离退休档案管理信息化探析

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离退休项目档案涉及很多内容，例如，离退休者在管理服务阶段会产生诸多文字、语音信息以及个人资料档案、健康档案等，信息内容很多，可能造成遗漏现象。所以，相关管理中心要妥善管理离退休活动的档案资料，优化相应的管理服务，从而才能更好地适应当前社会的老龄化状况。

1离退休管理过程档案管理的作用

事业单位离退休职员的档案，全方面、准确、完整地记载了离退休职工的基本状况，也是国家档案中非常关键的构成部分。但是，许多离退休职工的档案资料并未得到集中管理，很多都寄放在劳动市场，因此从整体来说，国内的档案管理模式较为分散、零乱，从而会影响人事资料的权威性。目前，在离退休职工人事档案使用主体上，不仅包含事业单位与单位离退休职工自身及直系亲属，而且还包含社区与医保部分及公检法机关等。因此，离退休职工档案管理的基本功能及作用非常明显，与我国的民生项目息息相关。

2离退休活动档案管理中常见的问题

2.1相应的基础设施较为薄弱

相关调查信息显示，在管理离退休者的工作档案时，一些基础设施并不完善，缺少一个专业的档案保存场所，大多数是直接存放在办公室或是一些临时场所，没有做好防水、防火方面的工作，对档案信息的安全性产生了较大的影响，很难满足当前档案管理活动的要求。

2.2缺少科学的制度保障

由于缺少科学的制度保障，原来的工作单位在管理离退休者工作档案时，未及时向社保管理中心移交档案信息，社保组织与人力单位分别负责参保信息与退休档案管理，从而很难及时进行资料统计，不利于开展相关工作。同时，个人的社保信息都是存放在各个单位内，采用的是不同的管理方式，其合法权益将很难得到保障。

2.3认识片面，缺乏关注

尽管离退休管理活动、离退休职员档案管理并非事业单位的核心人物，但针对事业单位全局发展而言却是非常重要的，单位唯有提高离退休工作档案管理的认识，妥善开展离退休职员档案管理活动，才能保证事业单位稳定团结、健康发展。但是，很多事业机构均没有高度重视离退休职员档案管理活动。根本原因在于，与单位经营活动、科研等工作相比，离退休职员管理工作的地位比较靠后，与单位经营活动档案信息比较，事业机构离退休职员档案发挥出的参考作用不明显。因此，很多单位均对离退休管理过程的档案管理不够关注，在档案管理方面投放的人力、物力及财力均很少。

3信息化背景下加强离退休活动档案管理的对策

3.1完善档案信息管理系统的基础设施

为提升离退休业务档案管理的信息化程度，首先必须完善与改进离退休档案管理的信息化基础设备，政府财政中心要全力支持离退休业务档案控制活动，提供足够的资金保证，采用科学的措施来处理资金问题。而且，事业机构要努力配合，采取多种途径筹集档管理工作需要的经费，保证档案管理信息化基础设施创建工作可以快速开展，相关管理部门需创建单位离退休职员档案管理部门，对各单位内的离退休职员的档案信息进行综合管理，提升档案管理的查询效率，在创建档案信息时要引进信息化系统，并做好设施维护与温度管理等配套设备的安装工作，创造一个稳定的档案管理空间。此外，单位要采用科学的计算机设施及软件技术，努力创建离退休档案控制工作的信息库，实现离退休职员资料的联网操控和信息共享。

3.2优化管理制度，贯彻落实责任机制

在实施档案管理信息化系统时，需要完善相应的管理制度，确定职责，保障网络与信息的安全性，进一步改革档案管理机制，由此满足信息化管理的需求。在相应的需求标准基础上，相关部门应制定一个健全的规章机制，可以与信息化管理工作相符合，进一步细分电子档案管理步骤，特别是在电子文件与档案方面，一定要确保电子档案的真实性和安全性，以及档案管理的基本标准。而且，针对相关管理部门来说，建立集中档案统计职务等规范也是非常重要的，由此梳理档案网络，根本目的在于实现资源共享。

3.3建立档案资源信息系统，保障档案资料的安全性

随着社会的快速发展及进步，必须加大档案管理信息系统的开发力度，建立档案资源信息系统，将现存的各种资源集中起来，系统处理各项档案资料。而且，单位有必要将档案存储在专门的档案管理平台上，从而才能更好地开展离退休业务管理活动。国内档案管理工作的信息化应用起步很晚，目前仍然采取传统的管理模式，来管理文档、图片和影像信息，从而就会增加查询的难度，保存中也会出现很多问题，在以后的离退休业务档案管理过程，必须投入充足的人力、物力以及财力等资源，便于提高离退休档案工作的效果。

3.4提高认识，提高档案管理责任

根据党的政策要求，需全面处理离退休职员管理及服务工作，既是事业单位的政治职责，还是一个影响较深、意义明显的民生项目。所以，单位要提高认识，了解离退休档案管理工作在事业单位生产经营中的重要意义，确定离退休职员档案管理所处的地位，加强传播档案法律、劳动保障法规，增强单位领导的档案管理观念。另外，事业单位应采取多种科学的舆论模式、培训工作，使单位内所有人员都了解档案管理的性质、作用及意义。

3.5提升档案管理信息化水平

目前，离退休业务档案管理工作的总体水平较低，人工操作与应用系统比较混乱，所以一定要调整档案管理工作。信息化系统是一个系统项目，需要做好以下工作。其一，要实现档案管理的科学化与规范化，事业单位要尽可能创建档案管理工作的信息化系统，集中档案格式文本与种类，不断提高档案查询与利用的效率。其二，注重完善离退休业务档案系统信息资源，转变以往的管理模式，努力开发档案信息管理系统，做好各项档案资料的信息化处理工作，进而逐步提高离退休档案管理水平。

3.6提升档案管理能力

随着信息化社会的发展，档案管理工作采取信息化系统已经成为离退休管理工作的重要途径。这就需要事业单位顺应时展的潮流，形成与时俱进的管理思想，掌握信息化建设的机遇，引入科学的管理设施，凭借科学技术、现代化设施及先进管理思想开展离退休档案管理工作。档案管理部门应形成“以人为本”的观念，不仅要积极采用计算机设备、网络信息库促进档案信息转变，及早创建内部信息化数据管理平台，还要组织内部培训，采取网络系统培训、职业技能训练提升档案管理者的工作水平，为离退休职员管理工作提供良好的档案资料服务。

3.7提高档案管理者的综合素养，创建专业的人才队伍

若要保证整个离退休活动档案管理体系顺利运转，一定要保证相关管理者可以高度重视自身的职责，培养出专业化的人才。档案管理人员需要具有多元化理论，从而才能满足相关标准，全部档案管理人员的知识组成要素，对档案管理者及其理论结构分布具有较大影响。所以一定要创建专业化、现代化的管理人才团队。首先，档案管理者了解与采用离退休相应的档管理理论。其次，众所周知，档案管理活动最明显的特征是可以采用多元化的技术成果，所以相关管理者一定要努力学习专业知识。最后，需要全面掌握离退休人员的各种知识，主要涉及各项技能，需要管理者对这些基本技能进行全面了解与学习。

4结语

离退休业务档案管理是确保离退休员工基本生活权利的关键工作，一定要改变以往的模式，采取先进的科技技术，加快创建离退休业务档案管理的信息化，以提高离退休人员资料管理的质量及效率。