学校档案管理员大全11篇

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学员档案管理是高校远程教育管理工作的一项不可缺少的工作，这项工作做得好坏将直接影响到学员的切身利益，影响到档案凭证作用的有效发挥。而现代远程教育的普及，给学员档案管理带来了难度。

一、现代远程教育及其学员档案

现代远程教育是指学员和教师、学员和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行教学和通信联系的教育形式。学员可以不受空间和时间的限制进行学习，受教育者可以扩展到全社会。由于参加现代远程教育的主要对象是成人学员，其在档案管理方面具有流动性、分散性、广泛性、模糊性等特点。

二、现代远程教育学员档案管理存在的问题

现代远程教育由于其兴起时间较短，在学员档案管理方面不存在不少问题。

1.档案管理观念落后

远程教育管理工作者的档案意识淡薄，对学员档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学员填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范等，给学员就业或晋升埋下了隐患。

2.档案管理内容不完善

首先，在现代远程教育下，大多数学校建立的学员档案仍只包括报名表、审核表、入学通知、注册表、花名册、成绩册、学籍卡、学员证、准考证等证件和文字资料，没有形成电子档案。其次，能够反映学员综合素质的各种材料也还未进入归档的范围，比如，学员在校期间，许多评先评优材料应该进入学员档案的没有进入学员档案。又如，因为就业压力较大，某些部门为了学员能顺利就业，一些处分文件就没有进入学员档案。由此，档案材料无法具体地反映学员综合素质。另外，有些学员在填写档案材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草且模糊不清、有的不按要求书写，使用圆珠笔，有的项目填写不全、不准确，有的基于连名字都写错或写别名等。这些不符合要求的做法，造成了档案材料质量不高、不规范。

3.档案管理模式陈旧

如今，高校远程教育学员档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式。随着远程教育招生人数的扩大，学员档案也随之不断递增，加上存放时间短、流动快、分配去向广、投寄单位多等特点，层层叠叠的档案管理全都是靠管理人员手工操作完成，致使信息资源得不到充分开发利用，不能为用人单位及时有效地提供所需信息。由于不实行计算机管理档案，就不能使学员档案材料信息化，也就没有开发、利用可谈，档案将成为死档。

4.档案管理队伍薄弱

高校档案管理队伍作为高校学员服务工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，高等远程教育这方面的问题更为突出。据调查，由于人力、物力所限，许多学校的办学条件还不能尽如人意，教管人员紧缺，信息技术掌握的还不适应试点工作的要求：有的学校由教师和辅导员兼任学籍档案管理工作，工作头绪多，忙于应付，没有时间也无力探讨研究学籍电子档案工作，有时甚至影响了档案管理工作；有些即便是有专职的学员档案管理人员，也是一个人或者两个人，少数几个档案管理人员根本满足不了高校学员人数激增的现状；同时，即使有专职的档案建设和管理人员，也大多是非专业的档案管理人员，专业知识缺乏。

以上状况与我国高校远程教育发展和社会用人要求相脱离，建立内容丰富、具有个性的学员档案的重要作用迫在眉睫。

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三、加强现代远程教育学员档案管理的建议

1.树立“以人为本”的档案管理观

以人为本的学员档案管理，就是要从学员的特点或实际出发，从尊重学员的人格和尊严出发、从服务学员的成长成才的过程出发，学员档案管理员工作的方法、手段、规章、措施，对学员讲话的方式技巧等都要体现学员是主体、是与学员档案管理员具有平等人格的服务对象，学员的学习、发展、自尊等需要应当成为学员档案管理员工作的出发点和归宿。以人为本就是要把学员档案管理工作和学员就业、终极价值联系起来，使服务育人真正成为人的教育。

2.完善学员档案内容

从现行管理情况来看，高校远程教育学员档案应包学校对学员的考察、录用、培养、教育和学员德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学员素质的全貌，也要体现当代大学员的时代风貌。学员素质档案内容应分为两大类，一类是学员人事档案，一类是素质拓展档案。这两项内容涉及学员在校期间各方面的记录。

另外，在形式上，学员档案应包括文字档案与电子档案。学员档案还应该按专业、类别分层次建档，有学科、年级等集体档案，也有学员个人档案。学员档案个体化与集体化的相互转变，使学员档案的主体型、多边型、多角型展现在管理者和学员的面前，为促进学习、研究教学、搞好管理提供了快速、便捷。

3.建立远程教育学员档案数据库

网络化已成为时代的主旋律，网络技术的应用更推动了档案事业的发展。档案数据库的建立是网络时代的要求，是实现数字化档案馆一个重要步骤，也为其它门类档案的数字化提供了一种可行的模式。建立学员档案数据库能提高学员档案的管理效率、检索速度和查准率，如果沿用传统的手工目录查询学员的档案已经不能适应当前形势发展的要求。

4.提高档案管理人员素质

档案人员的素质包括职业道德素质与业务素质。职业道德可以概括为：履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务。在业务素质方面，由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，档案管理水平的不断提高，学员档案管理人员除了应具备广博的知识外，还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，随着电子文件等多种新型载体的大量出现，要掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，这样才能使学员档案管理从经验管理、科学管理，过渡到现代化管理。

总之，现代远程教育以新的教育形式和特有的优势，向人们展示着强大的生命力和广阔的前景，其办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员对象的差异性给整个档案管理工作提出了新的要求。完善学员档案，正确认识学员档案工作的重要性，真正实现以人为本的管理，对于提高现代远程教育的管理服务水平有着重要意义。

参考文献

［1］王燕.略论以人为本与高校学员档案管理.中国西部科技杂志，2007，（4）.

［2］史淑琴.试论高校远程教育学员学籍档案的管理.科教文汇，2007，（03）.

［3］王键，陈爱.关于建立与管理高校学员档案的思考.大众科技，2006，（2）.

［4］刘美玲.对高校学员档案管理工作的思考.科技情报开发与经济，2005，（14）.

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近几年来随着教育体制改革的不断深入，我国陆续有一批国家级、省部级重点中专经过评估升格为高等职业技术学院。2011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通高等专科学校，与此同时，院校学生和教职工规模呈现稳定持续增长的态势，对学校档案管理工作形成了巨大的挑战，传统的学校档案管理模式在新形势下日益暴露出其内在的弊端。学校档案是学校在各个历史时期的各项管理、教学及教研活动中直接形成的具有考查价值的各种文字材料、图纸、表格、计算数据、声像等不同形式的历史记录，记载着学校教育教学活动及管理工作的教育历史，是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校管理基础工作的组成部分，也是维护学校合法权益和经济利益的重要工作内容，在学校管理工作中起着举足轻重的作用。因此，在学校由中专向高职院校转型及规模不断扩大的形势下，如何加强与完善学校档案管理工作成为摆在高职院校学校档案管理者面前的艰巨任务和不可推卸的责任。

一、新升格高职院校学校档案管理中存在的主要问题

改革开放以来，国家积极进行教育体制改革，对职业教育的投入不断加大，重视程度不断提高，诸多中专院校经过不懈的努力升格为高等专科院校。新升格的高职院校在学校性质转型过程中，诸多管理理念、管理模式还不能很快适应新的发展需要，因此，刚刚升格的高职院校在办学理念、教学思想及管理模式等方面尚处于新旧交替过程，不可避免地出现矛盾与摩擦。

（一） 院校转型与学校档案管理体制改革之间的脱节

对于刚刚升格的高职院校而言，原有中专院校的学校档案管理模式及管理理念尚未转变。原有院校教职工及学生数量相对较少，管理方法相对较为机械，但随着学校规模的不断扩大，沿用传统的档案管理方法来管理已转型为高职院校的档案，则会造成管理不规范不科学乃至混乱。

由于新升格高职院校会将大多数资源用于学校硬件建设、学校建筑面积扩张、人才引进与学科建设等方面，往往会忽略档案管理方面的加强，因此，档案保管保护所需配置的档案专业人才以及密集架、微机、摄像机、传真机及其他必要的网络传输设施、经费保障等方面不能及时有效地得以落实，从而在某种程度上制约了档案管理的发展不能与院校的转型并轨。

（二）档案管理者专业素质薄弱与档案管理工作较强专业性之间的矛盾

院校升格后，人才流动性加大，档案的提供利用率大幅度提高，但档案管理人员编制不足，人员数量没有相应增加，普遍存在档案管理人员配备不足的现象。

2008年教育部公布的《高等学校档案管理办法》中规定高校应配备具有高级以上专业技术职务任职经历的档案馆工作人员。原档案管理人员所处理的档案并不多，管理人员专业技术素质普遍不高，大多数未能实现信息化管理，从材料收集、整理、鉴别、编排、装订、保管、利用等一般使用原始的手工操作，以纸质档案作为保存与保管的主要媒介，但升格后，学校人员规模的扩大，手工检索、手工管理、手工查阅使得检索速度减慢，其存在的弊端严重阻碍了档案管理工作的效率及档案利用的速度和服务质量，纸质档案在人员流动过程中的远距离传递也存在一定的风险。电子信息管理档案仅仅起到检索、交换、备份等辅助作用，电子化档案的推广仍处于起步阶段，计算机和网络在档案管理中尚未起到积极的应用作用。

二、适应高职院校转型的高职院校学校档案管理的改革思路

新升格的高职院校在完成院校由中专向高等专科学校转型的同时，由于管理体制改革滞后，从而突显出新升格高职院校在管理体制、管理方法、管理手段、管理人员等方面的诸多矛盾与冲突。而学校档案作为学校历史记载与文明传承的载体，其管理体制改革尤为重要。

（一）完善学校档案规章制度建设，提高档案管理标准

制定与完善学校档案规章制度是学校档案管理有序、科学实施的前提，是档案管理逐步法制化、制度化、规范化的重要保障。规章制度首先应明确学校档案管理的重要地位与意义，改变档案管理员对档案的传统思想，使其正确树立档案观念与意识，提高思想重视程度，积极热情地从事档案管理工作，鼓励档案员学习新的档案管理知识，通过获得档案系列专业技术资格、攻读档案相关专业的高学位等方式来提升管理水平。

其次，制定严格的立卷归档制度，明确立卷归档的时间、范围、责任、手续及相关要求等，避免将专业性较强的业务部门排除在立卷归档范围之外，同时也避免遗漏白头文件、未打印文件和重要的手抄件、声像材料等。保证档案的收集和归档工作真正做到完整、随时、客观地反映历史事实。

（二）积极应用信息化技术工具，提升档案管理的现代化水平

信息技术是高效的信息处理手段，能够提升文件资料收集、储存、分类、统计和查阅的准确性和效率，使档案管理和调度更加快速便捷，并能够避免传统手工操作所存在的疏漏、检索效率低、远距离传送风险。构建档案信息产生、储存、传递、利用、服务等全方位、完整性、高速快捷的档案网络信息结构是办公自动化、信息化水平发展的必然要求。鼓励并支持档案管理人员使用信息技术处理档案，是提升档案管理人员现代化管理水平的重要途径，对学校档案管理的规范化也有较大的推动作用。

但当前尚未开发出全国统一的电子档案软件系统，某些高校所开发的档案数据库也往往比较简单且不健全，电子档案在存储设备安全性、操作风险及长期可读性等方面仍存在一定的风险，加强电子档案存储以及网络的安全性，需要专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对存档文件更新备份，还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限；杜绝档案在操作过程中的风险，需要加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏；为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。此外，在利用电子档案的同时，仍不可忽视纸质材料的重要性，两者相结合，可扬长避短。

（三）提高学校档案管理人员的职业素质，严格要求档案收集质量

学校档案管理人员要忠于职守，遵纪守法，提高其档案专业知识和业务能力。使其认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策；做好本校各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；指导本校各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本校所属机构的档案工作；严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；根据学校的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。

归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；各门类、各类型、各年度、各类、各份、各页文件材料均应收集齐全。归档的文件材料必须经过系统整理，准确反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求；电子文件的归档应遵守两个原则：第一，电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档。第二，同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。

【参考文献】

[1]曾丽芳.高职院校人事档案管理的几点思考.长春理工大学学报，2011（4）：33-34.

[2]刘思洋.新升格普通本科院校人事档案管理工作之研究.价值工程，2012（19）：276-277.

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【论文关键词】教学档案规范化管理

高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。

1系部教学档案的内容

(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。

(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。

(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。

(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。

2教学档案的特点

教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:

(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。

(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。

(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。

(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。

3教学档案管理中存在的问题

(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。

(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。

(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。

4加强教学档案的规范化管理

(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。

(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。

(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。

(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。

(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。

参考文献

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一、教学档案的内容及其变化

教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。（2）学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。（5）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。（6）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。（7）制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高职院校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，如教师业务档案、教学评估档案和学生职业资格档案等。档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高职院校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高职院校教学档案管理中存在的问题

（一）教学档案管理制度不健全。目前高职院校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高职院校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

（二）教学档案管理人员素质不高。目前，高职院校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

（三）对档案工作重视不够，档案意识单薄。主要表现在：一、平时对归档材料不注意留存，以备归档。二、对上负责，只注重当前工作，对归档材料不集中管理。三、部门归档人员不明，责任不清。拖延归档时间，搜集归档材料不全。

（四）档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高职院校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高职院校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。

三、加强高职院校教学档案管理工作的对策

（一）规范和完善教学档案管理制度。高职院校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

（二）提高档案管理人员的素质。高职院校是高学历人才集中的地方，但由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出学历不高、专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员的素质尤为重要。

首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。

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中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2015）10-032-01

一、学生档案的重要性

由于档案具有其真实性、原始性、隐私性、安全性等特点，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它具有极强的法律效益。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为学生的切身利益服务，帮学生解决没有档案就无法解决的问题。

1、在校生档案的重要性

在校生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，记录着学生一个时期的成长经历，它是确定本人身份、家庭出身、社会关系、学习经历、工作过程等的历史资料。

2、毕业生档案的重要性

毕业生档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。用人单位往往根据毕业生档案中反映的德、能、才以及专业特长，将其安排到适当的工作岗位上。无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据，假如没有档案，毕业生想更换工作单位，在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、高职院校学生档案管理的困境

1、档案意识的缺失、缺乏明确的思路

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。目前高职院校普遍存在学生不明白档案对本人的重要性，对档案的态度比较随意，若干年后，碰到职称评定、转正定级等情况时，才打电话来问学校。而高职院校由于对日常教学工作、招生就业工作的关注度较高，而对档案工作的关注度严重不足，容易出现档案制度建设的缺乏、档案配置的滞后、档案信息化水平不高、以及档案资料归档不及时不规范等问题，甚至不同的高职院校，档案管理被分属于不同的部门等

2、资金投入不足、软硬件条件相对落后

目前，高职院校档案管理普遍存在“妇不巧、亦无米”的窘境。主要表现在以下几个方面：首先，难以选配专业化的档案管理员，档案管理队伍普遍综合素质不高，文化程度、理论水平以及专业素质各个方面参差不齐等情况，甚至有些高职院校的档案管理人员由兼职人员担任；其次，基础设施较简陋，很多学校档案管理设施设备仅能满足于档案的日常管理，配置落后，制约了档案管理的信息化发展。再次，未能采用较为先进的档案管理方面的软件，导致工作重复、效率不高，未能实现档案管理的信息化或信息化程度不高。

3、档案管理制度不完善。目前的高职院校档案管理还存在比较大的随意性，规范化程度低、完整性欠缺，档案处理不科学规范，欠缺适当的保护措施和保密措施，档案管理各部门的岗位职责不甚明确，归档、整档、存档和保管无章可循。

三、高职院校学生档案管理的优化

1、重视宣传，深化全院师生的档案意识。在高职院校快速发展的现在，要想让学院各级领导、全体教职员工和学生越来越广泛地重视、支持与配合档案管理工作，就需要解放思想，改变观念，让档案和档案工作不再封闭，走近领导，步入校园，踏足社会。档案意识的程度高低，在数量看取决于社会中大部分人对档案和档案工作的认知，所以在档案管理的具体实践中，必须加大宣传教育，深化大众档案意识，比如将其纳入就业指导课程体系、在新生入校和毕业生离校之际大力开展档案的转递及其手续的办理、择业期满后学生的档案去向的普及宣传等。

2、健全档案工作网络，加速信息化步伐，提高档案管理的规范性与科学性

加强档案管理的队伍建设，在确定各教学系部负责人、班级档案联络员的基础之上，加强这些兼职档案员的业务培训，以期提高档案工作的系统性、及时性，提高工作效率，保证工作质量，使全院的档案管理工作的有条不紊的开展。

加快档案信息化建设步伐，加强网站建设，完善学生电子档案的建设，逐步建立学生档案查询系统。及时在网上报道档案工作动态，并随时更新网上电子档案库，更好地为学生和用人单位提供查询服务，免去学生舟车劳顿和电话咨询的不便。

3、强化服务意识，不断创新服务方式，改善服务手段

工作中要大力推行“四个一样”的服务，即：对来馆人员做到生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样，要以周到、热情、细致、严谨的服务质量，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案室成为师生员工最信赖的部门，树立档案室的形象。

4、加强档案管理的制度建设，制定并严格执行学院档案管理考核办法，促进全校档案工作的良性发展

为了能够有效加强档案管理工作的标准化与规范化， 使档案管理的工作流程更加的严格，需要加强并完善健全相应的机制体制以及规章制度并确保得到有效地贯彻落实。为了实现档案管理工作标准化规范化的基本目标，在档案保管利用的程度上最大化的保证档案的完整以及检索利用的方便，通过对立卷归档进行严格把握并加强对现行文件任务材料的立卷归档，同时在保障档案管理工作完成进度，同时要加强档案的利用价值，归档后的档案保持完整并具备一定的规范化。规范与进一步完善档案的归档与提取等办事流程。

参考文献：

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随着专升本的成功标志着一所院校办学层次的提升。它的办学规模、硬件投入以及教师素质都达到了一定水平，但从管理模式上仍需进一步转变和提高，以更好地适应本科院校的教育体制。系级教学档案管理作为学校管理的一个组成部分，在向本科管理模式转变过程中，地位更加重要，内容更加丰富。教学档案的最终目的是服务于学校的教学管理，良好的教学档案管理可以有效地促进教学、科研管理的科学化，进而加快学校向本科教育转型的进程。反之，如果轻视教学档案、疏于对教学档案的管理，则极容易导致教学管理、科研管理处于无序状态，使高校的转型流于形式。本文就升本后加强系级教学档案管理，充分发挥其在教学管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系级教学档案的内容、特点和作用

1.1 系级教学档案的内容

由于教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动。因此，反映这一实践活动的教学档案的内容庞杂，且形式多样。概括起来可分为以下七类：

(1)教学计划管理方面：主要包括教学计划、教学大纲、自编教材或讲义、校历、课程表等。(2)教学状态管理方面：主要包括教学管理工作规章制度、选修课开课汇总表、教研室听课表（或卡）、教学实训、毕业实习资料（实习计划、实习任务指导书、实习学生分组情况登记表、实结）、实验教学文件（实验教学计划、实验教学大纲、实验仪器设备使用情况、实验成绩等）、学生课程设计、毕业论文（或设计）等内容。(3)考务管理方面：主要包括系内和学校期末考试试卷、考场及监考教师安排等内容。(4)学籍管理方面：主要包括学生入学学籍登记表（或卡）、学生学籍变动、奖惩记录、考试成绩等内容。(5)教师工作量及业务考核方面：主要包括教师授课情况、工作量计算、承担科研及发表学术论文等内容。(6)教学工作年度总结和教研、教改总结等内容。(7)师资培养方面包括师资培养计划、教师业务进修情况、师资队伍建设材料。如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设；科研和教改实践、学术研讨等。

教学档案是全院师生的劳动成果，是教学工作的重要信息资源，是系级教学历史真实面貌，体现了一所学院成长、发展、壮大的历史见证。

1.2 系级教学档案管理的特点

系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是系级档案管理工作的核心。它既不同于文书档案,也不同于科研档案,其特点如下:

(1)档案来源的分散性。它来自于教学活动的各个环节和教学活动的全过程,由教与学两方面材料转化而来，一方面包括了教育改革、教学计划、教学总结、专业建设和课程设置等文件,及政府教育主管部门、本校教学主管部门的有关教学工作的规章制度、数据统计、分析资料等,另一方面也包括了学生工作的总结、学生的实习鉴定、见习鉴定、学生的学习成绩、实验成绩和毕业论文等。

(2)档案的原始性。教学档案是系级教学活动、教学管理、学生管理中所形成的历史记录。反映系级教学工作的全貌,记录着教学管理活动的真实过程。它主要包括系级有关教学工作会议的记录、简报,以及各种教学制度、规定、办法条例等教学工作文件。

(3)档案的专业性。系级教学档案工作既要遵循人才培养方案的共性,也要根据系级专业设置、课程设置教学内容、学时分配的不同,遵循其专业性特点。

(4)档案资料的多样性。由于教学活动内容的多样性,在日常教学活动过程中,为了教学的需要,必然会形成不同形式的材料。除了纸质的文件材料、教材、学生学籍外,还包括音像、电子、照片、光盘等类材料。

1.3系级教学档案的作用

(1)系级教学档案是真实的原始资料。系级是高校基层的教学部门，系级教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，真实、客观地记录了在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各个方面的教学管理工作，全面地反映了教学工作的进程和特点，是今后进行教学管理和教学研究活动不可缺少的，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作的开展有重要的借鉴和指导意义。

(2)系级教学档案是重要参考依据。为了有效地进行教学管理和开展教学活动，系领导和教研室主任必须切实掌握有关的档案信息。在熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理存在问题时，不可能单纯地只凭个人记忆，而是往往需要去查阅档案记载。因此，教学管理、教学实践和教学信息反馈都离不开教学档案，它可以为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。

(3)系级教学档案是教学评估的基础。开展教育评估是现代教育的要求，也是国家对高校进行宏观管理的一种手段，无论国家对教学评价指标体系如何确定，高校在进行教学评估时，必然要通过查阅相关档案，最终都要凭借大量的档案材料，才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价，在对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析时系级教学档案可以提供比较完整、系统、真实可靠的信息和数据，是高校搞好教学评估工作的重要基础。

2、新升本院校系级教学档案管理工作存在的主要问题

新升本的院校一般是由专科学校升格而来,本科层次办学时间短,由专科向本科的转变需要一个过程,专科层次的档案管理发展到本科层次的档案管理也需要有一个适应过程。加之档案管理专业技术人员偏少,在教学档案管理中难免会存在一定的问题。

(1)档案管理制度不健全。建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础。由于新升本院校重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束。系级教学档案应如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些应交由教务处或院校档案部门保存?应如何整理文件材料? 没有统一管理要求。

(2)档案意识淡薄。系级档案管理是一种事后行为很容易被人们忽视。系级档案涉及教学、科研、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生。一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系级保存、归档；另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工处,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各系（学工大队部）中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用。

(3)教学档案缺乏科学性、系统性和完整性。随着新升本的院校办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干。教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中。由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态。具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、各系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量。

(4)档案管理手段落后。不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识，计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率。

3、加强新升本院校系级教学档案管理工作的措施

3.1 提高档案意识,加强系级教学档案工作的管理

系级教学档案是院校教师及学生从事教学管理和教学实践活动中直接形成的原始材料,是院校教学工作方针、政策的真实写照,是院校教学管理的重要内容,是教学活动不可缺少的重要依据和主要参考资料。在社会不断发展的今天,档案工作的范围已不仅是搜集、保管和利用档案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,这些职能的发挥很大程度上取决于领导对档案工作的认识程度。

在院校中,档案工作是否得到重视,档案管理水平的高低,已成为评价一所院校管理质量优劣的重要指标。因此，各级领导要充分认识到教学档案在院校教学管理中的作用,应重视和关心系级档案管理工作,把教学档案管理规范化工作真正纳入系级教学工作计划中,配备有一定管理水平且责任心强的档案管理人员,切实提高系级教学档案管理水平。

3.2 严格系级教学档案的管理和归档制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,仅靠档案管理员的宣传是不够的,还需要制定严格的管理制度。在收集整理各类教学资料时,要做到完整、规范并及时进行编目统计,使教学档案的收集工作同计划管理相结合,保证能按时完成建档工作。鉴于院校教学工作的连续性和长期性,可在每学期开学和期末两个时间定期收集整理、归档。对参与教学活动的人员要明确责任和任务,规定时限要求,并进行相应的登记、考核和奖惩,使教学档案管理工作收到实效。

3.3 系统、完整、科学地收集档案材料,提高教学档案的服务水平

要提供一份科学完整的教学档案,必须从教学材料的收集开始。由于各院校办学规模、办学定位及内部管理模式的不同,教学档案管理方式也有所不同。例如我院教学档案主要由下列部门形成：招就处形成招生、就业情况信息；教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息；学工处和系学工大队形成学生在校表现状况和奖惩信息；各系形成学生学习考试原始记载和专业实习、实训状况记载信息等等。加强系级档案管理工作的根本目的是及时准确地提供档案材料,发挥教学档案的作用。因此，以江西警察学院为例应建立以档案馆为主导,教务处、学工处和各学工大队、招就处、各系为主体的教学档案收集网络。在“分类法”与“工作规范”的指导下,明确各级管理内容、管理职责,实行分工合作,集中归类,信息共享,把静态的档案转换成动态的信息,为院校的教学和师生服务。

3.4 加强教学档案的信息化建设,提高教学档案的科学管理水平

教学档案是院校的宝贵财富,教学档案管理的目的是为了利用。在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的。随着办公自动化的普及,院校的档案管理者要充分利用档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势,加强教学档案的管理工作,逐步实现档案管理和开发利用的数字化、网络化,利用统一的网络平台整合档案信息资料,使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统,最大限度地实现信息资源共享。

总而言之，系级教学档案是学院档案的重要组成部分，在学院由专科教育向本科教育转型的重要历史时期，必须把教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容，使教学档案，在学院的教学管理、优化人才培养和教育事业改革发展中发挥出积极作用。

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档案管理工作的健全，是实际操作中，最有效的办法是自上而下推动档案管理的建设，首先是意识上的转变，学校内部的管理层要重视此项工作，做好预算，引导和宣传档案管理工作的重要性，进而激发社会对此项工作的重视，毕竟档案价值的利用有利于社会医学建设。因此，学校各级负责人认真对待档案管理工作，在预算计划下，加强必要的投入，增强责任心，能够建立档案体系，并利用档案价值提高学校的培养人才的效率。政府和企业加强与学校的合作，通过共同建设和相互利用医学档案价值资源，提高资源利用成果的运用效果，相互合作促进档案管理的工作。

2.建立专门管理机构，培养专业人才

档案管理工作需要有较强的责任心和认识提高，在此基础上，需要医学院校付出实际行动，首先需要建立档案管理系统，该系统有利于扭转档案管理混乱的状况，通过档案管理系统的平台来统筹医学院的档案管理工作。其次，利用档案管理系统，优化管理系统的操作，建立档案管理机构，该机构充分规范档案管理工作的操作内容和步骤，加大档案管理工作的规范性。最后，通过专业人才的加入，优化档案管理工作，提高效率和医学档案资料价值利用的有效性。档案管理人才的培养需要建立在档案管理系统之上，学校通过吸引人才计划，提高档案管理部门的地位，充分利用档案管理系统服务学校人才培养和科研实验的作用价值。保证各类先进文明理念从档案管理资料价值体现出来。

3.做好档案收集工作

3.1定期集中收集。档案管理部门应严格制定年度立卷归档时间期限，督促指导各单位集中将在工作活动中形成的各类档案材料按照归档要求收集整理归档，确保各类档案资料的完整、系统、科学、规范，并按期向学校向档案部门移交。要做好档案资料的定期集中收集，还需要有完整配套的实施措施，档案管理部门应制定和及时调整适应本校档案管理的归档范围、相关制度以及归档质量要求，建立健全学校档案收集工作网络，使学校档案收集工作形成一个网络化管理体制。只有在全校专(兼)职档案人员相互配合，密切协作下，才能为学校档案收集工作提供可靠的保证。

3.2普遍收集与重点收集相结合。由于高校各部门产生和形成的文件材料种类很多，为保证学校各类档案资料收集齐全完整，应采取普遍收集与重点收集相结合的方法全面收集，防止遗漏。在普遍收集的基础上，还必须突出重点，进行收集。采取现场跟踪，加强对重点部门、重点事件、重大课题、重要人物等各类档案材料的收集，对于应归档的文件材料，应及时进行归档并签字验收，有效地防止医学院校重要档案材料的丢失和遗漏，保证文件材料的齐全完整。

3.3加快档案信息化建设进程。档案管理系统不仅仅包含了档案目录级别的开发，还需要增强档案全文扫描的数据库建设，通过扫描档案使用率较高的（统计数据可实现），易破损或老化的档案资料，此类资料的优先入库，网上可以直接全文检索，有利于档案价值得到更好地利用和开发。高校互助平台的建立也是未来档案信息化建设的重要步骤和趋势之一，通过各个医学院之间的平台对接，实现资源相互利用，有利于提高医学档案价值使用率，共享的价值大于相互孤立的档案管理平台。

3.4开展网上查询服务。在学校的网站提供“档案检索查询”和“网上咨询”功能，或者通过微信平台、微博平台来增强互动，从而有效提高档案信息的利用和共建全面性、系统性的档案管理工作。

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随着我国高职教育的快速发展，原来的中等职业学校纷纷成为高等职业院校，在院校数量以及招生人数均大幅增长，占到了高等教育的“半壁江山”。高职规模迅速扩张带来的是规模与质量的矛盾日益突出，教学质量问题也成为高等职业教育发展的羁绊。在高职院校大发展的背景下，教学档案管理能够反映高职教学理念、教学内容以及教学模式的创新发展。所以，提升高职院校教学基层单位教学档案专业水平和规范档案管理有重要的现实意义。

一、院系教学档案管理的现状

1、教学档案管理制度滞后，专业化程度不高

高职院校院系教学档案管理制度相对滞后。院系是学校教学活动的践行者和操作者，学生正常的教学活动绝大部分由院系组织和实施。教学过程中形成的一手档案在二级教学单位积累下来。大多高职院校组建时间不长，院系没有专职教学档案管理人员，由教务干事直接兼任档案管理工作，但兼职的教学干事平日正常的工作事务繁多，对档案管理工作不够重视，对一些对教学有价值的教学档案材料无法及时归档，导致珍贵的一手教学资料白白流失。同时，高职院校教学档案管理制度没跟上，影响兼职档案员的工作积极性。再加上学校对教学档案管理工作不重视，不能保证一手教学材料的完整归档。

2、教学档案管理方法简单，电子化程度不足

高职院校在档案管理的实施过程中，往往存在管理方法简单，停留在手工阶段，不能满足实际工作的需要。随着高职教育越来越受到重视，大部分高职院校大都把经费用在校舍、教学设备、实验条件和实验室的建设上；大量的资金用来采购教学仪器、图书等方面，鲜有学校将资金用在购置现代化电子化的教学档案管理设备上。而在教学管理中，课表的编排、成绩录入系统的教学管理软件已经在教学管理中非常普及，实现了计算机信息管理。但教学过程中的教学档案电子化管理还是比较简单，教学管理中电子档案的管理和普及还要走相当长的路程。目前教学档案利用方式还是以手工为主，导致教学档案管理的效率不高。

3、教学档案管理人员专业素质不高

高职院校档案管理人员大多没有学过档案管理知识，或者未接受档案管理的培训，业务不熟悉，工作流程不熟悉，在管理教学档案的过程中，归档的随意性很大。再加上相当多的老师对档案管理归档的认识不足，就会出现对现有教学档案管理人员的归档任务不配合，这给档案管理工作带来较大的难度。一些档案管理人员工作不认真，结果使该归档的教学档案不能及时归档，久而久之，越拖越多，使得档案不能及时归档，延期归档。

4、教学档案的分类、归档不规范

高职院校的院系教学档案分类管理缺少统一的、相对规范性的目录。由于理解上的不同，类别划分上不规范，加上教学档案管理人员多是兼职，很少有档案管理的专业人士，缺少接受专业机构正规的教学档案专职培训，有的虽然进行了短期上岗培训，但平时不钻研和继续学习，档案业务能力低，对档案的采集、整理归纳不规范，随意性强，这都会带来档案的收集、归档、查阅的不便。从归档的内容看，反映教学管理过程中的学校发文较多，反映院系落实学校下发文件精神过程的支撑性材料较少。

高职院校的档案可以包括学生学籍管理方面的档案，比如新生入学登记表、学生学籍卡，成绩汇总等；关于管理课堂和实验实践教学的文件材料，比如培养方案、教学计划、教学大纲；教学总结，实习计划和总结，实习成果鉴定，课程安排表，教案，各专业题库，社会调查，社会实践，毕业生跟踪调查等；关于毕业生工作方面的文件资料，比如毕业生工作计划，毕业论文，毕业证发放存根、毕业照片等；关于教材建设方面的，比如自主编写教材、主编教材，系部每个专业使用的教材，实习指导书和复习题等；关于教师外出学习，学历学习，教师培养计划，师资发展规划、教学总结、教学质量奖励、教学情况调查表等。

二、完善高职院校院系教学档案管理的对策

1、领导重视，健全院系教学档案管理制度

在院系教学档案的管理中，要重视院系在教学档案的收集、归类和整理等环节，通过建立教学过程中的各项规章制度。收集教学档案时，收集的必须是全体参与教学过程的老师的教学档案，要注重收集第一手的原始教学文件，按照归档的要求，对收集上来的教学档案要及时归类，组卷。在教学档案管理使用中实行严格的登记管理制度。在每学期结束时，进行阶段性总结，及时发现问题，及时整改。在每学期开学时，由各系部教学科带队，对教学档案进行一次全面大检查，保证各种教学过程中教学档案的完整保存。

2、加强档案管理的业务学习，提高档案管理人员素质

教学档案的管理规范是一项具体的、复杂的工作，它服务于教学又指导教学，因此，需要档案管理人员不断加强专业知识培训，不断提高自己的管理水平，以适应新形势下教学档案管理的需要。对教学档案的管理归档、分类要熟练掌握，使教学档案最大限度的发挥教学资源的作用。同时，在工作中，要不断进行现代化管理知识和管理技能的培训，更新传统观念，努力培养教学档案的创新意识和参与意识，提高教学档案管理人员的管理水平。

3、更新观念，推进院系教学档案现代化管理

教学档案的管理，应充分使用现代化的管理手段。随着电子信息技术的普及，教学过程中产生大量的教学文件，档案管理对数字化要求也相对提高。传统的档案管理方法不能适应现代教学实践的工作需要。而网络为我们教学档案管理提供了快捷的管理手段，这可为院系教学资料管理提供有力的现代化保障。在利用现代信息技术的基础上，要对教学档案的管理理念、方法思路进行全面更新。目前一些高职院校的院系也有自己的网页，可以利用网络资源，将教学资料上传网络，做到资源共享。

4、进一步提高教师的教学档案意识

高职院校教学周期长，班级多，很多教师教学档案管理意识薄弱，对教学档案的认识不到位，不配合。这样会丢失和损毁教学档案。为此要通过各种场合，提高广大教师对教学档案管理重要性的认识程度，从而达到提高教师档案意识的目的，为教学档案管理工作营造一个良好的环境。

教学档案既是教学管理中的重要资料和依据，也是体现教学管理水平和提高教学质量的重要标志之一，更重要的也是学校教学管理过程的重要历史见证。规范教学档案管理，日积月累，不断完善，可以使院系形成比较系统、完整的教学档案，这会促使教学档案的管理迈上一个新的台阶。同时要充分利用计算机信息网络这个平台，挖掘教学档案使用的社会价值，保证教学档案更好的被开发利用，使教学档案在教学、科研过程中发挥重要作用。

【参考文献】

[1] 刘红立.关于加强现代高职院校教学档案管理工作的思考[J].广东科技，2012（15）.

[2] 邢欣欣.信息化视野下我国高校教学档案管理探究[J].佳木斯教育学院学报，2012（12）.

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高职院校的教学档案，是指学院在教学管理和教学实践活动中形成的，对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用的，按一定的立卷、归档制度分类整理、储存保管起来的文字、图表、照片、影片、录像带、录音带、软盘、光盘等以不同载体形式储存的历史记录总和。

科学、系统、规范的教学档案对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法，提高教学质量，有着十分重要的意义。在学院建设发展、管理创新中发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重要作用，在主管部门对高职院校各种评估中发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据、准确诊断的工具等关键作用。

1 高职院校教学档案的特点

（1）记录的成套性。教学档案是高职院校在教学、科研活动中形成的一套有工作对象、工作任务和工作效果的完整记录材料，具有鲜明的成套性。从每一届新生的招收到学生毕业的大循环过程中，有规律地形成了各种材料，这些档案材料都有一定的程序衔接、相互制约的内在关系。

（2）时间的周期性与交叉性。档案管理强调时间的特性，往往以日历年度来划分、排列和管理。教学活动是一种以学生学历教育培养为目标的周期性活动，因此在划分上与其他档案有所不同，一般采用日历年度、教学年度（学期或学年）和学制周期相交叉结合的形式来整理归档。教学档案归档时间的交叉性增添了教学档案管理的复杂性和管理人员的工作量。

（3）来源分散性。教学档案是由教学文件材料转化而来的。教学文件有的来源于上级主管部门，有的来源于教务处、学生处等教学管理部门，有的来源于系、部、教研室等教学单位，有的来源于从事教学活动的教师。

（4）内容的原始性、专业性。教学档案是教学工作、教学活动最详实、具体、权威的反映，同时，同一专业的教学档案，是由不同课程的教学人员分别展开具体的教学工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成过程又反应出很强的专业性特点。

（5）载体的多样性。教学档案不仅内容丰富，而且载体形式也呈多样化，主要以纸质为载体，同时还有电子的、影像的图表、照片、录音带、录像带、幻灯片、奖杯、奖旗以及某些有价值的实物、标本等，并且各种载体的尺寸、厚度、包装等形式多样，增加了整理归档和管理的难度。

2 高职院校教学档案的收集、鉴定与利用

高职院校要把教学档案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。

首先，应把握档案收集时间。从高职院校教学档案的特点可以看出，教学文件材料的形成，主要是以教学年度或学制年度为周期形成的。教学文件材料的收集、归档时间，以选在每年的十月前后为宜。

其次，归档的教学文件材料均应是原件，规格相对一，签字手续完备。在收集完教学档案材料后，还需要对教学档案进行鉴定。高职院校教学档案鉴定就是档案管理人员按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别、处置和整理的过程，是教学档案工作的中心环节。

高职院校根据本学院教育工作任务和教学活动形成材料的实际情况及它们的使用价值，参照国家档案局、教育部的有关教学档案管理规定，拟制本学院的教学档案归档范围和保管期限。按照教学周期定期收集各类教学档案并进行归档鉴定，主要是检查教学文件材料的完整性、准确性、真实性，有关的材料审核手续必须完备。

3 高职院校教学档案管理工作现状与解决对策

（1）教务档案管理工作现状 转贴于

由于高职院校成立时间不长，相对缺乏经验，所以教务档案管理中存在不少问题:一是部分教师和档案工作者档案意识不强。二是档案作用不明显。三是档案管理的信息化程度不高。

(2)对策与解决途径

①转变观念，认识重要性。

高职院校需要从加强宣传入手，着重在健全与创新管理体系、强化制度建设和管理人员培训、档案管理硬件和软件建设上下工夫，确保教学档案管理的规范有序，提高其效率。

②拓宽教学档案的编研内容，开发多种教学档案信息服务，提高教学档案的利用率。

随着教学档案需求用户的增加，档案管理工作者要打破传统保守的观念和求稳怕乱的安逸思想，积极创新，开拓性地开展档案利用服务工作。档案部门应充分利用教学档案所蕴涵的原始信息，有针对性地进行档案信息编制，除了编制常规的检索工具外，还应积极编写各种教学档案资料汇编，选取更多的、有价值的教学信息资料，满足利用者对教学信息资源的各种需求，提高教学档案的利用率。

③利用现代化管理技术，开拓多元化利用渠道。

实现档案信息数字化和网络化需要从以下几方面入手：一是已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体化管理前，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库；三是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息。逐步实现教学档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高教学档案的利用率。

参考文献：

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高校二级学院教学档案是指在教学过程中形成的一些具有重要价值的资料，它记载了二级学院的发展历史，承载着校风学风以及重大研究成果，记录着许多宝贵的教学管理经验，通常以文字图表或电子版的资料进行保存。完善的教学档案管理体系对于学院的教学质量提升是一个重要保障。

一、高校二级学院教学档案的分类

（一）党政方面的档案

党政档案是对党委在平常举办的各种活动的记录，及相关的材料，主要包括学院内各个岗位的职责，相关的管理制度，党委制定的一些文件以及重要指导思想、党委的会议记录、党委的奖励与惩罚记录等。通过这些相关档案的记录，明确学院的发展方向，规范学院管理体系。

（二）教学过程中的档案

这类档案中主要包含教学过程中的相关资料及文件。比如各年级各学科的成绩统计、试卷、师资队伍建设状况、学生实习资料及实习手册、教学研究资料等。

（三）科学研究方面的档案

高校及高校的二级学院是科学研究的基地，通过对课题进行研究，提出许多创新性的观点，这些观点发表为论文，促进了学术进步。此类档案有：各类论文的目录以及内容，获得奖励证书的资料，学术交流过程中的记录资料等。

（四）学生的档案

学生是学院的主体，在教学工作中占据着重要位置，因此他们的教学档案同样占有很大的比重。比如各年级学生名单，各个班级情况，班级班风班纪建设，学生参加有意义的活动的留影，学生参加活动材料，学生发表的学术论文等方面的资料。

二、建设二级学院教学档案管理体系的举措

（一）加强对教学档案的宣传

在教学档案的管理过程中，经常出现档案缺失的情况，究其原因，一方面是由于管理的不到位，另一方面是因为全体师生的档案意识不强。教学档案管理体系的建设要从根本抓起，不可治标不治本。思想方面的问题正是这一情况的根源。因此，应加强宣传，使全体师生对教学档案有一个深入的了解，使其认识到教学档案的重要性，从而为教学档案管理体系的建设作出应有的贡献。

（二)制定完善的管理制度

二级学院的领导者应充分注重教学档案管理的制度建设，保证档案管理工作在一定的规范内进行。比如不仅要重视电子版录入工作，还要注重纸质版电子档案的收集与保存，完善电子版与纸质版资料的双重录入工作。制定责任制，将不同类型的教学档案分属相应的学院领导负责，下面再设立相应的专业管理人员，细化分工，各档案管理人员负责好各自的板块，最后总结汇成一个整体。

（三）定期对管理人员进行培训

提高档案管理人员的水平对整个教学档案工作的建设具有重要的意义。如今的档案管理工作人员水平参差不齐，导致整体的管理水平底下，针对这种情况，可以开展相应的档案管理专业知识培训，提高管理人员的专业水平，从而完善整个教学档案的管理体系。

三、结语

完善的档案管理体系建设是促进高校二级学院蓬勃发展的动力，可以使教学工作更加规范化、教学研究更加便利化、学生信息管理更加简便化。因此，通过加强宣传，使全体师生对档案管理有更深刻的认识；通过完善管理制度，使教学档案管理体系有条不紊地运行；加强人才建设，使管理人员的专业水平提升，进而提升整体的教学档案管理工作。期望二级学院的教学档案管理体系建设可以得到飞速发展，为其教学质量和教学评估提供更多的服务。

参考文献：

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一、医科院校院系教学档案管理的现状

1.1教学档案管理制度不完善

科学的教学档案管理制度是提高医科院校院系教学质量的基础，目前医科院校院系教学档案管理制度不够完善，主要表现在教学档案的归档方面，出现了重复归档、漏归档、归档杂乱等特征。这让教学质量大打折扣，在一定程度上影响了医科院校院系培养高科技的医务人员[1]。

1.2教学档案管理手段缺乏科学性和先进性

教学档案管理的手段是优化教学档案管理的重要举措。目前医科院校院系的教学档案的管理手段缺乏先进性和科学性，还集中在传统的人工管理阶段，这种管理方法已经远远落后于当今社会的科技发展的步伐。科学的先进的教学管理手段应该走向信息化、互联网化的时代。

1.3教学档案收集难

教学档案收集困难是医科院校院系教学管理档案面临的难题之一。教学档案分散性和多样性的特点，导致了教学档案收集工作的艰难性。所以教学档案具有杂、繁的特点，这种特点大大增加了教学档案收集的难度。

二、医科院校院系教学档案优化管理的意义

2.1直接为教学实践和教学研究服务

完整的、准确的、系统的教学档案为教学实践创新和教学研究、分析和总结提供基础。教师可以根据对学生进行试卷考试、实习报告和实践心得进行总结，了解学生的学习能力和知识掌握情况[2]。由此进行教学实践创新、提高教学质量。

2.2 搞好教学档案对提高教学质量也至关重要

教学档案能真实反映教学管理水平和教学人员的层次结构，为提高教学质量和搞好服务工作提供历史材料。通过教学档案可以了解教师的教学质量、教学素质以及教学成果，也可以从侧面了解教师的教学手段和教学管理水平。良好的教学管理水平是提高教学质量的推动力。而且，教学人员的层次结构也是十分重要的，高层次的教学人员要求有高层次的教学方式和个人素养，这在提高教学质量上也是至关重要的。

2.3利用高校教学档案信息资源，为院系文化建设服务

医科院校院系教学档案以独特的方式记载了医学专业建设的发展历程，它带有鲜明的时代特征。根据医科院校院系教学档案的文化内容，总结医科院校院系自身的文化内涵，并根据教学发展的步伐，对医科院校院系的文化内容进行传承和发扬，在原有的文化基础之上进行创新，为完善医科院校院系的文化体制进行服务。

2.4教学档案对促进教学管理水平和提高教学质量有着巨大的推动作用

教学档案是教学管理水平和教学质量的一面镜子。从这面镜子中可以照射出教学管理水平和教学质量所存在的不足，根据存在的缺点，教师要进行分析总结原因，然后进行改革创新，不断地使用新的教学管理水平和教学方法，失踪以提高教学质量为根本目标[3]。

三、医科院校院系教学档案优化管理的措施

3.1提高管理人员对教学档案管理重要性的认知

为了优化医科院校院系教学档案管理制度，首要的任务就是要提高教学档案管理人员对教学档案管理重要性的认识。很多院校档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，导致教学档案管理缺乏科学性、严谨性和系统性。管理人员在工作的过程中只是单一的收集档案，然后储存档案，这种消极的工作态度给教学质量造成了一些负面影响。所以，提高管理人员对教学档案管理重要性的认知是至关重要的。

3.2健全医科院系教学档案管理制度

优化医科院校院系教学档案管理制度，除了帮助管理人员提高档案管理重要性认识之外，还必须建立健全医科院校院系教学档案制度。“不以规矩不能成方圆”，这句话就是指做任何事必须要遵守一定的规章制度，如果不遵守一定的规章制度就无法正确有效的完成任务[4]。为了有效的实现医科院校院系教学档案优化管理，建立健全医科院校院系档案管理制度必不可少，只有建立了科学有效的档案管理制度才能使管理人员在工作中做到有据可循，约束自我，纠正自我工作态度，有效的进行档案管理。

3.3加强基础业务工作建设，提高管理人员的职业素质

想要创建科学的有效的医科院校院系教学管理体制，就要努力加强教学管理的基础业务建设，只有加强基础业务建设，才能壮大教学管理团队，有了优质的教学管理团队才可以进行有效的师资力量组建和培训，这在提高教学质量上是一项重大举措[5]。除了加强基础业务工作建设之外，还要不断提高教学档案管理人员的职业素质。两者都对教学档案管理有着举足轻重的作用。

3.4更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化

目前我国的高等医科院校院系的教学管理档案基本上都处于传统的人工管理方式阶段。然而，在当今以互联网新型技术为主的高科技时代，传统的档案管理方式已经远远落后了。“箭在弦上不得不发”，为了跟上时代的发展步伐，更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化已经处于十分紧急的状态。

四、结语

通过对我国当前医科院校院系教学档案管理现状的梳理，我们了解到我国医科院校教学档案管理制度存在教学档案收集困难、档案管理手段缺乏科学性和先进性、档案管理制度不完善等现状，这大大影响了我国医科院校教学质量的提高。为有效地打破传统的教学档案管理制度，就要求从根本上提高管理人员对教学档案管理重要性的认知，健全医科院系教学档案管理制度，加强基础业务工作建设，提高管理人员的职业素质，更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化。

参考文献：

[1]韦晓燕. 新建本科院校院系教学档案管理存在的问题及对策[J]. 科技情报开发与经济,2012,01:91-92.

[2]武玲娥. 高校院系教学档案管理现状及对策研究[J]. 黑龙江档案,2012,02:55.