高校档案管理论文大全11篇

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二、新时期高校档案管理工作创新的措施

高校的档案管理工作也要随着社会经济的不断发展而进行适时的改革创新，在档案管理体制不断创新改革过程中，就是在传统档案管理工作的基础之上进行的填补和玩啥，因此，在教育体制不断的改革中，强化高校档案管理程序和步骤，运用现代化的科学技术、计算机网络，将高校的档案管理工作更加的完善，更好的服务于高校整体管理工作中去，档案管理创新要做好相关的措施，具体如下：

（一）通过对档案管理工作的正确认识和分析，明确档案管理创新

发展的思路，找到创新管理的方法和途径领导对于档案管理创新工作要给予重视，工作人员在实际管理工作中善于总结分析档案管理中的利弊，通过总结分析，找到创新的头破口，才能促进档案管理工作有序稳定的向前发展。

（二）档案管理的实际工作中要坚持“以人为本”

创新是一中进步的、向前的、先进的发展思想，而人无疑是产生创新思想的主体，“以人为本”就是在档案管理工作中，人性化的采取有效的措施进一步加强管理工作，使管理工作更加高效。作为高校一项基础的管理工作，档案管理对于高校的发展有着重要的意义，因此，作为高校来说，定期的对档案管理人员进行定期的培训和教育，不断的丰富档案管理知识，同时也提高了他们的专业技术水平，档案管理工作人员也要树立终身学习的意识，二者相互配合，相互的作用，才能提高创新在档案管理工作中发挥着越来越多的作用。

（三）采用现代的科学技术，使高校的档案管理能够开辟出新的天地随着科学技术的不断发展和进步，现在社会发展主要还是取决于技术的竞争和发展，而很多科技成果的研发也被运用到各个领域当中，在教育和教学的管理机构当中，科学成果的运用也非常的广泛，比如在现在的课堂教学当中，多媒体技术的应用已经非常的广泛和成熟，而在高校的档案管理工作当中，计算机技术也已经开始被运用的非常广泛。计算机技术的运用，使得高校档案管理工作能够更加方便的运行，也为高校一些基础性工作的运行提供了更加有效和科学的方式。

（四）档案管理的专业化水平应该要不断的提高

高校的档案管理工作想要长久的发展，就要建立综合档案管理方式，在提高档案管理专业化水平的时候，除了要提高档案管理工作人员的专业技术水平和综合素质之外，还应该要建立起管理工作的创新机制、保障机制以及电子化的体系，从多个方面来对档案管理工作进行综合提高。

（五）对于电子档案的安全研究工作应该要进一步的加强

档案网络化以及电子档案已经开始在高校当中普及，但是因为档案信息是具有一定的机密性，所以档案管理的工作人员在管理的过程当中也应该要注意电子档案的安全性。首先对于那些需要在网上进行的信息应该要进行比较严格的审查。对于一些不明信息要进行阻止或是经过审查之后使用，避免互联网黑客的袭击、导致信息泄露，给高校档案管理工作带来不便。其次对于网络信息安全性，相关管理工作人员应该要加强。

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1并校期间文书立卷、归档的问题

合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。

2档案的集中管理问题

按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。

3档案网络建设问题

高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。

4档案排序、管理重新理顺问题

合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

二、合并高校档案管理应把握的几个问题

合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。

1强化档案意识，规范档案管理

前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。

2建立健全档案管理工作制度，依法治档

总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。

3合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

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（二）管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同，而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同，这样，势必会导致将来网络化对接时存在困难。

（三）安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下，电子档案的安全受到威胁，其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等，而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。

（四）缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体，所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息，这样既可以确保信息的原始性、真实性，也能在出现问题的时候，第一时间内找出责任人。

（五）缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系，也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加强高校电子档案管理工作的策略

（一）建立全国高校电子档案管理中心，打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头，打破地域界限，将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来，形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案；服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。

（二）出台标准化软件模块，统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块，建议从以下两个方面着手：一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组，使我国的档案著录规则系统化；二是加强对档案信息化发展的理论研究，只有更深入的理论研究，才能有更完整的电子档案著录标准。

（三）加大资金投入，加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上，各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储，并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上，各大高校要增加经费投入，将电子档案建设的经费列入年度财务预算中；配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施，以进一步完善电子档案的硬件设施建设。

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（1）实现资源共享的需要

高校和社会用户群对信息系统性、时效性的要求日益提高，需要提供经过加工的系统、全面的档案信息服务。档案信息化将充分拓展档案利用的各个环节，尤其打破传统档案信息资源的空间限制，便于档案资源共享，同时也使档案管理效率得到显著提高。

（2）提高自身技术和信息化建设的需要

文件数量膨胀使库容量日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作使档案管理人员不胜负荷。随着科技发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次系统广泛应用。

（3）适应档案载体形式变化的需要

传统的高校档案基本上都以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校档案馆纸质档案向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使高校档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性变化。这不仅有利于高校档案信息的长期保存，也有利于高校档案资源的开发和利用，提高高校档案管理的质量。

（4）实施规范化管理的需要

随着高校体制改革进一步深化，对外交流活动的增加使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息有序流通。按统一分类标准和立卷整理方法实现高校档案的信息化储存和检索，既保证归档案卷的完整性和规范性，又使查询、检索、统计等更便利，明显提高档案的标准化和现代化管理水平。

2高校档案管理信息化存在的问题

（1）思想观念有待更新

高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新发展。有些领导对档案工作必要性和重要性认识不到位，缺乏战略思维和全局观念；一些档案工作者也不思进取、墨守陈规。这些都是影响高校档案管理信息化的重要因素。因此，要从档案工作实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案工作者的思想观念与我国当前经济社会发展相适应。

（2）管理手段有待改善

由于资金不足，档案管理信息化建设滞后于现实需要，目前我国高校档案管理工作手工操作现象较多，缺乏信息化管理手段与设备，制约了档案工作的发展。有些高校虽然配备计算机来管理档案，但大部分工作仍由人工完成，现代化设备只是摆设。

（3）档案管理人员素质亟待提高

目前，高校普遍缺乏从事档案管理信息化工作的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理工作者队伍。对于从事档案管理信息化工作的人员，不仅要求其掌握现代信息技术，而且熟悉档案工作。但由于从事档案工作的部分人员学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理，还有工作人员是非计算机专业毕业、没有经过严格信息化技术训练，掌握信息化技术的能力较差。

3高校档案管理信息化策略

高校档案管理信息化建设内容广泛，主要包括高校档案信息资源整理、信息库及信息网络建设、档案信息技术运用、高校档案信息资源开发利用以及高校档案信息化人才队伍建设等。因此，为尽快实现高校档案管理信息化，应采取以下措施。

（1）强化高校档案管理信息化重要性认识

随着高校档案管理事业的发展，高校档案工作已步入规范化轨道，校领导和师生档案意识加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐渐显现，但对于档案管理信息化仍缺乏足够认识。要从档案管理各阶段和具体环节出发，针对档案工作过程中遇到的重点、难点问题开展相关研讨，遵循认识规律，不断研究新情况，解决新问题，形成新认识。加大宣传力度，如举办各类展览、编辑档案工作简报、宣传档案法规、介绍档案管理信息化工作知识等，运用多种形式宣传档案管理信息化工作的重要性。通过宣传提高学校领导和档案工作人员的档案意识，进一步解放思想，更新观念，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感积极投入学校档案管理信息化建设以及档案资源开发利用中。

（2）充分利用网络技术

建立档案管理信息化运行机制，实现档案资料及信息收集、整理、查询和检索自动化。档案的真正价值在于利用，档案信息化管理将为档案信息充分利用提供条件。目前，许多高校已建成高性能校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网基础设备，提高管理质量，更好地服务于教学、科研和各项管理工作，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理高校各类档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位按规定格式和要求以电子文件形式上报档案材料。高校档案馆要通过现代技术，对照片、录音、录像、文字等信息资料进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，在校园网开辟档案信息站点，根据档案类别和属性，将高校沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等内容纳入其中，实现资源共享。根据内容档案信息可分为3种类型：一是非保密公开档案信息（在公众信息平台上自由查阅）；二是日常办公所需内部档案信息（利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器数据库中查阅）；三是保密档案信息（通过档案信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供）。

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很多高校图书馆未设专人负责图书档案工作，而是将此工作交由各办公室，对此项工作的专业化和制度化要求的程度不够。一般办公室的工作人员少、工作繁杂，往往意识不到图书档案的重要性，因此对日常统计以及文书处理等没有形成保管意识；业务部门的部分工作人员认为档案工作由办公室负责，因此会疏忽对图书档案的管理工作；图书馆领导一般将档案管理视为业务工作的附属品，也很少去研究，因此这项工作大都遭遇了边缘化，往往给图书馆档案存档造成缺失和混乱。

（二）缺乏业务素质好、业务水平高的档案管理人员。

众所周知，在目前知识经济和日益信息化的高校教育环境中，作为知识导航员的图书馆档案管理人员，他们的职业道德素质、专业素质、文化知识水平、吸收、整合、传达信息的能力等，已经成了地方高校图书馆发展的重要构件[1]。然而我国地方高校图书馆档案管理人员群体现状，却不容乐观，比如沿海发达的浙江省，其全省高校图书馆档案管理专业人员群体中，有硕士以上学历者占2.49%，本科学历占35.90%，本科以下者为61.61%，其中高级职称者只占10.78%，中级职称占41.86%，中级职称以下则占47.36%。

（三）档案管理信息化的发展进程十分缓慢。

目前伴随着互联网和手机等新兴媒体的普及程度的升高，我国使用手机上网的网民已有2.77亿，网络在网民中的普及率达到了98.1%，其他如QQ、MSN等手机通讯工具使用率达到了61.5%。而高校的师生几乎个个是网民。如今还有相当一部分高校仍旧以纸型文献为图书馆档案材料，尚未使用电子文献的模式，电子文献的引进速度非常缓慢，因此在信息化程度如此发达的今天，已经无法满足师生及社会的需求了。除此之外，一些高校尽管是将馆藏的文献资源实现了自动化服务，实现了档案管理信息化，但是档案文献的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的图书文献所进行的信息资源开发，使得图书馆内的业务发展非常的不平衡。

（四）图书馆档案管理的专业化和科学化不足。

1.图书馆的馆藏档案的结构不合理。从档案的种类结构看，很多高校图书馆中馆藏文书的档案所占的比重是比较大的，特色档案是相对较少的，比如说业务档案。从档案的载体看，纸质的档案所占的比重比较大，其他载体的数量和种类相对来说比较少的。而且从档案管理今后的发展趋势看，现在高校图书馆中档案收藏的结构以及内容已无法适应图书馆业务的发展和信息化社会的需要。

2.图书馆的档案留档的随意性较大，还没有具体的存档要求和管理制度。归档不够合理，分类不够科学，各个科室分类归档时大多根据自己本科室的习惯和特点进行，有的档案资料甚至是没有编号和目录并被随意存放。档案外在形式不规范，不利于装订，不利于查阅。没有统一的档案管理方法，也缺乏档案集中存放的意识，更没有委派专人进行管理，导致档案丢失的现象十分严重。

3.档案价值尚未进行科学的鉴定。高校图书馆的档案一般都存在一定的价值，因此在进行管理时，需要进行科学的鉴定，以便区别对待。尽管这点是比较重要的，但是现在还是有一部分高校并没有重视。对档案资源的准确性、价值大小等鉴定工作也没有进行，对不同档案的不同保管期限没有规定，导致高校馆藏的档案文献杂乱堆积。

二、地方高校图书馆档案管理的优化途径

（一）优化高校图书馆档案管理的基础条件。

1.提高图书馆档案管理人员素质。正如上文所提及的，地方高校图书馆能否“做好读者服务工作和学术研究工作，不断促进图书馆事业的极大发展，其关键在于是否具有一支能适应当前文献信息化、数字化、网络化发展需要的整体素质高、人员结构合理”的管理队伍。笔者认为，如要做好这方面的工作，我们必须展开如下三个方面的工作：其一，应建设一支具有高素质的专业档案管理人员队伍。吸纳并接收具有学历高和专业素质强的图书馆档案管理人才，且尽量避免人员随意调动。同时，地方高校的相关部门应当高度重视本校人员的专业培养和专业教育，最好能在一定时期内，能使图书馆档案管理人员都能得到相应的专业培训和相关技能的训练。只有这样，地方高校方能保持一支相对稳定，专业能力较强的图书馆档案管理群体。其二，应当更新工作方法和工作理念。面临着日益信息化的高校校园和社会发展环境，我们的管理人员应不断更新观念，通过不断学习，来掌握更多的网络以及计算机技术的应用技巧。其三，高校图书馆所收藏的档案均具有很重要的意义，档案管理是一项很严肃的工作，因此要对档案管理人员的进行思想教育，提高他们的政治觉悟，促进他们的综合素质全面提高。

2.利用先进设备，发挥数字储备功能。目前高校图书馆正面临着一场全方位的技术革新———数字图书馆，图书馆的档案管理理应适应数字化的大潮，进入数字化管理的新时代。尽管地方高校由于多种因素和条件的限制和制约，不可能大规模地进行数字化的建设。但为了日后的图书馆发展能有一个广阔的空间，地方高校在图书馆档案管理的硬件建设要有一定的前瞻性，应建立“一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统”，我们应最大限度地考虑到地方高校全体师生和外界社会的访问需求。与此同时，地方高校图书馆在硬件建设上，虽主要集中在多媒体信息阅览室、电子书刊和电子文本信息的整理与收集，以及高性能的图书馆服务系统和应用系统等三个方面，但图书馆档案管理的数字化建设也是不容忽视的，只有如此，地方高校才可能在档案管理方面避免出现力不从心的尴尬困境。

（二）强化对图书馆档案管理的制度和科学管控。

1.优化馆藏档案结构。高校图书馆应该对馆藏的一些历史性的档案资料引起足够的重视，并对这些资料进行整理以及收集。这是由于这些历史性的档案资料记录了高校图书馆从一开始建馆到现在的所有的重要活动以及重大事件，是非常重要的文字材料，对于后人研究图书馆和本校的发展历程来说，具有非常重要的意义。但是由于这些历史档案资料都比较分散及零碎，在日常工作中，很难被人们重视起来。再加上整理这些材料的难度非常大，很容易被故意忽略。图书馆领导一定要重视起来，投入更多的人力以及时间对这部分资料进行整理。除此之外，非文字资料也是非常重要的，像一些音像制品、电子档案以及实物等有认知价值和佐证的意义。因此负责图书馆档案管理的办公室工作人员需要根据现代媒介多样化的特点，将音像制品、重要照片、奖状、奖杯以及刻录光盘等资料归档进图书馆的档案管理系统。这是因为这些档案均为高校图书馆档案完整性以及系统性的重要凭据。

2.制定严密的档案保管制度，并委派专人对其进行管理。建立馆藏档案严格的保密制度，各方人员均不可擅自提高档案的利用范围，管理人员不可以擅自把档案中所记录的保密内容泄露出去；建立馆藏档案鉴定制度，确立馆藏档案的鉴定规范，成立由专家组成的鉴定小组，鉴定档案的等级，判定保管的年限，并整理好档案，并将其中的经过鉴定可以销毁的档案挑出来，然后向上级相关部门进行汇报，获准即可销毁；设立馆藏档案严密的立卷归档制度，避免保存价值比较高的文件毁坏或者是遗失。其中立卷需要做到案卷的装订整齐美观、保管的期限划分准确、标量确切简明、目录页码清晰、排列顺序正确、书面材料规范。

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虽然大部分高校都实行了档案管理体系，但是由于大部分工作人员档案意识不够，没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，以至于高校图书馆的档案管理工作受到了严重影响。首先是管理者的档案意识欠缺，管理者不能及时建立、整理档案信息，使档案不能发挥其应有的作用，另外由于工作人员的档案意识不够，导致了一些重要的信息资料丢失，使档案的结构和内容不够完整。

（二）管理机制缺乏

科学、完整的档案信息能够为以后的决策提供合理、有效的依据。然而由于我国大部分的高校缺乏档案管理的管理机制，使图书馆缺乏统一的协调和管理，让许多档案不能得到完整保存，虽然数据丢失和不健全、不完整的现象经常发生，但是图书馆仍然没有一套行之有效的档案管理制度来约束和规范相关部门和个人的行为。图书馆档案管理工作的设施、技术等普遍落后于馆里的其他部门，对于档案管理没有一套规范的管理机制，如对一些缺档的档案没有进行及时的补救，对一些收集的案卷没有进行分类、标引、编目等，使得图书馆档案管理工作不能有效进行。

（三）无专业的管理人员

一般情况下，图书馆没有对档案材料负责的专业人员，因此临时一个工作人员都可以担当起学校档案管理员的角色，兼职的图书管理人员只负责登记、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人员不固定，部分管理者没有经过专门的培训，导致档案工作落后。档案管理人员的业务能力较低，随之而来的是档案管理方法不健全，由于档案的分类不当导致在以后的工作中无法很快的检索到相关档案。另外，一些高校虽然重视对文献的保管，但由于管理人员专业水平不高因此忽视了对这部分资源的开发和利用。因此，要提高图书档案的管理工作，首先应该提高图书馆档案人员应用现代化手段进行档案管理的能力。

二、提高高校档案管理的措施

（一）提高工作人员的管理意识

首先从高校的领导者开始，提高领导者的档案管理意识后，让领导者对图书工作人员进行思想教育，图书工作人员需要改变传统的工作观念，提高对档案管理的认识，意识到图书馆档案不仅同图书馆资料一样也是宝贵的信息资源，而且对图书馆的工作有着重要的参考意义。其次应该确定一名馆长来管理图书馆管理工作，负责档案管理的工作人员也应该是专职档案管理，档案人员一旦确定应保持相对稳定，不可随意变动，这是搞好档案管理工作的第一步。

（二）提高档案管理的规范性

档案管理工作的规范性是档案管理顺利进行的前提，随着现代科技的发展，图书馆应该加强自身的建设，利用网络技术来提高工作效率。为了将大量的原始档案材料收集齐全，必须建立一个档案规章制度来规范化管理。除此之外，馆藏档案的结构也应该得到规范，明确档案的归档范围，可以将图书馆的日常管理档案和业务流程档案分到两个部门去管理，另外还可以根据实际情况增加一些图书馆二级类目。

（三）加强工作人员的业务能力

首先从实际出发，让档案人员参加档案专业培训班，来提高工作人员的专业知识和经验。其次由于传统的档案管理手工操作较麻烦且容易出错，因此档案人员需要更新观念，掌握先进的计算机和网络技术，摒弃传统的管理方式且适应档案电子化的发展趋势，从而实现档案的现代化管理。

三、提高高校档案管理的必要性

（一）能反映出图书馆的管理水平

高校图书馆进行的管理活动主要是档案管理活动，对档案进行科学合理的管理能使档案形成有效的信息。档案可以将图书馆的管理活动和效果清晰地表现出来，所以管理人员在做决策时可以通过查阅以前的档案信息资料来帮助自己，图书馆管理工作的顺利进行能够体现图书馆的管理水平。

（二）能够满足现实需求

高校的许多重要信息和资源都在图书馆的档案管理里保存，档案管理可以为高校的一些重要决策提供资料经验，因此图书馆档案管理具有现实意义。档案管理可以帮助员工快捷、准确的了解所需的馆内信息，并且帮助其他师生认识档案的重要性，不至于造成档案的闲置。档案管理能够降低管理工作的不确定性，方便管理者做出正确决策，能够满足现实需求。

（三）档案管理的特性决定必须提高

档案管理有针对性和从属性的特征。首先图书馆档案一定要有针对性，图书馆只需要收集一些与图书馆工作密切相关的文件，而对于一些对图书馆毫无建设意义的档案不应当纳入图书馆档案中，一些无关的档案会造成图书馆档案的过于复杂而没有针对性。其次高校档案的从属性决定图书馆档案中的一部分是学校档案的复制品，并且图书馆档案中的一部分需要交到学校档案室。因此档案的完整性以及档案的针对性，决定了档案管理的工作必须得到进一步的提高。

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人事档案一直以来政治性比较强，大多数领导思想上重保管轻利用，认为只要做好档案的收集、整理、存储、检索、传递和保密等工作即可，没有认识到人事档案是重要的人力信息资源，是高校科学决策的重要依据，是提高工作质量的重要保障。由于大多数领导的档案管理意识不强，人事档案管理人员多数由组织人事部门的非专业人员兼任，专业不对口，对专业知识缺乏了解，自学动力不足，培训机会少，流动性大等因素严重影响了人事档案管理工作的开拓创新。

（二）人事档案利用效率低，信息化管理水平亟待提高

高校人事档案管理由其特殊性和投入经费等方面的原因，大部分处于手工和半手工状态。大量的人事档案没有建立起分类信息数据库，在需要对人事档案进行检索、专项查询和类别分析时主要靠查阅纸质材料，费时费力的同时加重了纸质材料的磨损。此外，鉴于对档案信息安全性的考虑，大多数单位的人事档案信息都没有实现网络资源共享，不便于部分领导和个人对除凭证外基本信息的查询，低利用率彰显不出人事档案的价值。

（三）人事档案纸质材料的加工装订形式有待改进

多年以来，我们一直采用鞋带穿孔式的方法装订人事档案材料，鞋带穿孔式装订材料的方法给人事档案管理带来了诸多不便。此方式的弊端一是不易拆装，二是易造成打眼处材料的破损。按照上级档案主管部门的要求，若孔距发生变化，档案工作人员需要对所有人事档案的材料重新进行粘补打孔，重新粘补过的人事档案材料不仅影响美观，使用寿命也短。

二、高校人事档案管理的创新探讨

要想充分发挥人事档案的指导作用，就必须创新。创新首先，要将档案分散管理变为集中综合管理，丰富档案内容；其次，提高认识，重视高校人事档案信息的开发和利用；再次，推进信息化管理，提高服务能力和服务水平；最后，从细节着眼，在档案美观、耐用方面多研究。而要想实现这些创新，需要建立稳定的、专业性强的高水平人事档案管理人员队伍，唯有如此，才能形成全面、实用、高效的人事档案管理体系。本文将对以上四条措施进行详细地讲解：

（一）变分散管理为集中管理，丰富档案内容

《普通高等学校档案管理办法》颁布实施后，从高校人事档案科学管理的要求出发，许多高校建立了综合档案室。这种变分散管理为集中综合的管理方式有利于高校人事档案管理工作的发展。畅通收集渠道，建立人事档案材料报送制度。在集中综合管理的基础上，在校属各单位设立兼职档案员，要求兼职档案管理人员本着认真负责的态度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、脚勤”，经常与高校组织人事处、教务处、科研处、工会团委等形成档案材料的源头部门联系，着重收集本单位人员的年度考核、业绩测评、学术成果、荣誉证书、优势特长等材料。坚持定期收集和集中收集相结合，确保高校人事档案材料的完整性、准确性、连续性。

（二）提高认识，重视高校人事档案信息的开发和利用

如何提高对人事档案重要性的认识？笔者认为：

1.要让学院领导熟悉档案工作，认识到人事档案工作是学校发展的重要基础性工作；认识到档案工作是保证学校科学决策，事关工作全局的重要环节。只有领导的人事档案意识提高了，才能重视高校人事档案基础业务建设和人事档案配套设备更新，才能实现人事档案现代化管理，让“沉睡”中的人事档案“觉醒”。

2.对高校教职工加强人事档案管理的法律法规的宣传，消除人事档案的神秘感。只有使个人意识到人事档案是关系到他们组织鉴定、职称评定、岗位变动、离退休福利待遇等切身利益的重要凭证，才能督促个人认真填写组织人事部门下发的各类人事档案材料，及时将在学历学位证书、外派进修材料、入党审批表等相关档案材料及时报送到人事档案管理部门，确保人事档案材料的完整性、准确性和及时性。

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国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。

（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。

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学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

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随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位,各高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑

一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢,不能适应人们的要求。当今时代,计算机已深入到社会生活的各个领域,在档案工作中,计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史,大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二是新的电子载体(材料)的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体,录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后,新型载体大量出现,如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能,使档案信息服务更完善、更便捷。

三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,一改传统的手工操作为电子文件,变被动工作为主动工作,利用先进的设备、科学的方法和手段,极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比,电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动,而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,实现了档案信息的共享。

三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施

服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

服务方式创新,由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。

服务手段创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

参考文献:

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).

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二、加大档案管理工作的改革力度，提升服务质量和水平

（一）加强档案管理的制度化

、规范化建设实施由档案馆(室)集中统一管理，学校各个管理职能部门专人负责的档案两级管理体制，从源头加强档案的收集、整理、归档工作。档案管理工作采取人员岗位责任制和严格的考核奖惩制度。

（二）创新档案管理模式

利用现代信息技术对旧有的管理模式进行创新，提升管理水平，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。

（三）引入市场化管理机制

在市场经济条件下，任何事物的存在和发展都要看其是否符合市场的需要，只有以市场为导向，才能获得最大的发展动力。档案管理工作也应该考虑广大师生的实际需求，更具其需要构建自己的服务平台，通过一定的收费既可以扩大部门收入来源，又能够提升软硬件水平进而为广大师生提供更好的服务，同时还应该加强服务管理机制的建立，不断获得反馈意见，及时的整改，提升部门工作服务质量。

三、加强队伍建设，提高档案工作人员的专业技能和素质

在信息化的快速发展格局下，计算机和网络的大量应用改变了传统的档案管理工作模式，工作人员要紧紧契合这一时展机遇，积极的掌握新技术，培养新技能，接受新思想，加强自己的专业能力建设，提高自己的专业素养，切实提高档案管理工作的水平。首先，要确立人才意识。现代社会对人才的重视程度不断增加“，以人为本”的理念正在逐步确立，从现实情况来看，人才对于工作的持续稳定开展具有重要的推动作用。人才并不是凭空产生的，需要自我的不断努力和大量的工作经验累积才能造就。基于此，高职院校应该对现有的工作人员提供定期培训的机会，并鼓励他们加强自己的继续教育，提升其知识能力，加强对新技术的理解和掌握能力，从而建立起一支专业基础扎实，技能素质过硬，责任感强的人才队伍。其次，要尝试建立人才的竞争和激励机制，引导从业人员不断积极进取。优秀的竞争机制的引入，可以极大的激发人迸发自己的工作热情，对于个人的提升和整体工作水平的提高都具有很大的促进作用。国内外已经有无数的企事业单位在这方面取得了成功，本文认为，高职院校的档案管理工作也应该引入竞争激励机制，让更多的人在工作中感受到压力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改变当前多数高职院校档案管理中改变沉闷守旧的工作作风。另外，可以尝试建立动态化的用人机制，实行优秀人才走进来，无能低素质之人请出去的办法，保障档案管理队伍的优质性。再次，引导档案管理工作人员及时的了解国内外先进行业动态，多与其他兄弟单位进行交流与合作，既能引进来，又能走出去，实现良好的交流互动，有助于培养对新技术、新信息的了解和掌握。档案管理人员也要及时的适应新要求所带来的挑战，通过新理论、新技能的学习实现自己全面素质的提高。