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(二)监督、控制、考核不力集团企业中,财务人员对经营情况缺乏相应的了解,内部审计制度也不健全,外部审计由于其固有的弊端性受利益所驱使,只是走过场,会造成企业的监督、管理很多时候脱离市场,脱离实际,可能只是集团企业领导的个人喜好而已,造成集团企业的财务亏损。
(三)管理方式以及管理手段落后许多集团企业的发展过程中,都会由于兼并、收购等等手段来迅速的壮大企业,与此同时也带来了很多问题,比如由于企业太大,旗下子公司太多而无暇顾及全局,无法及时掌握或者及时处理子公司出现的问题。另外,集团企业较小时候的管理方式、管理手段对于壮大之后的集团企业的管理就会显得落后,不再适用。
二、集团企业财务控制的改进方式
(一)选择合适的管理模式一般来说,企业内控中的财务管理模式主要有三种:集权制、分权制、混合制。三种模式都是各有各的优缺点:集权制可以增强集团企业对子公司的管控能力,但另一方面会导致子公司缺乏积极应对市场变动的主动性还有经营方面的主观能动性也会受到挫伤,削弱了集团企业的应变能力。对于不同的企业:不同规模、不同行业的企业也许对于财务控制模式的选择并没有唯一的优劣标准。比如对于子公司与集团企业联系比较紧密的企业,而子公司的控制权对于集团企业而言很重要,这样的企业也许集权制会是比混合制更好的选择。而对于一些需要积极应对市场,比如说销售或者就是流行的快消行业也许分权制会比混合制更好一些,因为采用分权制可以使得子公司有足够的自可以去选择适合自己的实际情形的销售模式、销售产品等,对集团企业而言,子公司的经营积极性也许比控制能力更为重要,这个时候也许分权制会更好一些。但是,上述一些类型的企业在选择财务模式的时候也与其规模有关,处于不同规模的企业的选择可能也并不是一致的。华能集团是一家依靠国家以煤代油专项资金发展起来的以电力为中心的一家国有大型企业,由核心企业中国华能集团、9个成员公司以及这些公司旗下的400多家子公司组成。旗下有华能国际电力开发公司以及山东华能电力开发公司分别先后与纽交所上市。华能国际对其子公司的管理就是采取了混合模式,既有筹资、投资、财务业绩等方面的控制,也有子公司发展的自由性。总的一句话“具体情况具体分析”,适合企业的、能给企业带来最大利益的才是好的。
(二)建立相应的财务控制制度完善集团企业的财务控制制度,需要建立与之相匹配的财务报告制度以及相应的合适的管理机制,完成对相关指标比如利润指标或者是资本报酬指标的考核。另外,有一个词语叫做“尾大不掉”,当集团企业不断做大的过程中虽然有许多好处,但是不可否认,许多的劣势也就出来了,尾大不掉就是其中一个很明显的问题。在集团企业较大的时候,信息的畅通无阻在解决这个问题的时候起了很关键的作用。说到底,企业太大,信息就无法像小企业一样能很快而且完整的传递,所以才产生了大集团企业反映慢的问题。所以,在解决集团企业财务控制方面,建立一个通常的信息传递机制无疑是重要的。要获得及时准确的财务信息构建一个畅通无阻的财务信息沟通系统可以通过以下一些措施来实现,比如通过集团公司统一管理运行的财务网络系统来强化对子公司以及集团企业自身的财务管理,规范子公司的日常运营活动;集团企业与子公司的财务目标进行统一,无论是资金、核算还是制度方面统一的进行,财务业绩考核标准以及预算也应该要相互统一,或者一些其他的合理的、可以促进集团企业加强财务控制的措施。如同上文提到的华能国际,其对子公司的财务控制主要体现在三个方面。投资额度、筹资额度、财务业绩考评,筹资由母公司统一安排,投资超过一定限度之后才需要向母公司申请,财务业绩考核主要考察利润、净资产收益率以及经营性净现金流三个方面。
(三)强化集团财务监控要加强集团企业的财务控制,集团企业应该建立一个合理的财务管理约束机制,只有这样才能强化集团企业对子公司的财务监控能力。集团企业要针对当前的宏观政策、经济形势,制定一个符合企业的、合理的、可实施的财务管理约束机制,建立健全各项财务管理制度。这样的一个财务管理制度必须是经过集团企业董事会慎重讨论并决定,有集团企业的管理人负责实施监督行使的,结合了集团企业的各方面情况包括集团企业的行业状况、企业章程准则等等以及子公司面临的市场实际情况,而不是“拍脑袋”做出的决定。同时还要定期检查、日常督促,并建立起能够促进集团企业资本保值、增值的措施,比如可以对企业的各项超过一定数目的现金流进行管理,控制资金的流动方向;或者是建立财务报告制度,设计一些切实可行的财务考核指标等等。完善集团企业的内部审核制度。审核之时可以以集团企业的资产为主线进行,建立起完善的一个审计网络,将集团企业各级都涵盖进去,没有特殊、没有可以不接受审核的例外。另外,可以建立一个专门负责集团企业审核的审核委员会,当然审核委员会不仅仅是对集团企业进行内部审核监督,对于子公司也有着同样的监督作用。
(四)完善各项考核指标体系对于子公司而言,将公司资产保值、增值是其存在的一个必要条件。但是,子公司的经营状况以及给集团企业带来的回报是需要使用数据来进行客观评价的,而这一套可以被量化的客观的数据、指标就是集团企业对子公司进行考核的一个评价体系。对于从这个评价体系评价出来表现好的子公司,集团企业应该给予表扬,相反,对于表现差的子公司当然也就应该给予惩罚措施。这样的一套在集团企业财务控制方面的考核指标体系主要应该包括一些基本的财务指标,比如企业变现能力,流动比率,速动比率,资产管理比率,负债比率,利润增长率,营业额增长率等等。虽然这些容易度量的、可以量化的指标可以帮助我们轻松的度量子公司的表现,但是也不可过度相信。要做好定性与定量指标结合的分析,理论与实践结合的分析,业绩与市场结合的分析。
二、关于企业内部会计控制体系建立的几个思考
1、建立企业内部会计控制体系的紧迫性
会计是以价值量反映企业财务状况和经营成果的,然而由于企业的自主经营的灵活性,也使很多企业在经营管理上比较随意放任,某些企业的制度设计不够完善,在现实中的可操作性相对较差,导致财务状况和经营管理混乱。在市场经济“经纪人”的假定下,人都是“趋利避害”的,都会以自己的利益为出发点来考虑问题,集体利益、社会利益是第二位的。所以在市场经济下企业所有者虚拟或者缺位,或企业的管理人员对企业的控制权过大,“趋利避害”的思想便会使其做出一些损人利己的事情来侵犯股东利益。在经济转型过程中,企业的公司治理机制尚未完全形成,因此建立科学与合理的会计控制体系就显得尤为重要。内部会计控制体系的作用就是要一是规范会计行为,保证会计资料真实、完整,加强经营管理和财务管理,推动经营管理制度化、规范化,保障股东合法权益。
2、建立企业内部会计控制的应遵循的目标
建立企业内部控制从根本上讲是会计监督职能的要求,监督企业的经济事项,建立会计内部控制体系就是要推动经营管理制度化、规范化,保障股东合法权益。具体说来建立会计控制制度应遵循的目标主要有三。第一,要能够保证企业会计记录、计量、反映作用的正常发挥,对经济业务的发生能够正确的记录计量。第二,在此基础上能够堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发观、纠正错误及舞弊行为,保证企业资产的安全、完整。第三是要确保企业的经营发展处于健康状态,在能够确保国家有关法律法规的贯彻执行的情况下谋求企业利益的最大化。
3、建立企业内部会计控制体系的应遵循的原则
合法和适用是建立企业内部会计控制体系应遵循的原则。合法原则就是讲企业的会计控制制度是在遵守国家相关会计法规的要求下而制定的,不能与国家相关会计法规和企业的公司章程相冲突。这就要求会计内控制度的制定者熟悉国家相关法规,并要能根据法规的变化做出适时的调整。适用性原则就是讲会计内部控制体系要适合于在某个企业实施,且实施效果能够得到保障。内部会计控制必须从会计核算和会计监督的角度出发,将触角伸到企业各项业务过程和各操作环节,覆盖所有的部门和岗位,不留真空。企业管理者要针对企业的人、财、物、信息等各要素以及各业务活动领域,制定出涵盖企业经济活动各个环节的、全面的会计内控制度。同时要把握企业的部门与部门之间、员工与员工之间、岗位与岗位之间所建立的相互验证、相互监督、相互制约的关系。只有这样,才能制定出适用于企业的会计内控制度。
三、企业内部会计控制实施应注意的几个方面问题
1、注重关注经济业务发生的各个环节
在经济业务发生的各个环节,都要密切注意会计控制实施的动态。在经济业务发生之前可以通过资金预算计划控制、决策方案控制等手段,制定包括各个方面如筹资、投资、采购、生产、费用、成本、销售和利润等经营活动的预算,以便依据全面预算对经济活动或资金运动实施全面控制。在事前制定企业全面预算之后,依据预算对正在进行的经济活动或资金运动进行的控制。经济业务发生的过程中的控制标准主要有会计法规、内部会计制度、相关政策、预算计划、定额和岗位责任等。经济业务发生之后要依据经济业务的实际情况进行会计凭证、会计账簿和会计报表进行控制,确保经济业务如实记录,会计业务真是的反映经济业务的发生。
2、注重企业会计控制环境的建设
随着近些年我国经济的迅猛发展,医疗市场发生了巨大转变,复杂性、多变性增强。此种情况下,医院要想良好的发展,就需要不断提升自身竞争实力。对此,应基于医院方面新修订的财务会计,结合医院实际情况,完善医院财务会计内部控制体系,对财务会计内部控制予以调整与优化,可以使其作用充分发挥,合理控制财务会计活动,发挥财务会计的有效性,真正意义上提升医院经济实力,为促进医院长远、健康的发展奠定基础。
一、新财务会计制度下的医院财务会计内部控制
于2011年修订完成的我国医院的新财会制度,对医疗系统改革发挥了促进作用,同时提升了我国医院内部会计信息的质量。在此种背景下,实行财务会计内部控制是非常有意义的。所谓医院财务会计内部控制是指医院财务会计工作者对财务会计各项制度的的制定及贯彻落实予以支持、严格执行,为实现医院财务活动预期目标、保障医院财务财产安全、会计信息真实可靠奠定基础。基于此概念,可以确定医院财务会计内部控制的实行,实际上是对医院财务活动进行切实有效的控制,以便提升财务会计工作的准确性、有效性、真实性,为提升医院经济实力奠定基础。所以,医院新财会制度实施背景下,医院优化实施财务会计内部控制很有必要。
二、医院财务会计内部控制现状的分析
财务会计作为医院重要组成部分,其在某种程度上决定医院能否良好运行。为此,结合医院实际情况,规范、合理的落实医院财务会计内部控制工作是非常必要。但实际情况则不然。综合国内医院财务会计内部控制工作落实现状来看,其存在诸多问题,具体表现为:
(一)缺乏完善的内部控制制度
高质量、高效率财务会计内部控制工作的落实,需要配备完善的内部控制制度,对各项内部控制工作予以约束、说明,使财务会计内部控制作用有效发挥。但诸多医院在内部管理上,存在切实可行的内部控制制度或制度过于形式化,导致内部控制人员在落实工作中,无章可循,只能自行决定,长此以往会导致财务会计内部控制随意、混乱,不利于医院管理,更不利于医院健康发展。
(二)内部电子信息化建设不佳
在科技蓬勃发展的今天,越来越多的科学技术应用在医疗方面,医院也越来越注重电子信息化建设,一方面是为了提升医疗业务服务水平,另一方面是提升财务会计活动的准确性。但是,目前医院电子信息化建设处于摸索成长阶段,在内部电子设置方面存在缺陷,相应的所设置的内部控制效果不佳,在自动化控制财务会计信息过程中时常出现差错,最终导致医院财务会计内部控制效果不佳。
三、完善医院财务会计内部控制体系的对策
针对当前医院财务会计内部控制存在诸多问题的情况,应当以新的财会制度为依据,对医院财务会计内部控制体系进行完善。具体的做法是:
(一)严格按照新财会制度来执行财务会计内部控制工作
也就是严格遵循我国医院方面的新的财会制度,对财务会计内部控制内容、对象、方法、方式等方面进行合理的调整,使其在落实的过程中,注意保证财务会计信息的准确性,严格、规范的控制财务会计活动的方方面面。
(二)完善财务会计内部控制体系的五个组成部分
财务会计内部控制体系主要包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通以及监督五个组成部分。为了充分提高财务会计内部控制体系的作用,在完善体系之际,应当结合医院实际情况,充分考虑医院环境与管理要求,科学、合理的优化控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通以及监督这五个部分。
四、结束语
在当前我国诸多医院财务会计内部控制存在诸多问题的情况下,应当以医院方面新的财会制度,对医院财务会计内部控制存在的问题进行详细了解,并结合医院实际情况,提出切实可行的、完善的财务会计内部控制体系,有效的约束和调整财务会计内部控制,使其充分发挥作用,促进企业在竞争激烈的市场环境中良好发展。所以,进一步完善医院财务会计内部控制体系是非常有意义的,有利于促进医院健康、稳定的发展。
作者:王元元 郭传慧 单位:山东省文登整骨医院
参考文献:
[1]任莺.关于完善医院财务会计内部控制体系的思考[J].现代经济信息,2015(13):208-208.
在医院财务管理中,由于内部控制制度不健全,导致管理的质量不高。医院财务会计内部控制制度不健全,主要是由于管理人员内部控制意识薄弱,这就使得在一些管理环节存在明显的疏忽,加之没有严格的管理及控制手段,也使医院会计人员违规操作存在可能性。在医院财务管理中,对医院财务会计领导层而言,医院财务会计领导层的决策失误,严重影响了医院财务会计的发展和业务的处理。此外,不适当的操作指导违反国家的有关法律,政策,因而更容易导致管理的混乱。
2.内部稽核制度不完善
医院财务会计现有内部审计监督未发挥应有的作用,内部稽核往往缺乏独立性及权威性,难以对医院会计部门活动进行全面的监督。在医院内部稽核管理中,稽核力量配备不足,甚至有部分是兼职,都是由于内部稽核制度不完善造成的,容易导致执行者也是控制者的现象,因而加大了监控和管理的难度。在这种情况下,稽核部门无法从整体上操控会计部门的业务刮泥和无法及时的了解操作状况,就不能及时发现操作中存在的问题,也难以提出有针对性和建设性的意见。
3.内部电子化建设落后
医院内部电子化建设落后也是制约医院财务会计发展的重要因素之一。随着信息科技的发展,计算机等高新技术在医院业的广泛运用推动了医院财务会计的发展,医院财务会计业务电子化程度不断提升,同时也带来了许多新的风险,原有内控制度很大程度上已不能再适应计算机支持下的医院会计业务,医院内部电子化建设落后,对电子数据处理系统的管理不得力,导致医院财务会计计算机业务操作系统和信息管理系统面临着很大的操作问题。
二、完善医院财务会计内部控制的措施
为提高医院财务会计控制制度的管理水平,针对上述医院财务会计内部控制中出现的问题,完善医院财务会计内部控制的措施,可以从健全内部控制制度、完善内部稽核制度和加强信息科技建设三个方面入手,下文将逐一进行分析。
1.健全内部控制制度
在医院财务管理中,健全内部控制制度是完善医院财务会计内部控制的有效措施。健全内部控制制度,要把握好两个方面的内容,一方面在管理体系上,主要体现在管理层对医院内部管理以及外部风险的监控,建立医院高层管理人员的有效监控。另一方面,还应从观念上进行转变,进一步加强自身的内部控制意识。完善管理政策和程序,加强医院管理人员对医院会计内部控制的重视,从而避免了一些因个人因素而导致的错误。此外,将加强内部控制和独立的外部审计结合起来,也有助于促进稳健的医院管理。
2.完善内部稽核制度
财务稽核工作有利于防范经营风险,强化内部控制。目前医院财务会计需要完善内部评审体系,应加强专业检查及内部稽核,有效发挥专业检查及内部稽核职能作用。充分发挥内部监督部门的独立性和权威性,加大内部监督力量配备,不断增强监管人员的业务素质,以适应不断扩大和更新的内部监管工作的需要。同时还应制定规范内部稽核的制度,规范内部稽核的标准程序,使处理内部稽核问题时,做到有章可循,进而促进医院财务会计的规范化管理。
3.加强信息科技建设
加强医院内部控制的信息科技建设,是当今医院发展的必然要求。利用信息技术,在一定程度上消除了因为个人的疏忽而导致业务的失误,保证医院资产的安全和完整、提高会计信息质量。加强信息系统建设,建立通畅的信息沟通交流渠道,应结合医院的实际情况,借助现代化的计算机信息技术,建立会计实时控制系统,实现对药品、物资、价格、有效期以及应付账款等各项内容的实时监管,使信息技术与业务活动有效结合,保证经营业务活动的有序进行。
该公司的采购物资主要有原材料、五金配件、包装材料等。其采购业务分别由供给科、生产科、包装车间三个不同的部门负责,三个部门各自负责自己采购物资的保管。我们分别对以上三个部门的内部控制制度进行了请购单制度的测试、定货控制制度的测试、货物验收制度的测试、退货和折让控制制度的测试,并和各个环节的相关人员进行访谈。从表面上看,三个单位本身的内部控制较好:能依据公司下达的生产计划进行采购;根据生产计划调研市场,在此基础上书写调研报告并将调研报告交给主管领导批复;采购、过磅或验点入库、质检、统计等岗位已分开且相互牵制;大型设备的采购也在事先作到了可行性分析和招投标。但是经过细心分析判定和进一步的访谈后,我们发现内控设计方面还存在着很多缺陷:
1.机构设置和主管领导的职责划分
采购分别由三个部门进行,多头采购现象严重,增加了设立机构和人员的重置成本,也增加了内控对采购业务的控制难度和在采购中存在舞弊行为的可能性;采购物资的质检分别由三个采购部门为主来验收,使采购物资的质量高低难有保证;三个采购部门分别将采购物资存放在自己的仓库内,可能失去采购和仓储的相互制约,如盘盈、盘亏时若两者合二为一会增加舞弊的可能性;包装车间领用本车间保管的包装物,而包装过程中具体的损耗又由自己核算,这样领用多少、生产损耗多少就无相应的制约和牵制。
2.具体内控环节方面
生产计划制定的参和部门只包括经理、生产部门和销售部门的主管领导,无广泛的参和性和民主性,这样制定的生产计划难免缺少科学性;虽有市场调研报告,但由采购部门自己书写,内容简单且无外部证据来证实其公证性;长期由几个老客户供给包装物,可能会失去应有的竞争,如价格和质量;对于大型设备的采购内控设计和执行都较好,但对于日常五金配件的采购则由生产经理随意指派生产部门、设备管理部门甚至个人进行采购,存在多头采购现象,对于少量和日常五金配件的采购存在内控上的空白。
我们为其提供的完善采购内控策略
1.机构重组和主管领导之间职责的重新划分
(1)成立单独的仓储部门以收回供给处、生产科、包装车间、销售部门的仓库保管职能,仓库保管的人员由新成立的仓储部门来管理,并对这些仓库保管人员进行定期的轮流以减少串通舞弊行为。
(2)成立专门的供给中心负责全公司的物资采购收回供给处、生产科、包装车间的采购职能,供给中心职能只是调研市场和物资采购。
(3)成立价格委员会或由一独立的部门根据采购部门的市场调研报告及自己的核实情况,由生产部门、采购部门、销售部门、财务部门共同参和来选择供给商。
(4)质检科改为一个中立部门,并赋予相应明确的权责,如无质检报告仓储部门不能收货入库,财务不能开票、付款。
(5)对于主管经理人员的职责,应根据不相容职务不能混岗的原则作出的调整,以达到相互制约的目的。我们认为,仓储部门、质检科、供给中心、价格委员会应当归属于不同的主管经理领导。
2.采购内控环节的完善
(1)生产计划指定的参和部门应包括:请购部门、预算管理部门、仓储部门、供给部门、销售部门、财务部门。同时建立采购申请制度,依据购置物品的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门和人员的职责。公司再根据请购物品的类型和数量、价值来判定是否由公司集体来决定。
(2)在进行市场调研报告时应附供给商的价格表、质量等级、供给量、电话、地址,并需经企管部门审核其真实性和全面性。企管部门还应定期对目前供给商的信誉、价格、质量进行评估,并向另外一些有实力和能力的供给商发出询证函索要价格表。企管部门应建立供给商档案内容包括:地址、电话、价格、质量指标、折扣和付款条件、以往采购数量、价格等,以便及时核对和查找。
(3)将经审核后的市场调研报告交给某一机构或专门成立的委员会(可由采购、企管、使用、财务等部门参加)来批复供给商和价格时,不能由采购部门单独决定。
(4)通常用的大宗原材料、包装物和五金配件的采购则应进行招投标通过招标委员会来选择供给商。并且,每年应引入一定的新供给商,以增强供给商之间的竞争意识。
(5)质检人员、财务人员不准和客户见面,以减少舞弊和付款时的人情付款或者由使用部门、采购部门、质检科及指定技术人员到场,按计划单、合同书验收,如一项不合格则不予接受。验收时采购人员回避,但验收结果应通知采购人员,便于及时解决新问题。
(6)五金配件的使用和采购必须经过设备管理部门的认可和主管经理审批之后应提交给财务或预算部门,如在预算范围之内则予以批准。并将批准文件视情况分交采购或仓储部门,之后才能予以采购或配件更换。
(7)设备非凡是五金配件应交给专门采购部门或由采购部门、设备管理部门、生产部门共同参和进行采购,对于金额较大的设备则应成立相应的专门采购小组负责采购。
几点启示
1.有关材料采购控制点的设立
目前一般认为,在材料采购方面一般由五个控制点进行控制,即申请、计划、合同、验收、入库。设立这五个控制点无疑是正确的。但是市场经济下,各种经济成分同时并存和价格机制调节功能的日益加强,采购业务也应根据实际情况引入市场调研和招标投标这一控制点。这样可以通过对供给商的信用、规模、质量、价格等方面的了解避免上当受骗,如期履行合同;可买到物美价廉的材料设备;还可杜绝不正之风。
引入这一控制点,企业可先将采购的数量、规格、质量要求、采购原则通过信函、电话、网络等方式告诉供给商;供给商会发函或派人将有关产品说明书、产品质量检验证实、价格表等送给企业;企业再从中筛选出规模大的、质量好的、价格低、历史悠久的供给商进行考察;而后企业将了解的信息汇总,拟订招投标,并最终选定供给商。企业对于原材料的采购可进行每年一次的招投标,以增强现有供给商的竞争意识。这就是许多企业推崇的扬出去、收回来、走出去、定下来的采购方法。因此,我们认为,对于企业的采购环节可增加市场调研和招标投标这一控制点。如无这一环节,就难以降低材料的高成本和避免采购中的不正之风,即便是后五个控制点设计和执行都很好。
目前我国很多事业单位内审机构未建立,即使建立起来了,内审人员由事业单位领导委任,其隶属关系、经济利益均受到单位的制约,这使得内审人员的对事业单位的监督能力弱化,使得他们为了不得罪单位领导,对领导的经济行为进行睁只眼、闭只眼,造成国有资产的流失。同时,外部监督机制弱化,对事业单位内部控制失效者不产生压力。包括审计、财政等在内的政府监督机构,工作中各行其是,未能形成综合监督的合力。审计部门只重视事业单位会计核算资料真实性合法性的审计,轻视了事业单位内部会计制度有效性的审计,对事业单位查出问题的处罚,往往就事不就人,重人情而轻规定,造成审计部门的执法功能弱化。而财政部门重预算资金使用的监督,忽视了事业单位的财务管理。
(二)违纪违法的现象时常发生
由于历史的原因,事业单位的管理体制还存在漏洞,有的单位主管财务的领导、财会人员利用内控不严的漏洞大量收受贿赂、贪污公款,挪用、盗窃资金,利用虚假发票等。某些事业单位负责人违法干预会计工作,为了满足自己的私欲,不顾国家法律法规,指使或强令会计人员篡改会计数据,伪造会计信息,而会计人员常常陷入站得住的顶不住的困境,不得不弄虚作假,按照单位负责人的意愿做假账。假如单位的会计人员抵制违法乱纪行为,单位领导往往会怀恨在心,只要一有机会就会受到单位负责人的刁难甚至打击报复。
二、事业单位财务会计内部控制的实现途径
(一)建立有效的资产会计内部控制
加大对事业单位固定资产预算和审核的会计控制,检查对一项固定资产的投资,预算部门是否会同其他部门共同参与编制是否提供多套预算方案进行比较筛选。要及时的对新增固定资产的数量、质量、日期、规格、零配件、原始价值、性能等进行逐项验收,并确定其使用年限、大修理周期等,同时填制“固定资产验收清单”对上述事项签字确认,之后交财务部门入账。根据“固定资产验收清单”及原始凭证做记账凭证并登记明细账、总账、和固定资产卡片。对于报废资产,使用单位编制报废申请单,写明报废理由,估计清理费用,上报财务部门,获准后,由使用部门开具固定资产报废通知单,财务部门收到执行完毕的报废通知单后,及时注销固定资产的账面价值。
(二)实行会计委派制
随着我国事业单位会计制度的改革,越来越多的单位实行会计委派制度来完善当前我国事业单位的会计制度。会计委派制度是一种改革会计的行政隶属关系、人事关系和工资福利关系的全新会计管理模式。使会计人员隶属于上级主管部门,派驻的会计人员人事档案、职务任免晋升、工作调动、专业职称、工资奖金由上级主管部门统一管理,与派驻单位没有隶属的关系,从而确保会计人员的独立性。实行会计委派制,使会计人员的切身利益同所服务的单位脱钩,委派人员的人事关系留在原单位,其经济收益、相关福利纳入财政局统一发放,不参与被委派单位的人事和经济分配,削弱了委派人员与被委托单位的隶属和依附关系,增强了会计人员的独立性,有利于减少被委托单位对会计人员实施监督工作的干扰,使其尽可能公正的加强日常监督,敢于抵制被委派单位相关人员的不法行为。使委派会计正确处理好“独立性”与“服务性”的关系,寓监督于服务之中。
(三)建立职务、岗位分离制度
测绘事业单位财务内部控制指的是测绘单位通过制定一系列规章、制度,根据一定的程序和措施对本单位经济活动进行有效控制,以此达成对财务风险进行防范和管控的目标。一方面内部控制可以确保测绘事业单位内部经济活动依法依规有序进行、财务信息真实准确,另一方面,内部控制也能在很大程度上影响着测绘单位年度财政任务的完成以及部门预算制度的有效实施。正是在这个意义上,如何进一步加强内部控制,对于测绘事业单位有着举足轻重的作用。但是,我们必须看到,当前测绘事业单位内部控制仍然存在着这样的或那样的问题,亟需我们去解决。
一、当前测绘事业单位财务内部控制的现状
我国测绘事业单位管理的一大特点是以财务管理为中心,财务管理渗透到本单位生产、经营的各个方面中,原则上内控制度应当始终贯彻在每项经济活动中。但是,在实际操作过程中,部分测绘单位的财务内部控制尚未使财务决策权利、财会业务过程、各个操作环节以及财会人员的行为达到在内部制约和监控下的财务控制水平。比如内部控制制度尚缺乏系统性,在各系统和环节中还存在薄弱点和空白点,《测绘事业单位财务制度》没有得到全面的贯彻落实,内控制度形如虚设,内控制度缺乏有力的监管,管理力度弱,监督缺位,因此导致测绘事业单位一些重要部门和分支机构流失大量的国家资产,给国家和单位财产造成了严重的损失。
二、完善和加强测绘事业单位财务内部控制的对策
(一)健全单位内部财会管理制度
测绘事业单位的财务管理部门应高度重视财会管理工作,强化会计管理体制。财务管理部门应根据国家现行的财经法律法规,对本单位的现有财务管理制度进行全面的梳理,纠正与现行的国家财经法律法规相悖的制度;修订并完善不能满足单位现行管理的制度,建立相应的财会管理制度。测绘事业单位应利用财务部门的革新推动单位的内部改革,强化领导层的自身廉洁,提高财务管理人员以及单位财会人员自身的素质和财会知识,根据测绘事业单位的财会管理制度促使单位内部控制进行规范性运作,促进财会管理制度在各单位的内部管理中发挥有效的作用。
(二)建立健全有效的财会内部控制制度
建立健全会计内部控制制度可以提高财务管理水平,确保测绘事业单位的经济业务均能在预期内完成并能达到预期目标。这就需要制定出一套切实可行的会计控制制度,该制度应该着重处理好以下三个方面的关系:第一,以预防控制为主,事后管理为辅,杜绝非法行为的发生;第二,通过程序对事业单位的主要业务进行有效制约;第三,明确岗位责任制,对单位的岗位设置(比如会计的使用职能、处理职能、监督职能等)进行细化分工,务必明确好各部门组织及其个人的责任范围,将责任落实到岗、个人。
(三)强化单位财务内部监督控制
为了确保测绘事业内部会计控制制度得到规范、有效的执行,单位应加大对内部控制监督的力度。单位应设立独立于财务部的内部审计机构或内部自我评估系统,加强单位内部审计人员的综合素质以及业务能力的培养,提高职业道德水平,敢于坚持原则,定期对单位进行各项审计,使事业单位能及时发现问题并及时纠正问题。财务会计人员一定要合法合规的进行会计核算和会计监督,真正做到通过内部审计而达到加强内部控制的目的,提高单位财务管理水平。如果由于某些原因无法单独设立内部审计机构或内部自我评估系统的单位,则一定要更加注重财政与审计部门的监督作用,完善相关的外部监督机制或聘请中介机构或相关专业人员对本单位内部会计控制制度的完善和实施进行设计或评价。此外,单位还应该建立科学的考核奖惩机制,落实内部监督考核责任制,将考核结果与奖惩结合起来,以此来促进有关部门员工参与内控工作的积极性,从而尽职尽责的做好内部控制工作。
(四)建立财务预警机制,加强财务风险预测
与国外发达国家相比,测绘事业单位在财务风险管理上存在诸多改善之处,我们需要努力学习其先进的科学经验,通过不断探索和总结逐步确立适合本单位的风险预警机制,在综合比对各项风险控制指标数据的过程中,及时发现潜在的财务风险,并发出预警信号,有助于有针对性地提出改进控制措施,达到有效控制财务风险的最终目的。与此同时,测绘事业单位要按照《预算法》的有关规定,建立一套科学有效的预算管理体系,在执行预算编制的过程中,从原则上坚持预算的刚性,只有这样,方可在最大程度上降低潜在的财务风险。
总之,我们不仅要从单位内部自身防范财务风险,同时还要充分发挥财政部门、审计机构的监督作用,共同推进测绘事业单位内部控制制度的建设。作为财务管理人员,要做好内部审计工作,及时发现财务管理、操作上的漏洞和缺陷,有针对性地制定改进措施,切实地完善单位财务内部控制的有效管理。
参考文献:
[1]王团现.《基于财务风险的内部控制框架探究》, 《经济研究导刊》,2013年第1期
关键词 事业单位 财务管理 内部控制 财务改革
一、引言
在市场竞争日趋激烈的情况下,企业发展一般面临二种选择,一是如何适应外部环境的变化,二是如何协调内部资源的有效利用。由于企业对外部环境的适应是建立在内部协调性基础上的,因此,加强企业内部控制是企业管理中最基础性的工作。在内部这方面,前面的分析介绍可以看到,日本模式在这一内容上堪称典范,为我们提供了日常管理中严格加强控制的良好范本。
传统的观念认为企业内部控制就是内部监督,在当今市场经济条件下需要更新这种理念,认识到加强内部控制其作用和意义在于,通过财务监控作为切入点,建立和完善企业的财务监控体系,以企业最终经营成果为内部控制的依据,从内部控制的主体入手,对企业内部控制进行创新和发展,推动企业不断前进。
二、原有内控制度弊端
多年计划经济的影响下,研究院会计基础工作薄弱,财务内部控制制度不全,执行不力等弊病比一般的企业更为严重,内部控制制度较多浮于表面,成为形式。管理层次和机构的膨胀不仅没有增加效率反而导致组织臃肿、流程复杂、信息不畅,大大制约办事效率,人为因数过多对制度执行大有影响,管理不严、信息不准确甚至错误由此而生。久而久之,内控制度更体现不出什么作用,成为一纸空文,加之没有随着经济业务活动的开展不断更新。不少制度完全已经不适应当前发展需要,既不便于管理,还制造了矛盾。建立健全新的内控制度成为财务管理制度中最为迫切的重要内容。
其中,有效的成本控制和财务监督需要特别予以关注。
研究院在改制之后对各业务部门实行经济责任制,签订经济责任合同,定下年度经济目标和管理费上交比例,以完成经济任务作为考核指标,其余各方面不加考核,将较大的自下放到各业务部门。这种管理制度,一方面在几年来起到了提高部门员工的积极性和主动性的作用;另一方面财务管理监督力度也被削弱了。各业务部门各行其是,财务报销审核权力掌握在部门领导手中,为人为操作提供了很大空间,非常不利于监管,院财务部门与业务部门间矛盾重重;统一的成本控制措施无法推行实施,必要的监管制度形同虚设,税务补缴税工作一度引起很大震动,如何加强控制、监管,强化内部控制已经成为必须之举。
三、内控制度设计
在此针对研究院矛盾最大的两个问题进行分析,并提出内控制度设计的重点内容:
(一)成本控制
实行成本控制的目的在于降低成本,这是企业增加盈利的根本途径。无论在什么情况下,降低成本都可以增加利润。即使不完全以盈利为目的的国有企业,如果成本很高,不断亏损,其生存必然受到威胁。同时这也是增强市场竞争力、求得生存得主要保障。外有同业竞争、政府课税和经济环境逆转等不利因素,内有职工改善待遇和发展的压力。企业用以抵御内外压力的武器,主要是降低成本、提高产品质量、创新产品设计,增加收入。提高价格增加收入的方法绝对不是好的选择,无异于饮鸩止渴,而降低成本可避免这类压力。
成本增长超过收入,利润成负数,这样的结果显然不利于发展。控制成本、降低成本是当务之急。严格的成本控制并不是一件令人愉快的事情,但控制总是必需的。以日俱增的车辆使用费、招待费与设备资产的陈旧、多年亟待更新形成反衬。控制浪费成本,加强必要成本支出是当务之急。建立成本控制要从以下方面着手:
a.组织信息系统。这是进行成本控制核算的核心。成本控制系统应由预算、执行控制、分析评价、业绩考核报告几部分组成。预算是控制信息的出发点。业务部门作为成本控制的责任主体,也是组织信息系统的基础,在进行年度财务预算时根据上年费用成本支出对本年成本支出进行估计,财务部门结合实际经营情况和全院发展目标予以审核,再报院管理层进行批准,确定下来的预算支出数即为年度控制目标。
b.执行控制系统。这是财务监督的重要内容。下文将深入研究讨论。
c.分析评价系统,即考核制度。这是控制系统发挥作用的重要因素。考核以业务部门的差别而定。要结合部门收入、净利润,成本支出预算目标等各项指标进行比较、考核。从整个部门到部门主管、员工的业绩考核都以此为依据。这个任务主要由财务部门负责,并做出相应的成本控制报告,形成一个正式的报告制度目的在于使各级部门清楚的知道业绩被衡量、报告和考核的结果,既要显示过去的工作状况,又要提供改进工作的线索,指明方向,同时为各级主管部门纠正下偏差和实施奖惩提供依据。控制报告的需要提供出这些详细信息:完成了多少,应该完成多少,两者之阃的差异和原因,达到预期目标与否,完成得好不好,责任归属在何处都应该予以指出。
d.奖励制度。这是维持控制系统长期有效运行的重要因素。员工的工作努力程度受业绩评价和奖励方法的影响。奖励可分货币奖励和非货币奖励两种形式,惩罚是一种负奖励。
(二)内部监督
加强内部监督就是加强内部控制,这是提高企业管理水平和增强企业竞争力的必然要求。一股说到财务监督总会谈到税务、工商。审计等上级部门的监督,在这里我们要研究的是内部控制中的核心制度,企业内部自身的财务执行监督。这在一定程度而言几乎决定了整个内部控制的成败和企业的存亡。内容涉及企业财务管理各方面:预算、收入、支出、资产、负债、净资产等各方面。加强内部控制、财务监督,致力于消除隐患、防范风险、规范经营、提高效率为宗旨和标志,建立全方位的财务控制体系,多元的财务监控措施和设立顺序递进的多道财务控制防线。使财务监督、内部控制渗透到企业的法人治理结构与组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节,覆盖企业所有的部门、岗位和员工。对于严密有效的财务监督对于确保企业各项业务的健康运行,堵塞漏洞、消除隐患,防止和发现、及时纠正各种欺诈、舞弊犯罪行为,规范会计行为、确保会计信息的准确性、完整性都有着重要作用。
研究院尽管在财务制度上对收支报销都有相关审核程序,但一向人为操作因素过多,有规则不依,监管不严,监督无力,报销环节主要由业务部门自己掌握。财务审批流于形式。唯一的监督途经在这里也形同虚设,完全谈不上事后的监控措施、事前、事中的监控手段、策略;约束手段和激励的安排;财务上资金流量、存量预算指标的设定、会计报告反馈信息的跟踪都没有一个行之有效的严密体系,其监督作用几乎难以实现,很不利于企业的长期发展。
为此,建立健全有规章制度可依的长期监督制度评估内部控制的设计和运行情况很有必要。具体实施建议如下:
一是树立财务内部监督理念,保证财务管理的内部监督力度。具体方法有:a.组织机构协调。严格遵照《会计法》要求,明确企业法人职责,加强财务监督宣传,按照一定的组织程序和规则,将财务监督权层层具体落实至相关部门;b.行政方法。行政命令对推行监管最为有效,通过授权、命令、干预等方式对各业务部门的财务行为进行干预,凡是超过预算的成本费用支出、不符合常规的收支一律报经管理层审批;c.政策方法。通过制定企业统一的财务政策和会计政策,如现金收支、原料采购、技术服务、投融资、折旧和费用摊销、资产处置、收益分配等政策,对各单位、部门的经济行为进行规范、激励与约束。
二是在制度执行中进行严密监督,全方位控制。财务执行机制是财务部门行使财务执行权力的制度安排,涉及到财务部门如何开展财务活动、获取财务利益、控制财务成本等问题。
三是双管齐下,保证监督长期有效实行。两方面的工作必须同时开展:一是财务部门对各单位、业务部门财务行为自我监督机制,即通过强化财务部门、管理层的财务决策、执行权力与其财务责任和利益的对称配置,促使财务部门承担其财务行为的经济后果;二是加强对财务主体的责任耳标控制和财务违规行为的惩罚力度。
四是提高人员素质,提高监管水平。制度和人缺一不可。对会计的要求不仅在于熟悉一般帐务的处理操作,良好的职业道德素质也是必须的。业务素质与职业道德素质二者兼备才能真正在企业内部控制、财务监管中发挥作用,保证制度的有效执行。
随着国家经济的迅猛增长, 大中小型企业不断应运而生,用电量随之增加, 各地供电部门电力安装项目不断增多, 专门承揽电力安装施工项目的公司电力安装公司纷纷组建。电力安装企业的产品主要是变电站等建筑产品,由于所处建筑行业的特点,其产品及生产过程不同于一般的企业。电力安装公司的技术水平较高, 设备仪器齐全, 材料资金充足。但材料设备费用高, 人员工资高,由于供电公司派生出的电力安装公司具有垄断优势,因此作为民营电力安装企业而言,只有在企业管理方面不断的优化升级,才能在电力安装施工广阔市场占据一席之地, 否则可能被其他性质的电力安装公司占领。
一、企业财务内部控制内涵及重要性分析
财务内部控制指企业为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整 ,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等制定和实施的一系列控制方法、措施和程序,是现代企业管理的重要组成部分。
建立健全企业财务内部控制制度是加强企业内部会计管理的需要。企业内部会计管理制度是一项行之有效的内部监督管理制度,是内部控制制度的重要组成部分,对确保企业会计工作的正常运行和经营管理水平的提高具有十分重要的作用,是建立健全法人治理结构的主要基础。其核心是保证会计信息准确可靠,资产安全完整和促进企业经营管理。保证组织机构经济活动的正常运转,保护企业资产的安全、完整与有效运用,提高经济核算的正确性与可靠性,推动与考核企业单位各项方针、政策的贯彻执行,评价企业的经济效益,提高企业经营管理水平。内部控制贯穿于企业经营管理活动的各个方面,只要企业存在经济活动和经营管理,就需要加强内部控制,建立相应的内部控制制度。因为企业财务内部控制制度更加符合企业的财务管理要求。从监督的形式和效果来看,财务内部控制相比其它监督更加有效,国家监督和社会监督属于事后监督,其监督的范围受到一定的限制,是以企业会计监督有一定效果为前提。只有企业财务内部控制才是对单位的财务收支活动实施的全过程、全方位监督。从监督的成本来看,财务内部控制的成本也是最低的。
二、电力安装企业财务内部控制存在的问题
1.财务内部控制问题
目前,一些电力安装企业的财务内部控制还没有达到能够使各类财务决策权力、各项财会业务过程、各个操作环节和各个财会人员的行为都处于紧密的内部制约和监控之下的科学、有效的财务内部控制水平, 有些电力安装企业缺乏各种监督制度,没有设立基本的内部审计机构或人员,甚至连简单的内部牵制制度也不要,有的企业虽然相应的监督制度和机构比较健全,但却不落实、不执行制度、不按制度考核,使其不能发挥其制约、监督作用。财产物资管理制度不全,账物保管不善,使财物大量流失,化公为私。如:财务内部控制尚未形成覆盖各个部门和环节的系统,还有薄弱点和空白点;财务规章、制度和操作规程的贯彻落实不够,互相衔接也不够严密;管理力度层层递减,管理效应层层弱化。理论上忽视对企业财务内部控制及其风险的研究,误导财务管理实际工作对财务内部控制的疏忽和松懈。
2.存货的日常管理与控制问题
电力安装企业生产和管理不同于其他行业,由于电力安装企业具体施工过程中具有较强的流动性,企业的管理环境经常处于变动之中,尤其是施工现场的管理环境更是多变,给企业的存货管理带来了较大难度。同时,电力建筑产品无法批量生产,造成企业管理的对象不稳定,产品类型变化频繁。存货总是处在不断流转过程之中,具有较强的流动性和潜在损失的可能性。加强存货的购进、耗用、销售的监控管理对保证存货安全、促进存货正常周转、最大限度地获取商品,实现企业利润最大化具有重大意义。对电力安装企业来说,它的存货流动范围很大很广,这就给财务控制带来了难度。不少管理者对原材料、半成品、固定资产等管理不到位,出了问题也不严肃追究,由此造成企业资产浪费严重。另外企业大量库存产品占用了大量资金,造成企业资金呆滞,周转不灵。
3.货币资金的日常管理与控制问题
对于电力安装企业来说, 有些企业在现金充足时,往往缺乏有利的投资方向和项目储备,造成资金闲置和浪费,或企业资金使用缺少计划安排,过量购置不动产,因此企业无法应付经营急需的资金,从而陷入财务困境。同时,由于电力安装企业具有周期长、项目多、分包转包现象普遍等经营特点,使得它的货币资金流动性比一般企业更强,比一般企业更难控制。例如工作人员个人原因造成的失误,工作人员合伙舞弊或者与外界串通损公肥私,管理人员或不能正确使用权力,都可能给单位造成巨大经济损失。
三、加强电力安装企业财务内部控制的措施
1.加强企业财务内部控制
企业财务内部控制对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有重要的直接影响,建立科学、严密的企业财务内部控制制度是安全、有效的财务管理的基础。应在会计部门内设立一个具有相应职务的专业岗位,配备责任心强,工作能力全面的人员担任此职,把握住关键部位,审批程序、资金调度、交接手续、电脑操作密码等;要管好关键物件,如重要的发票、银行票据、印鉴等;要控制住关键工作岗位,如现金银行出纳、收支事项及凭证的
核准、实物负责人等。同时,也要加强健全内部监督制度, 主要是要求参与经济业务事项的所有过程的工作人员要相互分离, 相互制约; 重要经济事项的决策和执行要明确相互监督、相互制约的程序; 明确财产清查范围、期限和组织程序; 明确对会计资料定期进行内部审计的程序。
2.加强企业各部门和各环节的内部牵制制度
电力安装企业在对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须有其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成工作的正确性检查。这样有利于在企业内部实行岗位责任制,可以防止弊端,确保企业财产安全,有助于提高财会工作效率,防止和纠正差错。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成。包括上、下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约,如会计信息收集、归类过程中,除了编制凭单外,还规定须有复核并由财会主管审批;又如现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中,工作轮换制是其中的重要内容之一,根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制员工在岗位的任职时间,对关键岗位应轮换频繁一些,次要的岗位可少一些,从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
3.加强固定资产及存货的管理与控制
在存货采购业务的内部控制中, 明确企业员工业务处理权限和应承担的责任,针对一般业务和重要业务实行相应的监督方法,一般业务要经过复核,重要业务最好实行双签制,防止个人独立处理业务的全过程,采购合同应由采购部门、生产部门、销售部门、财务部门会同供货单位共同签订,进行合同评审;采购人员不能同时负责存货的验收保管;存货的采购、保管、使用、记录由不同人员完成,会计人员不能同时负责经济业务各环节的工作。这样才能加强存货的购进、耗用、销售的监控管理,对保证存货安全、促进存货正常周转、最大限度地获取商品,实现企业利润最大化具有重大意义。减少投资风险,保证固定资产的安全完整、合理使用、正确计价及合理计提折旧,必须在采购、验收、调出、出租、修理、报废清理等业务环节中明确不同人员承担不同的工作任务。
4.加强货币资金的管理与控制
货币资金收付人员与记账人员和负责审批人员分工负责,各司其职、互相制约。货币资金的收付及保管应被授权的专职出纳人员负责,其他人员不得接触;出纳人员不能同时负责总分类账和非货币资金账的登记和保管;货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一人兼管;建立出纳人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员及货币资金清查人员的责任制度。
参考文献:
[1] 张静,谈企业内部控制制度的建立[J],企业研究,2002,10
内部控制(Internal Control,简称内控)的概念源自企业经营管理,自企业经营开始就存在于企业内部,后来逐渐发展到商业、金融、证券、保险等诸多行业的风险管理领域。在现代经济管理中,内部控制经历了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构、内部控制整合框架以及风险整合框架等阶段,不断发展完善,逐渐向多元化、集成化、体系化的方向发展。广义地讲,内部控制是经济实体内部建立的对经济行为形成有效管理和制约,保证清晰准确的会计信息记录,从而更好地实现的外部监督与审计、保障资金财务安全、提升管理效率等目标的一种管理模式与运行机制。随着我国经济社会发展和体质结构改革,行政事业单位不仅承担部分国家政府机关的行政管理职能,同时也越来越多地参与到市场经济行为中来,特别是科研事业单位,承担诸多国家级、地方政府以及企业的纵向和横向科研项目,包括理论研究、应用研究、技术集成、应用示范、成果转化以及产品研发等环节,涉及大量经费往来和市场行为,因此建立并完善有效的科研事业单位内部控制体系与制度十分重要,对于保障科研事业单位国有资产、科研经费的安全以及科技事业的高效运行具有重要的现实意义。
为进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设, 2012年11月29日,财政部以财会〔2012〕21号 印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》(以下简称《规范》),分总则、风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制、评价与监督、附则6章65条,自2014年1月1日起施行。与此同时各相关部委及省级地方政府分别就《规范》落实推出相应实施办法。针对科研经费管理问题,2006年,财政部、科技部共同制定了《国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法》、《国家科技支撑计划专项经费管理办法》、《国家高技术研究发展计划(863计划)专项经费管理办法》和《公益性行业科研专项经费管理试行办法》(财教[2006]159号、160号、163号和219号,以下简称《办法》)。为进一步改革和加强科研经费管理,落实行政事业单位内部控制制度,亟需结合我国科研事业单位实际情况,剖析科研事业单位内部控制面临主要问题,建立合理高效的科研事业单位内部控制体系和制度,加强科研事业单位财务管理,从而满足科研事业单位财务安全性与科学创造性的双重目标。
一、国内外相关行业内控问题研究进展
内部控制在企业组织管理与风险控制领域发挥重要作用,国内外众多组织机构和研究人员开展了企业及公益组织等内控问题的研究,根据我国的情况,国内众多研究人员分析并探讨了我国行政事业单位内控以及财务管理问题,并提出许多建设性意见和发展策略。针对企业内控问题的研究发展时间最长,相对较为成熟,已形成相对完善的内控制度建立机制,美国的内部控制已经发展到企业风险整合框架阶段,2005年10月,美国反虚假财务报告委员会的主办组织委员会了《企业风险管理:整合框架》对1992年《内部控制:整合框架》进行更新,以应对企业所面对日趋激烈的市场环境风险,强化风险管理理念和意识,将风险评估要素进一步细化,标志着内部控制进入一个全面风险管理的发展阶段,建立了会计内控、财务报告内控、内控信息披露、内控鉴证、内控审计等制度体系。南京大学会计与财务研究院内部控制课题组基于现有内部控制概念的产生过程以及于审计视角研究内部控制的局限性,主张应从现代企业制度产生的历史背景中挖掘现代内控的基本内涵及其实践特征,并且总结职责分工、权责对等、计量与报告、偏差纠正等基本原则,认为基于麦卡勒姆管理思想的内部控制概念可以作为当前内部控制理论范畴赖以存在的现实前提。陈志斌等对内控规范制定机制和内部控制执行机制分析框架构建开展了深入研究,该框架从内部和外部因素两方面讨论执行机制的成本与效果,模型包括执行机制、内部因素、外部因素、成本与效果等四个要素,内部因素主要包括稳定偏好、个人的理性选择、可比较的均衡、对尊重的投资、信任尊重和互惠等;外部影响因素主要包括了市场环境、行政环境、法律环境、社会环境等。刘静等和吴秋生等分别就内部控制环境和内部控制评价整合开展研究工作,认为我国企业界面临的迫切任务之一是运用先进的内控理论和方法,改善内部控制环境,提高管理水平。
行政事业单位是我国特有的组织机构,既不同于政府部门,也不同于公益性组织,同时承担部分行政管理职能与市场经济职能,内部控制是行政事业单位管理工作中的重要组成部分。因此,关于我国行政事业单位财务管理与内控制度的研究也得到一定程度的发展,财政部财政科学研究所唐宇系统介绍了国内行政事业单位和国际公共部门内部控制理论的起源与发展,以美国、英国、日本、荷兰、澳大利亚以及国际组织为例,从责任主体、内审独立性、测评标准体系和法律理论基础等四个方面,对我国行政事业单位内部控制与国际公共部门内部控制的情况进行对比分析,借鉴美国联邦政府内控准则的五个要素:“控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控”,对我国行政事业单位内控现状进行系统分析。为我国行政事业单位内控制度建设提供参考。此外,关于我国行政事业单位以及科研(科学)事业单位内控制度建设的研究都对类似的问题进行了分析探讨,得出内控制度缺乏、内控意识薄弱等若干问题。尽管现有的研究大多从财务管理或审计的角度归纳探讨了行政事业单位 内控中存在的问题,然而,当前我国内控问题研究存在形式化、全能化和空洞化的弊端。对内控的研究需要嵌入于社会结构之中,体现实体主义风格,确立以风险防控为目标、以运营管理层为主体、以内部牵制为核心机制的内控内涵,需要关注内控的本质内部牵制机制及其实现形式的具体化、创新性研究,提升内控研究成果的实用价值。由于行政事业单位的特殊性、内部控制的复杂性以及理论和实践上对内部控制重要性认识的不足,目前我国行政事业单位的内控建设普遍相对滞后,存在诸多问题,更加需要目标明确、实用性强、操作性强的内控制度建设,本文将系统分析科研事业单位财务管理与内控制度特点及主要问题,并探讨科研事业单位内控体系与制度建设,最后以信息化内部控制管理平台建设实现具体的内控管理模式。
二、科研事业单位财务管理与内控制度特点
我国行政事业单位内控问题具有明显的自身管理特点,其中科研事业单位的内控问题与一般行政事业单位相比,即存在许多共同点,也存在明显的差异。我国科研事业单位包括科研院所、高等院校是我国主要的科学研究事业执行与实施机构,与普通事业单位相比,共同点在于都存在固定资产、三公经费、基础建设等财务管理环节,从这个角度来说,科研事业单位与一般行政事业单位的内控管理问题基本一致。另一方面,由于我国现行科技政策和科技体制,与一般事业单位相比,科研事业单位承担大部分科技项目和科研经费,因此科研事业单位的财务管理与内控制度要突出科研经费的管理,科研事业单位在普通事业单位管理服务职能基础上,还具有科技创新的目标,因此科研事业单位财务管理与内控制度具有自身的特点:
(一)科研经费管理与行政事业经费管理不同
科研事业单位财务管理包扩科研经费与行政事业经费以及其他基础设施建设经费等,行政事业经费是我国用于满足事业单位日常运转及办公服务目标以拨款形式发放的经费。而科研经费一般是指各种用于发展科学技术事业而支出的费用,通常有一定的科学技术目标或科学探索目的,科研经费通常由政府、企业、民间组织、基金会等通过委托方式或者通过对申请报告的筛选的方式来分配,用于解决特定的科学和技术问题。科研经费通常有一定的科技和绩效目标,特定的预算、执行、验收管理模式,与一般行政事业经费管理模式相比具有很大差异。
(二)科研项目执行过程预算外资金管理
科技项目具有一定的探索性,执行过程中通常会伴随较多不确定性因素。另一方面,科研配套环境、基础设施、实验环境以及实验室建设等行为与普通的基础设施建设相比具有自身特点,通常包括适应科技目标的特种设备,存在很大程度的非标准化问题。在项目执行过程中,会产生预算外资金和经济行为,因此,科研事业单位财务管理工作应具备应对科研项目执行过程预算外资金管理以及风险控制的能力。
(三)科技创新目标对财务管理工作的要求
近年来,随着科学技术的快速发展,政府高度重视科技创新工作,提出建设创新型国家的发展战略。我国和大多数国家一样,都非常重视对科研的经费投入,科研经费占国家GDP的比重日益增长。科技创新目标需要依托各类科技项目实现,而科研项目的执行程度在很大程度上受科研经费管理的影响,因此科研经费的管理非常重要。科研经费管理过程通常需要与科技项目执行进度紧密相关,这就要求科研究费在财务管理环节需要有一定程度的灵活性、预期性和独立性。
三、科研事业单位内控面临主要问题
结合我国行政事业单位一般情况和科研事业单位的财务管理特点,可以分析得到我国科研事业单位内控体系和制度建设面临的主要问题主要体现在观念意识、制度体系、组织架构、技术手段、运行机制、人员素质等方面:
(一)整体内控意识缺乏
长期以来,我国行政事业单位包括科研事业单位对财务管理以及内部控制工作的重视程度与企业相比都存在较大差距,特别是科研事业单位,普遍存在重科研、轻管理的思想观念,大部分科研核心人员对财务管理内控工作没有明确概念,甚至包括财务管理人员在内,内控观念意识相对薄弱,在很大程度上限制了我国科研事业单位内控制度的建立与发展,因此,强化整体内控思想观念意识是当前科研事业单位完善内控制度建设的关键思想因素。
(二)内控制度体系不健全
内控制度在企业管理等行业的发展相对成熟完善。针对事业单位就内部控制标准而言,尽管随着中国市场经济发展和一系列的机构体制改革,政府职能逐渐转变,公共财政框架逐步建立,中国行政单位内部控制标准体系已成雏形。然而,仍然没有专门化、系统化、规范化的针对行政事业单位特别是科研事业单位的内控准则,难以适应日益复杂的社会经济环境、日渐深化的预算支出财政改革以及多元化的科研相关经济行为。因此,亟需建立科研事业单位内部管理细则条例,制定统一化标准和法律法规,完善内部控制制度体系建设。
(三)内控组织构架不合理
当前,大部分科研事业单位面向内部控制目标的组织构架不合理,财务管理工作与科学研究工作相对独立,协调程度和同步性不强。现行体制下,大部分科技项目的立项、预算编制等重要环节未涉及财务部门的参与,财务部门仅参与经费的日常管理以及验收审计等环节的工作,在很大程度上导致科研经费管理衔接、预算契合程度等一系列问题,因此,为适应科研事业单位科技创新目标,建设有效的参与制衡机制,从而增强控制约束力,是当前科研事业单位内控体系建设的重要问题。
(四)内控信息沟通不畅
因科研任务不同通常科研事业单位会设置多类部门,包括不同科研业务部门以及管理服务部门,科研业务多涉及多部门协调,各部门之间、管理层级之间缺乏高效的信息化传递手段,导致信息沟通不畅,领导层和相关职能管理部门对核心业务、关键数据不能及时、系统地知情掌控;另一方面也造成行政审批效率低下、行政管理成本上升等一系列问题。因此,内控信息沟通不畅成为限制内控体系建设的技术性因素。
(五)新形势下内控的人员综合素质
随着我国经济社会发展,科技投入不断增长,十二五期间国家明确提出建设创新型国家等战略导向,是科研事业单位面临前所未有的历史机遇。的在当前大力倡导反腐廉政建设的背景下,国家各级审计机关、社会舆论、新闻媒体对科研事业单位和科研经费的关注日益增强,如何确保新形势下科研事业单位稳定高效运行是一项重要任务,财务管理人员的综合素质是建立有效内控机制的关键性因素。
四、科研事业单位内控体系与制度建设
针对我国科研事业单位财务管理特点和内控制度建设所面临的问题,我国科研事业单位内控体系与制度建设应从系统全局的角度着力,采用自顶向下的建设理念,建设科研事业单位内控制度理论思想体系与现实执行制度,形成覆盖内控意识观念-规范制定机制-规章制度体系-权力制衡机制-目标优化管理-风险控制约束-执行效率评估-管理技术手段-创新人才培养等环节的一套完整的实际操作方法。
(一)建立完善内控规范制定机制,保证财务和内控制度合理规范。
规范的制定机制是决定规范质量高低的首要因素,内控规范质量的高低与相应的制定机制间有很大的相关性。内控规范制定机制包括制定机构、制定程序是内控体系制度建设的根本。由单位领导层、财务部门、科技部门、核心业务部门关键人员共同组成单位内控规范制定委员会,并制定指导性内控制度制定办法,保证财务和内控制度合理规范。
(二)完善财务业务流程制度化管理,建立监督机制
在内控规范制定机制约束之下,针对科研经费管理,建立科技项目预算、经费执行、收支管理、财务报销、结题验收、项目审计等系列规章制度,实现财务业务流程规范化、制度化流程管理。建立监督机制,保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。
(三)建立各方职能权力制衡机制,强化内控审计
以支撑科技创新为核心,以保障资金安全,防范经济活动风险为目的,建设科研事业单位领导层、财务管理部门、核心业务部门之间的职能权力制衡机制,明确细化各方权利与责任,防止单方面权力无制约、无限制的财务执行程序。建立并强化内控审计机制,强化对各方职能权力的制衡,从运行机制的制度根源防控财务风险。
(四)建立科研经费高效管理服务模式
科学研究是科研事业单位的首要目标,即使对于高等院校类的科研单位而言,科研工作也占据十分重要的地位,因此,建立科研经费高效管理服务模式,保证科研经费执行更好地支持科研项目的进展,更好服务科研是内控制度必要目标,同时,科研项目内部绩效评价机制也是促进内控体系制度完善的有力措施。
(五)建立预算外资金内控制度,应对科研工作不可预期风险
针对科研项目执行过程中出现的预算外资金和财务行为,结合科技项目本身具体情况,建立预算外资金内控制度,确立风险控制目标,明确领导层和财务管理部门对预算外资金审批权限与责任,建立与领导层和财务管理部门之间的风险评估与预报机制,在保证科研工作顺利执行目标下,有效降低科研工作不可预期风险。
(六)对内控制度的合理性、执行效率评价以及完善改进机制
为了充分发挥内部控制作用,提升内控管理效果,并降低内部控制的行政管理成本,对内控制度的合理性、执行效率评价十分必要,建立有效的内控评价机制,结合行业单位特点,构建内控制度评价指标体系,并建立综合评价模型,对内控体系做出合理的评价并完善改进不合理因素和制度,从而促进内控制度向合理高效的方向发展。
(七)建立信息化内控管理平台,降低人为干预因素
利用现代信息技术,实现科研事业单位财务管理和内部控制的信息化、模块化,建设信息化内控管理平台,不仅可以有效提升管理效率,还可实现基于内部网络的实时在线审批,从而实现操作流程的自动化约束,降低人为干预因素,从而降低科研经费使用与执行过程中的风险,也是保证内控制度落地实施的有效措施。
(八)创新管理方式,培养专业人才,提升业务能力与综合素质
人员因素是创新管理的核心,是建设高水平内控体系和制度的基本保障,此外,内控体系高效率、高质量运行也依赖于业务能力强、综合素质高的专业管理人才。因此,创新管理方式,有针对性地培养财务管理与内控管理专业人才,提升管理团队的综合组织和业务能力具有重要的现实意义。
五、信息化内部控制管理平台建设
借助现代化信息技术手段是落实科研事业单位内控制度的有效途径,将上述科研事业单位内控体系与制度建设的具体方法集中整合,设计开发科研事业单位信息化内部控制管理平台,对于内控制度的实践操作具有重要意义。信息化内控管理平台基于科研事业单位内控制度进行信息化、模块化建设,具有财务管理的全局性、经费执行的连续性、账目信息完整性、合理审批的实时性、资金风险的可控性、问题纠正的及时性、外部监督的有效性等显著优势,可大幅提高管理效率,并有效降低传统的财务管理模式资金安全风险。信息化内控管理平台建设具体包括以下内容和步骤:
(一)业务流程规范化、制度化
针对科研事业单位特点,将科研经费、行政事业经费、基础建设经费、成果转化与产业化收入等不同类别的经费分别管理,针对不同经费和业务类型,制定规范化、标准化业务流程,分别制定预算、申报、审批、验收、审计等具体业务的制度化实施细则。
(二)核心业务信息化、模块化
针对科研事业单位主要核心业务,设计架构资产管理、预算管理、收支管理、经费管理、项目验收、财务审计、科技合同、成果转化等功能模块,实现财务管理和内部控制电子化、信息化,集成各主要功能模块构建基于内部网络的财务管理与内控信息化平台。
(三)管理与审批权限、完善在线审批操作模式
分别对领导层、管理部门、核心业务部门设定不同管理权限,各主要分管领导、管理中层、科研项目负责人以及基层工作人员可以根据自身权限参与执行科研项目和日常业务,在业务管理标准化基础上完善不同层级和相关人员在线审批。
(四)自动化约束机制以及风险报警机制
针对不同权限的参与方,信息化内控系统添加自动化约束机制,有效避免传统的财务管理和内控管理中可能出现的疏忽。同时,引入风险报警机制,对科研项目执行与经费使用过程中出现的违规操作及时提出风险分析和预报。
(五)科技经费绩效分析模块扩展
内控管理系统添加科技经费绩效分析扩展模块,在预算申报、项目执行、结题验收、财务审计的全程信息化基础上,结合单位科技管理职能部门,对研究性科技项目、基础设施性实验室建设、设备购置性实验室建设项目进行综合绩效分析评估。
(六)科研项目预算外资金风险评估模型扩展
针对科研项目预算外资金,可通过启动申请程序,由主管领导审批的形式进行操作,与此同步,扩展建立该类型预算外资金的风险评估模型,根据资金类型、用途、金额、周期等具体因素综合评定风险,从而为领导层决策提供定量化依据。
(七)针对具体业务相关法规制度的在线培训
信息化内控管理平台支持财务管理规定和内控制度相关在线帮助,实现对不同用户包括财务管理人员和普通工作人员的在线培训,从而达到强化科研事业单位工作人员的内控意识、风险意识的目的,为内控制度深入推广产生积极影响。
六、结束语
综上所述,本文针对我国科研事业单位财务管理特点,分析我国科研事业单位内控问题,并结合科学研究的创新性以及不可预期性风险等特点,提出面向科研事业单位内部控制体系与制度建设的框架,包括建立内控规范制定机制、完善内控制度、建立监督机制、强化内控评价、控制财务风险、信息化内控管理、培养专业人才等具体措施并探讨构建信息化内控管理平台以信息化管理手段完善科研事业单位内部控制体系建设,从而满足科研事业单位财务安全性与科学创造性的双重目标。
科研事业单位内控体系与制度建设是一项系统工程,不同行业、不同类型的科研事业单位面临的问题不尽相同,结合自身行业、领域、地区特点,建设有效、高效的内部控制体系与制度,是当前科研事业单位财务管理中面临的重要课题,开展科研事业单位内控体系与制度建设理论技术研究,具有重要的现实意义。建设高水平内部控制体系,不仅可有效提升科研事业单位规范化管理水平,更能够促进科技创新能力建设,从而为我国建设创新型国家注入强大的发展原动力。
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大庆市中小企业经过十几年的发展已逐渐走向成熟,机遇与挑战并存,经营过程中面临的问题和困难还很多。由于中小企业管理者经验不足,企业产品市场占有率较低,企业产品缺乏市场竞争能力,企业管理手段落后,经营者感到束手无策。因此探索中小企业的内控管理机制,是提高中小企业经营管理水平和经济效益的有效途径,增强了中小企业市场竞争力,降低了中小企业经营风险,使中小企业快速成长。
一、大庆市中小企业经营管理瓶颈及现状
目前我省中小企业的经营管理尚属初级阶段,经营者多靠已有的经验管理企业,管理水平不高,企业技术装备落后,行业中高能耗、高污染、高成本、低收益的企业比重较大,产品缺乏竞争力,管理手段落后,人才短缺,原料供应紧张,资金周转困难,企业内控机制不健全,缺少监管与管理,企业无长远发展规划,企业财务管理水平较低,执行层领导缺乏领导水平和管理经验,员工行业经验少,人员流动性大,产品研发力量薄弱,这些都是目前困扰和制约中小企业发展的障碍。
二、中小企业建立内控管理机制的基本条件
财政部与2009年7月1日颁发了企业内部控制规范要求,结合大庆市中小企业经营管理现状,笔者认为中小企业在建立内控管理机制,应具备以下几方面条件:(1)企业高层领导高度重视,并积极推进内控机制的建立;(2)企业内部经营管理已初见成效,具备推进内控机制建立的基础条件;(3)积极组织员工认真学习内控制度,加强理论知识的学习,提高管理思想;(4)企业落实内控制度建立部门,制定计划认真落实。
三、中小企业建立内控管理机制的方法
财政部与2009年7月1日颁发了企业内部控制规范要求,结合大庆市中小企业经营管理现状,笔者认为中小企业在建立内控管理模式上,应做好以下几方面工作:
1.建立科学合理的企业法人治理结构和企业内部管理架构
(1)治理结构涉及股东会、董事会、监事会和经理层,企业应依据公司法设立高管、中层及和生产经营管理机构,各机构相互独立、权责明确、相互牵制,明确各部门岗位职责和工作流程及工作内容。
(2)中小企业组织架构的设置。中小企业内部管理架构的设置应本着科学、精简、高效、透明、制衡、适用,便于操作的原则规划设计,结合中小企业性质、行业特点,产品市场,管理要求,企业发展战略等形成各部门各司其职、各负其责、相互牵制、相互协调的工作机制,编制企业组织架构图、业务流程图,岗位说明书等。
2.制定和实施中小企业战略规划分发展定位
制定中小企业战略规划和发展定位,可以为中小企业规划产品,确立产品市场定位,是执行层行动的指南,是企业发展的最高目标。具体应制定中小企业产品规划、市场方略、营销模式、研发团队、人才培养、投资决策、融资战略、资本运作、资产经营等做出明确规定。在制定和实施发展战略时,应充分考虑和分析外部环境,包括宏观环境分析、行业环境及竞争对手分析、经营环境分析,同时也要考虑和分析区域优势资源,科学的分析中小企业区域优势与劣势,对中小企业现阶段生产能力、研发能力、市场开拓能力、品牌效应、团队建设、经营管理、核心竞争能力等分析,科学有效的利用区域优势,不断发展壮大中小企业。
3.中小企业要不断完善人力资源管理制度,建立良好的用人留人机制
中小企业必须不断完善人力资源制度,建立良好的用人和留人机制。建立企业内部的奖励与处罚机制,科学有效的建立企业绩效管理机制,发挥绩效管理在企业人力资源管理中的重要作用。因此,中小企业应不断完善人力资源管理制度,建立良好的用人留人机制。
4.中小企业文化建设
企业文化是企业的灵魂,是企业在多年企业经营管理过程中逐步形成的价值观、人生观、企业精神的高度概括与总结,是企业发展过程中的信念思想,是企业打造核心的品牌,充分体现以人为本的理念,强化领导责任和企业精神的体现,是企业发展过程中的不可忽视的精神支柱,是企业战胜困难的良药,因此中小企业应加强企业文化建设。
5.加强企业财务管理
(1)资金管控。资金是企业生存和发展的重要基础,资金管控包括企业资金的筹集、资金的营运、投资三大环节。企业应制定三大环节的内控制度,科学、合理、规范控制和使用资金。
(2)供、产、销环节的管控。企业经营活动主要体现在销三个环节,企业应制定采购、生产加工、产品销售的内控制度及业务流程,财务应加强财务的核算、监督与分析,努力降低生产成本、管理成本,确保中小企业生产经营管理合法合规,财产安全,财务报表及相关信息真实完整,提高经营效率与效果。
(3)定额预算管理。中小企业年初应制定全年预算,并将预算指标层层分解,落实到各部门、各环节和各岗位,财务部门按月控制、核算与考核,从而调动和激励员工的积极性,严格控制成本费用支持。
(4)财产管理。财产是中小企业企业的生命资源,必须加强各类资产管控,制定资产管理流程,建立企业存货、固定资产、无形资产内控制度和管理流程,建立资产管理台账,确保各项资产安全,提升企业核心竞争力,实现发展目标。
(5)财务报告分析。中小企业必须建立财务报告分析制度,按月编制企业财务报告和财务分析,定期召开经济活动分析会,分析企业财务状况、经营成果和管理中存在的问题,提出解决问题的方法及下步工作安排。
6.加强企业产品升级换代
企业研究开发产品是企业提高核心竞争力的有效途径,是企业应实现企校联动,共同研究开发新产品,将研发结果转化成生产力,保障企业的可持续快速发展。
7.加强品牌建设