医院档案管理工作规范化研究

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随着衡水市各个医院改革程度的不断加深，对于医院档案的分类也变得多种多样。通过档案来源进行划分，能够将医院档案细化为行政管理档案、科研档案以及病案档案等。对于档案管理工作的开展，因为非常复杂，资料繁琐，并且工作重复性高，所以档案管理工作规范化水平一直较低。尤其是针对级别较低的医院来说，档案管理依然有很多方面的进步空间。针对衡水市大部分地区的医院档案管理存在的问题进行分析，最主要的原因有几个方面：首先就是档案存放缺乏固定的、安全的档案室，同时对于档案室的维护缺乏专人负责，这样的情况很容易造成档案管理制度和审核存在不严谨的问题。其次由于领导对于档案管理工作不够重视，档案管理的投入相对缺乏，所以造成档案管理室的设施比较陈旧，无法适应新医改背景下档案管理规范化的操作要求。

一、新医改背景下医院档案管理工作常见的问题

（一）医院档案管理体系规范性较低。由于衡水市医院均建立了分级档案管理体系，但是在实际运行的过程中缺少规范性的操作，同时许多档案管理人员由于自身水平不足，缺乏规范性的管理工作意识，造成衡水医院档案管理体系的发展不完善。还有一些工作人员为了自己减轻工作量，对于档案材料的管理与归类都比较随意，或者私自带回家中归自己所有。这样的行为很容易造成档案材料丢失，破坏病例的完整性。在针对衡水市的医院档案管理工作过程中，由于缺少专业性的培训，造成医务人员对于档案管理规范化的要求认识不足，加上宣传力度不够，所以人们很难认识到医院档案管理的重要性。同时相关人员乃至全体医务人员都无法明确医院档案的重要性。医院档案作为不可再生的资源，具有极其重要的参考价值，同时也是促进医院不断发展的助推器。如果对于医院档案管理工作缺乏规范性，那么长此以往，对医院的发展也会起到负面作用。

（二）医院档案管理人员素质和能力无法适应规范性操作的要求。由于衡水市的医院档案管理工作未得到足够的重视，所以一直以来对于档案管理人员的要求比较低，人员的个人业务能力参差不齐，无法适应现代化的档案管理要求。随着现代化电子档案管理的推行，对于传统的档案管理方式造成一定的冲击，档案管理人员自身缺乏与时俱进的相关专业知识，对于电子档案的操作无法全面适应，所以也无法达到档案管理工作的规范性要求。随着各种现代化技术的不断出现，电子档案管理的方法也在不断变化，对于档案管理人员的知识水平与专业水平的要求也在不断提升，但是目前衡水市的医院档案管理人员素质和能力未与规范化操作程序达到良好的匹配。

（三）医院档案管理制度不够完善。长期以来，衡水市医院档案管理制度略显无序，缺乏专人对于档案进行制度化的管理与操作，所以造成了档案材料分类处理内容无法有效界定，检查督促制度落实不到位。档案管理资料的收集也不够完善。尽管在医院档案管理的过程中，大部分都能够按照卫生行政部门的要求来选择各级人员负责具体的工作职责，但是制度的制定和职责明确化却依然不足，这样在很大程度上导致医院档案管理缺乏有效依据和准则，同时对于档案管理的考核制度也不够完善，缺乏严格的标准来对衡水地区的医院档案管理人员进行检查与管理。这样就会造成许多管理档案资料的缺失却无法及时发现，亦很容易给患者的病例造成干扰，影响治疗的效果。

二、新医改背景下提高档案管理规范化的要求

（一）加强对于档案管理工作的重视程度。对于医院管理者来说，应该以发展的眼光看到档案管理规范化能够为医院整体医疗水平带来的巨大收益。从目前来看，针对衡水市的医院档案管理工作提高重视程度，保证医院档案管理实现规范化，并且从思想方面加强重视，这样才可以提高全员上下对于医院档案管理工作的支持，更加积极、主动地提高医院档案管理的水平。通过加强对于档案管理的重视程度，并且将档案管理工作作为一种自觉的行为，可以有效地强化现代医院档案管理的主动意识。提高对于档案管理重视程度方面，可以采取很多种方法和措施，例如，通过定期开展培训、讲座、考核等活动在全院范围内明确档案管理的重要性，积极宣传医院档案管理工作的规范化。并且组建由院领导、中层管理人员、基层医护人员共同参与的医院档案管理规范制度，保证自上而下对于档案管理的纵向延伸与横向覆盖，在全院上下形成全面的档案管理规范化网络体系，保证对于档案管理的各个环节都有专门的负责人，通过这样的举措，可以保证从档案形成的源头开始保持规范化的管理。

（二）在全院医务人员中树立档案规范化管理的意识。通过提高对衡水医院档案重视程度的宣传，全体医护人员对于各自岗位的档案管理工作有了非常清楚的认识，同时也保证了整个医院档案管理工作实现高效化、规范化的基础性操作。正是因为这样的措施，在各级医院上下形成了良好的档案管理的氛围，并且进一步将档案管理体系融入医院文化建设之中，从而保证人人自觉遵守档案管理规范化的要求。在这样的管理意识下，各个医务人员在针对患者的个人资料进行记录时更加的详细准确，包括姓名、住址、性别等资料也进行了认真细致的记录，同时记录了患者的传染病史、遗传病史以及影响、图片资料等。通过这样规范化的操作，可以让患者的病例更加完整，并且在回访的过程中也可以有一定的参考资料，从而促进患者及时康复。通过这样细致全面的档案规范化管理，能够提高病例的完整程度，避免出现不必要的医患纠纷，为衡水市医院的工作顺利开展提供重要的原始资料，也能够为纠纷的解决提供重要的参考。正是因为档案管理工作的规范化开展，才能够保证医生在开具病例时认真负责，并且将完整的病例移交给病例资料档案室，保证档案管理工作流程的规范性。

（三）提高档案管理人员的专业素质。为了保证档案管理工作规范化开展，必须提升档案管理人员的专业素养，这样才能够适应新医改的要求。首先，由于衡水医院档案管理工作非常复杂，而且工作量非常繁重，所以只有专业的档案管理人员才可以充分运用理论知识来提高医院档案管理工作的规范化。只有通过专业人员的规范化管理，才可以保证医院档案工作有条不紊地开展，同时促进各个科室、各个流程实现现代化与规范化。在这样的要求之下，通过提高衡水市的医院档案管理规范化，能够提高医院各项工作的合理开展，促进工作效率的提升。首先要加强医院和高校之间的合作，进一步培养出专业性人才，为医院档案管理工作储备人才。其次一定要强化档案管理人员的责任心，保证档案管理人员在整理档案的过程中更加的认真负责。还应该建立严格有效的医院档案管理体系，进一步选择专业素质较高和操作水平扎实的人才。在对于医院档案管理人员选择和任用方面，要杜绝兼职、轮值情况的出现，积极建设专业的档案管理团队，并且要与各个科室之间进行紧密的联系，从而针对不同科室的实际情况建立档案。满足管理现代化的需求，加强档案管理人员的业务水平，定期开展专业技能培训工作，尽可能地提高档案管理人员的专业素质。

（四）积极构建档案管理现代化设备体系。只有将信息化适当地运用到档案管理体系中，才能够更好地激发医院档案发挥出巨大的作用。这样就能够使得办公文件和档案管理产生联动，医生在诊断过程中生成的患者信息和档案直接输送给档案管理体系，从而保证档案的完整，还能够提升档案归类整理的效率，进一步将档案资源进行实时共享，加强了对于患者病例的全方位研究。所以衡水医院在构建档案管理现代化体系的过程中，必须加强对于信息化设备的更新与维护，加大资金和技术的支持。如果医院档案资料保存完整，则很有可能为我国医疗事业和科研成果提供必要的素材资料，从而对我国医疗水平的发展作出巨大的贡献。同时引入计算机系统，能够大幅度提高档案管理的效率。一方面，由于计算机的普及与广泛应用，计算机信息处理系统能够针对档案信息进行专业的收集传递、分类、编号、存储、管理等操作，这样可以降低人工档案管理的工作量，更好地节约时间，减少人力成本。还可以通过计算机系统的应用来提高规范化的程度，促进医院的行政管理、科研教学以及病例管理提供高质量的服务理念。

（五）扩展医院档案的服务方式。随着社会的不断发展，对于医院档案的利用来说，范围也会更广泛，而且也更应该实现创新发展，这样才能够有效地保证在衡水医院管理现代化的进程中，档案管理符合现代化的发展方式。在这样的要求下，必须要充分发挥衡水医院档案资源的重要作用，通过有效拓展档案管理与服务工作的范围，广泛地运用现代管理手段，建立现代化的医院档案管理网络体系，这样才能够满足衡水医院现代化管理，符合社会发展的新形势、新局面。通过充分提升医院资源的利用效率，不断适应社会的发展需求，有助于医患关系的进一步改善，帮助患者能够更加了解自身的病情，从而做到“以人为本”“以患者为中心”。同时，在医院档案服务方式扩展的过程中，必须要积极地根据不同科室的不同特点来进行改变，从而做到创新与实际相结合。比如有的部门适合上门服务，有的部门适宜临床服务，所以对于衡水医院档案管理必须要有针对性。通过创新档案服务于管理的方式，能够积极地促进医院管理现代化的实现，进一步增加医院档案的附加值，并且结合社会发展来进行改革，也能够更加有效地提升医院档案管理的效率。只有这样，才能够保证医院档案满足各个部门的使用需求，并且主动地为各个部门提供有价值的参考信息。通过全方位掌握档案资源与管理，能够更加充分地开展各项临床试验和服务，提高衡水医院的档案管理规范化工作。

三、结论

新的医疗改革要求衡水医院的发展必须坚持现代化、规范化，这样才能够促进医院管理水平的进一步提高。从目前来看，对于衡水市的医院档案管理工作的研究与开展，能够极大地促进医疗行业技术的精进，提升服务患者的质量，因为档案管理工作是衡水医院发展的重要基础，也是开展各项工作的重要参考。衡水医院积极响应新医改的要求，明确扎实、认真、细致的工作作风，通过规范化管理医院档案管理水平，扎实地提高业务水平和业务能力，积极促进医院工作的顺利开展。衡水医院在开展档案管理工作规范化的过程中，针对各级医院档案管理存在的问题进行分析，并且从五个方面予以针对性的解决，更好地推动并促进了医院档案管理工作的规范化。