信息时代档案管理探究

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一、信息时代的档案管理面临的机遇

从以往档案管理工作的运行模式来看，其依赖于人力和物力的较大投入，因为档案资源数量逐年增加，因此，档案工作人员亦需要承担着较大的工作强度和工作压力，由此也可以说，以往的档案管理工作对于人工操作方式的过度倚重，难以确保档案管理工作提升效率。当档案管理机构将信息技术手段引入到自身的工作范畴之中后，对于前述问题能够很好地解决，也就是说，在信息技术手段的帮助和支持之下，将让档案管理工作无需如同先前那般对于人工操作模式过度倚重，而是可以将档案工作人员从繁重的建档、归档以及档案资源查找、保存工作之中解放出来，同时，在信息技术的帮助和支持之下，将改变档案管理工作的传统运作模式，使得档案管理工作变得系统化和集成化。对于档案资源的保管工作而言，档案工作人员在信息技术手段的帮助下，可以实现对传统档案资源的数字化处理，这样一来，避免了以往纸质档案会在日常保管过程之中出现的损毁、散佚等问题的出现，而且通过对纸质档案资源的数字化处理，使其更易于保管，如若公众有档案资源的利用诉求，则档案工作人员亦能够利用信息技术实现快速查找。不过应当看到的是，在信息化技术在档案管理工作领域得到应用和推广的背景之下，为了能够真正达到提升工作效率的目的，则要求档案管理人员应当掌握与信息技术相匹配的操作技能。纸质版的档案不能进行备份处理，档案中的大量信息占用了很大的空间，但是信息时代的档案可以通过互联网备份，相关人员在采集信息和使用信息上也省去了很多时间，比以前更加方便了。对于当下的档案资源而言、在对其进行保管时，已经无需借助人工操作的方式，而是借助计算机便可以实现对档案资源的存储，并且这种存储方式具有更高的安全性，同时亦能够避免因为档案工作人员疏忽而出现的录入错误的现象发生。档案主管部门应当加强对档案工作的指导和监督，以免出现伪造档案、篡改档案的问题的出现。现阶段，国内立法机关也加大了对档案工作的立法重视程度，由此为我国的档案管理工作提供了明确的指引。

二、信息时代档案管理面临的问题

信息时代，档案管理面临着一些问题，比如档案资源安全和保密问题，掌握信息技术手段的档案人员数量不足等问题，需要我们引起重视。

1.档案资源安全和保密问题

正如上文所指出的那样，当信息技术手段被应用到档案管理工作之中后，以往的人工工作模式将被取代。电子档案管理系统一般是利用验证登录名和密码双重保护进行安全防范，虽然方便员工工作，但是一旦密码泄露，就会导致不法分子借助网络信息技术对原始档案信息进行修改、窃取与仿造原始档案资料，对档案资料使用的安全性有着直接的威胁，导致档案信息面临着重大的泄露及损坏风险。此外，作为电子档案资源而言，如若遭遇系统运行故障、黑客侵入以及木马植入等问题，极易会造成数据库中所储存的数字化档案资源的破坏。

2.掌握信息技术手段的档案人员数量不足

尽管说信息技术的引入和应用能够极大地提高和增进档案管理工作的效率，不过这并非意味着档案管理工作无需依赖人力资源，恰恰与之相反的是，在信息技术手段改变了传统档案管理工作的模式之后，对于档案工作人员的要求变得更高。也就是说，档案工作人员必须掌握足够的信息技术应用手段，唯有这般，方才能够真正发挥出信息技术手段对于档案管理工作的优势来。然而现在的情况是，同时具备专业的档案管理工作能力又可以灵活运用信息技术的档案工作人员较为稀缺。这样便会使得档案管理部门面对一种尴尬的情况，即，虽然引入和应用了现代信息技术手段，但受限于档案工作人员的技术和水平，完全没有发挥出信息技术手段应有的价值和效用。

三、信息时代的档案管理对策

1.打造完备的档案资源安全体系

为了避免数字化档案资源遭到破坏，相关档案管理部门必须注重打造完备的档案资源安全体系，如建立防火墙、限制IP访问和接入等，以此来避免数字化档案资源在木马植入、黑客侵入时受到损毁。另外，在信息技术快速发展的同时，使得信息的竞争愈发激烈，并在某种程度上对信息安全敲响了警钟。为此，可采取身份认证、密钥管理等安全手段来加强信息系统的安全性。

2.注重对档案工作人员的信息技术应用水平培训

首先，应充分利用好招聘方式来引进专业的管理和技术人员。其次，对现有工作人员进行培训，尤其要加大对现代信息技术和科技知识的培训工作。只有掌握了技术技能和管理知识并提高自身的业务素质之后，才能确保档案管理人员能够胜任信息时代规划信息中心的档案管理工作，推动信息时代档案管理工作的发展。

四、信息时代档案管理工作未来的发展前景

作为档案管理工作而言，相关的管理者和从业人员必须意识到信息技术时代对档案管理工作所带来的冲击和影响，诸如我国非企业单位现在的档案管理在管理机制上还有很多欠缺，对人才管理也有些疏漏，但是正是这些不足说明了，我国的档案管理工作还有很大进步空间和创新余地。