人事档案管理系统大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇人事档案管理系统范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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【关键词】人事档案 管理制度 电子化 纸质档案

1 人事档案管理的目的和意义

进入二十一世纪，社会生产力迅速发展，科学技术突飞猛进，人们对信息的认识不断提高，各种管理的信息量日益增长，对信息的处理要求越来越高，致使传统的纸质、手工等信息处理手段和方法，远远满足不了现代管理的需要。

为切实减轻人资部工作压力，人资部要求对全局约9000人员的档案信息实现档案无纸化管理，自动记录各种查阅、借阅、归还、专递信息。借助现代信息技术和管理理论，建立企业信息管理系统是每个企业的重要趋势，在企业管理中，人力资源是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”，因此人事管理是企业计算机信息系统的重要组成部分，而人事档案管理又是人事管理的重要工作，实现电子化的人事档案管理，可以让人力资源管理人员从繁重琐碎的案头工作中解脱出来，去完成更重要的工作，人事档案管理系统的实现可以减轻比较繁琐的手工人事档案管理工作。

2 人事档案管理的实际功能

2.1 功能结构图

如图1所示。

2.2 用户登录

功能：用户登录人事档案管理系统。系统启动后，首先要做的就是用户登录。用户在登录系统后，根据分配好的权限，可以进行一定的操作。

操作：系统启动后，要求输入用户的登录名及口令，只有登录名和口令完全正确，才能登录人事档案管理系统。系统会根据为用户分配的权限，显示对应的功能菜单，用户可以操作该功能。

2.3 档案管理

档案管理模块中有5个子模块，包括人员建档、档案查阅、档案借阅、档案归还以及借阅延期等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。

档案的电子化查阅，去年省公司已经组织将在职人员档案进行了电子化扫描，本次制作系统时计划将系统与扫描件进行关联，对于简单的档案查阅可无需调用档案，直接在系统中查阅复印件。

2.3.1 人员建档

建立及维护人员档案信息，包括增加、删除、修改及导入档案信息的功能。系统可以上传扫描件，一个人员的档案信息可以关联多个扫描件。

2.3.2 档案查阅

将所有人员建档后，可以进行档案查阅；提供灵活方便的查询方式，实现在系统中查看扫描件的功能（可以上下翻页查看各种电子档案），记录查询人员信息，包括查询人、查询时间、备注信息等。

2.3.3 档案借阅

档案借阅与档案查阅不同，用户可以在电脑上查看档案的扫描件（查阅），也可以把纸质档案借出使用（借阅），需要记录借阅信息，包括借阅人，借阅时间，预计归还时间，借阅人联系电话等。

档案借阅除管理员账号权限外，还需输入借阅密码方可进行操作。

2.3.4 档案归还

管理员拿到归还的纸质档案后，需要在系统中进行档案归还。先根据ERP编号，档案号，姓名等信息查询出借阅记录，选中记录进行归还操作。需要记录归还时间、归还人、备注等归还信息，并更新档案状态

档案归还除管理员账号权限外，还需输入归还密码方可进行操作。

2.3.5 借阅延期

借出档案逾期未还时，系统可以进行借阅延期，延期需要有负责人审批。

2.4 档案查询

档案查询模块中有5个子模块，包括档案查询、查阅记录查询、借阅记录查询、归还记录查询以及借阅延期查询等功能，分别对应档案管理中的各个模块。

2.4.1 档案查询

功能：人员档案的快速检索，通过姓名及编号等信息进行快速查询。

在查询框中输入规定的范围即可查到相关的人事信息，当查询的条件填写完毕，点击查询按钮，页面会显示用户所要查询的符合条件的所有员工的资料。查出的记录默认为员工档案基础信息列表方式浏览，双击表格可以显示该员工的档案卡片、个人简历等扫描资料。

2.4.2 查阅记录查询

功能：档案查阅记录的快速检索，通过姓名、编号及查阅时间等信息进行快速查询。

在查询框中输入查询条件，点击查询按钮，页面会显示符合条件的查阅记录，双击查阅记录可以进入人员档案的详细信息页面，显示被查阅的员工的详细资料。

2.4.3 借阅记录查询

功能：档案借阅记录的快速检索，通过姓名、编号及借阅时间等信息进行快速查询。

2.4.4 归还记录查询

功能：档案归还记录的快速检索，通过姓名、编号及归还时间等信息进行快速查询。

2.4.5 借阅延期查询

功能：档案借阅延期记录的快速检索，通过姓名、编号及延期时间等信息进行快速查询。

3 结语

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中图分类号:TP311.52文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 10-0000-01

Personnel File Management System Based on Workflow Technology

Wei Wei,Lei Yingjing,Gao Qiang

(Lanzhou Petrochemical Company,Lanzhou730060,China)

Abstract:In this paper,system goals,role analysis,system framework,four aspects of workflow based on workflow technology knowledge of file management system.Involved in all aspects of the system to improve the degree of automation,fundamentally enhance the core competitiveness of enterprises.

Keywords:Workflow technology;Personnel file management system;Role

一、工作流技术简介

工作流起源于生产企业和办公自动化领域,它是由英文单词workflow翻译过来的。它描述了在不同领域的日常工作中具有固定程序的活动。这些活动可以被分解成预先定义好的子任务,由具有一定权限的角色来执行这些子任务,同时规定这些任务必须按照一定的规则来执行,并且对任务的执行情况进行监控。通过使用工作流描述实际工作的流程,达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目的。

二、工作流技术优点

对于引入工作流的组织,能够在软件开发和业务两个层次中受益。

(一)工作流管理系统能够简化企业级软件开发甚至维护。

1.降低开发风险,通过使用状态和动作这样的术语,业务操作、开发人员使用同一种语言交谈。

2.实现集中统一,业务流程经常变化,使用工作流管理系统的最大好处是:业务流程的实现代码,不再是散落在各种各样的系统中。

3.加快应用开发,软件不用再关注流程的参与者,开发起来更快,代码更容易维护。

(二)对于业务流程管理带来极大的好处,在自动化业务流程之前,分析并将业务的规格化是一件较难的事,但会有很高效率的工作。

1.提高效率,许多流程在自动化过程中会去除一些不必要的步骤。

2.较好的流程控制,通过标准的工作方法,提高了业务流程的管理。

3.改进用户服务,因为流程的一致性,提高了对用户响应的可预见性。

4.灵活,跨越流程的软件控制,使流程可以按照业务的需要重新设计。

5.业务流程改进,对流程的关注,使它们趋向于流畅和简单。

三、基于工作流技术的人事档案管理系统的设计

人事档案管理系统一般包括人事档案、职称评定、培训记录、奖惩记录、考勤与加班、人员调动、职务调整、离职登记、考核与奖惩、工资管理、办公管理及辅助信息等多个方面内容。下面,从系统目标、角色分析、系统框架三方面对基于工作流技术的认识当官管理系统刚展开分析。

(一)系统目标

充分利用工作流技术的基础上,建立一个灵活方便、准确安全的人事档案管理系统系统,建立B/S模型下实现业务功能的信息处理系统,使得用户能够从重复、繁琐、以人工方式操作或分散的单一系统的工作状态中解脱出来,从而达到降低成本提高工作效率、增强竞争能力,目的从人事档案管理的具体需求出发,实现人员调动、人员培训、人员档案记录、人员薪酬计算等的科学高效的工作流流程化管理系统。

(二)角色分析

针对人事档案管理系统中用户的特点,我们采取基于角色的权限控制,来确保不同的用户拥有不同的权限:

1.用户分为普通用户(员工)、普通管理者(部门经理级)、决策者、超级管理员。

2.一个用户属于一个部门,一个部门下有多个用户,一个部门只有一个领导。

3.一个用户可以具有一个或多个功能操作权限。

4.一个用户可以开始一个或多个流程,一个流程只有一个发起者。

5.一个流程对应一个流程模板,一个流程模板可以通过启动产生多个流程实例。

6.具有创建流程模板权限的管理员用户可以创建一个或多个流程模板。

其特点是,由于企业用户变化较多而角色相对变化较少的实际情况,使角色关系具有相对稳定性和易维护性。企业员工管理经过多年的信息化工作,大部分人员都具备一定的计算机应用能力,并有一些专门的系统维护人员,根据用户工作的性质系统的用户分为四类用户群体:

系统管理员:具备较好的计算机和数据库知识,能够对系统进行日常的维护工作。

科级管理人员:根据自己的岗位职能,操作系统的相应模块,完成自己的范围工作。

部门主管领导:负责工作流实例的监控、取消、暂停一个实例的执行,并随时查看实例的运行状况;

经理:审批所进行的工作。

四、工作流的总体流程

工作流程定义指业务过程从出发点到要达到的目的或最终实现的目标,包含工作流程名称、过程启动判断和终止条件、系统监控信息等属性。在人事档案管理系统中,许多业务流程都体现工作流,如职称评定、人员调动、职务调整等。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理,最终到达流程的终点。工作流程可以是互相直接连接的,也可以是交叉或循环进行的。

根据职工的职称评定管理过程,依据工作流模型的过程定义,人事部门从公司总部得到评定计划,评定信息,被评定者到人事部门递交相关资料,人事部门经过商议,决定最终人员,人员信息录入信息库。整个流程基本按照职工的职称评定过程的工作流流程完成,同时也和其它数据库交叉进行。

五、总结

基于工作流的人事档案管理系统实现了人事档案管理业务自动化,实现了业务工作流程的自动化,减少了因为工作交接造成的延误和误差,提高了企业对客户的响应速度。

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中图分类号：TP311

高校干部人事档案管理是高校档案工作的重要组成部分，关系到人才队伍建设和高校事业发展，如何结合高校人才工作特点，运用现代化信息技术加强干部人事档案管理系统建设，成为高校档案工作者的重点研究方向。本文结合高校干部人事档案管理工作实际，就IT技术集约化下的高校干部人事档案管理系统建设进行了探索。

1 系统设计框架

该系统的总体框架可分为客户端、Web 服务器和数据库服务器3层结构。该系统客户端为用户的浏览器，用户通过用户名及密码登录客户端，连接 Web 服务器，根据不同的用户权限和不同的客户请求，Web 服务器提供给用户不同的终端显示页面和功能。客户端的功能是提供给用户操作界面，并显示 Web服务器返回给用户的数据。Web 服务器的功能是根据权限和请求，负责处理客户端的每项请求，并通过数据库组件处理客户端传来的数据，对数据库中相关的数据进行操作。数据库服务器主要是存储和管理系统相关业务数据的地方，通过 Web服务器返回给客户端所需要的数据信息。该系统包括又多个不同规模的、具有可操作的模块构成，可以为高校内部局域网、和校外用户按不同的授权提供不同权限的服务。高校干部人事档案管理系统，按照功能划分包括四个子系统：管理系统、采集系统、查询服务系统和安全系统，四个系统既相互独立，在实现具体工作中又相互结合。

2 IT技术的集约化应用

2.1 数据库技术

本系统是一个基于数据库系统的高校干部档案管理系统，拟选择SQL SERVER作为数据库系统。SQL SERVER具有广泛性、兼容性、扩展性，可以迅速开发新的功能，并直接存贮XML数据，具有将搜索结果以XML格式输出等特点，有利于构建了异构系统的互操作性，奠定了面向B/S的应用和服务。如图1：

图1

数据表设计尽量减少表之间的关联，数据表直接的连接在查询过程中会占有较多的计算机资源，适当的增加表中的列数，适当的增加表的冗余，虽会相应的占有较多的空间，但会提高查询操作的效率；适当分割数据表，把字段数较多的数据表进行分割，减少表中的字段数，把常用的字段放在一张表中；建立数据表索引，明确提高数据表的查询效率，尤其在数据较大的数据表。

2.2 系统安全设计

2.2.1 权限设置

在登录方面，该数字化系统设计了超级管理员、管理员和个人用户三种角色，只有选择了正确角色，系统用户通过用户名和密码才能正确登录系统。在系统的各种操作中，每种角色对应的是不同的操作功能，一些功能只能在上级管理员的授权下才能进行操作。如图2：

图2

通过权限设置来对不同的系统用户限制某些功能，这样不同的用户只能使用权限内的系统中的信息数据，从而避免了系统信息数据的交叉外流。

2.2.2 信息加密

系统中用户名和密码是以文件或数据库记录的形式存储，但是对管理系统进行备份、导入、修改等重要操作中，保存这些数据的文件或是数据库容易被非法打开，所以需要设计一个信息加密模块，对所有敏感的数据进行加密。现有的加密算法主要有对称加密和公共密钥加密算法。对称加密算法的特点是，在加密和解密时必须使用同一把密钥，常见的有DES、RC2、RC4等，其效率上更高，往往在进行大量数据加密和不在Internet上传递数据时使用较多，本系统的设计预想是在局域网中使用，其敏感数据保存在本机服务器，所以采用了对称的加密算法AES。AES具有迭代加密和对称密钥分组特点，迭代加密使用一个循环结构，在该循环中重复两项工作：一是置换（permutations），二是替换（substitutions）输入数据。AES一般使用128、192或256位作为密钥，使用128位、16字节对数据进行分组加密和解密，将需要加密的明文与密钥按位作一系列的运算，然后通过对某些位进行置换操作的形式，最终实现对明文的加密。

2.2.3 身份验证

身份验证系统是访问控制系统的配套子系统，其功能主要包括：完成对用户身份验证和访问权限控制。如图3：

图3

身份认证主要包括四个步骤：用户申请登录时，在数据库的用户表中搜索查找用户登录名，确定该申请登录用户是否存在；通过加密算法、CA认证、附带的数字签名三种形式，对用户的密码准确性进行进一步验证；从数据库中查找确定该用户的访问权限；根据访问权限，在WEB页上展现用户可以访问的功能菜单和条目。

本研究基于集约化IT技术，对高校干部人事档案管理系统基础功能建设进行了探索。但是高校是人才聚集地和源泉，人才的流动决定了干部人事档案管理系统最终需要实现网络化、服务化、共享化。但是目前国家还没有统一发展规划和标准，高校的干部人事档案管理系统建设参差不齐，如何实现网络化、共享性化，将是本课题今后的研究方向。

参考文献：

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案，2012（01）.

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教育系统人事档案准确真实地记录了教育系统干部、教师和员工的品德作风、政治思想、个人经历和业务能力等，能够为教育系统掌握人才信息提供可靠的信息资料，让教育系统人事工作及组织工作的决策提供有效的信息参考。人事档案在教育系统了解、考核和选拔人才上作用重大，必须加大对教育系统人事档案管理力度，确保人事档案更加准确、完整和安全。只有这样，才能将教育系统人事档案的作用发挥出来。

一、教育系统人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理重视不足

教育系统人事档案管理工作比较枯燥、单调和繁琐，是一项基础性工作。但是现阶段教育系统内很多主管档案管理工作的领导，缺少正确的思想认识，忽视了人事档案管理工作，在具体的人事安排中，没有配备足够的工作人员，并且配备的工作人员政治素质偏低、责任意识不强、积极性不高、缺乏熟练的业务技能。人事档案管理工作对人员的政策性、技术性和专业性要求很高，如果工作人员综合素质不高，将导致大量档案材料被积压，无法及时有效地收集整理档案资源。此外，由于不重视人事档案管理工作，导致投入到人事档案管理工作的财力、物力和人力十分有限，加之人员流动频繁，造成人事档案管理工作很难顺利开展下去。

（二）管理模式不完善

一方面，在管理内容上，教育系统人事档案有着归类标准不统一、内容简单、材料不完整等问题，并且人事档案的收集、鉴别、归类于整理制度也不符合实际需求，更新十分缓慢。从以前的人事档案内容来看，主要是为政治服务，关注工作人员的思想政治表现[1]。但是现在，随着教育改革的深入推进，人事档案管理的重点是服务于教学科研和人才的使用，重视工作人员的科研成果、道德品德和业务能力等。另一方面，在管理方式上，现行的人事档案管理方式远远滞后于人事制度的改革，人事档案管理有着准确性不高、工作量巨大的问题，重管理、轻利用情况仍然存在。此外，档案管理工作科技含量不高，不利于人事档案管理工作的稳定发展。

(三)工作人员素质不高

教育系统人事档案管理对档案管理人员的政策性、专业性和技术性要求很高，需要档案管理人员始终坚持保密性和原则性，必须具备较高的政治素质与专业素养。但是从长期的工作实践来看，很多档案管理人员工作积极性不强，很难主动去收集教职工的档案材料，并且在完成各项教学活动、工作任务后，很少及时去收集整理需要建档的材料，而是被动地接受其他部门送来的档案材料。此外，个别档案人员原则性不强，在档案资料的查阅与传递中，泄露了机密，甚至出现改动案卷的情况，导致档案失真，这些都反映出档案管理人员整体政治素质和业务素养有待进一步提升。

二、加强教育系统人事档案管理的对策

（一）抓建设，核心工作到位

一直以来，教育系统人事档案管理工作有着较强的保密性、内部性。由于很多教职工对自己的档案材料漠不关心，部分领导也未能充分认识到档案的重要性，没有严格按照要求填写档案材料，应付了事，很少主动送交档案材料。甚至个别教职工也不配合催交档案材料，这无疑极大地增加了档案管理工作的难度[2]。因此，为加强人事档案管理工作，需要组织开展有关人员学习相关档案法律法规知识，加大人事档案工作建设重要性的宣传力度，切实加强督促检查，让各单位领导和教职工了解人事档案法律法规，帮助他们树立起牢固的档案意识。只有这样，才能真正提高人事档案管理效果，确保发挥出档案应有的作用。

（二）抓规范，改善办公条件

在教育系统人事档案管理中，必须保证档案资料的准确、完整和安全。因此，要进一步规范人事档案管理工作，建立完善的人事档案材料归档制度，尤其是对工资调整、人动等材料，要第一时间督促教育局相关部门和学校进行收集。此外，对收集到的档案材料，要仔细鉴别并整理加工，剔除不应归档的材料[3]。同时还要加快设备的标准化建设，根据档案管理建设要求，配备标准的档案用品、微机等设备，提高人事档案管理的现代化水平。要提高对现有资金的利用率，根据人事档案整理和信息审核的需要，添置整理、装订档案所需的裁纸刀、打纸机、宣纸、档案皮等辅助材料，配备空调，改善档案室办公条件。

（三）抓基础，确保工作质量

第一，全面清理库存档案，分类整理，按照管理权限进行移交；组织工作人员参加人事档案工作培训会，全面掌握档案整理和档案信息审核标准；制定工作人员、档案运行、整理和档案信息审核管理等工作流程，建立了严密的工作责任制；采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式，形成层层负责的监督机制。第二，在整理和信息审核过程中，根据人事档案总量和工作人员情况确定整理和档案信息审核进度，明确每天的整理和档案信息审核量，定期公布审核整理的数量和质量，营造了比、学、赶、超的良好氛围。材料收集中，各学校按照规定的时限要求，将收集到的材料统一递交审核组，审核组对材料的真伪进行鉴别。催交材料中，采取定人、定时、定责的方法，及时、准确和全面收集材料。同时，采取通知追补、电话催补和专人查补三种途径，能够解决档案缺失材料追补慢的难题，提高档案整理和信息审核整理的工作效率。第三，对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对整档过程中遇到的人事信息不符，材料不全的各种现象进行分析，要与组织部、公务员局的相关领导及业务人员沟通商讨，最后确定最准确的确认方法。按照最终的确认方法对“三龄二历”等基本信息不实的，认真查阅原始资料，进行甄别，确保归档材料的准确性。

（四）抓素质，加快队伍建设

为做好教育系统人事档案管理工作，还要抓好人才队伍建设工作，只有这样才能促进档案管理效率的提升。一方面要明确目标。在人事档案整理和信息审核工作开始之初，应及时召开人事档案整理和信息审核工作的动员大会，确保所有人员充分认识到人事档案整理和信息审核工作的重要性，并就如何整理档案和信息审核标准、程序、要求等进行培训。同时组织所有工作人员到档案室现场跟班学习，让人事档案整理和信息审核工作一开始就进入一个标准化、规范化的轨道。另一方面要加大培训。要定期开展各种类型和层次的档案人员培训班，及时更新观念和知识，实现业务水平的提升。此外，还要鼓励档案管理人员加强学习，提高自身的政治素质和业务素质，从而更好地胜任教育系统人事档案管理工作。

三、结语

总之，人事档案是教育系统人事管理中的重要组成部分，在教育系统人才管理以及建立科学完善的用人机制上有着积极重要的意义。人事档案在为人事工作服务的同时，也推动着人事工作的发展，加之现阶段社会人才流动频繁，人事档案在记录人才信息上有着越来越重要的作用。因此，要不断加强教育系统人事档案管理工作，从而为教育系统的教学与管理体制改革提供更好的服务。

参考文献

[1]潘廷将，陈艳宁，黄凤妮.人事档案管理需要党员思想教育的配合[J].梧州学院学报，2013，（03）:51-53.

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中图分类号： G623.58文献标识码：A

档案管理工作，是各级党政机关和企事业单位人事工作的重要组成部分，是做好人事工作的基础。近年来，随着经济体制改革和人事制度改革的不断深入，档案管理在人事工作和社会主义现代化建设发挥着越来越重要的作用。然而，当前传统的档案管理模式效率低、查询难度大等一系列弊病也越来越突显，已不适应现代档案管理的需求。计算机高级语言作为“第三代”计算机语言，以其良好的交互性、独立性、通用性和可移植性，广泛应用于经济和社会各个领域，其开发的档案管理系统正成为提高现代档案管理水平新的应用工具。

一、高级语言开发的档案管理系统主要特点

高级语言开发的档案管理系统，是指汇集成功企业先进的人力资源管理理念、人力资源管理实践、人力资源信息化系统建设的经验，以信息技术实现对企业人力资源信息的高度集成化管理，为使用的人力资源管理解决方案。核心价值在于将人力资源工作者从繁重的日常琐碎事务中解放出来，将更多地精力用于人力资源职能管理和管理决策，保持人事档案工作的持续高效运营。

（一）网络化

因为档案管理系统涉及到的数据包括电子文件、多媒体数据，这些数据的管理相对于一般的数据管理要复杂的多。涉及到这些数据的压缩、保存、显示，同时这些功能必须在网络上实现。普遍具有在线升级功能，可以随时对系统进行升级，保证用户随时使用最新版本。同时，能够进行在线错误信息提交，系统的状态可以随时提交给软件技术人员，并且对用户提供特殊的、细致入微的服务。

（二）模拟化

当前，绝大多数档案管理系统还受传统管理模式限制，普遍是手工管理和计算机管理相结合的方式，而这种方式会长期存在，无法改变的。比如档案组卷，它的难点在于手工组卷可以看作是二维甚至是三维空间的操作过程，而计算机中的组卷一直是一维的数据库记录列表方式操作，与手工组卷完全不一样，计算机与手工的结合就会比较困难。但高级语言开发的虚拟现实的组卷功能，能够使用户使用计算机模拟手工组卷过程，并且利用计算机的自动分类及排序的特点，这样就大幅提高了档案管理效率。

（三）简易化

档案管理系统具有多种功能，操作简单，档案管理人员容易上手。当前流行的档案管理系统界面简洁，采用单窗口方式，避免用户纠缠在多窗口；管理权限控制可以精确到每个记录，直至每个字段，适合不同人员管理需求；按照国家标准进行年报统计，并且可以自动统计，不需手工填写；具有档案数字加工能力，并且可以制作光盘，光盘可以独立浏览；具有电子文件管理能力，支持任意格式文件，包括视频音像文件；具有档案借阅、销毁、移交、统计、鉴定等全部档案专业功能。

二、高级语言开发档案管理系统的基本框架

（一）系统功能设计

档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。人事档案管理系统的建立，使人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。

（二）基本模块构建

1、用户登录模块

此登录模块主要用于用户的身份验证，用户需要输入用户名和密码，只有合法权限才能登录，否则不能登录。档案部门主管享有最高权限，可以对档案打信息进行录入，修改和添加，并可以使用系统中所有的功能。档案管理人员享有业务权限，可以对档案进行查询的功能，但是不可以对档案信息进行录入，修改和添加。

2、档案类别管理模块

主要是对档案的类别信息，如档案的序号，类别名称，建档人员等进行搜索，录入和修改。

3、档案柜资料管理模块

这个模块主要实现的功能是对存放档案的档案柜的资料信息，如档案柜的名称，档案柜序号等进行检索，录入和修改。

4、档案信息管理模块

主要是对档案的基本及相关的信息如档案编号，名称，内容，状态等进行搜索，录入和修改。

5、档案借用管理模块

主要是对档案的借用信息如借用编号，档案编号，借用人员等等进行检索，录入和修改。

6、档案归还管理模块

主要是对档案的归还信息如归还编号，档案编号，归还人员，归还日期等进行检索，录入和修改。

7、档案查询管理模块

主要是根据不同的查询条件，对档案的基本信息及相关的信息，借阅信息，归还信息等进行查询。

模块构建示意图：

（三）语言编写与调试运行

高级语言根据功能模块编写是档案管理系统真正发挥作用的关键环节。下面以access为例，简单介绍档案管理系统的编写与运行。

个人档案信息部分源码：

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

'根据选定值判定显示的对象

If Me.frame1.Value = 1 Then '选项组的第一个选项

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.工作经历.Visible = True

ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then

Me.工作经历.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = True

Else

Me.工作经历.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub 命令51_Click()

On Error GoTo Err_命令51_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_命令51_Click:

Exit Sub

Err_命令51_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令51_Click

End Sub

Private Sub 命令53_Click()

On Error GoTo Err_命令53_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_命令53_Click:

Exit Sub

Err_命令53_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令53_Click

End Sub

Private Sub 命令54_Click()

On Error GoTo Err_命令54_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_命令54_Click:

Exit Sub

Err_命令54_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令54_Click

End Sub

运行效果例图：

编写完毕后，需要反复调试运行，直到到达相关要求为止。

三、档案管理系统应用中应把握的几个问题

（一）档案管理人员专业化水平需要提高

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多岗的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象，首先可以组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次，档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底，能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则，正确选择主题标识，准确分析主题内容，学会如何将主题词进行合理的组配，并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习，来胜任档案管理工作。

（二）安全保密措施要更为严明

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水利系统干部人事档案记录了人事部门在选拔、培养和任用干部等各项工作中形成的干部工作业绩、品德作风、成长经历、政治思想等内容，是全面考察、评价干部综合素质的重要原始资料及依据。近年，我国水利系统干部队伍人才流动加快，迫切需要建立信息化管理制度，以更好收集、整理及利用档案资料，从而为水利部门提供优质服务。

1 水利系统干部人事档案信息化管理的现状

水利系统干部人事档案信息化管理主要是利用计算机、数码相机、扫描仪等现代化技术和设备将干部的人事档案资料记录到管理系统中，此过程包含对干部人事档案中的文字、图片和音像资料进行技术处理，将其转换成电子数据资料，从而实现干部人事档案电子版与纸质版共存。

在目前水利系统干部人事档案管理工作中，管理部门能够根据实际情况重点收集干部的学历、专业技术水平、学习经历和各种资格考试等内容，并进行档案信息化管理，从而为干部人事考核与人事决策提供重要依据。干部人事档案的信息化管理极大减轻了工作负担，降低了管理费用，提高了工作效率。

然而当前水利系统干部人事档案信息化管理仍然存在许多不足之处，主要体现在以下几个方面：

1.1 信息管理水平不高，不能充分发挥现代化技术的作用

传统的水利系y干部人事档案一般是以纸质形式保存，在保存过程中每一次查询和翻阅都会对纸质档案造成或多或少的损坏，纸质档案难以长期保存下来。尽管水利系统档案部门配有计算机、打印机等现代化设施，但是当前档案管理设施普遍存在设备陈旧、老化、落后、等问题，因此大部分档案管理部门止步于简单的对干部基本信息录入和检索查询阶段，不能利用计算机等现代化技术进一步管理和利用档案资源，信息管理水平不高，不能与现代化信息技术接轨。此外，水利系统干部人事档案信息化管理缺乏统一管理标准和制度，部门与部门之间缺乏沟通、各自为政，在使用档案数据时各取所需，难以实现水利系统干部人事档案的数据共享，在一定程度上阻碍了档案信息化管理的发展。

1.2 水利系统干部人事档案的保密工作不完善，档案资料安全性受到威胁

在传统的水利系统干部人事档案管理模式中，档案资料极易受人为因素的影响而受损或丢失，不利于档案资料的保管工作顺利进行。此外，干部人事档案管理工作需要极高的保密度，而档案的信息化管理采用计算机网络对档案信息进行加密，提高了档案的安全性。在信息化管理中，档案信息的载体通常是U盘、光盘、硬盘等，往往存在体积小、易于丢失和损坏等特点，档案安全性受到威胁，不利于档案信息的保管工作。

1.3 水利系统干部人事档案管理工作人员素质不高，管理手段落后

档案工作人员的素质高低是影响水利系统干部人事档案信息化管理的关键。水利系统干部人事档案信息化管理是一项繁冗同时不乏专业性的工作。在传统的档案管理工作中，由于计算机及专业档案管理软件未普及，档案工作人员往往需要手工书写、装订、裁剪档案材料，而且档案资料不断更新替换，档案工作人员的工作负担相当大，这种落后的管理手段已经无法满足新形势下的水利系统干部人事档案管理工作。此外，当前大部分档案工作人员的专业素质不强，档案知识教育不足，管理水平参差不齐，严重阻碍档案信息化管理的发展。

2 水利系统干部人事档案信息化管理对策分析

2.1 创新信息化管理方法，提高档案信息化管理水平

在水利系统干部人事档案资料收集环节，要充分发挥现代化技术的作用，将档案资料转换为文件、数据、表格、音像等电子文件保存起来。一个完整的干部人事档案管理系统应当是融信息接收、信息传递、信息存储和信息利用为一体的综合管理系统，而数据库建设则是管理系统的关键部分，因此要建立完善的水利系统干部人事档案数据库，实现干部人事档案信息资源共享。设立专门的实行电子档案动态化管理，确保水利系统干部人事档案真实、准确，符合当前水利系统干部人事档案的实际发展情况。实行多样性利用管理，加强部门之间的沟通交流，整合信息资源，提高档案资料的质量，实现档案资料资源共享。在进行干部的入党、升职、调动和历史遗留问题时，可通过互联网实现档案资料远距离传输、多方共享，为用档部门提供干部档案资料，最大化发挥档案信息化管理的作用。

2.2 加强水利系统干部人事档案资料的保密工作建设

相关管理部门要将干部人事档案资料的保密工作放在首位，不断增强档案资料的加密技术，实行档案分级管理，并细化档案使用权限，设置档案报警系统，防止非法用户窃听，避免干部人事档案资料泄露。加强电子档案的使用安全管理，将电子档案的备份和使用分隔开，在进行拷贝复制电子档案操作时，要做好档案资料监控工作。对于档案工作人员，要求其能够熟练操作档案数据库管理系统，对实时档案信息进行更新、备份，定期不定期进行档案管理保密教育，做好档案工作人员的档案保密知识考核，提高档案工作人员的档案管理保密意识，签订档案资料保密责任书，严格按照规章制度办事，不得越权使用档案资料。为提高档案资料的保密程度，还要加大资金投入，更新现代化设备（计算机、打印复印一体机、数码相机等），为水利系统干部人事档案信息化管理提供强有力的硬件保障。

2.3 提高水利系统干部人事档案信息化管理人才的综合素质

水利管理部门应结合自身情况，努力提高档案信息化管理人才的综合素质。可通过以下途径进行：第一，要增强档案工作人员的专业能力与素养。相关部门可经常性地对档案工作人员进行培训、开展相关业务知识讲座，使档案工作人员具备与时俱进的理论与技能；第二，要增强对档案工作人员的思政教育及法律教育。积极引导其学习党的方针、政策、路线，学习《档案法》等相关法律文献，提高思想道德修养；第三，要贯彻落实水利系统干部人事档案信息化管理工作的计划目标，具体到人，并建立健全的工作奖惩制度，提高档案工作人员的工作热情，打造一支高素质的水利系统干部人事档案信息化管理队伍。

3 结束语

综上所述，水利系统干部人事档案信息化管理是当前社会发展的大势所趋，要想做好水利系统的干部人事档案信息化管理工作，相关部门就要结合自身发展实际，不断创新并完善档案信息化管理手段，建立完善的水利系统干部人事档案信息化管理数据系统，增强各部门之间的沟通与交流、实现档案信息资源共享，增强水利系统干部人事档案资料的保密工作建设，提高档案信息化管理人才的综合素质，这样才能使我国水利系统干部人事档案信息化管理走向科学化、规范化的轨道。

参考文献

[1]敖雪婷.干部人事档案信息化管理的制约因素及对策[J].中国管理信息化，2015，（14）：196-196.

[2]李敏仪.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].城市建设理论研究（电子版），2012，（27）.

[3]包太敏.干部人事档案信息化管理中的问题及措施[J].黑龙江史志，2014，（1）：108-108，109.

[4]方满银.干部人事档案信息化管理中的问题及措施[J].科技视界，2014，（30）：212-212.

篇（7）

干部人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是干部人事工作不可或缺的组成部分。做好这项工作有助于提升干部人事工作的效率和质量。目前，南宁铁路局干部人事档案信息化管理相对滞后，各基层单位虽然也自行建立了相关的电子数据，但因档案管理人员信息化水平不均衡、使用软件不一致、信息内容不统一、网络化程度不够高等原因，致使铁路局对全局档案情况不便随时了解、数据无法进行实时交换，增大了档案人员信息维护的工作量。为了更高效的共享信息，便于铁路局掌握全局档案情况，进一步减轻档案工作人员的负担，使档案管理流程更加规范化、程序化，有必要研发出一个集档案日常管理、档案名册管理、档案整理过程管理等功能为一体的统一管理平台，使我局的干部人事档案管理工作真正走上信息化、网络化道路。

1系统架构

凡是有任免权限的单位都会涉及到档案工作，所以系统需要面向办公地点分散的使用人员，考虑到客户端经常需要打印档案目录及大量的档案日常管理操作，而档案目录表的记录数已达数百万级别，为减轻服务器的负担，本系统在架构上采用“客户端/服务器”（C/S）模式。该模式将大量的计算工作放在客户机上，服务器只提供数据交换服务，从而极大降低了服务器资源占用。为了解决C/S模式下，系统升级困难的问题，在编写本系统时，加入了在线升级的代码，只要在服务器上布署好升级文件，客户端就会自动更新程序，从而省去客户端程序升级的大量时间。本系统使用集成开发平台，以现有的铁路局办公网络为载体，以C/S方式架构，使用SqlServer作为系统数据库，采用分布式结构设计。在铁路局中心机房设置1台PC服务器，以提供数据服务。系统总体结构见图1.

2设计要点

本系统设计开发以实现档案管理信息化为最终目标。因此，在设计过程中是通过解决数据存储结构、跨服务器、数据库的数据交换、条形码管理快捷检索、辅助档案库房清点及数据安全性设计等功能来实现这一目标。2.1数据存储结构建立了档案信息管理数据库，用于统一存储全局的档案信息数据，实现集中管理、快速检索。系统按照关系模型来搭建数据库，针对每个不同的功能模块建立不同的数据表空间，同时建立了“四角号码表”、“单位名称表”、“部门表”、“职务表”、“级别表”等25个代码字典表，为整个系统提供完善的代码对照库。如档案主表信息视图（见图2），关联了11个代码字典表。如档案整理信息视图（见图3），关联了13个数据表或代码字典表。本系统通过上述机制实现统一存储，进而可以实现规范操作流程、实时掌握全局档案信息。根据业务分工的不同，系统划分了铁路局档案管理员、基层单位档案管理员、档案整理员三部分。铁路局档案管理员负责账户的建立、全局档案情况统计及本级档案信息管理等；基层单位档案管理员可以在自己单位下建立账户、档案的统计及档案信息管理；档案整理员账户由上两级账户开设，主要是协助档案管理员进行档案整理工作，并将整理过程记录在计算机中。为了减轻档案管理人员数据录入的负担，本系统以《铁路组织人事信息管理系统》的数据为基础，制作同步程序，每天对档案目录、职务变动信息、工资变动信息、单位信息字典、部门信息字典等数据自动进行同步。但因为档案转递一般都在人事任免之后，如果对人员的当前部门、职务、级别、职称、政治面貌等基本信息更新也用自动的话，可能会误导档案员认为已经做过档案转递了，所以这些基本信息的更新，本系统使用人为参与的半自动更新，在经过相关档案转递后，点击“更新”按钮才会更新数据。2.2跨服务器、数据库的数据交换本系统要读取使用《铁路组织人事信息管理系统》的数据，而该系统平台搭建在另一台服务器上，并且使用Oracle数据库系统，所以要实现数据共享，就要解决好跨服务器、数据库平台的数据转换的问题。经过研究，采用直接在SqlServer中做链接服务器的方式来进行数据连接。这样可以不用改变原有的《铁路组织人事信息管理系统》服务器任何设置，直接在《宁局档案信息管理系统》服务器的SQLSERVER上建立与ORACLE数据库的链接服务，并编写相应的存储脚本，程序通过调用脚本实现数据交换及自动同步功能。2.3条形码管理快捷检索为了实现档案管理的准确便捷和高效，在本系统中引入了条形码管理的概念，每一本档案的边条打印都直接带有条形码，条形码与数据表中的人员编码一一相对应。在使用时，通过条码枪将档案上的条码扫出到电脑，系统既定的程序会根据扫出的一维码快速检索到数据表中的记录，并根据所在功能模块的不同，自动完成信息的显示或是信息的录入，从而极大地提高了档案管理工作效率。2.4数据安全性设计达到数据自动备份要求，在数据库系统SQLSERVER中建立系统作业，编写备份脚本及制定自动执行的间隔时间，实现数据每周自动备份；严格账号管理，档案软件系统分等级建立用户，由于不同等级的用户档案查看范围及软件功能使用范围不同，从而保证了数据使用的安全性和保密性。

3系统功能

本系统是集档案名册管理、库房清点、日常管理、统计管理、整理过程管理、打印管理和系统维护管理等功能为一体的统一管理平台。3.1档案名册管理该模块按单位部门划分完成对档案名册的管理。通过添加功能可以将《铁路组织人事信息管理系统》的数据读入到本系统；提供的数据更新功能可以将《铁路组织人事信息管理系统》中信息更新到本系统，减少数据的录入量；提供档案四角号码重算功能，根据用户自己定义的四角号码编码规定，重新计算所有档案的四角号码，即使不会四角号码的同志也可以方便的使用四角号码管理档案；提供姓名渐近式筛选档案和用条码枪扫描筛选档案两种检索方式；提供档案相关信息、查借阅信息和漏缺信息等的查看，提高了档案管理的效益。3.2档案库房清点该功能完成每年一次的档案清点工作，使用条码枪配合该功能，可实现对档案快速清点核对，并分类显示核对结果，方便对库房档案进行清查，弄清档案去向。3.3档案日常管理使用该模块可以实现档案的查借阅办理、档案的转出、外单位档案的转入和档案移柜等日常管理操作。模块中加入了对条形码的支持，通过条码枪可实现对档案查借阅等日常操作的快速管理。3.4档案统计管理该功能可以实现对档案相关信息的统计分析。提供对管理档案的统计功能，可以按卷册状态、类别进行分类统计；提供档案查借阅统计功能，可以按查借阅人姓名进行分类统计；提供档案转入转出统计功能，可以按单位统计转入转出档案卷数；提供档案整理情况统计功能，可以按小组分组统计，以及对漏缺材料的统计；提供个人整理量统计功能，可以自定义统计时段，统计时段时每个人的工作量。3.5档案整理过程管理该功能模块的作用是对档案整理过程进行盯控监督，特别适用于多人共同完成档案的整理工作。通过该功能的实现，可以方便的知道某卷档案整理到哪一步骤，在谁的手中整理，解决了多人整理档案查阅档案不好找的难题；可以记录档案整理中发现的漏缺材料信息及材料补回信息，为档案管理保留操作痕迹，方便今后对管理过程和有关责任认定的追溯。3.6档案打印管理该功能模块提供了档案目录打印和档案边条打印功能。档案目录打印功能中可以按单位部门、姓名、条形码等多种形式检索人员，提供同步《铁路组织人事信息管理系统》档案目录的功能，可方便生成A4、16K版本的档案目录，生成目录过程中自动对录入信息进行校对，提示用户修改，实现了档案目录、职务变动和工资变动的打印需求；档案边条打印功能可以根据选中人员的姓名，自动将四角号码、籍贯、条形码等信息打印出来，促进了档案管理工作标准化水平。3.7系统维护管理该功能主要是完成系统初始化的操作。系统初始化功能包括档案各类设置、档案转递字设置和四角号码规则设置，各用户可以自定义这三项内容，系统会根据用户自定义的规则来做运算，实现用户管理个性化；提供登录用户密码修改功能，可实现用户自行修改登录密码。

篇（8）

人事档案能够帮助企业认识人才的详细信息，基于不一样的个人能力与特点进行合理配置，实现岗位安排。人力资源信息系统的运用对于人事档案管理非常重要，人类正在进入信息爆炸的时代，各种各样的信息层出不穷。传统的人事档案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找缓慢等缺陷，已经完全无法满足当今人事档案管理的需求。越来越多的企业和事业型单位将人力资源信息系统引入到本单位的人事档案管理中，而这项系统的引用也极大地便利了人事档案的管理。本文将会对在人事档案管理中人力资源信息系统的应用所体现出来的优点和缺点进行一个对比，以此挖掘信息系统的便利和将来发展的方向。

一、人力资源信息系统在人事档案管理应用中的优点

1.有助于简化档案整理程序，提高效率随着市场经济的飞速发展，各种公司层出不穷的同时，保障制度也在不断完善，这些情况的发生导致对人事档案管理的要求越来越高，越来越严密。因此人事档案需要记录的内容越来越多。乃至退休之后的情况也要有人事档案进行整顿、归档。人力资源信息系统可以通过预设的流程路径和接口，让使用者和管理人员只需利用浏览器和互联网络即可完成数据的填写、传送、追踪、分析等各项自动化的任务。人力资源信息系统有益于简化整理程序，促进人事档案人员的工作效率的提高。2.有助于便利快捷的查询人事档案信息现在的人事档案信息比之从前更加丰富繁杂，如果用传统的纸质档案进行查阅，工作量太大，效率太低。应用人力资源信息系统可以将传统的纸质人事档案信息输入计算机，方便记录的同时，也方便工作人员的查阅，更好的发挥人事档案的作用。3.有助于档案信息资源的共享当今时代是信息爆炸的时代，各种信息资源不断涌现，信息资源作为重要的战略资源，对推动社会和经济的发展有其重要意义。在此背景下信息共享已经成为一种趋势，原先的人事档案管理模式完全无法满足信息共享的目的，而人力资源信息系统依托于互联网的快速成长则可以迅速方便的实现信息共享，从而为市场经济的成长起到了一个促进作用。4.有助于档案信息的保存传统的人事档案信息管理通过纸质资料进行保存，不断的翻阅和搬运甚至存放都会有可能导致资料的缺失、遗漏。而人力资源信息系统的应用则将心理存放到网络和硬盘等存储工具中，极大地减少了外力破坏的可能性，有益于人事档案信息的保存。

二、人力资源信息系统在人事档案管理中呈现的问题

1.资金缺乏，设施配备不完善人力资源信息系统的应用必须依托计算机、扫描仪等基础电子设施设备，如果缺少基础设施则无法完成系统的构建。这些基础设备都需要一定资金的支持，而我国目前仍然存在于社会主义发展的初级阶段，虽然经济发展迅速，但是仍然有很多的落后地区，各地区发展不均衡，财富差剧较大，因此有些地区无法拿出足够的资金购置计算机等基础设施，进而无法满足构建人力资源信息系统的目的。2.人事档案管理人员水平参差不齐配备人力资源信息系统之后，可以尽可能的解放人力，但是录入信息仍然要靠人力来完成，因此，“人”在人事档案管理中担任着重要的角色，可是“人”又是最难管理最难考核的。人事档案管理人员的水平有高有低，而我国目前又十分缺乏高水平的人事档案管理人员，纪录缺失或者错误就无法避免。而某些人事档案管理人员有意或故意造成的失误，也会严重影响人事档案的真实性。种种因素导致有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力。3.档案信息化缺少统一的规范虽然社会在快速的成长，但是人事档案信息化并没有一个统一的标准或者规范来指导各企业事业单位的档案设立。各个企业和事业单位都是从自身利益出发，在摸索中一点点的找寻适合自己所在机构的人事档案管理方式。但是这样的模式导致各自的系统千差万别，无法统一，也就无法实现人事档案信息资源的共享，从而大大削减了信息化的益处。综上所述，社会在不断的发展，互联网技术日新月异，波及世界的各个角落，人事档案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事档案管理模式受到波及，已经跟不上信息化时代的步伐，可能会逐步的被人力资源信息系统逐步的替代。但是目前为止，人力资源信息系统仍然存在着资金不足而导致基础设施无法配备、人事档案管理人员素质不达标、领导不够重视、系统没有统一的规范等各种各样的问题。因此，我们要尽快的完善这些不足，使之跟上时代的步伐，能够有效的为这个社会服务。

参考文献

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关键词：

人事档案;人力资源;信息系统

人事档案能够帮助企业认识人才的详细信息，基于不一样的个人能力与特点进行合理配置，实现岗位安排。人力资源信息系统的运用对于人事档案管理非常重要，人类正在进入信息爆炸的时代，各种各样的信息层出不穷。传统的人事档案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找缓慢等缺陷，已经完全无法满足当今人事档案管理的需求。越来越多的企业和事业型单位将人力资源信息系统引入到本单位的人事档案管理中，而这项系统的引用也极大地便利了人事档案的管理。本文将会对在人事档案管理中人力资源信息系统的应用所体现出来的优点和缺点进行一个对比，以此挖掘信息系统的便利和将来发展的方向。

一、人力资源信息系统在人事档案管理应用中的优点

1.有助于简化档案整理程序，提高效率

随着市场经济的飞速发展，各种公司层出不穷的同时，保障制度也在不断完善，这些情况的发生导致对人事档案管理的要求越来越高，越来越严密。因此人事档案需要记录的内容越来越多。乃至退休之后的情况也要有人事档案进行整顿、归档。人力资源信息系统可以通过预设的流程路径和接口，让使用者和管理人员只需利用浏览器和互联网络即可完成数据的填写、传送、追踪、分析等各项自动化的任务。人力资源信息系统有益于简化整理程序，促进人事档案人员的工作效率的提高。

2.有助于便利快捷的查询人事档案信息

现在的人事档案信息比之从前更加丰富繁杂，如果用传统的纸质档案进行查阅，工作量太大，效率太低。应用人力资源信息系统可以将传统的纸质人事档案信息输入计算机，方便记录的同时，也方便工作人员的查阅，更好的发挥人事档案的作用。

3.有助于档案信息资源的共享

当今时代是信息爆炸的时代，各种信息资源不断涌现，信息资源作为重要的战略资源，对推动社会和经济的发展有其重要意义。在此背景下信息共享已经成为一种趋势，原先的人事档案管理模式完全无法满足信息共享的目的，而人力资源信息系统依托于互联网的快速成长则可以迅速方便的实现信息共享，从而为市场经济的成长起到了一个促进作用。

4.有助于档案信息的保存

传统的人事档案信息管理通过纸质资料进行保存，不断的翻阅和搬运甚至存放都会有可能导致资料的缺失、遗漏。而人力资源信息系统的应用则将心理存放到网络和硬盘等存储工具中，极大地减少了外力破坏的可能性，有益于人事档案信息的保存。

二、人力资源信息系统在人事档案管理中呈现的问题

1.资金缺乏，设施配备不完善

人力资源信息系统的应用必须依托计算机、扫描仪等基础电子设施设备，如果缺少基础设施则无法完成系统的构建。这些基础设备都需要一定资金的支持，而我国目前仍然存在于社会主义发展的初级阶段，虽然经济发展迅速，但是仍然有很多的落后地区，各地区发展不均衡，财富差剧较大，因此有些地区无法拿出足够的资金购置计算机等基础设施，进而无法满足构建人力资源信息系统的目的。

2.人事档案管理人员水平参差不齐

配备人力资源信息系统之后，可以尽可能的解放人力，但是录入信息仍然要靠人力来完成，因此，“人”在人事档案管理中担任着重要的角色，可是“人”又是最难管理最难考核的。人事档案管理人员的水平有高有低，而我国目前又十分缺乏高水平的人事档案管理人员，纪录缺失或者错误就无法避免。而某些人事档案管理人员有意或故意造成的失误，也会严重影响人事档案的真实性。种种因素导致有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力。

3.档案信息化缺少统一的规范

虽然社会在快速的成长，但是人事档案信息化并没有一个统一的标准或者规范来指导各企业事业单位的档案设立。各个企业和事业单位都是从自身利益出发，在摸索中一点点的找寻适合自己所在机构的人事档案管理方式。但是这样的模式导致各自的系统千差万别，无法统一，也就无法实现人事档案信息资源的共享，从而大大削减了信息化的益处。综上所述，社会在不断的发展，互联网技术日新月异，波及世界的各个角落，人事档案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事档案管理模式受到波及，已经跟不上信息化时代的步伐，可能会逐步的被人力资源信息系统逐步的替代。但是目前为止，人力资源信息系统仍然存在着资金不足而导致基础设施无法配备、人事档案管理人员素质不达标、领导不够重视、系统没有统一的规范等各种各样的问题。因此，我们要尽快的完善这些不足，使之跟上时代的步伐，能够有效的为这个社会服务。

参考文献

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医院信息系统一般情况是指可以充分体现医院管理中先进思想及方法的信息系统软件，这种信息系统可有效提高医院的效益，保障医院管理有条不紊的进行，促进医院健康发展[1]。医院信息系统有效的将医院中的每个方面中的内容包含在内。目前，医院信息系统主要用在费用及医疗物资上。针对这种现象的出现，信息系统本身具有的管理能力，为医院人事管理工作的开展、工作计划的制定及工作进度的掌握等各个方面提供科学的依据。

2.医院人事档案管理的现状及局限性

2.1医院人事档案管理的现状

（1）医院人事档案管理工作人员缺少档案管理意识，且其思想落后

我院为精神病医院和戒毒中心结合的一所特殊性的医疗机构，其主要任务为患者提供一流的服务，对于医院人事档案管理工作没有足够的认识，依据将其重心放置在医院业务及医疗质量等方面的发展上。基于这种现象的出现，医院人事档案管理工作人员对其自身工作没有深刻的、充分的认识，因此，其在工作时，为了应付相关人员的检查，只是注重工作的表面，缺乏真正的实际意义。此时，医院人事档案管理工作，就显得苍白无力，处于一种可有可无的地位[2]。

（2）医院相应基础设施不够健全，进而给医院人事管理工作带来严重的影响

目前，大部分医疗机构只是将重心放置在医院业务发展上，对其基础设施等没有足够的重视，进而严重影响整个医院的发展。纵使我院是由精神病医院和戒毒中心结合的一所特殊性的医疗机构，也出现该种现象。如医院的人事档案管理工作均由相关工作人员手工操作，流程较为繁琐，这一繁琐的流程占据医院人事档案工作人员工作的大部分时间。基于这种现象的出现，严重影响医院工作效率、安全质量及档案合理、科学利用率。

（3）（医院人事档案管理工作人员自身素质不高

一般情况下，医院人事档案管理工作人员均为其他工作人员兼职的，没有固定的、专门的工作人员，因此，他们没有足够的管理意识，对于人事档案工作缺乏认真负责的态度。同时在工作过程中，他们大部分安于现状，不求上进，纵使在专业知识有很多欠缺，依旧不补充自己的专业知识，从而导致医院人事档案管理工作的质量较低[3]。

2.2医院人事档案管理的局限性

基于医院人事档案管理大多数采用的为传统性的人事档案管理模式，其工作主要侧重对资料进行静态性的描述、不能动态性的将个人信息状况反应出来，没有共享性及公共性，同时注重对过去时及历史性的事件记录。伴随着信息技术的发展，该种工作方式尤其显得落后，严重影响医院管理工作的发展。伴随着医院人事管理制度逐渐改革，医疗机构在选用人才时，其手续也相应的简单化[4]。基于没有对医院人事档案管理工作的终身制进行补充及修正，从而导致医院人事档案材料出现不完整现象，这种现象的出现，严重阻碍人才流动。

3.信息系统在医院人事档案管理工作中的应用

信息系统在医院人事档案管理工作中的应用就是指，通过对计算机及网络信息技术的应用，对医院中的相关信息实施存储、加工、传输及检索等，从而为医院人事管理工作提供较为便利的条件。伴随着医院信息技术的发展，大多数医院通过计算机对医院档案管理工作实施人事档案检索、查询、统计和输出，从而有利于充分了解掌握医院工作人员自身素质状况及知识结构状况等，为医院提供较为便利的、科学的参考数据，同时还为医院制定相关政策提供科学合理的依据[5]。医院采用信息系统对人事档案实施同步管理及存储时，对于档案的真实性及时效性提供了较好的保障，从而充分的提高医院人事档案信息的完整性及准确性。医院通过信息系统对人事档案进行科学的管理，有效的建立合理的、科学的人力信息资料库，便于相关人员准确、及时的获得工作人员的档案资料，同时便于对工作人员的工作能力进行全面的考查，便于选拔人才。

在采用信息系统对医院人事管理工作进行管理时，首先应注重对工作人员进行培养，使其具有先进的人事档案管理观念，进而可以积极的、富含热情的投入到工作中。其次，应对医院人事档案管理工作的基础设施进行相应的加强，确保工作人员可以高质量的完成工作。最后，应注重培养工作人员自身素质，因为，人事档案管理工作人员为档案管理的主体，工作人员自身素质的提高，也可以相应的提高医院人事档案管理工作的质量。

4.信息系统在医院人事档案管理工作中应用的重要性

纵使我院为精神病医院和戒毒中心结合的一所特殊性的医疗机构，信息系统在我院的作用及其重要，其在我院为一个特殊的档案管理部门，在此部门中，可以对工作人员进行全面的、准确的考查，并为其提供科学的依据、便利的条件，基于这种现象的出现，档案管理部门为我院人事工作及组织工作中一个重要的参考依据。加强对人事档案的管理，对档案资源进行充分的利用，可以为医院选用人才提供较为便利的、真实的材料依据。伴随着信息技术的发展，计算机技术的逐渐发展，信息系统管理逐渐逐渐被应用到日常生活中的各个方面，尤其是在医院人事档案管理中[6]。

5.结束语

伴随着计算机技术的逐渐发展，以及医学技术的不断进步，我国医疗机构也相应取得较大的进展。信息系统在医院人事档案管理工作中的应用，不仅可以有效的将过往繁琐的工作流程简单化，显著提高医院档案管理工作人员的工作效率，还可从思想上提高工作人员对其工作的高度认识，进而更好的为患者提供便利的服务。

参考文献：

[1]姜月仙，谭善梅.医院信息系统在医院人事档案管理中的应用[J].医学信息，2010，23（05）：124--125.

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0 概述

不管是在企事业单位还是在政府工作部门，档案是各个单位都必不可少的信息资源。档案中包含了与企业发展息息相关的重要信息，企业各项工作的资料管理都是通过档案的形式来实现的，并以档案文件的形式进行存储。传统的档案管理工作大多数是依靠工作人员手工地完成档案的记录与管理，通常通过纸质媒介进行保存。在对慢性肾脏病人档案的方式上，本单位工作人员只是机械地将档案资料的内容整理、录入到计算机中，从某种程度上说，这一方式并未对档案管理工作达到明显的提升效果，整体的管理水平还有待提高。为了便于档案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同时避免因人为因素所造成的错误，因此，开发一套符合单位实际现状的慢性肾脏病人档案管理系统有着重要的实际意义和应用价值。

1 系统分析

本单在对慢性肾脏病人的管理过程中，为了确保能够清楚的掌握每个病人的情况，为每个慢性肾脏病人进行建立档案，并且不断的更新档案，以掌握病人的最新情况。

在β性肾脏病人健康档案管理工作中，首先需要确定建档的对象，一般要求对所有的慢性肾脏病人建立档案，无论他的性别和年龄。本单位会定期对这些慢性肾脏病人进行走访，到他们的家中了解他们的病情。同时，还会开展定期的免费身体检查工作，这样能够掌握慢性肾脏病人的身体的整体情况。对所开展的这些工作都需要通过系统来进行处理，例如进行体检之后，需要将体检的信息录入到系统中并保存，再由专门的医生对其身体的健康情况作出一定的判断。

在确定要建档的慢性肾脏病人之后，需要对他们进行建立档案，档案中需要包括两大类信息，一类是居民的基本信息，另一类是居民的健康状况信息包括所患慢性肾脏病的情况。

用户最主要的业务是对慢性肾脏病人健康档案进行管理，除此本单位还组织一些针对慢性肾脏病人的健康教育活动，通过这些活动让他们更加了解自己的病情并更好的配合医生的治疗。

2 系统结构设计

本系统在软件架构自上而下分为表现层、业务层以及持久层。表现层主要是由HTML、页面等组成。而业务层主要是由通过接口来完成用户发送的访问请求，系统中所有的控制类和实体类都被存储在该层中。持久层由各种框架以及数据库等组成，其基本功能是完成对数据库中的数据进行各种操作。系统的软件架构如图1所示。

3 功能设计

本文根据对系统的需求分析，将系统功能划分为档案基本信息管理模块、慢性肾脏病管理，健康教育活动管理模块、查询统计分析模块和系统管理模块，如图2所示。

1）档案基本信息管理，设计对慢性肾脏病人的基本信息和健康基本情况进行管理，掌握每个慢性肾脏病人的具体情况。

2）慢性肾脏病管理，对患慢性肾脏病人的病情建立详细的档案信息。包括慢性肾脏病人每次看病的诊断信息、检查信息和诊断信息。对本单位为病人所开展的病人随访情况进行维护管理。

3）体检管理，登记并维护对慢性肾脏病人开展的定期体检的基本信息以及每个参加健康体检的病人的检查结果。

4）健康教育活动管理，对本单位针对患有慢性肾脏病的并所组织的健康教育活动情况的维护和管理，同时记录慢性肾脏病人对每次所开展的健康教育活动的满意程度和建议。

5）查询统计分析，对慢性肾脏病人的信息及健康信息进行统计查询和统计分析

6）系统管理，对使用系统的用户及其角色信息进行管理，对系统数据库中的数据进行管理。

4 数据库设计

数据库设计是整个系统设计中的核心环节，其设计质量将直接对软件的质量起着重要的影响。在数据库进行设计的过程中需要将要处理的现实世界与数据库原理知识相结合完成设计，本系统在数据库设计的过程中遵循的原则为：

1）处理的原始单据与实体之间的关系。

在为数据库建立实体联系模型是，要将现实中处理的实际单据与实体之间进行对应，为系统建立实体并分析实体之间的联系，实体之间的联系就是现实中分析出来的联系。这种联系可以一对一或一对多或多对多。

2）主键与外键

对每个实体都必须要有一个实体标识符，该实体标识符又来唯一识别每个实体，不同的实体之间要通过外键来发生联系。不仅如此，主键与外键还能够分别保证数据库中数据的实体完整性和参照完整性。

3）基本表需满足原子性、原始性、演绎性和稳定性的性质。

4）范式标准

基本表中字段的相互依赖关系，应至少满足第三范式，最好能达到BCNF。更高一级别的范式可以更好的避免数据库中数据的冗余、插入异常、删除异常。

5）正确处理实体之间的多对多的关系

在将实体转换为表时，要注意必须为其联系也建立一张独立的表。该表中的主键是由两个实体的实体标识符共同组成，再加上联系本身的属性构成表的所有字段。

6）完整性约束的三个方面

数据库设计时需要充分考虑数据的完整性约束，分析并设计表之间如何联系，表中字段需要满足的条件。