业务档案管理论文大全11篇

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2文档中心业务外包实践

目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。

2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系

文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。

2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系

文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。

3文档中心法律地位和职能定位

3.1文档中心的现实困境

随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。

3.2文档中心的法律地位

档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：第一，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，第一种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。

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由于电力企业实物档案的归档意识不强，存在认识上的误区，归档范围的不明确以及实物种类繁多；再加上电力行业的工作范围广、技术层次多，使得电力企业实物档案管理工作既具有复杂性又具有很强的专业性。这都导致我国电力企业在实物档案管理工作上困难重重、问题多多。虽然，由于社会科技的不断发展，电力企业实物档案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在着不少的难点和问题。因为实物档案管理是企业档案管理中的重要组成部分，而企业档案管理工作又是企业经营管理的重要环节。所以，采取必要的措施解决实物档案管理工作中的问题、降低实物档案管理工作的难度已是刻不容缓的事实。

1.2电力企业实物档案管理工作存在的问题

1.2.1电力企业高层对实物档案管理工作不重视

大多数电力企业高层领导认为实物档案管理只是一项文字工作，对企业的发展来说可有可无，这使档案工作得不到应有的重视。正是因为这个原因，电力企业对实物档案管理工作并不重视，不仅投入的资金很少，管理手段和保管条件落后，也没有设置专门的部门进行管理。并且大多数电力企业实物档案管理工作的人员并不是专业的档案人才，甚至有的电力企业的档案管理人员根本就不懂档案管理，以为档案管理只是简单的进行收集和分类。有的电力企业只是让其他员工兼任这项工作，没有设置专门的职位。这些实物档案管理人员的专业素质并不高，其责任心也不强。再加上没有设立独立的档案室，致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定导致管理成本加大。

1.2.2对电力企业实物档案管理的理论研究和业务指导与时代脱轨

随着电力企业的不断发展，其发展过程中实物档案资料也随之增加。但是，现在电力企业在实物档案管理方面的理论研究及其业务指导思想没有随之发展，与新时期、新时代脱轨。而实物档案管理工作又日益变得重要，加强这方面的理论研究和业务指导已成为电力企业亟需解决的问题。要解决这个问题，这需要有关部门在实践中不断完善实物档案管理的模式，还要制定相关政策来指导实物档案管理工作的开展。

1.2.3电力企业实物档案利用率不高

近年来，虽然有的电力企业已认识实物档案管理对企业经营管理和发展的重要性，组织员工学习《档案法》、《档案管理条例》及有关规章制度，开展档案知识竞赛活动和档案知识培训，以此来提高全员档案管理意识。但是由于电力企业的管理高层大多只注重电力基础设施建设和企业经营发展，对实物档案管理工作并不重视。再加上实物档案管理人员变换频繁，没能形成稳定的队伍。这些都导致了电力企业出现对实物档案利用率不高的现象。除此之外，电力企业实物档案管理工作中还存在因实物档案目标管理不完善而导致资料遗失、实物档案管理不当而有安全隐患以及其他的问题。例如，有的电力企业档案库房不符合安全防护的要求：档案库房使用玻璃门、玻璃窗，设置在潮湿的角落里或直接放在阳台上。还有的电力企业档案库房设计布局不合理，没有专门的、独立的档案室。

2做好电力企业实物档案管理工作的对策

2.1电力企业管理高层要重视实物档案管理的工作，增强实物档案管理意识

要做好电力企业实物档案管理，首先必须增强电力企业实物档案管理的意识。不仅要提高电力企业管理高层对实物档案管理工作的重视，还要增强企业全体员工的实物档案管理意识，这两者缺一不可。电力企业实物档案管理若缺少管理高层的支持，工作将无法顺利开展。同理，提高全体职工的实物档案管理意识是做好档案工作的根本保证。要做到这一点，电力企业可以组织员工学习《档案法》等规章制度，以此来增加员工档案方面的知识，提高其档案管理意识。同时对管理实物档案的工作人员不断进行档案知识方面的培训，提高其专业能力。

2.2电力企业要建立健全实物档案管理制度

电力企业之所以在进行实物档案管理的工作中出现难点和问题，最主要的是缺乏相应的管理制度。虽然我国已经颁布了《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列档案管理法规，但很多电力企业并没有严格按照这些政策法规整理电力企业实物档案资料。因此，电力企业要做好实物档案管理方面的工作，必须根据企业的实际情况建立健全实物档案管理制度。同时，还需建立和健全相应的约束、激励、监督机制，对实物档案管理的工作进行监督和激励，并要严格执行奖惩制度。

2.3定期对实物档案管理的工作人员进行培训，提高其专业素质

随着电力企业的不断发展，实物档案的归档范围也在不断变化，因此对电力企业实物档案管理工作提出了更高层次的要求。这就必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，提高档案人员的工作能力。电力企业可以根据实物档案管理人员的水平制作定期的培训计划，并将培训的档案知识同实际操作结合起来。因实物档案管理工作的特殊性，还必须保持实物档案管理工作人员的稳定。电力企业要制定一些能留得住档案管理人才的方案，提高实物档案管理人员的工资待遇。电力企业可以制定相应的奖惩制度，这样既可以激励实物档案管理人员的工作热情，又能提高他们的待遇，使其能留下来。电力企业要做好实物档案管理工作，就必须提高实物档案管理人员的素质，并稳定工作队伍。

2.4加快实物档案管理信息化建设，提高档案的利用率

现在，计算机和信息技术已被人们广泛应用到社会工作的各个领域。在这种大环境背景下，对电力企业实物档案管理工作也产生了巨大的影响。沿用以前的方法对实物档案进行管理，已经不适合现在电力企业的发展要求。因此，电力企业必须加快实物档案管理信息化建设。要做到这一点，电力企业要借助现代信息技术，同时还要引进先进的管理理念，对实物档案管理进行改革。电力企业可以根据本企业的需要，充分利用现代数字化设备，开展档案管理信息化建设工作。同时，电力企业还要提高实物档案的利用率，使其真正发挥对企业发展的意义和价值。要做到这一点，电力企业可以拓展利用途径、优化利用服务、提升利用层次等。

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(1)增强档案意识，建立高校档案领导体制

近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立，表明高校档案工作地位正稳步提高，标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

(2)加强队伍建设，档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时，各校建立了相应了岗位责任制，与考核制度互为制约，将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中，从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

(3)建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，各校采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制成为可能。

(4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此，打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外，档案部门与有关部门密切配合，参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动，一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理，逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后，已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再上新台阶奠定了基础。

(5)引入现代化手段，主动开发档案信息资源

高校档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次档案编研成果，不仅满足了利用者的需求，而且深化了档案编研的层次。

2其实施效果给档案部门带来双重收益

(1)硬件设施地更新、充实，使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

高校普遍增加了对档案工作的投资份额，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并配备了与之相应的专业人员，辅助档案现代化管理工作的开展，并已取得可喜成果。

(2)软件收益显著提高：

领导档案意识加强，为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置，接授档案专业考评，其考核过程和结果在校内引起关注和重视，客观上提高了档案部门在学校的知名度，为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高，档案信息开发成果倍出，为今后的工作奠定了坚实的基础。

从其整体收益不难看出，高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核，而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

3从推进程度分析其实施过程的难点“目标管理”推广实行后，一些学校在实施过程中，遇到了某些实际情况和“目标管理”的有关条款不兼容的难题，突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因，高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发，对档案工作的主体环节及周边方面加以规范，力争使之尽量合乎标准。然而，档案管理作为一门边缘学科，其承载内容涉及各个领域，管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究，则将失去其存在的意义。同样，档案工作作为一种动态的存在方式，应考虑到它与周边介质的相互作用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅，过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整体的中心工作和重点任务并举，更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、研工作的实施过程。相反，如果从档案行政管理部门的角度出发，重新审视高校“目标管理”的难点，站在管理者的高并，与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系，相对而言则简单些。从所周知，横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的。据此可见，如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度，应当采用“最小阻力法”，将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性，加强实施的可操作性。

4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

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防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：

1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。

2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。

4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定

(一)站级业务档案的划分及范围

在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：

1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。

2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。

3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。

4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。

6各项业务工作的统计月报、年报。

7省市级以上刊物上发表的业务论文。

(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：

1卫生监督材料

(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。

(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。

2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。

3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。

4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。

5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。

6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。

7各种毒理检验、化验材料。

三、实行两级管理的意义

1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。

2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。

3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。

四、两级管理的实施

1建立健全档案工作网络

两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。

建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各

科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

2建立切合实际的业务档案管理制度

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对于服务质量的定义有很多,目前最常用的一个是指服务能够满足规定和潜在需求的特征和特性的综合,是服务工作能够满足被服务者需求的程度,是企业为使目标客户满意而提供的最低服务水平,也是企业保持这一预定服务水平的连贯性程度。①服务质量是客户感知的对象,比有形产品的质量更难被客户评价,因此,服务质量既要有客观方法加以制定和衡量,更要按客户主观的认识加以衡量和检验,服务质量的评价不仅要考虑服务的结果,而且涉及服务的过程。

服务质量的内容包括客户接受的产出(what)和客户接受的方式(how),即技术质量和功能质量。所谓技术质量是指客户从服务过程中所得到的东西,即服务的结果;功能质量是指服务过程的质量。②所以,要提高服务质量,一方面要重视提高技术质量,精心设计服务体系;另一方面要重视服务人员与客户之间的接触,加强服务过程的质量管理。

二、企业档案信息服务质量的含义和内容

企业档案信息服务是指从企业的实际情况出发,以充分发挥档案信息的作用、满足利用者需求以及为企业效益服务为目标,根据企业信息用户对档案信息的需求,组织用户获取和利用档案信息的工作。企业档案信息服务质量是企业档案信息服务能够满足用户需求的特征和特性的综合,是满足用户档案信息需求的程度。其内容同样包括技术质量和功能质量,此处的技术质量,主要指用户从档案信息服务中所得到的东西,比如档案原件、各种编研成果等等;功能质量是指企业档案信息服务过程的质量,如服务人员的理念、态度等等。

计划经济时代,企业的生产经营完全按照国家的计划指令开展,企业没有任何的生存压力,使得原本具有重大价值的企业档案变得毫无用武之地,企业档案工作也备受冷落。然而,知识经济的兴起,标志着人类社会正在步入一个以智力资源为主要依托的时代,正如世界经济合作与发展组织(OEDC)报告对知识经济进行的界定那样,“知识经济是建立在知识和信息基础之上的经济,以知识和信息的生产、分配和使用为直接依据的经济,知识是提高生产率和实现经济增长的驱动器”,③它将对我们的工作、生产、生活和思维方式等产生重大的影响。企业的档案信息中,蕴藏着企业生存发展所需的大量知识,如何充分发挥企业档案信息的重要作用,深入挖掘企业档案信息所蕴含的大量知识,成为了企业档案信息服务工作不可推卸的职责,企业档案信息服务工作质量的高低,直接影响着企业档案信息能否充分发挥其应有的价值,为企业的效益与竞争增加砝码。如何提高企业档案信息服务质量成为各企业共同关注的问题。

三、企业档案信息服务质量分析

1、企业档案信息服务质量的影响因素

1982年,格罗鲁斯首先提出客户感知服务质量的定义,即客户对服务的期望与实际服务效益之间的比较。在服务行业,通常将感知服务质量的决定因素归结为服务的可靠性、响应性、保证性、移情性、有形性等五个方面。笔者认为,作为企业内部的企业档案信息服务与服务行业虽有种种差异,但二者在很多方面不乏相通之处,以上五个方面同样是企业档案信息服务质量的影响因素。

(1)可靠性。对于服务行业而言,可靠性是指企业准确地履行服务承诺的能力,客户对服务承诺做出反应并确认服务组织当初的承诺是否会兑现。对于企业档案信息服务而言,我们的客户即我们的用户,既包括企业内部的用户,也包括企业外部的用户。在知识经济大潮的冲击下,企业越来越意识到档案信息的重要作用,投入相当的人力、物力、财力,成立相关的服务部门,开展企业档案信息服务活动。这其中,有些企业做得很成功,比如剑南春集团等,档案信息服务部门确实发挥了其应有的作用,久而久之形成了需求——服务——用户满意——需求——服务……的良性循环;然而,很多企业,档案信息服务轰轰烈烈地上马,在服务过程中,需求——服务——用户不满——无需求……,最终只能是不了了之。二者结局不同的关键就在于,前者在服务过程中兑现了对用户的承诺,实现了档案信息服务的初衷,即服务具有较高的可靠性,服务质量相对较高,后者在服务过程中,没有满足用户的需求与期望,没有兑现对用户的承诺,档案信息服务的价值没有充分体现出来,因而导致服务可靠性较差,用户所感知的服务质量较差。可见,可靠性是影响企业档案信息服务的一个重要因素,服务可靠性越高,服务质量则越好。

(2)响应性和保证性。响应性是指企业随时准备为客户提供快捷、有效的服务;保证性是指服务人员所具有的友好态度和胜任工作的能力。对于企业档案信息服务来说,响应性和保证性是指企业档案信息服务人员具备正确、积极的态度,具有为用户提供信息服务所需的知识和能力,能够随时为用户提供准确、有效、方便用户获取信息的服务。时代赋予了档案工作新的内涵,档案工作者不再扮演简单的“仓库保管员的角色”,而是要让用户在这个信息爆炸的时代,方便快捷地获取自己所需的有效信息。如果档案信息服务工作者仍满足于原有的知识结构,拘泥于以往的工作理念,没有创新,没有突破,企业档案信息服务的响应性和保证性将无从谈起。较高的响应性和较强的保证性是高质量档案信息服务的决定性因素,是档案信息服务得以蓬勃发展的强大推动力。

(3)移情性。企业要设身处地的为客户着想,了解他们的实际需要并予以满足,对客户予以特别的关注。面对日益激烈的竞争,企业要在竞争中取胜,高质量的服务越来越重要,服务的根本目的是满足客户的需求,所以企业必须从客户的角度出发,以客户为中心,才可能提供优质的服务。对于企业档案信息服务来说,其客户就是档案利用者,档案信息服务部门因为占有独特的信息资源,所以其服务过程中不存在与他人的竞争,然而,如果我们忽视用户的需求,只从自己——即档案信息服务人员的角度来提供服务,结果未必能令用户满意,服务质量难免令用户质疑。如在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中,档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时,需要首先选择档案类别,然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分,与其实体档案整理体系是相一致的,十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是,并不符合用户的需求,因为用并不需要知道什么是文书档案,什么是基建档案,他们只是想得到自己需要的档案。由此,企业档案信息服务必然会陷入一种被动的局面,一种尴尬境地——拥有独特的信息资源,却门可罗雀。资源难以被有效利用,就是源于长久以来,档案信息服务工作在开展中以自我为中心,忽视用户的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理环境、设施设备、服务人员的仪表等,客户往往在真正接受服务之前会通过有形因素对服务质量进行预先评价。有形因素是提供服务必不可少的物质基础。在企业档案信息服务过程中,有形因素往往是用户“第一印象”的重要影响因素,信息服务部门的整体环境、设施设备、工作人员的仪态,都将直接影响用户接受信息服务的心理,对有形因素的肯定,往往使用户事先具有一种愉悦、接受的心理,而对有形因素的不满,无形中会使用户产生一种排斥的心理,直接影响了服务质量。

2、企业档案信息服务质量的全面提升

基于以上对企业档案信息服务质量影响因素的分析,结合档案信息服务质量的两大重要构成部分——技术质量和功能质量,笔者以外化“以客户为中心”的服务理念为落脚点,提出以下几点提升企业档案信息服务质量的建议。

一提到档案工作,“理念”往往会首先映入我们的脑海。然而,长久以来,“理念”却是雷声大,雨点小,说起来容易,做起来难。所以,在此,笔者强调“理念”的外化,即将所具有的理念落实、体现在具体工作中。

首先,全面调查研究,深入认识用户群。所谓知己知彼,百战不殆,要做到“以用户为中心”,对用户的了解是第一位的,对于企业档案信息服务而言,其用户的范围相对来说比较狭窄,但是,麻雀虽小,五脏俱全,所以必须对用户做一个细分,以全面了解我们的用户,才谈得上以其为中心。这其中包括:我们的用户有哪些?按照不同的标准,可以分为哪些类别?各自具有什么特点?在利用过程中具有哪些特点?有哪些需求?适合哪种服务方式,等等。不同规模、不同性质的企业,其用户群差异也是比较大的,所以各企业在对用户群进行细分的过程中,应深入调查研究,不可盲目照搬其他企业。

其次,正确理解何为“中心”。长久以来,企业档案信息服务工作,是工作人员以自身为中心,从档案信息管理者的角度来开展的。比如,对于档案的收集工作,我们往往严格按照我们档案部门制定的规章制度来进行,确实,工作需要规章制度的约束,但是,一方面,我们应该考虑到我们的制度是否反映了用户的意愿,另一方面,随着新情况新问题的不断出现,我们的规章制度是否依旧科学合理。再如,对于档案信息的提供利用,我们往往以我们熟悉、惯用的手段来提供服务,这些方式方法一定是我们用户乐于接受的吗?以用户为中心要求我们想用户所想,急用户所急,以用户为导向来开展工作。在开展每项工作之前,积极了解用户的需求,然后站在用户的位置,换位思考,以做出科学决策。

再次,全方位把握“服务”的内涵。在企业档案信息服务中,服务主要由两大部分构成,一是有形的服务产品,二是将服务产品与用户联系起来的无形的意识、态度等等,二者缺一不可,二者的完美结合才能构成完整的服务,这两部分直接决定着档案信息服务的技术质量和功能质量。对于服务产品,究竟什么样的服务产品才是用户满意的服务产品,这是我们档案信息服务工作者应该思考的一个重要问题。在网络环境下,在知识经济时代,“信息爆炸”使得很多信息用户产生了一种无所适从的恐惧。如果我们所提供的服务产品仍需要用户的甄别、选择、判断,无异于加重了用户的信息负担,违背了提供服务的初衷。所以,我们所提供的服务产品,应该是用户“即取即用”的,不需要做任何的额外功课,也就是说,针对用户,为其提供有效的、确有价值的信息,或者说是能够简单、快捷地应用到实际工作中,解决实际问题的信息。对于无形的意识、态度,我们应该意识到,没有用户,没有信息需求,就没有我们的信息服务工作,从这个意义上讲,用户就是我们的“上帝”,正确的服务理念,周到、热情的服务态度,将为我们信息服务的开展提供不可替代的情感支持。

注释:

①刘北林.现代服务学概论.中国物资出版社,2008年1月第一版:193.

②刘北林.现代服务学概论.中国物资出版社,2008年1月第一版:194.

②吴季松.《知识经济》.北京科学技术出版社,1998年.

③徐拥军,陈玉萍.从传统档案服务向知识服务过渡研究.北京档案,2009年第4期.

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1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

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Abstract: along with the global economy integration, political globalization also to speed up, at the same time, computer technology and widely used in a rash of electronic files, to the rapid development of archives provides an opportunity and challenge. This paper computer information management paper on how to research and development of modern management files, data acquisition, a high level of consulting service discussed, so as to speed up the modernization of our country's file management process.

Key words: the records management modernization, data acquisition, a high level of consulting services

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：

引言：

什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。

一、计算机信息档案管理现状

1、档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。

2、总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。

3、能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。

4、由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。

二、 计算机信息档案资料数据采集的渠道

1、档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。

2、现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。

3、一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平。

三、计算机信息档案管理从根本上提高档案工作者的总体素质

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医院病案记载着各个时间段的患者诊疗状况以及疾病演变状况，其中关键的病案信息包含患者家族史、患者本身的病史、医院诊疗过程、病情检查与病情诊断得出的报告等。

由此可见，医院病案信息牵涉各项日常的医院业务，有关部门对此有必要予以全方位的信息审核、信息收集以及档案存储。但从现状来看，当前仍有某些医院并没能全面关注综合性的病案信息管理，而与之有关的病案管理措施也没能真正实现健全。在此前提下，医院应当尝试在现阶段的病案管理中全面使用大数据模式，以此来全面保障病案信息管理的成效性。

医院对于病案信息管理运用大数据手段的重要意义

第一是提升医院当前利用各类病案信息的整体水准。大数据手段在客观上有助于实现多层次的数据与信息整合，从而显著提升了利用医院病案的水准。医院在全面集成当前现有的病案信息基础上，应当能够妥善划分各项相应的患者信息，确保将其分成收费信息、患者检查信息、患者诊疗信息、门诊信息、报告与检验信息等。在划分上述各类信息以后，运用大数据手段还能创建针对各个患者的识别身份编码，以便于实现多层次的信息关联集成。

第二是全面支撑医疗决策。医院由于具备了大数据手段作为管理病案信息的必要辅助，因此针对实时性的病案信息都能着眼于精确进行搜集。在决策系统的全面支撑下，有关科室就能全面明晰现阶段的患者病情种类、院内患者分布与其他相关要素。相比于传统模式，大数据手段更加有助于汇总信息以及统计信息，对于某些潜在误差也能予以彻底杜绝。除此以外，医院针对当前入院的各科室危重患者应当予以侧重关注，以便于提供日常各项医疗决策必需的信息支撑。

第三是拉近护患关系并且突显以患者为本的宗旨。在集成病案信息的基础上，医护人员针对当前阶段的各项患者信息都能予以全方位的精确掌握，上述措施有助于增强现有的患者满意度，拉近护患关系。例如近些年来，患者已经能够凭借电脑或者手机等工具来随时查找个人诊疗信息，对于实时性的自身健康状态也能全面加以了解。在某些情形下，患者一旦表现为某些危重病情，临床医师对其就要及时进行处理，全面保障患者健康并且提升患者生活水准。

医院当前病案信息管理现状

目前各地已有较多医院正在尝试引进病案信息的大数据管理模式，并且逐步将大数据手段渗透于管理医院病案信息的各个流程中。但是不应忽视，各地医院在现阶段仍然表现为相对较低的病案管理综合水准。探究其中根源，就在于医院及其有关部门针对病案管理仍然欠缺必要的关注度，同时也没能着眼于引进大数据手段作为其中必要的辅助与支撑。

此外，多數医院并没能设置独立性的病案管理专门科室，医院现存的病案管理部门体现为较强的附属性特征。作为管理医院病案信息的专门人员来讲，上述人员本身应当具备优良的病案管理水准。与此同时，上述人员也要掌握涉及到大数据的有关常识，并且将其灵活适用于当前的医院病案管理。但是截至目前，负责管理医院病案信息的专门人员仍然表现为滞后性的专业素养，甚至没能熟悉日常性的病案信息汇总、信息分析以及信息处理操作。除此以外，医院部门针对此类管理人员也没能给予专门性的管理技能培训，甚至聘用某些兼职人员代替专职性的病案管理人员。

探求改进举措

增设专门的病案信息管理机构

医院如果要着眼于优化病案管理的综合效果，那么关键在于设置专门的病案管理部门，有关领导对此也要引发更多的关注。近些年以来，各地医院都在致力于建成病案管理的专门委员会，在此前提下助推信息化的医院建设。与此同时，医院还需结合自身的真实状况来增设病案信息的新科室，确保该科室在整个医院体系内占据独立的位置并且拥有独立职能。

通过运用上述的改进举措，病案管理机构就能全面突显其具备的价值与意义，确保该科室能够覆盖于医院临床管理、制定病案管理规划以及收集病案信息等领域。每隔相应的时间段，管理委员会针对当前的医院病案信息要予以全方位的归纳汇总，此举措有助于保障病案管理能够达到的综合水准。

运用信息化手段来辅助管理

在目前阶段中，各地医院已经能够凭借信息化技术来显著增强病案管理的实效性，在这其中包含自动式的条码识别、微缩光盘技术、数字化的病案管理与其他相关技术。医院通过灵活使用上述大数据手段，就能够着眼于挖掘深层次的患者病案信息，确保现有的病案信息符合准确性与真实性的基本要求。近些年各地医院都在致力于创建资源共享的病案管理网络，在此前提下诞生了新型的电子病案。此外，医院在存储各类患者病案时，也能够借助大数据手段予以完成。这是由于运用电子化存储的方式有助于在线查询各项病案信息，从而服务于现阶段的临床治疗优化与完善。针对出院后的患者来讲，运用大数据手段就能打印并且查询患者现有的各项病历信息。数字化管理应当能够覆盖于医院当前的各项日常管理工作，此项举措在根本上保障了病案信息共享，同时也便于利用与存储病案信息。

全面提升人员素养

从目前现状来看，各地医院针对自身保存的患者病案都给予了更多关注，同时也认识到了病案具备的价值。在此基础上，作为管理医院病案的专门人员而言，应当全面提升自身具备的综合素养，针对医学统计学、外语、计算机与其他学科的有关知识都要予以相应的掌握。

因此可见，病案管理人员是否拥有优良的专业素养，在根本上关乎病案信息管理的整体效果。病案信息管理牵涉多领域以及多层次的学科与专业，因此作为管理人员而言，上述人员应当能够精确检索各项信息，以便于实现全方位的信息获取。在此前提下，医院针对各类临床信息应当予以全方位的传递，确保病案信息能够体现其应有的临床价值、科研教学价值以及其他价值。在目前阶段中，医院针对原有的病案管理思路应当予以相应转变，确保将病案管理的侧重点全面落实于分析收集以及汇总各类病案信息。

结束语

医院病案信息在医院现有的管理系统中占据了重要位置，这是由于病案信息记载着全过程的医疗信息。与此同时，医院如果要给出相应的医疗决策，那么也必须凭借病案信息予以完成。

截至目前，医院及其有关部门正在逐步意识到医院病案管理与大数据手段相互融合的必要性，对于医院当前的各项管理举措也能够予以相应的优化。因此在病案信息管理的有关实践中，医院针对信息化手段有必要着眼于灵活加以运用，在此前提下服务于病案信息管理实效性的提升。

信息管理毕业论文范文模板(二)：信息管理到知识管理过程中档案价值重新发现论文

【摘要】基于信息与知识、信息管理与知识管理之间的关系，分析在知识管理过程中档案价值的新特征。档案价值的实现主要是通过将其主体与客体之间的关系显现化，通过知识管理对档案信息进一步挖掘使档案更好地实现其应有的价值。

【关键词】信息管理；知识管理；价值特征

一、信息管理到知识管理

对于知识管理与信息管理之间的关系，我们可以从信息与知识之间的关系入手。有关知识与信息之间的关系有很多种观点。一种观点持有者们认为，信息存在于自然环境、人类社交活动以及人们思维之中，而知识的存在局限在人们的社交活动范围之中，因而信息包涵了知识。另一种观点持有者认为，信息是可编码化的知识或显性可视的知识，而知识除了显性之外，还包涵隐性知识，即存在于人类大脑之中、不可编码化的知识，因而知识包涵了信息。对于以上两方观点，有学者认为，从本质上来说，信息是一种具有物质属性并以物质存在的方式反映呈现给大众，这种物象化及其存在方式可以广泛地包含人类活动及其成果。而知识是人们对这种反映的一种主观性的认识结果，是一种智力成果。因而，就信息与知识两者之间的关系而言，信息是具有知识属性的，并以知识成果作为其具体的表现形式。知识管理这一概念最早是在企业管理中被提出来的，知识管理的概念可能会因为其所涉及的学科领域的差异而存在各种不同的版本，但是知识管理的目标大抵是相同的，即知识管理想要实现的是在最恰当的时间将信息传递给最需要的人，以便于此人可以利用这一信息做出最恰当的决策并付诸实践活动。然而档案又是如何与知识管理存在联系的呢？档案根据其定义我们可以了解到，其最明显的特征为原始记录性。档案的这种原始记录性的特征奠定了档案不可动摇的地位，也是将档案区别于图书、信息等的重要凭证。因此档案凭借其固有的原始记录性的根本属性无可厚非的可称其是信息的最根本来源。知识是我们依靠自身主观能动性对信息进行筛选的结果，故档案也可以称为是知识的源头。

二、知识管理的档案价值

当今由于知识管理层次的不断深入，档案的使用价值呈现出来了新特征，因此对于知识管理中档案价值的重新发现，笔者认为是必要的。知识可以分为显性知识与隐性知识。档案是一种直接呈现在人们眼前的显性知识，是知识的来源，因此档案也是知识管理的核心部分。

（一）从理论基础角度分析。理論基础角度主要可以从档案后保管范式与档案双元价值理论两个方面。档案后保管范式包括新来源观、宏观价值鉴定论、知识服务三个方面。1.新来源观。新来源观就是对于文件的来源问题进行一种全新的认识，传统意义上，我们是在文件转化为档案之后才开始对档案进行管理，而新来源观理论则强调对于文件的管理工作应该从文件形成之初就着手开始进行，从开始形成时就开始对其管理，即强调的是一种“前端控制”“全过程管理”，通过这种管理方式可以方便人们从文件形成之初的背景，文件形成过程的结构层次以及文件未来可能会涉及的研究发展的方向进行全面系统的管理。2.宏观价值鉴定论。宏观价值鉴定论强调的是对于档案价值的鉴定我们不能仅仅局限于对其本身形成部门、机关所产生的价值作用上来判断是否对其进行保存，而应将价值的鉴定提升到对整个社会层级上来。使更广大的人群可以受益，进而实现档案的第二价值，这也正是谢伦伯格所强调的档案双元价值理论中的第二价值。3.知识服务。知识服务顾名思义主，要是将档案信息上升为知识层次对其进行管理，这一理论主要表现在传统档案保管员身份的变化上，可以说档案保管员的工作并非只局限于对档案的排列、档案、上架等一些基础性的工作。在知识服务中档案保管员的工作主要是将档案中的文字信息加工、提炼出有价值的部分，对这些有价值的部分进行整理，使有价值的信息可以提供给人们利用，即提高了档案信息的质量，也节省了档案利用者筛选档案的时间。以上就是档案后保管范式中所包括的三个方面的基本内容，档案后保管范式是在电子文件不断产生的背景下提出来的，将档案价值鉴定工作与知识服务有机结合起来，从而肯定了档案价值在知识管理中的地位。4.档案双元价值理论主要指档案的工具价值与档案的信息价值。工具价值所指的就是档案产生之初所赋予的价值。正如一个事物的产生是有其原因的，并能在其产生的基础上发挥其应有的价值，为社会提供利用服务。信息价值主要是依据信息接收者，即知识主题与知识客体之间的关系而形成的一种价值关系。这种价值的实现是需要一定的载体对信息进行传递实现的。知识主体的不同对知识的需求自然就会不尽相同。主体带着目的和需求查询接受信息，并且由于每个人的知识素养，知识储备的不同，对同一信息的理解也是大相径庭的。正如每个人读研究生的目的是不同，每个人的人生经历也是不同的，所以对待同样的问题我们会有自己的想法，我们会根据自身的经验分析理解所获取的信息。

（二）从实际理论角度分析。实践基础主要表现在公共档案管提供利用的层面上，主要包括知识获取、知识管理与知识服务三个方面。1.知识获取是实践的前提保障工作。正所谓没有原材料我们就无法进行生产加工一样。所以要想使公共档案真正体现价值，首先我们需要获取到一定的知识。知识管理权主要指的不再是对纸质文件的有序化整理过程，而是对文件上所反映出来的知识内容进行整理加工，对文件上面的信息进行分析，挖掘出更有价值的部分，对其进行管理。2.知识服务体现在政府信息公开这一层面上，档案馆作为政府信息公开查询的场所，具有提供知识服务的合法地位，同时主动提供信息查询等方面的服务也是其应当履行的义务，满足公众的需求是其应当做的。同样也是公共档案管发展的动力所在。在知识服务提供利用方面，公共档案馆可以借鉴公共图书馆的成功措施，如举办展览，提供远程服务，提供电子化检索平台等等。公共档案馆通过提供新的利用服务方式可以吸引更多的公众，进而实现其公共服务的价值。

三、知识管理中档案价值实现的特征

传统档案管理活动中只有有价值的文件才可以转换成档案进行管理、保存。而在知识管理活动过程中，档案的价值与使用价值时同等重要的。档案的价值主要体现在隐性知识层面，档案的使用价值主要体现在显性知识层面。因此对于知识管理中档案的这种价值与实用价值并重的条件下，档案价值也呈现出了新的特征。

（一）集成化与灵活性。传统的档案价值体现在主题对客体的需要，对主体需要的档案进行归档保存以实现其价值。而知识管理中更加注重的则是知识，并且这一管理从文件形成之初就需要开始着手进行了，体现在外在内在结合的全过程中，在整个过程中因可能涉及的不同人提出的不同要求，故灵活性也是必不可少的。

（二）多元化与共享性。公众对于档案的利用可能是间接的，而公众对于知识的获取则不同，这是一种主动性的活动。正如约翰奈斯比特曾经提到的“我们淹没在信心之中，但我们仍处于知识的饥渴中”。作为知识个体的人因其自身处于不断发展中，所以人作为知识个体是渴望获得知识的。知识管理的过程中则强调的是，将档案中的知识以一种共享的方式传播开来，呈现在公众面前，以便于公众根据自身的需要获取知识。这种共享性是多元化的，可以是一对一、一对多、多对一、多对多的方式。正如我们需要完成一项工作可能一份文件就包括了我们所需要获取的全部信息，也有可能我们需要通过搜集不同文件中的部分信息，进行整合后的信息才是我们真正需要的。个体的需求可能是单一的也可以是多元化的。

（三）显性化与增值型。知识管理需要的是主体通过交流的方式将隐形的知识显性化，知识管理中侧重于人力资源管理、成本投入管理、技术管理三个方面，这三点主要是依据企业知识管理所提出的。而当前就档案而言为了实现档案的价值应更加趋于主动性。主动性主要指主动提供服务，知识管理重视的是个体之间，个体与组织之间的知识共享过程，进一步促进知识创新以实现档案信息的增值型。

四、档案价值在知识链中的体现

（一）知识获取。知识获取包括信息采集與信息创造两个方面。采集的过程我们强调的是对于信息的获取要注重其完整性与信息的可靠性。创造则更加侧重于，将隐形信息显性化的过程。档案室信息是一种外在存在形式，因此可以说档案室信息的承载体，也就是知识获取的主要来源，对于有价值的信息获取应该对其加以记录以便日后更多人利用。

（二）知识开发。知识开发的过程是对信息进行分析，加工，处理，存储整合的过程。使信息有序化、体系化。这种信息开发的过程要遵守信息本身的客观性原则，知识开发者不可以根据个人的主观意识对信息进行任意的更改，要保持信息的原貌。知识开发就是档案工具价值和信息价值转换的过程。

（三）知识利用。知识获取与知识开发的过程都是为了知识最终能被有效地利用，利用过程中的个人与组织之间的信息传播、信心交流、信息之间的转移，到最后的信息共享过程都是档案价值实现的体现。

篇（9）

以科学发展观为指导，全面落实《纲要》精神，以打造高效课堂为重点，以提升教学质量为目标，向科学管理要质量，向高效课堂要成绩，向教育科研要效益，向教师素质要水平。大力加强教师研修，不断提高教师业务素质；扎实推进素质教育和新课程改革，努力培养学生的创新精神和实践能力，减轻学生过重的课业负担，促进学生全面发展，全面提升教学质量。

二．重点工作

（一）深化课程与教学改革，全面提高教学质量

1．树立以生为本，德智体美全面和谐发展的教学质量观，面向全体学生，关注每一名学生，不让一名学生掉队。

2．全面落实课程方案，加强课程与教学评估。开全课程，开足课时，进一步提高校本课程实施水平。杜绝“满堂灌”、布置超量作业等不良教学行为。保证学生体育锻炼时间，培养学生良好的卫生习惯和学习习惯。加强心理健康教育，培养学生健康的志趣和积极的心态。

3．完善教学质量管理体系,加强教学质量监测。实行教学质量目标责任制和教学责任事故追究制。落实校干包级、班主任包班、教师包学科、包学生、包质量,教研员包学科、包学段、包质量。建立教学质量抽测、监测制度，完善教学质量阶段性推进机制，做到“堂堂清、日日清、周周清、单元清、月月清”。完善“定期监测，发现问题，分析原因，制定措施，及时矫正”的“查摆改”教学诊断机制，及时召开阶段性质量分析总结会，扎实搞好区、校、班、组各层面的“查摆改”工作，确保新课程教学质量目标的全面落实。

4．深化教学评价改革。坚持“从起点看提高，从入口看出口，从基础看发展”的原则，科学评价教学工作，促进学生、教师、学校在原有基础上的共同发展。从德能勤绩诸方面全面考评教师，突出对教师教学实绩的评价，重视过程性评价，促进教师的专业化发展。从德智体美等方面综合评价学生，促进学生全面发展。

5．举办教学质量管理论坛。召开教学质量管理经验交流会，召开全区中小学各学科教学质量管理研讨会。

6．优化高中教学区域管理，加强高中教学视导和高考备考工作。加强初中学业水平考试备考的研究与指导。小学要完善校内学业水平评价和监控机制。

（二）扎实落实教学常规，规范教学管理

7．落实教学“六认真”，做到理念“新”，备课“深”，上课“实”，作业“精”，批改“细”，辅导“准”，检测“严”，分析“透”，教研“活”，负担“轻”，质量“高”。

8．规范各层面的教学档案管理，使教学管理进一步科学化、规范化。

（三）深化课堂教学创新，向高效课堂要质量

9．以课堂教学改革年为主题，树立“一切为了学生，高度尊重学生，全面依靠学生”的生本教育理念，做到以生为本、以学定教、以教导学、以学评教，推进生本教育实验。优化课堂教学模式，突出学为主体，落实“三讲三不讲”，充分发挥学生的学习主体作用，千方百计调动学生的学习积极性。克服以讲代练、以讲代学、以教师“会”代学生“会”、只管进度不管效果等低效教学行为。

10．树立学科、学校、全区各层面的课堂教学先进典型，开展各学科公开课活动和课堂观摩研讨活动。

11．优化课堂评价，按照“有备而听、先测后评、以学评教”的原则评课，不断提高课堂教学效率。

12．加强作业管理。做到教师先做，有发必收，有收必改，有改必评。

（四）加强教师业务培训，提升教师教学素质

13．加强教师业务培训，规范教师专业成长档案管理。对新教师进行岗位培训，组织教师业务考试。开展教师读书活动、教学论文评选活动。

14．开展片区联研，加强校本教研，提高教研精细化水平。

15．加强全区学科集体备课，开展说整册教材或全册教材活动，促进教师整体把握课标、考纲和教材水平的提高。

16．继续实施骨干教师队伍建设“十百千工程”，加强区级教学骨干队伍建设。定期评选区级教学优秀教师、学科带头人、明星教师，开展全区第十二届教学能手评选活动。

17．完善校本研修制度，加强校本研修,创新教研方式，加强网络教研，提高教研效率，促进教师专业化水平的不断提高。

（五）开展“学赶超”活动，提高教学管理水平

18．深入开展“学赶超”活动，充分发挥省市区三级教学示范校的示范带动作用，定期开展教学管理经验交流活动。通过“走出去”和“请进来”，及时学习、推广先进教学经验，取长补短，扬长克短，不断提高全区教学管理水平。

（六）加强教育科研，提高教学效益

19．完善教科研管理体系，实施课题带动战略。发挥科研先导作用，加强课题研究，提高科研水平，解决教学难题。重点进行教师评价研究与实验、整体建构和谐教学、新课程单元达标、合作探究课堂教学模式等课题的研究与实验。

20．加强学法指导。教师要重视展示解题过程，帮助学生明晰解题思路，领悟解题方法。重视学情研究，优化学生管理。抓能力培养，通过一题多解、多题一解、画知识树等培养学生的思维能力。

篇（10）

        我院是一所开放床位756张，年门诊人次约46万，年出院病人近4万的大型综合性医院，每年产生的归档病案材料是大量的，如果依靠传统的归档方法 ，不仅占用大量的库房空间，也增加了病案调阅、查找的难度。真对这一难题，近几年来，我院对病案信息采取了计算机和电子化管理，不但节约了大量的库房空间，也使病案信息管理脱离了纯手工操作，减轻了劳动强度，提高了检索速度、病案利用率和工作效率。 

        一、实行电子病案档案的重要性 

        病案信息是医院管理的重要组成部分，病案信息不仅能为医院管理、临床、教学、科研提供帮助，也能对公安、司法、保险等部门提供帮助。随着社会的发展，人们对法律意识、保险意识的增强，对病案资料的真实性和科学性的认识都有很大提高，各方面对病案信息的需求也不断增强。随着《档案法》的贯彻执行，医院档案意识的提高，医院病案档案实行规范管理已成为共识，人们对反映病人诊疗情况的病历、检查影像等特种信息资料已经纳入档案系列管理的一个种类。 

        目前 ，我院共保存着45万人次的病案档案材料，和们把1976年—1990年这部分病历采取缩微胶片的形式进行保存，把1990年—2000年的病历变成了光盘病历，即对这十年的病历进行逐个扫描，再制成光盘，做成备份，拷备到计算机的硬盘里，把原始的病人档案资料移交到院里进行统一管理，这样即节约了空间，也为医务人员撰写论著提供了第一手材料，间接地为提高医务人员技术水平提供了详实的服务。 

        二、实行电子病案档案的方法 

        病案是一种宝贵的信息资源，利用计算机技术建立功能完善的病案信息系统，深入开发信息资源，对提高医院的医疗、科研和管理都具有重要意义，病案是病人在医院整个医疗过程的珍贵资料，它不仅具备历史见证的一般档案性质，还具有总结医学规律、探索研究疾病的病因、发展过程的医疗档案，它具有特殊的含义。病案电子化需要解决电子文件的法律效应、证据、原始性等问题。电子病案主要体现在病历首面上，首页共有约70项选择或填空问题，其中选择性的12项，它包含了病人家庭情况、入出院诊断、手术与病理、住院费用等五方面内容。 病案首页实行电子化管理具有几个特点：1、病历首页是病案中最集中、最重要、最核心的部分，无论是统计报表、医院管理、病案检索等到都离不开病案首页提供的信息。首页反映的病人基本情况，在实际工作中经常会遇到查找、询问等情况，因此，首页的电子化管理对电子检索和统计都具有实际意义。2、在没实行电子病案前，首页中的内容是由医生用手工来填写的，在书写上会出现字迹潦草，甚至无法辨认，还可能出现漏填的现象。实行首页电子化后，规范了书写，也在一定程度上降低了漏填现象的发生。

   三、实行电子病案档案的对策 

        1、必须建立完善的信息网络系统，实行网络化管理，必须进行全面的规划。由于各种资料在采取存贮、检索等方面由不同的系统组成，因此必须对此进行整合，从而规范医院电子病案档案。 

        2、建立完善的备份机制。电子档案最大的特点是较易遭受黑客、病毒攻击侵犯或发生设备故障。实行备份制可以防止数据丢失或系统瘫痪造成负面影响，对于保障电子病案的完整性是十分必要的，同时应安装网络安全隔离设备或软件，防止病毒侵犯。 

        3、要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和病毒软件实现全天侯升级，搞好病案上传、下载的安全等级和访问权限，要进一步完善电子病案和计算机设备的保管设施和使用环境，同时强化防磁化设施的完善和维护。 

        4、提高病案管理人员的素质是病案管理信息化建设的重要保证，病案管理者不但要掌握临床医学知识，还要熟炼掌握病案专业知识和计算机的操作技术、网络技术和现代化管理知识等，对此，一方面要培养一批即懂医学知识又懂病案管理和计算机应用的复合型人才，另一方面，不断完善现有在岗人员的培训。病案管理是一门多学科边缘的科学，涉及的范围广，它包括基础医学、临床医学、疾病分类、医院管理、档案管理、统计学及计算所应用等知识，因此，病案人员应通过不同的途径获得新理论、新技术、新知识、新方法和完善知识结构，在工作中提高自身的业务素质和管理水平。加强各医院病案管理人员之间的交往，使病案管理队伍的整体素质得到全面提高，只有掌握一定的计算机操作技能，懂得检索的基本技能，才能有效地进行信息的收集、电子建档、日常维护和数据库管理等。因此，提高病案管理人员的整体素质是一项任重道远的艰巨工作。 

        随着电子计算机和数字化技术的迅速发展，医疗领域信息化的必然趋势，电子病案作为医疗信息化建设的重要组成部分，将面临一个崭新的阶段，如何管理好电子病案，发挥电子病案的最大作用，作为病案管理人员还将要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正实现电子病案信息共享和网络化服务。 

参 考 文 献  

篇（11）

水政监察队伍接触到各行各业，因此水政监察队伍要提高综合知识水平，以适应工作需要。还要以高度的工作热情和敬业精神，以文明优质的服务、扎实有效的工作，向社会树立良好形象。建立整个水利行业的内部和外部监督管理网络，接受对水利行业执法人员在行政执法过程中公开、公正、公平的监督。强化素质就是在完善“八化”(执法队伍专职化、执法管理目标化、执法行为合法化、执法文书标准化、学习培训制度化、执法统计规范化、执法装备系列化、检查监督经常化)的基础上，加强执法队伍素质训练，逐步达到管理规范化、办公自动化、执法法制化、办案程序化、收费制度化的现代化管理模式。

二、建立和完善水政监察队伍制约机制

要积极向上级领导多做宣传，争取他们的大力支持，达到人员经费全额拨付，配备必要地办公、执法设备，按照《水政监察工作章程》的要求建立起综合执法的水政监察队伍。这是建设高素质水政监察队伍的基础。

要在提高整体素质上下功夫，就要建立和完善激励机制、约束机制。激励机制是要把执法管理目标明确到岗、到人，严格考核，实行工效挂钩，把执法目标和岗位职责完成情况与工资发放结合起来，把平时考核结果作为年终考评定格和奖励的主要依据。约束机制就是要依据《水政监察工作章程》，制定工作守则，规范和约束水政监察队伍、人员的行为。没有规矩，不成方圆。没有制度的队伍是打不了胜仗的。水政监察队伍要依法履行职责，就必须有强硬的制度管理。要强化制度建设，就要制定一系列的管理制度。要建立健全目标责任制、岗位责任制、水政执法责任制、错案追究责任制，还要完善评议考核制度、执法巡查制度、执法统计制度、文书档案管理制度、装备使用管理制度、学习培训制度、检查监督制度等。按照“业务精通、作风过硬、纪律严明、执法秉公”的要求，不断加强水政监察人员的训练，严格执行水政监察人员的考核培训上岗制度，在水政执法队伍中形成能上能下、能进能出的良性机制，实现依法行政、文明执法、和谐执法。

三、加强水政监察队伍思想、组织建设

抓好思想建设，就是强化学习培训，全面学习法律法规知识，提高自己的理论水平。强化业务训练，明确执法规范，严格法律程序，提高执法水平。强化大局观念，明确组织规范，使执法技能适应执法需要。要把思想政治教育和素质教育放在首位，积极开展思想道德建设，树立行业作风，不断增强服务意识和文明执法意识。

抓好组织建设，就是要完善队伍的组织机构建设，建立完善的组织指挥、指导系统，达到组织设置规范化、合法化、程序化，做到因事设岗、因岗设人、人尽其职。

四、严格落实水政执法责任制

在加大水行政执法力度上，应重点加强责任制的落实，把对水资源、河道、水工程等水事的检查、监督明确到人，实行个人包片、包线路、包目标任务。做到人人有任务，个个有压力，以推动执法工作有效运行。具体地说应采取如下措施：

1、宣传教育与行政处罚相结合，宣传教育的目的是增强人们的水法律意识，水行政执法中通过加强宣传教育，使当事人了解法律精神，使他们遵守水法律法规变成自觉行动。处罚的目地是进一步扩大宣传教育面，要善于利用行政处罚的手段，力求做到查处一案，教育一批，教育为主，处罚为辅。

2、项目审批与行政执法相结合，对水资源开发利用、取水许可、河道占用、水土保持开发建设项目等，必须按照相关法律、法规的规定办理审批手续，否则一经发现一律作为违反水法规予以立案查处，以促进项目审批规范化，保障水行政执法的有序进行。

3、个人分工与集体办理相结合，针对水政执法人员在具体工作中发现的违反水法规的行为难以查处的情况，水政监察队伍应及时调集人员，集中力量迅速予以查处，取得重点突破。

4、定期检查与突击性活动相结合，对本辖区内的水事行为，依照相关法律法规及审批手续、方案进行定期检查、回访，对已经变更的行为、项目应及时办理变更手续，对接到群众举报或检查中发现的违法行为应采取突击性的办法迅速予以立案、查处，坚持查、管并重，重在执法。

五、加强水行政执法人员的职业道德建设