文书档案管理大全11篇

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【关键词】

信息化；文书档案；管理；创新

文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。

一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题

（一）管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提高档案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。

二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径

文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要强化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。（三）成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。

三、结论

综上所述，文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。

【参考文献】

[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界,2014(S6):1+4.

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通常在实际的工作当中，文书工作与档案工作两者是存在区别的，有其统一性也有分工明确性，那么在衔接的过程中两者相互配合形成一个分体式的管理系统①。在工作中文书与档案实行的是分块模式管理，是一种科学有效的管理制度，但是在某种程度上来说是有前提的。文书人员档案意识薄弱，那么档案人员也很少顾及文秘工作，导致两者在联系的过程中出现很多的问题，使之脱节，这是很多单位和企业在档案管理方面存在的问题。那么，目前在文书档案工作当中，公文的格式以及处理的方法出现了很多的不规范性，例如：办公用纸不达标、档案文件装订的不够规范、版记不全、相应的附件不明确、编号和原稿不全或者不规范等等。

（二）一人多职

为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。

（三）领导片面思维不重视档案管理

档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。

（四）单位其余部门对档案工作不配合

在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。

二、文书档案的管理特点及趋势分析

（一）文书档案丰富多彩

文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。

（二）档案与文书工作相联系

文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。

（三）文书档案最重要的两点：收集、保存

文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。

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（一）分类

分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下

1、分年度。也就是从医院形成的起始年代开始，将各个年度产生的文书档案分开。

2.分保管期限。即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）。

3.分问题（机构）。依据各单位形成文书的实际状况，将各个保管期限内的文书按问题（或机构），按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。

（二）组织案卷

将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。

（三）案卷排列

永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。

（四）编制案卷目录

将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。

（五）案卷上架

将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。

二、文件级文书档案的整理

2000年12月6日，根据国家档案局了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，将“立卷”归档改革为文件级整理，文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。

（一）分类

所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对文件进行分类，具体步骤为：

1、分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。

2、分机构。依据医院文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。

3、分保管期限。将各个机构的文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。

（二）排序与编号

将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。

（三）编目

将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

（四）装盒

装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：

档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。

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2医院文书档案管理对策

2.1提高医院文书档案现代化管理意识

医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。

2.2优化文书档案管理工作

在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。

2.3以制度保证医院文书档案管理质量

文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。

2.4提高医院文书档案管理者的素质

医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。

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二、完善乡镇文书档案管理工作的思考

（一）转变思想，提高重视

思想是行动的先导和指引，对于乡镇的文书档案管理工作而言，领导的科学认识和高度重视是做好此项工作的重要前提。因而，乡镇要从原先对文书档案管理工作可有可无的思想中走出，加大对此项工作的关注和重视。一方面，乡镇领导要树立明确的思想，将文书档案管理工作置于重要位置，适当倾斜对此项工作的投入，设置专门的文书档案管理室，并安排专门的管理人员；另一方面，档案管理人员要积极主动地做好文书档案的宣传汇报工作，加大领导的关注和重视，也努力获取相关部门的支持和理解。

（二）加强部门协作，建立高效的管理制度

各部门间的密切协作和有机配合是做好乡镇文书档案管理工作的重要保证，文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源与各部门。但当前，乡镇各部门间忙于各自的工作和检查，疏于对文书档案管理配合思想的重视。为此，就必须打破现状，妥善处理好部门之间的关系，并不断强化和完善文书档案的质量和结构。

（三）建立高素质的文书档案管理人员队伍

文书档案管理人员素质和水平的高低直接关乎档案管理的效果，对乡镇工作的长远发展意义重大。因而，乡镇要改进现有的管理人员队伍，通过提高管理人员水平、提升管理人员素质来促进和推动此项工作。一方面，在人员的选择上，乡镇要注意将专业符合的人员安排到文书档案管理中，明确专人负责，并严格落实相关待遇；另一方面，要加大对文书档案管理人员的培训，尤其在档案管理信息化的发展趋势下。

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一、单位文书档案管理的特点

（一）文书档案管理的重点是收集和保存

在一个单位的日常组织和运营过程中，要产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。

（二）单位的文书档案管理主要是文书工作

单位的文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。单位的文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，单位档案的工作是在文书工作的基础上对单位的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了单位档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将单位组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向单位的档案部门提供归档。所以，单位的文书工作在很大程度上直接决定了单位档案的质量。

二、单位文书档案管理中存在的问题

（一）文书工作与档案工作的衔接问题。

文书工作与档案的管理工作有一定的联系，但是两者之间又有很大的区别。所以，在现实工作中，只有将单位的文书工作与单位的档案管理工作相互结合，形成统一的管理整体，才能够在实际工作中取得更好的效果。在实际工作中，大部分的单位都是将单位的文书工作与档案管理工作分开进行。这样的工作方式是一个比较科学有效的方式，但是在这样的工作方式下，单位的文书工作与单位的档案管理工作就产生了一定的距离。文书工作人员在工作的过程中不重视档案管理的后期工作，而档案的管理人员也很少会考虑文书工作的相关问题。这样的话就使得单位的文书工作与档案管理工作出现了更大的距离，使得相互之间的衔接存在比较大的漏洞，从而影响到了单位档案工作的质量。

（二）文书档案工作人员的缺乏。

当前，在实际工作中，单位的文书档案工作人员一般情况下都是由别的部门工作人员兼任。这样虽然在一定程度上节省了人力资源，并且也节省了开支。但是，文书档案工作本身是一项比较专业性的工作，其要求文书档案的工作人员能够有比较好的专业基础知识，要有一定的档案管理知识和经验。所以，这样的用人模式使得在单位的档案工作中存在诸如档案管理范围不明确，档案收集不及时、档案的材料真伪不明、档案的分类出现错误等。这些问题主要是由于文书档案的工作人员自身疏忽造成的，这也在一定程度上反映出了档案文书档案管理工作人员的自身素质问题。

（三）领导的重视程度不足。

文书档案的管理工作，在当前大多数的单位中都是一项比较琐碎的工作，同时也只是众多办公室职能中的一个小部分。大部分的领导对单位的档案管理工作不够重视。大部分领导的心中都认为档案的管理工作只是一个比较简单的工作，并且在单位的众多职能部门中也只是一个次要的部门。所以，单位的档案管理投入缺乏，使得单位的档案不能发挥出应该有的作用来。

三、提高单位文书档案管理水平的建议

（一）提高单位文书档案管理工作的地位。

要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。

（二）做好文书工作与档案管理工作的衔接。

单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。制定统一的工作标准和规范，尤其是对于档案来讲，文件的格式、文件的归类、文件的整理标准等，都要制定一定的规范，只有在一定的规范下才能够有效的将单位的文书工作与单位的档案管理工作衔接起来。

（三）引进专业技术人才，做好培训工作。

对于当前很多的单位来讲，文书档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的文书档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的文书档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的文书档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位文书档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。

（四）促进档案信息化建设

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一、文书档案管理的含义及特点

（一）文书档案管理的含义

文书档案是指企业在活动中所产生的以及已经形成的具有一定价值的或者是应该归档的文件，根据一定的要求和标准规定进行有效地安排和管理的过程。

（二）文书档案管理的特点

第一，管理工作的复杂性。档案管理工作涉及到收集保存等工作。工作的复杂度较高，涉及的范围较为广阔。因此，文书档案管理工作具有一定的复杂性，相关工作人员应不断加强工作能力提升文书档案的管理效率。

第二，文书档案管理工作主要是进行文件的采集整理以及记录，这也是文书档案的形成过程。因此，从很大程度上而言，文书档案直接影响了文书档案管理的整体质量，主要体现在人事以及财务等方面。这也是文书档案管理工作丰富性的体现之一。随着科学技术的不断发展，文书档案的载体也在不断丰富，内容的多样性以及载体的多样性对文书档案管理工作人员提出了更高的要求。

二、文书档案管理中存在的问题

第一，重视程度不够。现阶段许多单位对于文书档案管理的重视程度较低，只是进行简单的文书整理工作，并没有设置专职的人员进行档案的分类和归档处理，进而影响了文书档案的管理效果。

第二，文书工作以及档案管理工作没有进行有效的衔接，而是互相进行的。但实际上文书工作与档案工作具有直接的密切关系，但是多数企业的文书档案管理人员并没有清楚地认识到两者之间的区别和联系，进而造成管理过程中出现脱节现象，在很大程度上降低了文书管理工作的效率和效果，文书的管理工作应将文书工作以档案工作进行紧密的结合，建立完善的工作体系，进而达到良好的文书档案管理效果。

第三，文书档案工作人员的素质有待进一步提升。现阶段，担任文书档案管理工作的人员多数是没有参加过专业和系统的培训，无法完全掌握档案的分类和立卷等程序，专业能力无法达到的文书档案管理工作的要求。即使有一部分工作人员是持证上岗的，但是在工作之后并没有接受继续教育，对档案管理工作的认识欠缺，思想观念陈旧，无法及时进行文书档案管理工作知识的更新，难以跟上时展的步伐。除此之外，档案管理工作人员队伍的整体素质有待进一步提升，管理人员，无法全面系统的掌握文书档案管理工作技能，很难达到良好的工作效果。

三、提升为书档案管理工作水平的对策

（一）不断完善文书档案管理制度

为有效提升文书档案管理工作效果，首先应建立健全文书档案管理工作制度，确保文书档案管理工作能够做到有法可依、有章可循，进而提升工作的规范性和专业性。科学的档案管理制度，有助于文书档案工作的顺利实施，进而提升文书档案管理工作水平和工作效率，为企业的发展奠定良好的基础。在进行文书档案管理过程中应严格按照所制定的规章制度进行执行，确保n案不随便外借提升文书档案的安全性完整性和规范性。

（二）有效衔接文书工作与档案管理工作

进行文书工作以及档案管理工作的良好衔接是提升文书档案管理工作效果的重要途径。因此，在进行文书档案管理工作过程中应进行两者之间的良好衔接，实现两者的互相促进。制定文书工作以及档案管理工作所共同遵守的标准和规定，加强对工作人员的管理，促进文书信息的标准化和规范化。与此同时，提升档案管理工作人员对文书工作的了解程度，及时的进行文书资料的收集整理和归档，并对未能按照规定进行记录的文书，进行及时的完成和后期的资料整理和管理。其次，应加强文书工作人员以及档案管理工作人员之间的通与交流，进而提升二者的工作效率和工作质量，确保文书工作与档案管理工作共同发展良好衔接。

（三）进一步提升文书档案管理人员的综合素质

首先，应不断提升档案管理工作人员的综合素质水平，通过定期的教育培训来丰富文书档案管理人员的专业知识和管理水平；其次，应不断进行档案管理工作办法的创新，进行管理内容的外延并不对不断深化档案管理工作的内涵，充分发挥档案的信息作用，充分发挥档案管理工作对于企业的重要作用，因此档案管理相关领导应不断加强对新知识、新业务的学习，并主动学习现代化的档案管理知识和信息化技术以及现代管理等有关知识，充分利用信息技术和计算机网络技术进行文书档案的管理工作。因此，相关人员应不断提升自身专业素养，提高工作的规范化和标准化，每一个岗位形成电子文档。文书档案管理人员应全面了解纸质文件和电子文件之间的区别与联系，明确文书档案管理工作职责，不断学习和提升自己，进而适应当前社会的发展需求。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J]. 现代经济信息，2010（16）： 62-63.

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医院通过文书档案管理可以反映行政活动，医院档案当中会明确的记录医院所从事的各项活动，其中还会将保存价值比较高的文书进行文字转换。医院最重要的服务性、基础性工作就是文书档案管理。

一、医院文书档案管理存在的问题

1.文书档案管理重视程度不够工作人员长期受医院传统经营模式的影响，对于文书档案管理不够重视，在管理的过程当中比较重视业务轻视档案。许多工作人员认为文书档案管理工作非常简单，其中涉及不到技术含量的工作，在实际工作当中的应用价值不大。文书档案工作缺乏严格的考核机制，在管理过程当中，对于文书档案信息资源的开发程度明显不足，整体导致文书档案资源的利用率下降。就目前的文书档案发展形势来看，我国文书档案管理缺乏健全的档案信息化制度管理，欠缺专门维护文书档案权益的法律法规，没有法律做强有力的后盾，档案信息不受保障。计算机应用于文书档案信息化管理，主要依靠计算机法规保护，但是由于文书档案管理容易受到网络上非法因素的干扰，导致体系容易受到破坏和窃取。缺乏专门维护文书档案权益的法律法规，就会使文书档案处于一个被动的状态，如果文书档案的权益受到了威胁，很难依靠法律的支撑进行维权。2.文书档案管理人员素质不高医院在对人才进行培养的过程当中，大多数都会重视医疗技术人员的相关培训，对于医院文书档案管理工作人员的培训不够重视。大多数从事医院文书档案管理工作的人员，在最开始都是从事相关的护理和计算机工作，就职之前并没有得到专业的培训。工作人员缺乏相应的文书档案管理知识，不能胜任对文书档案管理进行规范化和标准化设置的工作。对于相应的档案工作管理技能掌握不熟练，在工作的过程当中造成了工作效率降低，也会对于文书档案的收集范围不明确，对档案进行立卷管理时不规范。医院文书档案管理相关的工作人员并没有经过专业的培训，对于管理过程当中的一些理论知识不能够得到很好的认识，在具体工作开展的过程当中就会出现一些错误，在一定程度上导致医院文书管理工作整体效率下降。3.文书档案管理制度不完善医院制订了比较完善的管理制度，但是对于文书档案管理工作没有进行明确的划分，没有对文书档案管理工作制定统一的规章制度。许多有价值的文数档案在工作的过程当中没有得到重视，长期就会造成文书档案管理和具体的信息管理工作上的脱节，导致文书档案工作失去了系统性和完整性。医院文书档案管理没有建立较为完善的体系，对于工作具体的职责没有进行明确的划分，在工作的过程当中还应该设立监督机构，这样才可以在整体上确保医院文书档案管理工作得到有序地进行。

二、加强医院文书档案管理工作的对策

1.加强学习增强意识增加医院文书档案管理工作人员的学习机会，定期组织文书档案管理工作人员进行学习，不断的去强化文书档案管理意识。通过不断的学习可以提高工作人员在文书档案信息管理当中的业务水平，提高文书档案管理工作人员的整体素质。强化文书档案管理工作在医院发展当中的重要性，对文书档案管理工作人员进行定期的专业培训，强化工作人员的基础知识，更新工作人员的工作理念和知识内容。随着医院文书档案信息系统的快速发展，医院文书档案应该确定保密的安全防护到位，加大医院文书档案网站的信息系统安全，完善医院文书档案信息管理的管理体系。我国医院文书档案管理缺乏健全的档案信息化制度管理，而医院档案制度的顺利推广和实施，可以推动医院文书档案工作的持久开展，所以我们要建立健全的制度体系，保障医院文书档案信息系统的快速发展。信息管理中的电子文档、信息数据库、网络服务器以及文档的操作系统都需要不断的完善，才可以保障档案信息的资源安全。随着医院文书档案计算机信息系统的快速发展，医院文书档案应该确保访问网站的安全防护到位，加大医院文书档案网站的信息系统安全，完善医院文书档案信息管理的管理体系。工作人员应充分了解网络安全性的知识，自觉遵守档案记录工作规则，加大医院文书档案网站的信息系统安全。医院文书档案管理很容易受到网络上非法因素的干扰，导致体系容易受到破坏和窃取，应该加强档案管理使用的防伪加密，实行严格的医院文书档案登记防伪验证码。每一个工作人员都应该拥有自己唯一的登入账号，且此账号无法进行复制粘贴，随着时代和科技的快速发展，我们应该加强医院文书档案登记管理人员的计算机管理水平。2.建立健全的规章制度科学技术在快速的向前发展，利用科技水平的提高可以提高文书档案管理的水平，建立符合现代医学发展需求的档案管理体系。明确档案管理工作人员的具体职能和责任范围，对医院不同载体的档案进行统一的管理，建立较为健全的规章制度。对文书档案管理工作人员的岗位职责进行明确的划分，制定严格的文书档案保密制度，对相关的文书档案进行鉴定。对借阅文书档案要进行仔细的记录，根据记录来寻求每一份文书档案的来源。充分了解网络安全性的知识，自觉遵守档案记录工作规则，加大文书档案网站的信息系统安全，针对不同的数据电子档案、签名设置和网络瘫痪维护。对相关工作人员进行有关的保密宣传教育，开展法律常识基础知识教育，让文书档案管理的工作人员清楚地认识到保密的重要性。同时完善文书档案信息管理的管理体系，保证档案信息不会外泄，规定文书档案方案的记录格式，防治被其他人滥用。3.加快推进文书档案管理信息化和现代化建设对纸质档案数字化和信息数据库进行严格的质量审核，确保档案的格式统一、数据规范。将计算机技术引入到档案资料的收集过程当中，可以有效提高医院文书档案管理自动化水平。对于医院的信息网络平台一定要加快建设的步伐，将档案信息充分的汇集在医院的信息中心，使每份文书档案管理工作都有章可循，并有明确的要求和制度的约束，确保可以更高效的服务于医院的各个部门。医院文书档案管理工作是一项非常复杂的工作，通过长期的培训和管理才可以提高管理的水平。医院整体的管理水平是通过文书档案管理水平来衡量的，通过建立较为健全的规章制度，可以解决医院文书档案管理中存在的一些问题。不断的去提高文书档案管理的硬件设施和软件设施，引进新的管理技术和理念，提高文书档案管理工作的整体水平。随着时代和科技的快速发展，计算机的广泛应用提高了文书档案管理的工作效率，将计算机技术与文书档案信息管理相融合，既可以高效的动态管理文书档案，又可以提高文书档案工作人员的工作效率。同时将文书档案业务过程中的信息转化为电子信息，可以全面提高文书档案工作者的工作效率，同时也可以保障医院档案的信息安全。

参考文献

[1]李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施[J].中外医学究,2015,13(02):150-151.[2017-08-28].

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文书档案是在机关、社会团体、企事业单位或者其他社会组织中，单位的行政活动过程中形成的，具有一定价值的，需要妥善保存的文件，文书档案管理是对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准，如果文书档案管理出现纰漏，会直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量。一般文书档案包括单位的党委、纪检、组织、工会、人事、办公室等部门日常工作中形成的有保存意义的档案，文书档案管理工作是日常工作不可或缺的，应该引起单位的足够重视。

一、文书档案管理的特征

（一）档案的形成是由文书工作产生档案的形成是与文书的工作密不可分的，文书的工作内容是文件的收集、登记、催办、转运、承办、整理和立卷、归档工作。可见文书是档案的来源，文书工作是档案形成的过程，是档案管理工作的前提，档案的管理工作在此基础上将文件资料进一步收集、鉴定、统计、编研、整理、保管、检索以及提供利用等。文书的质量比如文件的格式、卷面的质量、资料是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响，文书是否能够收集完整并且按时归档直接影响到档案管理工作是否做到位，文书部门负责将单位在领导或者日常的行政管理活动中产生的有保存价值的资料进行整理、立卷，将整理好的文件材料定期向档案管理部门归档。

（二）文书档案的管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料文书管理的对象是已经发生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助载体进行记录、分类、整理、存放。文书档案的管理工作主要是要保证文件的完整、安全，重点是收集、编目编册、管理、保存、利用等过程。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）档案的收集不够及时。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料。

（二）文书工作与档案管理工作配合不当。文书工作和档案管理工作是密不可分、相辅相成的，文书工作是档案管理工作的前提和基础，从文件的收集、整理、保存、归档、借阅上来讲，档案管理工作是文书工作的延伸。但是由于文书工作和档案管理工作是分属不同的部门的，造成了工作上的配合不当，文书工作人员没有归档的意识，而档案管理员也不了解文书的工作内容，两部门之间缺少沟通和协调，使工作的衔接出现脱节。

（三）文书档案的保存方法不恰当。随着科技的进步和社会的发展，办公设备也在不断的提高，办公的自动化水平越来越高，计算机网络技术的发展很大程度上提高了文书档案管理的效率，但是新型的文件材料与传统纸质的文件档案的收集、保存、归档、利用存在着区别，也给档案的统一管理带来了不便，因为传统纸质的文件材料没有电子版的备份，而存在计算机或是光盘中的文件资料没有打印出来进行整理和保存，这就使档案的保存不完整、不条理、不统一，给今后档案的调用、查找带来了麻烦。

（四）文书档案管理人员的素质有所欠缺。文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训，接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员应该认清未来行业发展的趋势，掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。

三、提高文书档案管理工作水平的对策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。

（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。

四、结语

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

参考文献：

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中图分类号：TP393

文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。

2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用

就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。

第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。

第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。

3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计

文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。

首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。

其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。

基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。

如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。

3.1文书档案管理模块

文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。

1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。

2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。

3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。

4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。

5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。

6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。

7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。

3.2文书档案借阅与归还

文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。

1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。

2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。

3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。

在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。

3.3综合查询

综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。

3.4系统设定

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1.文书档案电子化管理的优点

1.1电子档案的便于检索，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题。

1.2信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理。

1.3电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

2.文书档案归档存在的问题

2.1文书档案管理工作的规范程度过低

目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法。 2.2文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。

2.3 文书档案管理的配套设备不到位

一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。

2.4文书档案管理人员素质有待提高

文书档案管理人员是该项工作的直接执行者，他们的素质直接决定着文书档案管理工作的质量和效率。然而，我国现有从事文书档案管理工作的人员素质普遍不高。一些单位的档案管理人员未经专业学习和培训就进入档案部门工作，他们对立卷、档案分类等基本知识都了解不足；一部分档案管理人员虽然具备相关的上岗资格，却不注重自身知识结构和实际档案管理水平的提升，特别是随着办公自动化的普及，这些档案管理人员还未意识到掌握计算机技术对提高自身档案管理水平的重要性。文书档案的工作人员不仅需要提高自身的工作素质，思想素质也有待提升。

3.加强对文书档案归档要求方面的管理

为更有效的对文书档案进行管理，及时归档是必不可少的前提条件。文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。

3.1建议将归档章位置盖在文件左上方

最佳归档章加盖的位置应以左上方为宜，并应定量规定其上边距及左边距，建议以1.5厘米左右为佳。如此改进之后，当要调取某件档案时，只需要将该盒档案从盒内抽出三分之一宽度就能轻松地查到件号，不但能在短时间内准确地找到所要查找的文件，而且只需要将该件单独抽出即可，不必抽出整盒档案。同时也符合《归档文件的整理方法》第6条规定。对于部分特殊的归档件，建议：塑装、皮装的会议记录本，尽量保持其原貌，不必拆装，归档章加盖在扉页上端适当位置即可；需要折叠的大规格图表，按A4规格折叠，将归档章盖在左上方指定范围；横向排版的A4型图表，建议归档章加盖在表头右上端，方向与表格方向平行，保持归档章的文字方向与表格文字方向相一致，使得版面统一，装盒时表头齐左，因而其归档章也在左上方，虽然归档章的方向发生90度的转向，但不影响整体效果和查阅利用。

3.2建议推广纸封套袋装法

文件的装订方式采用的行业标准D无酸纸封套袋装法值得推广。此方法有以下优点：以件为单元，无论文件厚薄，一件一袋，层次分明；不损伤文件，复印扫描都很方便；成本低，比较于不锈钢夹而言占据空间较少；便于以后数字化时的拆装扫描，有利于保护档案原件不受损害。若对此无酸纸封套袋装法稍加改进，这种方法值得借鉴与推广。一是将归档章统一印制在封套的左方固定位置，填写完整的归档文件信息；二是设置相应的格式，将归档文件属性标示清楚，以便查阅时只需要将文件抽出一部分就能看清归档文件的件号及其它基本信息，便于快速查找。特别要注明“件”内总页数，以便核查，防止利用过程中发生丢失张页现象。在具体实践中，在归档文件上也应加盖归档章，填写的信息与封套上相一致，这样一一对应，就能保证文件调出后能准确放回原封套，防止在利用后出现装错袋现象。

3.3建议细化检索工具

推行的文号查对表由归档文件的文号、保管期限、机构、件号等四个主要特征编制而成。在文号查对表中，以归档文件的文号作为主要特征，按同一发文机构同一类型文件的序列号由小到大排列，其保管期限、机构、件号等基本特征注明在相应的表格中，查找时，只需要知道被查文件的文号，就能从表中快速找到该归档文件所处的准确归档位置。编制文号查对表应该注意的是，不能漏号，对于本部门的行文，文号一般应该是连续的，个别特殊情况空缺的文号必须作特别备注，以示该文件不存在。其它部门的来文，文号不具有连续性，但要保持由小到大的排列顺序，其空缺的文号即说明此文件没有在本全宗内归档。所以，利用文号查对表检索，还可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下归档，以节省查找过程。

4.结束语

随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，作为档案工作人员必须顺应时代的发展，为档案的管理打下坚实基础。

参考文献：

[1]湖南省档案局业务指导处.公文办理与归档整理. 2001.