档案整理工作安排大全11篇

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新员工是一个组织的新鲜血液，给组织带来朝气与生机。为了使新员工能尽快适应组织的文化、环境与要求，通常会对其进行培训。一般说来，对新员工的系统培训包括工作技能培训与工作适应能力的培养，前者通常需要在短时间内完成，而后者则需要潜移默化，长时间的熏陶与磨合。

笔者认为，如果能将文书档案整理工作统筹为新员工系统培训内容之一，将对新员工初步认识单位的组织机构及其人员组成，了解单位的办事流程与规范，方便日后的工作协调等起到积极而事半功倍的作用。

一、文书档案整理工作作为新员工培训的可行性

1.文书档案整理工作易于接触，易于培训

文书档案是在单位行政管理事务活动中形成的记录材料，通常由通用文书转化而来，包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等。作为单位或者部门，只要有事务需要处理，就必然产生文书档案，必然产生文书档案整理工作。同时，随着文书档案现代化管理技术的应用，文书档案正从按固定时间周期整理一次（按卷宗归档），转变为及时整理的日常工作（按件归档）。这就使得文书档案整理工作可以成为新员工普遍培训的一个专项内容。

另外，虽然文书档案整理工作是文书档案管理工作的基础，是形成系统、完整、有效的文书档案的前提，但其技术要求明显低于文书档案整理工作。作为新员工，可以通过简要的培训，提高对文书档案整理工作的重视，以高度的责任心和细心，便可以胜任文书档案整理工作，并将繁琐、枯燥的文书档案整理工作化整为零。

2.直接推动单位的档案管理工作，可以获得文书档案管理部门的支持

根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定，企事业单位应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档，其中也对的档案管理工作做了明确的规定和细致的要求。而档案管理中存在最大的问题是档案材料的及时归档问题，材料不能及时归档通常有三种原因：一是认识不足，对应该归档事件不敏感，没有形成归档材料；二是缺乏积极性，为了部门使用方便对于该归档的材料不归档；三是没时间归档，日常工作繁重，将归档作为缓办事宜。

培训新员工参与到档案整理工作中，可以使新员工从入职开始便重视文书档案工作，同时，由于新员工处于培训阶段，工作量不是很大，又有极大的工作热情，可以有充分的时间对文书档案进行收集、整理，解决文书档案材料归档难的瓶颈，不仅变向的促进了各部门对档案工作的重视，更推动了单位的文书档案管理工作。因此，文书档案管理部门将全力提供必要的技术支持与培训。

二、新员工在档案整理工作中的收获及关注点

文书档案整理工作看似简单、重复，枯燥、无趣，但其内容却从一个侧面反映单位各项业务的办理过程，乃至单位的成长与发展过程。在收文和送文简单的工作中同样考验与培养着新员工的协调能力；在对文书档案材料认真、细致的整理与观察中，逐渐形成对单位工作流程与办事规范的初步认识，并通过文书档案对部门或单位的主要业务有了更为细致的了解。以下是笔者认为新员工在整理文书档案中应该重点关注的内容：

1.时间

对于普通收文，时间包括文件的落款时间及到单位的收文时间。对于需要部署工作的收文，则需要详细记录收文的时间、领导批示时间、初步形成本单位工作部署文件的时间（拟稿时间）、正式发文时间等。

通过对文书档案材料时间的分析，可以了解一件事情处理的周期与频率，侧面反映一件事情处理难易程度与复杂程度等。

2.修改与批示

文书档案中的送审（初稿）材料与正式成文通常会有区别，送审（初稿）材料在经过领导批示或修改后才能形成最后成文。这些批示和修改则应该是新员工重点学习和揣摩的内容。因为这些批示和修改，不仅仅是用词或语言结构上的变化，同时可能反映了领导或集体决策的倾向，对于事态思路上的变化。新员工不仅仅需要学习遣词用句上的细微差别，更要细心体会和思考文件在修改前后所表达意思是否有差别，是否对事态的发展有着微妙的变化。

3.文件签转

文件签转是单位处理业务流程的反映，既可以反映一个部门的业务范围，也可以反映一个单位内部的配合与协调程度。对于一个文件，无论是签转到别的处室还是需要由几个部门共同签发，都说明类似的事情在单位内部开展，如果不考虑所涉及到的部门的情况或者意见，都是不明智的。而作为新员工，则要多留意文件签转的顺序及过程，最后发文的签章等。关于签章补充一点，如果一个单位既有行政章又有党委章，则需要新员工在文书档案整理过程中，细心留意在不同情况下签章的使用情况。

4.行文风格

文书档案包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等，即使是统一标准格式的公文，也会因拟稿人个人的行文风格而产生区别。如果是会议记录、工作计划、工作总结等材料，材料的遣词用句、行文结构将会有更大的区别。作为新员工，应该用心学习规范的行文方式，并通过文件材料的体会不同工作人员的关注点、办事思路，协调方式等，避免日后在行文或行事过程中，产生不必要的分歧与摩擦。

三、安排新员工从事档案管理整理工作的注意事项

1.强调文书档案整理工作对新员工的培训意义，统筹各部门积极参与

将文件整理工作作为新员工系统培训的必修内容，并充分争取各部门的支持与配合，向其说明文书档案整理工作对新员工的培训作用，动员各部门将一部分非保密的文书档案整理工作交给新员工来负责，并能够安排一名老职工进行把关。

2.统一培训，在操作水平上达到要求，保证文书档案整理工作的质量

文书档案整理工作虽然在技术上没有文书档案管理工作标准高，但在进行此项工作时，务必要对新员工进行基本的培训，明确单位文书材料的归档范围、归档原则、编号方法等，避免新员工的文书档案整理工作流于形式，成为无用功。要求新员工以高度的责任心来对待文书档案整理工作，并学会从档案材料中科学的分析问题，细致、用心的揣摩，尽快在感性上对单位的各个机构、各项业务乃至工作人员有初步的认识。

3.强调保密性

企事业单位的文书档案都有其保密级别的设定，在安排新员工进行文书档案整理工作时，单位首先应明确哪些文书材料是新员工可以接触或整理的，哪些是接触后仍需要保密。一般来说，新员工通常有试用期，建议单位在与新员工签订保密协议的前提下，根据新员工的状态，是实习期还是已经过实习期，来确定文书档案的整理范围。

综上所述，新员工要积极参与到文书档案整理工作中，为单位的档案资源体系建设做贡献，并在实践中学会客观、科学的利用文书档案资源，使自身尽快适应新的工作环境、胜任新的工作岗位。

参考文献

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上半年我局在分管副区长、局长的带领下，安排抽调业务人员，对2014年12个美好乡村点的档案工作进行了一次回头看，同时对2015年新确定的12个省级美好乡村点坚持村村必到，对它们的档案工作进行了现场的整理指导。

3、指导全区部分财政所和律师事务所的档案目标管理升级工作。

上半年，我局业务人员多次深入__、__、__，对三个乡镇财政所的档案管理工作进行了全面细致的清理，经规范整理完善后，这三个财政所的档案工作均已达到了目标管理省一级的先进标准，目前已上报市局安排验收。

除此之外，业务人员对新成立的安徽殷平律师事务所的档案工作也进行了多次的现场指导，目前该所正在对档案工作进行最后的整理完善，下一步将争取进行省二级的档案工作目标管理认定。

4、持续推动档案基础工作的开展。

一是指导全区各单位的档案整理工作。印发了《关于做好2015年文件材料归档工作的通知》，督促全区各单位按时完成建档工作；对各单位档案工作开展指导，确保工作质量。二是做好破产企业的档案指导工作。现场指导并督促健康食品厂做好破产后的建档立卷工作，下一步将接收进馆。三是加强医保、社保、土地等部门专业档案的指导。四是做好土地确权工作的档案业务指导。五是对__镇、地税局、律师事务所的档案目标管理工作进行了重新认定。

5、切实做好档案调阅利用工作。

上半年共接待涉及企业招工、婚姻登记、土地承包、计生资料等方面调阅人员790余人次，查阅档案资料1460余卷（件），复印档案2300余张，充分发挥了档案的社会效益。

6、完成区委、区政府交办的重点工作。

1、强化档案法制宣传，开展执法检查，加大档案监督力度。

2、加强档案业务指导，举办业务培训班。

3、强化档案资源、利用和安全体系建设，加大档案信息共享平台的建设力度；

4、积极参与重点建设项目档案的专项指导与管理工作；

5、有重点地开展档案的征集、抢救和维护工作；

6、继续做好各乡镇财政所的达标升级工作。

7、指导土地确权档案的同步收集与整理完善工作。

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（一）缺乏完善的制度。当前，很多档案人员工作不够认真，思想懈怠，对档案的收集、整理、归档和利用等业务不够了解，尤其是在制度不健全的情况下，操作不够规范。这样将造成档案资料出现遗漏、丢失等问题，为档案的利用带来了不利影响。对于档案管理部门而言，相关职责未明确下来，造成档案管理工作容易出现错位、越位和缺位的情况。因为缺乏足够的人员，导致档案的分类、归档及管理不规范，从而影响了档案资料的准确性和完整性。

（二）硬件设施陈旧。为提升档案管理工作水平，需要建立专门的档案室，让档案资料得到妥善保存，为今后的利用提供方便。但是当前很多单位为了省事，随意堆放档案，从而经常造成资料丢失并出现损坏。很多单位没有专门的档案室，为档案管理工作的顺利开展带来了不利影响，档案保管与查阅也很难进行。甚至有很多单位还没有配置计算机等设备，也没有做好防火、防盗、防潮等措施，给档案资料造成了巨大的安全隐患。

（三）档案查阅方式落后。对于档案管理工作而言，很多地方还做的不够规范，如未能及时立卷与归档，也没有按照规定进行销毁，造成很多过了保管期限的档案仍然占据库房空间，这让单位付出更多成本。而在档案查阅中，很多都通过手工完成，导致一些珍贵的文件、案卷在反复调阅的过程中，将难以避免出现损坏。此外，很多单位对档案管理信息化建设缺乏正确的认识，认为仅仅需要将纸质信息输入到计算机内即可，仍然以人工方式开展档案的归类、查询等工作。

（四）人员素质有待提升。当前，档案管理人员素质还需要进一步提升。对于档案管理工作而言，很多单位思想上不够重视，未安排专职的档案管理人员，现有人员基本上是兼职的，很难将全部时间与精力投入档案管理工作中。此外，很多档案管理人员未通过相应的培训工作，不能完全胜任档案管理工作，如文件的收集、整理、归档、利用等，这样对档案管理工作带来了一定影响。很多档案人员业务能力不高，给档案信息的查询与利用带来不便，容易出现档案信息遗漏的问题。

二、档案管理工作的对策

（一）完善档案管理制度。档案管理工作涉及事项众多，工作任务重，专业性较强，需要按照《档案法》中的相关规定，与实际情况结合起来，尽快制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保档案管理工作能够有章可循。需要建立的制度包括归档、保管、借阅等内容，将具体的要求明确下来，这样档案管理人员的操作才更加规范，不仅能够保证档案资料的完整性与安全性，同时也提升了工作效率，为今后资料的查阅与使用提供方便，将档案的作用最大限度地发挥出来。还要做好档案管理检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的部门或个人，应给予一定奖励，而对疏忽大意，不履行自身职责的部门或个人，应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案管理工作造成影响。对档案管理人员而言，也要提起重视，正确认识做好档案管理工作的意义，而单位要规范档案管理体制，并把这项工作纳入议事日程，并制定相关规定，加大对相关工作人员的监管力度，督促他们履职尽责，能够不断规范自己的行为。

（二）增加投入，购置设备。要充分考虑到实际情况，建立标准化的档案室，并配置扫描仪、计算机、复印件、防磁柜等设备。在当前信息时代下，以往人工操作的模式已经逐步被淘汰，要加大对先进技术、设备的应用，加快档案管理软件的开发，确保档案的立卷、编目、检索、统计以及借阅等可以正常开展。要转变以往手工操作的方式，使用计算机进行管理，可以有效提升信息储存量，提升检索的速度，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，实现了工作效率的提升，让档案得到更加充分的利用。要建立专门的档案室，用于保存管理档案，并安排专业人员负责管理，严格规定进入权限，做好防盗、防火、防潮、防虫等措施。除外，如果条件允许、资金充足，还要建立局域网，以此共享档案信息资源，为查阅提供方便。并设置专门负责档案管理的机构，安排专人管理，将专用箱柜等基础设施配置完善。明确保管期限。对于已经超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁，

（三）主动提供档案服务。第一，对档案实行精细化管理，让档案资料的收集、整理、归档等工作更加规范、高效。第二，充分发挥先进设备的作用，如利用计算机、光盘等，让档案管理工作再上新台阶。第三，要有正确的档案服务意识，改变以往被动的状态；要主动了解档案利用者的需求，（下转第162页）（上接第135页）以便提供相应的服务。第四，要在档案资料的收集、整理、保管等工作的基础上，认真开展分析工作，全面掌握各方对档案的需求情况，确保能够将有价值的档案资料准确、快速地提供给查阅者，满足他们的需求。第五，档案管理人员要根据相关流程与规范，将档案资料及时收集起来，防止出现混乱、丢失、损坏的问题，尽快整理成卷，为之后的查询与利用创造条件。

（四）加强档案信息化管理。在社会发展与变革的过程中，档案管理工作出现了翻天覆地的变化，这需要抓住历史机遇，逐步提升档案管理信息化水平。档案管理人员要充分发挥计算机的优势，真正做好档案的整理、编目、保管、鉴定以及检索等工作，从而更加科学合理地配置档案信息资源。此外，还要将各种先进设备用好，发挥出其作用，这样一来，不仅能够有效提升档案管理工作的效率，还确保了档案资料的完整性，无论是之后的检索、查阅还是利用，都可以高效进行。还要将自动化办公系统利用起来，在档案管理工作中，能够实现自动检索，确保利用者可以准确、快速查找到所需信息，让档案信息有更高的利用率。要注重运用正规的信息管理平台，让档案信息更加完善，从而有效共享信息资源，提升档案管理工作的信息化水平。

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__市民政局文书及业务档案室设在民政局办公楼的二楼、五楼，共有9间总面积达200多平方米，设库房2间40多平方米。根据统计2003年至2014年，现藏有文书档案 7896件(其中永久 2062 件，长期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以来会计档案 242 盒;2000年以来共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件;2002年以来共办理国内收养登记56例。2005年以来共有优抚档案311

盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。

(一)加强档案法规学习，夯实档案工作基础

为了使民政局干部职工及时了解掌握档案法律法规知识，不断提升自身素质。一是我局把档案管理工作纳入了五年普法规划和年度工作计划当中。同时落实了自查责任制，明确了各项工作职责，将档案管理自查工作落到实处，保障了档案自查工作的顺利开展。二是加强档案学习，提高工作人员素质。我局利用中心组理论学习平台组织中心组成员认真学习《中华人民共和国档案法》和《四川省 <中华人民共和国档案法实施办法》法律、法规知识，组织学习《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国收养法》、《四川省婚姻登记办法实施细则》等，利用周一学习日机会组织全局干部职工学习档案法规，形成了全局领导干部带头学习档案法规的局面。三是定期或不定期地举办婚姻收养登记业务及婚姻收养档案管理培训;四是积极组织干部职工参加档案法律法规知识有奖竞赛，以熟练掌握档案法规知识。五是我局在档案管理工作中没有违法行为发生，同时积极配合档案部门进行法制宣传活动的开展。

(二)强化组织管理，确保档案工作落到实处

近年来，为切实加强对档案工作的领导，一是我们成立了由党组书记、局长任组长，党组成员、分管副局长任副组长，相关股室负责人为成员的档案工作领导小组，具体负责指导档案管理工作;并把档案管理工作贯穿于民政工作的始终，做到年初布置时有任务，大小会议上有安排，检查工作中对照自查，年底有总结汇报。二是配备了专门文书和业务档案工作人员，负责文书及业务档案的归档管理工作。三是每年及时归档并录入电脑进行微机管理。四是我们将档案工作纳入年度目标考核，制定年度档案工作安排计划，做到及时总结汇报。五是为有利于档案管理，防止档案资料损坏、丢失和泄密，进一步完善了档案管理的各项工作规章，建立完善了档案管理、归档、保管、移交、保密、岗位责任、奖惩、工作守则等一系列规章制度，在实际工作中，我们利用制度的稳定性和执行制度的严肃性有效规范了档案工作。六是加强日常管理，严格执行各项管理制度，强化制度执行情况督促检查，在检查指导考核收养登记和婚姻登记工作时，重点检查、考核档案法规和工作制度执行情况，发现问题立即整改，确保各项档案法规和制度贯彻落实无偏差。

(三)加强基础设施建设，保障档案资料安全保管

我局以婚姻档案规范化建设为契机，加大对档案基础设施的投入，使档案保管条件有了明显改善。一是设立了专门的文书和业务档案室，购置了铁质档案柜和档案架，二是配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、消毒设备，落实专人负责，规范操作，确保档案信息系统安全。三是采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等防护措施，定期杀虫，每天对档案进行观察、霉雨季节对档案室进行必要的通风措施，保证档案的完好无损和存放安全。近年来，全局档案设施投入达5万余元。

(四)强化档案业务，确保档案完整准

确

近年来，我们采取多种措施，聘请档案管理专业人员对我局档案进行整理归纳，加强档案资料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登记和收养登记档案的收集、整理、立卷、归档、利用、移交都严格按照《中华人民共和国档案法》和《四川省档案实施办法》规定进行操作管理，做到了登记档案即时整理归档，当年立卷，保障了档案资料的完整、准确、系统。婚姻登记、财务、城乡低保、优抚安置等建立了专门的业务档案室。

1.加强档案收集、整理。2000年至今，我们共完成了份婚姻登记档案的整理、归档、立卷工作，共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件; 2002年以来共办理国内收养登记46例。2005年以来共有优抚档案311

盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。全局2003以来财务档案 242 盒;档案归档率、完整率达到100%。在档案收集上，严格档案归档要求，分门别类整理组卷。在档案保管上，建立了婚姻登记、财务、优抚等专门的业务档案室，实行各股室统一管理，妥善保管好各类档案。

2.加强保管、查阅利用和移交工作。局领导高度重视，在办公经费十分紧张的情况下挤出经费，继续加大投入，改善基础设施，确保“硬件不软”，购置专门铁制档案柜，从硬件方面完善档案管理，保证档案的安全，不断加强档案管理信息化建设。我们实行了婚姻登记微机自动打印，档案存储进入了电子档案管理中心，安排专人负责婚姻档案的整理和微机补录工作，实现了电子、纸质档案双保险，初步实行了微机化管理。

3.我局每年6月以前，将组织各股室人员对上年的档案进行清理，归档等工作，做到了及时归档入室，完善档案整理工作。

4.按时报送档案统计报表及信息报送工作。

一是根据自查，在档案管理上主要存在的问题有：对档案法律法规学习不够;工作经验不足，档案分类、立卷、归档不够准确。

二是由于民政局的特殊性，涉及的业务繁多，所有档案实行集中管理有难度。

一是继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。

二是从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《四川省档案实施办法》，依法开展档案管理，健全档案借阅等一系列制度。

三是针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

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一、指导思想

紧紧围绕学校工作的总体要求，发扬团结协作、敬业奉献精神，以促进学生发展、教师发展、学校发展为根本。坚持以为教育教学及全体师生服务为宗旨，充分发挥办公室的参谋、协调和服务职能，努力改进工作方法，提高工作效率，使办公室工作达到制度化、规范化。

二、具体任务

1、根据上级要求做好学校党总支的各项党建工作。

2、根据上级要求做好离退休教职工的各项工作。

3、协助校领导和有关部门做好重点工作。

（1）、配合学校抓好本学期重点工作的组织安排，推进学校工作顺利开展，确保学校工作政令畅通。

（2）、办理公文、文函等日常公文处理工作、接待来访工作，构建协调和谐的运转机制。

（3）、协助学校各部门搞好各级各类活动的组织安排工作，保证各级各类活动的圆满成功。

4、认真做好各种会议的筹备工作。

组织协调学校重大会议以及各类教育教学会议，安排好会场，及时记录学校工作纪要，做好会议记录，认真整理会议纪要。

5、认真地完成办公室常规工作并搞好档案管理工作。

（1）、按照要求认真整理好各类档案，对上级下发的文件要认真、规范、及时处理，做到文件传送不拖延、无积压、无遗漏和丢失，收集整理各项档案资料并装订成册。做好人事管理工作，掌握基础数据，按要求及时上报信息。

（2）、做好学校上传文件、外传报告等文字材料的撰写和整理存档工作。

（3）、在校领导指导和帮助下，明确任务，各负其责，做好文件的接受、传送、催办及文件管理工作。

（4）、认真抓好行政领导及教辅管理人员的考勤和考勤机的使用管理工作。做好教工例会、行政会议、校长办公会等与会人员的出勤记录。

（5）、做好教职工职称评聘、职称异动、评先树优、学期考核、年度考核等工作。进一步完善岗位设置工作，以此推动和加强教师队伍建设。

（6）、做好学校每个月的工作量、加班费、奖励性绩效及部门增量、公积金、住房补贴等核算工作。

（7）、当好校长的行政助手。协调各部门工作，及时向校长反馈；重视加强对外联系与接待工作，做好校务公开工作。

（8）、做好学校公章使用登记工作。

（9）、及时出好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知。

（10）、做好学校领导交办的其他工作。

三、具体措施

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档案整理工作开始之初，市编办领导非常重视。编办主任、人事局副局长杨进学同志及时组织召开了编办科长会议对档案整理工作进行了专门部署，一是要求登记科全体同志必须从思想上、行动上重视此项工作，争取尽快拿出方案并全面展开；二是要求编办其他科室全力配合，随时抽调其他同志到登记科帮助档案整理工作；三是调拨资金购买了10套档案柜、一台电脑、一台打印机，把编办唯一一台复印机调整到登记科方便规范档案材料，并专门调整出一间大办公室用作存放档案柜，为档案整理工作打下了坚实的物质基础。在整理档案过程中，先后2次来到整理现场询问工作进展情况，有困难及时帮助解决，并对档案整理工作的目的、需要达到的目标做了重要指示。

二、明确目标，积极筹备。

1、召开会议，布置工作。在2005年6月份，我们认真学习领会省登记局《档案管理暂行办法》精神，及时向各县(市)区转发了《关于开展全省事业单位登记管理工作监督检查与指导的通知》和《档案管理暂行办法》，并召开了县区工作会议，对事业单位登记档案整理的目的、意义以及重要性和必要性进行了学习，把档案整理与六年来开展事业单位登记管理工作的成效结合起来；把档案整理与服务事业单位、服务社会的意识结合起来；把档案整理与年终评先结合起来，统一了思想，提高了认识，充分调动了各县（市）区做好这项工作的积极性。对市登记局如何做好这项工作的总体安排部署及方式、方法进行了简单介绍，围绕中心工作，制定了登记管理工作进度表。我们将年度工作区分为：学习准备、全面实施、调研学习、重点攻关、总结提高五个阶段，并对各个阶段重点工作的各项任务指标进行细化、量化。对档案整理工作中将遇到的热点、难点问题进行了解答，对工作态度、工作标准、工作目标提出了具体要求。

2、反复协商，制订方案。事业单位登记档案和其他档案整理不同。一是没有可以借鉴的经验和统一的标准，虽然省登记局制定了一些标准，但在具体实施中必须要根据实际情况进行一些调整；二是要求高，既要求档案材料完整、规范，又要求易查阅、易整理；三是既要求往年提交的材料必须永久保存，又要求每年的事业单位年检、变更后的材料可以续添。所以，制定出既能结合我市实际，又能符合事业单位登记档案特点的统一标准和规范成为了困扰我们工作的“拦路虎”。为解决这一难题，我们主动到市档案局学习、取经，邀请市档案馆的有关专家到现场根据我市具体情况进行帮助指导，经过反复协商，研究制定出了适合我市事业单位档案整理的具体方案和标准，为下一步整理工作打下了坚实的基础。

3、统一标准，充分准备。为了做到全市统一，也为了方便各县（市）区的准备工作，我们统一订制了档案盒6500个，按照省登记局《暂行办法》要求订制了5种颜色的各种目录、表格10万余份，刻制了各种印章16套大小200余个，下发到各县(市)区，为档案整理做好了充分的前期准备。

4、增补材料，未雨绸缪。档案材料的完整性是整理档案的基础，年初，我们利用年度检验的有利时机，对全市所有事业单位的《内容规范表》进行了整理打印，并要求事业单位全部补填了《事业单位登记事项备案表》，对各事业单位需补送的档案材料也要求必须补齐，否则不予年检，对我市事业单位档案的完整性起到了至关重要的作用。

5、以干代训，全面展开。事业单位登记档案整理工作时间紧、任务重、要求高。在市登记局经过一段的整理归档并掌握了程序、方法后，如何带领全市1市8县6区全面开展工作是当时的首要任务。为此，我们采取了“以干代训”的方法，这是我们档案整理工作中的一大特点，具体方法是：由各县（市）区登记局接到通知后，分批分期派1－3名档案整理工作人员到市登记局，由市登记局一对一的教，教会为止，再由各县（市）区档案整理工作人员单独整理30份档案材料，遇到问题及时进行解答，审查合格后视为培训合格，回去后按此方法再带未培训人员。这样，在不耽误市登记局整理档案的同时，很快事业单位登记档案工作便在全市全面展开。

三、忘我工作，废寝忘食。

1、严谨细致，加班加点。按照具体的实施方案，一份完整的档案需要进行编号、规范、整理、打号、填写目录、加盖印章、缝纫、填写档案盒共8个步骤，每一个步骤都必须做好大量的准备工作，全市市直609个事业单位，近4000份档案材料需进行规范、整理、归档，为了档案的整体美观，档案盒上的内容必须一个人全部填写，所有档案整理完毕后也必须一份一份用缝纫机匝好，工作量可想而知。市登记局三名同志在工作中从不叫苦叫累，不放过一个细节，不漏掉一个步骤，加班加点，埋头苦干。科长董长兰同志以身作则，身先士卒，在处理日常工作的同时，扑下身子和大家一起干，身体不舒服，天天服着中药也不休息，经常和小伙子一样加班到夜晚8点多钟；科员李庆同志，爱人出了车祸，右脚粉碎性骨折，行动不便，在爱人最需要照顾的时候从未耽误工作，把爱人安排到父母家后和大家一起加班加点，忘我工作。在档案整理的三个月中，我们基本上未休息过一个星期天，这些是我们在档案整理工作中的一大亮点，通过大家的努力，9月底，我市市直各事业单位的档案就已全部整理完毕。

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建立和完善教学档案，是一个学校教学工作正常有序开展的重要保障，是考察一个学校质量的重要指标，是记录学生成长学习过程、记录教育教学改进和提高的重要载体。

一、教学档案管理的主要内容

1.教务管理。教务管理主要包括：各级教育主管单位对教学工作的年度安排，学校教学过程中的进度安排以及教学安排，教师队伍集中学习及分散学习的安排计划，各类教学活动的安排及记录，学校年度工作总结，与学校日常管理活动有关的图片和影像等资料，学习结合自身实际编制的教学资料，年度考核及教学测评结果等，学校教学工作相关各类资料。

2.教师管理。教师管理主要包括：教师备课笔记，教师上课情况记录，班主任工作记录，教师教学计划、教学总结及学习报告等，定期组织学科教研组教学交流记录，教师基本功、教学技能评比及获奖情况记录，实验室、图书馆使用情况记录，各种文体活动情况记录等。

3.学生档案。学生档案主要包括：新生录取情况，学生毕业升学去向记录，毕业证、竞赛证明等证件影印件留存，学籍注册，每年学生学籍变动记录，学生教学质量检测成绩、期中期末考试成绩、学业水平测试成绩等各类考试成绩记录，学生评优记录，参加各种学科竞赛及文体特长，学生干部及党员团员名册等。

二、教学档案管理工作的现状

1.思想认识不够。很多学校在进行教学档案管理的归档整理过程当中，仅仅将一些有形的资料，如教学的相关文字资料、教师备课的记录等，简单地进行整理，之后堆放在一个角落里面束之高阁，没有再进行科学、系统地整理。甚至有些学校的管理者认为，教学档案就是应付上级检查的一个摆设，往往是在上级下发专门通知要进行检查的时候，才匆忙补齐，很难发挥档案管理的作用。

2.管理方式落后。目前，在教学档案的收集、汇总、整理等各个环节，一直沿用以前的档案管理方式，很多学校没有结合学校自身的教学需要和教学安排，对学校的档案管理方式进行调整。大多数情况下，为管理档案而管理档案。这样的管理思想，直接导致很多学校的教学档案管理工作停留在档案盒加日记本的阶段，一些现代的特别是信息化档案管理技术和方式没有在教学档案的管理工作中得到很好的应用。

3.人员队伍难以满足需要。随着档案管理方式、方法的改进和提高，以及档案利用要求的更加严格，对档案管理人员的素质要求越来越高，专业化水平和熟练掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教学档案管理队伍中，一方面很多档案管理人员是从教学一线退下来的，年龄偏大，对档案管理的专业技术、专业理论熟练程度不高，掌握内容不全面，难以胜任档案管理工作的需要。另一方面，一些年轻的档案管理人员受传统档案管理方式、方法的影响，很多时候沿用以前的方法，没有积极地进行创新，造成档案管理成了一成不变的工作。同时，档案队伍年龄结构不合理，难以形成梯队，也是档案管理工作没有有效发挥作用的一个重要原因。

三、提高学校教学档案管理水平的建议

1.管理人员要高度重视教学档案管理工作。作为学校的管理人员，特别是学校的主要管理者，要将教学档案管理工作放在重要位置抓，做到与学校的各项工作同部署、同安排、同考核。尤其是在档案管理机构的设置以及档案管理工作所需设备的保障上，一定要高度重视，确保学校教学档案管理各项工作能够得到有效的开展和进行。

2.推进教学档案管理工作创新。积极学习现代档案管理工作的新思想、新思路、新方法，对原有的管理思想、管理方式和方法进行全面、深入、细致的分析，勇于开拓、大胆创新，敢于打破条条框框，善于运用新思想分析新问题，运用新方法解决老难题。特别是与现代信息技术相结合起来，以全新的管理思想促进教学档案管理上一个更新的台阶，以现代化信息技术的广泛应用实现教学档案管理工作的新提高，使教学档案在学校的日常工作中发挥更大、更积极的作用。

3.着力提升教学档案管理队伍素质。队伍素质的提高直接影响教学档案管理水平的提升。在加强教学档案管理工作之前，要根据学校建设需要和教育教学的需要，合理制定档案管理人员引进培养计划，确保学校教学档案管理工作人员能够胜任各项工作要求，要结合教学档案管理工作的时代特点和技术要求，加强教学档案管理队伍梯队建设，构建合理年龄结构、知识结构等，从根本上打好教学档案服务学校管理的基础，为学校教学水平的提升打下良好基础。

四、结束语

教学档案管理是强化学校管理的重要工作，是促进教学水平提高的重要基础性工作，是记录学生成长经历的重要载体。学校要更加重视教学档案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合学校实际的教学档案管理方法，为教育教学工作提供系统化、科学化、规范化的档案资料支撑体系，从根本上提高学校的竞争力。

作者:马银凤 单位:新疆林业学校

参考文献：

[1]张斌，魏扣，马晴，吴琼，吴向波.我国档案学专业人才培养模式研究述评——基于2002-2012年中国期刊文献的研究[J].档案学通讯，2013

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关键词:创新 档案管理 实践教学

Key words:Innovation records management practice teaching

【中图分类号】G712 【文献标识码】A【文章编号】1004-7069(2009)-09-0136-02

在国家大力发展职业教育的形势下,以能力为本位,注重培养学生的实践技能是中职学校实现其培养技能型人才目标的根本保证。作为中职学校教育工作者,在教学过程中,只有以着力培养学生的实践能力为指导思想,才能确保教学培养目标的实现。档案管理课程例如文书与档案管理课、物业档案管理课等作为文秘专业、物业专业等专业课程,在教学过程中,应如何创新实践教学方法,加强实践教学环节,以更好地培养学生的操作能力?笔者结合自身的教学经验,分析了目前档案管理实践教学存在的不足,从充分利用学校档案室、建立档案模拟实验室、向校外拓展建立校外实习基地等三方面,阐述了档案管理实践教学创新的途径。

一、目前中职校档案管理实践教学存在的不足

由于办学规模的制约,教育理念的影响等,传统的档案管理实践教学方法较为单一,涉及面较小。如学校开设专业较少,涉及开设档案管理课程的专业不多,档案管理实践场所不能充分保证,档案管理实践教学的方法和途径较为单一。同时,中职学校档案室在教学中的作用就象档案一样容易被教师们忽略,教学工作对档案的直接利用是少之又少,没有真正发挥学校档案对专业教学的作用,没有充分发挥档案室在档案管理实践教学中的作用。此外,传统的档案管理实践教学多数没有专门的实验室,档案管理教学主要侧重于理论讲授和课堂上的演示,学生没能真正地实践,在内容范围上主要侧重于档案业务工作的实践环节上,在方法上往往是停留在通过复印一些档案资料,在课堂上向学生演示档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、编目、提供利用等,课程理论授课结束后,综合实习也只是参观学校档案室,了解有关档案工作概况等,档案管理实践效果并不显著,没有能够真正地加强和提高学生档案管理的实践技能。

二、中职校档案管理实践教学创新途径

随着国家不断地大力发展职业教育,以及中职学校充分利用学校教育资源为专业教学服务的理念不断深入人心,不断创新实践教学方法,拓宽实践教学途径,已经成为一种必然。根据中职学校档案管理课程本身有着与其他专业课程不同的特点,如教学内容繁杂、枯燥无味、实践操作程序较死板固定缺乏灵活性等,本人结合自身档案管理教学经验,认为档案管理实践教学创新的途径,主要有以下三方面:

(一)充分利用中职学校档案室,为学生提供实践机会

中职学校档案室是中职校档案管理实践教学的最基本、直接的场所,学生不用跨出校门,可以亲身参与和体验档案管理部门档案工作环节,掌握档案管理操作实务。同时,中职学校档案室通过接纳档案管理课程实践教学的学生进行实习,指导和帮助学生完成他们力所能及的档案管理工作环节,既能发挥学校档案室为专业教学服务的作用,又可以减轻档案管理工作人员的部分工作压力,也能提高学生的实践技能,从而实现双赢。而中职学校档案室可为学生提供全宗内档案的分类、整理、保管、鉴定等实践技能。利用档案室作为档案管理实践教学的安排方法上,可以分为平时课余时间实践、利用假期实践和综合实习等三种。

1.安排学生课余时间实践。课余时间实践是学生到档案室进行档案管理工作实践最基本的方法。这种方法可以以小组(每组人数视班级人数情况而定,一般以2-4个为1小组为宜)为单位进行安排,时间在每天下午学生上完课的最后两节进行,每一小组见习时间长短由人数多少而定。利用课余时间实践的教学实践方法,灵活机动,边学边实践,使课堂内的理论知识及时地得到巩固和验证,同时在实践中遇到的问题也可以及时地得到解决。

2.安排学生假期时间实践。就是安排学生在假期时间到学校档案进行实践,在人数安排上可以因情况而具体定度。通过安排中职校学习档案管理课程的学生假期到本校档案室进行档案管理工作实践,可以使学生系统全面深入地学习掌握档案管理技能。因为可以通过假期一段连续时间的实践,让学生较为全面了解档案日常管理工作的具体每一个环节,可以避免课余时间实践中因时间短而只能了解其中的某一工作环节的缺陷,这对于提高档案管理实践技能、提高实践教学实效有极大的促进作用。

3.进行综合实习。授课结束后,集中一定的时间,到档案室进行实践。这种方法人员、时间相对集中,利用档案工作人员及任课教师的集中辅导,实践的针对性较强,实践重点突出,能使理论知识与实践操作的重点得到巩固,同时使学生对该学期所学的档案管理知识得到系统地理解和掌握。

(二)积极建立模拟档案实验室,保证档案管理教学实践正常开展

根据档案管理工作的特点以及现在中职生的素质特点,档案室不能为学生提供太多的实际操作机会,因为档案是不可再生,归档文件不可能给学生作为“试验品”,让学生直接在真正的归档文件上操作,将操作错误永久地载入学校档案,它只能让学生感受真正的档案管理工作大体的要求,要想给学生提供更多更好的实践机会与平台,建立模拟档案实验室,是最佳的选择,因为模拟档案实验室可以让学生做“试验”,而不是将“错误”永久地载入学校“史册”。因此,模拟档案实验室可以弥补档案室在档案管理实践教学中的不足。

1.配备好档案管理必要的设施。在房间等场地能保证的前提下,配备必备的档案工作办公用品,为学生实践中的档案收集、整理工作提供物质保证,此外,还尽可能配备档案库房内的必要设施,如:档案柜、架或箱、空调机、抽湿机、温湿度表等。

2.通过各种途径收集各种模拟文件。首先,在征得学校领导同意的前提下,将中职学校档案室已过了保管期限的各类文件移交给模拟档案实验室,为学生的实际整理等操作提供保证。其次,充分利用学校各部门在日常管理工作形成的临时资料作为模拟文件,如教务部门每个学期用于记录教师授课的记录册、学生管理部门用于记录学生每节课的考勤表等这类纸质资料,相应的统计工作结束后基本无用,可将它们另加模拟标题后作为模拟文件,这样既节约资源又能为学生实践教学服务。再次,利用网络资源,打印相关管理文件作为模拟文件等教学资料,为学生的档案管理实践操作提供物质条件。

3.由专人管理档案管理模拟实验室。为了能让学生更好地进行档案整理操作,安排专人管理档案管理模拟实验室,以便能更好地指导学生进行实践操作。

(三)向校外拓展,与有关单位建立合作关系,建立学生档案管理实训基地

我国档案内容丰富,种类繁多,各种档案的管理方法、特点不一,为了弥补中职学校档案室和档案模拟管理实验室档案数量少、种类不齐全的缺陷,以及让学生能够了解各类型机关单位的档案类型和管理,拓宽学生实践范围,丰富学生档案管理知识,通过向校外拓展,与有关单位建立长期友好合作关系,建立学生档案管理实习基地。

1.与档案馆等档案管理专业部门建立合作关系,建立实习基地。档案馆等档案管理部门保存的档案数量多、种类齐全、整理规范,学生通过到档案馆等这些单位实习,可以掌握档案全宗分类、档案库房的分库、案卷的排架、规范化的档案整理、规范化的档案保管等档案管理综合技能,提高学生管理各种档案的综合技能。

2.与其他跟专业相关的单位建立合作关系,建立实践基地。可根据学生所学专业特点,如是文秘专业的档案管理课程,可与本地的某些机关单位合作,在上半年带学生到这些单位进行参观实习,了解机关单位档案管理工作内容,条件允许时,可安排学生到这些单位进行实践,能帮助实习单位进行学生力所能及的档案整理工作。如物业管理专业的物业档案管理课程,可与某些物业公司的物业管理处进行参观实习和日常的实习,使学生熟悉物业档案管理工作技能,提高档案管理能力。

另外,在安排学生到学校档案室、模拟档案实验室以及校外实习基地进行档案实践时,注意与时俱进,创新培养学生利用现代化手段管理档案的技能,从而使学生掌握新时期的档案管理技能。

三、结束语

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工会档案是工会事务的详细记录，是工会工作的重要组成部分，也是工会组织的一种信息资产，在工会事业发展中的作用非常重要。随着我国经济社会的发展，工会在构建和谐社会中的作用越来越重要。在工会的日常工作中，档案的管理对工会职能的实现有着重要的意义，对规范工会的建设，提高工会工作水平等方面都有很好的促进作用。

一、工会档案的基本含义

工会档案是工会组织在组织建设、维护职工合法权益、评选表彰劳动模范、举办文体活动中自然形成的，是工会组织履职过程的真实记录，是工运事业发展的历史凭证。通过对档案的查找和利用，可以清楚地看到工运发展的足迹，看到各个时期取得的成绩、荣誉和存在的不足，为今后工作的开展提供参考与借鉴。同时，还可以促进各级工会组织之间的信息交流，提升工会工作水平，推动工会工作的创新发展。

二、工会档案管理工作存在的问题

（一）相关部门对工会档案管理工作重视不够

当今社会作是经济飞速发展的时代，各个企业的主要目标是发展自身的经济实力，工会的领高层将目标定在对经济的发展，对工会的作用没有正确的估计，对于工会组织的社交类活动认识不足，大部分领导觉得这类福利活动是多余的活动，无需进行档案的记录。认为工会档案在整个工会的未来发展中的作用微乎其微。正是由于轻视工会档案工作，导致在工会全年的工作中忽视对工会档案的安排，工会档案没有详细的计划，对档案管理工作研究少，档案管理中遇到的问题无法得到解决，在工作场地与资金方面更是缺少专业性的安排。

（二）工会档案管理制度不够完善

当前许多工会在档案管理方面制度不全，直接导致许多珍贵资料在工会整理、搬迁过程中丢失，档案的丢失就是工会财产的损失。大多数的工会就是因为缺少了完善的档案管理制度，在工会人员借阅与保存的过程中将许多宝贵的档案遗失了。没有严格的制度约束管理人员的行为，导致管理人员对档案管理工作的轻视，缺少工作该有的认真负责，最后还是导致了工会财产的损失。分类在档案管理过程中是个十分重要工序，将不同种类档案依序分类能够提高检索档案的效率，同时也有利于档案的整理工作。制度的不完善，不仅仅是对管理工作的不方便，若因此引发了档案的遗失更会对后续工作产生相当大的影响，更加得不偿失。

（三）档案管理人员岗位不够稳定

大多数工会在档案管理岗位的投入不够，会导致大部分的从业人员流失。就目前的形势来说工会的档案管理岗位对人才需求还是比较大的，综合各个方面的原因以及压力来说，相关专业从业人员的市场得不到满足，而且从业者的工作岗位经常会随着其他工作的要求变化，这对本来匮乏的市场来说不是什么好消息，档案管理的从业人员也要进行划分，也可以分为全职与兼职两个方面，兼职职工对工作投入的热情有限，在专业领域的技巧方面有很大的不足，没有接受过正规的培训，这直接导致了兼职职工业务知识不精通，在管理的过程中，兼职职工都存在应付了事的工作态度。

三、解决工会档案管理工作中问题的建议

（一）做好n案的收集整理工作

由于实际的工作比较繁杂，因此工会相关工作档案的形式种类就比较繁杂，日常的归档处理工作也会有较大的工作量。在收集整理工会档案时，要切实处理好“有文必档”和“有文不归”之间的内在关系，使档案文件的收集归档更加明确，以便保全资料避免丢失。这个过程需要注意：首先是要通过网络的作用使管理体制得以健全。要根据工会的机构体制特点，结合档案材料生成的过程和特点建立起涵盖面比较广的管理网络体系，这样方便于档案信息的交流协调，能够通过上下之间的密切配合形成档案传递网络，这也是档案收集整理工作的基础性工作。其次是在发挥能动作用的基础上提高工作的效率效能。各部室的兼职档案员要忠于职守，勤于动手动脑，将各自的工作做好做到位。一方面要主动根据文件档案生成的时间进行细致地收集工作，将重要的能够反映工会活动记录进程的材料系统整理收集。另一方面也要加强与综合档案室的沟通工作，及时反馈收集信息，避免文件与资料的遗漏。每一个收集的阶段工作完成之后，应该主动将文件收集归档。

（二）提高档案人员专业水平

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（一）结合省市档案工作会议精神，进行了档案工作相关法规标准的学习和讨论，统一业务指导标准，规范档案装具。参加全省机关档案工作业务培训班，为有针对性开展业务指导打下基础。

（二）配合制定了工作实施方案和建档目录及归档范围、整理标准等规范文件的拟发，协助召开了档案管理工作培训会议并作专题辅导讲座。抽调人员全程参与创卫档案资料的收集整理工作。

（三）做好年度归档文件整理工作。集中开展了归档文件整理活动，印发了通知，对活动进行安排部署。

（四）开展业务培训工作。举办档案“回头看”培训班、社区档案工作培训班，系统讲授了档案整理有关业务规范新标准。

（五）积极开展档案业务指导。重点对相关单位开展归档文件整理指导。采用电话答疑、QQ流、现场操作、点对点讲解等形式，对其他单位档案工作进展情况及时进行指导调度。

（六）切实做好档案科学化评估工作。根据测评办法及测评细则，完成了科学化评估验收工作。

二、档案利用工作

积极采取措施，提升服务效率，全力打造群众满意的服务窗口。接待查档人员时，始终坚持做到接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心的“三心”服务。

三、档案管理工作

（一）开展档案统计年报工作，指导完成档案情况统计汇总及上报工作。

（二）每季度对档案库房及计算机网络进行安全检查，确保了档案实体及档案信息的安全。

（三）完成档案开放鉴定工作。

（四）审核馆藏档案数据库目录，整合各重点部门档案目录，协助完成档案区域目录中心建设数据资源的上报工作。

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二、具体工作：

1、协助校领导和有关部门做好重点工作。

(1)、配合学校抓好本学期重点工作的组织安排，推进学校工作顺利开展，确保学校工作政令畅通。

(2)、办理上级及校外来的公文、函件等日常公文处理工作、来访接待，完成各项临时工作，构建协调和谐的运转机制。

(3)、协助学校各部门搞好各级各类活动的组织安排工作，保证各级各类活动的圆满成功。

(4)、安排好学校工作日程，使全体教职工明确学校近期的工作和任务。

(5)、做好教师考勤工作。严格按照学校制定的相关制度，认真负责的将每月教职工考勤情况统计制表，经领导审批后报学校财务室。

2、认真做好各种会议的筹备工作。

组织好学校各类行政会议，做好会议材料的起草、打印和装订工作，安排好会场，及时记录学校工作纪要，做好会议的记录，认真整理会议纪要。

3、认真搞好档案管理工作。

(1)、按照要求认真整理好各类档案，对上级下发的文件要认真、规范、及时处理，做到文件传送不拖延、无积压、无遗漏和丢失，收集整理各项档案资料。做好人事管理工作，掌握基础数据，按要求及时上报信息。

(2)、做好学校文字材料的撰写和整理工作，及时做好公文的处理，做好各种会议的记录和整理存档，加强学校档案管理工作，及时完善、健全学校综合档案，确保学校档案材料完整齐全。

4、认真做好校长办公室的事务性工作。

(1)、健全学校有关规章制度，努力保障制度的落实。

(2)、积极反映师生的要求，当好校领导的参谋助手。

(3)、协助校领导搞好对外联络与接待来访工作。

(4)、积极完成学校工作的计划、总结，平时注重积累、提炼，积极推广学校办学经验。

(5)、按照上级的部署认真完成各种报表材料的填报工作，及时为教职工办理好各种上报工作，要做到及时、准确无误。

(6)、处理好、服务好学校交办的其他事务工作。