石油企业档案管理优化探讨

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我国企业要想在市场竞争中占据更为有利的市场位置，需要加强档案管理工作，不断进行优化，加大各方面的投入，充分发挥档案管理对石油企业发展的作用。本文主要立足于市场环境下石油企业档案管理工作的作用，分析当前管理中存在的问题，探究如何对其进行优化。

档案管理工作对现代企业的重要性不言而喻，要想真正做好档案管理工作，需要石油企业从意识上真正重视起来，才能够更大限度的发挥个人主观能动性，在实际工作开展中真正落实档案管理，从档案的收集、整理到保存，做到实处。石油企业还需要对当前档案管理工作现状进行调研，在充分了解当前石油档案管理工作中存在的问题的基础上采取相应的措施，制定对应行之有效的措施，才能够确保档案管理工作充分发挥个人的作用，真正推动石油企业的前行与发展。

一、市场经济体制下石油企业档案工作的作用

将石油企业档案管理工作放置在市场经济体制下进行观察，可以发现，档案管理工作的作用更加突出，需要石油企业不断优化档案管理工作，想办法使其作用得到充分的发挥。

（一）档案具有现实信息资源性作用

企业的生存与发展吏部考各种信息资源的支撑，而对于档案管理部门来说，其保存了大量的信息资源，这是它与企业其他部门相比所具备的独特的优势，这些信息不仅仅包含企业本身的相关战略发展方针以与规定、企业信息技术的更新与发展，还涉及到行业发展趋势，市场变化以及企业生产过程中相关的原料价格等经营信息，这些信息不仅仅直接见证了企业的发展历史，又是企业在当前发展过程中进行决策制定的重要参考依据。虽然对于企业来说，档案具有一定的历史价值，但是对企业发展来说，档案的现实利用价值远远超出其所具有的史料价值，如果企业能够将静态的档案信息进行转化，变成动态的信息资源，将能够更好的为企业发展服务，为企业带来不可预估的经济效益。

（二）石油企业档案具有经济凭证作用

对企业来说，档案是一种对过往发展历史的记录，是一种历史凭证，随着我国社会主义市场经济体制的不断完善，已经在我国形成了一经济建设为中心的社会生活格局，档案管理工作也随着时代的发展而变化，迈入为企业经济发展服务的轨道。在这种大形势下，石油企业也不例外，档案作为企业经济发展凭证的作用越来越明显，通过利用档案管理为企业生产经营服务，为企业带来了非常可观的经济效益。

（三）石油企业档案管理工作具有超常服务性作用

企业档案管理部门和相关工作人员为社会服务、实现个人价值的最主要的物源就是档案，而对档案工作来说，最终的目的还是为了利用档案。要想让企业经营管理层真正看到档案管理工作的价值所在，就需要切实提升档案对企业的服务作用，让管理者直观的感受到档案管理对企业发展的实际作用。在石油企业管理过程中，档案管理能够为企业提供的服务是多种多样的，为企业经营决策提供数据支撑与参谋是其中最重要的，能够提高企业决策的科学合理性，在一定程度上规避不合理的决策，为企业明确发展方向起到指引作用。

（四）档案管理工作的开展能够强化全行业的档案管理意识

社会主义市场经济体制下，我国企业中档案管理工作的开展与社会之间的联系紧密性不断强化，有必要在社会上不断倡导档案意识，普及档案管理。社会档案意识的强弱从根本上来说与整个社会的生产力发展水平、科学技术进步发展程度以及整个社会国民文化素质的高低有着直接的关系。随着我国社会改革的不断推进与申花，企业内部经营管理工作的开展也少不了档案和档案管理工作，很多企业已经在过往的发展中由于档案管理工作受益或者遭受过不小的损失，这些在很大程度上已经意识到档案的重要性，形成开展档案管理的自觉性。如果在石油企业中能够积极开展档案管理工作，并对由于档案管理工作为企业发展带来经济效益与社会效益的相关事例进行宣传倡导，在社会上会刮起一股浪潮，无论是对石油企业员工还是行业企业来说，都将更充分地意识到档案管理的作用，产生档案管理意识。

二、石油企业现阶段档案管理中存在的问题

（一）重视程度不够

石油企业对档案管理工作的重视程度不够主要可以从以下四个方面来理解，首先，企业管理层并没有真正认识到档案管理工作对企业发展的重要性，甚至简单的认为档案管理就是对企业的历史资料的进行收集，还有部分管理者认为档案管理并不能为企业带来直接的经济效益，反而需要投入大量的人力物力财力，是一种资源浪费；其次，对档案管理的认识不够全面，没有将档案放在企业整体运行管理中去理解，无法理清档案管理与企业业务开展之间的内在联系，将二者分离开来；再者，没有认识到档案管理工作安全性的重要性，看不到档案保密工作对企业发展的重要意义，在具体的档案管理工作开展中缺乏安全保密意识，没有采取相应的保密措施；最后，档案管理工作处于被动开展状态，档案管理人员的工作缺乏主动性与积极性，很多时候都是被动的应付上级考查工作而进行的，很难深入挖掘档案管理工作的价值。

（二）人员素质不高

虽然我国石油企业也在积极适应不断变化发展的市场，积极开展人才队伍建设，但是从档案管理队伍建设现状来看，很多档案管理工作人员还不能适应信息时代爆炸式信息剧增的工作环境，在繁杂的档案管理工作中无法灵活应对工作。受到档案管理人员素质影响，其不仅不能熟练掌握档案管理相关基础知识与技能，又没办法快速接受信息技术应用与管理办法，不能够对档案信息进行深入的研究分析，管理依然沿用传统的方法，还停留在手工作业阶段，即使应用了数字化技术，也无法完全取代手工管理模式，整体管理水平提升慢。

（三）档案管理不够标准化、规范化

管理标准是管理工作有序开展的前提，同样对于档案管理工作来说，是否建立标准规范的档案管理标准直接影响到其档案管理工作的开展，尤其是进入信息时代后从资料收集录入到分析整理，电子化档案管理对管理标准的要求更高。但是石油企业档案管理工作受到传统管理模式影响深远，到目前为止都没有建立一个统一的管理标准指导档案管理工作的开展，造成管理混乱无序，工作正常开展受阻。

（四）石油企业档案管理投入不足

受到石油企业管理层对档案管理重要性的认识不足的影响，很多石油企业对档案管理无论是在资金投入还是人力投入都存在严重的不足，缺乏必要的基础设备与软件，这在很大程度上限制了档案管理工作的正常有序开展。

三、石油企业档案现代化管理应对措施

（一）强化石油企业管理者档案管理意识，真正重视档案管理工作的开展

意识指导影响实践活动的开展，要想充分发挥石油企业档案管理工作的作用，将优化档案管理工作的相关措施落到实处，需要让石油企业管理者真正认识到档案管理工作的重要性之后，才会将档案管理真正纳入到企业日常管理工作中去，从管理到投入都高度重视，才能够由上到下对档案管理工作进行优化升级，真正推动石油企业档案管理工作现代化发展。

（二）做好人才培养工作，重视培养现代化档案管理复合型人才

石油企业档案管理工作的开展最终还需要具体的工作人员来落实，而要想不断优化石油企业档案管理，对档案管理工作人员提出的要求也有了更高的标准，不仅需要满足传统档案管理开展所需要具备的档案管理专业知识与能力，还要具备有一定的信息素养，能够借助信息技术熟练处理工作中出现的各种问题。在具体工作开展中，石油企业需要针对档案管理工作建立相应的部门与岗位职责，对工作流程进行明确，优化整体管理工作的流畅性，同时提高人员知识结构，明确各个岗位之间的分工合作。同时石油企业还需要对企业现有的档案管理人员组织开展培训，从现代化的档案管理理念到信息技术应用能力，提升档案管理队伍的整体水平，提高工作人员在档案管理中遇到突发情况时的处理能力，重视多面手型人才的培养。石油企业还要坚持开放性的管理理念，积极走出去，与同行或者不同行的企业就档案管理工作开展交流，学习别人好的档案管理方法，在交流学习中实现自我提升。除了做好内部档案管理人员的培训提升，还要注意吸收新鲜血液，从专业的高校毕业生中选择合适的人才充实到档案管理队伍中去，优化队伍结构。

（三）建立并完善石油企业档案现代化管理相关制度与标准

衡量档案管理现代化发展水平的一个重要标准就是是否建立相应的管理标准。一般来说管理标准的建立需要由企业管理者进行统一部署，在相关工作人员的长期摸索中建立，是一个比较复杂的过程，需要花费相当长的时间。但是一旦管理标准建立起来后，石油企业档案资料可以在不同的部门甚至企业之间即时进行数据资料的传输、共享以及交换，管理工作更趋于有序化，通过不同部门的及时交流，大大减少不必要的重复工作，档案管理工作人员也不需要在做无用功，整体管理效率能够得到大大提升，石油企业整体档案管理水平提升。因此石油企业需要根据自身实际情况建立相应的管理制度与标准，并根据实际应用中暴露出来的问题及时进行调整优化，建立适合企业发展的标准体系。

（四）加大投入，完善石油企业档案管理相关设施的配置

档案管理工作对相关设施的要求有着一定的要求，尤其是现代化的信息档案管理工作尤其对硬件的要求更高，因此石油企业需要加大对档案管理工作的投入，从硬件设备到软件配置，都要落实到位，为档案管理工作的开展提供坚实的基础保障。一般来说，在硬件设备层面，档案管理工作人员都需要配置计算机、扫描仪、打印机等设备，而在软件配置层面，不仅要根据实际工作需求购买安装相关软件，甚至自主进行软件开发，还要考虑到未来档案管理工作可能发生的变化，预留好相关的软件接口。在进行设备配置选购过程中，不仅仅要考虑到设备的性能好坏，还要兼顾到经济因素，多方比价后选择性价比最高的。需要注意的是，进入信息化社会后，档案管理工作将档案信息都直接录入到计算机中，这无形中为档案管理工作带来安全因素，要想更好的保障档案安全，应该将档案保存到内网计算机上，还要设置好相应的登陆密码，进行权限分级，做好档案备份工作，最大限度的减少档案泄露等不安全因素。

（五）不断创新石油企业档案管理工作

我国石油企业大都是大型企业，涉及到石油开采、生产与销售等各个环节，不仅整体信息量庞大，还存在有极为分散的特点，这在很大程度上给档案管理工作的开展带来了很大的难度，如果沿用传统的档案管理模式，很难适应现实发展需求，需要不断对石油企业档案管理工作的创新优化，减轻档案管理工作人员的工作压力。具体来说要从以下三方面开展工作，首先解放思想，从思想观念上进行创新，只有思想放开了，才不会约束到行动，对行动起到指导作用，才会在实际的档案管理工作中真正践行创新，取得更好的优化效果；其次创新管理模式，要走出传统的限制，从工作手段到工作流程都需要进行改进，不断对繁琐的工作环节进行优化，删繁就简，去除不必要的过程；再者要重视思考，在平常工作中不能碌碌无为，要及时发现存在的问题，针对问题不断改进，在解决问题的基础上创新工作形式。进入知识经济社会，社会经济的不断发展背后总离不开科学技术水平的不断提升，在经济全球化的大环境下，不断优化石油企业档案管理工作，推动档案管理信息化发展，无论是对我国企业改革还是积极于国际发展相接轨，都有着非常重要的现实意义。要想优化档案管理工作，就需要坚决果断的摒弃传统落后的档案管理模式，引进信息化技术开展档案管理工作，将企业生产管理中产生的各种资源与信息进行整合，开展统一管理，同时做好相关工作的人员培养提升工作，多管齐下，才能够真正实现石油企业档案管理的现代化与信息化发展，无论是档案管理的质量还是效率都得到明显提升，实现企业精细化管理。