另外，档案馆可以制定电子档案管理操作制度以及库房管理制度等各项透明的档案安全管理制度，从而保证档案安全管理工作的顺利实施。

4、构建计算机网络安全系统

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1.建立和完善网络环境下的信息反馈渠道

档案利用后的信息回馈可以体现档案管理的价值及意义，通过信息的反馈可以实现档案管理的目的，提高管理工作人员的责任心和义务感，并提高对档案管理工作继续扩展的信心。所以相关管理人员及工作者应利用网络信息加强对档案信息回馈渠道的建设，在提高工作人员职业道德、责任心及服务意识等同时，让其提高社会利用档案后进行信息反馈的工作效率。

2.强化和创新档案信息服务的观念

在网络信息广泛利用的情况下，传统档案信息的利用已不能满足人们的需求，档案管理部门应随网络技术的不断发展，主动的将档案管理内容、信息等资源进行信息共享，以达到人们的利用要求，同时不断对网络共享模式及服务情况进行分析和调查，总结全面信息，并进行不断改进，打破被动的服务模式，提高档案信息服务的创新观念。

3.强化档案信息服务体系的建设

档案管理的持续发展应从整体发展的方位思考，建立综合发展的管理体系，将不同领域的档案文件统一规划，进行综合分类和整理，同时利用网络建立整体资源共享，提高档案为社会人们服务的效率。

4.完善档案信息的安全防范

档案管理随网络的不断发达进行与时俱进的革新是适应社会发展的，但在大量的档案信息管理中，除了利用网络为人们提供便利的档案信息服务，还应加强对网络档案信息的安全管理，为避免其被改动或遭到其他破坏，应利用网络技术进行加密设置、身份认证、安全检测等，以此来提高安全防范工作。

二、网络环境下档案管理工作的创新内容与模式

1.开展在线服务

在网络盛行的环境下，人们的生活、学习、工作等方面均随之发生了较大改变，人们可以利用网络在计算机上查找到各种各样的信息，不仅提高了使用的及时性、高效性而且具有较高的参考价值，网络搜索代替了传统的翻阅式查找，提高了人们的利用率，档案管理部门还应加强网络在线服务的设置，并适时在网页上建立专栏区，提高为人们信息服务的效率。

2.实现信息共享

网络技术可以为人们提供各种便利的信息或知识等各项资源，档案管理逐步走向了数字化网络时代，为人们提供了信息资源共享的服务，但人们随着网络环境的不断发展，对档案信息的管理要求也不断提升，因此，档案管理部门应该摒弃传统的各自当值的工作方式，逐步形成一个总体化管理的方式，实现档案管理一体化管理的特点。

3.纵深化服务领域

网络实现了信息共享，为人们提供了便利的信息查询和利用的效率，因此，档案管理也应该改变单纯的信息供给方式，向纵深化服务不断扩展，统一传统的档案、经验、情报或文件等资源，实现其信息的公开利用率，这样不仅可以提高工作人员的服务意识、责任意识，更可以体现档案管理网络时代的利用效率。

三、网络环境下档案管理的安全防护措施

1.确保档案管理网络系统的完整性

档案管理的网络应用，将大量的档案信息通过一个内存较大的系统进行信息链接与共享，各类信息之间均存在着较大的逻辑关系和一致性，所以在档案信息向网络传输过程中，数据之间、数据库之间及先后运行过程中，会形成一个整体的数据系统，它的完整性影响整个数据系统的稳定。

2.保证电子档案的长期可读性

网络信息广泛应用的环境下，档案信息的录入与应用是需要一定格式约束的，这样可以确保计算机软件对其的兼容，实现其预览和借鉴的功能。所以在档案信息输入完成后，保存的模式要与计算机系统的兼容一致，同时在计算机系统进行更新后，应及时对档案信息浏览的系统进行更新，确保其与计算机体统兼容的模式一致，才可以保证档案信息的阅读性和时效性。

3.保证档案管理网络化系统的安全性

档案管理的安全应用取决于计算机网络系统的安全使用，网络的使用存在不安全因素，各类系统软件均存在潜在的不确定性，而档案管理在相应的软件下利用科学的设计实现了网络应用服务，为了确保其安全使用，应保证网络系统管理的安全性，包括信息传输的安全、储存的安全、共享的安全等，可以通过计算机病毒检查提高安全性，或通过设置访问权限进行安全保护等。

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中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)02-181-01

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，是借鉴历史，制定规划，解决现实问题的重要依据，同时，档案是记录我们工作实际经验的历史资料，是反映我们工作业绩的有效窗口，做好档案工作，确保档案的完整真实，对维护党和国家历史真实面貌有着重要意义。鉴于档案工作的重要性，档案安全问题成为重中之重。

一、影响档案安全的因素

(一)由于电脑的普及，计算机病毒、网络安全意识、电脑“黑客”等都成为档案安全的隐患。计算机病毒是当今网络业发展的最大危害，网络中所有的终端、通道都可能是病毒的有效攻击点。通过网络传播的病毒，在传播速度、破坏性和传播范围等方面都是单机病毒所不能比拟的，特别是在互联网上。近年来，随着互联网的发展，病毒的种类、数量激增，传播途径更多，传播速度更快，造成的破坏日益严重。档案载体不被病毒破坏显得尤为重要。

（二）设施安全。档案室是否按要求进行设备的配置，如防盗门、防盗窗、防电磁信息辐射泄露、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等，是否注重防火以及资料对免遭地震、水灾、火灾等事故是否有有效的措施。

（三）安全管理体制。有资料表明，世界上70％信息被盗和泄密来自于内部，这主要是因为人员麻痹和安全管理体制不完善所造成的。如何建立档案管理的科学规范体制、档案使用权限、查阅制度、合理有效的操作与实践技术相结合等一系列安全体系。

二、提高档案专业人员的知识素质以加强安全管理

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。相关科学文化知识。档案工作涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。

（一）掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的。

（二）掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如法律知识等。

（三）掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

（四）掌握宣传知识。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作，提高社会档案意识，促进档案事业的发展。同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力。综上所述，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。

三、采取有效措施强化档案安全意识，确保档案安全

（一）领导重视，强化档案安全意识。领导高度重视，始终把档案安全工作作为一个单位的大事来抓，牢固树立档案利用服从档案安全的意识，实行安全领导负责制，并建立完善档案管理负责制，明确各项职责，将档案安全工作落到实位，切实保障了档案安全工作的顺利开展。

（二）控制纸制档案使用，提高档案安全防范意识。档案柜一般都要上锁，档案员不在时，档案柜要锁住以保护纸制档案。档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好，档案不准擅自带离规定的场所如阅览室等。对档案的使用权限要做出明确规定，谁可以接触哪些纸制档案，但无论是谁有权利使用，也只有档案人员才能进到档案室去取资料。查阅不同档案的人员未经允许不准私自交换阅览所查阅的档案，未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。

（三）规范操作，强化档案信息系统安全管理。建立科学的电子归档制度和文件管理记录系统，并严格执行保管制度，落实专人负责，做到规范操作软件，有序利用档案；在软件的技术利用上，设立系统防火墙，不断完善档案安全管理制度，这样从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案的安全管理。电子档案的存放，不同的软盘要放在专门设计的盒子、圆盘内，保持软盘干净并不受损害，不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍，且远离磁场。

（四）严防泄密，强化档案人员岗位职责意识。严格执行《档案法》以及国家有关档案工作的各项方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，切实加强全体人员的档案意识。

（五）依照相关法规，加强了对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理。使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。

（六）落实制度，提高档案安全保管能力。加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度，并按照各项规章制度的要求认真落实整改。

档案安全是档案工作的重中之重，作为档案从业者，确保档案安全是档案工作者的天职。我们要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，妥善保管好档案。

参考文献：

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1.电力企业档案信息化管理的现状

档案的存储、档案的管理和档案的查询是档案管理的三种基本模式[1]。在电力企业的日常工作中，很好的利用档案存档信息，对于工作的顺利进展有很大的帮助，所以档案资料的及时接收、整理分类、保管体系也在逐步走向正规化。在以往的传统档案管理中，呈现的都是纸质文件，伴随手工操作进行管理，而随着科学技术的进步，信息化的技术也在档案的管理中应用，对纸质文件进行数字化的信息处理，使档案资料保管更便捷，查询起来更方便。可以对档案信息可以进行备份处理，使得档案信息更安全。但目前这种档案信息化的管理工作方式还没有在电力企业中全方位、多角度的进行普及，而应用了档案信息化管理方式的电力企业还存在一些问题，所以档案信息化管理的技术和应用还有很大的提升空间。

2.实现电力企业档案信息化安全工作管理的必要性

首先，电力企业在国民经济汇总扮演着重要角色，它是一项基础性的支柱企业。如果失去了电力行业的支持，全社会就可能出现经济瘫痪的现象。在2008年伊始，我国南方多数省市都遭受了雨雪冰冻的袭击，电力行业在此次自然灾害中受到了极大的影响，使得多地区都出现了电力中断的现象，对国民的正常生活带来严重的影响，这充分的表明了电力资源对市民生活的重要性，没有电力资源人们就无法进行正常的生活。在现代数字化的战争中，攻破电网就是战争取得胜利的关键点，这种说法毫不夸张[2]。近些年来，电力企业的档案信息经常被攻击，导致档案信息泄露，为了提高电力企业档案的保密性和警惕性，对档案信息化安全管理工作一定要加强。

其次，因为电力企业的发展经历了一个漫长的历史时期，企业中的各项管理与经营方式都逐步在完善，都形成了各自的特征与优势。随着市场经济的发展，电力企业也得到了大幅度的发展，企业的数量与电力经营项目也日益增多。在经济全球化的今天，优胜劣汰的竞争淘汰法则一直在各大企业间上演，为了在激烈的市场竞争中，拥有自己的一席之地，竞争手段则是五花八门，其中也不缺少使用不正当手段窃取其他竞争对手的商业机密，而经常因为利益等原因的驱使，企业的档案信息管理难免会出现失误和泄露。多种实例证明，保护好档案信息就是保护好本企业的利益，所以电力企业对自己的商业机密加强保护，显得尤为重要。

再次，电力企业是资金和技术密集型的企业，拥有着较高的专业技能人才，掌握先着进的核心技术。在科学技术飞速发展的今天，各大电力企业都在努力创新自己的技术成果，对高性能和高质量的电力产品研发力度不断加大，为了加强电力企业的竞争实力，每一年各个企业都有新的研发目标，同时还要进行科技的引进和创新，并逐渐形成自己的知识产权，所以一定要加强档案信息化安全管理，对本企业的知识产权和技术成果进行保护。档案信息的安全保护，就是对企业的技术领先和核心竞争力进行保护。

二、电力企业档案信息化管理中存在的问题

1.滞后的档案信息化管理体系

因为电力企业的档案信息化管理是随着科学技术的发展而产生的，在使用初期，难免会在相关的管理和技术层面上存在缺陷。在电子档案的存档、保管、查阅等方面还没有建立健全明确的规章制度，出现问题时不能及时很好的解决，进而引起一系列的不良连锁反应[3]。因为档案管理信息化是最近几年才发展起来的，在大量的纸质档案向电子版本转换时，在速度和质量上还难以保证。

2.对档案的信息化管理还没有足够的重视

在电力企业中，一些元老级的领导还没有对档案信息化管理有充足的认识，把主要精力放在了产品研发和市场占有率上，档案信息化管理在企业的发展中的隐性作用总是被忽视，简单的认为档案管理是一种文职类的日常琐事，对重要档案科室和部门更是没有建立，没有把档案信息化管理融入企业的发展战略中，因此使得档案信息化管理出现人员短缺、管理落后等问题。

3.档案管理人员素质不够

因为在多数电力企业中，没有对档案信息化管理的重要性有足够的认识，因此对档案管理人员的要求不高，很多档案管理人员对档案管理工作却不了解，只是对档案进行简单的整理和归类，没有管理重点，往往忽略了对包含重要经济信息的档案进行存档和保护，因为不具有档案管理的专业知识，在技术和管理观念上还有很多漏洞，很容易造成重要档案信息的流失和机密的泄露。

三、加强电力企业档案信息化安全工作管理的途径

1.完善电力企业档案信息化安全工作的制度体系

规章制度对人的行为具有一定的约束和提醒作用，对于人的行动意识具有强化的功能。因为规章制度的约束性、权威性和稳定性的特点，使得规章制度的制定在档案信息化管理中有章法可遵循，有标准可参照。所以一定要在国家法律法规范围内，制定符合电力企业实际情况的规章制度，建立健全档案信息化安全管理相关工作的流程、体系。并要大力倡导监督检查行为和责任问责制，使档案管理工作真正落实，填补档案信息化安全管理的空白，同时可适当的使用一些奖惩制度，促使档案信息化管理工作安全、有效进行。

2.提高电力企业决策层对档案管理信息化安全的重视度

电力企业的决策层作为企业的家长，是企业发展战略的制定者和前进方向的指挥者，所以一定要在企业成长发展中，对档案信息化管理安全要有足够的重视并加强其建设，至上而下的把档案信息化安全管理工作落实到企业发展的各个角落。同时要认真分析国内外电力企业的发展形势和先进理念，认清企业档案信息化管理的安全性在企业未来发展道路上的重要意义。

3.加强对电力企业档案信息化管理人员的职业素质和专业技能培养

电力企业的档案管理人员每天要面对众多的档案信息，其个人素质的高低对于档案信息化安全管理具有重要的影响作用。基于电力企业在国民经济发展中的重要地位，所以要重视对电力企业档案管理人员的选拔和培养。提高电力企业档案信息化管理人员对档案管理工作和信息保密的认识，培养其形成坚定的立场和明锐的洞察力，要对档案管理人员的专业技能进行不定期的培训，使其具备更加专业和规范的技能，使其能够对信息化管理中不安全因素的进行分析、判断和解决，提高在档案信息化安全管理中的实践能力。努力打造出一支专业技能高、安全意识强、纪律严明、业务精通的新时代电力企业档案信息化管理团队。

4.采取技术手段防止企业档案信息泄密

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（1）社保类基金和专项资金：新型农村居民社会养老保险基金、城镇职工养老保险基金、城镇居民养老保险基金、城镇职工医疗保险基金、城镇居民医疗保险基金、新型农村合作医疗基金、失业保险基金、工伤保险基金、城镇企业职工生育保险基金、城乡居民最低生活保障资金、被征地居民社会保障资金、抚恤社救专款资金、农村孕产妇免费住院分娩资金、儿童和孕产妇健康管理项目资金等。

（2）经建农财等基金和专项资金：个体私营发展基金、粮食风险基金、粮食事业费资金、国储粮利费补贴资金、农业发展基金、农业综合开发资金、财政扶贫资金、农村饮水专项资金、惠农补贴资金、粮食直补资金、农业专项资金、物价调节基金、县政府土地收益资金、廉租住房资金、住房公积金、城市建设配套费、房屋维修基金、城镇居民住房灾后重建资金等。

以上各类基金和专项资金主要检查年1月至年2月安全管理使用情况。根据检查工作需要，必要时可延伸检查相关单位和追溯以前年度。

2、检查内容：

（1）组织领导方面：单位领导是否重视资金的安全管理，是否对加强财政资金安全管理提出明确要求，是否能及时了解并掌握资金收付关键岗位工作人员的思想动态，以及可能对资金安全构成潜在风险的不良嗜好等；是否定期开展财政资金安全管理方面的教育培训；近年是否组织过内部或下级单位财政资金安全检查工作。

（2）制度建设和内控管理方面：是否按照有关要求制定资金安全管理相关制度；是否实行严格的内部稽核制度；是否建立规范的内部制衡和纠错机制；是否建立相关岗位的考评制度、奖惩制度和轮岗制度；从事资金收付管理的工作人员是否实行回避制度。

（3）岗位设置和人员配备方面：财政资金拨付管理是否严格执行拨付、复核、稽查和单位主管领导审核把关的分工负责制；是否按照工作任务明确规定各岗位的职责权限；是否明确规定拨款人员不得同时负责稽核、账务或档案管理工作。

（4）资金收付管理方面:是否建立了科学规范的财政资金收付管理流程；对财政直接支付业务是否要求预算单位按规定提供票据、合同等相关附件；对财政授权支付业务是否建立严格的额度控制机制；拨款人员是否对各类请款凭证及其附件的所有要素进行全面规范审核，复核人员是否对拨款人员提交的凭证、单据进行全面复核。

（5）账务处理方面:办理资金支付的相关原始凭证及报表是否及时转交记账人员保管，记账人员是否全面核对后按日及时登录账务；相关会计凭证、会计账薄、会计报表和其他会计资料，是否按规定建立档案、妥善保管；是否进行年终结账。

（6）对账管理方面：是否建立了内部定期或不定期对账制度；是否进行账证、账账、账实核对；是否建立与预算单位、银行之间的定期或不定期对账制度；银行之间对账，是否做到银行存款余额与资金收付明细账全部核对。

（7）财政资金专户管理方面：专户是否在规定的银行范围开设；专户是否纳入财政国库部门统一管理；是否建立了财政资金专户管理档案制度。

（8）印鉴和票据管理方面：是否建立了严格的印鉴和票据管理制度；拨款印章是否安排专人负责管理，是否实行分人分印管理；是否对印章的保管采取了必要的安全措施，能否做到人走章锁；资金收付相关票据、凭证是否安排专人负责保管，是否采取了必要的安全防护措施，是否建立了严格的领用和核销制度。

（9）银行管理方面：是否与银行签订了规范的委托协议；是否就相关凭证、单据、报表等的传递签订了规范的服务协议，是否严格执行专人送取、交接签字制度；是否建立与银行之间的相互制约机制和相互纠错机制。

二、检查时间与方法

1、检查时间：

（1）自查阶段。各乡镇、各部门要按照检查的内容，对本单位资金管理使用组织开展自查。

（2）检查阶段。由县政府统一组织检查组对全县政府性基金等专项资金安全管理使用情况进行重点检查和抽查。

（3）总结阶段。各乡镇、各部门对自查、检查中发现的问题进行整改落实，解决问题，完善制度，规范管理。同时，对自查、检查进行认真总结，总结材料于3月14日前报送县政府办公室。

2、检查方法：主要采取听取汇报、查验账目、翻阅档案、召开座谈会等形式，进行重点检查或抽查。

三、检查的组织实施

为使检查工作有序有效开展，县政府成立政府性基金等专项资金检查工作领导小组。

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Keywords: file management; Luqiao construction; safety culture; role

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、引言：

企业安全生产文化建设是企业安全生产管理的形而上的工作，建立完善的安全生产档案管理机制对于企业安全文化建设有不可估量的作用。

怎样通过档案管理工作为企业安全文化建设的服务，作为档案管理人员，这些年我通过具体实践，取得了一些管理体会和经验。

二、为建立企业安全文化理念收集必要的档案文献资料

1、通过整理收集广东省高速公路建设过程中的安全事故案例和统计数据说明安全生产形式依然严峻

广东省高速公路的建设已经由最初的线状的发展到网状，至2012年底，全省高速公路总里程已超过5000多公里.但是，在高速公路的施工过程中，尽管装备了大型的先进施工设备，建立了完善的安全生产管理制度，采取了优化的施工技术措施，但安全生产事故仍有发生，例如2012年韶赣高速公路施工过程中发生整体支架坍塌造成7人死亡的较大等级安全生产事故。近五年来，广东省公路建设工程主要发生的较大以上安全生产事故伤害主要在架桥机作业、满堂支架、起重作业、高空作业等方面。

通过对事故的分析，形成的资料显示：安全生产不仅与机制、管理、机械设备施工技术措施有关，更主要的与人的安全思想、观念、态度、行为、习惯及人的素质有关。

人在施工中起着主导性作用。人是社会性的，社会性的人在劳动中创造了文化，也产生了安全问题，这就形成了一个特殊的文化范围：安全文化。显然，安全文化包括了精神安全文化和物质安全文化。企业狭义的安全文化，则是指人们在安全方面的知识和运用这种知识的能力、素养。

2、及时收集企业文化概念的资料

作为一种从全新视角参与安全生产研究并解决安全生产问题的本质论，安全文化的提出在高速公路建设的特定施工领域具有重要意义，安全文化的积累、推广和普及对于我们进行超前安全生产管理，预防、杜绝各类安全事故的发生有积极的作用。

三、通过档案资料分析企业安全文化在高速公路施工企业安全生产中的地位。

1、运用档案资料，分析引起事故的直接原因一般分为两大类：即物的不安全状态和人的不安全状态。

桥梁、隧道施工及高边坡开挖等主要是劳动对象存在着不安全状态；而摊铺机、平地机、压路机作业等主要是劳动工具存在不安全状态；这些不安全状态是事故发生的根源。

人的安全行为由两个方面组织：一是人为了减少、控制、消除物的不安全状态而采取的合乎规则、要求的操作行为，另一方面是为了控制、改善人的不安全行为，对人的行为采用的管理方法，在结果上，两者的目的一致。

2、通过档案分析证明企业安全文化之所以能弥补安全生产管理的不足

因为安全文化注重人的观念、道德、理论、态度、情感、品行等深层次的人文因素，是安全生产的人文关怀。企业安全文化是要通过教育、宣传、奖惩、创建群体氛围等手段，不断提高企业职工的安全修养和素质，改进其安全意识和行为，从而使职工从不得不服从管理制度的被动执行状态，转变成为主动自觉地按安全要求采取行动。

四、从档案收集应用角度谈企业安全文化的建设。

建立企业安全文化，应从高速公路施工企业的特点出发，从企业安全文化赖之以生存的基础抓起，坚持企业安全文化的明确目标。

1寻早企业安全文化建设先进性材料

企业安全文化是企业文化暨社会进步文化的有机组成，是结合着社会历史的发展而发展的，其发生、发展的条件是科学技术进步和人们对安全生产规律的认识，虽然企业安全文化提出的时间不长，但其合理内核在相当长的一段时间内都作为企业管理手段当中的目的组成，为企业生产经营者所运用，早先各个时期所形成的安全价值观、安全行为模式等，都会对企业安全文化形成烙印，并影响着我们认知能力。我们应该总结经验，从被动承受型、事后补牢的经验型的安全文化观念转向效益、超前、预防的本质安全文化论的安全文化观念，并在行动中体验、实践。

2 建立技术档案资料，运用安全技术措施

创造优质高效工程，就必须配备配套合理的现代化施工设备，完善机械配置及安全技术规程，既保证了施工质量，又为企业安全文化提供了物质载体。现代化大型机械作业现场造就了一种可观的创造力氛围，使参与作业的员工产生了责任感、成就感，这是建立企业安全文化的重要物质基础，管理者必须意识到利用这种创造力氛围可能提升出职工的积极向上的精神，并使其转化成职工努力工作、认真负责的能动性。

3建立健全安全管理的制度、规范、规程档案资料，为创造提高安全素养的氛围与环境服务。

企业职工个人安全素养的提高，除了自身的努力外，往往还要依靠群体的引导，这与人的从众心理有关，企业领导者应该为职工创造一种“员工必须坚持企业安全规范，遵守安全制度是就业的一个基本条件”的观念、环境，对违反安全生产的任何小事，不能因其小而听之任之，对造成安全事故的当事人，即使其受伤也不例外地按章处罚，只有这样持之以恒，才能使职工将遵守安全制度、规程的行为规范变成自觉自愿的行动。而不遵守安全行为规范的举动变得格格不入，并遭到集体排斥。职工整体的安全修养必然大大提高。

4 运用档案资料使企业安全文化应融合于企业总体文化和各项工作之中

企业安全文化的建设从来不是特立独行的，事实上在企业中进行安全文化建设，也根本无法独立进行。企业安全文化建设的方法均乘载于企业总体理念、形象识别、工作目标与规划、岗位责任制制定、施工过程控制及监督反馈等各个方面的工作内容之中，正象培养一个学生一样，需要循序渐进地对其施以综合知识的教育，才能使其成为具有专业才能并具备文化素质的优秀人才。

5运用全面的安全生产档案资料，加强各类宣传、教育、培训工作，提高职工综合知识与技能。

企业安全文化建设是企业进行安全生产的宣传、教育、培训、检查、监督工作的直接目的的延伸。企业安全文化建设的土壤是企业员工，员工受教育的程度、认知水平、技术水平、操作能力与安全文化工作的实施密切相关。坚持按计划、按规定对企业员工进行安全宣传、教育、培训、检查、监督工作，重视安全生产标示、标志的设置，建立起一系列安全生产形象识别系统（VI体系），必定能有效地促进企业安全文化建设的发展。

6收集整理安全生产的检查、监督资料，促进企业安全文化的建设

条件反射原理告诉我们，当反复就某一个行为或观念对具体的人实施训练后，就会产生下意识的行为和观念，从而形成自觉的行动，这也是使安全文化扎根于具体员工身心的重要方法。企业安全文化的建设是一项长期、细致的系统工程，不可能一蹴而就，常规安全生产管理中的定期、不定期安全生产检查、监督活动，客观上会时时在员工中敲起安全生产的警钟，增强员工的安全意识，这种连续的、强制性的安全生产管理机制的运用，对于企业员工安全文化观念的培养具有积极意义。

7 建立员工职业健康档案库

《中华人民共和国安全生产法》对企业职工职业健康和劳动保护工作提出了明确的要求。作为高速公路的施工企业，关注职工的职业健康，重视劳动保护工作不仅仅是依法办事，更重要的是通过这一行为，营造出关注健康、关爱生命的企业安全文化的氛围，使员工真正体会到现代社会对人的尊重，增强员工的自我尊严，培养员工的健康向上的人格。

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医院的安全保卫工作档案是对曾经工作中发生及遇到的状况的真实记录，能够充分为现实的安全保卫工作服务。首先，它具有一定的凭证作用。由于档案客观地记载了历史情况，是历史的真实凭证，因此可以为现实工作查考并处理问题提供服务。其次，档案具有一定的参考作用。档案不仅对曾经工作中遇到的情况有所记录，同时也记录了在以往安全保卫工作进行中的形势变化、思想发展、工作成果以及经验教训等，为现实工作考查和借鉴，提供了巨大的参考作用。第三，档案还具有一定的服务作用。一般安全保卫工作的档案都具有大量丰富的内容，能够为安全保卫工作组织相关机构进行科学研究、教学、宣传教育和现实工作等提供必要的服务。

二、医院安全保卫工作中的档案管理分类

医院的安全保卫工作档案管理一般分为两类：即文书档案管理和业务档案管理。文书档案管理主要包括有关领导部门下发的一些重要文件；安全保卫机构的工作计划、报告、总结、会议记录和统计报表等文书材料；安全保卫工作条例、规章制度、评选先进工作者和积极分子等登记表以及相关事迹材料；安全保卫机构内部办公设备及财产的登记表和账目等。业务档案，主要包括治安工作档案（如各重点部位或要害部位确定的根据、批准材料、报告、防护设备和措施；治安、刑事案件的立案及调查处理材料等）、消防工作档案（如火灾、火情事故发生的情况记录、调查报告、结论报告、火灾隐患及相关治理整改情况、消防设备的设置时间和部位等等）、政保工作档案等（年度信息工作档案、突发事件及处理情况、医院内部政治案件的相关调查、侦察及处分结论等材料）。

三、医院安全保卫工作档案的特点

医院安全保卫工作档案具有如下特点：第一，多样性。医院安全保卫工作档案的内容多、数量多、类别也多。其中既有调查档案、案件档案、重要项目的安全保卫档案、重大事故档案，同时还有文书档案、治安处罚档案、监督及改造档案等。第二，现实性。医院安全保卫工作档案是对现实安全保卫工作的记录及积累，又为现实安全保卫工作提供直接服务。第三，动态性。医院安全保卫工作档案会随着工作手段的变化及问题性质的改变而发生转化。第四，机密性。安全保卫工作由于在实施过程中可能会涉及到一些保密事件或党政机密性文件，因此，安全保卫工作档案具有很强的机密性。

四、医院安全保卫工作中的档案管理措施

（一）建立信息化、标准化档案管理。建立标准化档案管理，就是指对档案工作的各项内容进行标准化要求。包括分类规则、组卷的格式、档案文献的编纂规则、档案著录及标引规则等。在标准化的基础上，充分利用计算机等现代化科学技术，对档案的保存、管理及处置提供系统化管理，以期获得更高的工作效率、经济及社会效益。例如，规范档案整理和标引、著录工作的标准化，然后利用计算机软件建立相关的档案数据库系统，有计划、有目标地将光盘技术和缩微技术应用到档案的管理工作中，实现档案的数字化、信息化、网络化系统管理。提升医院安全保卫工作档案管理的自动化、便利化及高效化，进而提高其工作效率、使用价值及经济效益。

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一、我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢

档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；由于受专业和时间限制档案交接手续不严密，重视不够，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。档案交接手续不严密，重视不够。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现电力档案管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、选用准确的文件

选用准确的文件是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行档案管理时出现重复与低效率的情况等问题。

1、优化馆藏、科学保管，提高电力档案利用效率

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行电力管理档案后的利用效率。

2、健全档案管理制度

健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上电力管理档案又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案电力管理工作有很大的提高。

3、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

4、健全规范化和科学化的工作程序

由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清轻重缓急，循序渐进 ，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现电力管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

三、结束语

加强电力档案管理的发展，使档案工作有新的进展和突破，就要形成一整套新的档案思想、档案观念抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，才能适应档案事业的发展，才能符合电力档案管理的需要。

参考文献：

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消防安全是关系国家和社会稳定的根本，特别在当前社会经济飞速的新形势下，消防管理工作更要不断的加强和创新，从而有效的推动社会管理水平的提升。由于消防工作面临着严竣的任务，所以需要在政府统一领导下，鼓励公民积极参与到消防工作中来，努力提高全社会的火灾防控水平。

1、当前消防工作的突出问题

近年来，在新消防法的指导下，我国的消防工作在实践中取得了很好的成效，在消防工作原则指导下形成了一个良性的工作机制，但在机制运行过程中还存在着一些问题和缺陷，只有对这些问题进行详细的分析，才能更好推动消防管理工作的进行。

1.1消防工作的组织领导不够有力

消防工作虽然受到重视度有所提高，但许多地方对于消防工作的领导还处于浅层次上，过多的强调形势而缺乏实质性的举措，从而导致各项消防部署无法具体落实到实处。另外政府在消防投入在，缺乏与地区间的横向和纵向比较。

1.2消防安全责任的落实还不够到位

由于政府的监督作用没有有效的发挥出来，从而导致很大一部分单位的消防安全责任不明确，消防安全制度得不到落实，没有形成职能部门、消防部门及单位对消防安全齐抓共管的局面，往往只有消防部门在独自作战。

1.3消防安全意识淡薄，消防安全管理职责不明确

很大一部分单位往往把更多的精力放在发展上，而对于管理工作较为忽视，特别是消防安全管理工作更处于被动地位，往往是为了应付检查而做，而检查完后又处于被忽视地位，所在这些单位中没有明确的消防安全管理职责，觉得消防工作是消防部门的事情，与自己没多大关系。消防安全管理制度已是过多的流于形式，给单位的消防安全工作留下了较大的隐患，很容易导致火灾的发生，而且一旦发生火灾，也很难在第一时间得到有效的救援。

1.4管理难度增加

目前由于消防部门监督管理的范围及工作内容不断的增加，这就导致消防队伍承担着繁重的任务量，同时消防官兵人员还有限，这与高额的任务量之间存在着较大的矛盾，所以存在着管理上的难度增加，使消防工作的开展受到了较大的制约。

1.5公民消防安全意识淡薄，自救逃生能力差

目前由于消防职能部门缺乏对消防宣传的力度，这就导致社会群众消防安全意识普遍较低，对于日常的火灾防范、火灾事故应急处理、逃生等知识都较为短缺，一旦发生火灾，则会造成严重的财产损失和人员伤亡。

2、加快推进消防工作社会化进程的具体措施

2.1加强消防意识

各级行政主管部门要树立依法行政、依法治火的意识，严格按照法律规定，履行消防安全管理职责，加强协作，各负其责，齐抓共管，不断提升消防安全管理水平。各级财政部门要将消防经费纳入同级财政预算，并随财政收入的增长逐步增加，为消防工作提供必要的经费保障。各级公安、建设、规划、工商、质监、文化等部门应当依据有关法律法规和政策规定，建立健全部门信息沟通和联合执法机制，严把行政许可关口，切实加强火灾隐患的源头控制。要共同强化对公众聚集场所、建设工程、消防产品市场等重点领域的监督管理力度，严肃查处各类消防违法行为，有效预防火灾事故的发生。教育、劳动、人事部门要依法督促学校、职业培训机构，将消防知识纳入培训内容，增强群众消防安全意识。各涉农部门在实施农村基础设施建设时，要统筹规划，同步推进消防基础设施建设，逐步改善农村消防安全环境，努力改变农村火灾危害严重的不利局面。

2.2加强消防安全防范

单位要牢固树立消防安全责任主体意识，落实逐级岗位消防责任制，完善“消防安全自查、火灾隐患自除、法律责任自负”机制，确保本单位消防安全。要严格按照《中华人民共和国消防法》的相关要求，制定、完善、落实消防安全制度，加强和规范本单位的消防安全管理工作，定期对单位消防设施、器材进行检测、维护、保养，加强员工消防安全知识教育，组织开展灭火疏散演练，有效预防火灾事故的发生。要将消防安全纳入对直属单位和所属企业、事业单位的管理内容，建立督察、考核、奖惩机制，定期对消防安全工作进行检查、督促、奖惩，督促直属单位和所属企业、事业单位自觉遵守消防法律法规，加强和规范消防安全管理工作。

2.3大力拓宽消防宣传渠道

对于消防宣传教育工作需要开拓多方位的渠道，利用媒体、学校教育、岗位培训等多渠道来加强消防宣传教育，使消防知识全方面的辐射开来。同时定期开展消防安全知识宣传“进社区”、“进学校”、“进企业”、“进农村”、“进景区”、“进家庭”活动，有效推动消防安全知识的普及力度，使社会群众能够运用消防知识旱行火灾自救和逃生，同时鼓励广大群众对消防安全进行监督，及时对消防违法行为进行制止和检举，从而营造一个良好的社会氛围。

2.4推动消防工程社会化进程的开展

作为消防安全管理专门机构的公安消防部门，其在履行自身职责及严格执法外，还需要积极参于到推动各级消防安全责任制的落实工作中来，加快消防安全社会化的进程。

2.4.1要积极提请和推动各级政府把消防安全纳入政府目标责任考核和领导干部政绩考评范围，作为社会治安综合治理和“平安创建”考评内容，建立科学的考核评价体系，形成强有力的消防工作组织领导和协调管理机制，加大检查、督办、考核力度，切实推动消防工作落实。2.4.2要提请政府将城乡公共消防基础设施建设纳入国民经济和社会发展规划，纳入各级政府年度消防工作责任目标和财政预算，与其他公共设施建设同步规划、同步建设。2.4.3要切实加强多种形式消防队伍建设，努力构建有中国特色的消防力量体系，形成覆盖城乡的消防安全保卫力量网络。2.4.4要积极推动各有关行政监管和系统行业管理部门，切实履行消防安全监督和管理职责，做到既各负其责，又密切协同，形成齐抓共管的工作机制。2.4.5要督促社会单位落实单位消防安全主体责任，规范和加强自身消防安全管理，形成“自我管理、自我检查、自我整改、自我负责”机制。2.4.6要全面实施消防宣传、教育和培训工程，使公民的消防安全素质得以有效的提高，使其能够积极的履行消防安全义务，从而努力营造消防安全的氛围。

3、结束语

消防安全工作至关重要，要想有效的保证消防安全工作的有效开展，则需要将消防工作责任制进行具体落实，这就需要在很长一段时期内，要建立和健全消防工作责任网络，使消防安全责任制得到具体落实，从而加快消防工作社会化的进程。

参考文献

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先以文书材料来说，当一份对外发文或者是内部行文开始拟稿时，我们就要严格按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定与要求去做。例如文种使用和文号编制是否正确，书写用笔和文稿用纸是否符合要求等等，都应当一一按照规定办，不能草率马虎。按照公文处理和档案管理规定，拟写公文必须用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔，不宜用原珠笔，更不能用铅笔、彩色笔等;用纸应当积极推行A4或A3幅面纸。在这里还要提出的是，当我们在工作中运用计算机打印文件或表格时，一定要注意根据公文处理规定中的要求，控制好图文区的尺寸，以便于文件和表格今后归档时的装订。现在我们有的人在用计算机打印文件或表格时，漫无边际，顶天立地，天头、地脚、订口预留的白边很少，这给档案装订带来了极大不便，而且这样打印出的文件和表格也不美观、大方。

同样，当我们收到一份外来文件需要办理时，也要按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定和要求去做。例如文件办理后有没有将办理情况和办理结果简要的填写在文件处理单上，在办理文件中形成的需要上报的文字和报表有没有随文件留底以便与文件一起归档备查等等。在这个问题上需要指出的是，不少文件经办人员在文件处理单上应当填写的各个栏目里，往往简简单单地只写了“已阅”、“已办”、“已报送”等字眼，至于这个文件究竟如何办理的，办理后有没有形成自己的文件?向上级报送的什么材料?这些都无从查考。而按照公文处理规定，应该将办理文件的情况用简明扼要的文字填写在公文处理单上，如果在办文中形成了自己的文件或者有材料和报表上报给了上级机关，都应当把原件附在上级来文的后面一起归档。只有上下文件一起归档后，才能对今后工作的查考利用产生价值，否则只有上级来文而没有本单位文件归档，企业档案室岂不成了上级机关的文件保管室了。

再以科技文件材料来说，一个新产品从开发研制至试生产再到正式批产，这一全过程中所形成的许多文字、计算和图样材料，只要是对企业今后的产品开发研制和生产经营有查考利用价值的，都应当进行有效的管理和控制，做好这些材料的积累和预立卷。由于开发研制一个新产品往往需要较长的周期，少则一二年，多则三四年甚至五六年，因此对科技文件材料的管理还必须分阶段进行，每当一个阶段(例如调研阶段、设计阶段、试制阶段等)结束时，都应当及时做好这一阶段所形成的文字、计算和图样材料的收集与归档工作。否则的话，时间越长，材料的散失和损坏越多，甚至会造成无法弥补的损失。

基建工程项目材料的管理和控制，也存在与科技文件材料同样的情况，由于工程项目周期长和子项目多，对这类材料的管理也必须分阶段进行，决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话，无疑是为时已晚，早期的工程项目材料必然散失多、损坏多，给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。这就是我们所说的档案的全过程管理。

二、档案的全方位管理，就是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的有价值的文件和材料，都应当按照企业的有关规定进行收集和归档。

在这个问题上有两种倾向:一种倾向是认为自己的部门不是企业的重要部门，工作中没有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，没有归档保存的价值，所以档案管理工作与我们这个部门没有多大联系。在这种错误认识的支配下，这种部门往往不注意文件和材料的积累与收集，甚至在文件和材料的形成过程中也很随便，不按照企业有关规定去做。另一种倾向是把自己的部门看得太重要，认为自己部门在工作中所产生的文件和材料具有一定的保密性，不宜归档。这种认识也是不对的。作为企业的档案室，它是企业中管理档案的专职部门，它有为企业保守秘密的工作纪律，不会也不允许将企业秘密对外泄露，因此企业的其他部门完全可以放心地将所有应当归档保存的文件和材料交由企业档案室管理。事实上，企业的全部档案都收归档案室保管，才是防止企业秘密外泄的重要保证，也是使企业各类信息和资源得以积累、传承的根本保证。

为了实施企业档案的全方位管理，一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度，明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围，并且根据企业职能部门的调整和变化，适时地作出修订和补充，使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面，有了规章制度之后，工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员，要学会转变立场、转变观念，要把企业各个职能部门作为自己的服务对象，在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助，而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题，提出整改意见。

在实施企业档案全方位管理中，多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基建工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围，纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明，只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施，科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。

三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系，因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。

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1、印章管理。规范印章使用流程，严格执行使用审批、登记制度，杜绝了“空头章”、“未批用章”等情况出现，未发生因用章疏漏给公司带来不良影响。

2、档案管理。严格按照公司规章制度汇编中的档案工作管理办法，对公司各类档案、合同进行规范整理，建立合同台账，立档建档存档。

3、安全管理。工作中时刻注意公司安全管理问题，公司没人在时注意锁好门，下班后注意锁好门、断水断电，对重要物品和钥匙的交接如实登记，确保公司工作和业务开展安全平稳的运作。

4、办公用品管理。对办公用品的数量、购入和使用做好登记；控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象；办公用品摆放要整齐，妥善使用保管；办公用品数量不足时及时补充，确保公司办公用品的正常使用。

5、固定资产管理。设置固定资产实物台帐，对新购入的固定资产及时进行登记；对固定资产进行统一分类编号；对固定资产的使用落实到使用人，造册登统管理。