信息化时代事业单位档案管理的创新

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信息技术是提高档案管理效率的主要趋势，本文针对信息技术的特征分析信息技术用于档案管理的价值，结合目前需求，创新档案管理新方法，以达到其创新目标。

一、信息化在事业单位档案管理中的作用

1.提高档案管理工作的效率

信息技术可以有效的减轻档案管理人员的工作压力，减化档案管理工作的操作流程，代替人工方式进行数字化的档案存储，这对于提高档案管理质量，解决档案管理中的现实问题有重要价值。利用档案信息化可以提高其使用价值，实现全面综合统计，通过信息化的设备不仅满足了全面进行档案数据信息的收集工作的需要，而且可以提供智能化的档案检索空间，对于现有档案数据信息的加工利用有重要的价值。运用信息化的方式可以实现事业单位档案管理的升级，可以提高事业单位档案数据信息的共享性，体现出事业单位档案管理工作价值，进一步为发挥事业单位档案服务社会的价值做出贡献。

2.提高陈旧档案管理水平

我国事业单位通常有着悠久的历史，不少事业单位是在我国建国之初就设立的，这些事业单位通常保存大量的珍贵历史文献档案，通过信息化的方式可以提高陈旧档案的利用率，对于发挥这些历史档案的价值有重要意义。而且，我国事业单位不仅有丰富的行业档案资源信息，而且还有大量的人事档案、行政档案等，各类档案数据令人眼花缭乱，这些数据信息对于事业单位的管理发展有重要价值，通过信息化的方式可以对这些数据信息档案进行整理，这样可以把传统的纸制档案进一步数字化，有助于提高保存档案的年限，同时提高了纸制档案数据信息的利用率和纠错率。运用信息化的方式对传统的纸制档案进行制作，可以有效的减少纸制档案存储空间有限的问题，可以进下扩大档案管理的容量，从而满足长远进行档案管理储存的现实需要和目标。

3.实现档案数据信息共享

档案资源的开发利用已经成为当前档案管理的重要任务，使用信息化的方式进行事业单位档案管理工作，可以提高事业单位对档案利用的效率。第一，实现远程输送的作用。这对于借助互联网进行事业单位档案数据传递报送有重要的价值。其次，运用信息化的档案管理方式，可以实现档案管理系统与自动办公系统的联机，及时的自动化的从办公系统中存储数字化的档案资源，这对于扩大档案数据收集面，提高档案丰富性和总体质量有重要的价值。第三，通过信息化的方式档案管理从传统的存储向着创新化的信息挖掘方向发展，通过数字档案信息的挖掘，可以为事业单位决策与管理提供必要依据。

4.提高档案保存的稳定性

事业单位档案管理工作的重点在于提高事业单位档案管理工作的安全性，注重解决事业单位档案管理中的风险因素。使用信息化的档案管理方式，可以依靠计算机对数据信息进行存储，可以实现档案数据资源的双重备份，从而提高档案资源的安全性。在内部网络传播的数据档案还可以有效的避免档案资源因意外因素被毁坏问题，特别是在云存储技术的推广下，事业单位的档案资源可上传云端，从而提高了档案管理的稳定性。第三，运用信息化的方式进行档案管理，可以解决传统的纸制档案只能保存文字、数字与图片的缺陷，可以实现影音档案的保存，这对于提高档案的直观性，解决传统档案保内容单一问题有重要意义。

二、信息化背景下档案管理创新思路

1.创新档案管理理念

事业单位在信息化环境下应当重点创新档案管理事业思路，明确事业单位档案管理的方法，找准事业单位档案管理改革的着力点与侧重点。首先，要转变服务理念，由传统的存储向服务方向创新，切实树立事业单位档案管理部门的服务意识，把提供优质的信息服务作为事业单位档案管理的重点。其次，重视提高档案服务的便捷性，能够以快速、及时、准确为基本标准提供档案服务，这样才能体现出档案管理工作的价值。第三，还要满足人们日益多元化的需求，能够对档案数据信息进行各种整理，及时根据事业单位的业务范围，向业务人员提供个性化的信息服务，从不同的角度对数据档案进行检索，从而满足不同级别、类别人员的档案使用需求，充分发挥档案资源的实际应用价值。

2.提高档案管理主动性

传统的事业单位档案管理以被动管理方式为主，强调在事业单位各部门的配合下被动收集各部门的数据信息，这种管理方式不利于体现出档案管理的价值，没能达到优化档案管理工作的目标，不利于体现档案管理工作的意义。在信息化的时代应当体现由被动到主动的管理创新。首先，要创新档案管理工作制度，明确信息报送工作机制的同时，还要扩大档案收集覆盖面，切实调动各级工作人员全员参与到档案管理机制当中。其次，进一步实现档案管理工作的延伸，不仅要从本单位收集档案数据信息，而且围绕着事业单位的公益事业服务对象收集档案数据信息，切实形成网络化的档案资源筹集体系，达到全面收集相关数据目标。第三，主动提高档案供给水平，根据不同类型业务项目的需求，实时提供数据信息的服务供给，真正满足各项业务工作的档案使用需求，能够针对不同业务项目，提高档案供给工作的有效性。

3.加强档案信息系统创新

为了更好的适应信息化时代的档案工作需求，逐步提高其信息化水平，一方面可以加强其系统建设，另一方面还可以通过优质的管理系统提高档案管理工作水平。首先，开发智能化的档案管理工作系统，能够围绕事业单位的核心业务工作与实际情况，在上级档案局的支持下开发档案系统，切实运用有效的服务系统提高事业单位档案管理工作水平。其次，开发人机互动的操作界面，切实提高计算机辅助人们使用档案数据信息的能力，开发强大的检索模块，满足不同层级人员的档案使用需求。第三，开发优质的数据库，根据事业单位的业务情况开发符合事业单位实际情况的数据信息库，从而提高事业单位数据库的有效性，解决事业单位档案数据信息挖掘中问题，进一步实现事业单位数据信息的全面存储。第四，对档案数据资源的使用权限划分，加强事业单位档案的层级管理，更好的方便各级人员对数据档案的查询使用需求。

4.创新档案管理安全机制

为了提高事业单位档案管理工作的水平，应当开发符合档案管理需求的安全管理机制，着力围绕着安全需求全面提高档案数据信息使用的有效性。首先，加强档案管理安全环境的建设，注重创新局域网环境和互联网环境下的档案数据传递机制，保证数据信息在网络环境下安全传播。其次，加强层级安全管理机制的建设，要为不同的用户设定安全使用权限，同时提高网络数据交换的科学水平，减少系统感染病毒的机率。第三，创新提高数据维护能力，加强专业数据信息的维护力度，通过有效的维护方式解决数据信息传递过程中可能存在的各种风险。

5.提高档案管理人员素质

首先，加强事业单位档案管理人员的信息化培训工作，全面提高信息技术的使用能力。其次，引进专业的信息管理人才，依靠信息人才对事业单位档案进行有效开发。第三，创新事业单位档案管理工作绩效考核方式，重点激发档案管理人员信息化创新积极性。

三、结论

信息化时代事业单位档案管理要从实际需求出发，围绕着信息技术创新档案管理方式，丰富档案使用方法，重点解决传统档案管理的不足，开发优质的档案管理系统，满足各类档案信息使用者的现实需求。