成人教务工作总结大全11篇

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教务秘书的工作服务于教学,教学管理是高校管理的重要环节。教务秘书是教学管理的直接参与者,对教学各个环节都必须熟悉,才能高效、有序地做好管理工作。因此,做好教务秘书工作非常重要和必要,对教务秘书的工作提出了高要求。

一、教务秘书的工作职责

1.教学计划的落实与执行

严格按照教学计划确认每学期的教学任务,由系主任安排任课教师后,教务秘书编制课表;课表排好后,要维护其严肃性和稳定性,如有特殊情况,应按照相关规定为教师办理停、调课手续;收集好教学进度表并协助系主任组织好教学检查工作。

2.考务事宜与学生成绩管理

及时安排期末考试,并通知到任课教师和学生,如有补考、重修,要按规定办理相关手续;按时收齐登有成绩的试卷以及试卷分析表。做好成绩登录工作,及时向学生公布成绩。

3.学生学籍管理

每学年和每学期进行学年、学期学生学籍审查和处理,如有休学、退学、转学、处分等情况变动,应办理相关手续上报教务处审批,随时更新学生人数变动情况。对应届毕业生进行毕业资格审定。编制毕、结业生成绩汇总表,送教务处审核。

4.档案资料管理

分门别类,将学生的实习报告、实结、毕业论文、试卷等数据资料做好保存及管理工作。另外,做好教师、课程等档案的管理工作,包括教学大纲、授课计划、教师课表、试卷样卷及标准答案等。同时,还要做好数据统计和整理工作。如有重要教研活动、教学研究项目和成果、教学工作总结、各项教学经验、教学活动记录等都应纳入档案管理内。

二、教务秘书必须具备的能力

1.口头表达能力和书面表达能力

首先,教务秘书要求准确无误的口头表达,包括时间、地点、人员、事件等。其次,教务秘书要对所要陈述的事情言简意赅的表达,如会议精神、来文事项、任务要求、 各类通知、电话内容等。良好的口头和书面表达能力是完成教务工作的基本要求。

2.沟通和协调能力

教务秘书在日常教学管理中,经常需要与多个部门沟通协调,比如,补课过程中涉及的时间确定以及借用教室,需要任课教师、学生都有空余时间的情况下,将时间、人数确认无误后,向多媒体管理中心协调教室事宜。教务秘书在教师、学生以及教务处之间起到一个桥梁、纽带的作用,在各部门之间沟通协调,促成事件的完满解决,满足各方面所需。另外,还有非常重要的一点是做好领导与教师之间的沟通,让彼此理解,使上情下达和下情上传都变得顺畅。良好的沟通和协调能力在教务工作中能起到事半功倍的作用。

3.操作电脑和利用网络的能力

教务秘书的很多日常事务工作,都是在电脑上操作完成,基本转向“无纸化”办公,如教务系统软件的开发和应用后,排课、学籍管理、教学计划修订等很多工作都可经由该系统操作完成,教务软件的应用,使教务工作变得更为快捷,更有条理,真正实现了办公自动化,大大地提高了教务人员的工作效率。这就要求教务秘书必须熟练使用计算机,包括制作文档、处理表格、使用软件,实现办公管理自动化。

4.处理信息资料和资料整合的能力

信息资料包括文件、电话、会议等,这些资料能够保证教学工作的顺利进行。很多信息还具有很强的时效性,需要教务秘书具备迅速、准确地作出处理的能力,同时还要客观、全面的向有关领导报告,以进一步执行决策或调整补充、完善决策,这将直接影响到领导的科学决策。

5.心理承受能力

教务工作中,教务人员需应对各种繁杂的事务,需与各方面的人打交道,包括领导、教师、学生等。难免遇到不顺心的事,甚至需要承受来自各方面的压力。大量的工作,花了很大的精力和努力,不见成效,甚至不被理解,很容易影响到工作心情和工作热情。这就要求教务人员必须具备良好的心理素质、足够的心理承受能力,克服困难、增强信心,尽最大的努力,一如既往的保持良好的工作心情和工作热情。

三、教务队伍中存在的问题及建议

(一)教务队伍存在的问题

1.文化素质参差不齐

现有教务人员队伍中,很多一部分人员是因安置家属工作而来到教务岗位,其中年龄较大的人员大多学历偏低,文化素养也不高。在完成日常紧张繁忙的工作时,就显得力不从心。使工作效率大打折扣。再者,教务队伍中的人员,多数没有系统地学习过教学管理理论,他们所学的专业与教务工作关系并不紧密,这些都导致工作中遇到突况时缺乏应变能力。因缺乏较高理论水平和业务能力,使得学校教学管理的发展与建设受到了影响。再加之,缺乏学习、不注重培养是教务工作队伍素质不高的主要原因。

2.人员流动性大

目前,高校教务岗位人员更换较频繁。熟悉业务的人员离岗了,新任的人员还没有马上衔接上,很容易出现教学差错,甚至出现教学事故,这些都非常不利于教学工作的顺利进行与稳定发展。原因有很多方面,其中最显著的原因就是教务工作的繁杂,还要承担重大的责任。而导致教务工作的繁杂的主要原因是分工不明确,一些不属于教务工作范畴的事情,如教学进度表只上交电子稿,纸质稿交由教务秘书打印等工作,大大增加了教务人员的工作量,降低了工作效率。教务工作中,来不得半点差错,任何事情都要求百分之百的准确,一旦出现了差错,其产生的负面影响会很大,而面对如此繁杂的工作,谁也无法保证不出任何差错。这就致使教务人员承受了巨大的工作压力,导致很多教务工作者萌生去意,不愿留在教务岗位。

3.工作热情有待激发

教务人员经常担心工作中出现漏洞,大多小心谨慎。不求有功,但求无过。这种消极的情绪,毫无工作热情可言,更不利于学院教学工作的进行。另外,教务工作虽然忙碌,可是却看不到具体的成绩。学校对教务工作也没有引起足够的重视。领导对教务工作者缺乏人性化关怀,不注重解决他们的工资和待遇及职称晋升等问题。

(二)对教务工作的建议

1.教务工作者需不断学习,提高素质

教务秘书要注重提高自身文学修养,要加强教育学、管理学等各科知识的学习,用知识武装自己的头脑。让目标变得更明确,思路变得更清晰。提高工作认识,树立奉献精神。另外,要多参加针对教务工作者的培训。可外出学习、进修,可参观、访问,借鉴同行的工作经验,也可本校教务工作者互相研讨,相互交流、取长补短。

2.学校需加强人性化管理,激发教务秘书的工作热情

学校应对教务秘书工作予以认可与重视。多些人文关怀,多换位思考。上级要主动关心下级在工作中遇到的难处并给予相应的指导帮助。对教务工作者的工作量化绩效考核需公平、公正,解决好他们的职称、工资、待遇等问题。另外,学校还应加大投入,为教务工作者的培训和知识更新提供切实可行的政策与经费保障。

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一、引言

全面质量管理的主要特点是强调对产品质量实行全面、全员和全过程的管理与控制。它从过去的事后检验并以把关为主，转变为以预防为主；从管生产质的结果变为管生产中的因素。它注重抓住生产过程中影响产品的主要矛盾，发动全员、全部门共同研究改进；强调严格按照科学管理的程序、方法和数据进行管理；强调一切为用户服务，使整个生产经营的全过程都处于系统控制的状态下，从而达到提高产品质量的目的[1]。全面质量管理，吸取了系统工程的观点和方法，把管理对象看成一个系统，把相关的各个环节有机地结合起来，从全局、全程来抓质量管理。同时，还要抓住各个局部、各个环节工作者的人的管理全局性、全程性、全员性，就是现在实施全面质量管理的基本精神之所在。

二、学校教育全面质量管理的特点

根据全面质量管理的基本精神，结合教育管理工作实际，教育管理中的质量管理，有以下特点。

1、全面的教育质量管理

即把涉及教育质量的一切因素都管起来。首先，教育是育人的事业，教育管理所要求的质量，是育人的质量。也就是要“多出人才，出好人才”，使受教育者的品德、智力、体质几方面都得到发展，成为社会主义的建设者和接班人。这是教育质量管理的最终目标之所在，是质量管理中最根本的因素。为了实现育人的质量目标，必须把直接关系育人质量的全部工作管理好。从育人机构的学校来说，要有能统率学校全面工作的战略思想，即正确的办学指导思想，使学校各项工作都有正确的方向，便于形成合力，提高学校工作效率。还要使学校各部门的工作，如思想政治工作、教学工作、体卫工作、总务工作等，实现全面优化，消除薄弱环节[2]。为了实现学校工作的整体功能，还要以教学为中心，协调好各方面工作的关系。在教学工作中，要以工具学科为基础，全面抓好各门学科的质量，以全面完成教学计划。另外，还要充分利用家庭、社会的积极因素，使学校教育、家庭教育、社会教育统一起来，优化育人环境。

2、全过程的教育质量管理

教育质量是通过工作质量创造出来的。没有工作的高质量，也就没有教育的高质量。工作总是在一定时间和空间内进行的，总要表现为一定的过程的。不仅教育工作有一个完整的过程，管理工作也有一个完整的过程。全面质量管理，要求教育全过程都要保证高质量，不能有丝毫疏忽。比如，就小学管理来说；学生从入学、毕业到升入初中，是一个完整的过程。在这个过程中，要按照政策，把好招生关；入学后有几个年段，一段也不能忽视，要根据各段特点，因材施教，并使各段紧密衔接，搞好年段把关；毕业后，还要追踪调查，看学生升学后的实际表现，以此检验教育质量。另外，从管理工作过程来看，无论一个学校或一个地区，都要抓好计划、执行、检查、总结等几个环节，一环也不能放松。就一项具体教育工作来说，也有其完整的过程和环节。

3、全员的教育质量管理

教育工作全过程的质量，是由相关的人员的工作质量来保证的。只有每个工作人员以及受教育者，发挥了主观能动性，在各自的岗位上履行相应的职责，保证了自身工作的高质量，才可能有高的教育质量。实行全面质量管理，就要在一个共同目标——提高教育质量之下，把全体教育行政人员和学校工作人员以至学生，都纳入质量管理中来，使他们都参加质量管理。除尽力搞好本职工作、保证自身工作的高质量外，还要关心其它部门的工作，关心整个教育工作的全局，意识到自己工作与整体教育质量密切相关，意识到所有人员的努力，对质量保证的作用，树立全局观念、整体意识[3]。

三、全面质量管理在学校教育管理效能提升中的应用

1、工作控制

这是一种预先控制(或超前控制)。即对教育行政部门或学校的各项工作，制定工作规范，拟出实施细则。将一些常规的或重大的工作步骤或手续固定下来，形成制度。使各个工作人员在进行工作前，明确规范、照章办事，起到事前控制的作用，保证工作达到质量标准的要求。

2、程序控制

为了实现质量标准，要开展多方面的工作，这些工作都显示为一系列的活动。任何活动，都是一个过程，都有一定的程序。教育管理活动有其自身的规律，也要遵循一定的程序。程序控制，就是对教育管理工作活动程序，进行有效的控制。由于教育管理活动有不同的层次，其活动的程序和对这些程序的控制，也要分出层次来[4]。

（1）教育管理工作过程的程序控制

无论是教育行政机关的管理工作或学校管理工作，其过程都有一定的程序。这就是计划、执行、检查、总结(或处理)。在企业的质量管理中，把这称为“P．D．C．A循环”，是质量管理体系活动的基本方法，是改进和解决质量问题所不可少的。在教育管理中，一个地区教育行政机关的工作或一个学校的工作，也都要遵循计划、执行、检查、总结这四个程序来进行。每个程序都要按要求做好，并按这四个程序的顺序来进行，不可缺漏，最后一个程序——总结，是至关重要的。总结出经验教训，用以改进工作，才能使质量不断上升。这四个程序构成一个循环。最后的总结程序，将是下一循环计划的基础。四个阶段，如此不断循环下去，质量也就不断提高。在教育管理中，必须严格按此程序进行。

（2）教育管理日常工作的程序控制

一个地区的教育行政机关或一所学校，为了质量上得去，有许多日常工作需要办理。这些日常工作，也有一定的常规可循，可以按其程序加以控制。如教育行政机关会计年度初，抓发展规划，物资调配，经费划拨；学年开始前抓学校的招生，班子调整，人事调配；开学时抓学校工作部署和计划安排，以后抓检查、督导；学年结束时抓统考、升学考试等。就学校来说，开学前抓招生、计划制定、人事安排；开学时抓各项工作计划的制定，常规管理的巩固；开学后抓各项活动的开展，期中抓工作检查，期末抓总结、表彰、考试、学生操行评定等。要根据日常工作的内容，规划出一定程序。将一年或一学期工作，划分为几个阶段，每个阶段各有重点，排成工作历，使全体人员明白，以便主动配合。使日常工作按序进行，有条不紊。就能在一定程度上避免差错，保证质量[5]。

3、环节控制

教育管理的各项工作和活动的进程中，都包含有各个环节。把各个环节控制好，就可以保证各项工作或活动的质量。如教育行政部门每年组织的招生工作，就有报名、审核、命题、制卷、考程、考试工作安排(含监考、考试规则、考场布置、试卷装订等)、考卷保管、阅卷、复查、统分、录取、通知、考试工作总结等环节的工作。要把这些环节都控制好，才能保证整个考试工作“万无一失”。又如，学校教师的教学工作，包括：备课、讲课、作业布置、批改、预习、上课、复习、作业、考试、小结等环节。把这些环节控制好，达到各个环节的要求，就可以保证教学和学习的质量。目前，有“最优教法”、“最优学法”等的提出，其内容就是如何使教和学的各个环节实现优化，是教和学实施环节控制的好方法。

四、结论

我们不是唯条件论者。但实事求是地分析影响质量的因素，并设法优化这些因素，是质量控制的重要方法。当然，对这些因素也不能同等看待。从内部因素与外部因素比较来看，要以内部因素为主；从人的因素和物的因素比较来看，应以人的因素为主。

参考文献

[1]苏丹，李洁.全面质量管理的发展及其在我国专业学位教育中的运用[J].教育理论与实践，2013，24：9-11.

[2]邸杰.高校教务管理的涵义及价值——基于高校教务管理体系规范化视角[J].中国成人教育，2013，02：27-28.

[3]李彬，阮冬生，李敬芬.地方高校内部质量保障体系构建的研究与实践——以湖州师范学院为例[J].现代教育科学，2013，05：62-64.

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一、管理背景分析

目前电大所开展的主要教育模式是开放教育，而开放教育是将现有的教学资源开放出来，供学习者自由参考、学习。

开放教育具有的基本特征是：以学生和学习为中心，而不是以教师、学校和教学为中心;采用各种教和学的方法;取消和突破种种对学习的限制和障碍。开放教育对入学者的年龄、职业、地区、学习资历等方面没有太多的限制，凡有志向学习者，具备一定的文化、知识基础的，不需要参加入学考试，均可以申请入学;学生对课程选择和媒体使用有一定的自，在学习方式、学习进度、时间和地点等方面也可由学生根据需要决定;在教学上采用多种媒体教材和现代信息技术手段等等。

那么基于开放教育的以上特征，势必对基层办学机构学籍管理工作提出了更高要求，它不同于传统高校的学籍管理工作模式，开放教育的学籍管理工作更具公开性和服务性，且信息、科学化和人性化的管理的要求更为迫切。

基于开放教育从中央电大、省电大到地市级分校、县级工作站、教学班多层次管理结构复杂性，电大系统学籍管理工作尤其是地市级分校处在学籍管理的战斗一线，不紧紧要面向校本部八年内上万学生提供的各项学籍服务，还要指导众多基层电大工作站的学籍管理工作，在很多学籍管理细化问题的承担起了“一线数据枢纽处理器”的角色。

如果把整个学校比喻成一做学历制造的工厂，那么学籍服务工作从“产品上线”（即学生报名入学）开始就一直贯穿到“成品下线”（即学生领到毕业证），以及文凭发放后的“售后服务”。

然而目前学籍管理工作人员信息技术使用水平难免具有不均衡性，尤其是那些非IT专业技术背景的人员被安排在学籍管理岗位上时，很难快速进入角色，有效保证学籍管理服务的质量;因此，针对各个学籍管理模块，分校层面的学籍管理工作总结并推广的一些重要环节信息化管理技巧和经验的重要性就不言而喻了。

二、实际问题提出

譬如学历生产环节中的【毕业证书电子照片管理】就是一项工作量大却很有技巧可言的工作，但是那些技巧是省电大的集团培训中所无法触及的部分，必须要靠基层学籍管理人员自己去摸索和探究。

本文将就毕业证书电子照片的管理技巧展开细致入微的分析，并立足于分校层面的学籍管理日常工作，着眼于分校学籍管理工作的服务稳态性需求，总结一套简而易行的方法。

三、现状分析及对策选用

毕业办证电子照片的管理的分类：

1.纸质证书办理所需电子照片管理

按照现行方法，每学年的新生入学后第二学年下学期统一参加学校组织的新华图片社办证图片采集。照相过程中，分校学籍部门会提前准备好一份相应学年的所有学生电子名单，并且提前让班主任老师分发照相卡作为学生拍照的凭证，学生持照相卡排队参与拍照并现场录入拍摄序号，由于现场秩序、手工编写拍摄序号、录入拍摄序号等客观现状存在不可避免的差错，导致学生姓名与实际拍摄序号出现错位和张冠李戴现象，每次采集完图片，学籍人员和班主任老师都要花费大量的精力和时间利用各种途径来逐个核对学生姓名与实际拍摄序号是否匹配正确，经过反复核对、纠错后才能制作出学生和拍摄序号对应正确的名单表，而将从新华社摄像师那里拷贝回来的以拍摄序号命名的电子照片更名为办证时以学生身份号码命名的电子照片时，就可以用到批处理技术来完成。（具体方法见第四章）

那些由于工作繁忙没有参加学校组织的统一拍照的学生，只能自己利用空余时间去新华图片社参加散拍，新华图片社再将这些学生的电子照片通过电子邮件发送给学籍管理员。

2.电子证书上网所需电子照片管理

实际情况，每学期无论是参加学校统拍的学生，还是自己去新华社散拍的学生，办理到纸质毕业证书后，依然有一部分学生在学信网上的电子学历无图片或者因文凭文字和图片信息匹配失败而学信网上查不到学历信息，这个情况，通常只能通过每学期开学的“网站图像更新”来弥补，而这些数以百计成功利用电子照片办理了纸质学历，却没有完成电子学历上网的图像更新数据上报，通常情况下都是需要重新上报图像更新数据表及电子照片的，传统的做法是班主任老师图像更新上报的格式要求及电子照片要求后，由学生本人统一上报给班主任老师，再由班主任老师将整理好的数据汇总给学籍管理员，学籍管理员汇总后再上传给省级电大，这样显然是麻烦了学生也增加了班主任的工作量的，同时也增加了上报的误差率，因为不是集中处理数据，每个班主任老师的计算机处理能力不一样，增加了上报数据的差错率。因此学籍管理员可以独自利用办证电子照片数据库，重新将以“身份证号码”命名的电子照片批量更名为“姓名+电子注册号”后，附以网站图像更新名单后打包上传给省级电大，再由省级电大报送中央电大，最后报教育部上传学信网，大大降低差错率，减少中间环节，更好的为学生服务。在这个批量更改电子照片的过程中，也是可以利用批处理技术来快速高效完成的批量更名工作的。（具体方法见第四章）

四、技术介绍及具体执行方法

什么是批处理技术？批处理（Batch），也称为批处理脚本。顾名思义，批处理就是对某对象进行批量的处理。批处理文件的扩展名为bat 。目前比较常见的批处理包含两类：DOS批处理和PS批处理。PS批处理是基于强大的图片编辑软件Photoshop的，用来批量处理图片的脚本;而DOS批处理则是基于DOS命令的，用来自动地批量地执行DOS命令以实现特定操作的脚本。

1.利用批处理技术给将电子照片命名为学生“身份证号码”的步骤如下：

第一步：创建文件夹“给电子照片批量命名”，并放入文件夹“电子照片原始底片N张”和EXCEL表“电大某年图片采集拍摄序号名单N人.xls”，如图1所示：

图1

第二步：在“电大某年图片采集拍摄序号名单N人.xls”电子表格中创建“批量命名指令”列，并在单元格K2中输入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””，拖拽K2右下角复制单元格公式即得K2列数据，如图2所示：

图2

第三步：将“批量命名指令”列数据自K2起复制粘贴到新创建的TXT文本文件中，并另存为“电子照片批量命名程序.bat”至路径“电子照片原始底片N张”文件夹中，如图3所示：

图3

第四步：在“电子照片原始底片N张”文件夹中双击“电子照片批量命名程序.bat”，即完成电子照片的批量命名，如图4所示：

图4

2.利用批处理技术将名为身份证号的电子照片更名为“姓名+电子注册号”的步骤如下：

第一步：创建文件夹“电子照片批量更名”，并放入文件夹“网站图像更新电子照片N张”和EXCEL表“网站图像信息更新表.xls”，如图5所示。

图5

图6

图7

第二步：在“网站图像信息更新表.xls”电子表格中创建“批量改名指令”列，并在单元格J4中输入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””，拖拽J4右下角复制单元格公式即得J4列数据，如图6所示。

第三步：将“批量改名指令”列自J4起复制粘贴到新创建的TXT文本文件中，并另存为“电子照片批量更名程序.bat”至路径“网站图像更新电子照片N张”文件夹中，如图7所示。

第四步：在“网站图像更新电子照片N张”文件夹中双击“电子照片批量更名程序.bat”，即完成电子照片的批量更名，如图8所示。

图8

五、结束语

开放教育隶属成人教育，学生大部分都是有工作的成年人，空闲时间不多，也很难组织学生在学校集中办理某些行政手续，这就要求我们学籍管理人员要尽可能的利用简约快捷高效且低风险的最佳方法来完成各项服务学生的工作。上文中仅为信息技术在学籍管理中很小的一个环节但又是关乎学生切身利益的非常重要的一个环节的应用小技巧。它不仅能提高办证工作的效率，更加能够提高学生服务工作的质量。将传统方法需要几个工作日上百学生参与才能完成的事情，优化到只需要几个小时一个人就能很好的完成，这让笔者深刻的感受到了计算机信息处理技术的奥妙无穷，也将继续在管理实践中去探索更多行之有效的好方法。

参考文献

[1]赵勇军，郑慧.利用Excel实现照片关联重命名的方法[J].办公自动化，2010，2.

[2]马强.在VFP6中处理照片数据的技巧[J].电脑学习，2003，3.

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[5]周爱民，倪慧，黄阳.巧用Excel管理学生学籍信息[J].现代计算机，2012，08（下）.

[6]李轶华，张焕生.浅谈现代远程开放教育学籍管理[J].河北广播电视大学学报，2007，6.

[7]田红梅.论现代远程开放教育学籍管理的特点及战略意义[J].厦门电大学报，2008，6.

[8]赵勇军.利用EXCEL实现照片关联重命名的方法[J].办公自动化杂志，2010，2.

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目前各大学顺应人才培养特点需要普遍实施了学分制教学管理模式，但不容置疑的是，学分制相关制度、措施的有效实施与落实，需要完善的教学管理基础条件和行之有效的管理模式，如实行选课制和弹性学制，模糊了专业、班级的概念，对学校的教师数量和质量、课程的开设、教室资源管理、学生班级活动的开展、学生学籍管理等都带来新要求，特别是对本来就比较薄弱的大学教学档案管理工作挑战更大，因为学分制下，教学档案管理的周期更长，内容更多、变化更大、要求更高等。而大学教学档案的产生、整理、保存、归档等一系列管理工作的重心和基础在于大学中的二级单位――学院，以学院为单位，由老师、学生、教研室、院级教学管理办公室、各科研项目组、各研究中心等产生的教学档案是构成大学教学档案的绝大多数。因此，强化院级教学档案管理工作是提高大学教学档案管理工作水平的基本途径和保障之一，也是大学学分制能否有效、可持续开展的基础条件。开展此研究有其现实指导意义。

1 大学教学档案管理工作基础在学院

教学档案是指教师、学生、管理人员在日常教学、教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、录音、录像等各种形式和载体的材料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等就是教学档案管理。教学档案是学校教学管理、教学实践活动过程的真实原始纪录，是大学教学管理水平、教学质量、办学成果的真实反映，是学校的宝贵财富，更是大学档案管理的重要组成部分。

大学教学档案一般包括教学文件档案、教务工作档案、教师业务档案、学生学习档案等。绝大多数教学档案来源于教学第一线的院级教学单位，产生于教学过程中的学院、教研室、教师、学生等多个层次、多个环节，形成数量庞大、种类繁多、时间跨度大的档案材料。因此大学教学档案管理重点和基础在于具体承担、落实教学工作的各学院，院级教学档案管理工作的能力、质量和水平，决定着大学教学档案管理的效率和效果。

因此探寻强化院级教学档案管理的途径与措施，提高和完善院级教学档案管理工作质量和水平，是保证大学校级教学档案工作能力和水平达到学分制教学管理制度要求的基础，是有效提升大学教学管理水平的必由之路，对推动我国大学教育教学改革和扩大与外交流都有客观的、现实指导意义。

2 院级教学档案管理存在的主要问题

现实中，各大学教学档案管理往往是以大学档案馆为龙头，以行政档案管理规范来收集、整理、归类和要求教学档案的管理工作等，客观忽视了教学工作特点以及学分制对进行档案的特殊性要求等。加之档案管理工作开展是以行政管理为依据，缺乏专业性的考量，因而存在如制度不完善、人员不专业、设施不齐备、不重视、信息不完整等问题，进而成为制约大学学分制管理制度有效开展与完善的基础性工作瓶颈之一。

2.1 制度不完善，即没有与学分制配套的院级教学档案管理制度与标准

现实中，几乎所有的大学对最基本的院级教学档案管理工作都没有配套制度和标准，仍延用过去的校级行政档案制度和要求。而实施学分制必须要有与之配套的选课制、学籍管理制度、导师制、聘任制及教学质量评估等制度和规范，同时，还要构筑一套全校互通的教学管理信息平台，包括选课运行系统、学籍管理系统、导师遴选系统、后勤保障系统、教学质量监控系统、招生就业系统等。如果没有配套的科学、规范的教学档案材料，学分制的优势与特点根本不可能有效体现。

2.2 人员不专业，即无专门岗位设置和人员配备

目前，我国大学档案工作的重心在学校一级，通过学校的档案馆机构负责所有的档案管理相关事宜，包括教学档案。而在产生教学档案的主体单位各学院一般没有设置专门的教学档案管理人员岗位，也就没有专人负责该项工作。现实中院级教学档案管理工作多由教学秘书和部门行政秘书兼任。这些秘书平日大多忙于教学、科研、人事、办公室等事务，不可能有多余的时间和精力来开展档案管理工作；同时他们大多不是科班出身，缺乏系统的档案及档案管理专业知识，平时做的档案收集与整理等工作仅凭经验与制度规范，并没有具体的理论指导，对文件规范意识及档案的实用价值缺乏应有的鉴定能力，致使档案材料的收集与整理工作具很大的随意性。不可能很好的满足学分制实施的档案管理要求。

2.3 无条件，即缺乏科学管理手段、方法和必要设施等

尽管学分制在我国大学推行已多年，但迄今为止也只能称为学分学年制，其学分制的主要特点和优势并没有真正有效的被体现，究其原因无不与我国大学教学管理、特别是教学档案管理等基础条件不足有关。现实中各大学、各学院对教学档案管理工作少有投入，制度建设、人员配备、设施购建都不完善，缺乏科学管理的手段与方法，在大量教学档案管理工作面前，人们普遍只能就事论事，只讲数量不讲质量的开展工作。日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，建立电子文档等，更谈不上对归档材料的审核、保存和有效利用等。这些与学分制对教学档案管理的基本要求不符。

2.4 不重视，学院、教师等忽视院级教学档案管理

现实中，大学的教学档案管理多处于学校综合性档案管理范畴之中，管理机构、管理人员、管理制度、标准等都遵循学校综合性档案管理的要求，没有就院级教学档案管理单独设置部门、配备人员、明确标准和制度等，很少有开展专门的研究，致使学分制背景下教学档案的特殊性、有效性、适应性等难以保证学分制教学管理制度的特点要求。

同时教师们普遍对档案管理工作的重要性认识不够，表现在不能保证必要的档案按时、全面的归档。更有个别教师对学院、学校的教学档案提交要求置之不理，造成个别必要的教学档案不完整等现象时有存在，严重影响管理质量。

2.5 档案信息内容不能满足社会服务的需要

由于大学教学档案的保存材料是建立在行政管理的传统制度与规范前提下的，其内容、种类、形式等，仅没有做到与时俱进及时补充，更是严重缺乏应用价值，时常会有需要的材料没有、不需要的材料一大堆的难堪情况。特别是已毕业多年、小有成就的学生往往需要大学期间自己学习方面的许多信息，学校在发展过程中也需要不断的提炼组织文化等素材，这些在现有的教学档案材料中很难有收获。这就使得档案管理出现费时、费力、费人工，还产生不了其为教学服务、学校建设的应有价值，更难以开展应有的如查询服务等社会服务，其档案价值没有被充分体现等。

3 院级教学档案管理的强化措施

3.1 加大宣传、重视院级教学档案管理

高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案管理质量的主要因素。因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大师生的档案意识和管理观念尤为重要。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。大学教师、管理人员、甚至是学生都应该清楚地认识到，在教学活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有，这些材料是受档案法保护的学校固有财产，必须保证其完整无缺，并按照规定向档案室移交。

同时要充分认识到院级教学档案工作是学校档案工作的基础性保障，是学分制教学管理制度有效性的基础，决定着学校档案管理的效果，只有提高了学校、学院、教师、学生的档案管理意识，切实重视教学档案的管理，保证教学档案的及时、完整、科学、有效的被整理、保存和应用等，才有可能改变目前普遍存在的院级教学档案管理弱化的现状，有效推动大学的二级管理和学分制的有效实施等。

3.2 完善院级教学档案管理制度与规范

随着我国大学规模的扩大，二级管理和学分制成为各大学教学管理的主要方法，但由于诸多原因，学院并没有足够的管理权力和资源自主开展各项工作，日常运营管理资源的投入和制度性规范依然执行学校一级的。因此对院级教学档案管理工作的开展不仅没有专门的投入，缺乏专业人才，更是没有完善的工作制度与规范，不同学院对相同材料的处理流程、要求不尽相同等，教学档案管理工作效率和质量也不能满足学校、学院发展和学分制的要求。

因此，在二级管理和学分制背景下逐步完善院级教学档案管理制度与规范，积极构建院级教学档案管理体系刻不容缓。

3.3 加强档案管理人员培养，保证工作质量

由于我国大学长期普遍不重视教学档案管理工作，致使其成为制约学分制有效落实的瓶颈。而优秀的成绩一点是优秀的人干出来的。通过对教学档案管理人员从流程管理的角度开展全过程专业培训，逐渐打造专业的档案管理队伍，提高教学档案管理的能力和水平。同时通过制定统一的过程管理标准和规范，统一标准、内容、格式和程序等，以逐步实现教学管理档案的规范化、标准化和电子化，真正意义上从基础管理的角度提升院级教学档案的有效性。

3.4 强化教学档案形成过程的监管，确保教学档案质量

教学档案的有效性一定程度上取决于教学档案收集、整理等过程的规范性，而规范性的落实必须要长期坚持执行标准的、统一的、规范的相关制度与标准，并形成工作传统和风格。如档案管理员要坚持原则，严格按制度规范办事，档案管理文件材料要真实、准确，切忌因自己工作上的不周或外界干扰影响教学档案的及时性和高质量，甚至造成不良后果和恶劣影响等。特别是关系学生未来成长的档案更应按照统一标准、统一模式、统一要件等强化管理。

同时在工作中应加强教学档案的分类、整理和鉴定等。教学档案管理质量的前提是正确的资料归类，然后针对不同类型和重要性，区别管理。而这往往是院级教学档案管理的软肋，因为没有足够的人力、物力、制度、规范和经验等。因此加强教学档案的分类整理、鉴定工作，是确保教学档案管理质量的核心内容之一。为此需要强化以下几点：

首先，要按照学生培养方案的流程，明确不同档案材料的重要性，区分不同等级或类别。针对不同等级的档案资料采用ABC分类法开展差异性管理。

其次，加强对管理人员工作质量的考核与评价，提高工作责任心和积极性，确保档案管理的质量。通过对管理人员的培训，明确制度性规范与要求，通过岗位职责的形式要求管理人员严格按制度规范、区别不同资料，正确的、有规律性的开展有效工作。

第三，加强院级教学档案管理硬件设施与条件的投入和建设，加强对档案实体分类理论的研究，不断总结分类整理经验，提高档案分类整理质量，从而提高档案管理的电子化和标准化。

3.5 积极开拓教学档案的服务功能

档案的生命在于它的适用性，教学档案不能得到合理利用，只是被分门别类的锁进档案柜中，成为“死档案”，那就不具有存在的价值。因此，教学档案的管理任务之一是积极开发教学档案的应用价值，主动为教学管理工作和学生服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册，供广大教师、教学管理人员、教学研究人员以及学生查阅等。这不仅能教学档案管理的良性循环，更能够丰富教学资源，改进教学管理、提高学校办学水平和教师的素质，最大限度地发挥教学档案在高等教育教学各环节的基础性作用。

参考文献

[1]吴敏 大学院级教学管理工作及其人员素养探析[J] 中国成人教育 2008（6）

[2]乐利珍 浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J] 技风 2008（24）

[3]江煜 加强我校教学档案管理工作的思考[J]华南农业大学学报2003（3）