引黄济青改扩建工程档案管理探析

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引黄济青改扩建工程规模大、时间紧、任务重，在施工过程中形成的如图纸、合同、试验、检验、评定、影像等资料既是工程建设全过程的真实记录，又是工程验收结算、运行管理和后期保养维护的重要依据。因此，认真做好引黄济青改扩建工程档案管理工作，确保工程档案规范性、系统性和完整性，对于整个工程建设具有重要意义。

1工程概况

引黄济青改扩建工程的建设任务是为了满足向胶东地区的潍坊、青岛、烟台、威海4市输送长江水和黄河水的需要，通过改造现有的引黄济青工程，解决渠首引水困难、工程老化、输水能力不足等有关问题，使其恢复原有的输水、引水能力，最大限度地满足青岛市和其他有关城市社会经济发展对水资源的需求。引黄济青改扩建工程潍坊段工程（第一期）施工标段1工程位于潍坊市寒亭区境内，工程起点为寒亭区党家营北寿寒边界，终点为坊央公路桥，衬砌长度11.675km，包括渠道衬砌、旧版拆除、清淤、堤防加固、泥结碎石路面等建设任务，该工程是山东省引黄济青改扩建工程的重要组成部分。

2在建水利工程档案管理存在的问题

1）重视程度不够。业主和施工单位对档案资料的重要性认识不足，对工程档案管理法规、制度等宣传、贯彻力度不够，施工过程中往往只注重施工质量，而忽视各环节档案收集整理工作，存在施工资料归档不及时、资料缺失以及档案管理和工程建设不同步等问题。

2）资料收集不及时。工程项目施工过程中存在资料收集不及时现象，而这一现象往往导致工程验收后资料缺失不全。为竣工验收过关，施工单位往往组织人员猛“补”资料，应付了事，致使档案资料失去真实性。

3）档案管理制度不健全。大部分单位在施工前期制定了相应的档案资料管理办法，但在实施过程中却没有形成有效的监管机制，导致工程档案文件从形成、收集、归档到移交等诸环节较为混乱，最终造成工程项目档案内容出现缺项、失真，档案整理不标准、不规范等问题。

4）案卷整理不规范。一是分类不合理，没有按照《水利档案工作指南》和《水利科学技术档案管理规定》的要求执行，卷内文件排列缺少系统性，如有的把工程项目立项文件与竣工验收报告文件组合在一起。二是案卷题名拟写不确切，不少案卷题名内容出现冗长或雷同，有的案卷题名不能涵盖卷内全部文件内容。

3加强档案优化管理实践

1）提高认识，加强领导。山东省胶东调水局为了搞好工程档案工作，印发了《山东省引黄济青改扩建工程档案管理办法》，发至各相关建管单位，并在多次改扩建工程会议安排部署。工程档案资料是工程申请计量款和竣工验收结算的凭证和依据，按照水利部“水利工程档案验收不合格，工程不验收”的要求，各建管单位高度重视，从依法行政之高度充分认识档案工作的重要性，坚持把工程档案质量视为工程质量管理同等重要着力抓促。

2）健全机构，分工明确。按照“分级负责”的原则，施工项目部—监理—建管单位，一级抓一级，分工负责。一是建管单位建立健全档案管理工作领导小组，负责档案工作组织领导，实行一把手亲自抓，分管领导靠上抓；监理、施工单位均配备专兼职档案管理工作人员，承担相应档案管理职责。二是坚持从源头抓起，在施工单位申请工程计量款时，要求其提供由监理确认的相应施工原始凭证和签批手续及施工档案资料，经档案管理部门签验后，方可付款，做到工程建设与档案工作同步进行、同步查验、同步完成。

3）注重过程，加大投入。引黄济青改扩建工程档案伴随工程建设同步形成，档案工作应始终紧跟施工全过程。强化措施，及时收集整理有价值的资料，确保档案资料真实可靠，不伪造假冒，不另补替代。在工程建设初期，建管单位就把档案工作列入发展规划和工作计划，统筹安排档案工作所需经费，加大硬件设施投入，配备相应的档案工具，如电脑、扫描仪、照相机、摄像机等，为档案科学管理和档案工作顺利进行提供物质保障。

4）重视电子档案，严把质量关。随着计算机等现代技术手段在档案管理工作中的广泛应用，许多日常工作都可直接在计算机上处理，大量电子档案文件和信息相继产生。重视电子档案的收集管理，完成以资料、信息、图标为主要内容的电子档案库建设。特别注重影像资料，工程验收时，每个标段都要求提供不少于15min的电视专题片，作为专家验收时的工程介绍。其它档案资料，均按照《山东省引黄济青改扩建工程档案管理办法》要求，实行规范收集整理提交。