档案建设论文大全11篇

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作者：张华 单位：河南大学远程与继续教育学院

高校档案数字化建设的问题

多年来国内档案界对档案数字化的研究与建设基本上大多停留于理论探讨阶段，在工程开发与应用方面尚未出现令人满意的成果。李清华认为，档案数字化的现状在于：档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案资源共亨的要求；标准化、规范化工作有待提高；档案管理人员的素质有待提高。王建萍认为，实现高校档案管理数字化面临的问题：档案管理现代化水平低，与高校的发展速度不相适应；电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费；档案管理系统脱离办公自动化系统而独存，两者互不兼容、各自为政，给电子文件归档设置了障碍；数字化档案利用率不高，给高校档案数字化进程造成障碍。张柯、朱艳芳认为，档案“数字化”的若干问题：受重视程度不够；档案队伍素质有待提高；数字化策略尚待斟酌。

高校档案数字化建设的对策

档案数字化建设是高校工作中的一项重大工程。赵育凤认为，对高校档案数字化建设的一些设想：要提高档案的标准化、规范化水平；要进行整体规划，分步实施；要保证经费投入，满足数字化建设的硬件要求；要建立健全严格的管理制度；高校档案馆(室)联网以后应不断拓宽信息采集渠道、充实信息资源库。林丽群认为，档案信息数字化建设的必要条件是：档案部门要重视基础性资源建设；统一的数据库；以法制为保障；档案部门要注重自身队伍的建设。加强档案数字化建设的措施有：实现档案馆业务流程处理的自动化；加快档案馆的现代化建设步伐，优化馆藏；建立档案信息数字化和资源化。高占海认为，高校档案数字化必将在技术和经济上获得大力支持，从而遵循安全、规范、高效的原则开展建设。李清华认为，档案数字化建设要注意四个方面的问题：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设；加快档案数字化人才的培养。李金云认为，加强高校档案数字化建设的对策：领导重视，加强档案工作的队伍建设；充分做好档案数字化建设的前期准备工作；做好档案数字化管理的系统化、标准化和规范化工作；提高高校档案数字化建设的安全性。王建萍认为，实现高校档案管理数字化的策略：健全高校数字平台，构建和谐共享环境；搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流；建立一支高素质、高水平的专职档案队伍；提高高校人员的档案意识。郑晨认为，高校档案数字化建设的基本内容：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设。高校档案数字化建设的基本步骤：建立高校档案领导体制；加强队伍建设；建立健全档案管理制度；建立档案数据库；建立档案网站；加大档案管理软件推广力度。胡鹏飞认为，高校档案数字化建设模式：成立工作专班及确定档案数字化应遵循的规范及标准；档案提卷；档案的整理及编写页号；标引著录；档案扫描；图像处理；扫描数据检查及验收；成品数据的验收；双层PDF文件的转化和建立全文检索；图像挂接；质量检验；资料归还。高校档案数字化建设模式中应注意的问题：档案的保密性、安全性必须保证；重要档案数字化处理的优先性必须坚持；档案数字化的保障措施必须完善。

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在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？

档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

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随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

一、档案管理信息化的现状

社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、加强档案管理信息化建设

1、建立网络档案系统。

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2、加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

2.3，做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

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2电网建设基建档案整理中的问题

2.1基建档案管理意识差，对电网建设基建档案重要性缺乏认知

在实践中可以看到，对电网建设基建档案整理工作的重要性认识不够，加之基建工程施工建设过程中的人员流动性非常大，人员结构不稳定，导致基建档案资料管理工作与实际情况严重脱节，甚至因基建档案资料整理不全面、流向不明确而导致电网工程参建部门之间难以进行有效的沟通和交流。对于电网建设基建档案整理工作而言，其专业性要求比较高，档案管理人员因不了解专业技术知识、实践能力差，而导致电网建设基建档案资料的收集、整理以及归档不完整、不及时。

2.2档案收集不完整、系统性不高

在电网工程项目施工建设过程中，人们的视线总是集中在施工质量、施工进度以及安全可靠性方面，严重忽视了基建档案材料的收集与归档。对于电网建设工程而言，通常其施工工期比较长，而且工程量也非常大，频繁的人员调整，使施工工期、施工质量以及生产安全成为重点，严重忽略了施工单位的文件资料收集和归档问题，导致部分施工单位为了应用方便而不移交。同时，由于电网工程施工单位存在着交叉作业的方式，负责文件、收集档案材料的人员多为兼职性质，综合素质、业务技能参差不齐，因其所移交的档案材料不规范、不齐全而导致电网工程档案成套性原则被分割。因此，也就无法保证档案资料的完整性、准确性。

3电网建设基建档案整理策略

3.1加强领导重视，提高员工对档案整理工作重要性的认知

在电网工程施工建设过程中，应当制定相关文件、档案材料的收集与管理机制，并且制定领导责任制度。在电网建设过程中，一旦领导调整，均需严格按照档案法、档案管理条例以及档案整理规范等，及时呈送档案资料，及时交接档案工作。同时，还要加大宣传和培训力度，全面提高兼职档案管理人员的综合素质和业务技能。如可以邀请专家对兼职档案人员进行教育和培训，使他们掌握收集电网建设中的相关文件材料，使电网建设基建档案的成套性不被人为破坏，并且保持单项工程项目档案之间的联系性；对档案管理人员进行实地培训、实地交流，采取取长补短的方式，使他们互相促进，提高整体档案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建档案整理和管理制度

从某种意义上来讲，电网建设基建档案资料的完整性、准确性，直接关系着建设单位的发展，单位领导、管理人员以及档案管理人员，应当重视档案资料工作，与施工、监理单位签订合同时，将形成和积累的档案资料在竣工后按时移交档案资料，并将其写进合同之中，对双方权利和义务进行明确。在此过程中，可采取相应的经济措施，比如决算财务会签等，来确保电网建设基建档案质量。

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二、促进档案管理科技建设创新的策略

1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度

企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。

2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度

健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。

3.电子化发展，重视电子文件管理

网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。

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二、企业档案网站建设对策

面对网络时代的发展进步，为企业档案工作带来了巨大的机遇与挑战。对此，笔者认为要建设好企业档案网站，就需要做好以下几点。

1、明确企业档案网站定位

要建设好一个企业档案网站，就要首先明确网站的实现目标以及所要发挥的功能。（1）档案网站是企业的一个宣传窗口，它的主要功能是宣传企业的历史、文化和馆藏资源，从而为企业树立良好形象；（2）档案网站是一个服务窗口，它能够为用户实现即时查询档案信息和通过网络完成档案信息的传输服务；（3）档案网站是一个对话窗口，它能够为企业和顾客提供一个对话交流平台，通过设立公告栏、反馈意见栏等，征询各方意见和建议。因此，要做好企业档案网站建设，就首先要明确网站的定位。

2、丰富网站中的档案信息资源

档案网站中的信息资源应具有含量大及形式多样化的特点，同时可通过对原始档案进行二次开发，有效提升档案网站资源的利用价值，并注意定期对网站中的档案资源进行更新，保证网站信息具有较强的实用性，在必要的情况下应对档案中的信息进行归类与细化，以提高信息检索效率。对于企业中的档案网站而言，不仅要增加网站中的信息数量及丰富档案内容，同时应采用多样化的形式展现档案。[3]例如，可以在档案网站中增设展览栏目，并在展览栏目中设置产品服务展览、人物介绍及市场营销展览等内容；或在网站中增设文件栏目，并在文件栏目中纳入企业简介、企业内部管理原则与管理实践方面的档案，在增设档案的过程中应保障资源类型的多样化，同时在档案中上传多媒体类型文件与文本文件。在丰富档案网站中的信息资源时还应重视运用整合理念，将处于分散状态、多元异构状态及相互独立状态的信息资源整合成统一的整体，确保用户可以通过点击链接获得其他档案网站中的资源，提升档案资源的共享率，也可以通过建立统一管理平台提升档案信息的利用率。

3、根据用户需求主导网站建设

建设档案网站的主要目的在于满足企业用户对于档案的利用需求，因此在实践中应根据用户需求主导网站的建设工作。首先，在建设档案网站时应注重与用户建立情感关系，即要充分掌握用户利用档案的心理，以便根据用户心理主动提供相对便捷的网站信息服务。其次，应注重创新档案网站的功能，利用先进技术手段完善档案网站的应用功能，尤其是信息检索功能。为了完善档案网站的信息检索功能，则应重视拓展模糊检索与全文检索方面的功能，模糊检索指的是在搜索档案信息时可以通过联想词与同义词获取信息。因此在用户不了解准确关键字的情况下也可以通过检索获取所需信息，这就有助于提升档案查询速度，使搜索引擎变得更为便捷。[4]全文检索指的是可以通过输入文中的出现的词语获得信息，在用户不了解信息标题的情况下也可以通过利用检索工具获得信息，这就有助于提升检索工具的实用性，同时可以提升用户对于档案服务工作的满意度。在用户对网站服务功能感到满意的情况下，用户便会再次使用网站，并主动推广宣传网站的实用性，这就能够有效提升档案网站的访问量与点击率，确保企业档案可以在各项经营活动中发挥重要作用。企业档案网站必须从多方筹措，强化档案网站法律安全意识，引进既懂技术、又懂业务的复合型人才，能准确运用软件功能，充分发挥档案网站的便捷功效，要把档案信息及时转存到档案专用服务器，随时把企业档案重要信息数据进行备份，增强对网站档案信息的监督功能，确保企业档案网站信息万无一失。以上除外，企业档案人员还要不断更新观念。在工作中，不能仅仅局限于被动地收集、整理以及提供档案利用，而是要积极主动地争取机会为企业创造价值。尤其是在当前的互联网时代下，企业档案网站的建设给档案工作者带来了新的任务和挑战。作为档案人员，只有不断更新观念、与时俱进，正确认识网络时代给企业档案带来的机遇与挑战，才能够有效保证企业档案工作的顺利开展。

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（二）信息资源日渐丰富信息资源的一个直接来源是传统档案。现在，各地正逐步将传统档案资源转换为可被计算机识别、处理的数字化信息资源。武汉市城建档案馆是全部馆藏数字化的第一家，其他如天津、上海、杭州等地的城建档案数字化工作也已达到相当的规模。一些地方受制于实际情况，暂时不能将全部档案数字化，但也有计划有步骤的将重点档案、珍贵档案、高使用率档案等进行先期处理。建设单位在工程建设过程中产生的大量电子文件是信息资源的另一个重要来源。当前，少数城建档案馆进行的电子文档归档实践。当前的电子文档归档工作仅局限于建设工程领域，今后还有可能扩展到建设系统业务管理电子文件等领域。

（三）制度建设不断深入进入新世纪以来，政策方面，中办、国办、国家档案局、住房城乡建设部至少出台《电子文件管理暂行办法》等4项相关政策；标准方面，住房城乡建设部了设计电子文件管理的1个国家标准、3个行业标准。国家档案局也了涉及电子文件管理的5个国家标准、7个行业标准。一系列的文件大大规范和推进了城建档案信息化建设进程。

二、城建档案信息化建设存在的不足

（一）总体战略定位模糊一是信息化建设在城建档案事业的发展进程中到底处于什么地位、摆在什么位置？二是通过信息化建设，我们要实现什么目标、发挥什么作用、达到什么目的？三是如果不开展信息化建设，又将产生什么影响、出现什么后果？对这些问题的回答直接影响到我们对信息化城建档案和传统城建档案的认识，进而影响城建档案信息化建设的方向。

（二）标准化建设滞后城建档案信息化工作缺乏系统设计，尤其是标准化建设滞后，导致城建档案在信息共享和信息搜集方面出现困难。当前，城建档案信息化工作虽然有“统筹规划、国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的指导方针，但在实践中往往各自为政。各地城建档案馆低水平、重复开发的管理系统，在工作中很难互联互通，各地城建档案馆信息资源之间孤立。

（三）复合型人才不足人才是城建档案信息化建设的重要保障。传统城建档案管理主要靠人力对档案实体进行精细整理，工作人员需要具有相当的责任心，但对其技术素养要求不是很高。而城建档案信息化建设是一项跨学科的、专业性强的工作，亟需懂信息技术、懂档案管理、懂城市建设的复合人才。在多年的城建档案信息化建设中，城建档案馆逐渐培养了一批人才，但数量和质量上还不能满足当前的要求。

（四）主动服务意识不强城建档案中存在大量信息。传统城建档案只是将这些信息简单堆在一起，并仅将其作为必须要保存的信息加以处理，而其日常工作也往往处于一种等客上门，你来我调，有就提供。在这种情况下，城建档案维护和管理人员容易形成惯性思维，对于如何为领导决策提供参考，如何为社会大众服务考虑不多，缺乏主动服务的意识。

三、城建档案信息化建设的策略

（一）结合时代背景进行战略设计城建档案包含有大量的信息，传统时代，城建档案馆没有手段管理档案信息，只能管理档案载体。信息时代，信息是资源，是生产力，城建档案的管理工作要从管理档案向管理信息转变。当前，各个行业都在抢占信息制高点，城建档案信息化工作也处于重要的战略机遇期。随着《政府信息公开条例》的颁布和现行文件服务中心纷纷建立，城建档案的利用环境也不断发生变化。面对社会和技术的发展，有关部门应及早做出战略规划，从而顺应社会发展趋势。

（二）继续完善行业标准当前，城建档案信息化标准建设亟待加强。尽管在2004年《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》（以下简称《纲要》）中，提出过类似目标，但《纲要》只是一个规划，没有形成标准。同时《纲要》建议各地城建档案部门结合自己情况制定目标，这虽然能促进各地快速开展工作，但也导致了一些地方在准备不足，尚无统一标准的情况下匆忙上马，盲目信息化，数据质量不高且不同地区间无法交流，形成信息孤岛。继续完善行业标准就是要打破上述信息孤岛，提高信息质量。通过不断完善行业标准，一方面可以推动各地数据兼容，另一方面将城市档案信息化融入到数字城市、电子政务等更大框架下进行系统设计，使得信息化的城建档案发挥更大的效益，体现更多的价值。

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二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

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1.2隐私保密的要求由于劳动能力鉴定档案中记载有很多个人信息，这些个人信息涉及到个体的隐私，如果一旦信息资料被非法公开，会涉及到很多法律问题，所以在做好劳动能力鉴定档案信息化建设的时候，需要做好保密工作，它要求被赋予不同权限的人能看到不同的劳动能力鉴定信息，个体本身只能自由调阅自己的档案信息。

2信息化的背景下优化劳动能力鉴定档案管理的对策

2.1多种档案的并存虽然信息化的背景下，劳动能力鉴定档案的数据化会成为未来的趋势，然而数据化的档案本身具有易复制性、易修改性，如果劳动能力鉴定档案被非法修改，将会引发很多社会问题和经济问题。为此，相关的部门要建立实体档案和电子档案这两种档案。电子档案可便于相关部门的人员或个体调阅，而实体档案则要作为档案留底。如果电子档案出现数据问题，可查阅实体档案进行核对。使用这种方法既能提高数据资料的真实性，同时又能有效的利用电子档案的便利性。劳动能力鉴定档案部门的管理人员做信息化的劳动能力鉴定档案建设的时候，要严格核对数据信息，使电子档案与实体档案一致，平时要做好电子档案的备份工作，以便出现意外事故时，能即时恢复电子档案数据信息。

2.2作好科学的分类要做好科学的分类，需要从以下几个方面进行。相关部门要统一劳动能力鉴定档案的规格，使各个部门都能从档案中找到自己需要的数据信息；楼案材料的内容、照片、及其它的信息要合乎规格，使每个部门能够有效的调阅自己需要的数据信息；档案的索引需要合乎规格，方便人们能用统一的方法调阅自己需要的档案材料。在做电子档案分类的时候，电子档案要以统一的、合乎规格的方式分卷、编目、排序，使人们能够迅速、准确的搜索数据库信息。

2.3加快网络的建设在信息化的背景下要做好劳动能力鉴定档案的管理，就需要加快网络的建设。它包括相关的部门要投入足够的资金建立一个大型的物连网，使网络不仅要能够满足数据信息共享的需求，还要能满足移动设备调阅管理的需求；相关部门要建立劳动能力鉴定的相关网站，使个体能够从网站上了解与劳动能力鉴定相关的政策、服务方法等；还要兴建劳动能力鉴定档案的数据库，该数据库要能有效的管理劳动能力鉴定档案，使档案能满足人们调阅、检索的需求。

2.4确保数据的安全为了保证电子化的劳动能力鉴定档案信息的安全，相关部门要做好以下几个方面的工作：规范档案管理的制度，使每一个工作流程都能确保数据的安全性，比如档案管理人员要通过一套标准的工作流程管理电子档案，以免因为不正规的操作造成电子档案的缺失、丢失等；给予电子化档案管理一个安全的环境，相关部门要建立一个安全的工作平台，使文件档案调用、传输、接收的过程中能够被安全的操作；建立分级的调阅制度，使档案共享既能满足人们的调阅需求，又使个体不能调阅超出自己调阅权限范围的档案。

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【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。

(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。

参考文献:

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1.2贴图烘焙技术贴图烘焙技术是一种模型预处理技术，把光照信息渲染成贴图的方式，然后将烘焙后的贴图再贴回到场景中的技术［6］。经处理后的模型含有场景中的光照信息和模型自身的纹理信息，软件在进行渲染时，不需进行光照计算便可保持模型的显示效果，大大提高系统运行效率。烘焙一般包含两种类型：CompeteMap烘焙贴图和Light－ingMap烘焙贴图。

1.3地理特征数据库技术FDB的数据组织采用了标准的三级层次结构，分别为数据源（DataSource），数据集（Data－set），要素类（FeatureClass）三个层级。数据源是当前FDB的一个实例，包括了当前FDB实例的所有数据；数据集是数据源的一个逻辑分组，所有的数据使用同一个模型库、贴图库和相同的坐标参考系；要素类是指在数据集中，负责具体组织管理不同的要素。

1.4CityMakerSDKCityMakerSDK采用标准的COM控件技术，提供了3DGIS应用所需的相机控制、三维漫游交互、空间分析、地形分析、特征要素绘制等功能接口，可满足不同用户的开发需要。

2总体技术思路

彬县大佛寺石窟三维数字化档案建设是利用CAD建模技术［7］、三维激光扫描技术、虚拟现实技术等手段完成彬县大佛寺石窟博物馆周边的地理环境、内部各类地物以及各个洞窟的数字化工作，利用CityMaker软件创建三维地理信息数据库，借助CityMakerSDK组件进行三维数字化档案系统研发，形成真实、客观、准确的三维数字化档案，为后期的日常管理、文物立体展示奠定技术基础。包括彬县大佛寺石窟博物馆的三维数字化、数据整合入库、系统研发。

2.1三维模型的创建彬县大佛寺石窟三维数字化档案建设中需要的三维模型数据包括石窟造像三维模型、大佛寺石窟遗址区域地势模型、大佛寺石窟场景模型。石窟寺中含有较多的佛龛造像，并且大小不一，雕刻细致程度不同，为精确记录石窟造像三维数据，采用三维激光扫描仪对其进行精细扫描，基于激光扫描建模方法构建石窟造像模型；为确保数据现势性，采用无人机航空影像数据经加工获取数字正射影像［8］，将其叠加到高精度的数字高程模型得到大佛寺石窟遗址区域地势模型；根据三维激光扫描数据提取建筑物、路灯、广告牌、石凳等场景内地表以上的各类地物立面三维几何信息，结合基础地理信息资料，制作大佛寺石窟场景模型。所有数据均是以已有的1∶500地形图为参考，纹理照片应满足CityMak－er三维模型制作要求。文物工作者对三维数字化的文物要求，主要有以下几个方面：几何精度高；造像神态与实物相符；场景内的各类地物，尤其是标志性建筑，要能表现出深厚的历史文化气息。为创建逼真文物三维模型，提升软件运行效率，需引入贴图烘焙技术，同时在场景中布置合理的灯光，增强模型的显示效果。

2.2数据整合及入库数据制作完成后，需要对数据进行入库前检查，检查的主要内容是模型坐标轴是否置中、单个模型以及纹理文件的大小是否满足要求、模型及纹理的命名、模型的制作效果、坐标是否统一等。地理特征数据库技术采用面向对象的数据组织管理方法，能够真正实现对三维地理特征数据、三维模型和贴图数据的一体化管理［9］。由于数据来源丰富、种类繁多，因此，在三维数字化档案建设过程中，采用地理特征数据库（FDB）技术对各类地理信息数据进行组织管理，真正实现数据的二三维一体化管理（图1）。最终入库时用到的模型数据格式为osg，纹理数据格式为dds，矢量数据格式为shp，栅格数据格式为tif。

2.3入库后数据检查由于不同的软件具备不同的渲染方式，因此，同一种数据在不同软件中的显示效果不同，为了保证三维模型数据在入库前后效果的一致，逼真再现石窟寺原貌，需要对模型显示效果进行对比分析。解决的方法是对建好的模型数据进行烘焙贴图，批量导出为OSG格式的模型数据，然后在CityMakerBuilder中编辑光照信息，增强立体效果。

3系统设计与实现

3.1系统架构系统采用C／S架构，以三维模型数据和基础地理信息数据为数据基础，利用GIS组件提供的GIS应用服务和三维服务研发三维数字化档案系统，实现三维场景漫游、信息查询分析、精确量测和三维展示等功能。

3.2系统开发环境系统采用基于GIS组件的二次开发方法，GIS工具平台采用CityMaker软件，借助于City－MakerSDK组件进行三维数字化档案系统开发，可视化开发平台采用VisualStudio2008，开发语言选用C＃．net。

3.3系统功能彬县大佛寺石窟三维数字化档案系统实现对彬县大佛寺石窟的真三维虚拟展示，为大佛寺石窟的管理和保护工作提供科学的手段，系统功能主要包括用户管理、三维漫游、空间量测、属性查询、信息输出等［10］。（1）用户管理功能记录用户的基本信息及操作信息，对用户的权限、帐号、密码等进行维护记录。（2）三维漫游功能实现在三维场景中不同方式的漫游，包括洞窟内、洞窟外、步行、飞行及设定特定漫游路线等。同时，可以对洞窟外场景数据和洞窟内模型数据进行全方位、多角度的精细查看。（3）空间量测功能对模型数据的几何尺寸进行精确量测，包括长度、宽度、高度、投影面积、体积等。（4）属性查询功能三维数字化档案系统中包含了大量的属性信息，为实现快速查询，系统中提供了根据不同的属性字段对三维数据进行快速查询检索。（5）信息输出功能用户可根据需要，将石窟寺三维模型以图表形式输出，方便日后查询和管理。