信息时代下办公室档案管理研究

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一、前言

进入到信息化时代，传统的档案管理手段已经无法适应现代工作要求，办公室档案管理工作也要相应的实现信息化管理。档案管理工作流程及内容都是非常复杂的，智能化操作能够有效地提高档案管理工作效率及质量，从而实现对办公室档案资料的有效管理，实现档案管理工作的进步。

二、信息时代档案管理工作概述

（一）信息化档案管理内涵

所谓档案管理信息化就是在办公室档案管理工作中，融入信息化技术，实现对档案资料的高效收集、整理、归档与保存。另外，档案管理部门还需要提供档案信息资料。信息化档案管理工作与传统的纸质档案管理工作有所不同，朝着智能化与数字化方向发展，但是信息化档案管理工作一般需要在管理组织支持下开展。

（二）信息化档案管理工作内容

信息化档案管理工作的主要内容与传统的档案管理工作实际上是相同的，其重点则在于信息化管理系统的建立。首先，需要以硬件及信息软件为基础内容，为档案管理系统的有序运行提供保障；其次，需结合我国当前国情，从科学发展的角度入手，加强各个档案管理部门之间的工作联系，实现档案管理工作的标准化、规范化与全面化；第三，加强档案信息保存环节的智能化与信息化，将信息资源进行统一整理与归档，加强对档案信息的传播与推广；第四，加强信息化管理技术在档案管理工作中的应用，可以从信息化平台的建设标准与建设内容相融合，实现信息化管理系统的有序运行；最后，加强专业人才的管理，尤其对于信息化

术，对人才要求高，为此需要加强人才队伍建设，在吸引高水平员工的基础上，采取各项激励措施留住人才。

（三）信息化档案管理特点

首先，信息化档案管理工作必须要在我国法律法规等各项制度范围内开展工作；其次，信息化档案管理工作与传统档案管理工作相比较，实现了信息化与数字化；最后，数字化档案管理工作实现了档案资源管理方式的网络化与数字化，提高档案管理工作效率。信息化档案管理工作的核心内容就在于将传统的档案管理工作内容与现代化的数字管理方式相融合，有利于提高档案管理工作的质量及效果。通过信息化及数字化手段，能够节省档案整理、保存及查询的时间。

（四）办公室档案管理信息化的重要性

1.满足档案管理工作发展的需求。由于受到传统思想的影响，档案管理工作一直处于被忽视的地位，管理工作难以实现高效、高质的完成。所谓信息化管理就是指突破传统的管理方式，以规范化与制度化的管理流程，来满足单位档案管理工作的内在需求。随着信息技术的高速发展，现代化的档案管理工作能够更好地在信息技术基础上展开高效、高质的档案管理工作，保证档案管理工作的全面落实，为企业发展创造良好的内在条件。为此，在办公室档案管理工作中，要建立信息化的档案管理工作，通过优化管理流程提高管理效果。2.通过信息化管理提高档案管理效率。档案管理的信息化能够提高优化管理流程、提高管理效率，突破传统的管理模式，更好地满足新时代背景下的档案管理工作需要。另外，档案管理工作效率的提高是档案管理工作实现规范化与制度化的基础条件，也就是要以高效的工作实现档案的收集、整理及归档。为此，档案管理工作的信息化是实现档案管理工作高效开展的基础条件，也是实现制度化的保障。3.信息化管理与制度化管理相辅相成。规范化的档案管理是实现信息化的重要保障，当前，我国办公室档案管理工作还未完全实现制度化，这对于其信息化发展起到了制约作用。所以，规范化档案管理工作是推动信息化管理的基础，建立完整的制度管理系统及规范化的操作流程，为推动档案管理的数字化发展起到了积极作用。

三、信息化档案管理工作存在的问题

我国当前办公室档案管理工作实际上还并不成熟，在实际操作环节存在以下问题：

（一）档案管理信息系统的规划与涉及落后

现代化时代，档案管理工作最为明显的缺点在于信息系统规划与设计落后。档案信息资源的生成有着明显的空间地域特性，并且受到资金与权力的影响。为此，采取统一的规划方案就有着较大难度，导致信息化档案管理工作难以有序开展。

（二）缺乏信息化管理理念

当前，我国所实现的办公室档案管理系统，更像是珍宝被企业所收藏，无法发挥其实际使用价值。但是在信息化时代背景下，将各项档案资源及信息统一调动与规划是必须的。然而，在信息化档案管理系统实际应用过程中，工作人员缺乏服务意识，导致信息化管理系统流于形式，局限于纸上谈兵，无法发挥信息化管理系统的效果。

（三）管理方式落后

传统的办公室档案管理工作，主要是利用工作人员的实际操作与手头工作来完成的，但是这种工作方式有着较大弊端。首先无法及时整理与归档档案信息；其次，无法快速高效地调用档案信息，失去档案管理干工作的意义；第三，档案管理工作人员的服务意识落后，工作人员专业性差，导致档案管理工作无法有序开展。

四、信息化档案管理工作策略

（一）创新档案管理思维

促进办公室档案信息化管理进步，首先需要转变管理思想。虽然档案管理资料参考价值及收藏价值较大，但是工作人员的服务意识落后，工作内容还是局限于资料的收集、整理与归档，无法发挥档案应用价值。为此，想要真正实现信息化档案管理工作，就需要转变传统的档案管理思想，包括企业管理人员及档案管理工作人员，都需要转变传统的档案管理思维，广泛接收最先进的档案管理理念，以此为基础建立档案管理系统，实现档案管理的信息化。

（二）建设及应用信息化档案管理系统

在当前信息化技术高速发展的时代背景下，建设信息化档案管理系统是非常关键的。首先，企业要通过多方面扶持来推动档案管理的信息化建设工作，以信息技术作为档案管理系统建设的基础，从而更好的实现现代化管理，提高档案管理效率，加强档案的收集、整理与归档工作。单位需要为档案信息化管理系统的建设提供物力、人力及财力的支持，为保证档案管理系统的现代化起到保障作用；第二，传统人工形式的档案管理工作显然是无法适应现代化档案管理工作需要，为此要加速档案管理数字化建设，通过建设数字化管理系统，突破传统纸质档案管理的低效、低质；第三，通过建立档案管理信息化系统，为档案管理工作提供查询与搜索功能，从而满足档案管理工作需要，改变传统档案查询难、搜索慢的问题，提高档案管理的实效性。因此，在档案信息化系统建设过程中，不仅要提供最为基础的资料整理、归档问题，同时也需要结合实际工作需要，为方便后期档案的使用起到推动作用。

（三）提高档案管理人员服务意识及专业性

办公室档案管理工作人员要加强服务意识，以服务为工作原则。首先，建立网络服务平台，突破传统管理方式的局限性，节省人力、物力及财力，提高工作效率；其次加强对信息化档案系统的维护，避免使用过程中出现障碍，影响档案管理工作的正常开展，并且制定一套科学的档案管理方式，最终将档案信息制作成电子版本，方便下载查看，实现信息化档案管理价值；另外，加强对档案管理人员的培养，企业首先要吸引高水平的人才，与高校建立合作关系，为高校档案管理专业毕业生提供实习机会，正确留下其中较为满意的学生成为正式员工。在办公室档案管理工作中，针对信息化管理系统，加强对员工的培训，使员工能够追随时代步伐，学习到最为先进的应用技术，在提高员工专业水平的同时，也能够实现档案管理系统的进一步优化。

五、结论

档案管理工作对于企业的发展有着关键作用，尤其在制定决策环节，通过对以往工作经验的总结来进行才能够保证决策的合理性。而传统的档案管理手段已经无法适应现展需求，建设信息化档案系统是非常关键的。企业要转变档案管理观念，加强信息化管理平台的建设与应用，从而实现档案管理工作的高效高质。

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作者:王丹 单位:济南工程职业技术学院