办公自动化论文大全11篇

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篇（1）

工商管理办公自动化系统设计的特点

工商管理OA系统可以实现重名查询与企业登记等功能，在真正意义上实现了无纸化办公。工商管理OA系统帮助工商管理部门解决实际工作需求与实际业务工作流程，并且顺应网络办公系统的技术应用要求，还具有相当大的实用性与易用性。工商管理OA系统的开发设计主要是从基于浏览器相对应的办公自动化来考虑，如何能够方便地让系统各组件灵活进行搭配成了设计重点考虑的技术问题，系统接口模块对接与内部流程根据实际工商管理工作的变动而变动成为技术设计的最大挑战，工商管理数据的冗余同时也成了困扰系统整体设计的重点难题。一般考虑系统功能不仅可以成为对外的网站，而且还重点在于工商管理部门内部可以实现是网上办公，相应的数据安全可以开展实时监控与授权访问、对数据采用双机备份等方法力求达到相对安全，系统还能够在远程办公方面独具特色，即使工商管理领导出差在外，同样可以通过互联网等方式方便地实现公文的审批与流程的指派等公文处理工作。工商管理OA系统的大众化与安全性。工商管理OA系统设立大众化的操作接口，对大多数工商企业与用户而言，系统的界面简单并且易操作和易学与易用是非常重要的，而相应的web技术支持的系统设计可以集成多数办公软件，同是也是一个最简单而且能够直接获取文档数据的重要技术途径。工商管理OA系统设计要求安全保障，通常采用的方式是各模块之间进行相互监督进行设计，同时在模块假死时可以很快促使正在操作的重要文件能够即时恢复，同时采用双机进行备份，系统在数据加密方面通常采取最为有效的安全策略进行设计。系统模块之间的权限往往是通过相互之间的通讯协调来完成，针对不同的用户可分配数据的控制权利，而且控制权利有多大都是集中在一个模块进行控制，再另外设计一个附加模块开展协调监控。系统使用的用户名密码或者是流转文件的行为管理，系统相关的所有数据操作均可以进行反向加密，相关的用户名与密码全部都采用密文加密等形式进行安全管理。

工商管理办公自动化系统的总体设计

工商行政管理部门主要从事所在辖区内的企业与个体户工商执照注册办理并且对相应工商行为进行管理等事宜。工商管理OA系统对所在管辖区的个体工商户及企业相关的注册名称核准以及同名企业查询和企业经营范围等规模开展管理，系统可以在原有的网络办公系统基础上继续开发出工商管理部门自有的网络办公系统，力求能够提高我们开展信息查询与核准的效率，尽快帮助办理工商营业执照的企业与个人用户能够早日拿到自己所需要的各种证件。而且在资料审核的子系统能够实现审核模块与流程相应的自动判别，力求达到企业无重名以及证件号无重复这种双重技术保证。系统的模块可以加入常用的功能模块，还能够同时加入信息资料的快速存储流转，目的是帮助系统在部分模块出现故障的同时工商管理部门同样能够正常启用备用库来进行信息存放与信息查询等相应工作。工商管理OA系统公文流转方面的设计总体上一般包含七大功能模块，即公文发起、下达公文、已发公文、已办公文、公文委派、流程监控模块以及部门管理等，同时系统还具备邮件的内外网接口管理的信息。工商管理OA系统在模块通信运行时，首先能够判断用户是否真正登录成功，倘如用户已经成功登录，系统则进入相应的规范操作界面，系统具备的七个子模块立即在公文流子系统中相互平行并且通过数据库与程序来进行控制，系统管理人员可以根据工商管理的实际情况随意来定义公文流转运行的路径，从而最大程度上确保系统的实用性与安全性，真正实现设计的初衷并产生巨大的经济效益与社会效益。总之，针对工商管理办公自动化的现实需求情况，充分利用既定计算机语言，科学设计工商管理办公自动化系统，不仅可以实现服务企业的各项功能，还同时实现真正无纸化办公提升工商管理的品质与效率。

本文作者：陈蕾工作单位：雅安职业技术学院

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电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?

以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。

1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。

使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。

未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。

2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难

我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。

3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存

电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。

如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：

3．1提高电子文件管理意识

电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。

3．2加强制度建设

目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

3．3做好电子文件的收集

电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

3．4把好电子文件的鉴定、归档关

电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

3．5加强电子文件的管理和安全防护工作

篇（3）

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

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一、办公自动化软件的应用价值

（一）连接

通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

（二）沟通

及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。

（三）协同

以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。

（四）监控

工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。

二、办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

（一）建立内部通讯平台

平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

（二）建立信息平台

公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。

（三）实现工作流转的自动化

协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

（四）实现文件管理的自动化

通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

三、办公自动化软件在公司的应用

（一）连接

就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。

（二）沟通

通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。

（三）协同

协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。

（四）监控

监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。

四、办公自动化软件的应用体会

首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。

其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。

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首先，在相关的数据以及文件的处理方面。在高校的运转的过程中，如果高校采用的处理数据以及文件的方式是传统的纸质办公方式，不仅仅在实际的运行过程中会经过诸多管理人员的手，还很容易出现很多的问题，也增多了非常多的工作量，最终使工作时间以及负担不断的增多。这样传统的工作方式不仅仅会使人力资源造成非常大的破坏，还会使文件的内容以及思想出现不同程度的误差。但是网络办公自动化就能够为文件以及数据的处理进行统一，这样能够实现更加良好的原文件的效果，对文件的修改也提供了非常大的便利，实现真正的权责分明，使得实际工作的质量以及效率得到了非常良好的保障。第二，在高校相关日常事务的实际处理方面。高校在对行政以及督办进行处理的过程中，实际消耗的人力以及物力的量相对比较大的，但是达到的工作效果具有一定的局限性，但是实施网络自动化办公，这样就能够对日常事务的管理得到良好的效果，真正的实现高校的良好发展。最后，在高校的决策管理方面。在高校的决策管理过程中，对于计算机办公自动化的建设以及推动能够使原本工作负担得到一定的缓解，以这样的方式来保障高校相关人员能够做出相对比较科学以及完善的决策，为其提供了非常大的便利。

2计算机办公自动化网络构建策略

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一、办公自动化软件的应用价值

（一）连接。通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

（二）沟通。及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。

（三）协同。以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。

（四）监控。工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。

二、办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

（一）建立内部通讯平台。平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

（二）建立信息平台。公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。

（三）实现工作流转的自动化。协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

（四）实现文件管理的自动化。通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

三、办公自动化软件在公司的应用

（一）连接。就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。

（二）沟通。通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。

（三）协同。协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。

（四）监控。监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。

四、办公自动化软件的应用体会

首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。

其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。:

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当前，存在多种形式的数据库，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作简单、可以进行大数据量管理等许多优点，基于J2EE的办公自动化系统选择了SQLServer2005数据库。

1.2J2EE体系结构

J2EE（Java2EnterpriseEdition）这种体系结构能够方便系统的开发，J2EE能够使多层分布式企业应用系统的开发和部署得到大大的简化，并且为系统的开发实现提供了相关的规范。Java平台或Java2平台的标准版J2SE是J2EE技术的基础，J2EE不仅巩固了J2SE中的“编写一次、随处运行”的特征等许多优点，而且还提供了对许多流行技术的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技术的最终目的就是成为一个能够使企业开发者大幅缩短投放市场时间的体系结构。J2EE的优越性主要表现在以下几个方面：一是基于JAVA技术，平台无关性表现突出；二是开放的标准，许多大型公司已经实现了对该规范支持的应用服务器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相当专业的通用软件服务；四是提供了优秀的企业级应用程序框架，为快速高质量开发打下基础。因此，本系统采用了J2EE体系结构。J2EE使用多层的分布式应用模型，应用逻辑按功能划分为组件，各个应用组件根据它们所在的层分布在不同的机器上，如图所示。J2EE的体系结构可以分为客户层、J2EE服务器层和企业信息系统（EIS）层，其中，J2EE服务器层又可以分为Web组件层和业务逻辑层。

在实践中，根据具体情况，可以将领域层，也就是业务逻辑层再划分为几层，这样就形成了J2EE的N层体系结构。

2基于J2EE的办公自动化系统的需求分析

基于J2EE的办公自动化系统涉及到企业的普通员工、部门经理和总经理从收发电子邮件到日程安排到工作计划的制定等的全过程管理，包括一系列的功能，适用于要实现企业信息化的大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业，能够方便企业工作人员的办公，提高其工作效率。下面详细介绍一下基于J2EE的办公自动化系统的部分功能。

（1）支持任意多级部门、成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用。

（2）内置工作流系统，流程自定义，工作流可视化操作，自由流程，无限制嵌套流程运转(可定义任何复杂流程)。并能清晰直观查看任务执行状态，实时了解工作任务的办理情况。

（3）自定义数据库表、字段、表单、视图、报表等，增加新的功能易如反掌，不需要写任何代码。

（4）内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。

（5）集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。

（6）集成公告、新闻、内部邮件、外部邮件、短信、手机短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径。

(7)集成人事档案、考核、考勤、办公用品、通讯簿、日程安排、工作计划、会议管理、车辆管理、客户管理等模块，提供企业管理者全新的管理工具。

(8)通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行。

(9)集成eOfficeIM即时通讯系统，类似MSN、QQ的功能。使客户端沟通更方便。

所开发的系统应该能够满足大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业在当前以及在将来对信息资源采集、存储、处理、组织、管理和利用的需求，实现信息资源的高度集成与共享，能够集中管理和统一调度所有的信息资源。

3基于J2EE的办公自动化系统的设计与实现

基于J2EE的办公自动化系统实现了登录模块、信息录入模块、电子邮件模块、电子日历模块、人力资源管理模块和系统管理模块等许多功能模块。对于基于J2EE的办公自动化系统的主要功能模块，下面进行具体的阐述。

3.1登录模块

登录模块是很多应用程序都应具备的模块，在基于J2EE的办公自动化系统设置的登录界面上，有两个输入框，分别用于输入用户名和密码。输入用户名并输入相应的密码后，再选择登陆身份（普通员工，部门经理，总经理或系统管理员），系统将判定用户信息的合法性，若合法就进入系统，否则提示错误。

3.2信息录入模块

信息录入模块实现了普通员工信息录入部门经理信息录入和总经理信息录入等。其中普通员工信息录入包括：普通员工编号，姓名，年龄，性别，籍贯，家庭住址，邮政编码，联系电话，本科毕业院校，本科毕业专业，硕士毕业专业，所在部门，职称（职务），岗位职责；部门经理信息录入包括：部门经理编号，姓名，年龄，性别，所学专业，学历，所在部门，职称（职务），岗位职责；总经理信息录入包括：总经理编号，姓名，年龄，性别，所学专业，学历，职称（职务），岗位职责等。

3.3电子邮件模块

为了满足企业管理者、企业员工以及与企业有合作关系的相关人员之间进行日常邮件联系，基于J2EE的办公自动化系统能够实现收发电子邮件的功能，系统用户能够接收、发送、转发、撰写和管理自己的办公邮件。

3.4电子日历模块

电子日历具有为基于J2EE的办公自动化系统的每个用户安排个人工作日程的功能。如果员工所属的部门有相关的活动，那么该电子日历会提示办公人员，这样会避免重复、冲突的日程安排。

3.5人力资源管理模块

人力资源管理功能划分为人事档案；考勤管理；劳资管理；考核管理；奖惩管理；培训管理。其中档案管理模块按照我国标准的档案管理模式，对档案进行各个环节的管理，实现档案归档、整理、查询、借阅、销档等功能模块，减轻档案管理人员手工抄写的工作。

3.6系统管理模块

系统管理模块是整个基于J2EE的办公自动化系统的指挥控制中心，其主要是系统权限管理、用户管理、组织机构管理、日志管理等模块。系统管理员管理着所有的信息，包括普通员工的所有信息，部门经理的所有信息，总经理的所有信息和所有用户对于所有功能模块的访问权限设置信息。管理员只是没有修改普通员工、部门经理和总经理的密码权限，其他任何权限都由管理员分为多个页面对系统进行管理。

4结束语

基于J2EE的办公自动化系统提高了工作效率，操作简单、保密性能好；系统提供了友好的个性图标，通俗易懂；但是，在基于J2EE的办公自动化系统的开发过程中，由于本人在知识、经验方面都存在着不足，开发时间比较仓促，系统存在一些缺陷和不足。具体来说，有如下两点：

（1）由于时间的原因，本系统只实现了需求分析的部分功能。

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电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。

实施原则：

实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则

实施步骤

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。

在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

第一部分内部办公自动化系统的建设

功能需求：

一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。

一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

二、处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

三、包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。

在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

四、支持协同工作和移动办公

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

五、应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

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电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。

实施原则：

实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则

实施步骤

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。

在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

第一部分内部办公自动化系统的建设

功能需求：

一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。

一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

二、处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

三、包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。

在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

四、支持协同工作和移动办公

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

五、应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

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1、计算机办公自动化下的文档管理新特点

1.1在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊。从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。

1.2在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情。而是需要多部门多方面的参与在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。电子文件的载体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。

1.3办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求。在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。纸质文件的管理方式与之前变化不大，但新增加的电子文档管理则涉及较多部门。每一个部门，每一个环节的操作与管理都要有明确的工作内容和权限的划分，而且要在操作时能够体现。

2、计算机办公自动化下的文档管理的优势

2.1文件的归档变的更容易。在传统方式文件的归档要先进行全方面的文件审阅，工作量大且效率低。在办公自动化实现的条件下，在设定条件下生成的文件本身就属于同一文档，不需辨别，在非设定条件下生成的文档，工作人员只需按照同一文档所要求的条件搜索点击归档即可，方便快捷。

2.2信息检索的效率提高了，档案的使用变的更加高效捷。如何从众多的文档中找出有用的资料一直是档案手工管理的难题。办公自动化的应用解决了这一难题。办公自动化可以实现关键字检索与指定类型的搜索，能够在极快的时间内多方位的检索到所有相关信息。搜索效率提高了，档案的使用也变的更加高效快捷。

2.3办公自动化系统稳定性高，文件管理更加安全可靠。传统文档是纸质版，容易受虫蛀、潮湿、明火、氧化、人为损坏等多方面的影响，稍不注意就可能造成不可挽回的损失。时间越长档案越易坏。办公自动化下催生的电子文档与之相比无疑具有很多的优势：不受外界环境的影响，可以选择电脑、移动硬盘、光碟等多种载体，存储时间长不易损坏。传统的资料管理安全工作多靠人力，占用资源不说，漏洞多，安全系数低。办公自动化实现的情况下，档案管理系统可以设置保密系统，使用权限操作对不同的人员加以限制。能很好的避免资料外泄、数据篡改等问题。

2.4资源的共享变的更加快速与安全。日常的情况下要想实现档案资源共享就必须使文档在地域上发生转移。多数情况下都是使用邮件来收发。受到距离长短的影响，邮递的时间也会发生变化。少则一天多则几天。而且在传递过程中邮件的损坏或者丢失是难以避免的。时间长且不安全，这些都影响了人们就行文档分享的意愿。电子文档则可以使用网络进行传递，时间不过几秒，文件也不会丢失受损，大大的提高了文件传递的安全性和实效性。

3、计算机办公自动化下的文档管理措施

3.1提高企业管理者及公司员工的重视程度。一项工作开展是否顺利，离不开企业管理者是否足够重视并将工作落实到位，也离不开公司广大员工的大力支持与配合。档案管理和办公自动化工作，与公司各项业务息息相关。因此，在现实工作中，不仅需要企业管理者在人力和物力上的投入，也需要各岗位的工作人员在日常工作中注意利用相关办公设备资源等协助做好档案管理工作。

3.2普及档案教育，统一规范档案管理工作。企业须大力宣传档案方面的知识，譬如增加有关档案方面知识的培训，让更多的员工了解国家及行业关于档案方面的相关法律法规，认识到档案管理的重要性和必要性，加大实施力度；同时，要建立符合国家标准和行业规范，并切合自身实际的档案管理制度及分类方案，为企业档案管理工作更加规范化、标准化和信息化打下坚实的基础。

3.3加深员工对办公自动化的熟悉程度。要想办公自动化在企业中运行妥当，不仅须加深广大员工对办公自动化的了解程度，还必须提高员工计算机操作技能水平以及对办公设备等设施的运作熟练程度。要做到让每一个员工都可以参与到办公自动化这个工作模式中去，在实践中逐步实现电子网络与档案管理在工作中、相辅相成的目的。

3.4加强硬件设施和软件设施的基础建设。当今的档案管理工作，已经趋向于利用计算机系统来录入资料、搜索条目等，有的企业甚至要求用扫描档案资料的方式，来更好地利用档案资料辅助开展工作。简明来说，传统的档案管理方式已经改变，日后将逐步实现档案管理与办公自动化的紧密结合，让档案管理工作更加地快捷简便。所以，企业必须加强硬件设施和软件设施的基础建设，让办公自动化成为档案管理工作的强大后盾保障。

3.5注意做好信息保密工作，以防泄露机密。互联网的使用已经普及到各个阶层，但其安全性和保密性仍比较差。特别对于企业来说，企业的大部分工作需要互联网来支持，很多信息资料都必须通过互联网来获取。这样一旦与互联网连上，就很容易导致企业机密泄露。建议的做法是，有装载档案系统的计算机必须与外网隔绝，这样子才可以断绝与外界的联系，阻止黑客的入侵，从而防止公司机密外泄。因此，做好保密工作是尤为必要的。

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一、现代文秘工作的特点

随着企业信息化的到来，现代文秘工作较以往传统文秘工作有了较大的变化。许多事务工作，如速记、誊写、发文等已经由人为的手工作业向计算机网络管理转变，伴随着（Word、Excel 、Powerpoint等计算机办公软件）的广泛使用，使得大量的财务报表、会议安排、办公文件等具体繁杂的日常管理工作趋于简单化、规范化和智能化。在信息高速膨胀的今天， 网络通信技术和计算机技术的融入，信息的搜集与利用显的越来越重要，如何作好信息化社会大环境中的秘书工作，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用，已经成为一个不可争议的话题。因此，办公自动化已成为现代文秘工作者的最大特点，文秘工作已经进行了高速发展的办公自动化时代。

二、办公自动化的内涵、功能与作用

办公自动化，简称 OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，由各种办公设备和人机信息系统来协助完成各种常规的人的办公业务活动，完成办公信息处理的自动化，在充分利用信息资源的同时，提高了工作效率，最终达到提高生产率的目的。办公自动化的概念，70年代未80年代初已经出现，近20年的发展使得办公自动化的内涵不断地丰富和发展。现如今办公自动化是一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

1.使得内部信息交流更方便、畅通。通过在单位内部建立局域网，使得内部通信、制度信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便和畅通，避免了文秘工作者人为传递时的费时费力。

2.使得信息具有时效性。通过公司内部局域网的信息，使得诸如重要通知通告、文件精神、新闻简讯等重要事项，能够在公司范围内得到广泛而及时地的传播，为文秘工作减轻了压力。

3.工作流程的自动化、规范化。主要体现在对公文的起草、处理、收发文、各种审批、请示、 汇报流程等方面，较以往人为繁杂的程序，通过网络快速的实现工作流程的自动化、规范化，不仅规范了各项工作流程，还大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文档管理程序化。可使各类文档能够按权限、时间、分类等性质进行保存、共享和使用，快速的文档查找，使得文秘工作更加细致和严谨。

三、办公自动化给文秘工作带来的影响

办公自动化使传统的抄抄写写式的文秘工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

1.信息处理的快捷、简便化。通过办公自动化信息系统，文秘工作者可以通过公司内部网络和信息系统，快速的阅读和下载自己所需的文件资料、规章制度、会议安排，及时接收领导通过OA系统审批和传阅的文件，并按照相关要求及时进行修改和处理。

2.各种财务、人事报表和相关数据处理方面。文秘工作者可以直接从公司内部相关信息平台上采集、提取数据，避免了以往人为收集和统计数据时，时间、精力的耗费，以及人为测算数据时的产生的误差。办公自动化系统可以快速、高效、准确地处理各种统计数据。并且能够按照人的意愿将数据转换成各类图表，使得数据分析更具直观化、准确化。

3.收发文件和档案管理方面，依据企业对文件管理的流程，可以在办公系统中设置文件审批流程，按照办公发文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要离开办公室就可以直接将文件点发给相关领导进行审批，审核修改后的文件可由领导电子签发，同时系统依据文件性质自动存档，方便今后的管理和查阅，整个收发文过程非常的简便和流畅，也大大的减少和避免了过去手动操作时人为地推诿和拖延，利用网络高效率传递，极大地的提高了办公效率。

4.办理会务工作方面。企业会务工作看似简单实则复杂，涉及面多，一旦考虑不周全，就会影响整个会议的开展，通过办公自动化系统中的电子日程表安排会议，能使繁杂的会务工作变的简单、规范，能使文秘工作者轻易应付大量会议。

四、提高文秘工作水平，实现文秘工作现代化

1.建立规范而详实的文秘工作岗位职责。制定办公自动化条件下科学、规范、详实的岗位职责，能严格规范文秘工作者的工作内容和流程，明确岗位职责。实现文秘工作的办公自动化，尤其是像公文处理、档案管理等工作，具有较强的工作流程，即使采用了各类办公自动化系统，也要严格按照制度要求，进行审批和规范处理，最总达到办公自动化与传统文秘工作的真正结合。

2.提高文秘工作者个人的素质和修养。首先在日常的工作中要不断地积累和完善本岗位专业知识和业务技能，文秘工作者不仅要掌握计算机、传真机、复印机、打印机等现代办公设备，尤其要熟悉计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等办公自动化软件；其次，注重文秘所需相关知识的积累，公文写作知识、文秘专业素质、社会科学等知识的学习，不仅能陶冶情操，还能创新工作方法，提高工作效率；第三，注重个人修养。言行举止、穿衣打扮都要与自己的气质和身份向符合，从细节体现文秘工作者的工作态度。

3.从思想上识到办公自动化实现的必要性和长远性。在办公自动化环境中，从容高效地处理业务工作，使文秘工作者有更多的时间和精力思考工作的改进和创新，真正意义上提高工作效率。

文秘工作的现代化不是一蹴而就，是一个不断积累和逐步改进和提高的过程。如果文秘工作者仍然按照传统的工作方式开展工作，不懂得使用现代化办公信息系统，就会影响和制约企业的发展。跟不上时展的要求，必然会被时代所淘汰，只有建立完善的办公自动化体系，才能使文秘工作呈现快节奏、高效率的崭新局面

参考文献：

[1]顾孝华.《现代秘书》.上海科学技术出版社，2005 年 6 月版