采购档案管理的重要性大全11篇

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（一）采购档案的含义

采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。

（二）采购档案对行业的重要性

烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。

采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。

二、采购档案管理工作的不足

从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。

（一）归档责任主体不明确

目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。

（二）采购过程痕迹化资料不完整

近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。

（三）档案信息化管理水平不高

信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。

正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。

三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策

（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性

目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。

（二）建立采购档案一项一卷归档制度

针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。

（三）加强采购人员意识培训

在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。

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【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

医疗设备管理工作是一门科学性、技术性很强的学科，它涉及到机械、电子、医学、微机、光学、核医学及商贸、统计等各个学科，是一门融技术性与科学性于一体的新型边缘学科。现代科学技术的高速发展，加快了医疗设备的升级换代。近几年来，大量高、精、尖设备投入使用，为医院创造了极大的社会效益与经济效益，同时，也对保障人民健康和加快医疗卫生事业的发展发挥了重要作用。现在，越来越多的医院领导开始认识到：现代化医院医疗技术的重要标志之一，是医院所拥有设备的技术水平和设备的管理水平。如何保证医院医疗设备正常运行，减少故障和停机时间，提高设备的完好率，这是设备档案管理工作的重要任务。

1、基层医院医疗设备档案管理的现状

医疗设备档案工作是医疗设备管理的一项经常性工作，它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在现实工作中，一些医院的管理部门片面强调对设备的论证和采购环节，只重视设备的考察和引进，设备管理的职能部门对新设备仅仅重视安装和验收和调试环节，忽视对医疗设备的相关资料的保存和档案管理。而医院的现实情况是，医疗设备的档案管理工作涉及到设备管理部门、档案保管部门、设备档案使用部门等较多的部门[3]。在医院的具体管理中，三者的责任和分工常常不是十分明确。工作不协调，未能深入挖掘部门的最大潜力和充分发挥各部门职能。加之医院管理部门如何协调三者的关系，缺乏行之有效的管理和监督手段。特别是医疗设备档案管理存在的问题不容忽视，医疗设备的档案管理系统更是薄弱环节。设备档案管理缺乏完善的规章制度，各部门的分工不明确，工作不协调;操作流程不规范，主观随意性较强，缺乏有效监管等诸多问题迟迟未能很好解决。

由于对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足，使得档案资料管理缺乏科学性，具体表现为档案管理混乱，借阅查询制度不健全，档案管理人员更换或调动时移交手续不清楚。档案资料保管分散，没有专人保管，导致档案资料收集不全，甚至相当一部分资料分散于各科室或个别人员手中，收集困难，甚至发生资料丢失。借阅和归还手续不严格，久借未归档的资料没有及时催还;更深层次的问题是，相当一部分医院缺乏经过职业培训的档案管理专业技术人员。

2、增强对医疗设备档案工作重要性认识

医疗设备档案是医院对固定资产管理的重要凭证。医疗设备在一定的时间内，从开始购置到正常运行，直至最终报废，有一个循环周期的使用过程。医疗设备档案是指所产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种技术性和非技术性的载体资料。医疗设备档案的主要价值，有着促进医疗水平可持续的发展，提高医院的综合管理优势的作用[4]。

例如，在设备使用规划中，医疗设备档案能够提供有效的信息资源，支持医院主管领导的决策，合理配置医疗资源，防止贵重仪器闲置浪费、杜绝盲目引进和重复购置[5]。在设备采购及售后服务中，医疗设备档案能够提供具有法律依据的“合同书”，根据合同条款的约定，保障医院的合法权益不受损害。在医疗设备日常运行中，医疗设备档案能够提供详细的技术资料，为日常维护和故障检修工作带来极大的帮助，保证医疗设备的安全和稳定运行。在医疗设备报废审核中，医疗设备档案能够提供真实的原始资料，发挥其功用，合理报废资产，防止医疗资源浪费。真正把医疗设备的立项采购、基本情况、监测检查、故障维修、日常维护、大型维修、报废等情况真实地反映在设备档案中。

所以，建立完整的医疗设备档案管理制度，管理好、保存好、使用好档案资源，才能使其充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研中的作用。为了保证医疗设备的正常运作，管好用好设备，在设备档案具体管理中，要把医疗设备档案视为晴雨表[6]。使其真正融入监督医疗设备管理、跟踪医疗设备服务、维护、维修医疗设备正常运转的整个环节和全过程中。

统一思想认识，充分意识到医疗设备档案的重要性之后，就应该给档案管理工作提供必要的物质条件，引进档案管理专业的技术人才，成立专职的设备档案管理机构，制订完善的规章制度，规范工作流程，明确医疗设备档案相关人员的分工，加强协作，才能使医疗设备档案管理工作高效运转。

3、规范操作流程，完善医疗设备档案管理

3.1 制订切实可行的医疗设备档案管理规章制度

成立由相关管理人员和档案管理人员共同组成的“医疗设备档案管理小组”。它隶属于医疗设备管理的职能部门，负责整个医院的设备档案管理工作，修订、完善医院档案管理制度。档案管理小组成员需认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《病案管理规定》等相关法律，增进依法治档的意识。设置医疗设备档案专职岗位，应聘用档案管理的专业技术人员，负责档案管理的日常工作。设置兼职岗位，可由相关科室负责人和仪器设备主要使用者，在一定时间内负责所在科室的档案管理，定期查看、整理、核实医疗设备的使用记录，汇总后送交设备管理部门，经审核后移交到设备档案室保存[5,7]。

3.2 明确划定医疗设备档案的归档范围

归档内容由两部分组成:设备采购过程产生的文件和设备使用过程形成的资料。①申请及采购过程所产生的文件：采购申请和论证、公开招投标书或采购合同、商务谈判记录、评标和开标文件、中标通知书、正式采购合同、售后服务协议、发票复印件(原件保存在财务档案中)、标准配置的装箱单、货物运输单据、安装调试结果、验收检测证明、设备操作说明、维修技术资料，生产制造许可证、注册登记证、销售许可证。属于严格监管的特种设备，还需要有政府部门出具的技术鉴定和使用许可。属于卫生部、省卫生厅严格配置的大型设备，必须要有医疗设备配置的许可证。属于进口的设备，特别是享受国家免税政策的进出口设备，还需要有机电设备的进口证明、海关免税证明、报关单凭证、外贸合同、质量保证书、发票凭证、商品检验报告、注册许可证等。②设备使用过程形成的资料有：设备的使用登记、开机负荷累积量、消耗品类型及数量统计、操作规程、故障维修记录、固定资产的经济效益分析、使用率与完好率统计、医疗诊断的阳性检出率、报废申请与审批记录等等。

3.3 积极创新设备档案的整理方法

档案经过初步简单粗略整理后，仍然处于条理不清的状态。只有经过科学地整理，系统地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查阅使用。常规的整理过程是先按大类划分并登记目录，然后对每个类型进行整理汇总并登记目录，最后制订具体医疗设备的档案卷册。对每份医疗设备文件进行编号，按规范对文件进行顺序排列，最后编写卷内目录：序号、文件号、责任人、文件标题、日期、页码和备注。

查阅医疗设备档案只需按类型浏览目录，查询某台医疗设备的卷内目录，就可了解该设备的档案具体明细表，为查阅者提供极大方便。当然，随着计算机管理信息系统的普遍应用，纸质档案转化为电子档案，医疗设备档案整理的方法需要管理人员去不断创新[8]。例如，开发功能齐全的医疗设备档案管理系统，建立医疗设备档案数据库，设计科学的检索系统和针对不同需求的检索工具，以适应差异化的信息需求;设计完善的统计分析功能，为管理工作提供汇总信息。这就要求管理人员不断更新知识，接受新事物，才能适应新形势的变化需要。

3.4 不断拓展医疗设备档案的应用领域

建立医疗设备档案的工作目的和价值是广泛被临床医务工作者应用，为医院各项工作提供信息服务。档案管理人员不仅要确保档案资料的收集齐全，整理规范;同时更要求以认真、严谨、细致的工作作风，给医疗设备档案使用者提供高效的服务。真正使医疗设备档案在提升本院的综合诊疗水平，为医院管理决策部门了解最新动态及新技术的开展等方面，提供有重要价值的医疗信息[9]。因此进一步加强医疗设备档案的科学管理，是医院管理的重要标志，是促进医院全面发展的必然要求。

结 语

医疗设备档案的有效利用，是档案管理工作得以持续发展的基础。档案管理人员要不断提高专业知识水平和工作责任心，以细致、周到的工作，保证档案资料的有效性和完整性。在现今信息时代要加强医疗设备档案动态管理，及时收集和分析信息资源，充分发挥档案信息的作用，为有计划引进设备及合理选型提供科学依据，促进医院管理工作的发展，推动医疗服务水平的提升，更好地为广大群众服务。

参考文献：

[1] 黄瑞峰 浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策 医疗装备 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.浅谈医疗设备档案的管理 .中国现代医生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.医疗设备的档案管理浅论 新西部 下半月,2007(12X):117.

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中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）07-242-02

笔者所在的湖北医药学院附属太和医院是一家大型综合性三级甲等医院，拥有床位3000多张，总资产10多个亿，仅医疗设备总值就有近4个亿之多。如此庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。笔者通过层层剖析，抽丝剥茧，分析困境，探讨意义，践行内容，最终探寻出加强医疗设备档案管理工作的途径和方法。

一、医疗设备档案管理的困境

1.医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。

2.医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。

3.医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。

4.医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。

5.医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。

6.医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。

7.医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。

二、医疗设备档案管理的具体内容

医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。

1.采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。

2.使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。

3.医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等

以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。

三、如何提高医疗设备档案管理水平

1.健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定， 档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求， 建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。

2.增强医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服“重购轻管”的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。

3.加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。

4.抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。

5.充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作。落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。

6.建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。

四、小结

总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。

参考文献：

1.谷红梅.医疗设备档案管理的改进措施.中国医学装备，2012（2）

2.贺琳.医院医疗设备档案存在问题的探讨.中外医疗，2012（5）

3.张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性.贵阳中医学院学报，2013（1）

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院档案管理中，病人信息资料档案最为重要（成立专门的病案室进行管理）。政府招标采购档案是医院档案的重要组成部分。但是，部分医院近年来对于政府招标采购资料档案的管理工作，还未引起足够的重视。

医院的档案资料，包括基建工程档案，大型设备档案，药品招标档案，办公设备招标档案，等等。目前部分医院只重视基建档案，医疗设备档案。对于药品招标档案和办公设备档案未引起重视。实际上，药品招标采购是医院招标工作的重头戏。药品采购支出是医院支出的大部分。办公设备支出虽然金额较少，但也是医院执行政府集中采购工作政策的反映。资料是反映招标过程其公平、透明性的依据。有关资料整理归档后，可以作为以后工作的指导；它反映着医院对政府招标采购工作执行力度。体现医院执行政府招标采购政策的实际行动。

医院的政府采购档案资料管理存在一些问题：

医院的档案管理有其特殊性。医院的政府招标采购档案资料管理未能引起足够的重视有具体的原因：一是医院档案资料多管理人员少，无法顾及所有档案资料管理。比如药品政府采购是药剂部门操作。设备采购又分为医疗设备和后勤设备，由不同部门采购，部门多资料散，收集整理费时费力。二是目前尚未出台国家统一的政府采购档案管理规范，即使是地方政府部门政府采购档案管理工作也滞后于政府采购活动。三是医院采购部门重视采购活动而不重视档案管理。四是没有健全和执行政府采购档案管理制度。致使不及时填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的工作。从而影响了医院的政府招标采购档案资料管理工作。

医院的政府采购档案管理有其重要性。

医院的政府采购档案资料是医院全部档案的组成部分，它同其他档案一样具有重要作用。

先举个工作上的简单例子：江门市中心医院1997年与某跨国公司购买一台大型设备，保修期限内一个配件多次维修，造成仪器时停时转，不能正常工作。一过保修期，厂商工程师便将该配件换掉，零件费130万元。我方多次查阅档案，根据维修记录资料确定是厂家产品质量问题，双方经过多次商谈，最后我方以厂家产品质量问题为由只须付65万元零件费。一个档案能为医院节省了65万元。

一个档案能为医院节省了65万元，医院的政府招标采购档案资料将会起到更大的作用。

《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他文件、资料。”

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

（五）评标标准及确定中标人的原因；

（六）废标的原因；

（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

通过公开、公平、公正地进行招标投标活动体现政府采购资金的使用效益提高。并促进廉政建设。招标采购档案能系统、完整、真实地记载了政府招标采购活动的全过程。一方面为医院保存提供真实可靠的原始资料，又可便于有关部门及管理组织对资料的备查，参考，利用。能为医院建设服务发挥作用。

二、采购档案是防范风险，减少法律责任的重要保证。符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。目前质疑和投诉招标采购案件不断涌现，政府采购档案无疑为法律赋予的正当的采购权利予以保护。

采购档案资料管理工作是要对采购档案资料进行收集、整理、保管、利用、统计等。医院的政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为医院的政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关管理措施等项工作提供客观依据。

医院的政府招标采购档案资料管理可以强化内部管理，提高政府采购的工作质量。提高采购资源的使用效益，促进廉政建设，达到“公开、公平、公正”的目的。

医院应加强政府采购档案资料管理工作。设想：

医院应建立健全政府招标采购档案管理工作制度，明确职责分工。采购业务部门负责在执行政府招标采购项目过程中认真收集采购文件和记录。负责项目的采购文件及记录资料的真实性、有效性、完整性；档案部门工作人员负责档案的审核、归档、立卷、贮存管理。负责对医院有关部门需要借阅事务。医院可培训档案兼职人员，以及采购部门人员兼职管理政府采购档案。按归档要求收集、整理、立卷、装订、编制目录。档案按照年度编号，卷内材料按政府采购工作流程顺序排。从具体操作部门做起，加强内部管理，使医院政府招标采购的档案管理工作规范、科学、制度化。促进推动医院的政府招标采购档案资料管理。使医院档案管理工作更进一步提高。

篇（5）

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中图分类号：TH71 文献标识码：A 文章编号

仪器设备档案管理的重要性

近几年来,大多数的检测机构都把仪器设备档案管理作为本单位档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使仪器设备档案在日常的工作中起到了较好的作用。为了保证仪器设备的正常运作，管好用好仪器设备，在仪器设备档案具体管理中，要把仪器设备档案视为晴雨表、跟踪器，使仪器设备档案管理真正地融入监督管理、服务管理、维修管理的整个环节和全部过程。加强计量器具档案管理,有利于掌握仪器设备运行状况,有利于设备档案资料保管的完整性和为仪器设备的及时维修提供依据。加强计量器具档案管理是现代化质检中心管理的需要。管理好仪器的设备档案可发挥一定的管理效果和社会效益。

二、仪器设备资料档案的作用

1. 有利于发挥档案信息在计划和采购环节中的调控作用

完整的档案信息既能反映该设备使用状况，也是相关单位制订和审核设备采购计划的重要依据。规范档案信息有助于全面系统地反馈该设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，这些信息将为今后的设备采购和管理提供指导性意见。如能很好地利用这些信息，就可制定出切实可行的采购计划。采购前，完善的设备档案管理制度可将不合格的设备，或者不讲诚信的生产厂家拒之门外。

2、有利于提升人员素质

目前，国内公开发行的与仪器设备相关的杂志较多，而一般单位因资金和订购重点的关系，往往仅能订有限的几种专业杂志。而建立仪器设备档案必然要订购相应的材料，仪器设备管理人员和工程技术人员通过阅读和学习这些资料，可以及时的了解国内外仪器设备发展的最新动态、先进技术、管理经验以及最新产品。工程技术人员可以通过杂志刊登的一些系列专题讲座较系统的掌握各类仪器设备的结构、工作原理，这是除仪器设备培训外的唯一的途径；工程技术人员还可以通过专业杂志的维修事例分析和故障排除经验的学习，来不断提高分析、排除故障的能力。同时还可减少维修失误，少走弯路。

3、有利于服务管理

仪器设备档案是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。现代化发展必须拥有与其功能业务相适应的仪器设备，但如何管好用好仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，减少仪器设备突发故障和开机率低的状况，只有查阅较为全面的仪器设备科技档案，特别是通过仪器设备的使用记载，查阅设备的技术状况――完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修部门及时进行仪器设备维修，可以根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少仪器设备对人身的伤残。管好用好仪器设备档案，能充分发挥其在日常工作中的作用，保证提高工作质量和技术水平，主动、及时、准确地为应用于服务当中，为搞好服务管理给领导决策提供有效凭证。另外，仪器设备档案还有利于各方开展仪器设备的使用效益分析，通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。

三、如何做好档案管理工作

1、档案资料内容要全面

(1)仪器设备购置阶段。

仪器设备购置阶段形成的资料有：设备的购置计划、购置申请书、购置批准书、各厂家的报价单、设备购置技术论证结论材料（选中厂家的原因、生产厂家的资质和计量认证材料）、订购合同、发票单据等。

（2）设备开箱验收阶段。

设备开箱验收阶段形成的文件资料有：（1）设备开箱验收记录、装箱单、出厂检定证书、出厂合格证书、保修单、设备结构原理图、线路图、使用说明书、设备的影（音）资料等所有随机文件和随机配件；（2）设备安装调试记录（应双方或三方签字认可）和移交接收记录。（3）设备使用阶段。

设备使用阶段形成的资料有：a设备履历书（包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、生产厂家、价格、设备的技术状况、开箱验收阶段形成的文件资料目录、验收结论、操作规程、开始使用日期）；b检定证书；c设备启用评估资料；d启用申请；e使用记录；f保养、检修、检查记录；g功能开发和技术改造记录；h事故及损坏记录；i停用记录等等。

(4)设备报废处理阶段。

设备报废处理阶段形成的资料有：设备报废申请与审批材料、设备报废处理资料等。

由于部分仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间，在这几十年的时间里，需要一直不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修记录等材料，所以在这个漫长的过程中，我们必须持之以恒地高质量、高标准地做好设备档案材料的收集工作。确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性。

2、收集要及时

（1）对于外购设备在投入使用之后，应立即将设备申购、开箱验收阶段的相关资料以及设备的操作规程、检定证书、设备启用评估、启用申请等相关资料交给本单位档案管理员归档立卷。

（2）对于设备的周期检定证书、使用记录、维修记录、保养记录、检修记录、检查记录、停用申请等过程资料计量管理人员应及时交给本单位档案管理员归档。

（3）整理要规范

设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，所以，具体整理可参考“基建档案整理要求”。

归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统、真实地反映设备仪器从申购到报废的全过程。对于同一生产厂家的相同型号的设备仪器应分开归档，严格落实“一机一档一盒”的要求。

四、总结

仪器设备档案管理是仪器设备管理中的一个重要组成部分，设备档案是仪器设备管理的基础，亦是一种重要的信息资源，具有不可低估的作用。我们要高度重视资料档案管理，发挥其潜在功能，多策并举，使其在仪器设备管理中发挥应有的作用。

参考文献：

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0302-01

一 在进行档案管理现代化中出现的问题

1.档案管理现代化的标准具有差异性与发展不平计算机的采购过程通常是不一样的。经济条件差的一些单位采购的计算机价格虽然实惠，但是性能比较，而且型号较老，操作起来很不方便，工作效率低。但是，另一些经济宽裕的单位采购的计算机都是新型的高性能计算机，工作效率极高。

基于这些情况，因为计算机的型号性能等因素都不完全一样，所以在使用的期间中的通用性也就达不到工作要求。因为这些原因，导致大多数的数据通常无法共享，同时就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。因为对于档案管理机构来说，部分单位使用档案管理现代化设备的发展是很不完善，即使一些档案管理单位已经引进了高性能计算机。但依旧还是有部分档案管理单位是没有计算机进行档案管理。

2.普遍档案管理人员对档案管理现代化的认识是不深入的大部分基层档案管理人员在平时的工作过程中还是按传统的模式进行档案管理的，档案管理人员在工作过程中没有对工作加以理解及工作的熟练等一些原因，但是在平时的工作过程中积累了一定的经验，还是得到了较大的进步，

以致于大多数档案管理人员觉得传统的档案管理模式已经非常先进，所以在心里觉得已经是档案管理现代化的运用。有一些基层档案管理人员对于档案管理现代化虽然也不抵触，但在对档案管理现代化的认识上会出现问题，他们觉得档案管理现代化无非就是采购一些先进的档案管理系统，例如计算机，光盘，微缩机等等一些设备。

因此在真正的操作的过程中，有大部分的档案管理人员就会由于缺少档案管理现代化的培训导致不会使用先进的档案管理设备，所以在日常的档案管理工作中先进的档案管理设备就会被闲置下来，造成比较大程度上的损失。因此对于档案管理单位来讲也是没能重视对于基层档案管理人员必要的培训工作，

很多基层档案管理人员即使是认识到了档案管理现代化的一些知识，希望能够使用档案管理现代化促使工作更加有效率，但最终还是因为工作上经验以及专业知识的不足而无法很好地使用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

素质不达标，实现档案管理现代化，是必须要有一支高层次、高素质的专业过硬的技术队伍。所以这支队伍在专业人才：计算机技术人才以及既掌握计算机技术、又熟悉编目这两方面工作的通人才都非常缺乏，笔者认为，档案人员不会计算机技术并不重要，重要的是很多档案人员不懂计算机技术，既不愿学习相关知识。有各种原因：工作忙没时间学，有的则害怕承担风险，所以不敢大胆操作，以致于档案人员素质达不到档案管理现代化的标准条件

二 怎样解决档案管理现代化中的问题

1.对基层档案管理人员作定期相关知识的培训，主要是为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，正常情况下应该对基层档案管理人员进行有关知识培训。经过一系列的培训可以使档案管理人员名学，应该怎样操作计算机来进行档案管理的方法，与此同时也可以让基层档案管理人员。更好的明确档案管理现代化的内涵以及意义，这样就可以让档案管理人员的专业技术得已提升。

2.所以在进行的培训过程中也可以让基层档案管理人员做一些实践活动，通过所做的实践活动可以让档案管理人员，充分地明确在实际的档案管理过程中该怎样进行，同时可以在使用计算机进行档案管理过程中，出现的各种问题和情况做初步的了解，这样也可以确保基层档案管理人员在日常的工作中。更好的运用档案管理现代化设备开展工作。加强对部分不接受使用档案管理现代化的档案管理人员进行引导。

3.尽量做到让每个档案管理人员都可以充分了解到，档案管理现代化是有利于档案管理工作的重要意义。并且利用定期培训的方法，也有助于基层档案管理人员快速的明白，在实际的工作过程中应该怎样去提高工作效率，针对一些在日常工作过程中经常出现的问题。有必要对基层档案管理人员及时提出，可以解决基层档案管理人员在工作过程中将会遇到的各式各样问题，所以在工作中应当把这些问题加以注意，防止问题的发生。并且对基层档案管理人员要做些有关档案管理重要性的宣教。

4.是一项社会技能。在档案管理现代化工作中，我们不能认为计算机就是档案工作的辅助系统，计算机是档案事业的重要组成部分。有专家指出：当今时代“对于个人来说，用和不用电脑只是兴趣爱好问题，但是对一个企业而言，就是成败的关健，对一个国家而言，就关系到国家的兴衰”，对于档案界而言，用计算机和不用计算机就是影响到文化的问题。面对出现的新问题，我们一定要考虑档案管理的传统模式。

5.适应档案管理的现代化。假如我们不了解形势，转变不了观念，在信息技术高速发展的今天不闻不问，思维停留在昨天，要想档案保持不丢不损状态，势必会落后于时代，被戴高乐称为法国精神之父”的经济学家让・莫内有句至理名言：“现代化要先化人后化物”。就是说人的观念现代化的确比物质条件现代化重要，这是发人深省的。

6.综合以上情况可以看出，计算机在档案方面的运用，虽然档案管理现代化已得到了初步成功。但仍然有问题存在，要利用有效措施加以解决。档案管理现代化必要性、重要性的认识，在人类跨入21世纪的今天，已经迈进了快速的信息时代，成为信息时代基础技术的计算机技术是人们的生活和工作方法。计算机的作用已不再是一台工具，计算机是一种工作方式，一种文化（称为计算机文化）。

三、1.促进档案实现档案管理现代化的途径

我国档案管理事业的发展以及档案管理现代化的重要依据是档案科学究技术的发展，我们一定要加强档案科研研究，为档案管理现代化提供最新的技术帮助，确保现代化进程的顺利推进。

2.数据准备必须充分

档案管理工作中，数据准备是为档案管理现代化提供重要数据基础的。档案管理人员在分析、加工、整理、提炼中，要进行合理安排，确保工作的顺利进行。尤其是在大难著录以及标引环节，不能掉以轻心，要特别的认真，因为这是检验我们平时编目与分类基础工作是否扎实的关键体现。

3.研制适用的管理系统

为了实现档案管理现代化，我们一定要从实际出发，选定一套适合本单位的管理系统，这套系统要便于升级、简单易懂、适应各种机型，并且要具备一定的拓展功能。具有良好的兼容性，可以很好的与其他单位的系统进行数据交换，达到资源共享。

提高档案管理人员的现代化综合素质。要想档案管理现代化的实现，拥有一批合格的技术人员尤为关键，以致对新时期档案管理人员就会有更高的要求，我们在高校的档案管理专业就要努力培养学生的计算机技能，由最基层抓起，在工作单位对在岗员工进行系统的培训，要让档案管理人员认识到掌握计算机技能的重要性。双管齐下，快速建立和培养出一支符合现代化管理的专业人才队伍。

结束：坚持科学管理，坚持走标准化、规范化道路。当前档案管理现代化中存在的重复开发、标准不统一等问题，要加强对档案计算机管理的总体规划，制定档案现代化管理的大体方针，集中技术能量联合攻关，加强各单位之间的交流、推广，防止低水平的重复劳动。对于国家已有标准的，要执行国家标准，还有国家标准的参照执行国际标准。向国际标准看齐，既提高我国档案工作标准化水平，又是标准国际化发展的必然趋势。

参考文献

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

设备档案管理在输油站中极其重要，也是设备管理的基础，管理的好坏直接影响输油站的管理水平和经济效益，是保障输油生产的重要依据。

1输油站设备档案管理的必要性

输油站的档案管理工作是保障输油安全生产的基础和前提，建立设备档案管理是提高输油设备的利用率，给输油站管理提供及时、准确依据，便于更好的为输油站服务，在设备的大修、突发事件的管理中利用率很高。

档案管理的目的就是为生产、生活服务的，是为领导决策提供及时、准确的科学依据的，是为了更好的保护企业和个人的经济利益不受损失的。所以设备档案管理在日常收集、积累、整理、归档是首要的，把平时生产和生活过程中产生的文字、图纸、照片采购过程中的发票、单据等具有参考价值的资料收集起来就形成了档案，使其在工作中充分利用。通过查看设备档案资料，根据维修记录对设备进行预防性维修，充分做好设备维修前的准备工作，以缩短停机时间，减少维修费用。减少事故隐患的发生。

2如何加强档案管理

2.1建立完善的管理网络

建立完善的管理网络，广泛深入的宣传《档案法》强化各级领导以及管理人员的依法治档的意识，自觉接受法规的约束和监督，实行科室、站队，操作人员的三级管理网络定期召开有关人员会议，明确工作目标修订和完善设备档案管理制度。同时明确各职能专业工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为输油目标管理责任制的一部分，纳入站队、班组目标考核。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，认真做好日常设备记录，每半年将整理好的记录上报给设备负责人，经核查后交档案室存档，形成有效的管理网络。

2.2明确归档范围

根据输油设备的管理要求确定输油设备档案的归档范围，不能盲目的收集，结合输油生产实际状况，明确输油设备档案的归档内容。输油设备档案主要有两部分组成：①设备申购过程中形成的档案，主要包括申购单、论证表﹙记录﹚、购销合同、协议书、发票、复印件、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。②设备运行过程中形成的档案，主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维护保养记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。

设备从申购到安装使用，其相应的材料有设备人员做好档案的收集整理工作，再移交档案室，同时将有关材料打印下发到使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案管理的内容要求，使之配合档案管理部门做好资料的归档和移交，并做好记录。

2.3严格归档移交制度

档案管理一定要做好衔接工作，尤其是输油设备的原始资料要保管好，为以后的生产中维修、大修提供参考依据就，基层单位无法制约施工中原始档案的归档制度，可是在日常生产中基层单位是档案的利用者，所以一定要做好输油档案的移交工作，严格移交档案管理制度，形成及时、准确、无误、完备的工作作风，杜绝输油设备档案在移交中丢失、损坏等现象的发生，以保证输油生产工作的顺利进行。

2.4提高档案管理人员的业务

科学的发展以及办公条件的逐步升级，为了更好的适应信息技术的发展需求，培养输油档案管理人员多层次，多途径的管理人才是档案工作迎接信息技术革命的重要途径，培养档案管理人员广博的知识，也是档案管理工作的根本对策

3提高档案的利用率

篇（8）

随着临床安全输血工作社会化地位的日益提高,安全输血工作越来越受到人们的重视，对采供血工作的档案管理提出了更高的要求。2006年《血站质量管理规范》颁布实施，对采供血机构质量管理提出了规范性的要求，其中对采供血质量记录提出了具体的要求，采血、供血及检测的原始记录应至少保存10年，从献血者招募到病人输血的“血管―血管”全过程工作提出了具体的质量记录管理要求。由于记录可以被证实特定的标准已采用，因此各环节中原始记录是血液质量的客观依据，是一个血站采供血工作过程的真实反映，是质量保证体系最重要的部分，采供血档案管理的有效性和规范性就愈加重要。

1 《血站质量管理规范》涉及的档案管理范围

1.1 各级各类人员资质信息 凡从事与血液质量有关岗位工作人员的教育经历、培训、再培训证明、专业技术资格、岗位资质、特殊岗位培训证明、与质量岗位操作相关的批准、授权等均纳入档案管理范围。

1.2 采供血工作质量记录 凡涉及到献血者献血信息、血液采集、成分制备、血液检测、血液发放、运输、使用、传染病管理等记录均应纳入归档管理范围。

1.3质量控制记录 各种血液产品、关键设备、环节、工艺卫生、环境、物料等质量抽检记录等档案。

1.4质量管理记录 质量文件、记录控制、内部审核、管理评审、过程控制、质量改进及确认、差错管理、预防纠正措施、顾客满意调查等档案。

1.5 基础设施、设备、耗材管理档案 设备采购、确认、使用、维护、维修、报废，耗材采购信息、采购过程及验证、测量监视设备计量检定，库房管理等档案。

1.6 科研、开发、新技术应用等档案 科研立项、阶段管理、结题、评审、鉴定、应用等技术文件档案。

1.7采供血数据统计信息 财务报表、采供血工作量、数据统计分析及财务分析等档案。

2采供血机构档案管理中存在的问题

2.1 重视不够，档案管理工作滞后

在《血站质量管理规范》没颁布实施前，采供血档案管理的现状：一是对采供血质量档案管理地位和重要性认识不到位，档案的系统化正规化管理起步较晚，往往在档案管理不善导致在出现需出示各种质量记录以获取证明（如在输血纠纷诉讼中，未能举证采供血记录及记录汪完整而导致败诉）时才意识到档案管理的重要性。二是业务科室人员往往更重视其岗位工作的实际操作而轻视对工作的记录，导致工作无记录、记录不全、不规范，缺乏采供血全过程工作的有效证明；三是缺乏责任感和主动作为意识，认为档案材料的收集、整理与归档是档案室或档案员的事，对采供血各环节和过程档案的管理不到位，暂存、交接、整理、装订、建档等环节脱节，档案管理缺乏坚实整体的畅通的管理流程。四是对档案的储存、查阅、借阅、转存、销毁等监管存在漏洞，使档案的安全性受到影响。上述情况必然影响了档案管理的规范性和有效性。

2.2 档案整理 缺乏统一的规范标准

采供血专业机构由于其业务工作的特殊性，决定了档案管理的独特性。目前国家和有关部门尚没有采供血方面档案管理的专业规范标准，现有的机关或医院的档案管理模式，也不完全适用于采供血的档案管理，因此，目前在采供血档案管理中，对归档文件及质量记录的范围、鉴定、整理和管理利用等无标准，很多过期档案不能及时销毁，导致库房涨满，占用本就有限的库存空间，很难实现规范化、标准化，难以保证文件及记录的齐全，检索时难以提供有效档案。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。《血站质量管理规范》提出对血液采集、检测、供血的原始记录至少保存10年，仅提出了一个宽泛的保存范围，但对于采供血各工作环节产生的众多质量记录并未规定一个较清晰的归档标准，各单位依据各自对规范的理解自行制定各类档案的归档要求和保存时限，造成档案管理的不规范。

2.3 缺乏高素质的档案管理专业人才

目前许多采供血机构的档案管理人员为兼职或由普通行政职员担任，专业知识匮乏；各业务科室多没有指定的档案管理员，多未受过档案管理方面的培训，造成档案产生源头管理不力的现状。很多单位配备了专业的档案专业管理人员，但又缺乏对采供血业务工作流程的充分了解，不了解业务工作和文件产生过程，以及文件之间的联系，整理立卷工作难度大。对重复过程、科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被重复归档或忽视归档，案卷质量也难以保证。

2.4 对待非纸质档案重视不够，档案信息利用有待加强

近年来，非纸质档案如电子信息、影像、光盘、软件、通讯等类档案不断增多，采供血电子档案管理中愈加重要，采供血网络的安全使用、采供血数据定期备份、双机备份、异地备份，电子文件的管理等也应纳入血站档案管理的范围，但目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，影响档案的完整性。目前对采供血档案的使用多是查阅和参考，通过对档案信息的统计、分析，在对档案信息安全保存的基础上，为人们的社会实践、科学研究服务最大化的实现档案信息的作用。

3加强血站档案管理应采取的措施

3.1 提高认识，加强管理领导和监管

把档案管理工作摆上采供血质量管理的重要位置，落实到各项业务活动的每个环节。单位领导、档案管理人员和采供血一线的业务人员提高对档案管理工作重要性的认识。采供血各科室、各环节、各过程都应纳入档案管理的系统工程，在各科室和有关人员的积极配合和参与下，各种档案资料的收集、整理、归档、管理工作才能落实到实处。

3.2 结合采供血行业特点，依法规范档案管理

贯彻《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的规范要求，结合采供血行业工作特点，是做好血站档案管理工作的根本。各采供血机构及档案管理人员，要把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；采供血机构或档案管理部门应制定一套适合血站特点的档案管理标准和规章制度，依照《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的要求，我单位建立了覆盖包括质量记录在内所有工作部门和流程的质量管理体系，规范了采供血工作的归档范围、保管期限及档案收集、整理、保管和利用的具体要求，在档案管理上更加规范。建议进一步扩大档案管理的覆盖面，注重基础性档案的管理，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围，保证档案的完整性；加强对不归档材料的管理，妥善处理和及时销毁不归档材料；应结合采供血工作特点，理顺各类记录、档案产生、交接、保存的源头、过程及部门规律，使档案管理体现行业特色，逐步实现档案工作法制化、规范化、科学化。

3.3提高档案人员综合素质，提高档案管理水平

努力创造多种培训、学习机会，除提高档案管理知识水平外，尤其注重档案管理人员的采供血业务知识的提高，并且注重全员对档案管理知识的普及和培训，形成和谐和顺畅的档案管理流程，在各级部门和过程中指定专人兼管各类文件资料的收集、整理和归档工作，强化人人重视档案意识，才能使档案管理的水平不断提高。

3.4 加快档案管理现代化，提高档案信息利用率

应借助网络化管理的条件和优势，实现采供血档案的电子信息化管理，对非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理；进一步加强档案信息的开发和利用，开展档案研究，提高档案信息的有效利用，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。

参考文献

[1]中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范,2006.4.

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一、企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员管理观念薄弱。目前企业管理人员还没有认识到档案管理对于企业发展的重要性，因此在档案部门投入的资金、精力、人力、物力等方面都相对较少，档案部门工作人员的档案意识薄弱，不能保证企业档案资料的真实性和完整性，最终导致企业档案管理工作的现代化建设不能很好地实施。

（二）企业档案管理方式落后。当前，很多企业档案管理一直采用的是传统的管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在查找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

（三）相关制度体系不够完善。从目前的情况来看，由于思想认知上的误区以及对档案管理的不重视，很多企业都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有设置和配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。

（四）档案管理设施建设滞后。档案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于企业管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的企业档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分企业并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

二、完善企业档案管理的对策

（一）树立正确的档案管理观念。充分重视企业档案管理工作的重要性和价值，企业档案具备潜在生产力，一旦其作用得到充分发挥就能为企业以及社会带来效益，为管理者提供强大的助力，所以，要创新管理观念，尽力开发企业档案的丰富资源，为社会提供更有价值的服务。

（二）建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式。要想真正实现企业档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。

（三）加强企业档案管理制度建设。首先，企业要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合企业档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作规范，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高企业档案管理工作的整体效率和科学化水平。

（四）增加硬件投入，加快企业档案信息数字化建设。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了企业档案管理效果的发挥。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了工作人员的工作效率。

三、加强企业档案管理的必要性

（一）能够为高速公路企业提供准确的数据。档案资料能够为企业各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为企业未来的发展服务。比如企业过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

（二）有利于档案资源的进一步开发和利用。在我国体制改革不断深入的现今，企业也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为企业管理的基础环节，对促进企业人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为企业的发展创造更多的效益。

（三）是时展的内在要求。当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为企业的无形资产，开始在促进企业发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着企业不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要完善档案管理的信息化建设。因此，加强档案管理工作是适应时展需求的内在要求。

四、企业档案工作创新之策

企业档案工作的最大难点或阻力是不少企业主的档案意识淡薄。所以，应该首先在档案宣传上下功夫，（下转第118页）（上接第138页）尤其要总结企业档案利用实例，对取得显著效益的实例广为宣传，使他们充分认识档案的价值和做好档案工作的法定义务。其次应建立比较完善的企业档案工作法律体系，并依靠这一体系，努力将企业档案工作纳入企业法人的自律行为，引导企业自觉运用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法律、法规、政策、标准来约束自己的档案工作行为，从而使企业档案工作与企业发展同步进行。

【参考文献】

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1 前言

行政事业单位的档案管理工作如今变得日益重要，一方面其档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新，另一方面反映了行政事业单位发展的各类议程和计划，也是行政事业单位从过去寻求问题和经验，避免再出现类似问题的经验总结，对于档案管理工作而言同时也需要照顾单位的秘密文件，在制度上防范这些重要文件的泄露，完善的数字化管理系统能够以数字化的形式对档案进行部分，这也对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，能够熟悉掌握档案管理电子系统，能够对档案管理工作进行定期检查和分析，及时纠正工作中存在的错误，为档案管理工作改革的发展指引出路。

2 行政事业单位档案管理的现状及问题

2.1 缺乏对档案管理在人力资源管理重要性认识

行政单位的人力资源管理长期以来的发展是迟缓的，特别是档案管理往往只是被看作是对行政人员生平经历的记录，或只是资料的整理和抄写工作，没有看到档案管理质量与行政部门整体效率之间的必然联系，缺乏对档案管理在人力资源管理重要性充分重视，所以也会造成了档案管理工作的一些疏忽，比如档案资料因为人为的失误而流失，档案管理体系的不完备，这给人力资源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠扰。一些行政单位甚至没有设立专门的档案管理的岗位，忽视了在档案信息里充分挖掘人才的信息，没能反映人力资源发展的具体状况，也不利于对行政部门激励机制的建设。

2.2 档案管理的技术手段落后

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。然而现实中档案管理的技术手段落后的问题日益突出，一方面行政事业单位硬件投入不足、档案管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业数字化档案管理的技能培训，所以整体上看档案管理的水平依然没有取得长足的提高，往往档案的登记和分类管理依然有过多的人为的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发展和有效利用。

2.3 档案分类管理体系的不完善

人力资源的档案材料的管理的基本要求是“全面、客观、完整、真实，能够在满足上述条件下反映一个人的生活经历、发展历史全貌，但是行政事业单位在实际管理过程中因为种种原因造成了原始材料的抽象和单一，并不能反映一个人的特色，这些不完整的档案资料难以为事业单位选拔人才、使用人才提供有益的参考，也会影响到潜在人才的挖掘和应用。同时，在档案分类管理的体系建设上不够重视，使得人力资源内容的不完整和不规范，失去了统一性，其分类管理没有机遇电子信息档案管理系统，操作受到很大的人为要素干扰，使得其管理效率并不高。

3 加强行政事业单位档案管理的对策

3.1 建立和完善标准化、科学规范的制度

行政事业单位档案管理的改善首先需要制定统一、标准化、科学的档案制度管理体系，这是加强行政事业单位档案管理的基础性工作，不仅能够通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，同时也能提高档案管理工作人员的积极性和责任感。能够在档案管理制度环节和工作程序上进行有效的监督，对于关键环节―档案的保存、信息资料的流转和管理的方法都能够统一规定，标准化的工作流程能够大大提高档案管理办事的效率，降低不必要的人力和物力的浪费。

3.2 加强数字化档案管理的建设

纵观二十年来我国档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国档案数字化工作依然还有很长的路要走。加强数字化档案管理的建设一方面要形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理，实现档案管理资料的数字化存储，加大硬件和软件方面的资金投入，比如“打印机、复印机、扫描仪、电脑”等，对档案信息管理设立专门的监督部门，实施全程的掌控。

3.3 提高档案管理人员的职业素质

现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案管理部门将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

档案管理工作人员专业素质的培训和职业道德的培训是要同步进行的，档案管理虽然有数字化的发展趋势，终究还是依靠人完成的，所以行政事业单位的档案管理虽然依然与工作人员的工作态度、工作能力和工作水平有着巨大的关联。提高档案管理工作人员的职业素质和水平需要制定完善的培训管理办法，加强岗位的培训，同时引入专业的技术性人才，实现档案管理新技术的转型，提高行政事业单位档案管理的升级以及工作效率的稳步提高。

4 结束语

综上所述，我国行政事业单位的档案管理工作的改进还有很长的路要走，总之科学、合理的档案管理制度让档案管理工作更加标准化，完善的档案管理制度下，管理人员的职权才会更加清晰、配合更加密切。因为档案管理毕竟还是人来完成的工作，不可能完全托管给计算机，所以加强档案管理人员的素质才是档案管理持续发展的路径，需要从根本上重视档案管理，这是档案管理工作改善的基础性内容，为档案管理提供持续发展的动力。

参考文献

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篇（11）

医疗设备是医院固定资产的重要组成部分，随着医疗服务水平的提高，医院医疗设备的数量不断增加，相应的档案管理工作也受到广泛关注。积极推进医疗设备档案管理工作的发展不仅有助于医院加强固定资产管理，同时也能更好地服务于临床工作，展现医院的综合管理能力。

一、医院医疗设备档案管理工作的重要性

医疗设备档案管理是指从论证、申请、采购、安装、验收、应用、维修、保养、报废等各个方面对医疗设备的档案信息进行的全程跟踪管理。医疗设备是医院开展诊断与治疗工作的基础，在医疗设备全生命周期的管理过程中会产生大量的资料档案，档案管理工作也因此具有重要意义。

一方面，对医疗设备档案管理本身就是医院管理工作的组成部分。通过档案信息的生成以及持续跟踪，能够及时掌握设备运行情况，提高设备的使用率，防止资源损耗。另一方面，医疗设备档案信息与临床工作有着紧密的关联。大数据时代对数据信息的分析利用至关重要，医疗设备档案信息的生成可以为医院临床工作提供参考，例如设备使用频率、故障率等信息都是医院合理布局医疗设备、制定采购计划、进行设备更新的依据，同时也体现出医院的医疗技术水平。

二、医院医疗设备档案管理工作存在的问题

第一，医疗设备档案管理意识不强。对于医疗设备的管理，建档是一项基础工作，不仅要生成大量的档案信息和相关文件，而且还要为今后的临床工作提供参考。但是档案管理并不直接创造经济效益，医院对医疗设备的档案管理未能给予足够的重视，很大程度上只是对设备购置时的静态信息进行收集，后续的动态档案信息生成则普遍缺乏。

第二，档案管理制度不健全。医疗设备的采购成本高，设备使用周期长，且设备使用过程中要持续开展档案管理工作，涉及多个部门的协同参与。但是在不少医院中，由于缺乏严格的管理制度，医疗设备采购、管理、使用环节的档案信息并不能及时生成，各部门对自身应承担的责任缺乏清晰的认知，设备使用与档案管理常发生脱节，另外相应的监督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。对于医疗设备的档案管理是一项系统性的工作，不仅设备采购、验收需要建档，后续的使用、维护、计量、降级、报废等各个环节也要记录在档案中。由于档案信息量大，单纯依靠传统的档案管理方式已经不能满足工作的要求。但是医院档案管理仍以手工为主，尤其是对持续生成的动态档案信息跟踪记录不全，建立的信息化档案较少。

第四，专业档案管理人才不足。近年来随着我国医疗卫生体制改革的深入，医院综合实力显著提升，医疗设备更加先进，采购数量不断增加，医疗设备的管理和使用也向着更加精准的方向发展。但是相应的医疗设备档案管理工作还未跟上步伐，现有?n案管理人员往往是从其他部门调任，专业知识和能力储备不足，难以对档案信息的真实性、完整性做出判断，档案管理效率不高。

三、加强医院医疗设备档案管理的举措

第一，深化对档案管理工作的认识。国家卫生部和财政部对医院医疗设备档案管理工作提出了明确的要求，医疗设备在申请购置和使用过程中都必须做好相应的档案管理工作。因此，医院应当深刻领会相关工作精神，积极转变思想，更新观念，对医疗设备档案管理工作给予充分的重视，明确档案管理与医院临床治疗和内部管理之间的密切关联。同时医院领导更要以身作则，在医院内部开展相关的宣传教育活动，使各科室人员认识到工作的重要性，树立起全员意识。

第二，建立健全档案管理制度。严格的制度是医疗设备档案管理工作实施的基础和保障，医院应根据医疗市场和医院发展的需要，制定严谨的档案管理制度，明确档案管理与使用人员的具体职责，形成岗位责任制，将医疗设备采购、使用、维护、保养、维修、报废等各个环节的工作责任到人，并与相应的档案信息生成工作对接，确保动态档案的及时记录。管理人员要注意检查设备使用和维修过程中的档案记录，及时反馈给临床科室参考。另外医院还应对档案管理工作给予监督和考评，从而增强档案管理人员的责任意识。

第三，加强档案管理信息化建设。近年来医院采购的设备数量不断增长，医疗设备的功能以及维护要求更加复杂，使用过程中生成的信息量大，积极开展档案管理信息化建设成为当前的一项紧迫工作。信息化管理不仅有助于提高档案管理效率，而且更利于保证档案信息的完整性和可靠性，促进信息共享的实现。因此，医院应建立功能强大的档案管理信息系统，科学设计档案信息的生成、更新、查询、分析等功能，并结合不同部门的实际情况，设立相应的使用权限，以便于各部门在工作中随时进行档案信息的查询和使用，发挥档案信息的使用价值。