档案管理系统大全11篇

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中图分类号G271 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）38-0094-02

0 引言

防雷档案是各防雷中心不可或缺的资料，它的内容对于中心领导及管理人员来说都是至关重要。一个好的档案管理系统应该具有能够存储大量的档案信息并且还应具有方便快捷的查询方式。随着经济的发展以及防雷工作的日渐成熟，各防雷中心的业务量与日俱增，档案资料亦随之俱增，因此各中心长期使用的手工管理档案的方式已跟不上时代的步伐，因为这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差、各类档案信息的查找、更新、维护过程烦琐等。

本系统使用计算机对防雷档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如：存储量大、占用空间小、查找方便、可靠性高、保密性好、寿命长等。这些优点能够极大地提高档案管理工作的效率，为各防雷中心向科学化、正规化方向发展提供了必要保障。

1 系统设计

1.1 系统流程图

本系统功能主要由两部分内容实现，一部分是数据库的设计，另一部分是用户的操作界面，具体参见图1。

1.2 数据库设计

本系统用Microsoft Access 2000建立了一个数据库[1-3]，并在数据库中建立了检测、验收、图审三个表。其中检测表用于存放常规检测的档案资料，如加油站的档案资料；验收表用于存放直接进行办理验收手续的项目档案资料，如工业项目（根据当地政府的政策要求，此类项目通常是先建后补手续）；图审表用于存储按正常手续办理的项目的防雷档案资料。本系统中的数据库相当于系统中的一个仓库，主要担负着存储档案信息的任务。

1.3 操作界面的设计及功能实现

本系统用Microsoft Visual Basic 6.0编写代码建立了一个人机交换的操作界面，在这个界面上用户能够录入、查询、查看及更新数据库中的防雷档案资料。由于检测、图审、验收的操作界面及功能实现相似，所以本文主要以检测档案管理的操作界面及功能实现为例介绍本系统。

1.3.1 登陆界面

由于档案资料具有一定的保密性，所以进入本系统必须要输入正确的密码才能进入，如图2所示。

1.3.2 数据录入界面及功能实现

本系统所有的常规检测档案主要是通过此界面存入到数据库中的检测表中，用户需填写检测报告编号、被检单位、被检项目、检测日期等相关信息，如图3所示。本操作界面中有添加、编辑、删除等控件，添加控件主要是向数据库中输入数据，编辑控件主要是对存储信息的更改，删除顾名思义就是删除数据库中数据。

2 结论

防雷档案管理系统是笔者在几年防雷工作经验的基础上开发的一个软件，虽然简单但在具体的防雷工作中确实能够起到很好的效果，日前已经在南平市避雷装置技术检测中心试用了一段时间，基本达到了预期的目的，但在软件的运行过程中还是存在一些不足，如查询项目比较单一等，需要在以后的工作中不断的加以改进。防雷是近几年刚刚兴起的一个行业，相对于其他部门它的配套措施还不是很完善，这就需要我们在以后的工作中认真总结、积累经验，这样我们的防雷工作才能更快更好的走向正轨，也更加的规范、合理。

参考文献

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电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：

第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序

但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。

其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。

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关键词：

档案管理系统；需求分析；功能模块

档案管理在企业占有重要的地位，随着信息量的增多，任务繁重，管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统，以提高档案信息管理的质量。

1研究背景

随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。

2开发系统技术支持

2.1相关理论及技术

2.1.1J2EE多层应用模型

J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。

2.1.2MVC设计模式

MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉（潍坊护理职业学院，山东青州262500）摘要：随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。

2.1.4SQLServlet数据库

数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。

2.2系统应具备的特性

根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性：根据各个部分统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。

3系统整体架构及各功能模块

3.1系统功能需求

在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。（2）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。（3）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。（4）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。

3.2系统整体架构

根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。

3.3系统各功能模块

设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：

3.3.1用户管理

用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中，登录界面如图1所示。

3.3.2数据管理

本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。

3.3.3文件管理

该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。

3.3.4借阅管理

该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。

3.3.5数据备份及恢复

该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。

4结语

在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。

参考文献

[1]孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程,2016,(19):212.

[2]霍奇道,毕桂.档案管理系统功能设计与开发[J].劳动保障世界,2015,(24):56.

[3]王萍.档案管理平台的需求与功能开发[J].科技传播,2015,(10):155+214.

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中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：1672-7800（2013）012-0087-02

作者简介：董引娣（1984-），女，硕士，重庆城市管理职业学院讲师，研究方向为计算机教育。

0引言

随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。

1系统功能描述

通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。该系统的用户主要是普通用户（职工）和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。

2各模块之间的关系及系统结构

职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印；数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失；系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。

3系统处理流程

系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。

4系统主要功能划分

4.1部门管理

部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。通过TreeView控件和ListView控件，实现将数据库的字段信息添加到TreeView中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用ListView显示数据库的记录信息。

4.2档案管理

档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。

4.3职工信息管理

职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下：

（1）基本信息的添加。管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工的各项信息进行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。

（2）基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。

（3）职工信息的查询。输入一定的查询条件（某一或某些条件），单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。

4.4职工考勤管理

职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为

考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。

4.5档案查询

当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为

职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。

5结语

对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。

参考文献参考文献：

[1]张海藩.软件工程导论[M].第3版.北京：清华大学出版社， 2002.

[2]萨师煊，王珊.数据库系统概论[M].第3版.北京：高等教育出版社，2002.

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档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。

一、档案管理现状

在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。

然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。

因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。

二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势

1.提高工作效率

档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。

2.能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

3.更好地实现档案保密功能

一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能

1.收文登记

文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。

2.发文登记

可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。

3.组建档卷

可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。

4.公文查询

可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

项目背景

我院自90年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过2000项工程、23万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题：

档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用gzpi规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越2000文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。

档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。

以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分有意义的。

1项目目标

将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。

建设内容

我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。

项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统《智慧2000图档管理系统》的基础上进行系统升级，经升级后能满足我院的需求，具体如下：

系统用户

综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：

软件安全控制

综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护：

1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载”、“修改”、“上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。

2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。

3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。

系统维护方案

根据工作计划安排，综合档案管理系统运行后，档案资料室、信息办及其它相关职能生产部门共同参与综合档案管理系统的更新与维护工作，建议如下：

档案资料室：对现存档案室的资料进行系统管理，及时添加、更新综合档案管理系统中的案卷级、卷内级条目；指导并督促各生产部门及相关职能部门按要求进行电子文件上传归档工作。

信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。

相关职能生产部门：按照我院电子文件归档的要求（具体见《关于实施《技术资料归档实施办法》（修订版）暨启用电子文件归档的通知》，及时上传应归档的电子文件至综合档案管理系统；系统技术问题反馈给信息办。

系统总体设计模式

由于系统用户覆盖面较广，客户端点数较多，同时，从系统维护的简易性角度出发，也考虑到与现有的信息大厅的整合，采用了B/S的设计模式。首先登录到信息大厅，再通过菜单链接进入本系统。

系统数据库选型

系统采用主流的MSSQL2005数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合B/S模式开发。

开发平台选型

系统采用JAVA平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。

技术亮点

1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。

技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。

解决方法：通过对我院相关生产部门、职能部门放开上传电子文件的权限，由相关部门直接向系统进行电子文件的上传工作，并通过生成模板按内容进行电子文件的分类，由档案室进行审核。电子文件格式和命名规则参照全质办的《归档电子文件数字化标准》。

2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。

技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。

解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。

项目总体评价

项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享；

软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用），共有9位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为9人，通过率为100%，所发来书面意见同意使用该软件；

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中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理系统的设计与开发具有重要的意义。随着计算机技术在企业中的应用，与之相关的管理信息系统应用越来越广泛，各类相关电子数据和电子文件依托于计算机网络系统来进行编制、共享和流转，要对相关电子数据进行档案化管理，必须研宄企业发展和资料利用关系，通过业务过程数据关系的梳理，将这些业务过程产生的成果资料统一纳入到档案管理系统中，建立结构化电子数据和非结构化电子文件，减少纸质资料的破损和丢失，为企业各级人员提供更灵活、更详细、更便捷的档案服务。

一、系统建设原则

企业档案管理系统要以开放性、实用性、可维护性和安全可靠性为原则建设。系统要以分散的若干模块整合成为一个整体，注重系统的应用，系统以整个企业的档案体系为整体，对企业下属的各个部门为分支机构，设立一套以总—分为结构的企业档案管理系统；考虑到企业员工对计算机技术的敏感程度不同，在完成企业所提出需求的同时，应该以简单实用为原则；另外，由于企业档案涉及到企业相关的大量资产配置，系统的安全性也是需要考虑的一个关键问题。

下面具体介绍有关企业档案管理系统的相关原则问题： 

1.系统的开放性：符合相关系统平台设计规则，使用行业标准的工程协议，拥有标准的接口开发技术协议，使用通用的计算机框架结构，采用通用的传输控制协议，XML 规范。  

2.系统的可维护性：企业档案管理系统应满足办公自动化系统的要求，方便系统进行二次开发，易于维护，采用开放、成熟的系统技术，如本系统采用的 J2EE 开发平台。 

3.系统的安全可靠性：系统运行平台要求稳定可靠，以此保证系统对数据的安全处理，保证企业正常运行业务的过程中数据安全，防止黑客入侵以盗取企业重要的档案资料。另外，在企业档案管理系统运行的过程中，如果遭遇重大的系统稳定问题，应该有有一套合理的容灾备份系统，即使遭遇火灾、水灾、地震、系统崩溃等重大自然灾害或非人为性破坏，也可最大程度的减少企业的损失。 

4.系统的实用性：系统的整体架构应该采用分模块集成的形式，设计过程中应该考虑系统的人性化设计，充分利用易于系统使用的软件应用，同时，对界面风格、企业 LOGO、模块布局、功能键位置合理摆放、尽可能的满足企业不同操作人员的习惯，给企业操作人员带来良好的用户体验。

5.系统的标准性：系统的标准性是在遵守国家、国际的标准规范的前提下，完成对研发过程中涉及到的计算机的软件、硬件的设计和开发，整个研发过程中使用的幵发工具、网络系统等都要符合国际或国家的通用标准。如规范的数据库操纵界面、作为业界标准的TCP/IP网络协议及IS09002标准所要求的质量规范等;只有制订行之有效的软件工程规范的同时，才能更好的对系统进行自主研发，才能更好地进行工作设计，进而保证代码的易读性、可操作性等。

6.系统的先进性：当今社会，计算机技术更新换代十分迅速。档案信息管理系统的信息处理能力要满足广大用户的不同需求，首先要通过系统的开放性和可扩充性，对管理系统的功能不断的进行更新和完善。同时要求系统的先进性，在系统的生命周期尽最大努力做到系统的先进，并结合当前社会主流发展趋势进行系统的幵发和设计，以迎合大众口味，满足不同用户的需求。

二、档案信息管理系统的数据需求

档案信息管理系统的数据需求分为以下几方面:

1.数据录入和处理的实时性和准确性

数据处理的前提是数据的录入必须准确无误，数据输入的错误直接导致系统显示的不正确，导致不能满足用户的需求，档案信息管理系统的研发也就毫无意义。手工输入是目前数据的输入的主要来源。当然有部分的数据也可以进行扫描录入。系统界面上的安排系统的容错性对于手工输入来说必不可少，并且操作人员要想完成录入，必须进行系统的培训。在系统中，系统一定要具备强大的处理能力来面对庞大的数据输入，因此，系统拥有快速的处理速度是十分关键的。

2.数据的一致性与完整性

系统数据的共享是满足不同用户需求的前提。档案信息在指定区域的不同客户端的数据均是共享的，因此，解决并保证档案信息数据的一致性是系统的关键问题之一。应设专岗专员负责维护数据，保证数据的一致性，从数据输入上控制数据的去向，并且要严格的约束数据库的数据完整性的进行，只有这样，才能解决这一问题。每当数据输入时，要为数据定义完整性规则，系统应该拒绝不能符合完整性约束的数据。

3.数据的共享与独立性

档案信息管理系统中的信息数据是共享数据。然而，从系统研发的角度讲，数据共享给设计带来诸多不便，同时增加了调试难度。因此，最好能够独立运行各个分系统，再根据不同的情况，提供相关的灵活配置。

三、档案信息管理系统的总体设计

1．档案信息管理系统的体系结构

档案信息管理系统软件总体结构整个管理系统可划分为三层:应用服务器层、用户层和数据层。关于应用服务器层，交互管理系统的构成被MVC(Model-View-Controller)结构分解成三种部件，分别是模型、控制、试图。MVC(Model-View-Controller)结构是我们选取的结构。

2档案信息管理系统的权限管理的设计

权限管理是档案信息管理系统的基本部分，主要完成系统的一些初始设置和权限设置，主要包括:角色管理、用户权限管理、权限分配管理。提供基于用户权限认证的个性化信息服务，使不同用户能够获得不同的应用功能，并能获取自己权限范围之内的个性化信息。釆用为用户分配角色权限管理方式。采用角色式用户管理方式，首先在系统中划分一些角色，角色即操作功能组。用户以组成员的身份加入到这些操作功能组中。一个角色对应着多个操作模块的相应功能，带有对各个功能模块的操作权限。角色的定义是在软件投入使用的初期就根据各个部门的业务需求制定完成的，相对固定。但允许高级用户的修改和调整。定义用户时，除了制定他们的所在单位外，还要制定他们的角色，即把用户加入到角色组中，相应的权限就自动赋予该用户了。

3档案信息管理系统的编码设计

容器编码是系统良好运转的一个必要条件。为此，我们设计了档案信息管理系统的主要编码。档案信息管理系统的编码规则定义如下。

人员编码使用人力资源的统一编码部门编码使用3位编码。

第1-2位表示处级单位编号。

第3位表示下属的班组编号，用大写的英文字母表示。例如:01A表示A班。01B表示B班。

功能编码使用3位编码:第1-2位表示功能模块编号。

第3位表示此功能模块下的操作编号，0表示增加权限，1表示修改权限，2表示删除权限，3表示查询权限。

例如:082表示具有8号功能模块的删除权限图纸编码可直接使用产品的现有编码规则，或直接从PDM系统获取。用户编码使用6位数字型编码。

系统编码使用6位数字型编码。

模块编码使用6位数字型编码。

角色编码使用6位数字型编码。

4 档案信息管理系统的数据库设计

数据库就是在计算机存储设备上，合理存放相互关联的数据的集合。它负责信息的收集、组织、存储、加工、抽取和传播功能。正是有了数据库的功能，数据库设计的优劣，直接影响到系统多方面的性能。所以档案管理的数据库是在分布式数据库环境下建立起来的，因此可以方便地实现信息的集成和共享。

四 结束语

企业档案管理系统从最初企业的辅助软件，经过长时间的积累，逐步发展成了企业必不可少的系统之一。其自身本着为企业服务的理念架设，经过系统建设人员的逐步完善，将系统打造成让企业员工“用着方便”的系统，其作为企业最重要的业务平台之一，有着简洁的界面，强大的功能，安全的保证，为企业最重要的无形资产进行合理化的管理。总之，加强企业档案管理系统的分析与设计是不断创新企业档案管理方法，调动档案人员的工作积极性，推动档案工作的改革的重要方式。因此，我们就要树立先进的管理思想、规范自身行为、须明确目标、抓住机遇、加强协调，从而不断开创企业档案管理新局面。

参考文献

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2我国电子档案管理的现状

目前在我国，档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术，再加上电子档案与文件越来越多，更的促使了电子档案管理工作的快速发展。从整体来看，我国的电子档案管理着三个特点。即过于依赖计算机，存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。首先，过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段，也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的，而并非用传统的纸质介质进行管理使用。若没有计算机，电子信息就无法保存、管理以及应用。为此，当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。其次，电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的，当要使用电子档案时，还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。这样以来，就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。第三，电子档案是借助于计算机才实现有效管理的，并通过网络来传递信息，实现资源共享。而由于计算机与网络系统自身的不稳定性，使得电子档案在生成、存储、共享的过程中，容易受到网络病毒侵害，或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。除此之外，目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题，例如对传统纸质档案管理工作的摒弃，只是大力发展电子档案，而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。再者，电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决，在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范，对于一些重要的资料文件来讲，这是非常不安全的。因此我们要不断的改进，促使其更好的实现现代化发展。

3实现电子档案管理系统

现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长，由于起步较晚，所以管理制度还不够完善，而且管理工作中存在着较多的问题，为了实现电子档案管理系统的现代化发展，必须采取有效的措施，对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。下面笔者结合自身经验，提出了一些改进的措施，具体内容如下：

3.1加强电子档案的分类管理

随着社会发展进程的加快，电子档案信息的数量越来越多，内容也越来越广泛，为了使档案资料发挥出最大的价值，必须做好档案分类工作，分类必须按照一定的要求，还要制定出统一规章制度，要以提高使用者方便性为原则，还要保证电子档案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加强管理与约束，防止信息泄露问题的发生。另外，管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理，以免其丢失而造成较大损失。

3.2提高电子档案网络系统的安全性

电子档案管理系统不但借助了多项电子设备，还利用了网络传播技术，网络传播的速度比较快，实现了电子档案的共享，但是网络系统的安全性并不高，档案管理部门一定要做好权限管理工作，还要健全监督机制，避免不法分子窃取保密档案现象的发生。档案管理部门的领导者要加强网络安全建设，极大资金的投入，还要引进安全防盗技术，定期对计算机杀毒软件进行更新与维护，防止病毒的侵入。另外，管理人员还要建立完善的制度，加大内部监管力度，加强对员工的管理，做好内部控制工作。

篇（9）

2功能和性能要求.42.1档案数据采集与加工模块.4

2.1.1档案接收系统.4

2.1.2数据移植.5

2.1.3馆藏历史档案数字化.5

2.2档案数据存储及管理模块.5

2.2.1档案信息标准化管理.5

2.2.2档案分类.6

2.2.3档案数据著录.6

2.2.4档案信息鉴定.6

2.2.5.存储管理.6

2.2.6目录管理.6

2.2.7信息统计.6

2.2.8报表打印.6

2.2.9实物条码管理.6

2.3档案数据查询利用模块.6

2.3.1档案信息开发.7

2.3.2综合智能查询.7

2.3.3档案借阅管理.7

2.3.4支持网站信息.7

2.4系统维护模块.8

2.4.1系统维护主要要求.8

2.4.2基础数据维护.8

2.4.3权限管理系统.8

2.4.4用户管理.8

2.4.4数据备份与恢复.9

2.4.5信息加密.9

2.4.6版权保护.9

2.4.7日志管理.9

2.4.8档案综合管理.9

2.5系统帮助模块.9

1主要功能描述

档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：

档案数据采集与加工模块

档案数据存储及管理模块

档案数据查询利用模块

系统维护模块

系统帮助模块

2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、、利用等过程。

2.1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。数字档案的来源包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案（或目录）以及面向社会征集的档案和其它档案信息。能实现多种方式文件的输入采集。

2.1.1档案接收系统把OA系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。

l档案人员可以利用系统提供的立档单位已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档（分类组卷）。

l对于跨年度而尚未办结的档案，可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。

档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行整理。

整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号，入相应的档案目录库。生成各种统计报表。

（2）面向社会或个人接收的档案信息：它们主要是社会上个人通过某种方式移交的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。

2.1.2数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。

通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。

2.1.3馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料，包括纸质档案资料、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。

（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录

纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息入库前，需要对信息进行防伪处理,如加入水印等。

（2）照片的整理与扫描、采集、著录

A、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、E、D、PIC等格式，自动生成缩略图。并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。

B、要求：对图片的著录项目（包括照片内容）要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。

（3）多媒体影像档案采集与著录

A、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。

B、要求：提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。

（4）其他档案类型数据库的转入

A、标准：支持各种主流数据库的转入转出，能实现跨平台的操作。

B、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。

2.2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整编、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。要兼容新、老归档文件整理规则。可以自由适应分散整编、集中整编和混合整编的整编方式。

主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、存储管理、目录管理、信息统计、报表制作、信息备份。

2.2.1档案信息标准化管理保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。对档案著录信息符合中华人民共和国档案著录规则。

2.2.2档案分类根据现有馆藏和有关规定对档案、图书资料可进行自动分类和手工分类，分别建立目录库。

2.2.3档案数据著录档案员可对已录入档案和从其它系统自动导入 档案的各类信息的进行整编，包括按有关著录规定进行自动获取著录和手工补充著录。对移交过来的档案进行验收，合格的给予签收，不合格的由移交人重新整理。

整理完毕的档案根据档号组成原则自动生成档号入库。

2.2.4档案信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。

内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。

技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。

2.2.5.存储管理采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。

加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。

2.2.6目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。

2.2.7信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表。

2.2.8报表打印功能：

1）能够，按规定的时间、型式自动生成、打印各种规定的统计报表、目录。

2.2.9实物条码管理传统手工模式下调阅档案，需要借助档号找到档案在库房的位置。通过计算机管理可以采用条码扫描，条码打印等设备，快速准确鉴别档案实物，实现一份档案一个条码。

2.3档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息等系统.

2.3.1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。在信息开发过程中能提供规范化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。

专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。

素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。

2.3.2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。为了提高档案的查询效率和查询准确率，应具有以下功能。

（1）具有档案查询、全文检索能力的授权功能。档案管理员可以授权哪些人可以使用查询和全文检索功能，可以查询哪一级别的文件，经过授权的人员可以根据权限查询和检索相应的文件。

（2）全文检索功能要包括基于关键词的全文检索、自然语言检索和相似性检索的全方位智能检索，分别代表不同层次的检索需求(词、句、篇章)。

2.3.3档案借阅管理档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。

归还管理

归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供续借功能。同时需要具有设置利用者填写档案利用效果表单后，才能完成归还手续办理操作的功能。

l催还管理

由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计、自动提醒和打印催还单。

l借阅统计

系统对档案的借阅提供各种统计方式，并可随时打印统计结果。

l预约管理

用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。

2.3.4支持网站信息档案系统网站是档案管理系统对外的门户，用户能够通过Internet浏览器检索阅读、下载数据库中的档案目录信息、内容信息以及相关图形图像信息、语音视频信息。

2.4系统维护模块系统维护管理模块是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持。

2.4.1系统维护主要要求l档案类型可以自由定制。

l档案管理的层次可以自由定制。

l档案录入的信息（数据库结构）可以自由定制。

l用户的录入及检索界面可以自由定制。

l录入方式可以自由定制。

l档案的分类表可以自由定制。

l统计报表设计自由定制。

l用户对档案的操作和使用权限可以自由定制

l数据转换

2.4.2基础数据维护基础数据维护是维护系统各业务模块正常运行的基础数据。这些基础数据包括辅助字典、实体分类表、主题词表、档案类别表、全宗表、立档单位名录等。

2.4.3权限管理系统权限管理模块和系统各业务模块密切相关，下面说明系统的权限功能要求。

系统由用户操作，用户登陆时首先要进行身份认证。身份认证后，可确定用户属于哪一种角色：

1、从权限对象上

系统管理员：权限。

档案管理员：权限。

外部用户：权限（如检索和馆外利用等）。

领导：功能。

2、从权限内容上

分功能权限和数据权限。两部分权限要相互独立。

3、从数据操作上

在数据权限中，又分查询、修改和原文权限。

2.4.4用户管理系统的用户应分为三类，分别是：管理员、普通用户和赋权人。只有在用户管理中登记过用户才能进入本档案管理系统中。

2.4.4数据备份与恢复为保障网络功能的安全实现和数据库本身的安全，软件需要具备备份与恢复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。

具有对系统和数据定时自动备份的功能。

光盘制作

2.4.5信息加密具有对传输数据进行加密的功能。

2.4.6版权保护为了维护立档人的合法权益，对的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。

2.4.7日志管理为了对用户的操作进行监控，防止用户进行非法操作以及遇到故障时可根据日志信息进行部分恢复操作。

日志包括登录日志、原文日志（系统日志）、

2.4.8档案综合管理包括：

设备管理：

库房管理：

资料管理：

制度管理：

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智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源

2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3智慧档案管理系统功能设计分析

3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。

用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。

作者:王冬梅

篇（11）

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、传统手工档案管理现状及存在的问题

现在，许多学校档案管理工作仍然是传统手工处理模式，流程主要有收集、整理、保管、统计、鉴定与开发利用等。传统手工档案管理模式的主要缺点是无法保证档案的及时归档与档案的完整无损，尤其是在信息化程度比较高的信息社会，传统模式给工作带来了许多不便。档案资料不及时收集，顷刻就可能损失，而确保档案的齐全与完整是档案工作的重中之重。传统手工档案管理模式下的分类、编目工作，由于受档案工作者主观意识和长期习惯的影响，经常会发生较大的偏差，尤其遇到档案工作者经常变动的情况，问题更加严重。同时，传统手工档案管理下的编目工作，会导致档案工作者大量的重复劳动。档案在利用上的问题更加突出，落后的档案查询模式，远远跟不上信息化时代对档案的要求。学校对档案的管理，迫切需要网络化。档案管理实行网络化，可以大大缩短查档时间，提高查全率与准确率，从而提高工作效率。

二、基于Web的档案管理系统数据库的设计

基于Web的档案管理系统使用业内先进的MySQL数据库作为基础平台，Apache作为研发平台，采用PHP语言作为编程语言。MySQL＋Apache＋PHP被誉为网络程序开发的黄金组合。选取这样的开发工具，对于信息档案的管理和存储有独特的优势，对档案数据进行纵向和横向的信息检索非常便利。严格的存储方式有助于数据的保存，实现档案资料的一致性和唯一性，方便系统的维护、操作和拓展，提高系统的工作效能。

三、基于Web的档案管理系统模块的阐述

做好相应的模块划分是系统的首要任务。基于学校档案管理系统的需求，在规范化文档内容格式基础上，将该系统划分为如下部分：档案检索功能模块、档案管理功能模块、系统管理功能模块以及帮助信息模块。

1.档案检索模块——按条件检索档案，检索条件包括档案名称(模糊检索)、档案级别(精确检索)、档案描述(模糊检索)。

2.档案管理模块——按部门结构管理档案(部门结构可通过系统管理的部门管理设置)，具体操作包括档案的上传、查看、删除。

3.系统管理模块——主要实现部门管理、用户管理、权限管理、档案级别管理。

4.帮助信息模块——主要提供系统相关帮助信息和系统属性。

四、关键技术与系统实现

（一）基于Web的档案管理系统核心技术。本系统选择比较易于操作和配置的Win server2003数据库系统，主流Web服务器Apache，PHP语言，MySQL数据库作为构建档案管理系统的平台。

（二）档案添加的实现。下面以新增档案添加的实现为例：

1.设计输入表框与变量的对应关系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能为空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性别不能为空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你没有选择部门"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通过嵌入PHP变量集合，把录入的数据传给数据库中相应字段，新增一条记录：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校验完整性，以避免数据被错误的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必须输入档案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代码的作用是检测是否录入了档案姓名，否则就警示重新录入。

（三）档案管理模块的实现。从数据库中读取指定条件的职工数据，各变量取出数据后显示在输出页面：

echo"

$leng

$date

"；