档案保管利用股大全11篇

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会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。

1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。

2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。

3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。

二、我国上市公司会计档案管理的主要问题

自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。

1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。

2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。

3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。

4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。

三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议

1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。

在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。

2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。

参考文献：

篇（2）

公司档案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查阅在内的一套系统工程。现行的包括《公司法》在内的公司档案立法虽有对公司档案行为的规范，但存在法律规范结构不完整的缺陷，无法满足《公司法》的新要求。本文旨在探讨《公司法》对公司档案立法提出的新要求与公司档案立法的应有应对，以希推进市场经济背景下的公司档案法制建设。

公司档案的法制价值

现代公司的基本特征是股东淡出公司管理，公司管理权力日益集中在董事会，控制公司的是董事而非股东。而董事权力的日益膨胀，则会导致董事滥用权力损害公司、股东与债权人利益的概率增加。《公司法》以董事对公司忠实与勤勉的实体义务和商事程序制度及股东派生诉讼制度规定的程序义务激励与约束董事行为，保障公司资产的安全与效益。公司档案的法制价值在于：

首先，通过程序控制实现公司管理、决策机构权力的优化配置与制衡。具体体现为赋予股东查阅和复制档案的权利，来约束和激励董事的权力行使。

其次，通过详细记录程序进行中相关主体行为的信息，固定和重现信息，为今后信息的公开和对相关责任人实施问责奠定基础。

第三，公司商事记录档案还为董事个人的合法权益与债权人债权的实现提供坚实的基础。

现有公司档案法律规范的结构分析与检讨

法律欲有效地调整社会生活，制定违法行为必须承担的具体相应的法律责任不可或缺。公司档案法律规范欲有效调整公司各类档案行为就必须对各类档案违法行为规定相应具体的法律责任，借此激励与诱导行为人对公司档案法律规范的遵循。《档案法》以第五章“法律责任”、《档案法实施办法》以第五章“罚则”规定了违反《档案法》的法律后果。但《档案法》第二十四条与第二十五条仅规定了可处罚档案违法行为的法定种类，并未规定可处罚档案违法行为所要承担的具体法律责任，按照可处罚违法行为法律责任种类与内容法定的原则①，不具有可操作性；这一缺陷由《档案法实施办法》第二十八条克服，它规定：根据有关档案的价值和数量，罚款数额对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《档案法》第二十四条第二款保护的是档案馆所保管的档案，规定的可处罚的档案违法行为有：损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，涂改、伪造档案等三种；第三款规范的对象是各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，规定的可处罚档案违法行为是企业事业组织或者个人擅自出卖或者转让档案，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的档案违法行为。

公司的商事档案是公司在生产、经营、管理等各项商事活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。目前，与公司档案有关的法律条文的完备性与其重要性并不相符。《企业档案工作规范》将公司档案分为八类，目前仅《会计法》第四十二条、四十四条规定公司有会计档案的强制性归档与保管义务，公司对会计档案外的其他档案并无强制性归档与保管义务，如《档案法》与《档案法实施办法》规定的诸多配备有具体行政法律责任的可处罚档案违法行为中，与公司档案有关的只有《档案法》第十六条、第二十四条以及《档案法实施办法》第二十八条，但这三条调整的对象仅限于各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，不涉及公司会计档案外其他档案的归档与保管行为，而这些才应是公司档案法制建设的中心。由于公司存在规模大小、社会责任外延的窄阔等区别，因此在档案管理的法律责任配置方面，需要对公司进行类型化考察。

公司档案的立法应对

目前配备有相应行政法律责任、刑事法律责任的公司商事记录档案法律规范仅限于公司会计档案法律规范，会计档案虽能记录并反映公司的行为，但受会计技术本身的限制，会计档案仅能记录与反映与财务收支有直接关系的商事行为，无法直接反映与财务收支无直接关系的商事程序行为的合规性及其具体内容，现有立法虽对公司商事记录档案有保管义务的制度安排，但相应制度安排仅具有私法属性，缺乏行政与刑事法律责任的相应规定，公司商事记录档案违法行为无需负担任何违法成本，公司商事记录档案立法实质处于空白状态，《公司法》对公司档案立法提出了新挑战。而公司商事记录具有涉众性，其保管的完整与否不仅关涉《公司法》一系列制度的成败，亦关涉公司、股东、董事、监事与债权人合法权益的实现，对于公开发行证券公司与上市公司而言，其涉众性甚至关涉社会安全与金融安全。公司的各类雇员具有流动性，包括公司商事记录与公司会计资料在内的公司商事记录档案其实亦有保障公司管理与经营延续性的功能，因此有必要加强公司商事记录的档案立法。如同其他一切制度，公司商事记录档案的归档与保管亦会面临人固有的机会主义行为倾向的威胁，因此必须以公司商事记录档案法制建设保障公司商事记录档案归档与保管的及时与完整，这是《公司法》对公司档案立法提出的新要求，也是公司档案事业面临的新机遇。

根据现行《公司法》的规定，公司档案立法首先应该解决以下三个问题。

《公司法》规定的商事记录档案保管义务的法律性质。《公司法》对公司商事记录档案的保管义务已有规定，只是未配备相应的行政法律责任与刑事法律责任，因而《公司法》规定的商事记录档案的保管义务属于私法义务的范畴，但私法义务与公法义务并不冲突，私法义务可同时赋予公法义务的属性，它取决于该项义务是否具有负的外部性，以及该负的外部性是否具有涉众性，一项私法义务如果具有涉众性，尤其是关涉社会安全，我们应同时赋予其公法义务的属性。《公司法》规定的商事记录档案的保管行为具有鲜明的负的外部涉众性，直接关涉到公司、股东、董事、监事与债权人的正当权益，对于公开发行证券的公司与上市公司而言，其涉众性更甚，因此《公司法》规定的商事记录档案的保管义务虽具有私法属性，亦具有公法属性，公司档案立法应将《公司法》规定的商事记录档案的归档与保管义务同时规定为公法义务，并配以相应的行政法律责任，其中性质恶劣、后果及其严重的违法行为应配备相应的刑事责任。

公司档案职员的法律性质。《公司法》设定的公司商事记录档案保管义务与《会计法》规定的会计档案保管义务均属于公司法定义务的范畴，依“当然解释”②的法律解释方法，档案职员应该属于公司的法定职员，一切公司均有设置档案职员的法定义务，只不过公司有档案职员的人事自，该职员可专职，亦可兼职。《公司法》第一百二十四条规定：“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”据此，作为上市公司法定高级职员的董事会秘书亦是上市公司商事记录档案的法定保管义务人，是上市公司法定的商事记录档案职员，不过《公司法》未将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度扩展于所有公司。《美国标准公司法》规定公司秘书是公司的法定职员，但对之并无专职要求，公司秘书亦可由其他高级职员兼任，如可由总裁、副总裁、司库兼任③，公司秘书职位的设立并不必然增加公司的人力成本。我们完全可以借鉴美国的这一经验，将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度由上市公司扩展到所有公司制企业，规定公司设置有档案机构或在其他机构中设置有一名或数名档案职员的，公司秘书是公司法定的档案机构负责人或档案主管人员。为保证公司商事记录档案工作的责任到位，可建立公司档案职员的任职备案制度，即公司应在成立后的法定时限内将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书的任职及其变更情况及时报地方档案行政主管部门备案。我们认为可借鉴《会计法》的会计账簿委托代建制度，规范与培育档案中介服务市场，公司可委托有资质的档案中介机构代为收集保管公司的商事记录档案。

公司档案从业人员准入制度。公司档案工作是有多个服务目标的综合性工作，不仅需要专业的法律知识，亦需要经营管理知识，公司档案从业人员的专业胜任能力某种程度上决定着公司档案工作价值目标的实现程度，山西省档案局从2002年已开始推行档案工作人员持证上岗制度，国家档案局亦有《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》，我们建议建立公司档案从业资格制度，以从业资格制度保障公司档案从业人员的专业胜任能力，推进公司档案工作价值目标的实现。（作者为南京艺术学院人文学院副教授）

注释

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（一）收文及阅文

1、收文。

（1）各级各类文件的收发归档，均由办公室办理，其他部门应予密切配合。各股室收到来文，应先交办公室，办公室严格履行收文登记手续。

（2）、办公室接到文件后，要及时送领导或有关股室，不得延压，应在收文的当天登记阅文完毕。

2、阅文。

（1）、领导或有关股室对送阅的文件，应及时处理，并在处理单上签字和写明处理意见。一般文件阅后要及时退回办公室，“三密”文件阅后应在当天下午下班前送到办公室交给保密员收藏，如需续阅应在次日上班时办理续借手续。

（2）、阅文时严禁使用“三色笔”（即铅笔、圆珠笔和彩色笔）在文件和处理单上签名或勾画。

（二）发文、复印及办理

1、发文。办公室严格履行发文登记。起草签发文件必须按规定格式书写，字迹要清晰，拟稿人签名，经办公室把关后交领导签发，由收发员登记编号，打印校对无误后按时下发。

2、复印。复印“三密”文件必须经领导批准，复印一般性文件必须经分管领导批准，打印、复印一般资料、表格经办公室主任签字后办理。未经签批一律不打印、复印。

3、办理。上级有关业务文件，办理期间由办理股室留存，办毕后交办公室，办公室每年清收一次。清收本着谁签字谁负责，遗失的重要文件要追究签收人的责任。

二、立卷归档

（一）立卷

1、立卷原则

文书立卷必须遵循“保文件之间的历史联系，保证齐全、完整，反映机关工作历史的面貌，便于保管和查找利用”的原则。

2、立卷归档范围。

机关在工作中形成和使用的公文及其他有关资料（印模、照片、录音、录像等），凡能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属立卷归档范围，留存的文件材料必须正文和底稿成套，另留一份作资料，其范围主要有：

（1）、上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议文件，材料及领导讲话。

（2）、本级机关的文件、报告、请示及上级的批复等。

（3）、下级机关的报告、请示及本级机关的批复等。

（4）、本级机关的工作计划、总结、典型经验、专题材料等。

（5）、本级机关党、团、工会活动形成的文件材料。

（6）、本级机关干部、职工的任免、调动、奖惩、招干、招聘及党团干部职工名册等。

（7）、本级机关职工的工资报表、职工年度定期报表等。

（8）、本级机关所属机构的设立、撤并、年检、换证等。

（9）、本级机关及系统内的财产、物资登记及转移凭证。

（10）、国家机关颁发的必须执行的法规文件。

三、文书档案时限

根据《机关档案工作条例》中关于机关文件归档时限的要求局机关各股（室）的文件、资料，除会计档案在本股室留存一年外，其余均在当年底整理收齐后交给档案室，综合档案应在次年第一季度完成上年度的文书归档工作。

四、归档质量

1、应归档的文件材料必须齐全、完整。

2、文件材料按其内容的内在联系，合并整理、立卷。

3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

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（一）建立了档案工作领导小组。我局建立了档案管理工作领导小组，由局长任领导小组组长、分管副局长为副组长、办公室主任及各股室为成员，把档案工作列入了单位年度和中长期工作计划或规划，组织有关人员学习了《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，积极配合县档案局的工作，支持档案人员参相关档案部门组织的业务培训班，提高本单位档案人员业务水平和业务技能。

（二）档案管理。一是建立健全档案管理制度，结合我局实际制定了《县审计局档案管理制度》，将档案管理工作纳入全年重点工作内。二是编制了档案分类大纲和方案。编制了案卷目录、案卷文件目录、归档文件目标、业务档案总目录、分类目录、会计档案目录、声像档案目录等检萦工具。三是编制了各种门类档案保管期限表，严格执行了档案鉴定、销毁制度，档案管理基本情况统计比较齐全，并按规定及时上报。四是档案管理现代化建设已引起局领导的高度重视，并列入了局机关的工作计划。

（三）加强档案业务建设、提高服务水平。根据上级档案行政管理部门和县级档案局的规定结合本单位实际，建立了齐全、完整、符合规范的全宗卷；制定了科学的档案分类方案或分类大纲，并能严格执行；确定了本单位文件材料的归档范围和不归档范围，制定了各门类的保管期限表，档案保管期限划分准确,各门类档案经过系统化整理，按规定实行了本单位集中立卷或部门立卷制度。近十年的档案、文件中没有用铅笔、圆珠笔等书写的不符合档案保护技术要求的字迹。收集、保管了与单位主要业务有联系的资料齐全、完整、并进行规范整理。成立了档案鉴定领导小组，并按有关规定和规章定期进行档案鉴定工作。档案和资料柜、架排放符合规定要求，编制了档案、资料存放示意图。档案和资料收进、移出有严格的登记、审批手续。建立了档案库房温、湿度纪录，库房温、湿度达到国家规定标准。对近五年内保管的档案、资料进行过全面清查，对存在的问题有处理意见和处理结果。档案保管安全，有“八防”措施。档案统计内容全面，统计数字准确。严格执行《档案法》与有关规章制度，确保档案的安全和完整。

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二、注重加强硬件设备的科学配备

在我局办公楼内配备面积约30平方米的业务档案管理专用库房一间，能满足我局档案库存需求；购置配备密集型档案柜8组；安装了灭火器、温度计、湿度计，配备了专用计算机、打印机等，档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合国家要求。

三、注重日常科学管理

加强档案库房日常管理，严格按照防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施进行日常管理，定期施放防虫剂，防止虫害发生，定期检查库房温湿度，定期检查业务档案受损情况，并作详细记录，对受损的档案按时检查、修补，确保不存在安全隐患问题。档案管理员严守档案保密制度，严格履行岗位责任制度，建立借阅登记薄，认真落实借阅登记制度，我局历届档案管理员未发生过违反规定行为。严格保管，做到档案进出登记，编写全宗指南、移交清册、销毁清册、业务档案查询申请表、案卷定期检查情况记录、档案保管期限表、档案数量利用情况统计表。

四、加强档案工作的组织领导

业务档案管理工作纳入单位年度计划之中，制定了档案管理工作计划。档案管理员定时对档案达标工作进度和存在的问题专门进行汇报，及时解决档案中存在的问题。分管领导不定时对业务档案工作进行督导检查，使档案工作在我局的各项业务工作、精神文明建设中发挥了积极的作用。

五、加强档案管理员的业务素能培养

我局配备了专职档案管理人员，现任档案工作人员具有大专文化程度、较强的业务素质和文字表达能力。同时，我局高度重视档案管理员业务培训，每年都定期或不定期地组织本单位档案员参加专业培训，并进行《档案法》《社会保险法》等法律法规学习。

篇（6）

1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。

2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中， 20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。

3、没有建立切实可行的档案管理办法。制度不合理，档案管理制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。

4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。

5、档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。

6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。

7、档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。

二、规范上市企业档案管理模式的有效措施

1、解决档案的归属问题

目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。

2、拓宽归档范围

目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。

3、控制档案流失

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1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。

2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中，20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。

3、没有建立切实可行的企业档案管理办法。制度不合理，企业档案管理.cn制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。

4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。

5、企业档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。

6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。

7、企业档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强企业档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。

二、规范上市企业档案管理的有效措施

1、提高企业档案管理意识

在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中，有些地方对企业档案管理 流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。具体对策：档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介企业档案管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。

2、解决档案的归属问题

目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。

3、拓宽归档范围

目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。

4、控制档案流失

篇（8）

国有企业改制后，企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理，尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点，欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的，一般存放档案的库房也十分有限，无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆，档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选，否则若干年后，库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案，是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。

2.人事档案所有权不明确

根据我国《档案法》规定，档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有，而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放，档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求，例如要求专柜存放，并将档案柜钥匙交由企业保管等，如果一味的应允这些要求，企业一一效仿，那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则，对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案，从而为社会提供有用的信息，体现档案馆的功能，这是眼下需要重点解决的难题。

3.档案存放费用无法解决

国企在产权变动和资产变动期间，在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付，需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准，这也是我国国企改制后面临困难问题。

二、解决国有企业人事档案存在问题的对策

为解决档案管理中存在的隐患与难题，应积极选择相应的对策实施。

1.档案管理制度不健全

破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同，应该进行不用方式的处置，对一些没有去处的档案，必须要按照要求移交到档案馆；一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管，防止档案的丢失。严格按照进馆要求，对具有长期或永久保存价值的档案，在移交时必须保证其完整性，仔细做好分门别类工作，装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核，根据移交清册，逐卷清点，防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案，有效的提高档案馆管理档案质量。

2.允许连续性的企业档案进寄存

对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业会有一定的连续性，这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制，或者由其它一时难以克服的客观因素影响，将可能导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。

3.对寄存档案要加以选择，充分利用档案馆有限的库容量

对企业要求寄存的各类档案，档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解，以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作，自觉遵守档案转交制度，切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地，从而避免日后出现库满为患的现象。

篇（9）

(一)加强组织领导，引起全员重视。我镇高度重视档案工作，成立了以分管领导为组长、由综合处负责人、兼职档案管理员参加的档案管理工作领导小组，分派具备人员从事档案管理工作，对抓好今年档案工作进行了专门部署。

（二）管理体制。制订了档案工作的领导与档案人员岗位责任制，制定和完善了档案工作管理目标制度，狠抓了薄弱环节，全镇档案工作已经逐步纳入了制度化，保证了档案工作的顺利开展。按要求制定了文书、业务部门立卷归档制度、拟定了文件材料归档与归档范围、制定了档案人员岗位责任制、档案保管、报名制度、档案利用和统计制度。

（三）制度建设。一是加强档案法规学习。我镇认真组织学习、贯彻《档案法》、《省档案管理条例》，积极开展档案法规宣传活动。二是完善了制度体系，根据档案管理的要求，结合我镇工作实际，先后完善了《档案工作人员责任制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等，对档案管理各个环节进行了规范。三是严格考核兑现。将档案管理作为全镇工作的重要内容，纳入单位和个人绩效考核，确保档案管理各项制度落实到位。

二、工作开展情况

（一）收集归档。我镇文书、科技、声像电子档案均由档案室统一整理归档，专业档案由各股、室、所按照整理要求归档，层层审核保管，归档文件材料符合归档要求标准。按《年鉴》、《年鉴》（2014）组稿要求，搜集、整理并按时提交文稿和图片资料，突出反映了我镇的新情况、新举措、新经验，反映了我镇良好的精神风貌。此外，按照《芦山强烈地震抗震救灾志》编纂方案要求，及时搜集、整理相关信息。

篇（10）

作为一名在机械动力行业从事技术档案管理工作多年的工作人员，下面我将谈谈我在这方面的一些心得和体会。

一、完善的归档和保管制度

新产品开发、产品试制、课题研究或其它科技项目中形成的应归档文件材料，在任务完成或告一段落时（如已通过评审鉴定、验收）， 凡是有保存价值的，都必须由研发管理部归档，比如，底图在首次晒图时归档；设计、工艺变更通知随时归档；科技成果转化及高企申报材料结束后立即归档。归档的文件材料必须遵循一定的原则：首先要能准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程，对重要的文件材料内容要经当事人审定。其次，归档的文件材料在形成保管单位时，要按文件材料形成的时间顺序系统排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。然后，归档原稿用纸和书写要符合要求，须用黑色或蓝黑墨水书写，字迹清楚、工整、图样清晰，不得用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水书写。最后，电子档案归档，一个产品经过评审鉴定小批量生产后，全套图纸电子档导入PLM系统（或拷贝给档案室归档）。

技术档案的类型各种各样，包括各种载体和形式，有底图、蓝图、表格、文字材料、机读材料和实物模形等，为了便于查阅，在进库房保管前需要将它们合理地分类。在机械动力行业，技术档案可以按内容划为产品、工艺工装、科技成果转化、高企申报等。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整和安全，这既是档案保管工作的基本任务，同时也是档案保管工作的目的。档案保管工作的任务就是做到不乱、不坏、不失。因此，技术档案保管工作逐步实现规范化、标准化、库藏各类档案要分别排列保管，比如，文字材料装盒保管，底图专库保管，用底图柜平放，并且除修改、送晒外，不得外借；光盘、移动硬盘单独存放。技术档案大多属于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是库房的第一大要事，为了防止火灾的发生以造成不可估量的损失，必须遵循以下原则：档案库房严禁非工作人员入内；库房内严禁存放易燃物、食物和其它与档案工作无关的杂物；消防器材应放在方便、易见处，严禁在库房内吸烟或点明火。同时为了防虫防盗，库房内应经常保持清洁卫生，按要求施放药物，做到无虫、无霉、无灰；离开库房时应拉好窗帘、关闭电灯，进出库房随手关门，严禁敞门离开库房。

二、合理的查阅和修改制度

企业技术档案要以原始记录为依据，定期作出准确可靠的统计，其统计范围主要有：档案管理基本情况统计；分类档案数及库藏量统计（包括卷数、底图张数、科技资料总数）；归档率、完整率、准确率、查全率、查准率的统计；档案提供利用及其效果的统计。档案室要编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，并且要根据需要编制检索工具，认真做好企业技术档案信息开发利用工作，便于查阅和资源共享。

为了保障档案的准确性和时效性，需要对于技术档案进行一些修改：对于已归档的图纸、技术文件，要有经过领导批准的图纸及技术文件更改通知单、产品图纸及技术文件由产品研发部门负责，工艺及工艺文件由工艺管理部门负责，如需借出修改，必须办理登记手续，限期归还；对于常年生产的定型产品图纸和工艺技术文件，由研究院研发管理部按有关规定发放，一般每年换发一次，如不需要更换的直接加盖章印，换发新图的同时，要收回旧图，并办理登记手续，设计、工艺部门必须在换发新图前按规定手续做好底图的整顿工作；零散晒制蓝图及技术文件或复印管理类文件材料，应由申请部门向研究院研发管理部申请流程提交晒图、复印申请单，操作人员收到申请单后进行下面的工作。

为了促进学习和交流，公司员工和外单位人员按照相关规定可以查阅技术档案。对于一般档案，除开架提供阅览的以外，应办理登记借阅手续，并限在阅档室查阅，用毕当即归还，要求把档案拿出阅档室使用，按借出手续办理，查阅密级文件，须持所在部门介绍信并经研究院研发管理部门同意。外单位要求查阅档案，必须持单位介绍信，说明目的，并通过有关业务部门负责人签署意见后方予接待。

三、健全的保密和销毁制度

技术档案记录着企业的科研生产活动，有些属于企业的绝密资料，这些材料如果被竞争对手得到会对公司的利益造成极大的损失。应该尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。其实，根据公司的政策和档案的作用，准确地判定档案的保密级别，公司技术档案密级分为机密、秘密、一般三类，一般类档案可以在厂内开架提供阅览和借出使用。秘密以上属保密档案，一般不予外借和复制，须经规定的审批手续方可查阅。对于保密档案，立卷部门在立卷时应准确标明密级，注意妥善保存和及时归档，另外，档案室对机密档案应单独保管，机密档案柜的钥匙平时应予封存。最后，档案人员不得擅自将档案带出库房，不得私自摘录或复制所管的档案，不得以档案内容作谈话资料，闲谈议论，以致外传。接待查阅档案须认真履行登记手续，不得违反规定擅自借出档案；经鉴定剔出的文件材料和超过保管期限待销毁的档案，都必须妥善保管直至按规定方式销毁，不得造成散失。

技术档案保管期限分永久、长期、短期三种，各类档案分别根据国家有关部门的规定和公司的需求划分保管期限。销毁档案必须严格掌握，慎重从事，对于经过鉴定剔出的文件要分别造清册再保管一年以上，不得当时销毁；对于已经超过保管期限经鉴定确定不再继续保存的档案，应造具清册，提出销毁报告经分管领导审批，缓期一年执行销毁；销毁档案时要严格执行保密规定，应有综合管理部和安保部派人送造纸厂销毁，监销不得少于二人。档案销毁后，监销人须在清册上签字。

引文注释

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，毕小青.知识视角下的企业文档管理[J].档案学通讯，2001（1）：17-19.

？譻？訛 张斌，徐拥军， 褚峻等.知识资源管理： 企业档案工作改革的新思路[J].中国档案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中华人民共和国档案法，1996-07-05.

？譽？訛 中华人民共和国档案法实施办法，1999-06-07.

篇（11）

为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 工作原则

公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。

第三条 档案范围

1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；

2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。

第四条 档案管理人员

本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。

第五条 具体管理措施

一、归档工作

1．归档原则_____原始、真实、合符规定。

（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；

（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；

（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。

2．归档时间

（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。

（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。

3．具体内容

（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

二、管理工作

1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2．档案分类

本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：

（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；

（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；

（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；

（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

3．管理人员日常工作

（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。

（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。

4．档案的销毁

对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。

销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第六条 档案的利用

（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；

（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。

（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。